Arbetsförmedlingens verksamhetsplan 2014

Sida: 1 av 8 Dnr: Af-2013/255710 Beslutad: 2014-01-17 Arbetsförmedlingens verksamhetsplan 2014 1. Förutsättningar Arbetsförmedlingen bedömer att konjunkturen förstärks 2014 vilket väntas leda till en högre efterfrågan på arbetskraft och högre sysselsättning. Arbetslösheten bedöms dock minska förhållandevis lite, vilket beror på att arbetskraftsutbudet ökar, dvs. att allt fler vill delta i arbetslivet. De regionala skillnaderna förblir stora. Det är i synnerhet områden med ett stort inslag av privata tjänster som gynnas av den förstärkta ekonomiska aktiviteten samtidigt som regioner med en stor industrisektor gynnas minst. Förutsättningarna för Arbetsförmedlingen under 2014 kommer att präglas av ett behov av att öka förtroendet för myndigheten, anpassning till minskande resurser och behov av effektiviseringar samtidigt som andelen arbetssökande som står långt från arbetsmarknaden ökar. Inför 2014 kommer myndigheten att fortsätta med satsningar på IT-utveckling för att skapa förutsättningar för ett ökat förtroende och minskad administration i marknadsorganisationen. Ambitionen om en fortsatt hög nivå på IT-utvecklingen 2014 kommer att innebära krav på effektivisering och besparingar inom en rad områden. I det arbetet lyfts strukturella frågor som t.ex. öppettider och myndighetens geografiska närvaro. Arbetsförmedlingen ska samverka med myndigheter, kommuner, arbetsmarknadspartner, trygghetsorganisationer och andra som bidrar till att förbättra arbetsmarknadens funktionssätt. Genom samarbetet med andra europeiska arbetsmarknadsmyndigheter och EUkommissionen ska matchningsarbetet stärkas på den gränsöverskridande, gemensamma arbetsmarknaden i EU och bidra till att nå sysselsättningsmålen i EU:s tillväxtstrategi Europa2020. Utmaningarna som Arbetsförmedlingen står inför under 2014 är således att: öka förtroendet för myndigheten öka effektivitet inom verksamheten och effekthemtagning av utvecklingsinsatser Arbetsförmedlingen

Sida: 2 av 8 säkerställa att arbetsgivare får den service de behöver för att hitta arbetskraft personer med sämst jobbchanser tidigt får de insatser de har behov av för att hitta ett arbete motverka regionala och yrkesmässiga obalanser på arbetsmarknaden 2. Vårt uppdrag 2.1. Uppdrag och särskilda ansvarsområden Arbetsförmedlingens uppdrag tar avstamp i instruktion för Arbetsförmedlingen 1 som anger att vi ska verka för att förbättra arbetsmarknadens funktionssätt genom att: effektivt sammanföra dem som söker arbete med dem som söker arbetskraft prioritera dem som befinner sig långt ifrån arbetsmarknaden bidra till att stadigvarande öka sysselsättningen på lång sikt Arbetsförmedlingen har ett sektorsansvar för funktionshindersfrågor inom arbetsmarknadspolitiken samt ett ansvar för etableringsinsatser för nyanlända. Vi ska inom ramen för detta ansvar vara samlande, stödjande och pådrivande i förhållande till övriga parter. Utöver detta ska Arbetsförmedlingen: säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring anlita kompletterande aktörer för att snabbt och effektivt få arbetssökande i arbete aktivt inhämta information om lediga arbeten analysera, följa upp och utvärdera hur myndighetens verksamhet och de arbetsmarknadspolitiska åtgärderna påverkar arbetsmarknadens funktionssätt göra bedömningar om arbetsmarknadsläget för att tillhandahålla underlag för den framtida arbetsmarknadspolitiken säkerställa att myndigheten förhindrar felaktiga utbetalningar Arbetsförmedlingens uppdrag utökas genom att Regeringen har beslutat om att införa stöd vid yrkesintroduktionsanställningar 2014. Därutöver förväntas ett antal förändringar inom etableringsuppdraget såsom att målgruppen utökas, krav på att nyanlända accepterar erbjudet arbete, flyttad startpunkt för etableringsplanen för anläggningsboende, förtydligat bosättningsuppdrag, förlängd plantid för föräldralediga, att tilläggsförmåner inte ska påverkas av inkomst samt att folkhögskolor blir en resurs inom etableringen. 1 Förordning (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen

Sida: 3 av 8 2.2. Förbättringsområden och prioriteringar under 2014 De arbetsmarknadspolitiska resurserna ska tydligt prioriteras till matchning mellan arbetssökande som söker arbete och arbetsgivare som söker arbetskraft för att fler ska få arbete. Arbetsförmedlingens matchningsprocess ska effektiviseras genom utveckling av inskrivningsprocessen och de digitala matchningsverktygen. Arbetet under 2014 ska präglas av god service och en hög kvalitet som bidrar till att förbättra förtroende hos dem som använder våra tjänster. Verksamheten ska kännetecknas av en god resultatutveckling samt ökad effektivitet och delaktighet. Ökat stöd, uppföljning och förbättrad kontrollfunktion ska leda till att fler får arbete och att arbetslöshetsförsäkringens roll som en omställningsförsäkring upprätthålls. Den reformerade arbetslöshetsförsäkringen ska utgöra ett viktigt led i detta. Verksamheten ska präglas av en god intern styrning och kontroll. Ekonomistyrningen ska förbättras. Minskade resurser ställer stora krav på planering och att budgetramar hålls. Insatserna ska riktas till dem med störst behov för att bryta och förhindra långtidsarbetslöshet. Prioriterat 2014 är att 2 : Säkerställa att de som har behov av tidiga insatser för att förhindra långtidsarbetslöshet får del av sådana - För att förhindra långtidsarbetslöshet ska tidiga insatser riktas till de sökande som har störst behov utifrån en individuell bedömning. De som riskerar långtidsarbetslöshet ska huvudsakligen ges stöd i form av fördjupat förmedlingsstöd men även i begränsad omfattning i form av programinsatser. Säkerställa att yrkesintroduktionsanställningar blir ett verktyg i matchningen för ungdomar - Arbetssätt ska utvecklas för att yrkesintroduktionsanställningar ska bli ett effektivt verktyg i matchningsarbetet för att ungdomar ska få ett arbete. Säkerställa hög kvalitet och aktivitet i garantierna - Deltagarna i garantierna ska få ökade möjligheter till arbetsplatsförlagda aktiviteter för att bryta långtidsarbetslöshet och därmed få ett arbete. Kompletterande aktörer och tätare besök på Arbetsförmedlingen ska vara viktiga inslag för att öka aktivitet och kvalitet i garantierna. Tid för arbetsgivarkontakter ska säkerställas. 2 Dessa saknar inbördes prioriteringsordning.

Sida: 4 av 8 Säkerställa implementeringen av aktivitetsrapporter - Ökat stöd, uppföljning och förbättrad kontrollfunktion ska leda till att fler får arbete och att arbetslöshetsförsäkringens roll som en omställningsförsäkring upprätthålls. Förbättrad kvalitet i handlingsplanerna är en förutsättning för att kunna ge rätt stöd och för en säkerställd kontrollfunktion. Uppföljning av aktivitetsrapporter ska ge den arbetssökande stöd i sin väg till arbete. 3. Myndighetens styrande perspektiv 3.1. Kund En förutsättning för goda kontakter med våra kunder är att de har högt förtroende för Arbetsförmedlingen. Framgångsfaktorn i vårt fortsatta arbete med att öka förtroendet för vår verksamhet är att vi förstår kundernas behov och drivkrafter. God tillgänglighet, kontaktfrekvens och ett professionellt bemötande med respekt för individens situation i varje kundmöte ska göra skillnad för upplevelsen av vår service och påverka våra kunders förtroende. Detta avser arbetssökande, arbetsgivare och samarbetspartners. Matchningen ska effektiviseras genom att tiderna i arbetslöshet och vakanstiderna för lediga platser blir så korta som möjligt och genom att erbjuda våra kunder nya och förbättrade digitala tjänster. Goda arbetsgivarrelationer ger oss möjlighet att tidigt fånga upp arbetsgivarnas behov av arbetskraft och skapar förutsättningar för att lyckas med såväl matchningsuppdraget som arbetet med att prioritera de som står längst från arbetsmarknaden, d.v.s. långtidsarbetslösa och de som riskerar långtidsarbetslöshet. För att förhindra långtidsarbetslöshet ska tidiga insatser riktas till de sökande som har störst behov utifrån en individuell bedömning. De som riskerar långtidsarbetslöshet ska huvudsakligen få det genom fördjupat förmedlingsstöd men kan även, inom givna ramar, få tillgång till programinsatser. Hög kvalitet och aktivitet i garantierna ska leda till att bryta långtidsarbetslöshet genom ett högre utflöde till arbete. Anställningsstöden ska vara ett effektivt verktyg för att fler ska få arbete. Ökat stöd och vägledning ska leda till att fler ungdomar får arbete och studerar. Yrkesintroduktionsanställningar ska användas som ett effektivt matchningsverktyg för att ungdomar ska få arbete. 3.2. Verksamhet Vi ska alltid sätta kunden i centrum och säkerställa att arbetsgivare och arbetssökande får bästa möjliga stöd utifrån sina individuella behov. Utgångspunkt är rätt insats eller tjänst,

Sida: 5 av 8 till rätt person eller arbetsgivare vid rätt tillfälle för att förkorta arbetslöshetstider och vakanstider. Inskrivningen ska förbättras så att den utgör ett bra matchningsunderlag. Jobbförslag ska ges till den arbetssökande vid varje kontakt. Arbetsförmedlingens roll som kontrollfunktion inom arbetslöshetsförsäkringen ska stärkas. Förbättrad kvalitet i handlingsplanerna är en förutsättning för att kunna ge rätt stöd och för en säkerställd kontrollfunktion. Uppföljning av aktivitetsrapporter ska ge den arbetssökande stöd i sin väg till arbete. De som har behov av tidiga insatser för att förhindra långtidsarbetslöshet ska identifieras tidigt. De som har bedömts ha behov av tidiga insatser för att förhindra långtidsarbetslöshet ska få del av sådana så snabbt som möjligt. En del av detta är att med bibehållen kvalitet tidigt identifiera funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga. Deltagarna i garantierna ska få ökade möjligheter till arbetsplatsförlagda aktiviteter för att bryta långtidsarbetslöshet och därmed få ett arbete. Kompletterande aktörer och tätare besök på Arbetsförmedlingen ska vara viktiga inslag för att öka aktivitet och kvalitet i garantierna. Tid för arbetsgivarkontakter ska säkerställas. Arbetssökande ska ha fått de insatser som kan ges i tidigare faser före inträde i sysselsättningsfasen. Samarbetet med Försäkringskassan ska utvecklas vidare. Insatser för dem som kommer från sjukförsäkringen ska gemensamt planeras med Försäkringskassan och den enskilde, ledtider i olika aktiviteter ska hållas nere genom kontinuerlig uppföljning av insatsernas effekt. Försäkringskassan ska delta i uppföljningen av insatserna och syftet ska alltid vara att de ska bidra till att förbättra förutsättningarna för personen att få ett arbete. Tiden med etableringsplan ska effektiviseras. Etableringsplanen ska upprättas inom en månad efter att den nyanlände blivit kommunplacerad. Arbetssökande med en etableringsplan ska få del av arbetsplatsförlagda insatser och program i högre utsträckning. Utvärdering av de arbetsmarknadspolitiska insatserna ska utvecklas för att säkerställa att de leder till arbete. Planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi ska utvecklas för att möjliggöra en ökad kundanpassning, måluppfyllelse, förenkling och effektivisering. Minskade anslag kräver anpassningar av verksamheten. Nya arbetssätt ska vara bättre anpassade till kunders behov och lättare att använda för arbetsförmedlare och specialister. Lokala och regionala skillnader i hur vi arbetar, vad som erbjuds kunder och i uppnådda resultat ska minska. Arbetssätt som leder till bra resultat ska spridas. Arbetet med att fördjupa vår kunskap om kundernas behov och drivkrafter ska ligga till grund för att vidareutveckla myndighetens arbetssätt och IT-stöd.

Sida: 6 av 8 Arbetsförmedlingen ska verka för att lokaler, verksamhet och information är tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. Ett aktivt jämställdhets- och mångfaldsarbete ska bidra till ett ökat förtroende för myndigheten och till att Arbetsförmedlingens kunder kan ta del av förmedlings- och programverksamhet på lika villkor. 3.3. Medarbetare Chefer och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att Arbetsförmedlingen ska uppnå goda resultat och få ett högre förtroende. Under 2014 ska fortsatt arbete bedrivas för att öka det interna förtroendet för myndighetens ledning. Viktiga förutsättningar är att chefer och medarbetare har en god arbetsmiljö, den kompetens som krävs för att lösa uppdraget och en tydlig ledning och styrning i det dagliga arbetet. Vi ska ta tillvara det engagemang och den kompetens som finns hos våra medarbetare samt inspireras av och sprida framgångsrika arbetssätt. Alla verksamhetsdialoger, i synnerhet resultatdialogerna, ska ha fokus på förbättringsarbete och bidra till att alla chefer och medarbetare ser sin del av helheten. Sambandet mellan värdegrunden, förtroendefrågan och verksamhetens resultat ska vara tydligt. Arbetsmiljön på individ-, grupp- och organisationsnivå ska skapa förutsättningar för medarbetare att prestera efter bästa förmåga, ge ett gott bemötande och minska stressen. Förändringsarbete ska bedrivas genom att skapa förståelse och beredskap. Insatser för att stimulera god arbetsmiljö ska göras på alla nivåer. Behov identifieras utifrån uppföljning av fastställda nyckeltal. Planering av personella resurser och organisering av lokal verksamhet ska ske utifrån tilldelad budget och prioriteringar. Kompetensplanering är en del av myndighetens årliga verksamhetsplanering och ska på ett tydligt sätt ta utgångspunkt i och stödja Arbetsförmedlingens uppdrag, utmaningar, fastställda arbetssätt, prioriteringar och mål. Fokus under 2014 ska ligga på att utveckla redan anställda chefer och medarbetare. 3.4. Ekonomi Arbetsförmedlingens resurstilldelning för 2014 ska följa de förutsättningar som redovisats av regeringen i regleringsbrev för år 2014. Fördelningen av uppdrag och resurser görs i en kombination av preliminära ramar, dialog och modellbaserad fördelning.

Sida: 7 av 8 Under 2014 etableras en förbättrad ekonomistyrning som möjliggör en mer kvalitativ kostnads- och resultatuppföljning och en aktiv planering av ekonomiska resurser för effektivt anslagsutnyttjande. Detta innebär att Arbetsförmedlingen varken överskrider eller underutnyttjar anslagsmedel. Prioriterat under 2014 är en ekonomisk uppföljning som säkrar att budgetansvarig chef tar ansvar för att erhållen tilldelning av medel (budgetram) inte överskrids. För att minska risken för felaktiga utbetalningar och bidragsbrott ska Arbetsförmedlingen säkerställa att processer och rutiner är kvalitetssäkrade samt att riskanalyser genomförs. 3.5. Utveckling Arbetsförmedlingens utvecklingsstrategi ska ange den inriktning Arbetsförmedlingens utvecklingsverksamhet ska ha på lång sikt. Framtidsbilden utgår från hur vi vill att vår verksamhet ska bedrivas och hur vi vill uppfattas av våra kunder. Under 2014 ska en förnyad utvecklingsstrategi utarbetas som bland annat tar avstamp i pågående förtroendearbete och Europa 2020-strategin. Arbetsförmedlingens utvecklingsverksamhet bedrivs inte isolerat från andra krav på prioriteringar. Externa påverkansfaktorer såsom nya uppdrag, förändringar på arbetsmarknaden, innovationer och lagförändringar kan kraftigt komma att påverka myndighetens egen inriktning, vilja och möjligheter till egeninitierad utvecklingsverksamhet. Inte sällan går dock myndighetens egen viljeriktning och externa krav hand i hand. All utvecklingsverksamhet ska i möjligaste mån utgå från kundernas/användarnas perspektiv och successivt införas i ordinarie verksamhet. Arbetsförmedlingens utvecklingsverksamhet är IT-tung men skapar förutsättningar för att även de mjuka delarna av utvecklingsverksamheten ska kunna genomföras. Bra systemstöd leder till bättre matchningsarbete där administrationen minskas till förmån för kvalitativt arbete. EU-medlemskapet ligger till grund för Arbetsförmedlingens arbete med EUfondsfinansierade projekt. Målet är att det fondfinansierade projektarbetet som Arbetsförmedlingen enligt instruktion och regleringsbrev bör delta i ska ligga linje med myndighetens utvecklingsstrategi och att vunna kunskaper ska tas tillvara på ett systematiskt sätt. Arbetsförmedlingen ska effektivt utnyttja EU-fonderna i den nya programperioden. Prioriteringar inför 2014 års utvecklingsverksamhet Utgångspunkt för utvecklingsverksamheten 2014 är riktlinjer för verksamhetsplaneringen, ekonomiska ramar och inriktning i myndighetens utvecklingsstrategi. Myndighetens utvecklingsverksamhet kommer vid sidan av tvingande utvecklingsuppdrag att fokusera på framförallt följande områden:

Sida: 8 av 8 Arbetsförmedlingens utvecklingsstrategi ska förnyas. Arbetsförmedlingens förtroende är lågt. Förtroendearbetet innehåller två delar; den ena delen gäller internt värdegrundsarbete och den andra delen syftar till att involvera kunderna i utvecklingen av vår service med hjälp av så kallade kundresor. Arbete pågår med att ta fram en kanalstrategi för Arbetsförmedlingen. Kanalstrategin kommer att beskriva Arbetsförmedlingens kontaktsätt för tjänster och service som tillhandahålls genom flera olika kanaler samtidigt, till exempel webbplatser, telefon, personliga möten, sociala medier, elektroniska tjänster etc. Arbetsförmedlingen kommer framöver särskilt prioritera utveckling av våra digitala tjänster för våra kunder och system för handläggning. Fler och bättre tjänster ska tillhandahållas via våra digitala kanaler och arbetsförmedlarens administrativa börda måste minska och bli betydligt mer effektiv. Arbetsförmedlingens matchningsprocess behöver effektiviseras. T ex behöver inskrivningen ses över. Under 2014 kommer pågående utvecklingsarbete med översyn av arbetssätt i direktservice att fortsätta. Bilagor 1. Arbetsförmedlingens preliminära medelsfördelning 2014 2. Arbetsförmedlingens utvecklingsportfölj 2014 3. Arbetsförmedlingens styrkortsmått och målnivåer 2014 4. Arbetsförmedlingens riskanalys 2014