Revisionsrapport Verkställighet av beslut Härryda kommun 2010-06-14 Hans Gåsste
Innehållsförteckning 1 Bakgrund...3 1.1 Uppdrag och syfte...3 1.2 Syfte och revisionsfrågor...3 2 Metod och avgränsning...3 2.1 Granskningsmetod...3 2.2 Avgränsning...3 3 Granskningen...4 3.1 Rutinerna inom kommunstyrelsen...4 3.2 Rutinerna inom miljö och bygglovsnämnden...4 3.3 Redovisning av enkätsvaren - kommunstyrelsen...5 3.4 Redovisning av enkätsvaren miljö och bygglovsnämnden...5 3.5 Avstämning mot granskningsfrågorna...6 4 Sammanfattande kommentarer och rekommendationer...7 4.1 Sammanfattande kommentarer...7 4.2 Rekommendationer...7
1 Bakgrund 1.1 Uppdrag och syfte Ett beslut i en politisk församling innebär ofta att någon form av aktiv åtgärd ska utföras. För att åtgärden skall kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat. Beslutet bör, om möjligt, åtföljas med uppgift om när åtgärden skall utföras alternativt träda i kraft. En viktig del i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen anger inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive myndighet/nämnd skall finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltningslagen vissa grundläggande regler om hur beslut skall kommuniceras med berörd part. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att följa upp ett antal beslut och undersöka: Om beslutet är tydligt formulerat Om beslutet verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället Om beslutet inte verkställts, vad är då orsaken? Om verkställigheten avviker mot beslutet, vad beror det på? Har eventuella avvikelser från beslutet rapporterats till beslutsfattarna? Finns ändamålsenliga administrativa rutiner för expediering av beslut? 2 Metod och avgränsning 2.1 Granskningsmetod I granskningen har ett urval beslut inom kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och miljö- och bygglovsnämnden följts upp med utgångspunkt från revisionsfrågorna. Intervjuer har skett med handläggare i båda dessa myndigheter. En enkät med frågor kring granskningsområdet har skickats till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelsen och miljö- och bygglovsnämnden. 2.2 Avgränsning Granskningen är inriktad på ett urval beslut fattade i kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och miljö och bygglovsnämnden. 3
3 Granskningen 3.1 Rutinerna inom kommunstyrelsen Inom kommunstyrelsens verksamhetsområde används uteslutande tjänsteskrivelser som underlag för de ärenden som skall behandlas. Tjänsteskrivelserna bygger på en fastställd mall. I tjänsteskrivelsen skall lämnas förslag till beslut. Kansliet säkerställer innehållet i inlämnade tjänsteskrivelser innan de lämnas till kommunstyrelsen som beslutsunderlag. När ärenden har behandlats i kommunstyrelsen expedieras dessa till berörd sektor av kommunsekreteraren. Expedieringen av ärenden i fullmäktige sker av kanslichefen. När det gäller beslut i kommunstyrelsen och fullmäktige som gäller ett uppdrag till sektorerna diarieförs detta särskilt i syfte att uppdragen skall kunna följas upp via diariet. I samband med att ett sådant ärende expedieras, bifogas en blankett som förtydligar uppdraget genom att det anges vilket uppdrag det avser, vem som är ansvarig uppdragstagare, ev. förtydligande av uppdraget samt när uppdraget skall vara klart för återrapportering. Uppföljning och bevakning av uppdragen sker sedan dels genom bevakning i diariet dels genom en manuell rutin av kommunsekreteraren. Respektive sektor har ett stort ansvar att verkställa fattade beslut och att hantera de uppdrag som beslutats av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige på det sätt som angavs vid tillfället då uppdragen beslutades. Återrapportering av lämnade uppdrag sker 2 gånger per år till kommunstyrelsen/fullmäktige. Det finns en fastställd rutin för hantering av motioner. I samband med att en motion upptas till behandling i fullmäktige remitteras den till kommunstyrelsen för utredning. Kansliet remitterar därefter motionen vidare till berörd sektor med en instruktion som beskriver den praktiska hanteringen av motionen. Bevakning av att motionssvar lämnas i tid från sektorerna, sker av kansliet. Den s.k. administrativa chefsgruppen som består av kanslichef samt respektive sektors administrativa chefer stämmer regelbundet av verkställighet av fattade beslut, beslutade uppdrag och hanteringen av motioner. 3.2 Rutinerna inom miljö och bygglovsnämnden Hanteringen av myndighetsärendena i nämnden sker genom verksamhetssystemen OA Bygg och OA Miljö. Kommunen har medverkat i utvecklingen av dessa verksamhetssystem. Syftet var att få system som är ändamålsenliga till förhållandena i Härryda kommun. 4
Verksamhetssystemen innebär ett stöd för nämnd och förvaltning i ärendehanteringens olika moment. Expediering och bevakning av ärenden sker framförallt genom bygglovssekreterarens försorg. Denne är tillika nämndsekreterare. Det finns också enskilda handläggare som expedierar och följer upp fattade beslut. De formkrav som ställs på myndighetsbeslut enligt förvaltningslagen uppfylls vid expedieringen av besluten. Inom miljö och bygglovsnämnden finns fastställda administrativa rutiner och checklistor som skall säkerställa att hantering, bevakning och verkställighet av ärenden och beslut sker på ett korrekt sätt. 3.3 Redovisning av enkätsvaren - kommunstyrelsen Av kommunstyrelsens 13 ledamöter har 9 besvarat enkäten. En sammanställning av enkätresultatet biläggs rapporten. En majoritet av dem som besvarat enkäten anser att besluten i huvudsak är tydligt formulerade. En majoritet av dem som besvarat enkäten anser att besluten blir verkställda på det sätt som avsågs. Noterbart är att 2 ledamöter anger svaret till viss del samt att 1 ledamot anger vet ej. På frågan om ledamöternas uppfattningar om man får reda på orsaken till att ärenden inte blir verkställda på det sätt som avsågs anger 5 ledamöter helt och i huvudsak. Noterbart är att 2 ledamöter anger till viss del, en ledamot inte alls samt en ledamot anger vet ej. När det gäller uppfattningen om det finns ändamålsenliga system och rutiner inom kommunstyrelsen som säkerställer att de politiska besluten blir verkställda på ett korrekt sätt visar enkätsvaren att en majoritet anser det helt och i huvudsak. En ledamot har svarat till viss del och en ledamot har svarat vet ej. 3.4 Redovisning av enkätsvaren miljö och bygglovsnämnden Av miljö och bygglovsnämndens 7 ledamöter har 5 besvarat enkäten. En sammanställning av enkätsvaren biläggs rapporten. Svaren indikerar att man överlag har en positiv syn kring de frågeställningar som fanns i enkäten. Detta styrks också av de kommentarer som lämnats i enkäten. 5
3.5 Avstämning mot granskningsfrågorna Är besluten tydligt formulerade? Granskningen visar att besluten i kommunstyrelsen och miljö och bygglovsnämnden är tydligt formulerade i syfte att de skall kunna verkställas på ett bra sätt. I besluten från kommunstyrelsen och fullmäktige hänvisas ofta till beslutsunderlag/skrivelser från enheterna. Däremot anser jag att det finns en brist i kommunens hantering av protokollen på kommunens webbsida då de skrivelser man hänvisar till i besluten inte finns med på webbsidan. Det innebär att läsaren av protokollen på kommunens webbsida inte har möjlighet att förstå beslutet fullt ut. Har besluten verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället? I granskningen har jag stickprovsmässigt stämt av ett antal beslut som fattats av de berörda nämnderna/fullmäktige. Jag kan konstatera att i stort samtliga beslut har verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Om beslutet inte verkställts, vad är då orsaken? I granskningen har jag funnit ett beslut som inte har verkställts på ett korrekt sätt i förhållande till ursprungsbeslutet. Det handlar om ett beslut i fullmäktige kring införande av vårdnadsbidrag 2009-01-26 3. Enligt beslutet skulle uppföljning till fullmäktige ske under våren 2010. Detta har inte skett. Däremot har kansliet noteringar om att ärendet skall redovisas till Ks vid sitt sammanträde i augusti -10. Berörd sektor har anmält till kansliet att man önskar skjuta på redovisningen av uppföljningen på grund av tidsbrist. Om verkställigheten avviker mot beslutet, vad beror det på? I de beslut jag har granskat har jag inte funnit några ärenden där verkställigheten avviker mot det fattade beslutet med undantag av ovanstående beslut. I andra fall då verkställigheten avviker mot det fattade beslutet rapporteras det till kommunstyrelsen/nämnden. Har eventuella avvikelser mot beslutet rapporterat till beslutsfattarna? I ovanstående exempel då man senarelägger uppföljningen av vårdnadsbidrag har detta inte redovisats till fullmäktige. Finns ändamålsenliga administrativa rutiner för expediering av beslut? Min uppfattning är att det finns tydliga och ändamålsenliga rutiner för expediering av beslut både i kommunstyrelsen/fullmäktige och i miljö- och bygglovsnämnden. 6
4 Sammanfattande kommentarer och rekommendationer 4.1 Sammanfattande kommentarer Granskningen visar att fattade beslut i kommunstyrelsen/fullmäktige samt i miljö- och bygglovsnämnden verkställs i mycket hög grad. Beslutsunderlagen och besluten är tydliga vilket underlättar verkställighet. Däremot anser jag att kommunens presentation av protokollen på webbsidan behöver utvecklas. Eftersom det i det i besluten i Ks/Kf i de flesta fall hänvisas till skrivelser från sektorerna, och dessa är inte tillgängliga på webbsidan, kan inte läsaren av protokollen få en tydlig bild av beslutet och dess innebörd. Det finns väl fungerande administrativa system och rutiner i förvaltningen som säkerställer uppföljning och verkställighet av ärenden och beslut. Det generella resultatet i enkäten visar att en majoritet av dem som besvarat denna också anser att graden av verkställighet är hög. Dock finns det synpunkter från ledamöter i kommunstyrelsen som måste ligga till grund för en fördjupad diskussion. Härryda kommun har en avancerad styrmodell som kräver mycket av både politik och förvaltning. Det är därför av stor vikt att klargöra alla otydligheter då det gäller denna fråga kring verkställighet av beslut. 4.2 Rekommendationer Med utgångspunkt från granskningen vill jag lämna följande rekommendationer: Lägg ut tjänsteskrivelserna och andra väsentliga skrivelser som berör respektive ärende på kommunens webbsida så att läsaren av protokollen får en klar bild av beslutet genom att de kan läsa de bakomliggande beslutsunderlagen Kommunstyrelsen och miljö- och bygglovsnämnden bör ta upp en allmän diskussion kring de synpunkter som lämnats i respektive enkät. Målsättningen måste, med utgångspunkt från ledamöternas ansvar, vara att samtliga ledamöter känner trygghet i att de politiskt fattade besluten verkställs på ett korrekt sätt. 7
Enkät Kommunstyrelsen Fråga Helt I huvudsak Till viss del Inte alls Vet ej 1. Anser du att de beslut som fattas i kommunstyrelsen är tydligt formulerade så att det står klart dem som skall verkställa dessa vad och hur de skall göra? 2. Anser du att de beslut som fattas av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige blir verkställda på det sätt som avsågs? 3. Om beslut inte blir verkställda på det sätt som avsågs, får du som ledamot reda på orsaken till detta? 4. Anser du att kommunstyrelsen har ändamålsenliga system och rutiner som säkerställer att de politiska besluten blir verkställda på ett korrekt sätt? 1 7 1 6 2 1 1 4 2 1 1 1 6 1 1 Kommentarer Fråga 3. Verksamheten har blivit alltmer tjänstemannastyrd. Politiker saknar ofta möjlighet att påverka - De flesta förslag från tjänstemännen kommer med enbart ett alternativ - Om mottagaren av ett beslut från Ks eller Kf inte förstår uppdraget som skall utföras måste de ha kurage att tala om detta - I återrapporteringen från förvaltningen måste det framgå hur förvaltningen uppfattat uppdrag som inte har varit entydigt formulerade Fråga 4. En översyn av KS-arbetsformer har påbörjats 8
Enkät Miljö och bygglovsnämnden Fråga Helt I huvudsak Till viss del Inte alls Vet ej 1. Anser du att de beslut som fattas i nämnden är tydligt formulerade så att det står klart dem som skall verkställa dessa vad och hur de skall göra? 2. Anser du att de beslut som fattas av nämnden blir verkställda på det sätt som avsågs? 3. Om beslut inte blir verkställda på det sätt som avsågs, får du som ledamot reda på orsaken till detta? 4. Anser du att nämnden har ändamålsenliga system och rutiner som säkerställer att de politiska besluten blir verkställda på ett korrekt sätt? 3 2 3 1 1 3 2 2 2 1 Kommentarer: Fråga 1. Besluten motiveras ju med lagrum från MB och PBL. Tjänstemännen vet rutinerna För att delge berörda beslutet och står till tjänst med förklaringar till ex. vis byggherrar och miljöpåverkande företag Fråga 2. När det gäller om besluten verkställs på det sätt som avsågs innefattar ju kedjan ända till byggåtgärder eller miljöåtgärder genomförts, och därmed också aktörer som inte är inne i kommunens förvaltning. Det finns många exempel på att bygglov överträtts, byggande avvikit från givna beslut, osv. Där ligger naturligtvis ett ansvar på den eller de tjänstemän som är desingnerade som ansvariga för ett visst projekt. Men vi har sett att det inte alltid hinns med att kontrollera att en byggprocess fortskrider enligt givna beslut och villkor från nämnden - Fråga 3. 9
Här förekommer ofta en inträngande diskussion kring vad som gått snett och varför. Det man kan önska är att den typ av återkoppling, som nu börjar bli rutin, hade funnits tidigare. Här är en klar förbättring av rutinerna på gång. Fråga 4 Vi i nämnden får numera ut information via e-post, både om protokoll, delgivningar och om specifika ärenden, som kan komma att bli lite komplicerade eller där något upptäckts som avviker från villkor i nämndens beslut Miljöfrågor och beslut i bygglovsfrågor bör särskiljas tydligare så att ledamöterna på ett säkrare sätt har möjligheter att sätta sig in i de olika ärendena - Jag anser att vi diskuterar oss fram till det beslut som bäst skildrar syftet med beslutet. Ofta är tjänstemännens beslutsunderlag tydligt formulerade. Ibland har det kommit fram nya händelser som påverkar beslutsformuleringen. Ibland skiljer sig nämndens beslut en aning från tjänstemännens och formuleringen ändras i samarbete med sekreteraren och ordförande - Fråga 2 Jag utgår från att det blir det. Som ledamot är det omöjligt att följa alla beslut utan jag utgår från att de verkställs. Stora avvikelser skulle märkas 10