Avtal HVB för Ensamkommande och asylsökande flyktingbarn i Gagnefs kommun Dnr 2011/01 Avtalstid 2011-08-15-2013-08-14 1 (9)
Detta avtal har träffats mellan följande parter: Köpare: Gagnefs kommun, orgnr: 212000-2155 Kommunstyrelsen 785 80 GAGNEF Säljare Kommunen Kontaktperson: Bertil Stoltz, kommunchef E-post: Telefon: Mobil: Telefax: Entreprenören Kontaktperson: E-post: Telefon: Mobil: Telefax: Kommentar: Avtalsvillkoren utgör tillsammans med kravspecifikationen underlag till det slutliga avtalet mellan kommunen och Entreprenören för HVB. Avtal för underskrift med samma utförande och innehåll som detta, kompletterat med de uppgifter (t.ex. företagsnamn, kontaktpersoner etc.) som saknas i denna version, kommer att tas fram. Avtalstexten kan i samband med avtalstecknandet kompletteras med de specifika åtaganden som rör denna upphandling enligt förfrågningsunderlaget och vårdgivarens anbud. 1 SYFTE Detta avtal reglerar Entreprenörens åtagande att för kommunens räkning, på ett fackmässigt, omsorgsfullt och miljövänligt sätt tillgodose kommunens behov av HVB-platser för ensamkommande och asylsökande flyktingbarn. 2 OMFATTNING Denna upphandling gäller för tio (10) platser varav tre (3) platser alltid ska vara tillgängliga för asylsökande barn. Avtalet gäller vid placering av barn och ungdom enligt särskild vårdplan. Varje placering skall åtföljas av ett särskilt placeringsavtal för den Enskilde och någon bestämd omfattning kan ej garanteras. Överinskrivning ska därför accepteras. Entreprenören svarar för att tjänsten utförs på sätt som följer av dennes anbud i upphandlingen, samt de övriga åtaganden som följer av förfrågningsunderlag och detta avtal. 2 (9)
3 AVTALSPERIOD Avtalet gäller 2011-08-15 2013-08-14 med möjlighet för kommunen att förlänga avtalet med ett + ett år. Begäran om förlängning ska ske senast sex månader före avtalstidens slut. Sker ingen begäran om förlängning upphör avtalet att gälla. 4 ERSÄTTNINGAR Dygnsavgift är den avgift som omfattar alla de moment som ingår i uppdraget som Entreprenören definierar som sin verksamhetsinriktning. Gagnefs kommun ersätter belagd plats med 1.700 kr per dygn fr o m den dag som den Enskilde skrivs in och upphör den dag den Enskilde skrivs ut. För ej belagd plats ersätts HVB med 1.400 kr per dygn. Ersättningen utgår månadsvis per kalendermånad. Vid bortovaro från boendet under längre sammanhängande period, utgår full (100 %) ersättning under de första 14 dagarna och därefter reducerad ersättning enligt tomplats. 5 PRISREGLERING Prisreglering av dygnspriset sker en gång per år f o m 2012-09-01 och motsvarar av statens ersättning till kommunen enligt 7 b förordningen (SFS 2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m fl. under förutsättning att kommunen erhåller förändrad ersättning från Migrationsverket. 6 FAKTURERING Fakturering sker månadsvis i efterskott. För första fakturering gäller 10 dagars betalningsvillkor efter överenskommelse mellan parterna. Därefter sker betalning sker i efterskott mot specificerad faktura med 30 dagars betalningsvillkor efter fakturans ankomstdag Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger. Pris anges i SEK, exkl. moms. Inga generella avgifter som expeditions-, fakturerings-, påminnelseavgifter e.d. godtas Fakturan ska innehålla rapport över aktuell beläggning Dröjsmålsränta Om kommunen inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser. 7 UNDERLEVERANTÖR Underleverantören åtar sig att utföra uppdraget med samma utfästelser som anbudsgivaren gör i sitt anbud 8 LAGAR, REGLER OCH MYNDIGHETSBESLUT Gällande lagar, regler och myndighetsbeslut ska följas. I de fall ändring, som inte skäligen kunnat förutses, sker i gällande föreskrifter vilka medför väsentligt förändrade krav beträffande utrustning, hantering och dylikt eller förutsättningarna för upphandlingsavtalets tillämpning på annat sätt väsentligen förändras, äger vardera parten rätt att under löpande avtalstid påkalla förhandling. 3 (9)
Kan parterna inte komma överens vid sådan förhandling, har part rätt att säga upp upphandlingsavtalet till upphörande i förtid med en uppsägningstid om sex månader. Uppsägningstiden räknas från det att skriftlig uppsägning kommit motparten tillhanda. Dokumentation Entreprenören svarar för att dokumentation sker i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. Entreprenören ska särskilt iaktta reglerna om journalföring i SOSFS 2003:20 4 kap 1-4. Handlingar rörande de inskrivnas personliga förhållanden förvaras på ett för den Enskilde betryggande sätt så att obehöriga inte kan få tillgång till handlingarna. Entreprenören ska, såvitt inte annat följer av lag, snarast efter det att den Enskilde inte längre är inskriven eller på annat sätt aktuell för insatser vid verksamheten eller efter begäran från den placerande enheten lämna över all dokumentation om den Enskilde till Gagnefs kommun. Arkivering och gallring Alla inkommande, upprättade eller utgående handlingar i verksamheten ska förvaras på ett betryggande sätt och förvaringen ska vara brandklassad. Gagnefs kommuns arkivreglemente ska tillämpas. Sekretess och tystnadsplikt Entreprenören svarar för att personalen informeras om och efterlever gällande lagstiftning kring sekretess och tystnadsplikt. Entreprenören ska se till att all personal inom verksamheten undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt 15 kap 1 Socialtjänstlagen. För kommunal personal gäller regler enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Entreprenören ska tillse att denna tystnadsplikt efterlevs. Tillståndsbevis Vårdgivaren svarar för att denne vid varje gällande tidpunkt har erforderliga tillstånd, och i förekommande fall att även av denne anlitad underleverantör har sådana tillstånd, för att kunna fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal. Brist i detta avseende utgör inte force majeure. Anmälningsskyldighet Samtliga verksamma inom yrkesmässig bedriven enskild verksamhet inom hälso- och sjukvård eller på socialtjänstens område är enligt socialtjänstlagen skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd. Entreprenören ansvarar för att personalen informeras om och iakttar gällande lagstiftning om anmälningsplikt. Samverkan och samarbete med andra aktörer som är viktiga för fullgörande av Entreprenörens verksamhet men även för den Enskildes mottagande, uppehälle och integration m.m. förutsättes. Antidiskriminering Entreprenören ska vid utförande av den avtalade tjänsten följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Se: www.diskrimineringsbyran.se alt. www.diskriminering.nu 4 (9)
9 KOMMUNENS ÅTAGANDEN Utredning, behovsbedömning och beslut om bistånd är myndighetsutövning och faller under Gagnefs kommuns åtagande och skyldigheter. Kommunen ska därutöver uppfylla sina åtaganden enligt godkända vård- och genomförandeplaner. omedelbart underrätta HVB-hemmet om omständigheter som nödvändiggör ändring av placeringen i boendet. fortlöpande informera HVB-hemmet om förhållanden som rör omsorgen av den Enskilde fortlöpande följa verksamheten samt vid behov genomföra revision utöver Socialstyrelsens tillsyn 10 ENTREPRENÖRENS ARBETSGIVARANSVAR Entreprenören har det fulla arbetsgivaransvaret för den verksamhet som bedrivs av Entreprenören. När Entreprenören anställer personal ska svensk arbetsrättslig lagstiftning följas.. För de fall Entreprenören inte har tecknat kollektivavtal ska arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande för arbetsgruppen relevant kollektivavtal på marknaden tecknas och betalas för anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare ska kunna uppvisas efter anmodan av Beställaren. Entreprenören ansvarar för att introduktionsplan vid nyanställning finns. Entreprenören svarar för att registerkontroll vid nyanställning sker. 11 ENTREPRENÖRENS ÅTAGANDEN Entreprenören ansvarar för att följa antaget program för uppstart av verksamheten tillse att det vid varje tillfälle finns tillgänglig personal, i tillräcklig omfattning och med erforderlig kompetens som krävs för den Enskilde uppfylla sina åtaganden enligt godkända vård- och genomförandeplaner. samarbeta och fortlöpande informera kommunen i allt som rör den placerades vård och behandling genom skriftliga månadsrapporter. omedelbart underrätta kommunen om omständigheter som nödvändiggör ändring av vården och omsorgen om av den Enskilde omedelbart underrätta kommunen om den placerade har avvikit eller är frånvarande från hemmet utan giltig anledning. underrätta kommunen om förändringar i tillstånd samt löpande skicka tillsynsrapporter till kommunen. Denna information ska lämnas till angiven kontaktperson. verksamhetens lokaler uppfyller de krav som ställts i kravspecifikation 5 (9)
förbrukningsartiklar och inventarier finns i tillräcklig omfattning tillgång till internet och högtalartelefon finns den Enskilde har möjlighet att påverka sin situation i alla avseenden vid behov kunna tillhandahålla tolk 12 ENTREPRENÖRENS UPPFÖLJNING Entreprenören ansvarar för egenkontroll genom systematisk och regelbunden uppföljning utifrån kvalitetsangivelser i gällande avtal. Entreprenören ska två gånger per år, vid delårsbokslut / halvårsavstämning och i samband med årsbokslut avlämna en skriftlig rapport till beställaren utifrån gällande avtal. Uppföljningsrapporten ska innehålla en särskild sammanställning angående nedanstående punkter med en redovisning av vidtagna/planerade åtgärder: Kompetensutveckling/handledning Incidentrapporteringar Inkomna klagomål och hanteringen av dessa Tillsynsärenden av Socialstyrelsen/ Justitieombudsmannen Anmälan till Diskrimineringsombudsmannen Genomförda aktiviteter inom kultur och fritid Sammanställning av entreprenörens utvärderingar med den enskilde i samband med utflyttning. Entreprenören ska varje månad redovisa beläggningsstatistik enligt särskild anvisning från Beställaren. 13 AVVIKELSEHANTERING Entreprenören ska ha rutiner för avvikelsehantering. En avvikelse ska alltid analyseras och följas upp. Incident avser sådana händelser som uppstår i verksamheten och som avviker från en normal händelse. Erfarenheten av det inträffade ska återföras till verksamheten. Incidentrapporten ska tillsändas beställarens kontaktperson omgående. 14 SKADESTÅNDSSKYLDIGHET Entreprenören svarar i förhållande till Beställaren för skadestånd som Beställaren, på grund av vållande eller oaktsamhet hos Entreprenören eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktigas utge till tredje man. 15 UPPHÖRANDE AV UPPDRAG När uppdraget upphör ska entreprenören överlämna alla handlingar som inkommit, upprättats eller utgivits av verksamheten till övertagande entreprenör alternativt till beställaren. Rekommendationer gällande överföring av journal-anteckningar vid skifte av entreprenör inom Socialnämndens ansvarsområde ska följas. 6 (9)
Entreprenören ska medverka till ett smidigt överlämnande av verksamheten. Vid överlämnande av HB ska entreprenören överlämna godkända tillsynsrapporter av brandmyndigheten och miljö - och hälsovårdsmyndigheten. 16 FÖRSÄKRING OCH SKADA PÅ PERSON ELLER SAK Entreprenören ska teckna och vidmakthålla erforderlig verksamhetsförsäkring. Om försäkringen upphör ska Entreprenören genast skriftligen meddela Beställaren. De ensamkommande barnen som placeras på HVB omfattas av, av kommunen tecknad olycksfallsförsäkring. 17 TILLÄGG OCH ÄNDRINGAR I UPPHANDLINGSAVTALET Tillägg och ändringar till detta upphandlingsavtal ska vara skriftliga och undertecknade av båda parter för att vara bindande. 18 ÖVERLÅTELSE AV UPPHANDLINGSAVTAL Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. Sker överlåtelse utan sådant medgivande har kommunen rätt att säga upp upphandlingsavtalet utan föregående uppsägning. 19 HÄVNING OCH UPPSÄGNING AV AVTAL Kommunen har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till omedelbart upphörande om Entreprenören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningar eller på annat sätt kan antas vara på obestånd Entreprenören överlåter avtalet på annan part utan skriftligt godkännande Kommunen har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om Entreprenören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare Entreprenören underlåter att teckna eller erlägga premier för angivna försäkringar Entreprenören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter avsändandet av skriftligt meddelande härom Entreprenören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift Entreprenören har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om Kommunen i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar full rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftligt meddelande därom Kommunen är i dröjsmål med betalning enligt punkt 13 ovan och inte erlägger betalning till vårdgivaren senast trettio (30) dagar efter skriftlig anmaning därom 7 (9)
20 MILJÖKRAV Gagnefs kommun har satt upp mål och riktlinjer för kommunal upphandling och väger in relevant miljöhänsyn vilket bl.a. innebär att kommunen vill stimulera till en miljöanpassad helhetssyn på all verksamhet. Produkter som förbrukas i verksamheten ska vara uppbyggda så att de minimalt belastar den yttre miljön och med god marginal uppfyller gällande lagstiftning. Anbudsgivaren ska kunna redovisa sitt miljöarbete med miljömål mm. 21 KRIS- OCH BEREDSKAP Entreprenören ska vara insatt i och efterleva de bestämmelser som framgår av lag om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) samt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Entreprenören ska ha en handlingsplan för hur säkerheten uppfylls vid exempelvis brand, längre tids elavbrott, översvämning, längre tids vattenavbrott eller dylikt. 22 FORCE MAJEURE Parterna äger inte rätt att gentemot varandra åberopa underlåtenhet att fullgöra upphandlingsavtalet om fullgörandet hindras till följd av omständighet utanför parternas kontroll såsom arbetskonflikt, naturhändelse, krig, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivmedel, myndighetsbeslut eller dylikt. För att part skall ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan skall han skriftligen utan dröjsmål underrätta motparten om att sådana omständigheter har inträffat. 23 HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, i omvänd datumordning. 2. Detta avtal med anbudsbilagor 3. Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget, i omvänd datumordning. 4. Förfrågningsunderlag med bilagor. 5. Eventuella kompletteringar av anbudet, i omvänd datumordning. 6. Anbud med bilagor. 24 TVIST Tvist med anledning av detta avtal, vilken ej kan göras upp i godo, skall slutligen avgöras av svensk allmän domstol där kommunen svarar i tvistemål med tillämpning av svensk rätt. 8 (9)
25 UNDERSKRIFTER Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt. Anmärkning: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsammans med anbudet. För GAGNEFS KOMMUN Datum: 2011-05- Ort: Underskrift Namnförtydligande För Entreprenören Datum: 2010-05- Ort: Underskrift Namnförtydligande 9 (9)