1 Västra Färgelanda Fiber Ekonomisk Förening Förfrågningsunderlag för upphandling av kommunikationsoperatör. Färgelanda den 13 maj 2013 1. Inledning Detta dokument är ett förfrågningsunderlag för en offentlig upphandling. Upphandlingen kommer att genomföras enligt LOU 1 kap. 9 (SFS 2007-1091) och Landsbygdsprogrammets upphandlingskrav. Syftet med detta dokument är att ge leverantörer ett anbudsunderlag för att offerera kommunikationstjänster i fiberoptiskt nät för bredband till Västra Färgelanda Fiber Ekonomisk Förening (VFF) organisationsnummer 769624-1533. I Färgelanda kommuns västra delar har 2011 bildats Västra Färgelanda Fiber Ekonomisk Förening. VFF bygger ett fiberoptiskt bredbandsnät med avsikt att koppla samman samtliga intresserade fastigheter i vårt område. VFF önskar nu få in anbud på Kommunikationsoperatörstjänster till detta nät. VFF äger och driftar det passiva nätet. Kommunikationsoperatören skall tillhandahålla en öppen och konkurrensneutral plattform för tjänster. Detta innebär att kommunikationsoperatören skall ge alla leverantörer av tjänster tillträde till tjänsteplattformen på samma villkor. Villkoren skall vara utformade så att både stora och små leverantörer av tjänster kan vara konkurrenskraftiga. Det får därmed inte finnas trösklar eller andra hinder som gör att lokala tjänsteleverantörer inte har råd att ansluta sig. Kommunikationsoperatören etablerar ett aktivt nät, tillhandahåller en öppen och konkurrensneutral tjänsteplattform, samt tecknar avtal med tjänsteleverantör för tjänster inom, minst Internet, Telefoni och TV. Kommunikationsoperatören har ett helhetsansvar för att ny utrustning vid behov installeras i det aktiva nätet och för att nya tjänsteleverantörer kan ansluta sig till tjänsteplattformen. Ytterligare information om VFF finns på vår hemsida www.vastrafargelandafiber.se 2. Allmän orientering Området ingår i Edstena, Bjurhult och delar av Färgelanda telestationsområde. Inom området finns 400 fastigheter, av vilka 255 har slutit avtal med VFF om anslutning till fibernätet. Fortsatt rekrytering av tillkommande medlemmar pågår. Se bilaga 19.1 3. Annonsering Denna förfrågan annonseras på www.opic.com 4. Kontaktuppgifter Anmäl ditt intresse för denna förfrågan på nedanstående e-postadress. Eventuella frågor på denna anbudsförfrågan ställs och besvaras endast via e-post. Samtliga inkomna frågor med svar skickas till alla som via e-post anmält intresse för upphandlingen. E-postadressen är: christer.jansson@lrf.se Anbud märkt Kommunikationstjänst VFF i förseglade omslag skall vara VFF tillhanda senast den 22 juni 2013 på adress: Västra Färgelanda Fiber ekonomisk Förening
2 c/o Christer Jansson Enarsrud 1 458 91 Färgelanda 4. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara gällande i 90 dagar från datum för mottagande. 5. Tidplan 5.1. Entreprenören skall i samordning med VFF utarbeta en leverans och tidplan för projektet med lämpliga etapper som godkänns skriftligen av bägge parter innan leverans påbörjas. I samband med denna görs också en överlämningsplan för besiktning. 5.2. Tid för driftsättning Installationen i sin helhet skall vara klar för driftsättning sommaren 2014. 6. Förutsättningarna för anbudet - övergripande specifikationer 6.1 Anbudsgivaren skall redovisa att erforderlig kompetens och kapacitet finns för att genomföra uppdraget på ett fackmanamässigt sätt. Anbudsgivaren skall i anbudet ange kontaktuppgifter för liknande uppdrag som genomförts av anbudsgivaren. Med liknande uppdrag avses uppdrag som innefattar kompletta kommunikationsoperatörsuppdrag i fiberföreningar och andra uppdrag hos stadsnät eller fastighetsbolag. Anbudsgivaren skall redovisa vana att arbeta med ekonomiska föreningar och byalag. Anbudsgivaren skall också redovisa antalet kunder/portar som finns i installerade tjänsteplattform i dag. 6.2. I de fall anbudsgivaren avser att använda underentreprenörer i väsentlig omfattning skall referenser avse även underentreprenörs arbete i relevanta delar. För underentreprenörer ansvarar huvudentreprenören som för eget arbete. 7. Anbudets omfattning I anbudet skall ingå följande punkter 7.1. Att Kommunikationsoperatören bygger en komplett aktiv tjänsteplattform för tjänster inom Internet, Telefoni och TV för VFF:s alla anslutna medlemmar. 7.2. Kommunikationsoperatören skall tillhandahålla och bekosta förbindelse mellan sin driftcentral och VFF:s nod eller noder. 7.3. Kommunikationsoperatören bör ha redundant anslutning till VFF:s nod eller noder. 7.4. Den aktiva utrustningen som Kommunikationsoperatören installerar i nätet skall uppfylla Svenska Stadsnätsföreningens krav för Secure Enduser Connection (SEC). 7.5. Driftcentralen skall vara tillgänglig alla dagar dygnet runt. 7.6. Att det finns kapacitet för en ökning av medlemmar med 20 % utan extra kostnader. 7.7. Kommunikationstjänsteplattformen skall vara öppen och konkurrensneutral. 7.8. Lokala tjänsteleverantörer inom Fyrbodal bör kunna anslutas på samma villkor som nationella leverantörer och skall hanteras icke diskriminerande. 7.9. Kommunikationsoperatör står för all drift och underhåll av det aktiva nätet och tjänsteplattformen. 7.10. Att batteribackup för det aktiva nätet finns för minst åtta timmars strömavbrott. 7.11. Vilka tjänster är på väg in i den öppna tjänsteplattformen det närmaste året? 7.12. Hur kommer tjänsteutbudet (tjänsteleverantör och tjänster) att se ut gentemot hushåll? 7.13. Hur kommer tjänsteutbudet (tjänsteleverantör och tjänster) att se ut gentemot företag? 7.14 Vilka servicevillkor och inställelsetider gäller för tjänsteplattformen och det aktiva öppna nätet gentemot VFF? 7.15. Hur ser garanti och funktionsgaranti ut för tjänsteplattformen och det aktiva öppna nätet gentemot VFF?
3 7.16. Samtliga tjänsteleverantörers avtalsvillkor gentemot sina kunder skall tillgängliggöras för VFF:s förhandlingsgrupp. 7.17. Kommunikationsoperatören skall under hela avtalstiden verka för att det tillhandahålls ett tjänsteutbud som beträffande innehåll, slutkundpriser och mångfald minst motsvarar vad som på marknaden tillhandahålls på liknande öppna tjänsteplattformar. 7.18. Kommunikationsoperatören skall tillhandahålla en portal där kunderna på ett enkelt sätt kan hitta information om slutkundpriser och tjänsteinnehåll från respektive tjänsteleverantör. Det skall vidare finnas möjlighet till självaktivering av tjänster för kunder anslutna till nätet. 7.19. Kommunikationsoperatören deltar aktivt genom utpekade resurser på medlemsmöten med information om den öppna tjänsteplattformen, de olika tjänsteutbuden och om hur nät skall byggas inom respektive fastighet. 7.20. Kommunikationsoperatören tar fram informationsmaterial och kampanjmaterial rörande det öppna nätet för föreningens medlemmar. 7.21. Kommunikationsoperatörens möjlighet att erbjuda abonnemang med fast IP-adress. 7.22. Säkerställa genom dialog med vår utvalde systemleverantör att VFF:s svartfibernät håller kvalitetsmässigt rätt nivå och att lämpliga kontaktdon ansluts. Upphandlad kontakttyp för nätet är SC-UPC. 7.23. Tillsammans med VFF åstadkomma en skriftlig leveransplan för kommunikationsoperatörens i driftsättande som godkänns av bägge parter innan leveransen påbörjas. 7.24. I anbudet skall anges svarstider i kommunikationsoperatörens driftcentral och öppettider. 7.25. Tid från felupptäckt eller inkommen felanmälan från VFF eller Slutkund till påbörjande av fjärrstyrd felavhjälpning bör vara högst 30 minuter. Om fel inte kunnat avhjälpas inom ytterligare 30 minuter bör felavhjälpning ske på plats. 7.26. Anbudsgivaren skall i egen regi eller via samarbetspartner redovisa ett program för service, underhåll, felavhjälpning och reparation i det fasta ledningsnätet. 7.27. Genomföra sitt uppdrag på ett professionellt och fackmannamässigt sätt. 8. Kundtjänst 8.1. Kommunikationsoperatören skall, i egen regi eller via samarbetsavtal, utföra inkoppling/flyttning/nedkoppling av kundanslutningar samt registrera dessa åtgärder. 8.2. Kommunikationsoperatören skall, i egen regi eller via samarbetsavtal, ta emot felanmälningar från Slutkunder och utföra felavhjälpning samt registrera varje felanmälan med starttid, felbeskrivning, åtgärd och stopptid. 8.3. Kommunikationsoperatören skall i anbudet ange vilka SLA-nivåer som erbjuds samt ange öppettider och svarstider för kundtjänst. 9. Allmänna krav Anbudsgivaren skall ha en god finansiell ställning så att uppdraget kan genomföras utan hinder. VFF kan komma att begära kompletterande upplysningar, inklusive uppgift från kreditupplysningsföretag. Anbudsgivare med låg kreditvärdighet kan komma att uteslutas om inte anbudsgivaren kan lämna en godtagbar förklaring eller ekonomisk garanti i form av bankgaranti eller moderbolagsgaranti. Anbudsgivare skall i anbudet redovisa en enkel företagspresentation inklusive nyckeltal och information om ägarstruktur. 9.1. Anbudet skall innehålla uppgifter som styrker att anbudsgivaren är: 9.2. Registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret. 9.3. Registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt, arbetsgivaravgifter och egenavgifter. 9.4. Anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter.
4 9.5. Ovanstående uppgifter styrks lämpligen med kopia av registerbevis från Bolagsverket samt ifylld blankett SKV 4820, som får vara högst tre månader gammal räknat från anbudsdag. 9.6. Redovisning av anbudsgivarens: Projektledare: Kvalitetsansvarig: 9.7. Kommunikationsoperatören skall tillse att erforderliga försäkringar och tillstånd finns för sitt arbete. 10. Priser 10.1. Priserna skall vara fasta och anges i SEK exklusive mervärdesskatt. 10.2. Alternativt pris på så kallat byalagspaket om anbudsgivaren tillämpar denna modell. 10.3. Vilka priser hos tjänsteleverantörerna på olika tjänster mot slutkund kommer att gälla i anbudsgivarens tjänsteplattform. Redovisa en sammanställning över tjänster/priser uppdelat per tjänsteleverantör. 10.4. Pris på service och reparation av ledningsnätet enligt 7.26. 11. Tilläggspriser i form av á-priser för följande poster 11.1 Pris för anslutning av nytillkomna abonnenter. 11.2. Pris på ytterligare post/er, som anbudsgivaren anser väsentliga. 12. Besiktning VFF anlitar besiktningsman för delbesiktning och slutbesiktning och kontroll av att arbetet är professionellt genomfört enligt kontraktet. 13. Garanti Samtliga produkter skall ha god funktionalitet samt åldersbeständighet. Produktbeskrivningar och produktgarantier samt längden på dessa skall bifogas vid anbudslämnande för allt material som skall användas vid installationen. Garantin börjar gälla från av VFF godkänd leveransdag. IT 90 gäller för hela entreprenaden det vill säga bland annat funktionsgaranti på fyra år på installation samt två år på material. 14. Betalningsplan Betalning sker efter överenskomna leveransetapper i gemensamt framtagen leverans och tidplan, 30 dagar efter godkänd faktura. Tio procent av kontraktssumman betalas först efter godkänd slutbesiktning. 15. Allmänna bestämmelser IT och telekom bolagens Avtal 90 allmänna bestämmelser gäller i övrigt för leveransen. 16. Utvärdering av anbud VFF utvärderar följande kriterier: 16.1. Pris. 16.2. Bra och högkvalitativa tjänster. 16.3. Flexibla abonnemangsformer, ex möjlighet för medlemmar att välja enstaka tjänster, möjlighet till deltidsabonnemang etc. 16.4. Tydlighet, enkelhet och rimlighet i att beskrivningen av den öppna och konkurrensneutrala tjänsteplattformen också kommer att fungera under hela avtalstiden. 16.5. Referenser på uppdrag, minst tre st. 16.6. Av oss uppfattat stöd och samarbetsvilja i anbudet under projekttiden
5 16.7. Av oss upplevd kvalitet och enkelt handhavande på erbjuden plattforms tjänster. 16.8. Leverantörens kompetens och kapacitet. 16.9. Service och underhålsvillkor för tekniska plattformen och det öppna aktiva nätet. 16.10. Kundtjänst öppettider, felavhjälpning och SLA-nivåer. 16.11 Det för VFF:s totalt mest fördelaktiga alternativet kommer att väljas. Den omständigheten att ett anbud innefattar det lägsta priset behöver därför ej vara avgörande för anbudets antagande. VFF kan komma att välja leverantör utan föregående förhandling. Samtliga anbud kommer att öppnas vid ett protokollfört styrelsemöte eller ett extra insatt protokollfört föreningsmöte. 16.12. VFF förbehåller sig rätten att förkasta samtliga inkomna anbud. 17. Kontraktstilldelning Tilldelningsbeslut tas vid ett protokollfört styrelsemöte eller vid ett extra insatt protokollfört föreningsmöte. Tilldelningsbeslut skickas till samtliga leverantörer som lämnat anbud. Kontrakt tecknas sedan med vald leverantör. 18. Avtalstid Avtalet mellan VFF och kommunikationsoperatör tecknas på fem år med möjlighet för VFF att förlänga avtalet i max ytterligare två år. Kommunikationsoperatören skall under hela avtalstiden verka för att det tillhandahålls ett tjänstutbud som beträffande innehåll, slutkundspriser och mångfald motsvarar vad som på marknaden tillhandahålls på liknande öppna tjänsteplattformar. VFF skall ha rätt att säga upp avtalet om anbudsgivaren ubder avtalsperioden uppenbart inte tillhandahåller detta. Det vill säga finner VFF att anbudsgivaren i andra med konkurrensutsatta delar av Sverige har ett större utbud eller priser som understiger VFF:s med mer än 25 % skall VFF ha rätt att som första steg omförhandla avtalet. Anbudsgivaren skall skriftligt meddelas detta önskemål från VFF. Ger omförhandlingen ingen förbättring av utbud eller tjänster skall VFF häva avtalet med sex månaders uppsägning från ursprungsbrevets datum. 19. Bilagor 19.1. Register på anslutna fastigheter. 19.2. Avtal, IT 90, bifogas ej.