Mittuniversitetet Datavetenskaplig Introduktionskurs Östersund Vårterminen 2005 Robert Eriksson Övning i Microsoft Access Microsoft Access Detta dokument beskriver hur vi kan skapa en enkel databas i databashanteraren Microsoft Access. Efter att ha läst igenom och följt instruktionerna i detta dokument ska du kunna sätta upp en enkel databas för att hålla reda på personer eller andra saker i andra samanhang, sortera ut viss data från databasen, göra formulär och rapporter. Som exempel ska vi utgå från en databas som lagrar information om olika idrottsföreningar. Utgångspunkten kan vara offentliga myndigheters behov av att ha en översikt över alla idrottsföreningar i Sverige. I detta exempel kommer vi att göra en mycket enkel databas som endast består av en tabell. Vi kommer senare att se ett exempel på en databas som innehåller flera tabeller. I databasen kommer följande data att lagras om varje idrottsförening: Namn Adress Postadress År när föreningen bildades Antal medlemmar Omsättning Ledare Kommun Idrottsgren Tanken med databasen är att kunna generera diverse statistik som t.ex. att ta reda på hur många som bedriver sporter som skidåkning, fotboll och kampsport etc., ta reda på hur stor omsättning föreningarna har, genomsnittliga och hur många föreningar som omsätter mer än en viss gräns. Som jag skrivit så är detta en väldigt enkel databas och den innehåller en del problem. Bl.a. att en förening kan syssla med flera idrotter. Skapa en ny databas Starta programmet Access, som du hittar under knappen Start och sen Program. I fönstret som kommer fram väljer du att skapa en Tom Access-databas som visas i bilden nedan. Om du inte får upp detta fönster väljer du menyalternativet Arkiv Nytt - 1 -
Efter att du gjort detta ber Access dig om att lagra den nya tomma databasen i en fil (se figur till höger ovan). Skriv in ett filnamn och spara därefter databasen i en lämplig katalog. När detta är gjort ser Access-fönstret ut som bilden nedan visar. Databasen har jag döpt till Föreningar, och i det lilla fönstret inuti det stora huvudfönstret ser du en mängd med olika alternativ: Tabeller, Frågor och Formulär etc. Tabeller används vid designen av databasen och dess tabeller. Kan även användas om man vill lägga in data direkt i tabellerna Frågor används för att hämta ut data från databasen efter vissa kriterier. Till detta används frågespråket SQL. Formulär används till att skapa ett användargränssnitt för inläggning av data i databasen. Rapporter används för att presentera data från databasen. Skapa en tabell En ny tabell i databasen skapar du genom att välja kortet Tabeller och därefter klickar på knappen Ny. Då kommer följande fönster fram: Här finner du en lista över flera olika sätt att skapa en tabell i databasen. Vi väljer Design (Skapa en ny tabell i designläge). De andra alternativen kan du prova senare, och kommer nog att förstå hur de fungerar efter att ha gått igenom denna beskrivning. - 2 -
I fönstret som nu kommer fram ser du flera rader med 3 kolumner var (se bilden nedan). I första kolumnen för varje rad skriver du ett namn som ska representera de data du önskar att lagra i databasen. Du skriver t.ex.: Namn på första raden för att ha ett ställe att lagra namnet på föreningen Adress för att ha ett ställe att lagra adressen till föreningen AntalMedlemmar för att ha ett ställe att lagra antalet medlemmar etc. Förutom ett namn på varje attribut i tabellen måste du även ange vilken typ av data det är som ska lagras. Vanligtvis är detta Text så som visas för flera av attributen i bilden nedan. Men för attributet AntalMedlemmar används Tal som är ett naturligt val i detta tillfälle då AntalMedlemmar är just ett tal och att vi vill kunna utföra beräkningar med detta attribut, t.ex. för att addera AntalMedlemmar från flera föreningar. Lägg även märke till att du kan ange storlek på fältet (du ser det nederst i Tabellfönstret). Standardvärdet är 50 tecken, men du kan gärna använda fler eller färre genom att skriva in önskat antal. För att ange telefonnummer och det år föreningen grundades behöver man t.ex. inte mer än 10-12 tecken. Efter att du har lagt till ett par fält (attribut) bör du spara databasen genom att välja menyalternativet Arkiv Spara. Eftersom det är första gången du sparar får du även en fråga om att sätta ett namn på den tabell du håller på att skapa. Använd namnet Lag (för idrottslag) för denna tabell. - 3 -
När du namngett tabellen ber Access dig om att definiera en primärnyckel (se bild nedan). Här väljer du Ja och överlåter till Access att skapa primärnyckeln åt dig. Det kommer mer om primärnycklar senare. Efter att databasen är sparad och du har gett tabellen ett namn kan du fortsätta med att lägga till fler fält och närmare specificera hur fälten ska se ut. När det gäller fält som t.ex. av typen namn och gatuadress kan vi anta alla varianter utan någon struktur på fältet (hur det inmatade värdet ska se ut). Men på fält som postadress och telefonnummer är det möjligt att lägga in vissa krav när datan ska läggas in i databasen. För postadress kan vi t.ex. kräva att vi först ska mata in ett 5- siffrigt postnummer, därefter ett mellanslag och till slut postnumrets ort. För telefonnummer kan vi t.ex. kräva att alla siffror ska matas in i grupper. I Access är det möjligt att ange att indata ska matas in i databasen enligt en bestämd form. Det enda du behöver göra är att ange detta nederst i Tabell-fönstret efter att det aktuella fältet valts (dvs. att du placerat musmarkören i detta fält). Alltså: välj den aktuella raden överst i Tabell-fönstret, gå därefter nederst i Tabell-fönstret och leta upp fältet Indatamask. Klicka strax till höger i det vita fältet tillhörande Indatamasken (det ska komma upp en knapp med 3 punkter). När du klickar på denna knapp kommer fönstret nedan att visas. Här kan du välja vilken indatamask som ska användas på detta fält. Välj nu en lämplig indatamask för fältet Postadress. Du kan även avgränsa indata till en mängd av möjliga värden. Detta ska göras för fältet Idrottsgren. I stället för att användaren av databasen ska skriva in ett eget namn på idrottsgrenen ska de få möjlighet att välja från en lista. Därmed undgår vi att användare lagrar flera namn på samma typ av idrott. T.ex. att användare skriver skidor, skidsport, skididrott etc. I bilden nedan ser du hur detta kan göras. Du börjar med att välja Uppslagsguiden för fältet med datatyper (se bild på nästa sida). En guide kommer du att stöta på många gånger i Access. Det är ett system som guidar dig igenom en procedur. I detta exempel guidas du igen en procedur för att lägga in en lista av val för fältet Idrottsgren. - 4 -
Första fönstret i uppslagsguiden (nedan till vänster) frågar om du vill hämta värden från en existerande tabell eller skriva in dem själv. Eftersom vi inte har andra tabeller i databasen måste vi själv skriva in värdena (vi skulle kunna skapa en separat tabell över alla idrottsgrenar och sen hämta värdena från den tabellen). Välj den sista punkten: Jag skriver värdena själv. Klicka därefter på knappen Nästa > och fönstret nedan till höger visas. I detta fönster ska du skriva in de värden som användaren ska kunna välja bland. Skriv in ett par idrottsgrenar. Klicka sen på knappen Nästa > och det kommer fram ett fönster där du kan skriva in ett nytt namn på fältet om du vill. Nu är detta inte nödvändigt utan du kan klicka på Slutför. Tabell-fönstret bör nu se ut som nedan: - 5 -
Nederst i fönstret (under fliken Uppslag) hittar du nu alla värden du skrev in. Om du önskar kan du lägga in fler värden genom att skriva in dessa direkt i raden för Radkälla, eller så kan du högerklicka på raden och välja Zoom för att skriva in värdena i ett fönster med större plats. Om det är så att någon av idrottsgrenarna förekommer mer ofta än andra idrottsgrenar kan du lägga in ett av värdena som standard. I fönstret nedan ser du att ishockey är valt som standardvärde genom att skriva in ishockey i fältet Standardvärde under fliken Allmänt. Nu kommer valet ishockey upp som standardvärde, med möjlighet att välja ett av de andra värdena om så önskas, för varje ny idrottsförening som läggs in i databasen. Primärnyckel Som du kanske la märke till så las fältet ID till när vi sparade tabellen och valde att Access skulle lägga till en primärnyckel. Primärnyckeln är en unik identifierare som databasen behöver för att skilja de olika raderna från varandra. I detta exempel är primärnyckeln ett vanligt talvärde som genereras automatiskt av Access, en s.k. räknare. Denna räknar upp värdet med 1 för varje ny rad med data som läggs in i tabellen. I andra databaser eller tabeller används mer naturliga attribut som primärnyckel, t.ex. kontonummer i bankens databaser eller personnummer. Du kan själv ange vilket fält som ska vara primärnyckel. För att göra detta öppnar du aktuell tabell i Designläge. Därefter högerklickar du på det fält som ska användas som primärnyckel, och klickar på alternativet Primärnyckel. - 6 -
Lägga in en beskrivning av fälten I kolumnen längst till höger kan du lägga in korta beskrivningar av fälten så som det visas i bilden nedanför. På det här sättet här det lättare att komma ihåg vad det var du tänkte fältet skulle användas till. Som du ser har vi lagt till ytterligare ett fält, nämligen Beskrivning. Detta fält är tänkt att användas för ett ge en beskrivning av föreningen och dess aktiviteter. Datatypen är PM och används när vi vill skriva in lite längre texter (upp till 65000 tecken). Lägga in data i databasen Du är nu klar med din första tabell i databasen. Du har sparat den under namnet Lag och i Access-fönstret ser du nu namnet på tabellen i fönstret så som visas i bilden nedan. Nu ser du även att två nya knappar är aktiva i tillägg till knappen Ny. Det är knappen Design för att ändra på tabellens utformning och knappen Öppna för att lägga in data i tabellen. Klicka på knappen Öppna eller dubbelklicka på tabellen Lag. Du får nu fram ett kalkylblad med fältnamnen överst i varje kolumn och rader under för att skriva in ny data. Bilden nedan visar fönstret efter att några data är inlagt. - 7 -
Lägg märke till att indatamasken för fältet Postadress fungerar, och att för fältet Idrottsgren får du en kombinationsruta (nedrullningslista) som innehåller de värden du skrev in. Om du får problem med att lägga in data, välj samma fältegenskaper som visas nedan. Tips: I stället för att använda knapparna Öppna och Design för att skifta mellan designläge (definiera tabellen, sätta namn på fält etc.) och dataläge (lägga in data i tabellen) är det mycket enklare använda knappen till vänster i Access-fönstret (se bilderna nedan). Genom att klicka på den växlar du enkelt mellan lägena. Formulär Ovan såg vi hur vi kunde skriva in data direkt i tabellen. Vanligtvis brukar man göra ett eget användargränssnitt för inmatning av data till tabellerna. Detta användargränssnitt kallas ett formulär och kan skapas väldigt enkelt i Access med hjälp av en guide. För att skapa ett formulär klickar du på alternativet Formulär i huvudfönstret så som visas i bilden på nästa sida (till vänster). Tryck därefter på knappen Ny. Då får du fram en lista över möjliga val som visas till höger (på nästa sida). Välj Formulärguiden och klicka på Ok. - 8 -
Efter att du klickat på Ok kommer formulärguiden att guida dig igenom proceduren för att skapa ett nytt formulär. Fönstret nedan till vänster kommer att visas. Här kan du välja vilken tabell du ska basera ditt formulär på och vilka fält som ska ingå. Välj tabellen Lag och flytta över ett fält åt gången genom att klicka på knappen > eller alla fält på en gång med knappen >>. Enda tabellen är Lag, så vi väljer den. Efter att du flyttat över alla fält klickar du på knappen Nästa och fönstret som visas ovan till höger kommer fram. Här får du välja vilken layout formuläret ska ha. Välj Kolumner och tryck på knappen Nästa. Nu får du välja vilken stil formuläret ska ha (utseende). Prova att klicka på de olika alternativen för att se hur de ser ut. Välj sen stilen Standard så som bilden nedan till vänster visar. Tryck återigen på knappen Nästa och välj vilket namn formuläret ska ha. Döp formuläret till Lag och markera alternativ enligt bilden ovan till höger. Tryck till sist på knappen Slutför för att öppna ditt formulär för inläggning av data (se bild nästa sida). - 9 -
Som du ser så visas de data vi redan lagt in i formuläret. Genom att klicka på knapparna nederst i formuläret kan du förflytta dig mellan de olika posterna i tabellen. Om du klickar på knappen med en pil och stjärna kommer du till en tom post där du kan lägga in data för en ny förening i tabellen. Formuläret kan även användas till att ändra data som redan är inlagda. Göra förändringar i tabeller Efter ett tag kanske du kommer underfund med att det måste till ett eller flera fält i tabellen. Detta göras genom att gå tillbaka till Design-läge för aktuell tabell. Klicka först på alternativet Tabeller i huvudfönstret och välj därefter tabellen Lag och tryck på knappen Design. Ett nytt fält lägger du till genom att placera dig på aktuellt ställe i tabellen och därefter välja menyalternativet Infoga Rader så som bilden nedan visar. Du kan även högerklicka på ett fält i tabellen och välja Infoga rader för att sätta in ett fält ovanför. Du ska nu lägga till ett nytt fält med namnet Telefon mellan fältet Postadress och Grundår. Datatypen ska vara Text och du ska även ge fältet en lämplig indatamask. Göra förändringar i formulär Hur ska vi nu få in telefonnumret i det formulär vi redan har skapat? Ett alternativ är att ta bort det befintliga och skapa ett helt nytt från början. Detta är dumt! Först måste du spara den förändrade tabellen innan du kan lägga in ett nytt fält i formuläret. Spara tabellen gör du enklast genom att stänga fönstret (klicka på kryssknappen överst till höger i fönstret) och därefter svara Ja om du vill spara gjorda förändringar i formuläret. - 10 -
Välj därefter alternativet Formulär i huvudfönstret i Access. Välj formuläret Lag och tryck på knappen Design för att göra förändringar i det existerande formuläret. Du kommer nu att få fram fönstret som visas nedan. Här ser du ditt formulär i designläge. Om inte fönstren syns enligt ovan kan du visa dem från menyalternativet Visa. Välj menyalternativet Visa Fältlista för att få fram fönstret som visar alla fält i tabellen som detta formulär baseras på. I fönstret som innehåller alla fält ser du nu även Telefon-fältet. För att få med detta i formuläret behöver du bara klicka på Telefon-fältet med musen, dra det över till formuläret medan du håller vänster musknapp intryckt, och placera det på formuläret genom att släpp musknappen (dra-och-släpp). Välj menyalternativet Visa Egenskaper (eller klicka med höger musknapp på aktuellt fält i formuläret) för att få fram fönstret nederst till höger i bilden ovan. Här kan du ange olika egenskaper fältet ska ha, som t.ex. storlek, färg, teckensnitt etc. Du kan titta på vilka olika egenskaper som finns, men vi ska inte göra några förändringar där. Efter att fältet för Telefonnummer kommit till formuläret kan du flytta det till en mer lämplig position, ändra storlek. Detta gör du genom att ta tag i de olika fyrkanterna etc. som omger fältet. Pröva dig fram! I bilden nedan ser du att Telefon-fältet är placerad rakt under Postadress-fältet. Detta gör du genom att flytta och stöka om lite på de existerande fälten. - 11 -
Frågor mot databasen Nu är formuläret klar och du kan nu prova att lägga in 5 6 olika föreningar genom att använda formuläret. Efter att databasen är fylld på data vill man ofta hämta ut dessa data. Ett sätt att hämta data är att visa samma data som är inlagd. Ett annat sätt är att endast välja ut vissa delar av datat utifrån vissa kriterier, kombinera data etc. Vid sådana tillfällen utnyttjar man frågor som är en viktig del i alla databassystem. I Access kan du skapa en ny fråga genom att välja alternativet Frågor från huvudfönstret i Access. Här väljer du alternativet Skapa en fråga i designläge och trycker därefter på knappen Öppna (se bild ovan). I fönstret Visa tabell som kommer fram kan du ange vilka tabeller som ska vara med i frågan. I våran databas finns det endast en tabell. Välj tabellen Lag och klicka på knappen Lägg till eller dubbelklicka på tabellnamnet. Därefter kan du klicka på knappen Stäng. Efter att tabellen Lag har lagts till i frågan har du nedanstående fönster på skärmen. I bilden ovan ser du även att en del fält är valda i nedersta halvan av fönstret. Detta gör du genom att klicka i de olika cellerna (för raden Fält) och välja vilket fält som ska ingå (du kan även dra-och-släppa). De fält du väljer är de som ska ingå i frågan. - 12 -
I det här exemplet vill vi ha med föreningens namn, året den grundades, antal medlemmar och omsättningen. För att sen köra frågan kan du klicka på knappen med ett utropstecken (!) i verktygsfältet, eller välja alternativet Datablad från knappen längst uppe till vänster i verktygsfältet (se bilden till vänster nedan). Bilden ovanför till höger visar resultatet av frågan. Vill du se den SQL-kod som genererades kan du klicka på alternativet SQL under samma knapp som Datablad finns. När du är klar spara du frågan enklast genom att trycka på kryss-knappen överst i Fråga-fönstret. Svara Ja på frågan som dyker upp och ge frågan namnet Omsättning. Frågan vi nyss ställde visade alla föreningar. Vi kan också specificera vad vi vill se i en fråga. Om du t.ex. endast vill se de föreningar som har en omsättning större än 275000 kr du skriva in ett villkor så som bilden nedan visar. Där har texten > 275000 lagts in för fältet Omsättning så att frågan bara tar med föreningar med en omsättning större än 275000 kr. Resultatet av denna fråga ser du nedan: Du kan även lägga in andra villkor för frågan. Du kan även lägga till flera villkor samtidigt. T.ex. omsättning större än 275000 och antal medlemmar mindre än 2000. Du kan även sortera resultatet av frågan genom att klicka på fältet Sortera för det aktuella fältet du vill sortera. T.ex. sortera efter namnet på föreningen eller storleken på omsättningen. Om du gör några förändringar i frågan spara inte dessa, utan frågan ska visa alla föreningar. - 13 -
Rapporter En viktig del i alla databaser är rapporter. Det betyder att vi kan välja ut data från databasen, gärna baserade på frågor som underlag, och presentera sessa i översiktliga rapporter där data kombineras och framställs på nya sätt. I detta exempel ska vi skapa en rapport som baseras på frågan vi gjorde ovan. Välj alternativet Rapporter i huvudfönstret i Access och markera sen alternativet Skapa en rapport genom att använda en guide. Starta därefter guiden genom att klicka på knappen Design (se bilden nedan till vänster). I nästa fönster som kommer fram (visas till höger ovan) väljer du den tabell eller fråga rapporten ska baseras på. Vi ska basera våran rapport på frågan Omsättning och väljer därför den. Flytta därefter över de fält som ska ingå i rapporten till den högra listan (Namn, AntalMedlemmar och Omsättning). Eftersom detta är en väldigt enkel rapport kan du klicka på knappen Nästa ända tills du kommer till fönstret där du ska ange sorteringsordning. Där väljer du att sortera efter namnet på föreningen (se bilden nedan). Godta därefter de standard val som ges av guiden och klicka bara på knappen Nästa (du kan senare skapa fler rapporter där du experimenterar lite). När du kommer till sista fönstret klickar du på knappen Slutför. Nu kommer rapporten ovan till höger att visas. Som du ser visas endast 3 av de 4 fält som ingick i frågan och föreningarna sorteras efter namnet. Vill du kan du öppna rapporten i designläge för att ändra namn på rubrikerna m.m. - 14 -
Egenskaper Låt oss gå tillbaka till formuläret en stund. Vi gjorde först ett utkast med hjälp av formulärguiden, därefter gjorde vi en del ändringar genom att lägga till ett fält samt omgruppera lite på de existerande fälten. Vi kan även göra förändringar i layouten för ett formulär. Vi kan lägga in streck och fyrkanter och be om att bestämda saker ska hända när du går från ett fält eller stänger formuläret (såkallade händelser). Något sådant ska inte vi göra, men vi ska titta på hur vi kan förändra utseendet på ett fält. Öppna formuläret Lag i designläge, d.v.s. så att du kan göra förändringar i det. Välj menyalternativet Visa Egenskaper för att ta fram fönstret som visar egenskaper för objekten i formuläret (se nedan). Innehållet i detta fönster kommer att ändras allt eftersom du väljer (markera) nya objekt i formuläret. I bilden ovan är fältet Namn valt och dess egenskaper visas. Gör nu följande förändringar i egenskaperna för fältet: Öka textstorleken till 10 punkter Sätt kursivstil till Ja Ändra bakgrundsfärgen till någon fin färg (här visas färgen som ett tal, men om du klickar strax till höger i det vita fältet kommer det fram en knapp som du kan trycka på). Med dessa förändringar gjorda ser formuläret ut som bilden nedan visar. Namn-fältet skiljer nu ut sig från de övriga med större bokstäver, kursivstil och en annan färg. - 15 -
Flera tabeller Vi ska nu utöka databasen med ytterligare en tabell. Denna tabell ska innehålla information om medlemmarna som tillhör de olika föreningarna. Den information som ska lagras om varje medlem är följande: Personnummer Namn Adress Postadress Telefon Varje förening kan ha många medlemmar och för att krångla till det ytterligare kan dessutom varje medlem vara med i många föreningar. Vi kommer med andra ord att få ett många-till-många beroende mellan tabellerna Lag och Medlem. Alla många-tillmånga kräver en kopplingstabell eftersom vi inte kan avgöra var främmandenyckeln ska sitta. Därför kommer databasen att innehålla en tredje tabell där följande information lagras: Id (främmandenyckel till primärnyckeln i tabellen Lag) Personnummer (främmandenyckel till primärnyckeln i tabellen Medlem) Vid det här laget vet du nu hur en ny tabell skapas. Välj alternativet Tabeller i huvudfönstret i Access och dubbelklicka sen på alternativet Skapa en tabell i designläge. Skapa nu de två tabellerna Medlem och Lag_Medlem (kopplingstabellen). Välj lämpliga datatyper (Id ska vara tal) och sätt även lämpliga indatamasker på fälten personnummer, postadress och telefon (i båda tabellerna). Som primärnyckel i tabellen Medlem ska vi använda fältet Personnummer. Högerklicka därför på fältet när du befinner dig i designläget och klicka sen på alternativet Primärnyckel. I kopplingstabellen Lag_Medlem måste vi använda en sammansatt primärnyckel av de båda attributen Id och Personnummer. För att göra detta håller du ner Ctrl-tangenten och klickar sen på de gråa fyrkanterna längst till vänster i de båda fälten. Därefter högerklickar du, med Ctrl-tangenten fortfarande nedtryckt, på något av fälten och väljer alternativet Primärnyckel. När du är klar har två tabeller enligt bilderna nedan. - 16 -
Relationer Efter att tabellerna är gjorda måste vi sätta upp relationer mellan tabellerna. Detta för att visa vilka tabeller som hör ihop med vilka. För att göra detta väljer du menyalternativet Verktyg Relationer Du får då fram ett Relations-fönster samt ett fönster där du kan välja vilka tabeller som ska vara med i relationerna (se nedan). I bilden ovan ser du att tabellen Lag redan har lagts till i Relations-fönstret. För att lägga till en tabell klickar du på tabellens namn och därefter på knappen Lägg till. Lägg nu till alla tabeller och klicka sen på knappen Stäng för att stänga fönstret. Vi ska nu etablera själva relationerna mellan tabellerna och i bilden nedan ser du hur detta går till. Först tar du tag i en främmandenyckel med musen och dra sen denna med dig medan du håller musknappen nedtryckt (dra-och-släpp) och släpper sen musknappen när du är över den primärnyckel främmandenyckeln refererar till. Våra främmandenycklar finns i tabellen Lag_Medlem och vi kan börja med att dra Id från tabellen Lag_Medlem till primärnyckeln Id i tabellen Lag. Efter denna dra-och-släpp-operation kommer det upp ett fönster där du närmare ska specificera relationen (visas i bilden ovan). Detta fönster visar de aktuella fälten i de två tabellerna relationer gäller för. Du kan också välja att integriteten till referenserna ska upprätthållas genom att sätta en bock för Referensintegritet. Normalt vill man att detta ska göras. - 17 -
Referensintegritet säkerställer att databasen är konsistent. Ett exempel förklarar detta bättre. En förening kan som sagt ha många medlemmar. Vad händer med en förenings medlemmar om föreningen tas bort från tabellen Lag i databasen? Jo, då kommer dessa medlemmar att referera till en förening som inte finns (främmandenyckeln refererar till en primärnyckel som inte finns). Detta är normalt inte tillåtet. För att förhindra att detta sker kan man välja att referensintegritet ska genomföras. Då kan man inte ta bort poster som refereras till från andra poster i databasen. Om du ändå tvingar fram en borttagning av posten kommer även de poster som refererar till denna att tas bort för att säkerställa integriteten. Efter att alla relationer är etablerade ser Relations-fönstret nu ut som bilden ovan visar. Vi ser att vi har två stycken ett-till-många samband. En mellan Lag och Lag_Medlem, samt en mellan Medlem och Lag_Medlem. Spara nu relationerna genom att stänga fönstret. Problem som kan uppstå Ibland kan du få problem när du upprättar relationer. Oftast beror dessa på att fälten som ska kopplas samman har olika datatyp eller att datatypen inte har samma storlek. Du kan även få problem om du har lagt in data i tabellerna. Därför bör man helst skapa relationerna innan man lägger in data. I vårat exempel uppstår inget problem. Fler formulär Det är nu dags att skapa nya formulär baserade på tabellerna Lag_Medlem och Medlem så att vi enkelt kan mata in data. Använd formulärguiden precis som när du gjorde formuläret Lag. Börja med att göra formuläret för medlemmarna. Se till att ta med alla fälten, välj kolumner som layout, standard som stil och ge formuläret namnet Medlem. När du är klar bör formuläret se ut som bilden nedan visar. - 18 -
Det andra formuläret, det som ska baseras på tabellen Lag_Medlem, ska vi utforma på ett litet speciellt sätt. Anledningen är att vi ska använda detta formulär som ett underformulär till formuläret Medlem. Som nämnts tidigare så kan en medlem vara med i många olika föreningar samtidigt. Det vore önskvärt att samtidigt som man fyller i uppgifter om en ny medlem får man även fylla i vilka föreningar denna medlem är med i. Starta återigen formulärguiden och välj att basera den på tabellen Lag_Medlem. Ta med de båda fälten (se bild nedan till vänster). När du kommer fram till fönstret där du ska välja layout väljer du Datablad (bilden till höger nedan). Stega sedan igenom resten av guiden och acceptera de standardval guiden föreslår. När du är klar klickar du på knappen Slutför. Nu bör du ha ett formulär som ser ut som bilden nedan. I det här formuläret kan vi nu skriva in det Id en viss förening har samt personnumret till den person som är medlem i föreningen. Detta får vi göra för alla medlemmar som finns med i databasen. Du ska inte lägga in några data i någon av de nya formulären riktigt ännu. Först måste vi göra en del förändringar i formulären. Formulär med underformulär Till att börja med skulle vi använda formuläret Lag_Medlem som ett underformulär till Medlem. Detta så att vi enkelt kan fylla i vilka föreningar en medlem är med i. För att göra detta börjar vi med att öppna formuläret Medlem i designläge. Därefter tar vi tag i formuläret Lag_Medlem med musen och utför en dra-och-släpp-operation där detta formulär släpps ner på det öppna formuläret Medlem (visas med en pil i bilden på nästa sida). Det kan hända att ritytan i formuläret Medlem är för litet för att rymma underformuläret. Du kan utöka ritytan genom att dra i den vänstra kanten eller i överkanten på fältet Formulärfot. - 19 -
När du gjort detta ser formuläret Medlem ut som bilden nedan till vänster visar i designläge och som bilden till höger visar i dataläge. Om vi nu provar att lägga in data om en ny medlem genom att använda formuläret Medlem så ser vi att efter vi matat in medlemmens personnummer uppdateras det automatiskt i underformuläret. Det vi nu måste göra är att ange det ID föreningen har som medlemmen är medlem i. Det är viktigt att främmandenyckeln alltid refererar till en existerande primärnyckel. Skriver vi in ett värde på ID som inte finns i tabellen Lag får vi ett felmeddelande liknande det som visas i bilden nedan. Kombinationsruta för att välja föreningens namn Det är inte alltid så lätt att i huvudet komma ihåg vilket ID en viss förening har, så därför vore det önskvärt om vi från en kombinationsruta (nedrullningslista) fick välja ett ID från de föreningar som redan finns inlagda i databasen. Ännu bättre vore det om vi fick välja bland föreningarnas namn, ett ID-nummer säger inte speciellt mycket. För att göra denna förändring måste vi öppna formuläret Lag_Medlem i designläge, d.v.s. så vi kan utföra förändringar i formuläret. Därefter väljer du menyalternativen Visa Fältlista och Visa Verktygslåda för att få fram fönstret med fälten som tillhör formuläret och fönstret med verktyg (olika typer av knappar etc.). - 20 -
För att ta bort den existerande textrutan för ID-numret klickar du en gång på den med musen (markerar den) och trycker därefter på Delete-tangenten på tangentbordet. Se till så att både etiketten och själva textrutan tas bort. Du bör nu ha en bild liknande den nedan på din skärm. I det lilla verktygs-fönstret till vänster klickar du på knappen för kombinationsruta (inringat) så att den blir vald (d.v.s. intryckt). Därefter flyttar du musmarkören till fönstret som innehåller listan på fälten, tar tag i fältet Id (inringat) och flyttar det till formuläret (samma plats som textrutan hade) genom en dra-och-släpp-operation. Denna dra-och-släpp-operation aktiverar en guide som hjälper dig med att göra kombinationsrutan. Först kommer fönstret som visas i bilden till vänster nedan fram. Här väljer du det första alternativet, d.v.s. att kombinationsrutan ska hämta sina värden från en existerande tabell. När du sen klickar på knappen Nästa kommer fönstret i bilden till höger fram. Här väljer du tabellen Lag och klickar på nästa. Fönstret till vänster på bilden på nästa sida visar nästa steg i guiden. Här ska du välja vilka fält som ska visas i kombinationsrutan. I vårat exempel ska både föreningens ID och namn väljas. Id väljs för att det är det som lagras i främmandenyckeln och namn för att det är det som ska visas i kombinationsrutan. Klicka vidare på knappen Nästa och fönstret i bilden till höger på nästa sida visas. Här listas nu namnen på de föreningar du hittills har lagts in. Du är även valt att nyckelkolumnen ska döljas (primärnyckeln). Du kan prova att avmarkera den för att se vad som händer, men se till att den är markerad innan du klickar på Nästa. - 21 -
Nästa steg i guiden (bilden nedan) är att välja i vilket fält (som tillhör formuläret) värdet vi väljer ska lagras i. Du ska välja att lagra värdet i fältet Id. Det är ju precis samma som vi gjorde tidigare då vi skrev in ID-numret på föreningen direkt; nu lägger vi i stället in numret genom att välja föreningens namn från en lista. När du klickar på Nästa kommer du till sista steget i guiden där du får välja ett namn på kombinationsrutan. Detta är det namn som kommer att stå som en etikett i formuläret. Föreslaget namn på kombinationsrutan är Namn (eftersom fältet som ska visas i kombinationsrutan är namn). Antingen har du kvar det, eller så kan du byta namn till Förening. Klicka till sist på knappen Slutför för att avsluta guiden. Inläggning av de föreningar en medlem är med i görs nu genom att välja från en kombinationsruta så som visas i bilden till höger nedan. Som du ser så kan vi välja flera olika föreningar för en och samma medlem. Du kan nu prova att lägga in ytterligare ett par föreningar, samt några medlemmar genom att använda formulären Lag och Medlem. Som du ser så kommer nya föreningar, som du lägger in, upp i kombinationsrutan automatiskt. Smidigt! - 22 -
Rapport med data från flera tabeller Vi ska nu till sist skapa en rapport som visar alla föreningar och dess medlemmar. För att göra detta måste vi kombinera data från de tre tabellerna. Som vanligt när vi skapar en rapport gör vi först en fråga där vi väljer ut de data vi vill ska ingå i rapporten. Välj därför alternativet Frågor i huvudfönstret i Access och dubbelklicka sen på alternativet Skapa en fråga i designläge för att öppna fönstret Visa tabell. Lägg till tabellerna Lag och Medlem och Lag_Medlem genom att först klicka på tabellens namn därefter knappen Lägg till. Tryck sen på knappen Stäng för att stänga fönstret. Du bör nu ha ett fönster liknande den i bilden nedan. I bilden ovan ser du vilka fält vi ska ha med i våran rapport. Dessa är namnet på föreningen och vilken idrottsgren de sysslar med, samt personnummer och namn på de medlemmar som är med i föreningen. Det är även valt att namnet på föreningen ska sorteras i stigande ordning. Anledningen till at vi även tar med tabellen Lag_Medlem i frågan är att denna innehåller information om främmandenycklarna (vilka medlemmar som är med i vilka föreningar). Prova att köra frågan om du vill. Spara sen frågan genom att stänga fönstret och svara Ja på frågan om du vill spara frågan. Ge frågan namnet Föreningar och dess medlemmar. Starta därefter rapportguiden genom att välja alternativet Rapporter i huvudfönstret i Access och därefter dubbelklicka på alternativet Skapa en rapport genom att använda en guide. Du får nu upp fönstret som visas i bilden nedan till vänster. Välj att basera rapporten på den fråga vi nyss skapade. Vi ska ta med alla fält i rapporten så för över dessa genom att trycka på knappen >>. - 23 -
Efter att ha klickat på knappen Nästa får du välja hur informationen ska visas (bilden till höger på förra sidan), om den ska grupperas efter information från tabellen Lag eller Medlem. Eftersom vi skulle lista föreningar och dess medlemmar väljer vi att informationen ska visas per Lag. Klicka på Nästa två gånger (vi vill inte lägga in någon grupperingsnivå). Vi får nu välja om vi vill att detaljposter ska sorteras (detaljpost i vårat fall är medlemmens personnummer och namn). Välj att sortera medlemmarna efter deras personnummer i stigande ordning som bilden nedan till vänster visar. Stega nu igenom de kvarvarande stegen i guiden och ge rapporten en lämplig layout (t.ex. Stegvis) och stil (t.ex. Företag). Ge till sist rapporten namnet Föreningar och dess medlemmar och klicka på Slutför för att avsluta guiden. Du bör nu ha en rapport liknande den som visas i bilden ovan till höger. Som du kanske lägger märke till får en del rubriker i rapporten namn som inte riktigt passar. T.ex. står det Lag.Namn för föreningens namn. Det hade varit snyggar om det istället stod Förening. Vi kan byta ut texten i de olika rubrikerna genom att öppna rapporten i designläge och sen ändra på texten som står under fältet Sidhuvud. Klicka två gånger (inte dubbelklicka) i den rubrik du vill ändra. Ändra även så att det står enbart Namn istället för Medlem.Namn. När du känner dig klar med designen av rapporten kan du prova att skriva ut den genom att välja menyalternativet Arkiv Skriv ut (rapporten måste vara öppen eller vald). Det var allt för denna gång! - 24 -