Sid 1 (8) vid Umeå universitet Dokumentet är ett komplement till Handläggningsordning för dokumentation av uppgifter i Ladok på forskarnivå vid Umeå universitet. Den är ett stöd och hjälpmedel för i första hand administrativ personal men även för lärare som handlägger och dokumenterar uppgifter om doktorander. Mer information kan du hitta i Ladok under funktionshjälpen i menyraden längst upp. SA90 Antagning till ämne på forskarnivå Efter beslut om antagning ska uppgifter om doktoranden dokumenteras i Ladok. Vid inläggning och ändring är beslutsdatum, ämne, termin samt datum när studierna påbörjas obligatoriska uppgifter. En doktorand ska enbart vara antagen till ett forskarutbildningsämne. Inläggning: Fyll i personnummer och tryck TAB. Fyll i samtliga efterfrågade uppgifter och klicka sedan på Uppdatera. Inläggning av handledare/biträdande handledare kan även läggas in senare i SA91. Ändring: Fyll i personnummer och tryck TAB. Ändra det som ska ändras och klicka på Uppdatera. Borttagning: Fyll i personnummer, tryck TAB och Ta bort. SA91 Forskarstuderandes handledare Den här funktionen används för att lägga in eller ta bort handledare på forskarstuderande. Det finns två typer av handledare, huvudhandledare (handledartyp O) och biträdande handledare (handledartyp B). Inläggning Aktuell handledare: Här lägger du in den handledare som gäller nu. Fyll i personnumret och tryck TAB. Ange först Typ av handledare som du vill lägga in. Finns det ingen handledare inlagd sedan tidigare fyller du i personkod för aktuell handledare samt startdatum. Finns det redan handledare av samma typ inlagt måste du först ange slutdatum för den. Därefter klickar du på Ny, fyller i personkod, anger startdatum för ny aktuell handledare och klicka på Uppdatera. Inläggning Historik: Här kan du se handledare som varit aktuella tidigare och där både startdatum och slutdatum finns inlagt. Slutdatum kan tas bort men för huvudhandledare dock endast senaste handledaren och om det inte finns någon aktuell handledare inlagd. Borttagning: Ta bort handledare görs när en handledare inte ska vara knuten till en forskarstuderande eller till ett forskarämne och ska inte förväxlas med handledare som inte längre är aktuella. Fyll i personnummer och tryck TAB. Både aktuella och historiska handledare som finns inlagda visas. Sätt ett J i fältet för Ta bort och klicka på Ta bort.
Sid 2 (8) RG90 Registrering, aktivitet och försörjning för doktorander Registrering av doktorander görs halvårsvis i början av varje termin. Detta görs enligt Rektorsbeslut vid Umeå universitet. Sista registreringsdatum för terminen annonseras i meddelanderutan i Ladok samt skickas per e-post. Välj mellan att arbeta med en person i taget eller med flera personer samtidigt. Vill du registrera en person markerar du Registrering, fyll i vilken termin det gäller och klicka på Bearbeta. Fyll i personnummer, sätt ett J i fältet Registrerad och klicka på Uppdatera. Vill du registrera flera personer markerar du Registrering, fyll i vilken termin det gäller och klicka på Sök ut aktiva Begreppet aktiv innebär att doktoranden har antingen en antagning, en registrering eller har aktivitet som är mer än 0 på innevarande termin eller föregående. Sök ut den population du vill arbeta med och klicka först på Sök, sen OK och därefter Bearbeta. Aktivitet och försörjning ska dokumenteras i slutet av varje termin enligt anvisningar från Statistiska centralbyrån. Sista rapporteringsdag annonseras i meddelande rutan i Ladok men skickas även per e- post. Uppgifterna går sedan över till SCB och det är därför viktigt att hålla utsatt tid. Välj mellan att arbeta med en person i taget eller med flera personer samtidigt. Du kan lägga in aktivitetsprocent och andel av respektive försörjningstyp direkt. Behöver du hjälp med att beräkna den faktiska aktivitetsprocenten och andelen försörjningsgrad för respektive försörjningstyp klickar du på Beräkna så öppnas ett beräkningsformulär. Vill du jobba med en person markerar du Aktivitet och försörjning, fyll i vilken termin det gäller, klicka på Bearbeta och fyll därefter i personnumret. Om aktivitet och försörjning ska tas bort görs det via detta formulär och medför även att registreringen tas bort. Vill du arbeta med flera personer samtidigt markerar du Aktivitet och försörjning, fyll i vilken termin det gäller och klicka på Sök ut aktiva Begreppet aktiv innebär att doktoranden har antingen en antagning, en registrering eller har aktivitet som är mer än 0 på innevarande termin eller föregående. Sök ut den population du vill arbeta med och klicka först på Sök, sen OK och därefter Bearbeta. Om aktivitet och försörjning ska tas bort görs det via formuläret Aktivitet och försörjning, en person borttagning kan endast göras för en person åt gången.
Sid 3 (8) RS90 Resultat, kurser på forskarnivå Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort kurser inom forskarutbildningen. Inläggning kan göras för en eller flera personer åt gången, medan ändring och borttagning måste göras för en person i taget. Inläggning av kurs, flera personer: Markera alternativet, tryck TAB och OK. Ange kurskod (i de fall det finns, se nedan) eller svenskt och engelskt kursnamn samt poäng. Ange datum för godkännande, institution och examinator. Du kan antingen söka ut en önskad grupp av doktorander genom att klicka på Utsökning fostud eller personvis mata in personnummer samt datum. Tillägg och strykningar kan göras och datum ändras oavsett vilket alternativ du väljer. När du är klar med inmatningen klickar du på Spara och därefter Skriv ut arkivlista. När listan godkänts och signerats av examinator görs den definitiva inläggningen. Inläggning/ändring/borttagning av kurs, en person: Markera alternativet, tryck TAB och OK. Därefter fyller du i personnummer och väljer du om du vill göra en Inläggning, Ändring eller Borttagning. Inläggning: Ange kurskod (i de fall det finns) eller svenskt och engelskt kursnamn samt högskolepoäng. Ange datum, institution, examinator och klicka på Spara. Ändring: Välj den kurs som ska ändras och tryck TAB. Uppgifterna som redan finns inlagda visas i bildens nedre del. Ändra det som ska ändras och klicka först på Spara och därefter Skriv ut arkivlista. När listan godkänts och signerats av examinator görs den definitiva inläggningen. Borttagning: Välj den kurs som ska tas bort och tryck Spara. Skriv ut arkivlista. När listan godkänts och signerats av examinator görs den definitiva inläggningen. Definitiv inläggning: Markera delfunktionen Definitiv inläggning och klicka på OK. Ange listnummer samt kontrolltal och klicka på Uppdatera. Uppgifterna som redan finns inlagda visas i bildens nedre del. Klicka på Spara och därefter Skriv ut arkivlista. När listan godkänts och signerats av examinator görs den definitiva inläggningen. Städning av listor: I delfunktionen kan du ta bort påbörjade rapporteringar som inte ska fullföljas. Kurser och andra utbildningsmoment som examinerats vid andra lärosäten ska tillgodoräknas (se Tillgodoräknande). Inom medicinsk fakultet finns kurskoder på forskarkurser. För att hitta dessa söker man i KA94. Aktuella forskarkurser ligger förvalda och du behöver bara klicka på knappen Sök för att se kurskoder och benämning. De kurser som inte har kurskod skrivs in i textfälten med kursnamn och engelsk översättning av kursnamnet. Kurskodsfältet är alltså inte obligatoriskt.
Sid 4 (8) Uppgifter om godkända läskurser som är planerade i den individuella studieplanen ska fortlöpande rapporteras. Här rapporteras i förekommande fall även avhandlingspoäng. Kurserna ska svara mot vad som anges i den allmänna studieplanen. RS21 Tillgodoräknande Kurser lästa vid andra högskolor/universitet men som ska ingå i forskarutbildningen läggs in i Ladok som tillgodoräknanden. Kurserna kan vara examinerade innan doktoranden blev antagen eller att det är kurser som lästs vid annat lärosäte inom landet eller utlandet. I den här funktionen kan du lägga in, ändra eller ta bort tillgodoräknanden. Nytt tillgodo: Fyll i personnummer och klicka på Nytt tillgodo. Fyll därefter i beslutsdatum och beslutsfattare som är obligatoriska uppgifter. Under rubriken Tillgodoräknandet grundas på (Har läst/gjort) finns möjlighet att specificera vilka kurser/vilken verksamhet som tillgodoräknandet ska grundas på, d v s vilken utbildning från svensk eller utländsk högskola eller vilken verksamhet man deltagit i som ska få tillgodoräknas vid den egna högskolan. Beroende om du väljer att grunda tillgodoräknandet på Högskoleutbildning eller på Annan verksamhet förändras tillgängligheten till vissa fält. Väljer du "Högskoleutbildning" är alla fält öppna i inledningsskedet. Du börjar med att ange om tillgodoräknandet grundas på antingen svensk eller utländsk högskola/universitet. Om du anger utländsk högskola måste även land anges. Därefter fyller du i utbildningsnivå (3), kursens titel på originalspråk samt den engelska titeln. Om engelsk titel saknas anges No Translation available. När du angett betyg ska antingen betygsskala eller specifikation av betygsskala anges. Specifikation av betygsskala ska främst användas när utländskt betyg finns och fördefinierad betygsskala saknas. Betygsdatum är en obligatorisk uppgift och måste anges. Väljer du "Annan verksamhet" kan endast fälten original och engelsk specifikation (fritext) anges. Under rubriken Tillgodoräknandet motsvaras av (Slipper läsa) ska du ange vilka kurser, andra meriter eller enbart högskolepoäng som tillgodoräknandet motsvarar. Du har tre valmöjligheter, ange en kurskod (för forskarkurs vid den egna högskolan, i de fall där det finns), ange kursnamn med fritext (svensk och engelsk benämning) eller ange endast högskolepoäng. Ändring/borttagning: Fyll i personnummer, markera i det nedre visningsfältet det tillgodoräknande som du vill ändra och klicka på Ändra/Ta bort. Ett nytt formulär öppnas och de uppgifter som redan finns om tillgodoräknandet visas. Klicka på Ta bort eller ändra de uppgifter som ska ändras och klicka på Uppdatera.
Sid 5 (8) RS93 Alla kurser klara på forskarnivå Funktionen används för att lägga in, ändra eller ta bort uppgift om att alla läskuser för licentiat- eller doktorsexamen är klara. Med alla läskurser avses de obligatoriska momenten inom forskarutbildningen utöver själva avhandlingsarbetet. Inläggning kan göras för en eller flera personer åt gången, medan ändring och borttagning måste göras för en person i taget. I funktionen RS93 finns det möjlighet att välja examen enligt 1993 eller 2007 års examensordning. Vid Umeå universitet gäller endast 2007 både för licentiatexamen och doktorsexamen. Vill du jobba med en person i taget markerar du Inläggning/ändring/borttagning, en person och klickar på OK. Därefter väljer du delfunktion Inläggning, Ändring eller Borttagning. Rapporteringen sker i två steg. I första steget läggs uppgifterna in, ändras eller tas bort och därefter skrivs en arkivlista tas ut. När listan godkänts och signerats av examinator görs den definitiva inläggningen. Inläggning: Fyll i doktorandens personnummer och tryck TAB. Markera om det är en doktorsexamen eller en licentiatexamen och ange datum och examinator. Ämnet institution är förvalt med kan ändras om doktorandens handledare/examinator tillhör en annan institution. Ändring: Fyll i doktorandens personnummer och tryck TAB. De befintliga uppgifterna läggs upp i fälten. Det enda som går att ändra, förutsatt att det inte finns ett avbrott inlagt är datum. Klicka på Spara för att uppdatera ändringarna. Borttagning: Fyll i doktorandens personnummer och tryck TAB. De befintliga uppgifterna läggs upp i fälten. När du väljer Spara tas alla uppgifter bort. Borttagning kan endast göras om det inte finns ett avbrott inlagt. Vill du jobba med flera personer samtidigt markerar du Inläggning av alla kurser klara, flera personer och klicka på OK. Markera om det är en doktorsexamen eller licentiatexamen och ange ämne, datum och examinator. Ämnets institution är förvalt med kan ändras om doktorandens handledare/examinator tillhör en annan institution. Därefter fyller du i personnumret för en av doktoranderna samt datumet när alla kurser är klara och klickar på Ny. Fyll i personnumret för nästa doktorand samt datum osv. Klicka på Spara när du lagt in uppgift för samtliga doktorander du jobbat med.
Sid 6 (8) RS95 Godkänd avhandling/licentiatuppsats Funktionen används för att lägga in, ändra eller ta bort uppgift om godkänd avhandling för licentiatoch doktorsexamen med tillhörande avhandlingstitel. Inläggning kan endast göras för en person i taget. Uppgifter om antagning och eventuellt avbrott visas. I RS95 finns det möjlighet att välja examen enligt 1993 eller 2007 års examensordning. Vid Umeå universitet gäller endast 2007 både för licentiatexamen och doktorsexamen. Inläggning: fyll i personnummer Ange datum, eventuellt diarienummer och handledare (?). ämnet institution är förvalt, men kan ändras om doktoranden har en handledare som tillhör en annan institution. Lägg in avhandlingstiteln på svenska och på annat språk (sammanfattningens språk). Om titeln är svensk ska det alltid anges en engelsk titel (titel, annat språk). Uppdatera. Inläggning: Fyll i doktorandens personnummer och tryck TAB. Markera om det är en doktorsexamen eller en licentiatexamen samt ange datum och eventuellt diarienummer. Ämnets institution och huvudhandledarens namn är förvalt men kan ändras om doktorandens handledare tillhör en annan institution. Fyll i avhandlingens poängomfattning och klicka sedan på Uppdatera. Ändring: Fyll i personnummer och tryck TAB. De befintliga uppgifterna läggs upp i fälten Ändra de uppgifter som skall korrigeras och klicka på Uppdatera. Borttagning: Fyll i personnummer och tryck TAB. De befintliga uppgifterna läggs upp i fälten. Klicka på Ta bort. En arkivlista skrivs ut i samband med uppdatering. Arkivlistan kan inte skrivas ut när uppdateringen väl är gjord. SA92 Individuell Studieplan I den här funktionen kan man lägga in, ändra eller ta bort individuella studieplaner för forskarstuderande. Enligt rektorsbeslut ska den individuella studieplanen hanteras i den webbaserade applikationen Web-ISP. Däremot ska datum för uppföljning av den individuella studieplanen dokumenteras i Ladok. Inläggning: Fyll i personnummer, uppgifter om doktorandens antagning till forskarstudier visas. Låt raden Ny plan vara markerad och klicka på OK. Fyll sedan i Plandatum d v s datum för uppföljning av den individuella studieplanen. Ändring: Fyll i personnummer och ändra datum. Borttagning: Fyll i personnummer och klicka på Ta bort.
Sid 7 (8) SA93 Avbrott, ämne på forskarnivå När en doktorand begär avbrott från sina studier på forskarnivå ska ett avbrott dokumenteras i Ladok. Ett avbrott innebär att doktoranden avsäger sig sin studieplats och kan därmed inte längre bedriva studier på forskarnivå. För att återuppta studierna måste doktoranden ansöka och bli antagen på nytt när ledig studieplats utannonseras. Avbrott görs genom att fylla i och signera avsedd blankett, Utbildning på forskarnivå underlag för avregistrering för utbildning på forskarnivå. Vid ett rektorsbeslut om indragande av handledning och andra resurser för en doktorand ska ett administrativt avbrott dokumenteras i Ladok. I de fall doktoranden efter rektorsbeslut återfår rätten till handledning och andra resurser och återupptar sina studier tas det administrativa avbrottet bort. Ett administrativt avbrott kan även göras efter formellt beslut på institutionsnivå om doktoranden efter två år inte har registrerat sig för att fortsatta studier. I de fall doktoranden återupptar sina studier tas det administrativa avbrottet bort. Oavsett om det är ett avbrott på doktorandens begäran eller ett så kallat administrativt avbrott görs inläggningen på samma sätt i Ladok. Funktionen SA93 i Ladok används för att lägga in, ändra eller ta bort uppgift om avbrott i forskarutbildningen. Inläggning, ändring eller borttagning kan endast göras för en person i taget. Inläggning: Fyll i doktorandens personnummer och tryck TAB. Ange datum för avbrottet, eventuellt diarienummer och klicka sedan på Uppdatera. Ändring: Fyll i personnummer och tryck på TAB. De befintliga uppgifterna läggs upp i fälten Ändra de uppgifter som skall korrigeras och klicka på Uppdatera. Borttagning: Fyll i personnummer och tryck på TAB. De befintliga uppgifterna läggs upp i fälten. Klicka på Ta bort. Om en doktorand byter forskarutbildningsämne ska det hanteras i Ladok som en ny antagning. Institutionen ska efter beslut dokumentera bytet i Ladok genom att avbrott läggs in för det ämne som doktoranden byter från och antagning sker till det ämne som doktoranden byter till.
Sid 8 (8) UT90 Registerutskrift för doktorander Funktionen används för att presentera uppgifter om doktorandens forskarstudier. Du kan välja att skriva in ett personnummer och titta på en person i taget eller söka fram flera personer åt gången. Presentationen kan omfatta samtliga uppgifter angående en persons forskarutbildning eller ett urval. Via Personliga inställningar under Funktion i menyraden längst upp går det att ställa in vilka urval som ska vara ifyllda när man kommer in i funktionen. Du kan sen välja Skärmutskrift eller Skriv ut. Vill du titta på en person fyller du i personnumret och trycker TAB. Du kan sen välja att ta med Samtliga uppgifter om doktorandens utbildning eller markera Urval och bocka i de uppgifter som du önskar ta med. Under Utskriftsval kan du välja att skriva ut ett försättsblad för pappersutskriften. Vill du titta på flera personer samtidigt kan du antingen välja alternativet Personvis, som ger ett formulär för personnummerinmatning eller alternativet Utsökning fostud och sedan söka fram doktorander via olika typer av utsökningsalternativ. Du kan även välja Särskilt tillstånd och söker då fram de personer som har fått särskilt tillstånd att läsa forskarkurser men som saknar antagning till utbildning på forskarnivå. Om du arbetar med flera personer samtidigt går det att begränsa skärmutskriften till ett visst antal personer samt om sidbrytning för varje person ska göras. Under Utskriftsval kan du välja att skriva ut ett försättsblad för pappersutskriften. UT92 Intyg för doktorander Funktionen används för att skriva ut intyg för doktorander. Du kan välja på Resultatintyg eller Registreringsintyg samt om du vill skriva ut dem på svenska eller på engelska. Det finns även en möjlighet att skriva in egen text i fritextrutan. Via Personliga inställningar under Funktion i menyraden längst upp kan du styra vilka val som ska vara ifyllda när du startar funktionen. Men du kan tillfälligt ändra dessa val innan du väljer utskrift. Vill du skriva ut ett intyg för en doktorand väljer du Intygstyp och fyller i doktorandens personnummer. Markera i kryssrutorna om du tillfälligt vill ändra vilka uppgifter som intyget ska innehålla. För registreringsintyg måste du även välja vilken/vilka terminer som ska tas med på intyget. Klicka därefter på Skärmutskrift eller Skriv ut. Du kan även välja att ange eller söka fram flera personer och skriva ut alla intyg på en gång. Välj först Intygstyp och under rubriken Flera personer väljer du antingen alternativet Personvis som ger ett formulär för personnummerinmatning eller alternativet Utsökning fostud och sedan söka fram doktorander via olika typer av utsökningsalternativ. Alternativet Särskilt tillstånd väljer du om du ska söka fram de personer som har fått särskilt tillstånd att läsa forskarkurser men som saknar antagning till utbildning på forskarnivå. Om du arbetar med flera personer samtidigt går det att begränsa skärmutskriften till ett visst antal personer samt om sidbrytning för varje person ska göras. Du kan även välja att skriva ut ett försättsblad till pappersutskriften. Det går även att få fram namn-och adresslistor via Arkiv på menyraden längst upp.