5. Administrationen vill, innan den motbevisar styrekonomens argument, klargöra bakgrunden till ärendet.

Transkript

1 AKTSKRIVELSE Ärende: Begäran om upphävande av styrekonomens nekande av godkännande nr 01/04 1. I ett meddelande av den 11 juni 2001 informerade styrekonomen chefen för personalavdelningen om sitt nekande av godkännande nr 01/04 beträffande ersättning för årlig ledighet som inte tagits ut av en person som varit tillfälligt anställd inom PPE-DE-gruppen, då denne gick i pension den 1 juli Detta nekande av godkännande bör upphävas dels eftersom styrekonomens argument är ogrundade, dels eftersom den aktuella begäran om utbetalning överensstämmer med gällande bestämmelser och med rättspraxis, vilket framgår av denna skrivelse. A. STYREKONOMENS ARGUMENT 3. Nekandet av godkännande grundar sig på följande argument: a) Brist på verifikationer som visar att den berörda personen inte kunnat ta ut sin årliga ledighet på grund av tjänstens krav. b) Antalet dagar som anges i begäran om utbetalning stämmer inte överens med saldot över outnyttjade dagar som framgår av den ledighetsavräkning av den 5 juli 2000, som den berörda gruppen tillhandahållit. 4. Styrekonomen drar med dessa argument slutsatsen att ersättning för outnyttjad ledighet skulle strida mot artikel 38.1 d och e i budgetförordningen, det vill säga att det inte överensstämmer med gällande bestämmelser och principen om sund ekonomisk förvaltning. Han menar även att det strider mot artikel 4 i tjänsteföreskrifternas bilaga V. 5. Administrationen vill, innan den motbevisar styrekonomens argument, klargöra bakgrunden till ärendet. LT\ doc PE /PRES./bilaga 3a

2 B. BAKGRUND TILL ÄRENDET 6. Ursprungligen begärde PPE-DE-gruppen att den berörda personen skulle få ersättning för ledighet som hon inte kunnat ta ut, genom en skrivelse av den 5 juli 2000 från Colling, gruppens biträdande generalsekreterare, som skickades till chefen för löneavdelningen och som samma dag även skickades till avdelningen för ekonomistyrning. I denna skrivelse begärde Colling att den anställde skulle ersättas med ett belopp motsvarande 165 dagars ledighet som den anställde inte kunnat ta ut med tanke på de särskilda arbetsuppgifter hon hade hos gruppens ordförande. Dessa 165 dagar bestod av den årliga ledighet hon haft rätt till under det år då hon lämnade sin tjänst, och av de dagars outnyttjad ledighet som överförts från tidigare år. 7. I ett meddelande av den 12 juli 2000 uppmanade styrekonomen Colling att omformulera gruppens begäran, särskilt när det gällde antalet dagar som skulle ersättas, och att därefter skicka begäran till den behöriga myndigheten, det vill säga chefen för personalavdelningen. 8. Till följd av styrekonomens anmärkningar behandlades ärendet av å enda sidan PPE-DE-gruppens ordförande och Colling, och å andra sidan generaldirektören för personal och direktören för personal och socialfrågor. Efter denna överläggning framförde Colling på nytt sin grupps begäran genom skrivelserna av den 14 november 2000 och av den 28 maj 2001 till generaldirektören för personal, där antalet lediga dagar som skulle ersättas hade reducerats till I maj 2001 skickade parlamentets behöriga avdelning ett förslag till skrivelse till avdelningen för ekonomistyrning för godkännande, undertecknat av chefen för personalavdelningen och adresserat till löneavdelningen, där man bad löneavdelningen betala ut ersättning för 60 dagars outnyttjad ledighet. 10. Det är detta förslag till skrivelse som styrekonomen nekat godkännande för. 11. I en skrivelse av den 4 juli 2001 uppmanades jag av Poettering, ordförande för PPE-DE-gruppen, att inleda ett förfarande för att upphäva styrekonomens nekande av godkännande 01/04. C. MOTBEVISNING AV STYREKONOMENS ARGUMENT a) Brist på verifikationer som visar att den berörda personen inte kunnat ta ut sin årliga ledighet på grund av tjänstens krav 12. Först bör man ta en titt på de bestämmelser i tjänsteföreskrifterna och parlamentets interna bestämmelser, som rör överföring av årlig ledighet och ekonomisk ersättning för lediga dagar som inte tagits ut då tjänstemannen lämnar sin tjänst, samt rättspraxis på området. 13. De två första styckena i artikel 4 i tjänsteföreskrifternas bilaga V lyder som följer: Om en tjänsteman av andra skäl än tjänstens krav inte utnyttjat sin årliga ledighet innan kalenderåret löpt ut, får det antal dagar som förs över till det kommande året inte överstiga PE /PRES./bilaga 3a 2/6 LT\ doc

3 tolv dagar. Om en tjänsteman inte har utnyttjat hela sin årliga ledighet då han lämnar sin tjänst skall han erhålla ersättning med motsvarande en trettiondel av sin månadslön för varje ledig dag som han är berättigad till när han lämnar tjänsten. 14. Enligt ovannämnda bestämmelser i tjänsteföreskrifterna får alltså inte fler än tolv dagar överföras, om det inte är tjänstens krav som är orsaken till att de inte tagits ut, men man får intrycket att denna övre gräns kan överskridas när det rör sig om ledighet som av tjänsteskäl inte tagits ut. Av bestämmelserna framgår emellertid inte hur man skall visa att det är tjänsteskäl som ligger bakom den outnyttjade ledigheten. 15. Enligt parlamentets interna bestämmelser, som bekräftades genom meddelandet av den 3 augusti 1999 från generaldirektören för personal till parlamentets avdelningar, ombudsmannen och de politiska gruppernas generalsekreterare, kommer överföring av mer än tolv dagar endast att godkännas om man kan visa upp den aktuella semesteransökan med tillhörande meddelande om avslag, eller en skriftlig förklaring från generalsekreteraren där han bekräftar att tjänstemannen inte kunnat ta ut sin ledighet på grund av tjänstens krav. 16. Enligt domstolens beslut av den 10 juli 1992 i målet T-66/91, Pasetti Bombardella/Europaparlamentet, som rör ett liknande ärende, kan parlamentets administration inte begränsa antalet dagar som kan komma ifråga för ersättning. Den kan inte heller införa ytterligare krav, exempelvis när det gäller förfarandet, som kan inverka negativt på den rätt som tjänsteföreskrifterna ger till ersättning för ledighet som av tjänsteskäl inte tagits ut innan tjänstemannen lämnar sin tjänst. I domen betonas att administrationen inte ovillkorligen kan kräva ett skriftligt intyg från den överordnade, där de tjänsteskäl som ligger bakom ett avslag på tjänstemannens ledighetsansökan anges, eftersom det automatiskt skulle frånta tjänstemannen dennes rätt att med alla medel bevisa att han inte kunnat ta ut sin ledighet på grund av tjänstens krav. 17. I samma beslut påpekas att det inte är nödvändigt att undersöka om överföringen av ledigheten godkänts på förhand av den överordnade Parlamentet kan nämligen inte åberopa en påstådd brist på ett sådant förhandsgodkännande för att neka ersättning för ledighet som den berörda personen inte kunnat ta ut på grund av tjänstens krav, och parlamentet erkänner själv att det faktiskt är sådana skäl som ligger till grund för det aktuella ärendet. 18. I meddelandet om nekande av godkännande hävdar styrekonomen att handlingarna inte innehöll något dokument som visade att den anställde skulle ha nekats ledighet, vilket hade kunnat motivera en överföring av eller ersättning för outnyttjad ledighet (punkt 7). 19. I skrivelsen av den 5 juli 2000 från Colling, PPE-DE-gruppens företrädare i egenskap av biträdande generalsekreterare, till chefen för löneavdelningen, anges emellertid just dessa orsaker till att den berörda personen inte kunnat ta ut sin årliga ledighet innan hon lämnade sin tjänst. Colling bekräftar att hon inte kunnat ta ut sin ledighet på grund av de särskilda arbetsuppgifter hon utfört för gruppens ordförande. Avslutningsvis skriver han att han med skrivelsen bekräftade att den berörda personen inte kunnat utnyttja den årliga ledighet hon hade rätt till. Enligt domstolens beslut utgör denna skrivelse en tillräcklig verifikation för att visa att ledigheten inte kunnat tas ut på grund av tjänstens krav. LT\ doc 3/6 PE /PRES./bilaga 3a

4 20. Dessutom är det självklart att en tillfälligt anställd som utfört arbetsuppgifter för ordföranden för en politisk grupp har godtagbara skäl att föra över outnyttjad ledighet. Enligt ett meddelande av den 28 september 1996 från den dåvarande generaldirektören för personal till semesterkontoret krävs inte något nekande på förhand för att mer ledighet än de automatiskt tillåtna tolv dagarna skall kunna föras över för personal inom ordförandens och parlamentets generalsekreterares kansli. Denna regel kan likaledes tillämpas på dem som är tillfälligt anställda hos de politiska gruppernas ordföranden, med tanke på de förhållanden under vilka de arbetar. 21. Styrekonomen grundar också sitt beslut på det meddelande av den 6 juni 2001 som chefen för personalavdelningen skickat till den underordnade styrekonomen som svar på dennes anmärkningar angående antalet dagar som skulle ersättas. I detta meddelande påpekas att de politiska grupperna själva förvaltar sina anställdas ledighet och att Europaparlamentets administration inte har några kontrollbefogenheter. 22. Beträffande till detta meddelande betonar styrekonomen att under dessa omständigheter skulle en utbetalning strida mot artiklarna 40 och 41 i budgetförordningen, enligt vilka utanordnaren har vissa åligganden när det gäller kontroll av utgifter, nämligen att verifiera att borgenärens anspråk existerar, fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till, och verifiera fordrans förfallovillkor (punkt 8). 23. Därmed står det klart att styrekonomen gjort en feltolkning av innehållet i meddelandet från chefen för personalavdelningen. Det faktum att de politiska grupperna själva förvaltar sin personals ledighet, utan inblandning från parlamentets administration, visar helt enkelt varför administrationen inte har tillgång till några ytterligare verifikationer till stöd för gruppens begäran. Att kräva ytterligare verifikationer strider dessutom mot gällande rättspraxis. 24. I detta sammanhang bör också påpekas att ordföranden är det högsta ämbetet inom de politiska grupperna. I egenskap av biträdande generalsekreterare för PPE-DE företräder Colling gruppens ordförande i frågor som gäller den löpande administrationen. Den attest som han utfärdat kan därför inte bestridas. b) Icke-överensstämmelse mellan det antal dagar som anges i gruppens begäran om utbetalning och det antal dagar som anges i den berörda personens ledighetsavräkning 25. Som redan nämnts avsåg gruppens begäran om utbetalning ursprungligen ersättning för 165 dagars outnyttjad ledighet. Jämfört med andra liknande fall som behandlats tidigare var detta ett mycket stort antal dagar som ersättning begärdes för. Tjänsteföreskrifterna anger visserligen inte någon gräns för det antal dagar som får överföras då ledighet inte kunnat tas ut av tjänsteskäl, och inte heller för det antal dagar som får ersättas då den anställde lämnar sin tjänst, men en sådan utbetalning hade skapat ett icke önskvärt prejudikat. I den här frågan framförde jag personligen min ståndpunkt till styrekonomen genom ett meddelande av den 21 maj 2001, varefter styrekonomen informerade mig om sin syn på saken, varpå jag ändrade antalet dagar till 45. Så snart de behöriga myndigheterna PE /PRES./bilaga 3a 4/6 LT\ doc

5 informerades om ärendet tog även de upp frågan om antalet dagar som kan ersättas. Därför hölls också ett möte mellan företrädare för gruppen och för administrationen, och det är inte förrän efter detta möte och på förslag från parlamentets administration, som gruppen ändrade sin begäran om utbetalning genom att antalet dagars outnyttjad ledighet reducerades från 165 till 60 dagar. 26. I sitt meddelande bestrider styrekonomen att antalet dagar skulle uppgå till 60, och hänvisar till den berörda personens ledighetsavräkning som bifogas handlingarna. Han påpekar att den 1 juni 2001 informerade avdelningen för ekonomistyrning, på grundval av den bifogade tabellen, administrationen om att antalet lediga dagar som inte tagits ut av den tidigare anställde tycktes uppgå till 29,5 (punkt 7). Han betonar också att bland de handlingar som bifogats den aktuella fordran finns ett uttalande som hänvisar till en svart låda uppgående till 135,5 dagar. Denna siffra förklaras inte ytterligare i de bifogade handlingarna. Det framgår emellertid indirekt att det rör sig om det förmodade antalet övertidstimmar (punkt 14). 27. Låt oss återigen påminna om att grupperna är oberoende när det gäller förvaltningen av deras personals ledighet och att de följaktligen har egna databaser för detta ändamål. Den tabell som avses ovan är en officiell ledighetsavräkning för den anställde, hämtad från gruppens databas. Enligt denna handling uppgår det antal dagars ledighet som den berörda personen inte tagit ut till totalt 165, varav 29,5 dagar utgör icke utnyttjad ledighet från de sista två verksamhetsåren, och 135,5 dagar är lediga dagar som av tjänsteskäl överförts från tidigare år, vilket bekräftas av Colling i dennes skrivelse till chefen för löneavdelningen. 28. Det slutliga antalet dagar, nämligen 60 dagar, som ersättning begärs för, vilket styrekonomen motsätter sig, är resultatet av en överenskommelse mellan gruppen och parlamentets administration, vilket avsåg att undvika att skapa ett prejudikat. Avdelningen för ekonomistyrning informerades om denna överenskommelse genom ett meddelande av den 6 juni 2001 från chefen för personalavdelningen till den underordnade styrekonomen. Collings bekräftelse av antalet dagar som inte tagits ut och som skall ersättas, och bakgrundsinformationen från chefen för personalavdelningen utgör tillräckliga verifikationer. Mot bakgrund av gällande rättspraxis behövs inte några ytterligare handlingar. På denna punkt kan jag bara upprepa att det antal dagar som ersättning skall utgå för, samt de orsaker som ligger bakom den outnyttjade ledigheten, attesterats av Colling i egenskap av biträdande generalsekreterare för PPE-DE-gruppen, och att denna attest gäller. D. SLUTSATS 29. Av det ovanstående framgår att - styrekonomens nekande av godkännande grundar sig på en feltolkning av det meddelande av den 6 juni 2001 som chefen för personalavdelningen skickat till den underordnade styrekonomen. Det verkar inte heller som om styrekonomen tagit hänsyn till vare sig gällande rättspraxis, eller det faktum att PPE-DE-gruppen är den LT\ doc 5/6 PE /PRES./bilaga 3a

6 enda myndighet som är behörig att bekräfta det antal lediga dagar som inte tagits ut av en av dess anställda, liksom orsakerna till att ledigheten inte kunnat tas ut. - Förfarandet för utbetalningen till den berörda personen för årlig ledighet som inte tagits ut, överensstämmer med tjänsteföreskrifterna, de gällande interna bestämmelserna och gällande rättspraxis på detta område, vilket bekräftas genom rättstjänstens yttrande om ärendet (bifogas). 30. Styrekonomens nekande av godkännande nr 01/04 bör upphävas, så att ersättningen för den ledighet som inte tagits ut kan betalas ut till den berörda personen så snart som möjligt. Julian Priestley PE /PRES./bilaga 3a 6/6 LT\ doc