EUROPAPARLAMENTET KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL. från sammanträdet den 4 juli i Strasbourg

Transkript

1 EUROPAPARLAMENTET CQ PV PV 07/01 KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL från sammanträdet den 4 juli i Strasbourg INNEHÅLL Sida 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Justering av protokollet från sammanträdet den 13 juni Meddelanden från ordföranden Skrivelse från vice talman Onesta Byggnader och lokaler 4.1. Förnyelse av hyreskontraktet för informationskontoret i Wien Parlamentets resebyrå - förnyelse av avtal Officiell biltjänst - Rapport från GD VI om budgetaspekter och mänskliga resurser Säkerhetsfrågor 6.1. Incident i parlamentets lokaler Praktikanternas särskilda tillgång till parlamentets byggnader i Bryssel under parlamentets uppehåll (juli-augusti 2001) Övriga frågor: 7.1. Posttjänsten under sommaruppehållet Övrig information: 8.1. Uppdaterad förteckning över tvärpolitiska grupper i parlamentet Skapandet av en förening för före detta ledamöter av Europaparlamentet rapport till presidiet och kvestorskollegiet från Lord Plumb och R. Balfe Datum och plats för nästa sammanträde...6 BILAGA: Deltagarlista Godkänd: / AvL PV\ doc PE /KVEST.

2 Sammanträdet öppnades kl med Ducarme, kollegiets ordförande, som ordförande. OOO 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista (PE /KVEST.) Ordföranden meddelade att eftersom rättstjänstens yttrande inte var tillgängligt måste punkt 4.1: Räkenskaper och utbetalningar - föreslagna ändringar till artikel 26.3, skjutas upp. Punkt 5.1: Utrustning av området för utdelning av handlingar / ledamöternas postfack i LOW-byggnaden, måste också skjutas upp, eftersom den ytterligare information om kostnader som begärts från administrationen ännu inte hade inkommit. Balfe begärde att punkt 8 (Regler för inbjudningar till tredje part att besöka parlamentets lokaler) skulle behandlas med diskussion och tillsammans med punkt 7.2 (Praktikanters tillträde till parlamentets lokaler i Bryssel under sommaruppehållet). En ny punkt om förnyelse av hyreskontraktet för informationskontoret i Wien lades till efter punkt 3. Det ändrade förslaget till föredragningslista godkändes. 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 13 juni 2001 (PE /KVEST. och PE /KVEST.) Banotti begärde att få ytterligare information om punkt 10.2.: Hermanges skrivelse om en annons som visades vid tidningskiosken i ASP. Protokollet från sammanträdet den 13 juni 2001 justerades. 3. Meddelanden från ordföranden Ordföranden uppmärksammade kollegiet på en skrivelse (PE /KVEST.) av den 26 juni 2001 som vice talman Onesta skickat till kollegiet och i vilken han föreslog att man skulle göra ytterligare hjälpinsatser för rörelsehindrade ledamöter. Förslaget hade välkomnats av presidiet. Banotti ansåg att även ledamöter med tillfälliga rörelsehinder skulle inkluderas. Det fanns till exempel enkla anordningar för att hjälpa dem som hade nedsatt hörsel. - uppmanade Banotti att sammanträffa med Onesta för en diskussion i syfte att förbereda ärendet före kvestorernas nästa sammanträde den 5 september 2001 i Strasbourg, till vilket Onesta skulle bjudas in. PE /KVEST. 2/7 PV\ doc

3 4. Byggnader och lokaler CQ PV Informationskontoret i Wien förnyelse av hyreskontraktet behandlade en skrivelse från Balfe av den 3 juli 2001, i vilken han i enlighet med kollegiets önskningar redogjorde för resultatet från sina sammanträden den 2 juli 2001 med österrikiska parlamentsledamöter. Slutsatsen var att en stor del av det utrymme som för närvarande finns tillgängligt i informationskontoret i Wien sällan eller aldrig utnyttjas. - beslutade att ge Balfe i uppdrag att resa till Wien för att undersöka och på stället kontrollera utnyttjandegraden för det utrymme som för närvarande finns tillgängligt i informationskontoret i Wien, och att i vederbörlig ordning lämna in kvestorernas synpunkter till presidiet före dess sammanträde den 3 september Parlamentets resebyrå - förnyelse av avtal behandlade ett meddelande (PE /KVEST.) av den 6 juni 2001 som utarbetats av GD VI, och som i informationssyfte togs upp i samband med detta ärendet redan förra sammanträdet, om att efter ett upphandlingsförfarande byta det företag som hade hand om resebyrån. Efter ett byte av resebyrå till ett annat företag hade ett antal ledamöter uttryckt sin oro över de följder som bytet skulle få. Dessutom hade i detta fall kvestorerna inte tillfrågats innan anbudsinfordran hade offentliggjorts. Ordföranden hänvisade till en skrivelse av den 25 juni 2001 från generalsekreteraren till administrationen, där generalsekreteraren beklagade att kvestorerna inte tillfrågats i förväg. Som företrädare för generaldirektoratet för administration, som uppmanats att ge en förklaring, lämnade Rieffel och Kraewinkels ytterligare information om upphandlingsförfarandets rutiner och specifikationer, samt om de särskilda svårigheter och villkor som utmärkte resebyråns arbete. - uppmärksammade den information som lämnades av administrationen rörande det nya företag som skulle ansvara för parlamentets resebyrå, efter ett upphandlingsförfarande, och försäkringarna om att bytet av resebyrå inte skulle få några återverkningar på de tjänster som erbjöds ledamöterna, - hänvisade till behovet av att kvestorerna tillfrågas i förhand, innan en anbudsinfordran offentliggörs, när det gäller alla frågor som direkt rör ledamöterna, - beslutade att på nytt granska den nya resebyråns funktion i slutet av innevarande år. PV\ doc 3/7 PE /KVEST.

4 5 Officiell biltjänst - Rapport från GD VI om budgetaspekter och mänskliga resurser Under kollegiets sammanträde den 4 april 2001 uppmanades administrationen att lämna en rapport om det nuvarande läget för Europaparlamentets biltjänst med avseende på mänskliga resurser och kostnader. behandlade administrationens rapport (PE /KVEST.) av den 22 juni 2001, i vilken ett antal handlingsalternativ redovisades. Rieffel från GD VI lämnade ytterligare upplysningar om biltjänstens nuvarande förhållanden i anslutning till rapportens beskrivning och riktade kvestorernas uppmärksamhet på de budgetanslag som redovisades i bilagorna. behandlade också en skrivelse från Balfe (PE /KVEST.) med följande förslag: i) att biltjänsten i fortsättningen skulle utöka sitt öppethållande till kl , ii) att begränsningen när det gällde hur långt ledamöterna fick transporteras skulle utökas till 40 km i Strasbourg och 30 km i Bryssel, (iii) att den nuvarande regeln att alla bilar måste starta från eller avsluta sina resor vid parlamentet skulle avskaffas och att man skulle försöka nå en större flexibilitet, (iv) att tidsfristen för att lämna in kvitton för ersättning för taxiresor skulle förlängas, (v) att målet måste vara att parlamentets biltjänst skulle vara lika bra som den som tillhandahålls av tyska förbundsdagen och att man, förutom att genomföra punkterna 1-4, skulle göra en utredning för att se vilka förbättringar som krävdes för att biltjänsten skulle komma upp i den nivån. Quisthoudt-Rowohl hänvisade till de förslag hon framförde under sammanträdet den 25 oktober, nämligen: - resor något överstigande gränsen på 20 km för ledamöter för att träffa grupper av besökare eller för att nå sina hotell, - transport för ledamöter från ett ställe till ett annat och efter kl , - behovet av en tjänsteman vid bokningsdisken som kände igen ledamöterna, - särbehandling av befattningshavare, t.ex. vice ordförande, - ingen ansamling av ledamöter på uppsamlingsställen, - avtal med lokala taxiföretag för de tider när biltjänsten inte var öppen, - möjligheten att vid behov finna ytterligare medel under olika budgetrubriker. Hon bad dessutom att administrationen under hösten skulle lämna skattningar till ansvarig kvestor och ordföranden. Poos och Banotti pekade på möjligheten att utnyttja taxi om och när officiella bilar inte fanns tillgängliga. Banotti ansåg att en begränsad biltjänst även skulle tillhandahållas under gula veckor. PE /KVEST. 4/7 PV\ doc

5 CQ PV Efter denna inledande diskussion beslutades att återkomma till frågan under september. 6. Säkerhetsfrågor 6.1. Incident i parlamentets lokaler Ratti, direktör med ansvar för säkerhetstjänsten, informerade kollegiet om en allvarlig och våldsam incident i parlamentet som inträffade under eftermiddagen och som gällde turkiska demonstranter som försökte få tillträde till kammarens åhörarläktare. uttryckte sin avsky inför denna nya incident av hotfullt beteende och reste krav på att lämpliga åtgärder skulle vidtas och att motmedel skulle övervägas Praktikanternas särskilda tillgång till parlamentets byggnader i Bryssel under parlamentets uppehåll (juli och augusti 2001) Tjänstgörande ordföranden redovisade kraven på att ledamöternas praktikanter skulle få tillträde till parlamentsbyggnaderna under parlamentets uppehåll. Balfe uttalade sig för att praktikanter skulle få tillstånd att komma in i kontoren efter särskild och individuell begäran från varje ledamot. Han underströk att det borde förekomma så lite byråkrati som möjligt i detta sammanhang. Banotti pekade på riskerna för missbruk vilket incidenter som inträffat nyligen visade av ledamöternas anställda som samlar och åtföljer besökare under ifrågavarande ledamots frånvaro. Hon uppmanade till försiktighet i frågan och begärde att ledamöternas praktikanter skulle identifieras ordentligt innan de tilläts att i undantagsfall komma in i parlamentets byggnader i Bryssel under sommaruppehållet. Ratti, direktör med ansvar för säkerhet, underströk det stora antalet inträdeskort som utfärdats och varnade för riskerna med ett okontrollerat tillträde för personer som var okända för institutionerna. Framför allt under sommaren när ledamöterna var frånvarande och det troligtvis bara fanns ett mindre antal anställda på plats. Ordföranden föreslog att man skulle fråga ledamöterna via e-post om de önskade begära tillstånd för sina praktikanter att få tillträde till parlamentets lokaler i Bryssel under en bestämd tid under parlamentets sommaruppehåll. Endast praktikanterna hos de ledamöter som besvarade e-postbrevet med en personligt undertecknad skrivelse som informerade om namnet på den person det gällde skulle få tillstånd att komma in i lokalerna. gav enhälligt sitt stöd åt detta förslag. - uppmärksammade begäran från ett antal ledamöter att ge tillträde under månaderna juli och augusti 2001 till deras anställda som hade praktikantbricka, PV\ doc 5/7 PE /KVEST.

6 - beslutade, efter omröstning, att de ledamöter som i undantagsfall önskade ge en praktikant tillstånd att komma in i parlamentsbyggnaden i Bryssel under sommaruppehållet (juli-augusti 2001) måste skicka en skrivelse, personligen undertecknad av vederbörande ledamot, till parlamentets säkerhetstjänst (Thomann ASP-byggnaden 1H356) senast den 12 juli 2001 kl , med uppgivande av vilken praktikant det gällde och den exakta tidsperiod för vilken tillträdet beviljades; samtidigt skulle ledamoten avge en deklaration i vilken vederbörande tog fullt ansvar för det givna tillståndet och bekräftade att den praktikant som tillståndet gällde inte i något avseende utgjorde någon risk för parlamentet. - beslutade dessutom att en förteckning över samtliga praktikanter skulle upprättas på basis av de namn som meddelats per post den 12 juli kl Den förteckningen skulle vara den enda grunden för att avgöra om en person med praktikantbricka skulle få tillträde till parlamentsbyggnaderna i Bryssel under den aktuella perioden. 7. Övriga frågor 7.1. Posttjänsten under sommaruppehållet Som svar på en fråga från Banotti bekräftade Ratti att den post som kommer till ledamöterna skulle lagras till slutet av augusti. 8. Övrig information 8.1. Uppdaterad förteckning över tvärpolitiska grupper i Europaparlamentet meddelande från ställföreträdande generalsekreteraren uppmärksammade den uppdaterade förteckningen (PE /KVEST.) över officiella tvärpolitiska grupper i parlamentet som lämnats in av ställföreträdande generalsekreteraren Skapandet av en förening för före detta ledamöter av Europaparlamentet rapport till presidiet och kvestorskollegiet från Lord Plumb och Balfe 9. Datum och plats för nästa sammanträde beslutade att hålla sitt nästa sammanträde kl onsdagen den 5 september 2001 i Strasbourg. Sammanträdet avslutades kl PE /KVEST. 6/7 PV\ doc

7 BILAGA 1 DELTAGARLISTA Strasbourg, den 4 juli 2001 NÄRVARANDE: Ducarme, ordförande Balfe Banotti Poos Quisthoudt-Rowohl ÖVRIGA NÄRVARANDE: Generalsekreterarens kansli GD 1 GD 6 GD 7 GD 8 SEKRETARIAT Clark Ratti Rieffel Gavriil Fihl Kraawinkels Ractliffe Sommerschield Valentin Gordon Hentges Kyst Calinoglou Drexler Lane von Lingen Assistenter: Ranz Rysman Petit PV\ doc 7/7 PE /KVEST.