CQ PV 14.05.03 PV 05/03 EUROPAPARLAMENTET KVESTORERNA PROTOKOLL från sammanträdet den 15 maj 2003 kl. 15.00 Rum N3.5 Louise Weiss-byggnaden (LOW) Strasbourg INNEHÅLL Sida 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista...3 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 9 april 2003...3 3. Meddelanden från ordföranden... 3 3.1. Stölder...3 3.2. Stöd på grund av funktionshinder...4 4. Bestämmelser om utbetalning av ledamotsersättningar vid valperiodens slut meddelande av den 7 mars 2003 från generaldirektören för GD ekonomi förslag till meddelande till ledamöterna...4 5. Julkort 2003 - nytt urvalsförfarande lägesrapport av GD 3 - fortsättning på diskussionen från den 9 april 2003...4 6. Förslag till meddelande om publicering av förteckningen över ackrediterade assistenter...5 7. Olycksfallsförsäkring för personal som ledamöterna anställt direkt eller indirekt - meddelande av den 4 april 2003 från GD ekonomi...5 8. Brist på cykelparkering vid parlamentets byggnader i Bryssel - skrivelse från Darras...6 9. Passerkort för ledamöternas praktikanter - skrivelse av den 8 april 2003 från Balfe... 10. Övriga frågor...8 10.1. Utskottssammanträden den 22 april och 10 juni 2003...8 PV\501749.doc PE 332.657/KVEST.
10.2. Tillgången till den centrala närvarolistan - alternativa bevismöjligheter...8 10.3. Förslag till meddelande till ledamöterna om användningen av e-posten vid Europaparlamentet...8 10.4. Fotoutställning om det armeniska folkmordet...8 11. Övrig information:...8 12. Tid och plats för nästa sammanträde... 9 Bilaga: Närvarolista Justerat den 4 juni 2003 PE 332.657/KVEST. 2/10 PV\501749.doc
Sammanträdet öppnades den 14 maj 2003 kl. 15.00 av ordförande Banotti. ooo 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Eftersom den slutliga versionen av dokumentet saknades uppsköts diskussionen om punkt 4 (Bestämmelser om utbetalning av ledamotsersättningar vid valperiodens slut - meddelande av den 7 mars 2003 från generaldirektören för GD ekonomi - förslag till meddelande till ledamöterna) till nästa sammanträde; kvestorerna gav administrationen i uppdrag att i nära samarbete med rättstjänsten lägga fram slutliga konkreta förslag om bestämmelser om utbetalning av ledamotsersättningar vid den nuvarande valperiodens slut 2004, inklusive flyttinstruktioner för ledamöter som lämnar parlamentet. Föredragningslistan godkändes i den form som framgår ur detta förhandlingsreferat. 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 9 april 2003 Protokollet från sammanträdet den 9 april 2003 (PE 329.754/KVEST.) justerades. 3. Meddelanden från ordföranden 3.1. Stölder - konstaterade att ett flertal ledamöter blivit bestulna på sina kontor eller på utskottssammanträden, - lyssnade till ordförande Banotti och kvestorerna Balfe, Smet och Quisthoudt-Rowohl, - beslutade att ett meddelande skulle sändas ut till ledamöterna om vad som måste göras i sådana fall; kvestorerna betonade att säkerhetstjänsten omedelbart måste informeras om man märkte att något saknades, så att en rapport kunde göras, - gav de berörda avdelningar i uppdrag att undersöka möjligheterna att garantera att endast personer som ackrediterats i vederbörlig ordning skall få tillång till ledamöternas kontor i allmänhet och i Strasbourg utanför sammanträdesperioderna i synnerhet. PV\501749.doc 3/10 PE 332.657/KVEST.
3.2. Stöd på grund av funktionshinder 4. Bestämmelser om utbetalning av ledamotsersättningar vid valperiodens slut - meddelande av den 7 mars 2003 från generaldirektören för GD ekonomi - förslag till meddelande till ledamöterna Ärendet bordlades till nästa sammanträde. 5. Julkort 2003 - nytt urvalsförfarande lägesrapport av GD 3 - fortsättning på diskussionen från den 9 april 2003 - behandlade ett meddelande av den 13 maj 2003 från GD 3 om parlamentets lyckönskningskort 2003-2004 (PE 332.645/KVEST.), - lyssnade till ordförande Banotti som uppmanade avdelningarna att göra korten tillgängliga i god tid; ordföranden ansåg i synnerhet att ledamöterna i enlighet med kvestorernas önskemål det här året skulle ha möjlighet att rösta fram sitt favoritkort via Internet vid lämplig tidpunkt, - lyssnade till kvestor Poos, som ville ha klarhet i hur mycket det hela skulle komma att kosta, - lyssnade till Brunagel, GD 3, som lade fram ett ändrat meddelande av den 13 maj 2003 om vad som kommer att hända härnäst i urvals- och produktionsförfarandet; förslagen skulle finnas tillgängliga i juni, och det var tänkt att korten skulle tryckas i september; de upphovsrättsliga frågorna när det gällde kort med parlamentets byggnader måste emellertid diskuteras; framför allt kan inte byggnaderna i Bryssel visas i sin helhet; den totala kostnaden för projektet var avsevärt lägre än vad som angetts i ett tidigare meddelande, eftersom den anbudsinfordran som ursprungligen var avsedd för kandidatländernas kort inte kommer att anordnas, - godkände förslagen, - gav de berörda avdelningar i uppdrag att se till att samtliga tidsfrister respekterades så att det nya förfarandet kunde inledas; förfarandet skulle innebära att samtliga ledamöter aktivt deltog i urvalsförfarandet genom en elektronisk omröstning på intranätet i juli 2003. PE 332.657/KVEST. 4/10 PV\501749.doc
6. Förslag till meddelande om publicering av förteckningen över ackrediterade assistenter - lyssnade till ordförande Banotti som redogjorde för förslaget till meddelande och kvestorerna Quisthoudt-Rowohl och Balfe om hur informationen skulle läggas fram för ledamöterna, - lyssnade till Hentges, GD 8, som berättade att den databas som redan fanns inte systematiskt kopplade ihop ackrediterade assistenter med de ledamöter som hade anställt dem; individuella brev med en förteckning över de ackrediterade assistenter som arbetade för ledamöterna skulle därför sändas till dem så att de hade en möjlighet att göra rättelser till förteckningen; detta skulle man börja med början från veckan därpå, - behandlade och godkände förslaget till meddelande (16/03) om den offentliga förteckningen över ackrediterade assistenter (PE 329.763/KVEST.). 7. Olycksfallsförsäkring för personal som ledamöterna anställt direkt eller indirekt - meddelande av den 4 april 2003 från GD ekonomi - behandlade ett meddelande av den 4 april 2003 om olycksfallsförsäkring för personal som ledamöterna anställt direkt eller indirekt (PE 329.746/KVEST.), en skrivelse daterad den 26 mars 2003 från två ledamöter om olycksfallsförsäkring för assistenter (PE 329.760/KVEST.), - lyssnade till Hentges, GD 8, som redogjorde för meddelandet daterat den 4 april 2003, - lyssnade till ordförande Banotti och kvestorerna Smet och Balfe som båda tagit upp frågan om försäkringar för praktikanter som arbetade för ledamöterna i Strasbourg, - lyssnade till ett inlägg från Quisthoudt-Rowohl som undrade hurdant försäkringsskydd praktikanterna hade på väg till och från parlamentets byggnader; Quisthoudt-Rowohl ansåg att man borde undersöka om praktikanter inte ändå omfattades av något slag av allmän försäkring; samtidigt konstaterades det att tjänsteleverantörer var tvungna att själva skaffa sin försäkring, - lyssnade till ordförande Banotti som konstaterade att det kunde vara ändamålsenligt med en rad enkla bestämmelser för praktikanter, PV\501749.doc 5/10 PE 332.657/KVEST.
- lyssnade till Hentges, GD 8, och Karamarcos, rättstjänsten, som underströk att praktikanter som arbetade inom administrationen omfattades av andra bestämmelser än ledamöternas praktikanter; för övrigt täckte parlamentets ansvarsförsäkring endast parlamentets civilrättsliga ansvar; tjänsteleverantörer var tvungna att ta sina egna försäkringar och att ge försäkringsskydd till dem som arbetade för dem, - uppdrog åt de berörda avdelningarna att i nära samarbete med rättstjänsten utarbeta minimibestämmelser för ledamöternas praktikanter; framför allt är det viktigt att redogöra för det exakta antalet ledamotspraktikanter som skall ha tillgång till parlamentets lokaler, hur länge de får stanna vid parlamentet, deras sjuk- och olycksfallsförsäkring och ansvarsförsäkring. 8. Brist på cykelparkering vid parlamentets byggnader i Bryssel - skrivelse från Darras - tog del av Darras skrivelse (PE 329.748/KVEST.), - lyssnade till Parthoens, GD 6, som fäste uppmärksamheten vid att en av de tre cykelparkeringarna för närvarande endast användes till 20 procent; man höll för tillfället på att undersöka möjligheterna att införa cykelparkering vid de byggnader som nyligen hyrts på rue Montoyer; cykelparkering på allmän mark kräver tillstånd av markinnehavarna och kommunen, och parkeringen kunde således eventuellt anläggas inom ett år, - lyssnade till ordförande Banotti och kvestor Balfe som föreslog att en lägesrapport skulle utarbetas, - noterade administrationens rapport om vilka framsteg som gjorts för skapa mer parkeringsutrymme för cyklister, - uppmanade de berörda avdelningarna att förbereda ett förslag till meddelande i frågan som skulle sändas ut till ledamöterna. 9. Passerkort för ledamöternas praktikanter - skrivelse av den 8 april 2003 från Balfe - tog del av en skrivelse daterad den 8 april 2003 från Balfe om passerkort för ledamöternas praktikanter (PE 329.747/KVEST.), PE 332.657/KVEST. 6/10 PV\501749.doc
en skrivelse daterad den 8 april 2003 från generalsekreteraren om passerkort för ledamöternas praktikanter (PE 329.757/KVEST.), - lyssnade till Ratti, GD I, som sade att det för tillfället fanns nästan 90 olika slag av passerkort; alla som har ett passerkort har rätt att bjuda in ytterligare personer utifrån vilket ökar antalet personer som har tillgång till parlamentets lokaler; den begränsade giltighetstiden för dessa passerkort kan göra sakerna ännu mer komplicerade; det största problemet med ledamöternas praktikanter var bristen på en allmänt accepterade definition; ledamöternas praktikanter kunde därför få olika slag av passerkort beroende på hur de klassificerades av säkerhetstjänsterna utgående från de speciella omständigheterna i varje enskilt fall, - lyssnade till ordförande Banotti och kvestor Quisthoudt-Rowohl som föreslog att en förteckning över de 90 olika kategorierna skulle läggas fram; en ansträngning borde också göras för att hitta en allmän definition av begreppet ledamöters praktikanter, - lyssnade till kvestor Balfe som påpekade att hänsyn bör tas till hur praktikanterna klassificeras enligt den lag som tillämpas på deras arbetsort, - lyssnade till kvestor Poos som inte ville att det skulle införas en ny kategori människor som hade tillgång till byggnaderna; i stället kunde antalet kategorier minskas, - uppmanade säkerhetstjänsten att lägga fram en förteckning över de olika slagen av passerkort och användare med uppgifter om hur man eventuellt kunde förenkla kategorierna och framför allt när det gällde praktikanter. PV\501749.doc 7/10 PE 332.657/KVEST.
10. Övriga frågor 10.1. Utskottssammanträden den 22 april och 10 juni 2003 - lyssnade till kvestor Balfe som föreslog att vederbörlig hänsyn bör tas till Dauls skrivelse samt ordförande Banotti, - noterade en skrivelse av den 10 april 2003 från Daul om att anordna utskottssammanträden på förmiddagen den 22 april och 10 juni 2003 (PE 329.755/KVEST.). 10.2. Tillgången till den centrala närvarolistan - alternativa bevismöjligheter 10.3. Förslag till meddelande till ledamöterna om användningen av e-posten vid Europaparlamentet - behandlade ett förslag till meddelande till ledamöterna om användningen av e-posten vid Europaparlamentet (PE 329.764/KVEST.), - lyssnade till Naegel, GD I, som påpekade att massutskick till interna användare borde undvikas, eftersom ett enda e-postmeddelande då sändes till mellan 7500 och 8000 interna användare; en uppförandekod som respekterar ledamöternas yttrandefrihet kunde utarbetas, - lyssnade till inlägg av ordförande Banotti och kvestorerna Balfe och Quisthoudt-Rowohl, samt Naegel, GD I, - beslutade att vid nästa sammanträde behandla ett ändrat förslag till meddelande till vilken bifogats en förteckning över alla relevanta fall för att göra en åtskillnad mellan oacceptabla och acceptabla e-postmeddelanden. 10.4. Fotoutställning om det armeniska folkmordet PE 332.657/KVEST. 8/10 PV\501749.doc
- behandlade en skrivelse av den 28 april 2003 från Ratcliffe, ordförande för COM-ART, om Sjöstedts begäran om tillstånd för en fotoutställning om det armeniska folkmordet (PE 329.766/KVEST.), en skrivelse av den 30 april 2003 från parlamentsledamot Sjöstedt, som bad kvestorerna att än en gång se över sitt beslut att inte tillåta en fotoutställning om det armeniska folkmordet (PE 329.766/KVEST.), - lyssnade till ordförande Banotti som fäste uppmärksamheten vid att ansökningar om att få anordna utställningar om det armeniska folkmordet hade lagts fram upprepade gånger under de senaste fyra åren; hon hade avslagit ansökningarna till följd av ett yttrande från COM-ART om det material som skulle ställas ut, och hon förklarade att det inte hade skett några påtryckningar utifrån, - lyssnade till kvestorerna Balfe, Quisthoudt-Rowohl och Poos, - beslutade med en nedlagd röst att bekräfta beslutet, som fattats i enlighet med bestämmelserna om utställningar, att inte tillåta utställningen. 11. Övrig information - tog del av följande handlingar: en skrivelse av den 14 april 2003 från Lenoir, den franska ministern för Europafrågor, om de franska ansträngningarna att förbättra flygförbindelserna till Strasbourg (PE 329.767/KVEST.), en skrivelse av den 17 april 2003 från de Robien, den franska transportministern, om flygförbindelserna mellan London (Gatwick) och Strasbourg (PE 329.752/KVEST.). 12. Tid och plats för nästa sammanträde - beslutade att hålla nästa sammanträde i Strasbourg den 4 juni 2003 kl. 15.00. Sammanträdet avslutades kl. 17.00. PV\501749.doc 9/10 PE 332.657/KVEST.
BILAGA NÄRVAROLISTA Strasbourg den 14 maj 2003 NÄRVARANDE: Banotti, ordförande Balfe Poos Quisthoudt-Rowohl Smet ÖVRIGA NÄRVARANDE Talmannens kansli Generalsekreterarens kansli Rättstjänsten GD 1 Suarez Mella Clark Karamarcos Ratti Naegel 1 GD 3 Brunagel 2 GD 6 GD 8 SEKRETARIATET Parthoens Kraewinkels 3 Vanhaeren Hentges Snijders Kyst Huber von Lingen Assistenter De Matteis Demoussissian Kvestorssekretariatet Rysman (Poos) 1 Närvarande för punkt 10.3. 2 Närvarande för punkt 5. 3 Närvarande för punkt 8 och 9. PE 332.657/KVEST. 10/10 PV\501749.doc