Sida: 1 av 20 Användarmanual Webbstöd för leverantör (Uppdaterat 2013-10-08)
Sida: 2 av 20 Innehållsförteckning ETABLERINGSLOTS... 3 Statusöversikt ärenden... 4 En ny arbetssökande till dig... 4 Gemensam planering... 5 Registrera Gemensam planering... 6 Begära startersättning... 7 Månadsrapport... 7 Registrera Månadsrapport... 8 Begära månadsersättning... 10 Slutredovisning... 10 Registrera en slutredovisning... 10 Resultat 1 och 2... 12 Registrera resultat 1... 12 Begära Resultat 1... 14 Samt blankett för resultat 1... 14 Avsluta Resultat 1... 14 Registrera resultat 2... 15 Begära Resultat 2... 16 Samt blankett för resultat 2... 16 Snabbhetspremie... 16 Avvikelserapport... 17 Begära ersättning via webbstödet... 18 Begära ersättning... 18 Begärda ersättningar... 18 Allmänt om Webbstödet... 19 Logga in till Webbstödet... 19 Frågor om Webbstödet... 19 Reservrutin vid driftstopp... 19 Revisionshistoria... 20
Sida: 3 av 20 Grafisk framställning över hanteringen av handlingar som avser en arbetssökande hos etableringslotsen och hantering av ersättning till etableringslotsen Aktuella informationer om tjänsten och de villkor som gäller för hantering av de datorstöd Arbetsförmedlingen tillhandahåller finns på arbetsförmedlingens webbplats. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer-.html Förfrågningsunderlaget och allmänna bestämmelser hittar du på www.tendsign.se eller på www.valfrihetswebben.se
Sida: 4 av 20 Statusöversikt ärenden Listan visar pågående ärenden samt status för handlingar och ersättningar vid en verksamhet. Bild 1 Statusöversikten visar handlingar för att begära ersättning alt tvingande att sända in Tyvärr så visas inte statusöversikten rätt för dig som har rollen Registrerare. Det är menyvalet Statusöversikt som inte visas korrekt vid övergång från samtliga andra menyval. Nedan finns en tabell för hur det fungerar idag: Översikt => Statusöversikt Begär ersättning => Statusöversikt Begärda ersättningar => Statusöversikt Ger inte handlingskolumner Ger handlingskolumner Ger inte handlingskolumner En ny arbetssökande till dig I brevet Meddelande om val av, från Arbetsförmedlingen, finns de informationer du behöver för att söka fram den arbetssökande. I Webbstödet Mitt arbete > Översikt visas de arbetssökande som arbetsförmedlingen anvisat till dig. Bild 2 Så här ser startsidan ut när du loggat in, nu med ett sökfält!
Sida: 5 av 20 I fliken Översikt, som du kommer till efter inloggningen, har en sökfunktion. Du behöver bara ange ärendenummer. Med den kan du enkelt få fram det ärende som du söker. Därmed slipper du nu bläddra genom de sidor med arbetssökande som kan finnas registrerade hos dig. Bild 3 Resultat av sökning via Ärendenummer Du får fram samtliga handlingar som du kan registrera i men även se handlingar för kommande behov. Genom att klicka på Registrera får du fram ett formulär att skriva i. Om du kryssar i rutan vid Visa alla så visas även handlingar som du redan skickat in i ärendet. Du kan se status för respektive handling. De inskickade handlingarna får statusen Inkommen när nu registrerat och signerat den. När Arbetsförmedlingen har granskat handlingen kan handlingen få status Godkänd eller Underkänd, skicka in en ny beroende på bedömningen. Arbetsförmedlingen skriver en kommentar till den underkända handlingen. Kommentaren kan du läsa genom att klicka på länken: Underkänd, skicka in en ny (kommentar), den står i kolumnen Status. Handlingar som inte ska granskas får status Mottagen när arbetsförmedlingen på sin sida öppnat och läst handlingen. Handlingar med status Mottagen kan du inte begära ersättning för. Gemensam planering Som etableringslots gör du en gemensam planering under den tid den arbetssökande är aktuell hos dig, oavsett hur länge. Den gemensamma planeringen ska göras tillsammans med den arbetssökande. Den gemensamma planeringen ska utgå från etableringsplanen som Arbetsförmedlingen har upprättat tillsammans med den arbetssökande. Den gemensamma planeringen ska komplettera och förstärka etableringsplanens övriga etableringsinsatser. Det är därför viktigt att du får ta del av etableringsplanen. Du anger om du har fått ta del av etableringsplanen i den gemensamma planeringen. Du får etableringsplanen via Af per post eller den arbetssökande. Den gemensamma planeringen ska ha inkommit till Arbetsförmedlingen senast inom 20 arbetsdagar från och med datum vid utsänt beslutsmeddelande (datumet hittar du på i brevet Meddelande om val av ).
Sida: 6 av 20 Registrera Gemensam planering Du klickar på Registrera. (Se bild 3) för att få fram formuläret för en gemensam planering för etableringslots. (se Bild 4). Du fyller i de uppgifter som är relevanta för den enskilde arbetssökande. Bild 4 Registrera Gemensam planering etableringslots, (detalj) I fältet Antal timmar sökande deltar i aktivitet anger du det uppskattade antalet timmar per månad. I fritextfältet Beskrivning av planerade aktiviteter utvecklar du närmare på vilket sätt markerade aktiviteter kommer att genomföras.
Sida: 7 av 20 Beskrivningen ska vara utförlig (max 2000 tecken) och ska omfatta en beskrivning över de aktiviteter som den arbetssökande och etableringslots planerar att genomföra. Den gemensamma planeringen ska vara individuellt anpassad utifrån den arbetssökandes förutsättningar och erfarenheter. När du klickar på Signera och signerat med din e-legitimation får du en kvittens på att signeringen lyckades. Bild 5 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut en gemensam planering På kvittensen finns länken Skriv ut Gemensam planering. Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Om den inskickade gemensamma planeringen ännu inte granskats eller att den underkänts har du möjlighet att skicka in en ny gemensam planering etableringslots för arbetssökande. Den gemensamma planeringen är nu skickad till Arbetsförmedlingen för granskning. Avtalet ger Arbetsförmedlingen 20 arbetsdagars handläggningstid för att godkänna eller underkänna den gemensamma planeringen. Begära startersättning När den gemensamma planeringen är godkänd av Arbetsförmedlingen kan du begära ersättning, s.k. startersättning. Se under flik Mitt arbete > Begär ersättning för att se vilka ärenden du kan begära ersättning för. Månadsrapport en skickar in en månadsrapport efter varje avslutad kalendermånad för att bekräfta till Arbetsförmedlingen att leverans har skett enligt avtal. Rapporten är underlag till de månadsersättningar du begär för din arbetsinsats.
Sida: 8 av 20 Registrera Månadsrapport Bild 6 Handlingar att registrera - registrera en månadsrapport I rapporteringen lämnar du en deltagarbekräftelse och redovisar månadens genomförda aktiviteter. Du ska även redogöra för den arbetslöses aktiviteter för den aktuella månaden i fritext. I det fall den arbetssökande avbryter placeringen kan du sända in månadsrapporten tidigt i månaden. Registrera blir då aktivt. Du lämnar en månadsrapport genom att söka fram aktuell arbetssökande och sedan klicka på Registrera (se Bild 6). Du får då fram formuläret för månadsrapporten för den tidsperiod som månadsrapporten gäller för (se Bild 7). Du anger om den arbetssökande har deltagit enligt den gemensamma planeringenen samt anger antal genomförda individuella möten mellan lots och arbetssökande, antal timmar som den arbetssökande har varit i lotsaktivtet samt vilka aktiviteter som då genomförts. Det är viktigt att du endast anger antal timmar och möten där den arbetssökande har varit närvarande. Vid värde 0, lämna fältet tomt. Om den arbetssökande har varit helt frånvarande (0 antal möten och 0 antal genomförda timmar), lämna båda fälten tomma. Ni kan fortfarande få månadsersättning trots att den arbetssökande inte delar enligt gemensam planering, förutsatt att lotsen har erbjudit tjänsten/platsen till den arbetssökande och försökt nå den arbetssökande vid frånvaro. Du fyller i vilka typer av aktiviteter som har genomförts. I fritextfältet ska du även beskriva de aktiviteter som har genomförts (max 450 tecken). Här ska du även skriva sådan information som bedöms viktig för etableringen och den fortsatta planeringen. I månadsrapporten anger du även för- och efternamn på den arbetssökande och dennes lots. Med lots avses den person inom organisationen som arbetar direkt med den arbetssökande.
Sida: 9 av 20 Bild 7 Månadsrapporten som ska fyllas i av etableringslotsen, Bilden beskuren Fritextfältet rymmer 450 tecken! När du registrerat uppgifterna signerar du rapporten. Du får en kvittens på att signeringen lyckades. Bild 8 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut en månadsrapport
Sida: 10 av 20 Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Månadsrapporten är nu skickad till Arbetsförmedlingen för granskning. Avtalet ger Arbetsförmedlingen 20 arbetsdagars handläggningstid för att granska; godkänna eller underkänna månadsrapporten. Om Arbetsförmedlingen underkänner handlingen finns det en kommentar i Webbstödet att läsa. Du kan bara sända in en månadsrapport per månad. Om månadsrapporten blir underkänd kan du sända in en ny med kompletterande information som kan styrka leverans enligt avtal. Du har inte rätt till ersättning om tjänsten inte levereras enligt avtal. Begära månadsersättning När månadsrapporten är mottagen och godkänd av Arbetsförmedlingen ska du begära ersättning, s.k. månadsersättning. Se under flik Mitt arbete > Begär ersättning för att se vilka ärenden du kan begära ersättning för. Slutredovisning Du ska göra en slutredovisning när en arbetssökandes tid hos dig närmar sig sitt slut. Den gör du tillsammans med den arbetssökanden. Senast fem arbetsdagar efter placeringens slut ska den lämnas till Arbetsförmedlingen. Registrera en slutredovisning Bild 9 Handlingar att registrera - Registrera en slutredovisning Du söker fram aktuellt ärende, klickar på Registrera för slutredovisningen (se Bild 9). Nu får du fram formuläret för Slutredovisning (se Bild 10).
Sida: 11 av 20 Slutredovisning för tjänsten etableringslots Bild 10 Slutredovisning som ska fyllas i av etableringslotsen Fritextfält rymmer 450 tecken Signering och Utskrift När du fyllt i samtliga fält klickar du på Signera och signerar slutredovisningen med din e- legitimation/bank-id. Du erhåller en kvittens på din signering och skriver sedan ut slutredovisningen. Bild 11 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut en slutredovisning
Sida: 12 av 20 Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen ej längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Om du inte skrev ut sidan bör du kontakta ansvarig arbetsförmedlare för att få en utskrift skickad per post. Om du av misstag skickat en bristfällig slutredovisning eller att du efter samtal med ansvarig arbetsförmedlare kommit överens om att en ny slutredovisning ska skickas in är detta möjligt. Du kan således lämna flera slutredovisningar för samma arbetssökande om det finns behov av detta. Observera dock att även detta skall ske i samråd med arbetssökanden. Resultat 1 och 2 Villkoren för resultatersättning kan du lösa om i förfrågningsunderlaget. Länk: http://www.valfrihetswebben.se/arbetsformedlingen/annons.aspx?ad=etableringslots För att registrera Resultat 1 eller 2 söker du fram den arbetssökande i Mitt arbete/översikt. Du klickar på Registrera för respektive handling och får fram ett formulär att fylla i. Registrera resultat 1 Formuläret för Resultat 1 ska kompletteras med anställningsbevis utfärdat av arbetsgivaren alternativt intyg om anställning enligt formulär på vår webbplats www.arbetsformedlingen.se. De sänder du till den arbetsförmedling den arbetssökande kommer ifrån enligt placeringsmeddelandet du fått. När du ska skriva resultatrapport Resultat 1 det är ett utländsk organisationsnummer som har fler eller färre siffror än tio kan du göra på följande sätt: Vid färre siffror än tio fyller du ut med nollor (0) till tio siffror. Vid fler än tio siffror skriver du endast de tio första siffrorna. Det finns ingen validering i sifferfältet så det går att hantera utländskt organisationsnummer på angivet sätt. Kontakta alltid arbetsförmedlingen när du hanterat ett organisationsnummer enligt ovan. Det för att arbetsförmedlaren som har att godkänna/underkänna handlingen ska få information om vad som är gjort.
Sida: 13 av 20 Bild 12 Resultat 1 som ska fyllas i av etableringslotsen När du signerat Resultat 1 får du nedanstående kvittens. Bild 13 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut Resultat 1
Sida: 14 av 20 Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen ej längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Begära Resultat 1 När Resultat 1 är mottagen och godkänd av Arbetsförmedlingen ska du begära ersättning, s.k. resultatersättning. Se under flik Mitt arbete > Begär ersättning för att se vilka ärenden du kan begära ersättning för. Samt blankett för resultat 1 Formuläret för Resultat 1 ska kompletteras med intyg enligt den information som finns på arbetsförmedlingens webbplats. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/forleverantorer/for-kompletterande-aktorer-/.html Avsluta Resultat 1 Anställning på deltid eller instegsjobb (på deltid eller heltid) berättigar inte till resultat 2. Om den arbetssökandes deltidsanställning eller instegsjobb under aktuell placering (ELO-beslut) har övergått till en osubventionerad heltidsanställning ska du be arbetsförmedlingen att avsluta tidigare resultat 1-rapport. När tidigare Resultat 1-rapport har avslutats kan du registrera en ny Resultat 1-rapport med uppgifter/startdatumet som avser den aktuella osubventionerade heltidsanställningen. På så sätt kan du sedan registrera en resultat 2-rapport när villkoren för resultat 2 ersättning är uppfyllda. Observera att för den reviderade Resultat 1-rapporten kommer ingen ny Resultat 1- ersättning att utbetalas.
Sida: 15 av 20 Registrera resultat 2 Bild 14 Registrera Resultat 2 Den röda texten visar felmeddelande om du råkar klicka på Signera innan de är ifyllda. När du signerat Resultat 2 får du nedanstående kvittens. Bild 15 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut Resultat 2 Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen ej längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan.
Sida: 16 av 20 Begära Resultat 2 Resultat 2 begärs först efter 6 månaders heltidsarbete eller efter genomförda studier på eftergymnasial nivå, (en termin). När Resultat 2 är mottagen och godkänd av Arbetsförmedlingen ska du begära ersättning, s.k. resultatersättning. Observera: Om resultat 1 har godkänts innan tiden för den maximala ramperioden för etableringsplanen har löpt ut, kan även resultat 2 falla ut, förutsatt att övriga villkor är uppfyllda. Heltidsanställningen/eftergymnasiala studier måste dock ha påbörjats (Resultat 1) innan tiden för etableringsplanen och ELO-placering har avslutats. en kan då registrera Resultat 2 via webbstödet, men i dagsläget kan arbetsförmedlaren inte godkänna den inkomna handlingen. Du ska därför använda följande reservblankett som du sedan lämnar till den asvariga arbetsförmedlaren, se http://www.arbetsformedlingen.se/download/18.79efc23f1326c8b084e80003144/beg%c3%a4ra n_om_resultaters%c3%a4ttning_resultat_2.pdf. När reservblankett är godkänd skickas den till Arbetsförmedlingens ekonomiavdelning för manuell utbetalning. Vid manuell utbetalning utgår då även den eventuella snabbhetspremien för ärendet. Samt blankett för resultat 2 Formuläret för Resultat 2 ska kompletteras med intyg enligt den information som finns på arbetsförmedlingens webbplats. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/forleverantorer/for-kompletterande-aktorer-/.html Snabbhetspremie En snabbhetspremie är kopplad till hur snabbt den arbetssökande uppnår resultat 2. Du begär den på samma sätt som övriga ersättningar i KA-Webb. Men du måste först se till att samtliga ersättningar för tiden innan avbrottet är begärda i Begär ersättning. Alternativt fram till det senare datum då Resultat 2 upprättats,( se datumet i Resultat 2) Bild 1 "Begär ersättning med resultat från sökning på ett ärende
Sida: 17 av 20 Bild 16 Begär ersättning med ersättning att signera, se även bild xx När du signerat snabbhetspremien kommer det inte någon dialog om att skriva ut ett dokument! Avvikelserapport Bild 27 Avvikelserapporten som finns på Af:s webbplats Du lämnar en avvikelserapport genom att söka fram formuläret Avvikelserapportering etableringslots på vår webbplats. Du registrerar relevanta uppgifter, skriver ut och skickar in formuläret till beslutande Arbetsförmedling. För adress se brevet du fick i samband med den arbetssökandes val av dig som etableringslots. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/download/18.79efc23f1326c8b084e80002932/avvikelserappor tering_etableringslots.pdf Avvikelserapporten ska lämnas när etableringslotsen gör anspråk på månadsersättning trots att den arbetssökande inte deltar enligt gemensam planering. Rapporten ligger då till grund för Arbetsförmedlingens bedömning vid godkännande/underkännande och din begäran om månadsersättning. På blanketten ska du bl.a. ange kontaktsätt med arbetssökande, tidpunkt och eventuellt orsak till frånvaro. Vid kontakt med Arbetsförmedlingen kring praktik, anställningsaktiviteter eller liknande händelser ska inte avvikelserapporten användas.
Sida: 18 av 20 Begära ersättning via webbstödet Begära ersättning Hur du använder webbstödet för att begära ersättning är närmare beskrivet i Webbstöd för leverantörer Gemensam del som finns på vår webbplats för Arbetsförmedlingens webbstöd. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer- /Om-webbstodet.html Begärda ersättningar Bild 18 Sökfunktionen i "Begärda ersättningar" Du kan lista vilka begärda ersättningar du sänt in. Du väljer själv variabel; KA-nummer, ett ärende och/eller tidsintervall. Även din inloggning i leverantör och verksamhet styr utfallet.
Sida: 19 av 20 Allmänt om Webbstödet Arbetsförmedlingens webbstöd för kompletterande leverantörer och KA Webbstöd är webbplatsen för utbyte av information mellan dig som är kompletterande leverantörer och Arbetsförmedlingen. Kompletterande leverantörer har via www.arbetsformedlingen.se tillgång till Webbstöd. Arbetsförmedlingens information för leverantörer är uppdelad i två delar. En gemensam del som handlar om företaget och dess verksamheter. Den beskriver även tjänstedeklarationer och ersättningar. En andra del är en för varje tjänst. De beskriver hur handlingarna i respektive tjänst ska hanteras. Mer information finns även att läsa i respektive tjänsts FFU, Förfrågningsunderlag och på arbetsförmedlingens webbplats. Logga in till Webbstödet Webbstödet för kompletterande leverantörer når du via www.arbetsformedlingen.se under rubriken Om oss > För leverantörer > För kompletterande aktörer. Där finns inloggningen i webbstödet för kompletterande leverantörer. Webbstödet är tillgängligt alla dagar klockan 06.00 23.59. Frågor om Webbstödet Om du har problem med webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm. kan du vända dig till vår Support på 0771-62 20 00 (vardagar 07.00-18.00) eller via E-post: support@arbetsformedlingen.se Och på arbetsförmedlingens webbplats för Kompletterande aktörer, länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer- /Kontakt.html Reservrutin vid driftstopp Vid längre driftstopp i webbstödet kan Arbetsförmedlingen besluta om användande av reservrutiner. Med längre driftstopp avses mer än 24 timmars stopp. Arbetsförmedlingens support är din kontakt även i detta fall.
Sida: 20 av 20 Revisionshistoria Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig 2012-01-09 1.0 eget dokument Avd. Kompl. Af-tjänster Avd. Integration och Etablering 2012-09-21 2.0 Korrigering användargränssnitt Kommentar på underkända utbetalningsunderlag kan tas emot Avd. Kompl. Af-tjänster 2012-09-25 2.1 Förtydliganden i text och bildtext Avd. Kompl. Af-tjänster Avd. Integration och Etablering 2013-03-11 3.0 Ändrade fältrubriker. Vissa ändringar i månadsrapport, resultatredovisning och slutredovisning, Anpassning till ändrade villkor för ersättning. 2013-09-09 4.0 Ny funktionalitet i Begär ersättning. Statusöversikt var i processen befinner sig en handling Avd Förmedlingstjänster Avd. Integration och Etablering Avd Förmedlingstjänster 2013-09-18 4.1 Bilder uppdaterade Avd Förmedlingstjänster 2013-10-08 4.2 Länkar justerade. Viss textjustering Avd Förmedlingstjänster