Anbudsförfrågan Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionenn Handläggare Philip Rasch Telefon 010-564 16 51 E-post Philip.Rasch@polisen..se Datum Diarienr (åberopas vid korresp) A084..937/2013 Saknr 937 2013-06-26 Sista anbudsdag: 2013-09-03 UPPHANDLING AV MEDIEBEVAKNINGSVERKTYG 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 KARAKTÄR OCH OMFATTNING Polisen ser över sina mediabevakningsverktyg och har nu för avsikt att upphandla ett verktyg som klarar av såväl traditionella som sociala medier. Verktyget kommer nyttjas av samtliga polismyndigheter, Rikspolisstyrelsen samt Statens kriminaltekniska laboratorium. Polisen kommer själva att hantera och administrera verktyget. 1.2 BEGREPPSFÖRKLARING - Administratörer: samlingsnamn för alla administratörsroller - Bevakning: sökning på ett (1) eller flera sökord, kan även exkludera sökord. - Etermedia: media som inte är skriven såsom radio, TV och webb-tv. - Kommentarer: kommentatorsfunktion kopplade till artiklar. - Lokal administratör: lägsta administratörsnivån. - Medier: redaktionell media, både tryckt (PDF) och på internet samt även ledare och bloggliknande forum. - Mottagare: kan bara ta emot nyhetsbrev, RSS-flöde eller andra sammanställningar gjorda i verktyget. Saknar tillgång till verktyget. - Nationell administratör: högsta administratörsnivån. - Nyhetsbrev: enklare sammanställning av bevakningar som skickas med inställd frekvens. - Nyttjare: nivå på majoriteten av dem som använder verktyget. Allt som en Nyttjare kan göra ska även Administratörer ha möjlighet attt göra. - Polisen: i denna upphandling inkluderas samtliga Polismyndigheter och Rikspolisstyrelsen (inkluderar Säkerhetspolisen och Rikskriminalpolisen och Statens Kriminaltekniska Laboratorium) i detta begrepp. Anbudsförfrågan.docx Sida 1 av 14
- Portal: webbsida där Nyttjare kan logga in och skapa bevakningar, nyhetsbrev och rapporter. Portalen är anpassningsbar för varje Nyttjare utifrån deras bevakningar. - Rapport: ett mer avancerat nyhetsbrev som kan innehålla statistik, sammanfattningar m.m. som skickas med inställd frekvens. - Regional administratör: näst högsta administratörsnivån. - Samarbetspartners: andra myndigheter eller organisationer som Polisen har ett samarbete med. - Sociala medier: icke redaktionella medier t.ex. Twitter, Facebook, Youtube, Google+ och bloggar. - Verktyget: benämning på den tjänst som är föremål för upphandlingen. 1.3 VOLYM Antalet Nyttjare av verktyget inom Polisen uppskattas till ca 3000 användare. Angiven volym är en uppskattad volym från Polisen och faktiskt användarantal kan komma att understiga alternativt överstiga den angivna summan. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. 1.4 AVTALSTID Avtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Rikspolisstyrelsen äger rätt, men är inte skyldig, att förlänga ramavtalet på oförändrade villkor i upp till tolv (12) månader i taget i upp till två (2) år. 1.5 ANTAGNING Rikspolisstyrelsen har för avsikt att teckna ramavtal med en (1) leverantör. Kontrakt kommer att tecknas med den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen www.mercell.se samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Sida 2 av 14
Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e- postadress Philip.Rasch@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 24 augusti 2013. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 28 augusti 2013. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. På grund av semesterperioder kommer svar på frågor ej publiceras under veckorna 29-30. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför 2.11. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. A084.937/2013 ANBUD Mediebevakningsverktyg 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 3 maj 2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud ska ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 3 september 2013. Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Sida 3 av 14
Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.11 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella kontraktet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av kontraktet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. Sida 4 av 14
3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Anbudsformulär och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i Sida 5 av 14
anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande. 3.6 TIDIGARE ÅTAGANDEN Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange två (2) tidigare uppdragsgivare/referenser för vilka anbudsgivaren tillhandahållit verktyg för mediabevakning av liknande karaktär. Åtagandena ska ha påbörjats eller ha slutförts inom tre (3) år från och med sista anbudsdag eller vara nu pågående och tjänsten ska vara av liknande karaktär som det som nu upphandlas. Med verktyg av liknande karaktär avses i detta sammanhang: Har en administratörsstruktur med minst tre (3) nivåer. Har möjlighet att styra olika källor (t.ex. TT) till olika personer. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet uppgifter från två (2) referensuppdrag innehållande kort beskrivning av uppdragets karaktär och omfattning, angivelse i tid när uppdraget genomfördes, beställare/uppdragsgivare samt kontaktperson med kontaktuppgifter. Anbudsgivarens dotter-, syster- respektive moderbolag får inte anges som uppdragsgivare. Polisen kan komma att kontakta referenskunderna för att verifiera att de lämnade beskrivningar är korrekta. Det är således viktigt att kontaktuppgifterna är aktuella. 3.7 KVALITETSSÄKRING Anbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning över hur kvalitet säkras under avtalstiden. Följande kan med fördel framgå av beskrivningen: Sida 6 av 14
- Namngiven kvalitetsansvarig hos anbudsgivaren, - redovisning av rutiner och metoder för intern uppföljning, - avvikelsehantering samt hur eventuella klagomål hanteras samt - redogörelse för hur anbudsgivaren aktivt och fortlöpande arbetar med kompetensutveckling. 3.8 UNDERLEVERANTÖR Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av tjänsten ska dessa anges i anbudet. Anbudsgivaren ska redovisa underleverantörens företagsnamn och organisationsnummer i anbudet. 4 KRAV PÅ VERKTYGET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen framgår under denna rubrik. Genom att underteckna sanningsförsäkran i bilagt anbudsformulär accepterar anbudsgivaren samtliga obligatoriska krav (ska-krav). Samtliga obligatoriska krav återfinns även i bilagt avtalsunderlag. I anbudet anger anbudsgivaren tydligt om denne uppfyller något eller några av de kriterier (bör-krav) som anges nedan. I anbudet anges även vilket/vilka bör-krav som uppfylls, gärna med hänvisning till respektive kravs nummer. Om inget tydligt anges kommer detta tolkas som att bör-kravet inte uppfylls, detta gäller även om anbudsgivaren lämnar motstridiga uppgifter (exempelvis svarar både ja och nej). För information om hur de s.k. bör-kraven bedöms och vilket mervärde respektive bör-krav ger om dessa uppfylls se punkt 6.3 nedan. 4.1 UPPBYGGNAD OCH BEHÖRIGHETER 4.1.1 Mediabevakningsverktyget ska ha en hierarki med minst tre (3) administratörsnivåer. 4.1.2 En Nationell administratör ska ha full tillgång till hela verktyget och ska kunna se och administrera alla som använder verktyget, exklusive andra Nationella administratörer. 4.1.3 En Regionaladministratör ska ha samma rättigheter som en Nationell administratör förutom gentemot andra Regionaladministratörer. De kan ej heller se eller administrera Nationella administratörer. Sida 7 av 14
4.1.4 En Lokaladministratör ska ha samma rättigheter som en Regionaladministratör förutom gentemot andra Lokaladministratörer. De kan ej heller se eller administrera Regionaladministratörer och Nationell administratör. 4.1.5 En Nyttjare ska ha tillgång till verktyget men har inte någon tillgång till andra Nyttjare eller någon av administratörerna. 4.1.6 En Mottagare ska inte ha tillgång till verktyget men får nyhetsbrev och andra utskick som kan styras via administratörer eller nyttjare. Exempelvis kan uppbyggnaden se ut på följande vis; en Nationell administratör på Rikspolisstyrelsen skapar en Regionaladministratör för Polismyndigheten i Stockholms län. Regionaladministratören skapar lokala administratörer för olika polismästardistrikt. Lokaladministratörerna skapar Nyttjare som själva eller med hjälp av administratörerna skapar egna sökningar och nyhetsbrev. Se även bilagd skiss (bilaga 4) över verktygsstrukturen för ytterligare exempel på hur verktygets uppbyggnad avseende behörigheter kan se ut 4.2 INNEHÅLL OCH FUNKTION 4.2.1 Nyttjare ska kunna skapa egna bevakningar, se sina skapade bevakningar samt göra sökningar så långt bakåt i tiden som verktygets arkiv tillåter. 4.2.2 Nyttjare ska kunna skapa valfritt antal sökningar och nyhetsbrev. Antalet träffar som visas kan begränsas av verktyget eller av administratör. 4.2.3 Samtliga administratörer ska kunna göra omfattande sökningar och skicka hela sökresultatet via nyhetsbrev, skapa rss-flöden eller exportera som en excel-fil utan att begränsas av antalet träffar i sökningen. Med omfattande avses sökningar med fler än 1000 träffar. 4.2.4 Verktyget ska ha en funktion som möjliggör för administratörer att söka efter Nyttjare och Mottagare i sin administratörsnivå och på ett överskådligt sätt se vilka bevakningar nyttjarna och mottagarna har. 4.2.5 Verktyget ska kunna hantera enkla söksträngar, t.ex. Polisen + Norrbotten Finland eller söksträngar med liknande uppbyggnad. 4.2.6 Verktyget ska kunna hantera mer komplexa söksträngar, t.ex. att ordet polis ska finnas inom 19 ord ifrån Sundsvall, eller söksträngar med liknande uppbyggnad. 4.2.7 Verktyget ska ha en anpassningsbar portal för alla nivåer utom för Mottagare. 4.2.8 Portalens utseende i form av flöden bör kunna ställas in av Nyttjaren själv, t.ex. två (2) stora flöden synliga eller fyra (4) stycken mindre flöden. Sida 8 av 14
4.2.9 Utseendet i form av logotyp och annan grafisk utformning i portalen, nyhetsbrev, rapporter etcetera bör vara anpassningsbart ner på lägsta administratörsnivån. 4.2.10 Verktyget bör ha en möjlighet för administratörer att ställa in ett (1) eller flera flöden som samtliga under dennes administratörsstruktur ser. 4.3 KÄLLOR 4.3.1 Verktyget ska täcka minst 100 nationella och 100 internationella redaktionella medier i realtid. 4.3.2 Verktyget ska täcka in sociala medier i realtid. 4.3.3 Verktyget ska ha möjlighet att täcka TT-nyheter samt vid behov andra betaltjänster, t.ex. utländska betaltjänster, tryckt media och pdf:er. 4.3.4 Betaltjänsterna ska kunna begränsas för varje Nyttjare, t.ex. ska Nyttjare x ha tillgång till TT-nyheter men inte Nyttjare y. 4.3.5 Det ska finnas fördefinierade grupper av källor, t.ex. alla medier i Sverige. 4.3.6 Nyttjare ska ha möjlighet att välja vilka källor som ska sökas i. 4.3.7 Nyttjare ska själv kunna filtrera bort ord, källor och avsändare. 4.3.8 Administratör ska kunna lägga till egna källor, t.ex. bloggar eller nyhetskällor. 4.3.9 Administratörer och Nyttjare ska kunna söka i arkiv för att få upp tidigare artiklar, både i sociala medier och i medier så långt bakåt som arkiv finns. 4.3.10 Verktyget bör omfatta kommentatorsfälten för de medier som har en sådan funktion. 4.3.11 Nyttjaren bör kunna skapa grupper med medier som är relevanta för denne. 4.3.12 Verktyget bör kunna hantera etermedier. 4.4 PUBLICERING 4.4.1 Samma artikel i flera medier ska bli en (1) träff med en räknare, t.ex. ska fyra (4) identiska artiklar visas som en (1) artikel. det ska dock framgå att det finns tre (3) identiska artiklar. 4.4.2 Nyttjare ska kunna bestämma med vilken frekvens och vid vilka tidpunkter mediabevakningen ska publiceras eller skickas till Mottagarna. 4.4.3 Bevakningsträffar ska kunna publiceras via rss-flöden. 4.4.4 Bevakningsträffar bör kunna skickas via sms i realtid. Sida 9 av 14
4.4.5 Nyttjare och Mottagare bör kunna avregistrera sig från ett nyhetsbrev genom att klicka på en länk i nyhetsbrevet. 4.4.6 Verktyget bör kunna exportera ett flöde (xml eller liknande) varje dygn för publicering på intranät. 4.4.7 Verktyget bör ha möjlighet att styra sökresultatet geografiskt, t.ex. ge mediebilden av Närkes tidningar. 4.4.8 En upprepning i sociala medier, såsom retweets, bör bli en (1) träff med en (1) räknare. Exempelvis kan fyra (4) identiska poster visas som en (1) post, men det framgår att det finns tre (3) identiska poster. 4.4.9 Verktyget bör kunna skicka med hela artikeln i nyhetsbrevet om Nyttjaren väljer det. 4.4.10 Det bör finnas en alarmfunktion som kan ställas in av Polisen, exempelvis kan ett mail och/eller sms skickas om en (1) bevakning ger fler än 20 nyheter etc. inom en viss given tidsperiod. 4.5 RAPPORTER 4.5.1 Rapporter ska kunna skickas automatiskt med en frekvens som anges av den som skapat rapporten. 4.5.2 Rapporterna ska kunna innehålla statistik över hur många gånger ett visst sökord har förekommit i olika medier. 4.5.3 Rapporten bör kunna brytas ner i vilka medier som har skrivit mest om sökorden, respektive vilka konton som har skrivit om sökorden i sociala medier. 4.5.4 Rapporten bör kunna ge en geografisk presentation av medierna som har skrivit om sökorden. 4.6 ANALYS OCH STATISTIK 4.6.1 Verktyget ska ha en funktion som möjliggör jämförelse mellan olika sökningar, via staplar, kurvor, matriser eller tårtdiagram. 4.6.2 Verktyget bör ha interaktiva grafer som är klickbara. Dessa bör bland annat vara: - tendenser (medievinkling) i medier, - medievinkling i olika län, - tendenser per dag, vecka och månad i medier samt sociala medier, - publiceringsvärdet i artiklarna över tid (annonsvärdet för kommersiella medier), - volymjämförelse för medier och sociala medier, - heta ämnen, trender etc. i sociala medier. Sida 10 av 14
4.7 ÖVRIGT 4.7.1 Den sammanställning av data som Polisen skapar genom användning av verktyget data ska inte vara tillgänglig för andra än Polisen eller Polisens samarbetspartners. 4.7.2 Support ska tillhandahållas via telefon eller e-post inom en arbetsdag. 4.7.3 Verktyget ska kunna användas med en vanlig webbläsare utan krav på installation av ytterligare programvaror. 4.7.4 Språket i verktygets användargränssnitt ska vara svenska. 4.7.5 Support bör tillhandahållas dygnet runt, även på storhelger. 4.7.6 Leverantören bör dedikera server/servrar för Polisen. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRIS Anbudsgivaren ska ange pris i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilaga 1 Anbudsformulär. Pris ska anges per månad för verktyget i sin helhet för samtliga användare inom Polisen. Kostnad för eventuella betaltjänster för viss media, t.ex. TT-nyheter, ska inte inkluderas i angivet pris. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag och de bör-krav som anbudsgivarens verktyg uppfyller. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag anges de kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. De delar som i avtalsunderlaget är märkta med ljusgrå överstrykning kommer redigeras före kontraktstecknande enligt nedan. De delar med grå överstrykning som återfinns under punkt 8 Mediabevakningsverktyg i bilagt avtalsunderlag (bilaga 2) är de bör-krav som återfinns i denna anbudsförfrågan. Uppfyller den anbudsgivare som avtal sluts med bör-kravet kommer den grå överstrykningen tas bort. Uppfyller inte anbudsgivaren bör-kravet kommer den aktuella meningen i avtalsunderlaget att tas bort och därmed inte finnas med i avtalet. Sida 11 av 14
Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor, med undantag från vad som nedan anges. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN (STEG 2) Vid anbudsutvärderingen kontrolleras inledningsvis att anbud uppfyller de ställda ska-kraven i punkten 4 krav på verktyget samt att de kommersiella villkoren i punkten 5Fel! Hittar inte referenskälla. kommersiella krav är uppfyllda. Inkomna anbud som uppfyller samtliga ställda krav kommer att utvärderas, både avseende pris och de kriterier i form av bör-krav som återfinns i anbudsförfrågan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Utvärdering kommer att ske enligt den så kallade mervärdesmetoden. Följande omständigheter kommer att tillmätas betydelse vid anbudsprövningen: Utvärderingskriterier Årskostnad för verktyget (angiven månadskostnad multiplicerat med tolv (12). Bör krav 1 (Punkt 4.2.8). Portalens utseende i form av flöden bör kunna ställas in av Nyttjaren själv, t.ex. två (2) stora flöden synliga eller fyra (4) stycken mindre flöden. Bör-krav 2 (punkt 4.2.9) Utseendet i form av logotyp och annan grafisk utformning i portalen, nyhetsbrev, rapporter etcetera bör vara anpassningsbart ner på lägsta administratörsnivån. Bör-krav 3 (punkt 4.2.10) Verktyget bör ha en möjlighet för administratörer att ställa in ett (1) eller flera flöden som samtliga under dennes administratörsstruktur ser. Bör-krav 4 (punkt 4.3.10) Verktyget bör omfatta kommentatorsfälten för de medier som har en sådan funktion. Max mervärde (SEK) 2 000 3 000 7 000 10 000 Sida 12 av 14
Bör-krav 5 (punkt 4.3.11) Nyttjaren bör kunna skapa grupper med medier som är relevanta för denne. Bör-krav 6 (punkt 4.3.12) Verktyget bör kunna hantera etermedier. Bör-krav 7 (punkt 4.4.4) Bevakningsträffar bör kunna skickas via sms i realtid. Bör-krav 8 (punkt 4.4.5) Nyttjare och Mottagare bör kunna avregistrera sig från ett nyhetsbrev genom att klicka på en länk i nyhetsbrevet. Bör-krav 9 (punkt 4.4.6) Verktyget bör kunna exportera ett flöde (XML eller liknande) varje dygn för publicering på intranät. Bör-krav 10 (punkt 4.4.7) Verktyget bör ha möjlighet att styra sökresultatet geografiskt, t.ex. ge mediebilden av Närkes tidningar. Bör-krav 11 (punkt 4.4.8) En upprepning i sociala medier, såsom retweets, bör bli en (1) träff med en (1) räknare. Exempelvis kan fyra (4) identiska poster visas som en (1) post, men det framgår att det finns tre (3) identiska poster. Bör-krav 12 (punkt 4.4.9) Verktyget bör kunna skicka med hela artikeln i nyhetsbrevet om Nyttjaren väljer det. Bör-krav 13 (punkt 4.4.10) Det bör finnas en alarmfunktion som kan ställas in av Polisen, exempelvis kan ett mail och/eller sms skickas om en (1) bevakning ger fler än 20 nyheter etc. inom en viss given tidsperiod. Bör-krav 14 (punkt 4.5.3) Rapporten bör kunna brytas ner i vilka medier som har skrivit mest om sökorden, respektive vilka konton som har skrivit om sökorden i sociala medier. Bör-krav 15 (punkt 4.5.4) Rapporten bör kunna ge en geografisk presentation av de medier som har skrivit om sökorden. Bör-krav 16 (punkt 4.6.2) 7 000 15 000 5 000 7 000 3 000 10 000 8 000 10 000 10 000 10 000 5 000 20 000 Verktyget bör ha interaktiva grafer som är klickbara. dessa bör bland annat vara: - tendenser (medievinkling) i medier, - medievinkling i olika län, - tendenser per dag, vecka och månad i medier samt sociala medier, - publiceringsvärdet i artiklarna över tid (annonsvärdet för kommersiella medier), - volymjämförelse för medier och sociala medier, - heta ämnen, trender etc. i sociala medier. Bör-krav 17 (punkt 4.7.5) Leverantören bör kunna ge support dygnet runt, även på 14 000 Sida 13 av 14
storhelger. Bör-krav 18 (punkt 4.7.6) Leverantören bör dedikera server/servrar för Polisen.) Bör-krav 19 Test av verktyg (bilaga 3, Test av verktyg) Verktygets användarvänlighet Bör-krav 20 Test av verktyg (bilaga 3, Test av verktyg) Verktygets tidseffektivitet 14 000 70 000 70 000 6.3.1 Hur utvärdering genomförs 1. Samtliga kriterier (s.k. bör-krav) ovan med undantag av årskostnad för verktyget har ett mervärde som, om de uppfylls av anbudsgivaren, subtraheras ifrån anbudssumman. 2. Kriterie 19 och 20 poängsätts enligt bilagt dokument (bilaga 3) med mellan 0 till 3 poäng där 3 är högsta poängen. Ett genomsnittsbetyg av samtliga erhållna poäng ligger till grund för beräkningen av det mervärde som därefter subtraheras från anbudssumman. Genomsnittsbetyget divideras med den maximala poängen, tre (3), det vill säga bestäms som en andel av högsta poäng. Andelen multipliceras med respektive kriteriums maximala mervärde vilket ger anbudsgivarens mervärde för det aktuella kriteriet. 3. Mervärdet för samtliga av anbudsgivaren uppfyllda utvärderingskriterier subtraheras, som ovan nämnts, från anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Negativa jämförelsetal kan förekomma. 4. Anbudsgivaren vars anbud har lägst jämförelsesumma har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om flera anbudsgivare får samma jämförelsesumma kommer den anbudsgivare som sammanlagt i sitt anbud erbjuder Polisen högst mervärde enligt tabellen ovan. Är även denna summa densamma kommer lottning att ske. Bilagor 1. Anbudsformulär 2. Avtalsunderlag 3. Test av verktyg 4. Verktygsstruktur 5. Formulär för underleverantör Sida 14 av 14