Vakanser i kontorsfastigheter

Anna Björk Pauline Hensley Vakanser i kontorsfastigheter Fastighetsföretagets arbete med vakanser Vacancies in office premises How to fill vacancies Företagsekonomi C-uppsats Termin: VT 2012 Handledare: Tommy Bergquist

Förord Under våren 2012 har vi skrivit vår C-uppsats inom företagsekonomi vid Handelshögskolan, Karlstad universitet. Det ämne vi valt att fördjupa oss i är vakanser i kontorsfastigheter och vi har genom vår undersökning fått en djupare förståelse för hur fastighetsföretag arbetar för att uppnå lägsta möjliga vakansgrad samt vilka problem vakanser medför. Ett stort tack till alla respondenter som välvilligt ställt upp på intervjuer och till vår handledare Tommy Bergquist som bidragit med värdefulla synpunkter och guidat oss genom arbetet. Karlstad universitet, 15 maj 2012 Pauline Hensley Anna Björk 3

Sammanfattning Ett fastighetsföretag som hyr ut kontorslokaler till hyresgäster arbetar dagligen med vakanser d.v.s. tomma, outhyrda lokaler och strävar efter en lägsta möjliga vakansgrad i sina fastigheter. Vakanser har en stor ekonomisk påverkan på ett fastighetsföretag då det innebär förlorade hyresintäkter och leder i vissa fall till att fastigheterna minskar i värde. Vakanser i kontorsfastigheter kan uppstå på grund av olika orsaker; fastighetsmarknaden, fastighetens läge och fastighetens skick är faktorer som har stor påverkan på efterfrågan av lokalerna. Syftet med uppsatsen är att undersöka orsaker till varför vakanser i kontorsfastigheter uppstår, vilka problem de medför samt hur fastighetsföretaget arbetar för att uppnå lägsta möjliga vakansgrad. Vi har avgränsat vår undersökning geografiskt till Stockholm och har utfört intervjuer med fem väletablerade aktörer på kontorsmarknaden. Ett fastighetsföretag måste arbeta mycket med differentiering på den konkurrensutsatta hyresmarknaden i Stockholm. För att kunna särskilja sig från sina konkurrenter bör företaget arbeta kreativt med kundrelationer, marknadsföring samt med utformningen av hyreskontrakt. För att locka till sig nya hyresgäster måste de utforma ett erbjudande som är mer attraktivt än konkurrenternas. Genom att arbeta för att tillfredsställa och möta upp behov hos sina befintliga hyresgäster kan fastighetsföretaget bygga upp hållbara relationer som är gynnsamma för båda parter. Kundrelationer är en av de viktigaste delarna i arbetet med vakanser och en nära kontakt är väsentligt för ett fastighetsföretag som vill ha nöjda hyresgäster. Nöjda hyresgäster kan sägas vara grunden till ekonomisk lönsamhet för fastighetsföretaget. Allt eftersom hyresgästernas verksamheter utvecklas eller förändras så uppstår nya behov och därför är efterfrågan på flexibla och anpassningsbara kontorslokaler hög. Det är således viktigt att företaget är lyhört och har en kontinuerlig kontakt med sina hyresgäster för att kunna möta upp de förändrade behoven i tid och på så sätt bibehålla sina hyresgäster. En annan högt efterfrågad egenskap hos kontorslokaler är yteffektivitet som innebär att lokalens yta ska kunna nyttjas fullt ut. Att yteffektiva lokaler efterfrågas allt 4

mer beror på att kostnad per anställd ligger i fokus och hyresgäster vill inte ha en lokal som rymmer kostsamma och oanvändbara ytor. Med grund i vår teori samt i vår empiri har vi kunnat dra slutsatsen att vakans är oundvikligt då det inte går att uppnå en perfekt balans mellan kontorsutbudet och hyresgästernas efterfrågan. En viss grad av vakans behöver dock inte vara negativt då det innebär att fastighetsföretagen har lediga lokaler att erbjuda på hyresmarknaden. Det innebär också att de kan behålla befintliga hyresgäster om det finns en bättre passande lokal att erbjuda då hyresgästen behöver flytta på grund av förändrade behov. 5

Abstract A property company that lets out office space works daily with vacancies, empty and unlet office space, and strives to achieve a lowest possible vacancy rate. Vacancies affect property companies directly through lost rental income and can sometimes lead to a decrease in property values. Vacancy in office premises can emerge due to several different factors; the real estate market, the location of the premises and the property itself, these factors all affect the demand. The purpose of this thesis is to investigate the reasons to why vacancies in office premises arise, the problems vacancies bring and how property companies work to achieve a lowest possible vacancy rate. We have narrowed our research geographically to Stockholm and have performed five interviews with well established actors on the office property market. Stockholm has a very competitive rental market and therefore it s important that the property companies differentiate themselves to be able to compete with other actors on the rental market. This can be done through actively working creative with tenants, marketing and flexibility in rental contracts. Both new and existing tenants are important and therefore it is crucial that the property company creates a more attractive offer than the competitors. Customer relationships are one of the most important parts for a property company when working with vacancies. Strong and long lasting relationships creates satisfied customers which is the foundation for economic profitability. The tenant needs are always changing and new requirements arise, this is due to that organizations expand and decrease more often and the need for new space arise more frequently. This has resulted in that the demand for flexible office premises that can be adjusted if need be has risen. Another attribute that is high in demand is space efficiency. The cost per employee is important and therefore tenants want to be able to utilize the entire space and are careful with premises that contain costly unusable space. Due to the always changing demands it s important that the property company is perceptive to what the tenants want and this way be able to proactively retain them. Based on the information we obtained through our theoretical and empirical research we have come to the conclusion that vacancies are unavoidable since it is impossible to achieve a perfect balance between supply and demand. A 6

certain vacancy level is not something negative since the property company needs to be able to offer available office space to both new tenants and existing tenants that need a different space due to changing needs. 7

Innehållsförteckning 1. Inledning... 10 1.1. Bakgrund... 10 1.2. Problemdiskussion... 10 1.3. Frågeställningar... 11 1.4. Syfte... 11 1.5. Avgränsningar... 11 2. Metod... 12 2.1. Metodansats... 12 2.2. Kvalitativ ansats... 12 2.3. Empirisk undersökning... 13 2.3.1. Intervjuer... 13 2.3.2. Urval respondenter... 14 2.4. Insamling av teori... 14 2.5. Källkritisk analys... 15 3. Teori... 16 3.1. Den kommersiella hyresmarknaden... 16 3.2. Kontorsmarknaden i Stockholm... 17 3.3. Vad efterfrågar kontorshyresgästen?... 18 3.4. Varför uppstår vakanser i kontorsfastigheter?... 19 3.5. Vad innebär vakans för fastighetsföretaget?... 21 3.6. Arbetet med vakanser... 21 3.6.1. Kundrelationer... 21 3.6.2. Mervärde... 23 3.6.3. Marknadsföring... 24 3.6.4. Kreativitet... 25 4. Empiri... 27 4.1. Valad Property Group... 27 4.1.1. Information om företaget... 27 4.1.2. Intervju... 27 4.2. Klövern... 28 4.2.1. Information om företaget... 28 4.2.2. Intervju... 28 8

4.3. AMF Fastigheter... 30 4.3.1. Information om företaget... 30 4.3.2. Intervju... 30 4.4. Kungsleden... 31 4.4.1. Information om företaget... 31 4.4.2. Intervju... 31 4.5. Vasakronan... 33 4.5.1. Information om företaget... 33 4.5.2. Intervju... 33 5. Analys... 35 6. Slutsats... 38 6.1. Egna reflektioner... 40 6.2. Vidare forskning... 40 7. Litteratur- och källförteckning... 41 7.1. Bilaga 1... 45 9

1. Inledning Kapitlet presenterar uppsatsens frågeställningar och syfte samt bakgrunden till problemet vi valt att behandla. Vidare beskrivs de avgränsningar vi gjort och uppsatsens disposition. 1.1. Bakgrund Den kommersiella fastighetsmarknaden i Sverige består av fastigheter som nyttjas för olika typer av verksamheter. En kommersiell fastighet kan användas som t.ex. kontor, butik, industri eller hotell och definieras som allt förutom bostäder enligt Lind och Lundström (2009). Den kommersiella fastighetsmarknaden utgörs av ett antal samspelande delmarknader som påverkas av varandra. Dessa delmarknader är hyresmarknaden, byggmarknaden, fastighetsmarknaden och kapitalmarknaden. Hyresmarknaden är den centrala delmarknad där fastighetsföretagen erbjuder sina tjänster i form av lokaler till uthyrning. Den styrs av den regionala ekonomiska tillväxten och det är utbudet och efterfrågan som avgör hyressättning samt antal outhyrda lokaler (Lundström 2008). Lind och Lundström (2009) anger att de kommersiella fastigheterna i Sverige till största del utgörs av kontorsfastigheter sett till ytan. DTZ (2011) fastställer vidare att kontorsmarknaden i Stockholm är den största i Norden. Enligt Lind och Lundström (2009) så är konkurrensen stor på kontorsmarknaden och därför kan antalet vakanta lokaler variera kraftigt. En vakant lokal är en outhyrd lokal och vakans kan definieras som en viss outhyrd golvyta i en existerande fastighet (DTZ 2011). 1.2. Problemdiskussion Det finns flera orsaker till varför vakanser i kontorsfastigheter uppstår. Remøy och van der Voordt (2007) tar upp tre faktorer som alltid påverkar efterfrågan; fastighetsmarknaden, fastighetens läge och fastighetens skick. Enligt Gibson (2003) har efterfrågan på yteffektiva lokaler ökat på grund av att kostnad per anställd ligger i fokus och hyresgäster vill ha en lokal som inte rymmer kostsamma oanvändbara ytor. Då företag allt oftare expanderar och komprimerar sin verksamhet uppstår nya behov, hyresgäster söker därför kontorslokaler som är flexibla och som snabbt kan anpassas. De företag som hyr lokaler vill inte betala för en yta som inte går att nyttja, därmed har den traditionella utformningen av kontorslokaler blivit allt mindre efterfrågad. 10

För ett fastighetsföretag betyder vakans förlorade hyresintäkter som direkt påverkar driftnettot 1 och därmed företagets lönsamhet. Med en lågt räknad genomsnittlig hyra på 2 000 kr/m 2 per år och en vakansgrad på cirka nio procent går idag fastighetsföretagen i Stockholm miste om hyresintäkter till ett värde av mer än 2 miljarder kronor per år (DTZ 2011). Vakans kan även innebära att fastigheterna minskar i värde eftersom outhyrda lokaler utgör en risk och bidrar till osäkerhet (Lorenz et al. 2006). Därmed strävar ett fastighetsföretag ofta efter en lägsta möjliga vakansgrad 2. 1.3. Frågeställningar Detta leder oss fram till följande frågeställningar: Varför uppstår vakanser i kontorsfastigheter? Vilka problem kan vakanser medföra? Hur arbetar fastighetsföretag med vakanser? 1.4. Syfte Vårt syfte med uppsatsen är att undersöka orsaker till varför vakanser i kontorsfastigheter uppstår, vilka problem de medför samt att fördjupa oss i hur fastighetsföretaget arbetar för att uppnå lägsta möjliga vakansgrad. 1.5. Avgränsningar Vi har avgränsat vår undersökning till vakanser i kontorsfastigheter belägna i Stockholm. Därför har vi valt att intervjua aktörer som arbetar med uthyrning inom den kommersiella fastighetsbranschen och är verksamma på marknaden i Stockholm. 1 Driftnetto är det överskott som står till förfogande efter att utbetalningar för drift och underhåll dragits från bruttoinbetalningarna (Lundström 2008). 2 Den outhyrda delen av en fastighet i förhållande till den uthyrbara delen (Fastighetsekonomisk analys och fastighetsrätt 2008). 11

2. Metod Inledningsvis beskrivs vårt metodval och sedan tillvägagångssättet vi valt att samla in information på. Kapitlet avslutas med en framställning av källkritik. Metodkunskap är nödvändig för att en kritisk bedömning ska kunna göras av de resultat som framkommer av en undersökning. För att genomföra en undersökning på ett effektivt sätt menar Jacobsen (2002) att metoden kan användas likt ett recept som ska följas stegvis. Genom att följa metodens tillvägagångssätt kan en rättvisande bild av verkligheten ges. 2.1. Metodansats Det finns två metodansatser att arbeta med i en empirisk undersökning; kvalitativ ansats och kvantitativ ansats. Skillnaden mellan dessa är det tillvägagångssätt insamlingen av data sker på. Den kvalitativa ansatsen baseras på ord och enskilda individers perspektiv medan den kvantitativa ansatsen utgår ifrån siffror samt baseras på summan av insamlad information, båda tar dock sin grund från verkligheten. Även de problem som kan uppkomma vid tolkning av data är desamma för de båda ansatserna (Jacobsen 2002). I vår undersökning använder vi oss av en kvalitativ ansats då vi vill utföra en djupgående undersökning av vårt valda problemområde och fokusera på ett fåtal källor för att få detaljerad information. 2.2. Kvalitativ ansats Den kvalitativa ansatsen används för att ge en helhetsbild, skapa klarhet samt ge en mångsidig redogörelse av problemet. Vi valde att använda denna ansats eftersom den presenterar en möjlighet för tolkning av en viss situation eller ett visst problem och lämpar sig bra då det finns oklarhet kring ämnet som ska undersökas. Enligt Jacobsen (2002) är det som karaktäriserar en kvalitativ ansats öppenhet och han menar vidare att den information som samlas in inte begränsas av förutbestämda svarsalternativ utan är mångfaldig och nyanserad. Då vi ville utföra en djupgående undersökning av ämnet valde vi att samla in empiri från enbart ett fåtal informationskällor för att få detaljerade svar, därför var det lämpligt att använda den kvalitativa ansatsen. Dock kan tidsbrist vara ett problem vid användning av en kvalitativ ansats eftersom insamlingen av 12

data ofta sker genom personliga intervjuer. Ett annat problem kan vara den insamlade informationens externa giltighet det vill säga att respondenterna måste kunna vara representativa för andra än sig själva (Jacobsen 2002). 2.3. Empirisk undersökning Enligt Jacobsen (2002) bör empiri till undersökningar uppfylla vissa krav, han menar att den bör vara giltig och relevant samt tillförlitlig och trovärdig. Giltighet och relevans innebär att det är viktigt att faktiskt undersöka det som ska undersökas och att informationen som erhålls är relevant till det valda ämnet. Kortfattat menar Jacobsen (2002) att vad vi vill ha är resultat som mäter det vi är intresserade av och som vi kan lita på. Vi har försökt säkerställa att vår empiri uppfyller dessa krav genom att vara noggranna vid vårt val av respondenter. Samtliga respondenter arbetar med uthyrning av kontorslokaler och är väletablerade på den geografiska marknad vi avgränsat oss till. 2.3.1. Intervjuer Vi har utfört telefonintervjuer med fem väletablerade aktörer på fastighetsmarknaden i Stockholm. Enligt Jacobsen (2002) lämpar sig intervjuer bra när ett fåtal respondenter ska undersökas. Detta eftersom informationen från denna typ av intervju är nyanserad och innehåller respondentens uppfattning om en viss företeelse. Jacobsen (2002) förklarar vidare att då intervjuerna utförs via telefon är det viktigt att frågorna inte är alltför öppna eftersom svaren då kan bli svårtolkade. Vi valde denna insamlingsmetod eftersom vi ville erhålla detaljerad och specifik information om olika fastighetsföretags synsätt på vakanser och hur de väljer att arbeta med detta. Intervjuerna utförde vi via telefon på grund av tidsbrist och det geografiska avståndet. Inför intervjuerna tog vi fram tio frågor vi sökte svar på utifrån vår frågeställning för att sedan kunna utföra en jämförelse mellan teori och empiri. I vissa av våra intervjufrågor angav vi exempel på olika svarsalternativ för att förklara för respondenterna vad vi syftade på. Vi har insett i efterhand att det kan ha styrt respondenternas svar och minskat möjligheten till en öppen dialog. 13

Vi bokade in telefonmöten och skickade intervjufrågorna till respektive företag via e-post några dagar före intervjun skulle äga rum för att underlätta och för att ge en möjlighet till förberedelse. Vi delade upp intervjuerna mellan oss och antecknade svaren löpande under samtalet. För att säkerställa att vi uppfattat respondenterna rätt så ställdes följdfrågor vid oklarheter. Efter intervjun sammanställdes och sammanfattades svaren omedelbart för att ingen information skulle gå förlorad. Ett utkast skickades till alla respondenter för att ytterligare bekräfta att vi tolkat svaren korrekt. Ett sista svarsdatum fastställdes för eventuella ändringar eller tillägg från respondenterna och tre utav de fem återkom till oss med några få ändringar. 2.3.2. Urval respondenter Vid en undersökning måste en gallring ske och ett urval av all insamlad information ska göras. Detsamma gäller vid valet av respondenter, eftersom det inte finns möjlighet att intervjua alla så måste endast ett fåtal relevanta väljas ut (Thurén 2005). Vi valde att intervjua respondenter från fastighetsföretag som är väletablerade på marknaden i Stockholm och som arbetar med uthyrning av kontorslokaler. Vi kontaktade tio företag och fem av dessa valde att delta i vår intervju. Sju företag tackade ja vid första tillfrågningen men två valde senare att inte delta i vår undersökning. Bortfallet av dessa två har medfört att vi inte fått samma kvantitet av empiri som från början var vårt mål. Trots detta är det möjligt att bortfallet av de två respondenterna inte påverkat resultatet och slutsatsen av vår empiriska undersökning. Det är troligt att deras svar inte skulle skiljt sig avseendevärt från de som deltog utan enbart bidragit till ett större antal respondenter. De respondenter som valde att delta i vår undersökning har olika befattningar inom företagen men samtliga arbetar med uthyrning och vakanser och kan därför tillhandahålla verklig information runt vårt valda ämnesområde. 2.4. Insamling av teori För att få en bra grund började vi med att samla in litteratur och artiklar relevanta för vårt valda ämnesområde och för att besvara vår frågeställning. Vi upplevde att utbudet av tryckt material om vakanser i kommersiella fastigheter var tunt. Dock har vi valt att inrikta vår undersökning på arbetet med att fylla 14

vakanser, därför hade vi möjlighet att använda oss av artiklar och litteratur inom olika områden för att uppfylla uppsatsens syfte. Vi har sökt efter artiklar runt ämnet genom att använda databaser som Emerald och Business Source Premier. Vi har även tagit del av marknadsanalyser inom den kommersiella sektorn från Newsec och DTZ som ger ut statistik och analyserar fastighetsmarknaden. 2.5. Källkritisk analys För att bedöma trovärdigheten hos de källor som används ska dessa granskas kritiskt. Thurén (2005) beskriver fyra kriterier som ska hållas i åtanke vid granskning av en källas trovärdighet; äkthet då källan ska vara tillförlitlig, tidssamband då det ska ifrågasättas när källan skrevs i förhållande till händelsen, oberoende då källan inte får vara ett referat samt tendensfrihet eftersom källan inte får vara inskränkt av personliga intressen. Vi anser att de tryckta källor vi använt oss av är tillförlitliga då de är utgivna relativt nyligen och vissa av dem har använts som kurslitteratur samt är skrivna av experter inom fastighetsområdet. Då vi använt oss av fakta från fastighetskonsulter som DTZ och Newsec har vi haft i åtanke att denna information inte är helt tendensfri och kan till viss del innehålla företagets särintresse. De muntliga källorna valdes på grund av att de är aktiva på den kommersiella fastighetsmarknaden och arbetar med uthyrning av kontorslokaler. Vi inser dock att företagens egna intressen kan ha ett visst inflytande över svaren i en intervju och att svaren kan nyanseras till respektive företags fördel. 15

3. Teori I detta kapitel presenteras teori utifrån litteratur och författningar som vi anser vara relevant för vår frågeställning och vårt syfte. 3.1. Den kommersiella hyresmarknaden Fastighetsmarknaden i Sverige består av ett antal samspelande delmarknader som påverkas av varandra. Dessa delmarknader utgörs av hyresmarknaden, byggmarknaden, fastighetsmarknaden och kapitalmarknaden. På hyresmarknaden erbjuder fastighetsföretaget sina tjänster och där fastställs även hyror, efterfrågan på lokaler samt vakansgraden. Förändringar i efterfrågan på hyresmarknaden är av stor betydelse för fastighetsföretaget eftersom det påverkar deras lönsamhet, därför är det viktigt att företaget har en grundläggande förståelse för hur hyresmarknaden fungerar (Lundström 2008). I figuren nedan illustreras samspelet mellan hyresmarknaden och de andra delmarknaderna. Figur 1: Modell som beskriver sambandet mellan delmarknaderna (Geltner et al. 2007 refererad i Lind & Lundström 2009 s. 31). 16

Figuren visar att hyresmarknaden påverkas av samtliga delmarknader. Utbudet av lokaler på hyresmarknaden påverkas av byggmarknaden som tillför nyproduktion. Efterfrågan av lokaler styrs av den nationella och regionala tillväxten, det betyder att vid låg tillväxt är efterfrågan mindre och vid hög tillväxt är efterfrågan större. Figuren visar således att det är utbudet och efterfrågan som styr hyror och vakanser på hyresmarknaden. Den viktigaste faktorn som styr utvecklingen på alla marknader är den ekonomiska tillväxten som påverkar hyror, fastigheternas priser och aktiviteten på byggmarknaden (Nordlund & Lundström 2011). 3.2. Kontorsmarknaden i Stockholm Den kommersiella fastighetsmarknaden är främst belägen i de större städerna i Sverige och Stockholm står idag för hälften av fastigheternas värde och marknadens omsättning (Nordlund & Lundström 2011). Till ytan består de kommersiella fastigheterna i Sverige till största del av kontorsfastigheter (Lind & Lundström 2009). Med ca 11,4 miljoner m 2 är Stockholms kontorsmarknad den största i Norden. Den är indelad i geografiska delmarknader där Central Business District, CBD, utgör området med det mest attraktiva läget och har lokaler med hög kvalitetsnivå i Stockholms innerstad. Som kartan nedan illustrerar så utgörs de andra delmarknaderna av; resterande del av innerstaden och närförorter (DTZ 2011). Figur 2: Karta Stockholms delmarknader (DTZ Research 2011 s. 3) 17

Enligt SCB (2011) ökade befolkningsmängden i Stockholm med omkring 9,5 procent mellan år 2005 till 2010. När större städer växer uppkommer ett behov av utvecklad infrastruktur. Det beror på att många kontorsdistrikt byggs utanför städerna och högre krav ställs på kollektivtrafiken (Newsec 2012). Lind och Lundström (2009) menar att kostnad per anställd har blivit allt mer viktigare då många företag fokuserar på arbetsplatsens nytta istället för kostnad per kvm. Detta har resulterat i en ökad efterfrågan på yteffektiva kontorslokaler. Newsec (2011) anger att sysselsättningsgraden i Stockholm har stigit och därmed även efterfrågan på kontorslokaler vilket har medfört en minskad vakansgrad som under år 2011 låg på omkring nio procent i Stockholm. 3.3. Vad efterfrågar kontorshyresgästen? Det finns två konstanta faktorer som alltid påverkar hyresgästens val av kontorslokal; kostnaden och läget. Dock utvecklas ständigt nya arbetsmiljöer och arbetssätt som leder till att olika trender inom efterfrågan uppstår. De egenskaper som hyresgästen efterfrågar förändras alltså över tiden (Guilford- Blake 2003). Den traditionella utformningen av kontorslokaler blir allt mindre efterfrågad då lokalens förmåga att anpassas till olika typer av arbetsmiljöer är viktig för dagens hyresgäster. Då företag expanderar och komprimerar sin verksamhet uppstår ständigt nya behov och hyresgäster söker därför efter kontorslokaler som är flexibla och som snabbt kan anpassas (Gibson 2003). Guilford-Blake (2003) menar att det är lika viktigt för fastighetsföretaget att kunna erbjuda hyresgästen flexibilitet och anpassningsbara lokaler som att ha en marknadsmässig hyra. Enligt Lind och Lundström (2009) så är de moderna lokaler som byggs idag utformade för att nyttjas flexibelt och ha möjlighet att anpassas efter hyresgästers olika behov. En äldre byggnad kan vara svårare att anpassa efter de egenskaper som efterfrågas på kontorsmarknaden idag. Den kan därmed inte erbjuda den flexibilitet som krävs och kanske inte kan konkurrera med moderna byggnader (Lind & Lundström 2009). Den primära produkt ett fastighetsföretag levererar till sina hyresgäster är lokalen, det är alltså helt avgörande hur denna är utformad och vilken arbetsmiljö den kan erbjuda. Ett generellt krav hyresgästerna har är att de ska kunna nyttja sin lokal till fullo (Lind & Lundström 2009). Yteffektivitet är en av de mest efterfrågade egenskaperna i en kontorslokal idag. En yteffektiv lokal 18

reducerar kostnad per anställd eftersom det då inte finns oanvändbara ytor som kostar trots att de inte går att nyttja (Gibson 2003). Ett fastighetsföretag som erbjuder yteffektiva lokaler har möjlighet att ta ut en högre hyra per kvm eftersom hyresgästen då har användning av hela lokalen (Newsec 2012). En av de faktorer som har störst påverkan på efterfrågan och därmed lokalens attraktivitet är närheten till kollektivtrafik, såsom tåg- och tunnelbanestationer. Lokaler med bra kommunikationsmöjligheter har högre efterfrågan än lokaler med sämre lägen och dåliga förbindelser (DTZ 2011). Newsec (2011) anger att vakansproblemen ökar i de områden där kollektivtrafiken är sämre trots att marknaden i övrigt är stark. De menar vidare att närhet till bra kommunikationer är den viktigaste konkurrensfördelen och att det är kontorsfastigheter med denna fördel som är framtidens vinnande koncept. En annan aspekt gällande kontorslokaler som allt mer hamnar i fokus är miljömedvetenhet. Det beror på att energiförbrukningen till stor del kan hänföras till fastighetssektorn, framför allt i och med uppvärmning (Lind & Lundström 2009). Både fastighetsföretagen och hyresgästerna lägger allt mer vikt vid att en kontorslokal bör vara så miljövänlig som möjligt. Som ett resultat av detta förväntas större delen av nybyggnationen de kommande åren uppföras enligt ett miljömedvetet tankesätt (Newsec 2012). 3.4. Varför uppstår vakanser i kontorsfastigheter? Eftersom den kommersiella hyresmarknaden ständigt är föränderlig så är det omöjligt att uppnå en perfekt balans mellan utbud och efterfrågan, det går inte att undvika den vakans som uppstår mellan två hyresgäster. Det betyder att det finns en naturlig vakans som bestäms av elasticiteten i utbudet och efterfrågan på marknaden vid ekonomiska svängningar (Sanderson et al. 2006). Enligt Lundström (2008) så uppstår denna typ av vakans då en lokal står tom i väntan på en ny hyresgäst och en väl fungerande marknad bör ha en vakansgrad på omkring tre till fem procent. Det finns även en långvarig typ av vakans som kallas strukturell vakans och som uppstår då en lokal har varit tom en längre tid. Remøy och van der Voordt (2007) definierar strukturell vakans som en yta som varit tom i tre konsekutiva år. 19

Orsakerna till varför det uppstår vakans i kontorsfastigheter kan vara många men det finns tre faktorer som alltid påverkar; hyresmarknaden, läget och lokalen. Då hyresmarknaden påverkas av den ekonomiska tillväxten betyder det att vid låg tillväxt eller lågkonjunktur ökar vakansnivån och vid hög tillväxt eller högkonjunktur minskar vakansnivån (Lundström 2008). Enligt Sanderson et al. (2006) stämmer detta inte alltid, han menar att vakansnivån även påverkas av delmarknaden där fastigheten befinner sig. Sanderson et al.(2006) säger att om hyresgästerna i en viss delmarknad eller område inte är priskänsliga eller inte kan flytta så uppstår ingen vakans trots låg ekonomisk tillväxt. De senaste åren har många nya kontorsdistrikt växt upp i utkanterna av större städer som Stockholm. Där det inte finns förutsättningar för bra kommunikationer finns ofta problem med vakans trots att kontorsmarknaden i Stockholm är relativt stark idag (Newsec 2011). Enligt Lundström (2008) kan en hög vakansgrad även bero på att kontorsfastigheten har omoderna lokaler och att den har ett sämre läge. Läget påverkar vakansgraden i kontorsfastigheter i stor omfattning och närhet till kommunikationer, grönområden och restauranger i områden som utvecklas har enligt Newsec (2011) blivit allt mer viktigare förutsättningar för företag när de söker lokal till sin verksamhet. Remøy och van der Voordt (2007) beskriver mindre attraktiva lägen som de områden där det inte finns närhet till kollektivtrafik och områden som har en inpräntad negativ image på grund av visuella faktorer, trängsel och förfall. De menar vidare att områden som är mono-funktionella d.v.s. enbart används av en viss typ av bransch t.ex. industri, riskerar att få hög vakans om det blir nedgång i branschen. Det finns många orsaker till varför en lokalhyresgäst bestämmer sig för att flytta. En av dessa orsaker kan vara att lokalen inte uppfyller deras krav och inte kan anpassas, en annan orsak kan vara att området uppnått en negativ image på grund av vandalism, förfall eller trängsel. När en fastighet eller lokal inte längre kan anpassas efter nya behov så är dess funktionella livscykel förbi och det är ofta då vakans uppstår (Remøy & van der Voordt 2007). Idag har flexibilitet i kontorslokaler hamnat i fokus och enligt Newsec (2012) är flexibla och effektiva kontorslokaler framtidens vinnande koncept. Dagens företag expanderar, komprimerar och förändrar sin struktur allt mer ofta, de behöver därför lokaler som enkelt kan justeras och anpassas efter nya behov. Äldre fastigheter med gamla komponenter och oflexibla lokaler efterfrågas därför allt mindre, därmed uppstår vakans. 20

3.5. Vad innebär vakans för fastighetsföretaget? Vakanta lokaler innebär att hyresintäkter går förlorade. Ett fastighetsföretags lönsamhet påverkas således i stor omfattning av vakanser och de strävar därför efter en lägsta möjliga vakansgrad i sitt fastighetsbestånd. Tse (1999) menar att denna förlorade intäkt har stor påverkan på lönsamheten speciellt då vakansgraden är hög eftersom företaget går miste om betydande intäkter. Enligt Lundström (2008) är den viktigaste intäkten för ett fastighetsföretag hyresintäkten då den utgör en stor löpande intäkt i hyresverksamheten och därmed är hyreskontraktet det viktigaste kontraktet i ett fastighetsföretag. Det som finns kvar av hyresintäkterna då kostnader för drift och underhåll har subtraherats utgör driftnettot som i sin tur har direkt påverkan på kassaflödet. Ett positivt driftnetto ger alltså förutsättningar för ett positivt kassaflöde (Lundström 2008). Lundström (2008) menar att driftnettot har betydelse för värdet på en fastighet och att ett minskat driftnetto leder till en minskat värde. Enligt Lorenz et al. (2006) innebär hög vakansgrad i fastigheter en risk för potentiella köpare. Detta eftersom det krävs resurser för att försöka fylla de tomma lokalerna och ingen garanti finns för att de kommer att bli uthyrda, därmed kan värdet på fastigheterna komma att minska. 3.6. Arbetet med vakanser På dagens marknad fordras att ett fastighetsföretag är konkurrenskraftigt och kan differentiera sig från sina konkurrenter. För att kunna etablera sig på en marknad med stor konkurrens krävs inte bara attraktiva lokaler utan även starka kundrelationer och innovativ marknadsföring (Lind & Lundström 2009). Hur ett fastighetsföretag marknadsför och arbetar med sina vakanser påverkar en potentiell kunds uppfattning om både fastigheten och företaget (Alter 2010). Det finns flera olika metoder och strategier att implementera i arbetet med vakanser och det är viktigt att fastighetsföretagets arbete präglas av både kreativitet och flexibilitet för att de ska kunna differentiera sig på marknaden (Pienta 2003). 3.6.1. Kundrelationer Ett hyresavtal för en kontorslokal sträcker sig oftast mellan tre till fem år och den kommersiella hyresmarknaden är därför uppbyggd på långvariga relationer 21

(Lundström 2008). Fastighetsföretagens mål är att bygga starka kundrelationer för att säkra sina hyresintäkter och eftersom hyresgästerna inte gärna flyttar sin verksamhet på grund av kostnader och risker så finns en ömsesidig önskan om en sådan relation (Rasila 2010). Att bygga starka kundrelationer blir allt mer viktigt eftersom det är dessa typer av relationer som hjälper ett företag att klara nedgångar på fastighetsmarknaden (Sääf & Alvebro 2008). Rasila (2010) menar att det är viktigt för ett fastighetsföretag att deras hyresgäster värdesätter relationen till dem så pass högt att de anser sig vara i behov av att bibehålla den. Att behålla befintliga hyresgäster är ett mycket kostnadseffektivt sätt att hålla sina lokaler uthyrda och enligt Grönroos (2008) så lägger lojala kunder grunden till ekonomisk lönsamhet för ett företag. I figuren nedan demonstreras sambandet mellan lojalitet och lönsamhet. Årlig kundvinst Prispålägg Referenser Kostnadsbesparingar Intäktsökningar Grundvinst Anskaffningskostnader Figur 3: Lojala kunders lönsamhetseffekt (Reichheld 1996 refererad i Grönroos 2008 s. 147). Grönroos (2008) menar att vissa faktorer som kan härledas från lojala kunder påverkar lönsamheten i fastighetsföretaget. Anskaffningskostnader sparas in då det kostar mer att skaffa en ny hyresgäst än att behålla en befintlig. Kostnaden för att behålla befintliga hyresgäster utgör enbart 15-20 procent av kostnaden för att skaffa nya. Den vinst som uppkommer efter tid då intäkter från 22