Plan för arbetsmiljö vid Skolan för teknik och hälsa/kth Syd verksamhetsåret 2005

Plan för arbetsmiljö vid Skolan för teknik och hälsa/kth Syd verksamhetsåret 2005 Behandlad i samverkansgruppen 2005-02-15, grundutbildningen ledningsgrupp 2005-02-15, Skolans ledningsgrupp 2005-02-18 Fastställd av dekan 2005-02-22

INNEHÅLL 1 Plan för arbetsmiljö vid KTH Syd verksamhetsåret 2005 1 2 Nuläget. Beskrivning och bedömning 1 2.1 Fysisk arbetsmiljö 2 2.2 Psykosocial arbetsmiljö 2 2.3 Arbetsmiljöområdet i utbildning och forskning 3 2.4 Skyddsronder 4 2.4.1 Allmän skyddsrond 4 2.4.2 Riktad skyddsrond 4 2.5 Skyddsombud. 4 2.6 Delegering 4 2.7 Riskinventering. 4 2.8 Övrigt 4 3 Övergripande mål för arbetsmiljöarbetet. Ansvar 5 4 Konkreta mål för arbetsmiljöarbetet t.o.m. år 2005 och åtgärder för att nå målen 6 5 Uppföljning 9 Bilagor 1. Arbetsmiljöplan för fysisk arbetsmiljö/miljö. Sammanfattning enligt KTH:s format 2. Handlingsplan för psykosocial arbetsmiljö Arbetsmiljöplan innehållande kartläggning och åtgärder. Sammanfattning enligt KTH:s format

1 Plan för arbetsmiljö vid KTH Syd verksamhetsåret 2005 Denna plan för arbetsmiljö är en del av det kvalitetsledningssystem som är under införande vid Skolan för teknik och hälsa/kth Syd (nedan ibland benämnd enbart Skolan). Planen gäller för verksamhetsåret 2005. Verksamhetens övergripande styrdokument är Utvecklingsplan KTH Syd 2001, samt den nya utvecklingsplan som är under utarbetande och föreligger som utkast. Planen beskriver Skolans förväntade utveckling på 2-3 års sikt. Faktauppgifter och statistik, liksom kommentarer till tidigare planeringsdokument återfinns i "Verksamhetsberättelse för KTH Syd 2004". Som bilagor till detta dokument återfinns två sammanställningar på det format som centrala administrationen vid KTH önskar få redovisat Skolans arbete och målsättning inom området arbetsmiljö. Dessa dokument är Arbetsmiljöplan för fysisk arbetsmiljö/miljö och Handlingsplan för psykosocial arbetsmiljö Arbetsmiljöplan innehållande kartläggning och åtgärder. Som grund för Plan för arbetsmiljö vid KTH Syd verksamhetsåret 2005 ligger "KTHs Arbetsmiljö- och säkerhetspolicy" "Etisk policy för KTH, 2004-02-09" Ett KTH för alla, studier och arbete på lika villkor. Jämställdhetspolicy och jämställdhetsplan, juni 2004 Ett KTH för alla, studier och arbete på lika villkor. Mångfaldspolicy och mångfaldsplan, juni 2004 utvärdering av genomförd sittrond och enkät avseende institutionens psykosociala arbetsmiljö, oktober - november 2003. genomförda personalutvecklingssamtal uppgifter från samverkansgrupp och skyddsombud utvärdering av föregående års planeringsdokument inom motsvarande område, "Plan för arbetsmiljö vid KTH Syd 2004". Avstämningen redovisas översiktligt i "Verksamhetsberättelse för KTH Syd 2004" 2 Nuläget. Beskrivning och bedömning Alltsedan bildandet av storinstitutionen KTH Syd år 2001 har verksamheten kännetecknas av hög förändringstakt. Den genomgripande omorganisation som initierades inom hela KTH under år 2004 har resulterat i att tidigare institutionen KTH Syd nu bildar Skolan för teknik och hälsa. Omorganisationen innebär bl.a. att den tidigare matrisorganisationen överges och ersätts med en linjeorganisation. KTH Syd och nuvarande Skolan för teknik och hälsa genomför även internt en omfattande omorganisation. Primärt berör den programmet Datateknik och elektronik, men i sina konsekvenser påverkas även övriga program och verksamheten i stort. I korthet innebär omorganisationen att programmets data- och telekommunikationsinriktningar koncentreras till Campus Haninge och elektronikkonstruktion och medicinsk teknik till Campus Telge. Ändringen innebär att tidigare sju inriktningar nu slås samman till fyra. Den nya indelningen i inriktningar införs successivt f.o.m. höstterminen 2005. - 1 -

Till detta har kommit utvecklandet av temautbildningar, magisterprogram, en delvis ny inriktning av verksamheten inom fort- och vidareutbildningen m.m. 2.1 Fysisk arbetsmiljö KTH Syd bedriver verksamhet vid tre olika lokaliseringar: Campus Haninge, Campus Telge (Södertälje) och Campus Flemingsberg. Verksamheten vid Campus Haninge bedrivs i lokaler, som hyrs av Wihlborgs Fastigheter AB. Verksamheten är till största delen förlagd till fastigheten Riksäpplet 2, en byggnad, som delas med Södertörns Högskola. Campusmiljön är belägen med närhet till Haninge Centrum, till Rudans naturområde med bl.a. kårhuset och till pendeltågstation. För Campus Telge är Södertälje kommun hyresvärd och i byggnaderna har hittills också Södertörns Högskola bedrivit verksamhet. Vissa funktioner har samordnats mellan KTH Syd och Södertörns Högskola. Sålunda har t.ex. bibliotek och reception sambrukats. Båda högskolornas studenter och personal har utnyttjat gemensam restaurang och cafeteria. Södertörns högskola väljer nu att upphöra med sina utbildningar i Södertälje. Skolan har funnit egna lösningar beträffande bibliotek, reception och restaurang. Campus Telge ligger inom 5 minuters gångavstånd från Södertälje central med pendeltågsanslutning. På Campusområdet disponerar kåren ett eget hus. Verksamheten i Flemingsberg bedrivs i lokaler som hyrs av Wihlborgs Fastigheter AB. Verksamheten är ännu i ett uppbyggnadsskede. Sedan tidigare finns avdelningen för neuronik och under hösten 2004 bildades avdelningen för medicinsk bildbehandling. Utöver detta finns vid Campus Flemingsberg Centrum för Teknik i Vården (CTV). De kurser inom KTH Syds program, som ges vid Campus Flemingsberg, sköts av Karolinska Institutet och sker i KI:s lokaler. Basterminsverksamheten, som är knuten till inriktningen Medicinsk teknik, har hittills givits vid Campus Haninge, men kommer f.o.m. höstterminen 2005 att ges vid Campus Telge. Lokalerna är centralt belägna med 5 minuters gångavstånd till Flemingsbergs pendeltågstation. Generellt kan sägas att byggnaderna vid samtliga KTH Syds lokaliseringar håller mycket hög standard. Byggnaderna är nybyggda eller nyrenoverade och funktionellt och smakfullt inredda. Den övervägande delen av inredningen är nyinköpt. Lokalerna i Telge och Flemingsberg är utrustade med moderna klimatanläggningar, medan Riksäpplet 2 i Haninge är byggt enligt självdragsprincipen. Underhåll och städning av lokalerna sker regelbundet. Bedömningen är att den fysiska arbetsmiljön är mycket god. 2.2 Psykosocial arbetsmiljö För att uppgradera och förbättra underlaget för planering av den psykosociala arbetsmiljön har vid två tillfällen - år 2001 och år 2003 - genomförts dels en s.k. sittrond, dels en individuell enkät. Båda dessa har varit identiska för att ge möjlighet till jämförelse. Resultatet från det senare tillfället var ett väsentligt underlag för planering av arbetsmiljöarbetet under år 2004, men utgör i vissa delar underlag även för år 2005. I den rådande situationen med omorganisationer har synpunkter relativt frekvent kommit till ledningens kännedom på olika vägar, såväl vid formella möte med personal, med samverkansgruppen, genom personalutvecklingssamtal som genom spontana möten och meddelanden till ledningen. Det utgör i stor utsträckning underlag för att bedöma den psykosocial arbetsmiljön vid skolan inför år 2005. - 2 -

Matrisorganisationen sågs av många inom KTH Syd med skepsis och tveksamhet. Organisationen upplevdes som otydlig, beslutsvägarna långa och den enskildes delaktighet som kringskuren. Den genomförda omorganisationen till en linjeorganisation framstår i det perspektivet som önskvärd. Det nya konceptet väcker dock andra frågor som inger oro. Grundutbildning, och då främst högskoleingenjörsutbildning, har varit och kommer att vara Skolans största verksamhet. Företrädare för grundutbildningen ställer sig dock frågande inför, som man upplever, ledningens ökade fokusering på forskningen och på profileringen mot teknik och hälsa. Man känner ibland högskoleingenjörsutbildningen inom de klassiska teknikområdena hotad och ser inte möjliga kopplingar till området teknik och hälsa. Den pågående omstruktureringen av programmet Datateknik och elektronik innebär en uppdelning av kompetensområden mellan Campus Haninge och Campus Telge. Inför detta känner vissa medarbetare osäkerhet och frustration - kommer de nya inriktningarna att attrahera tillräckligt antal studenter, hur kommer tjänsteunderlaget att påverkas, hur kommer den framtida indelningen i avdelningar att se ut, kommer det att bli aktuellt med omplaceringar från ett campus till ett annat o.s.v.? Utvecklingsarbetet inom Skolan sker "under full produktion" av programutbildning och kurser inom hittillsvarande struktur. Bristen är besvärande vad gäller resurser - inte bara ekonomiska medel utan också personella resurser att sätta in speciellt för utvecklingsinsatserna. Ett antal medarbetare är strategiska i ett flertal sammanhang och har tagit och tar ett mycket stort ansvar vid omorganisationen. Den senare delen av år 2004 har av många upplevts som speciellt arbetsam. De omorganisationer som ännu pågår kommer sannolikt att sätta sin prägel på mångas arbetssituation även under år 2005. 2.3 Arbetsmiljöområdet i utbildning och forskning I högskoleingenjörsutbildningen behandlas frågeställningar inom arbetsmiljöområdet huvudsakligen inom fyra kurser, vilka är obligatoriska för samtliga program och inriktningar. Gruppdynamik och konflikthantering behandlas första gången i kursen Informationsteknik och ingenjörsmetodik, som inleder högskoleingenjörsutbildningen. Inom kursen Miljö- och arbetsvetenskap behandlas såväl fysiska som psykosociala arbetsmiljöaspekter. I kursen Kompetens och utveckling diskuteras frågeställningar som social och emotionell kompetens, gruppdynamik, konflikthantering, etik och moral. Kursen innehåller också vissa moment av ledarskapsutbildning. Etik och moral är frågor som också behandlas i kursen Ekonomi och organisation. Utöver studenternas egennytta av dessa kurser under studietiden avser kurserna att ge den insikt som behövs med tanke på framtida chefsbefattningar, där man måste hantera frågeställningar inom arbetsmiljöområdet. Forskarutbildningsämnet Teknik och hälsa vid Skolan beskriver och analyserar de tvärvetenskapliga sambanden mellan design, byggd miljö, teknik och medicin för kliniska tillämpningar samt de arbetsprocesser, som påverkar säkerhet, hälsa och välbefinnande. Tyngdpunkten inom forskningen ligger på design, teknikutformning och ergonomi som begränsar och förebygger skada och främjar hälsa. - 3 -

2.4 Skyddsronder 2.4.1 Allmän skyddsrond Allmän skyddsrond görs i samband med varje nytt läsår. Initiativ till detta tas av dekan. Teknologernas skyddsombud kallas till dessa skyddsronder. Föregående protokoll följs upp. Checklista följs. Protokoll upprättas. Noterade problem prioriteras, tidsätts och ansvarig för åtgärd noteras. 2.4.2 Riktad skyddsrond Riktad skyddsrond görs när så särskilt påkallats och kan t ex avse datorarbetsplatser, belysning, laboratorier mm. I övrigt följs samma rutiner som ovan med checklistor avsedda för ändamålet. Ingen riktad skyddsrond har företagits under år 2004. 2.5 Skyddsombud. Vid vardera Campus Haninge och Campus Telge finns ett skyddsombud utsett. Dessa är f.n. Ulf Djupedal, för psykosocial arbetsmiljö vid Campus Haninge, tillika huvudskyddsombud för Skolan/KTH Syd, utsedd t.o.m. 2005-06-30, Björn Norbäck, för fysisk arbetsmiljö vid Campus Haninge, utsedd t.o.m. 2005-06-30. Björn Rikardsson vid Campus Telge, utsedd t.o.m. 2005-06-30. 2.6 Delegering Dekan har det övergripande arbetsmiljöansvaret. För att uppnå en i praktiken fungerade ansvarsfördelning har dekan fattat beslut om delegering till avdelningscheferna. Ett antal uppgifter såsom t.ex. daglig tillsyn av laboratorier har fördelats bland personalen. 2.7 Riskinventering. Riskinventering skall genomföras med hjälp av KTHs skyddsingenjör. 2.8 Övrigt Undervisningen vid KTH Syd innehåller en stor andel av projekt, övningsuppgifter och laborationer, vilket medför att arbetet framför datorer upptar stor andel av dagen för både studenter och undervisande personal. Då KTHs administrativa system är datorbaserade och allt fler av de administrativa rutinerna decentraliserats till institutionerna gäller även för den administrativa personalen att allt större andel av arbetstiden upptas av terminalarbete. Terminalarbete är således vanligen förekommande och alla aspekter i detta sammanhang såsom ergonomi och bildskärmsstrålning måste noggrant beaktas. KTH Syd är en öppen miljö. För inpassering har såväl personal som studenter personligt utställda magnetkort. Studenterna har samtliga veckans dagar tillgång till lokalerna vid Campus Haninge 06.30 och 00.30 och vid Campus Telge mellan 06.30 och 22.00. - 4 -

3 Övergripande mål för arbetsmiljöarbetet. Ansvar KTH Syd skall vara en attraktiv och miljömässigt god arbetsplats för samtliga verksamma. Det ställer krav på såväl fysisk som psykosocial arbetsmiljö. För den fysiska arbetsmiljön innebär detta att lokalerna där verksamheten bedrivs skall vara en god miljö vad beträffar inomhusklimat, belysning och buller. arbetsplatser skall utformas med ergonomiska hänsyn. datorarbetsplatser skall utformas så att elektromagnetiska/elektrostatiska fält minimeras. Vid varje nyanskaffning skall bra prestanda vad gäller strålningsegenskaper prioriteras. laboratorier skall kontinuerligt kontrolleras med hänsyn till olycksfallsrisker. Särskild delegering skall ske av ansvaret för laboratorierna. stor vikt skall läggas vid att lokalerna underhålls och städas på ett tillfredsställande sätt. resurser, skall allokeras för utsmyckning av lokalerna. initiativ skall tas för att öka personalens kunskaper och medvetenhet i arbetsmiljöfrågor. För den psykosociala arbetsmiljön innebär de övergripande målen att arbetsklimatet inom Skolan skall skapa tillit, genom att vara varmt och tillåtande. Det skall präglas av en rak dialog, och ett starkt stöd för personlig utveckling. Detta skall prägla även förhållandet till våra studenter och övrig omgivning. arbetet skall bedrivas så att det bäst främjar kreativitet och ansvarskänsla för att därigenom nå bästa resultat för helheten. strävan skall vara att på ett positivt sätt stödja och bry sig om den som för tillfället har det svårt. information skall ske kontinuerligt och på ett öppet sätt, med syfte att skapa största möjliga delaktighet hos alla. personalen skall erbjudas friskvård och enheten skall verka för att stimulera både personal och studenter till fysisk aktivitet. Skolans ledning och ytterst dekan har det formella ansvaret för arbetsmiljön. Det vardagliga mjuka och förtroendefulla arbetsklimatet skapas av alla som är verksamma inom Skolan och här har alla ett ansvar - personal såväl som studenter. Medvetenheten om arbetsmiljöfrågorna är därför väsentlig. - 5 -

4 Konkreta mål för arbetsmiljöarbetet t.o.m. år 2005 och åtgärder för att nå målen KTH Syd skall verka för att tillsammans med hyresvärdar och övriga intressenter i fastigheterna öka trivseln på arbetsplatsen och försköna arbetsmiljön. - Då förutsättningarna ändrats dels genom att proprefektrollen avskaffats, dels genom att Södertörns Högskola lämnar Campus Telge, måste ny(a) grupp(er) tillskapas i detta syfte. Dekan ansvarar för detta. Frågan skall vara löst under vårterminen 2005. Samtliga terminalarbetsplatser förses med bildskärmar som uppfyller senaste krav vad gäller strålningsegenskaper. - I samband med uppgraderingar byts successivt alla bildskärmar till de för tillfället bästa ur strålningssynpunkt. Detta tillförsäkras med automatik genom att frågan beaktats centralt inom KTH vid tecknandet av ramavtal för upphandling av datorutrustning och genom att Skolan konsekvent utnyttjar dessa ramavtal vid upphandling. Administrative chefen ansvarar för påminnelser till inköpsbemyndigade och information till eventuellt nyanställda, som har att hantera inköp. Riskinventering genomförs vid Campus Haninge och Campus Telge. - Ledningen håller kontinuerligt kontakt med KTH:s skyddsingenjör för att få till stånd den riskinventering, som tidigare påbjudits och till vilken hjälp utlovats från centrala administrationen. Kvalitetssamordnaren ansvarar för detta. Klart snarast efter att utlovat underlag och hjälp från KTH:s skyddsingenjör är tillgängligt. Inom Skolan inrättas en lokal ledningsgrupp för krishantering. - Gruppen konstitueras och en plan/checklista för användning i krissituationer upprättas senast 2005-03-31. Dekan ansvarar för detta. Personalens kunskaper och engagemang inom arbetsmiljöområdet tillmäts stor vikt. - Erforderlig kunskap i arbetsmiljöfrågor måste tillförsäkras hos de personer till vilka delegering av personalansvar sker. Kunskaper och erfarenheter av personalansvar och arbetsmiljöfrågor diskuteras och dokumenteras i samband med upprättande av delegationsordning. I förekommande fall ges kompletterande information/utbildning Dekan ansvarar för detta. - Arbetsmiljöfrågorna behandlas vid alla personalutvecklingssamtal. Dessa synpunkter liksom signaler, påpekanden och förslag som på andra vägar förs fram tas till vara. Ledningen identifierar behov och önskemål och har beredskap att starta insatser såsom information, seminarier, temadagar, utbildning. Åläggandet till alla chefer att genomföra personalutvecklingssamtal understryks ytterligare. Dekan ansvarar för detta. Under 2005 skall alla medarbetare ha fått möjlighet till minst ett personalutvecklingssamtal med sin närmaste chef. Samtliga dessa samtal skall dokumenteras (Under 2004 deltog 69% av personalen i samtal, för - 6 -

35% finns samtalen dokumenterade) Insatser skall göras för att förbättra arbetsklimatet inom Skolan. Genom pågående omorganisation kommer nya krav att ställas på såväl den fysiska arbetsmiljön (delvis nya och förändrade lokaler, omflyttningar, transporter mellan campus o.s.v.) som på den psykosociala arbetsmiljön (ändrade tjänster, tjänstgöring vid nytt campus, nya arbetskamrater o.s.v). De riskfaktorer, vad gäller arbetsmiljön och som är förknippade med pågående förändringar och omorganisationer, skall ägnas speciell omsorg. Samarbetet mellan Skolans olika lokaliseringar skall stödjas och fördjupas. Det gäller speciellt det program som finns vid mer än en lokalisering. Åtgärderna är viktiga i första hand ur gemenskaps- och social synpunkt för arbetsplatsen som helhet. Det har också aspekten att fler intressanta utvecklingsidéer (högre kompetens) kommer att utvecklas ju flera möten som kommer till stånd mellan institutionens olika medarbetare. En avdelningsvis "isolering" innebär också suboptimeringar i organisationen - ekonomiska resurser som kunnat användas på annat sätt slösas bort. Det skall vara naturligt att dela med sig av sina erfarenheter och tips till arbetskamraterna. - Den osäkerhet som kommit till uttryck beträffande konsekvenserna på kort och lång sikt av pågående omflyttningar av verksamheter mellan Skolans campus, måste så långt möjligt minimeras/undanröjas. För att göra detta möjligt skall alltid bästa möjliga framförhållning och en kontinuerlig och så långt möjligt heltäckande information ges om planer och beslut. Ansvarig för detta är dekan och underställda chefer vilka har att informera vidare ut i organsiationen. - Företrädare för högskoleingenjörsutbildningen har uttryckt oro för och frustration över den, som man uppfattat, starka fokuseringen på forskning och profilområdet teknik och hälsa. Att bevara och utveckla de traditionella ingenjörsutbildningar parallellt med nya temautbildningar är ett grundläggande mål för Skolan för teknik och hälsa. Skolans ledning skall ge högsta prioritet till information om dessa policy- och målfrågor. Man skall också prioritera informationen mellan forskning och grundutbildning och arbeta för att återkommande och frekventa möten mellan lärare och forskare/forskarstuderande blir naturliga inslag i verksamheten. Ansvarig för detta är dekan och underställda chefer vilka har att informera vidare ut i organsiationen. En återkommande information under vårterminen 2005 skall göra alla medarbetare väl förtrogna med Skolans organisation - En oklara ledningsstruktur och rollfördelning har av många upplevts vara förknippad med den hittillsvarande matrisorganisationen. Den ersätts nu med Skolans linjeorganistaion. Den kraftsamling som redan från förberedelsefasen skett på information till och delaktighet av all personal i den nya organisationen skall fortsätta. Ansvarig för detta är dekan och underställda chefer vilka har att informera vidare ut i organsiationen. En återkommande information under vårterminen 2005 skall göra alla medarbetare väl förtrogna med Skolans organisation - Ett antal aktiviteter för att främja trivsel och öka sammanhållning och därigenom främja hälsan, bör genomföras. Skolans ledning betraktar detta som en högt prioriterad fråga och skall formulera förutsättningarna utifrån den nya organisationen och förslag såsom avdelnings- eller gruppvisa resor, gemensamma temadagar, friluftsaktiviteter, fester m.m. Dekan diskuterar detta i ledningsgrupperna. Ett utkast till aktivitetsförteckning skall vara klart senast 2005-03-31-7 -

- Arbetet i KTH:s projektgrupp Må bättre skall följas och de erbjudanden till utbildning och information som där ges skall där så bedöms lämpligt tas till vara. Enligt modell från projektet upprättas för personalen vid Skolan ett s.k. hälsobokslut, vilket redovisas i Skolans verksamhetsberättelse för år 2005. Kvalitetssamordnaren ansvarar för detta. Åtgärder vidtas för att i möjligaste mån förbättra arbetssituationen för anställda, bl.a. den alltför hårda och ojämna arbetsbelastningen för undervisande personal. - Varje tillfälle tas tillvara, att med sakliga argument, till högskoleledning, politiker och andra makthavare och opinionsbildare framföra krav på ökade medel till grundutbildningen. I formella sammanhang ansvarar dekan och skolans ledning för detta. Informellt och i vardagen är det allas ansvar. - Inom den nybildade Skolan omorganiseras verksamhetsstödet med syfte att uppnå en tydligare arbetsfördelning och en bättre organisation av stödet ut i verksamheten. Den administrative chefen ansvarar för detta gentemot tekniskt/administrativ personal. Kvalitetssamordnaren ansvarar för verksamhetsuppföljning gentemot undervisande lärare. Diskussion förs med avdelningschefer och inriktningsledare och ett system för kontinuerlig resultatuppföljning presenteras under vårterminen 2005. - Tillgängligheten på intranet skall ytterligare förbättras. En informationsdrive genomförs med målsättning att göra intranet till den för alla naturliga informationskanalen. De rutinbeskrivningar och instruktioner för att underlätta det dagliga arbetet, som finns tillgängligt via intranet, kommuniceras tydligt ut i verksamheten. Kvalitetssamordnaren ansvarar för detta och samverkar med dekan och ledningsgruppen för grundutbildning. - Arbetet att utforma rutiner och instruktioner återupptas och definieras som nya projekt. Kvalitetssamordnaren ansvarar för detta. Arbetet startar senast vid början av höstterminens 2005. Delegationsordningen bl.a. avseende arbetsmiljöansvaret uppdateras/kompletteras. - Tidigare delegationsordning har delvis blivit inaktuell i samband med omorganisationen. Delegationsordningen i sin helhet uppdateras och kompletteras. Frågan ges hög prioritet. För detta ansvarar dekan och den administrative chefen. Arbetet skall vara klart senast 2005-03-31. Informationsflödet inom institutionen förbättras. - Vikten av information ut i verksamheten blir en högt prioriterad fråga inom den nya skolan då de tidigare enheterna får en ny ställning och ny ledningsfunktion. Formella möten inom Skolans och grundutbildningens ledningsgrupp hålls regelbundet och speciellt frekvent under uppbyggnadsfasen. Former och vägar för information/informationsutbyte diskuteras och fastställs med högsta prioritet. - 8 -

Dekan ansvarar för detta. Hälso- och friskvården prioriteras. - Möjligheterna till friskvårdsaktiviteter på tjänstetid skall även fortsättningsvis erbjudas och Skolan skall medverka med ekonomiskt stöd. Med anledning av påtalade upplevda orättvisor kommer dock policyn för vad institutionen skall svara för att omprövas och förtydligas. Initiativ tas från institutionsledningen att i kombination med t.ex. temadagar ordna även någon friskvårdsaktivitet. Initiativ av enskilda medarbetare eller grupper av medarbetare att arrangera friskvårdsaktiviteter stimuleras och uppmärksammas. Ett program för hela året upprättas i början av vt 2005. Minst en större aktivitet bör ordnas per termin. Dekan ansvarar. Den nya policyn och planering för år 2005 skall snarast kommuniceras och marknadsföras ut i organisationen av personalansvariga chefer. Den enskildes arbetssituation beaktas kontinuerligt och den enskildes synpunkter tas till vara. - Den viktigaste möjligheten att "sända signaler" om hur man upplever sin arbetssituation består i en nära och förtrolig relation mellan arbetskamrater och mellan medarbetare och närmaste chef. Därutöver utgör personalutvecklingssamtalen ett formellt tillfälle att diskutera arbetsmiljön. Dessa samtal utvecklas ytterligare. Insamlade synpunkter granskas noga och vägs in i utformningen av nya planeringsdokument. Möjligheten att ta fram en mall för uppföljning av PU-samtalen undersöks. Att vårda och utveckla goda relationer på arbetsplatsen är allas ansvar. Den chef som genomför personalutvecklingssamtalen ansvarar för att arbetsmiljöfrågorna tas upp och för redovisning till dekan. Kvalitetssamordnaren tar fram förslag till mall för redovisning av samtalen, vilket skall vara klart senast 2005-03-31. 5 Uppföljning Denna "Plan för arbetsmiljö vid KTH Syd verksamhetsåret 2005" skall vara ett ständigt aktuellt dokument. Det är av viktigt att samtliga i organisationen tar del av planen, att ledningen ständigt återkommer till dess innehåll och "säljer in det bland medarbetarna" och att så många som möjligt upplever planen som något man refererar till i det dagliga arbetet. Avstämning av uppnådda resultat skall ske kontinuerligt mot planen. Praktiskt ordnas detta genom en stående punkt på agendan för sammanträden i ledningsgrupperna såväl skolans ledningsgrupp, som ledningsgrupperna för grundutbildning och forskning. I slutet av verksamhetsåret sker grundlig genomgång av hur de delmål som specificerats uppnåtts. Detta resulterar i en rapport, som dels kommuniceras ut i verksamheten, dels utgör en del av underlaget för efterföljande års plan för arbetsmiljö. För att såväl kontinuerlig som årlig avstämning kommer till stånd ansvarar Skolans kvalitetssamordnare. - 9 -

Bilaga 1: Arbetsmiljöplan för fysisk arbetsmiljö/miljö Sammanfattning enligt KTH:s format - 10 -

- 11 -

- 12 -

Bilaga 2: Handlingsplan för psykosocial arbetsmiljö Arbetsmiljöplan innehållande kartläggning och åtgärder. Sammanfattning enligt KTH:s format - 2 -