3. KOMMERSIELLA VILLKOR

Förfrågningsunderlag 2013-03-05 Upphandlingsansvarig Örebro kommun Upphandling Verksamhetsdrift av stödboende Skyttegatan Lena Ljungsten Sov 261/2012 Sista anbudsdag: 2013-04-21 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1.1. Avtalsomfattning Utföraren åtar sig att för kommunen ansvara för verksamhetsdriften av stödboendet Skyttegatan i enlighet med detta avtal samt med kravspecifikation, kommersiella villkor och föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. 3.1.2. Avtalsform Detta är ett avtal som reglerar samtliga villkor för leverans av aktuellt uppdrag under avtalsperioden. 3.1.3. Avtalstid Avtalet gäller perioden 2013-11-01-2016-10-31 med möjlighet till förlängning i högst 2 x 3 år. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig och träffas senast sex månader före respektive avtalstids utgång. Längsta möjliga sammanlagda avtalstid är nio år. 3.1.4. Lagar och förordningar Antagen utförare ska garantera att utfört uppdrag fyller de krav som regleras genom lagstiftning för aktuella tjänster. Utföraren får inte vidta någon åtgärd som kan åsidosätta lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom den bransch som uppdraget avser. Utförare, som har direkta eller indirekta ekonomiska intressen i annan verksamhet, får inte agera på sätt som kan innebära otillbörlig marknadsföring av denna verksamhet. Om utföraren bryter mot vad som ovan sagts får kommunen häva avtalet. Utskrivet: 2013-03-05 16:18 Sida 1 av 6

3.1.5. Förändringar i utförande Ingående uppdrag i gällande avtal ska till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer som kommunen fått i samband med att avtal slutits. Förändringar i utförande ska i förväg meddelas kommunen och kan leda till förnyad prövning av avtalets giltighet. 3.1.6. Alternativt utförande Alternativt utförande godkännes inte utan särskilt medgivande från kommunen. 3.1.7. Allmänhetens insyn Utföraren ska tillförsäkra allmänheten insyn i verksamheten i enlighet med Kommunallagen 3 kap.19 a. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål efter det att kommunen framställt begäran härom till kommunen lämna sådan information som avses i 3 kap. 19a Kommunallagen (1991:900). Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen skall göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs. Informationen ska om inte annat avtalats lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Informationen som lämnats till kommunen enligt första stycket skall ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i förfrågningsunderlaget/avtalet. (Svenska Kommunförbundets cirkulär 2003:20) 3.1.8. Uppföljning och utvärdering Örebro kommun följer upp verksamheten fortlöpande, minst en gång per år samt vid behov. Som grund för denna uppföljning ligger krav i förfrågningsunderlaget samt givet anbud. En särskild utvärdering görs innan beslut om förlängning av avtal sker. Årsredovisning med verksamhetsberättelse och revisionsberättelse samt verksamhetsplan ska lämnas till Örebro kommun en gång per år. Verksamhetsplanen ska innehålla en beskrivning av vilka åtaganden och åtgärder som krävs för att uppnå uppsatta mål, en analys över personalinsatserna samt egna inriktningsmål för verksamheten. En plan för fort- och utbildning/kompetensutveckling, dels övergripande för verksamheten dels på individnivå ska också finnas. Uppföljning kommer att ske i dialog med utföraren. Under avtalstiden har Örebro kommun rätt att kontinuerligt göra kvalitetsuppföljningar avseende hur utföraren uppfyller sina åtaganden gentemot kommunen i enlighet med de krav som ställs i avtalet. Uppföljningen kan utföras på många sätt t.ex. granskning genom anmälda och oanmälda besök i verksamheten, kontroll av dokumentation, intervjuer och fokusgrupper. 3.1.9. Ersättningsvillkor och priser Ersättning för stödboendet utgår med 4 200 tkr/år Ersättningen omfattar alla utförarens kostnader som är förenade med uppdraget, se bilaga 5, kalkyl Skyttegatan Priserna är fasta t o m 2013-12-31 och gäller därefter tills vidare. Samtliga priser är angivna netto i svenska kronor (SEK). De tjänster som upphandlas betraktas som mervärdeskattefri social omsorg. Ersättningen är beräknad utifrån detta. Det föreligger ingen avdragsrätt och mervärdesskatt ska inte läggas på eller redovisas på fakturor. Utskrivet: 2013-03-05 16:18 Sida 2 av 6

3.1.10. Prisjustering Ersättningen skall vara fast t.o.m. 2013-12-31. Från 2014-01-01 justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Ersättningen år 2013 räknas om med det fastställda procenttalet för 2014 enligt formeln: A x (1 + p/100) = B, där A är ersättningen för 2013, p är det fastställda procenttalet för år 2014 och B är ersättningen 2014. Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad ska denna användas fram till dess att en definitiv omräkningsfaktor publiceras. En retroaktiv avräkning ska göras av skillnaden mellan den preliminära och den definitiva omräkningsfaktorn så snart detta är möjligt. Vid eventuella förlängningar av avtalet fattas beslut om eventuellt justerad ersättningsnivå av programnämnden i samband med beslut om förlängning. Om SKL:s publicering av OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas. 3.1.11. Fakturerings- och betalningsvillkor Ersättning utbetalas en gång per kvartal i förskott med 1/4 del av årsersättningen. För 2013 utbetalas ersättning i samband med avtalsstart för de månader under 2013 som avtalet gäller.särskild överenskommelse kan göras. Faktura ska ställas till i beställningen angiven fakturaadress. Eventuella påminnelser och krav ska sändas till samma adress. Om anledning till anmärkning på faktura eller leverans inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Fakturan betalas 30 dagar efter utfört uppdrag och fakturans ankomstregistrering. Betalning sker på första tillgängliga bankdag. Betalning av faktura innebär inte att kommunen avstått från rätten att påtala fel eller brister i utförandet. 3.1.12. Uppgifter på fakturan Fakturan ska innehålla: - Leverantörens juridiska namn och adress - Leverantörens bank-/plusgiro - Leverantörens VAT-nummer, organisations-och momsregistreringsnummer samt uppgift om innehav av F-skattsedel - Leverantörens kontakt, namn och telefonnummer ev e-postadress - Kundens juridiska namn (Örebro kommun) - Kundens förvaltning, avdelning eller enhet - Kundens fakturaadress - Kundens leveransadress - Referenskod - Faktura- och leveransdatum samt förfallodatum. - Faktura- eller OCR-nummer - Vad fakturan avser i klartext med tydlig koppling till offerten samt offertreferens. Huvudregeln är att all information ska finnas på fakturan. Om detta inte går kan bilagor i pdf format skickas tillsammans med Svefaktura - Antal och à pris per artikelrad - Uppgift om moms ska anges enligt regler i momslagstiftningen. Används olika skattesatser ska förutom respektive skattesats/momsbelopp även totalt momsbelopp framgå Utskrivet: 2013-03-05 16:18 Sida 3 av 6

- Bruttobelopp Se www.orebro.se, sök på "e-faktura", se Regler avseende Svefakturor till Örebro kommun Eventuella bilagor till fakturan ska skickas med i pdf- 3.1.13. Elektronisk faktura Ange i anbudet om ni kan skicka elektronisk faktura enligt standarden svefaktura eller sk fulltextfaktura. För mer information se www.orebro.se under delen "Företagare" och Upphandling. Kan Ni skicka elektronisk faktura enligt standarden svefaktura eller sk fulltextfaktura? (Fritextsvar) 3.1.14. Dröjsmålsränta Om kommunen inte betalar faktura i rätt tid ska dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser, dock ej räntebelopp understigande 100 kr per för sent betald faktura. 3.1.15. Försäkring Utföraren förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla försäkringsskydd genom tecknad företags/ansvarsförsäkring. Minsta försäkringsbelopp för ansvar ska vara 10 Mkr avseende person och/eller egendomsskada. Utföraren förbinder sig i övrigt att själv ha försäkring för sin egen lösegendom såsom inventarier, maskiner etc. med tillägg för allriskförsäkring. För att styrka ovannämnda har tecknats ska utföraren tillställa kommunen en kopia på försäkringsbrev vid undertecknande av avtal och därefter på anmodan. Örebro kommun har försäkring för egna fastigheter/byggnader samt för sitt eget lösöre oavsett om det finns i egen eller förhyrd lokal. Kommunen har en strävan att enskild placerad ska ha en egen hemförsäkring, inklusive ett ansvarsskydd. Skada som orsakas av den boende ska i första hand regleras utifrån den boendes egen hemförsäkring alternativt kan utförarens och kommunens försäkring prövas. Alla parter har rätt att regressa mot annan part vad gäller självrisk, skadekostnader som ej ersätts av annan försäkring 3.1.16. Skadeståndsansvar Utföraren ansvarar för eventuell skadeståndsskyldighet, som ej täcks av försäkring gentemot tredje person som en följd av uppdragets genomförande. Om kommunen tvingas utge skadestånd till tredje man för skada, som utföraren eller personal som denne svarar för är vållande till, svarar utföraren i förhållande till kommunen för detta skadestånd. Uppkommer skador på byggnader, utrustning, maskiner, inventarier eller redskap på grund av försumlighet från personalens sida ska utföraren svara för eventuella kostnader. 3.1.17. Ändringar och tillägg Parterna ska äga rätt att under avtalstiden ta upp förhandlingar för villkorsändringar i det avtal som ingås om väsentliga förändringar för verksamheten inträffar. Ändringar och tillägg i Utskrivet: 2013-03-05 16:18 Sida 4 av 6

gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behörig företrädare för kommunen och leverantören. Andra tjänster inom det upphandlade området kan efter förhandlingar om priser och andra villkor ingå i avtalet. 3.1.18. Handlingars inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. avtal inkl bilagor 3. eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4. förfrågningsunderlag med bilagor 5. anbud 6. allmänna bestämmelser 3.1.19. Överlåtelse av avtal / ägarskifte Part får inte utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal på annan fysisk eller juridisk person. 3.1.20. Uppgifter med anledning av förnyad upphandling Utföraren ska i händelse av att verksamheten vid avtalstidens slut övergår till ny utförare medverka till att övergången sker utan olägenheter för kommunen och boende. Utföraren är skyldig att utan kostnad ge kommunen de uppgifter den behöver vid en förnyad upphandling. Det är viktigt att samtliga inblandade uppträder på ett professionellt sätt, det vill säga på ett sätt som konsekvent sätter hänsyn till den boende i främsta rummet. 3.1.21. Användning av underleverantör Underleverantör får inte användas utan kommunens godkännande. Underleverantör ska vara registrerad för mervärdesskatt och arbetsgivaravgift (om registreringsskyldighet föreligger), inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Utföraren har, trots eventuellt godkännande av underleverantör, det fulla ansvaret för uppdragets utförande. 3.1.22. Brister Antagen utförare förbinder sig att omedelbart rätta till iakttagna fel och brister i sin verksamhet. Vid allvarliga brister eller om den i anbudet angivna kvalitetsnivån inte uppnås vid kvalitetsgranskningar ska utföraren för kommunen presentera en handlings- och tidplan där det framgår hur och när bristerna ska åtgärdas. Planen ska godkännas av kommunen. 3.1.23. Hävning Vardera parten ska ha rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om motparten gör sig skyldig till avtalsbrott och det inte är ringa, om motparten sätts i konkurs varvid betalningsinställelse och inledande av ackordsförhandlingar jämställs med konkurs, eller vid händelser av force majeure karaktär. Utföraren ska vara registrerad för mervärdesskatt och arbetsgivaravgift (om Utskrivet: 2013-03-05 16:18 Sida 5 av 6

registreringsskyldighet föreligger), inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Om det under avtalstiden uppstår brister i detta avseende utgör det grund för hävning. Kommunen har också rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om kvalitetsbrister trots påpekande inte åtgärdas eller om arbetet utförs på sådant sätt att samma kvalitetsbrister trots påpekande upprepade gånger återkommer och dessa brister inte är ringa. 3.1.24. Befrielsegrund (FORCE MAJEURE) Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led. För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. 3.1.25. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser, som inte kan lösas genom förhandlingar mellan parterna, ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar ska i första instans äga rum där den upphandlande myndigheten svarar i tvistemål. 3.1.26. Avtalsvillkor Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren i sin helhet. Accepteras samtliga kommersiella villkor? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2013-03-05 16:18 Sida 6 av 6