EUROPAPARLAMENTET KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL. från sammanträdet den 10 april 2002 kl rum N 3.5 Louise Weiss-byggnaden (LOW) Strasbourg

Transkript

1 EUROPAPARLAMENTET PV 04/02 KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL från sammanträdet den 10 april 2002 kl rum N 3.5 Louise Weiss-byggnaden (LOW) Strasbourg SAMMANFATTNING Sidan 1.GODKÄNNANDE AV FÖRSLAGET TILL FÖREDRAGNINGSLISTA JUSTERING AV PROTOKOLLET FRÅN SAMMANTRÄDET DEN 23 MARS MEDDELANDEN FRÅN DEN TJÄNSTGÖRANDE ORDFÖRANDEN DEN ALLMÄNNA SÄKERHETSPOLITIKEN MOTTAGANDE AV BESÖKSGRUPPER VID SIDAN AV DET OFFICIELLA PROGRAMMET FÖR GD DISKUSSION OM DET PRELIMINÄRA FÖRSLAGET TILL EUROPAPARLAMENTETS BUDGETBERÄKNING FÖR BUDGETÅRET FINANSIELLA FRÅGOR SPRÅK OCH DATAKURSER FÖR EUROPAPARLAMENTETS LEDAMÖTER FÖRSLAG TILL OMARBETNING AV ARTIKLARNA 22 OCH 22A I BESTÄMMELSERNA FÖR KOSTNADSERSÄTTNING OCH ANDRA ERSÄTTNINGAR TILL EUROPAPARLAMENTETS LEDAMÖTER DET FRIVILLIGA TILLÄGGSPENSIONSSYSTEMET FÖR EUROPAPARLAMENTETS LEDAMÖTER FÖRSLAG TILL OMARBETNING AV BILAGA IX I BESTÄMMELSERNA FÖR KOSTNADSERSÄTTNING OCH ANDRA ERSÄTTNINGAR TILL EUROPAPARLAMENTETS LEDAMÖTER ENSKILDA FÖRFRÅGNINGAR BEGÄRAN OM ÄNDRING AV BESTÄMMELSERNA FÖR VECKORNA MED BESÖK I VALKRETSARNA... 7 PV\ doc 1 PE /KVEST.

2 7.2 BEVIILLKOR FÖR NÄRVARON VID EUROPAPARLAMENTETS OFFICIELLA SAMMANTRÄDEN BYGGNADER OCH LOKALER TILLTRÄDE TILL EUROPAPARLAMENTETS BARER OCH RESTAURANGER I BRYSSEL OCH STRASBOURG RÖKFÖRBUD I PERSONALMATSALARNA FRÅGOR UTAN DEBATT BREVPAPPER OCH KUVERT MED BREVHUVUD ANPASSNING AV ARTIKEL 7 I BESTÄMMELSERNA FÖR TJÄNSTEBILAR TID OCH PLATS FÖR NÄSTA SAMMANTRÄDE BILAGA I : BILAGA 2: Närvarolista Ändring av artikel 7 i bilaga VIII till bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter som antogs av kvestorskollegiet den 10 april 2002 Antagande: 15 maj 2002 PV\ doc 2 PE /KVEST.

3 Sammanträdet öppnades den 10 april 2002 kl med Poos, kvestorskollegiets tjänstgörande ordförande, som ordförande. ooo 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista - tog del av förslaget till föredragningslista (PE /KVEST.), - antog förslaget till föredragningslista i dess lydelse enligt detta protokoll. 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 23 mars justerade protokollet från sammanträdet den 13 mars 2002 (PE /KVEST.). 3. Meddelanden från den tjänstgörande ordföranden - tog del av ett förslag från den tjänstgörande ordföranden med flera förslag till datum för ett sammanträde som skulle hållas i Luxemburg, i vilket den tjänstgörande ordföranden föreslog att kvestorskollegiet skriftligen skulle föreslå ett datum för honom i slutet av augusti 2002, - lyssnade till ett inlägg från Balfe, som talade om att han skulle följa med de vice ordförandena med ansvar för fastighets- och informationspolitik på ett besök till Europaparlamentets informationskontor i Edinburgh den 20 maj 2002, och tillkännagav sin avsikt att den april 2002 göra ett besök i Stockholm tillsammans med den vice ordföranden med ansvar för fastighetspolitik, som ett led i sökandet efter en eventuell lokal för Europaparlamentets informationskontor, - gav Balfe tillstånd att göra dessa resor inom ramen för hans ansvarsområden som kvestor. PV\ doc 3 PE /KVEST.

4 4. Den allmänna säkerhetspolitiken mottagande av besöksgrupper vid sidan av det officiella programmet för GD 3 - tog del av följande handlingar: ett förslag till meddelande från den ställföreträdande generalsekreteraren om en översyn av reglerna och förfarandena för besöksgrupper som bjudits in av parlamentsledamöter vid sidan av det officiella besöksprogrammet (PE /KVEST.), en skrivelse av den 21 februari 2002 från kvestor Smet om mottagandeförfarandet för besöksgrupper (PE /KVEST.), en skrivelse av den 11 februari 2002 från Wieland om problemet med tillträdesförbud för taxibilar till rue Wiertz (PE /KVEST.), samt ett svar på denna skrivelse från kvestor Smet (PE /KVEST.), en skrivelse av den 17 januari 2002 från Kuckelkorn och ett trettiotal andra parlamentsledamöter med en begäran om att de säkerhetsåtgärder som infördes den 11 september 2001 skall ses över (PE /KVEST.), samt ett svar på denna skrivelse från kvestor Smet (PE /KVEST.), en skrivelse till kvestor Balfe från Aspinall, för advokatfirman Eversheds Business Lawyers in Europe, av den 21 mars 2002 om upphävande av möjligheten för icke-inbjudna besökare att delta vid parlamentsutskottens sammanträden (PE /KVEST.). - lyssnade till Rømer, ställföreträdande generalsekreterare, som presenterade sitt förslag till meddelande om en översyn av reglerna och förfarandena för besöksgrupper som bjudits in av parlamentsledamöter vid sidan av det officiella besöksprogrammet, - lyssnade till inlägg från Banotti, Smet, Balfe, Quisthoudt-Rowohl och den tjänstgörande ordföranden, som bland annat tog upp följande punkter: lämpligheten i att tillämpa objektiva kriterier för att minska antalet besökare per dag, svårigheten med att alltid respektera den föreslagna tidsfristen på fyra veckor för att reservera ett sammanträdesrum, det olämpliga i att införa ett komplext förfarande med flera formaliteter/faser önskan om att ett särskilt förfrågningsformulär skall införas som omfattar de olika aspekterna eller de berörda tjänsterna (rum, restaurang, ID-brickor, mottagande osv.), lämpligheten i att bygga om de zoner som är reserverade för besökare i PHS-byggnaden i Bryssel, och att införa ytterligare faciliteter; en eventuell PV\ doc 4 PE /KVEST.

5 användning av tjänster som skulle utföras av ett begränsat antal värdar/värdinnor eller guider, som skulle ansvara för att ta emot besöksgrupper, lämpligheten i att fastställa kriterier för inrättandet av en fast maximigräns för antalet besöksgrupper, nödvändigheten av att införa ett särskilt mottagande för vissa besökskategorier (diplomater respektive besöksgrupper), - uttryckte i princip sin enighet angående de åtgärder som föreslogs i detta förslag till meddelande, - uppdrog åt den ställföreträdande generalsekreteraren att utarbeta ett detaljerat förslag till nya regler samt ett förslag till meddelande till ledamöterna, med beaktande av de idéer som presenterats vid sammanträdet, och i samarbete med de berörda generaldirektoraten, - enades om att fatta ett formellt beslut vid nästa sammanträde, för att detta beslut skulle kunna översändas till presidiet för slutligt antagande. 5. Diskussion om det preliminära förslaget till Europaparlamentets budgetberäkning för budgetåret tog del av förslaget till betänkande från Stenmarck, föredragande av Europaparlamentets budget för år 2003, om parlamentets beräknade inkomster och utgifter för budgetåret 2003, - lyssnade till ett inlägg från Stenmarck, som i stora drag redogjorde för det preliminära förslaget till budgetberäkning för budgetåret 2003, - lyssnade till inlägg från Smet, Balfe, Quisthoudt-Rowohl och den tjänstgörande ordföranden om bland annat de befintliga förslagen om fordonstjänsten och de ökade anslag som dessa förslag förutsätter, reseersättningsnivån på euro, den fasta reseersättningsnivån, mottagandet av observatörer från kandidatländerna, de tillgängliga faciliteterna under veckorna med besök i valkretsarna, lämpligheten i att öka avgifterna till pensionsfonden och nödvändigheten av att öka anslagen för den berörda budgetposten som en automatisk följd av detta, samt den pågående diskussionen om de negativa prioriteringarna, - enades om att behålla kontakten med Stenmarck i detta ärende. PV\ doc 5 PE /KVEST.

6 6. Finansiella frågor 6.1 Språk och datakurser för Europaparlamentets ledamöter förslag till omarbetning av artiklarna 22 och 22a i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter - tog del av följande handlingar: ett meddelande till kvestorskollegiet (PE /KVEST.) med ett nytt förslag till ändring av artiklarna 22 och 22a om språk- och datakurser (PE /KVEST.), en skrivelse av den 12 mars 2002 från Bonino om en språkkurs i arabiska i Egypten (PE /KVEST.), en skrivelse av den 19 mars 2002 från Podestà om ersättning för kostnader för resor och uppehälle för språkkurser som beviljas i Belgien, och med en önskan om att alla språkkurser i en medlemsstat eller i ett kandidatland skall behandlas lika (PE /KVEST.), en skrivelse av den 25 mars 2002 från Hansenne med en begäran om ersättning för kostnader för uppehälle i samband med en språkkurs i engelska i Belgien (PE /KVEST.), en skrivelse av den 27 mars 2002 från Newton Dunn med en begäran om att få gå en språkkurs i italienska i Bryssel med en lärare som anlitas av Europaparlamentet (PE /KVEST.), ett meddelande av den 20 december 2001 från Viqueira, chef för avdelningen för yrkesutbildning, med ett förslag till nya genomförandebestämmelser för artiklarna 22 och 22a (PE /KVEST.), - lyssnade till en redogörelse av det nya förslaget från Viqueira, från avdelningen för yrkesutbildning, - lyssnade till inlägg från Smet, den tjänstgörande ordföranden, Balfe och Quisthoudt-Rowohl, som undrade hur förfrågningarna om intensivkurser i språk och förfrågningarna om kurser i andra språk än en medlemsstats eller ett kandidatlands officiella språk skulle behandlas, - godkände ett nytt förslag till ändring av artiklarna 22 och 22a i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter, med förbehåll för att en viss flexibilitet infördes främst i fråga om intensivkurser i språk, - enades om att fatta ett formellt beslut vid nästa sammanträde, på grundval av de ändringar som kvestorskollegiet skulle införa och av ett förslag till text som skulle PV\ doc 6 PE /KVEST.

7 utarbetas av administrationen, för att deras förslag skulle kunna översändas till presidiet för slutligt antagande. 6.2 Det frivilliga tilläggspensionssystemet för Europaparlamentets ledamöter förslag till omarbetning av bilaga IX i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter - tog del av följande handlingar: en skrivelse från Balfe, ansvarig kvestor och ordförande för A.S.B.L.:s styrelse, med titeln Pensionsfonder Europaparlamentets ledamöter av den 4 februari 2002 (PE /KVEST. + bilaga), en skrivelse från Balfe av den 12 mars 2002 med en skrivelse från Bacon och Woodrow som bilaga (PE /KVEST. + bilaga), en finansieringsöversikt som utarbetats av GD 8 av den 14 mars 2002 (PE /KVEST.), ett meddelande från Schoo, direktör för rättstjänsten, av den 4 april 2002 (PE /KVEST.), - tog del av ett förslag från Balfe, kvestor och ordförande för A.S.B.L.:s styrelse, med titeln Pensionsfonder Europaparlamentets ledamöter, om att öka bidraget från anslutna ledamöter och Europaparlamentet till finansieringen av det frivilliga tilläggspensionssystemet, - lyssnade till inlägg från den tjänstgörande ordföranden, Balfe och företrädaren för rättstjänsten, - godkände enhälligt en ändring av artikel 1.2 i bilaga IX till bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter om fastställande av ledamöternas bidrag, från och med den 1 januari 2003, till 13 procent av 40 procent av grundlönen för en domare vid Europeiska gemenskapernas domstol, - beslutade att lämna in detta förslag till presidiet för slutligt godkännande. 7. Enskilda förfrågningar 7.1 Begäran om ändring av bestämmelserna för veckorna med besök i valkretsarna - tog del av följande handlingar: PV\ doc 7 PE /KVEST.

8 en skrivelse från Rovsing av den 12 februari 2002, med en begäran om att ledamöterna skall tillåtas att tillbringa högst tre dagar, tre gånger om året i sina kontor i Bryssel (PE 314/294/KVEST.), en skrivelse av den 19 februari 2002 från Cox, Europaparlamentets talman, till Banotti, kvestorskollegiets tjänstgörande ordförande, i vilken Banotti informerades om det beslut av den 4 februari 2002 som presidiet fattat efter en rekommendation från kvestorskollegiet om att fortsätta att tillämpa bestämmelserna för utbetalning av reseersättning och dagsersättning under veckorna med besök i valkretsarna under 2002 (PE /KVEST.), - lyssnade till inlägg från Quisthoudt-Rowohl, Balfe och den tjänstgörande ordföranden som påminde om presidiets invändningar vid granskningen av kvestorskollegiets förslag om att systemet för veckorna med besök i valkretsarna för år 2001 skulle förnyas för år 2002, - enades om att informera Rovsing om att det var olämpligt att ta upp denna diskussion på nytt, och att kvestorskollegiet planerade att åter granska hans förslag när frågan om veckorna med besök i valkretsarna åter skulle komma upp i slutet av året. 7.2 Bevisvillkor för närvaron vid Europaparlamentets officiella sammanträden - tog del av följande handlingar: en skrivelse från Balfe till Lord Bethell av den 20 december 2001 (PE /KVEST.), en skrivelse från Balfe av den 28 februari 2002 (PE /KVEST.), en skrivelse från Khanbhai av den 11 december 2001 (PE /KVEST. + bilaga), en svarsskrivelse från den tjänstgörande ordföranden Banotti till Khanbhai av den 19 februari 2002 (PE /KVEST.), slutsatserna i ett yttrande från rättstjänsten av den 31 januari 2002 (PE /KVEST.), - lyssnade till inlägg från Quisthoudt-Rowohl och Balfe om de olika tolkningsmöjligheterna av begreppet undantagsvis, som förekommer i artikel 1.5 i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter, och om lämpligheten i att anta en förteckning med objektiva kriterier som skulle göra det möjligt att styrka en ledamots närvaro, - tog del av slutsatserna i ett yttrande från rättstjänsten om att det inte är förenligt med artikel 1.1 och 1.5 i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter att det antal gånger som en ledamot kan begära att hans PV\ doc 8 PE /KVEST.

9 närvaro vid ett plenarsammanträde eller vid andra sammanträden styrks genom andra handlingar obetingat begränsas till fem gånger, - enades om att avskaffa maximiantalet på fem gånger per period om två och ett halvt år, och att i stället anta en förteckning med objektiva kriterier vid sidan av undertecknandet av närvarolistan, utifrån vilka en ledamot undantagsvis kan styrka sin närvaro, - uppdrog åt administrationen att lämna in ett förslag till kvestorskollegiet till förteckning över alternativa objektiva bevis som ledamöterna skulle kunna lägga fram. 8. Byggnader och lokaler 8.1 Tillträde till Europaparlamentets barer och restauranger i Bryssel och Strasbourg - tog del av följande handlingar: ett meddelande undertecknat av Rieffel, generaldirektör för GD 6, av den 26 mars 2002, om tillträde till självbetjäningsrestaurangen i ASP-byggnaden i Bryssel (PE /KVEST.), ett meddelande undertecknat av Rieffel, generaldirektör för GD 6, om avskaffande av begränsningarna för tillträdet till självbetjäningsrestaurangen i ASP-byggnaden (PE /KVEST.), en skrivelse undertecknad av Jacqueline Foster, ledamot av Europaparlamentet, av den 27 november 2001, tillsammans med en framställning undertecknad av flera parlamentsledamöter, med en begäran om att ledamöterna skall beviljas vissa privilegier, i form av särskilda kassor och zoner som skulle vara reserverade för ledamöterna i barerna och personalmatsalarna i Bryssel och Strasbourg (PE /KVEST.), ett e-postmeddelande sänt den 22 januari 2002 av Stavros Xarchakos, ledamot av Europaparlamentet, till Poos (PE /KVEST.), och ett meddelande undertecknat av Françoise Grossetête, ledamot av Europaparlamentet, av den 4 februari 2002 (PE /KVEST.), båda med klagomål på att parlamentets restauranger var överfulla, vilket särskilt hade varit fallet under de senaste veckorna, en skrivelse av den 19 mars 2002 från Staes med ett förslag om betalning med Proton -systemet i personalmatsalarna (PE /KVEST.), en skrivelse av den 27 mars 2002 från Lulling med ett förslag om att installera Proton -terminaler i personalmatsalarna, samt att åter införa ett identitetskontrollsystem vid ingången till personalmatsalen (PE /KVEST.), PV\ doc 9 PE /KVEST.

10 - tog del av meddelanden av den 7 december 2001 och den 26 mars 2002 från generaldirektören för administrationen med ett förslag om att fortsätta att inte ha några kontroller vid ingången till självbetjäningsrestaurangen i ASP-byggnaden, och med flera förslag i syfte att förbättra ventilationen och miljön i personalmatsalarna, - godkände avskaffandet av kaféservicen mellan kl och kl i självbetjäningsrestaurangen i ASP-byggnaden, och beslutade att granska de övriga förslagen vid nästa sammanträde. 8.2 Rökförbud i personalmatsalarna - tog del av ett meddelande av den 15 november 2001 från Rieffel, generaldirektör för GD 6, med ett förslag till meddelande till ledamöterna om rökförbud i personalmatsalarna i Bryssel och Strasbourg som bilaga (PE /KVEST. + bilaga), - lyssnade till inlägg från Balfe och den tjänstgörande ordföranden, - godkände efter omröstning förslaget till meddelande till ledamöterna om rökförbud i personalmatsalarna i ASP-byggnaden i Bryssel och i LOW-byggnaden i Strasbourg mellan kl och kl , - beslutade att denna bestämmelse skulle träda i kraft omedelbart. 9. Frågor utan debatt 9.1 Brevpapper och kuvert med brevhuvud, som beslutade utan debatt, - tog del av ett förslag till meddelande till ledamöterna om att anskaffa brevpapper och kuvert med brevhuvudet ledamot av Europaparlamentet (PE /KVEST.), - godkände förslaget till meddelande till ledamöterna om att beställa brevpapper och kuvert med brevhuvud. 9.2 Anpassning av artikel 7 i bestämmelserna för tjänstebilar, som beslutade utan debatt, - tog del av ett meddelande av den 15 januari 2002 från Rieffel, generaldirektör för GD 6, med ett förslag till ändring av artikel 7 i bilaga VIII Bestämmelser för ledamöters användande av tjänstebil till bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter som bilaga (PE /KVEST. + bilaga), PV\ doc 10 PE /KVEST.

11 - godkände förslaget om anpassning av artikel 7. 2 och 7.3 i bilaga VIII användande av tjänstebil till bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter (se bilaga 2), på grundval av artikel 7.2 c i bilaga VIII. 10. Tid och plats för nästa sammanträde - beslutade att hålla sitt nästa sammanträde onsdagen den 15 maj 2002 kl i Strasbourg. ooo Sammanträdet ajournerades kl PV\ doc 11 PE /KVEST.

12 BILAGA I NÄRVAROLISTA Strasbourg den 10 april 2002 NÄRVARANDE Poos, tjänstgörande ordförande Banotti Quisthoudt-Rowohl Smet Balfe Stenmarck ÖVRIGA NÄRVARANDE Ordförandens kansli Suares Mella Ryan Generalsekreterarens kansli Clark Jenks Rättstjänsten GD 1 GD 2 GD 5 GD 6 GD 8 Krück Rømer Ratti Condomines Mercado De Feo Viqueira Devillez Rieffel Gavriil Alabart Fihl Kraewinkels Valentin Schaal Hentges PV\ doc 12 PE /KVEST.

13 SEKRETARIATET Assistenter s sekretariat Kyst Vandenbosch Von Lingen De Matteis Beguin Ranz Rysman (Poos) PV\ doc 13 PE /KVEST.

14 BILAGA 2 ÄNDRING AV ARTIKEL 7 I BILAGA VIII TILL BESTÄMMELSERNA FÖR KOSTNADSERSÄTTNINGAR OCH ANDRA ERSÄTTNINGAR TILL EUROPAPARLAMENTETS LEDAMÖTER SOM ANTOGS AV KVESTORSKOLLEGIET DEN 10 APRIL 2002 Artikel 7 i bestämmelserna för ledamöters användande av tjänstebil BEFINTLIG TEXT NY TEXT 1. Generaldirektören för administrationen skall ansvara för inköp, underhåll och ersättning av bilar och tillbehör, enligt de direktiv som anges av kvestorskollegiet. Ordföranden samt ordförandena för de politiska grupperna skall höras angående inköp av de bilar som de skall tilldelas som fasta tjänstebilar. 2. För inköp av bilar gäller följande begränsningar: a) Ordförandens bil: Högsta tillåtna kostnad: euro b) Generalsekreterarens och gruppordförandenas bilar: Högsta tillåtna kostnad: euro c) Kostnaderna under a och b inkluderar tillbehör Extra tillbehör av trafiksäkerhetskaraktär (ABSsystem) accepteras också även om detta medför att den tillåtna kostnaden överskrids. Detsamma gäller tillbehör som används av miljöskäl. Gruppordförandena kan få sina bilar utrustade med extra tillbehör som medför att den tillåtna maximikostnaden överskrids; i detta fall skall emellertid kostnaden bäras av respektive grupp, och de inköpta tillbehören blir Europaparlamentets egendom. 1. Ingen ändring 2. För inköp av bilar gäller följande begränsningar: Upphävs. Upphävs. a) Ordförandens bil: Högsta tillåtna kostnad: euro b) Generalsekreterarens och gruppordförandenas bilar: Högsta tillåtna kostnad: euro c) Kostnaderna under a och b inkluderar nödvändiga tillbehör, inklusive GPS. Telekommunikationsutrustning tillåts dock även om kostnaden överskrider den tillåtna kostnaden. PV\ doc 14 PE /KVEST.

15 BEFINTLIG TEXT NY TEXT Administrationen skall varje år lägga fram förslag till kvestorskollegiet om en anpassning av den högsta tillåtna kostnaden baserat på relevanta uppgifter. d) Ett begränsat antal bilar för långdistansresor och med en cylindervolym på högst 2,7 liter. Andra bilar för lokala transporter (inom en Ingen ändring. d) Ingen ändring. radie av 40 mil från parlamentets arbetsplatser): cylindervolym på högst 2,5 liter. För dessa ändamål skall i första hand dieselfordon väljas. 3. Följande tillbehör skall tillhandahållas: - bilbälten för samtliga passagerare, både framoch baksätes-, - nackstöd för baksätespassagerare, - radio/kassettbandspelare, - eldsläckare, - första förbandsutrustning. 4. De kriterier som gäller för utbyte av bilar står i relation till antalet körda mil. Ingen bil byts ut innan den körts minst mil. 3. Följande tillbehör skall tillhandahållas: de två första strecksatserna skall upphävas övriga förblir oförändrade 4. Ingen ändring. PV\ doc 15 PE /KVEST.