Sveriges Radio AB Skallkrav Diarie SR1429 Namn Drivmedel Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. 1.0 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att säkerställa att anbudsgivaren är lämplig som leverantör ställs nedanstående krav. Nedan anges hur Sveriges Radio kommer att bedöma att anbudsgivaren har tillräcklig förmåga att leverera den vara eller utföra den tjänst som upphandlingen avser. I denna del av anbudsprövningen kontrollerar Sveriges Radio att anbudsgivaren uppfyller de så kallade kvalifikationskraven i upphandlingen. Bedömningen görs i varje enskilt fall. Krav 1.1 GEMENSAM ANBUDSANSÖKAN Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud, skall leverantörerna vid eventuellt avtalstecknande utgöra en juridisk person. Förutsättningarna i punkt 1.2 och 1.3 gäller för samtliga leverantörer som gemensamt lämnat anbud. De leverantörer som lämnar gemensamt anbud skall tillsammans uppfylla övriga ställda krav. Om kravet accepteras kryssa ja oavsett om det är gemensamt anbud eller inte. Ange i textfältet om det är ett gemensamt anbud eller inte. Krav 1.2 OBLIGATORISKA OCH FRIVILLIGA UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE A. I enlighet med LOU 10 kap. 1 kommer Sveriges Radio att utesluta anbudsgivare som enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt punkt 1-4 i ovan nämnd paragraf. B. Sveriges Radio får utesluta anbudsansökande i enlighet med LOU 10 kap. 2 p 1-6. Sveriges Radio kommer att kontrollera att anbudsgivaren inte är föremål för uteslutning enligt ovan genom att inhämta uppgifter från bland annat ett kreditupplysningsföretag. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som bevisar detta. Genom att sätta kryss intygas att omständigheter enligt ovan inte föreligger. Krav 1.3 KRAV PÅ REGISTRERINGS-, SKATTE- OCH AVGIFTSSKYLDIGHETER Anbudsgivaren, samt eventuella underleverantörer, skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt 2014-12-16 10:58 1/12
ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter samt vara registrerad för F-skatt. Beträffande krav på registrering och F-skatt kommer Sveriges Radio att inhämta nödvändig information från Bolagsverket. Då denna information endast är åtkomlig för svenskregistrerade företag skall utländsk anbudsgivaren insända motsvarande och aktuell dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar samt registreringsbevis. Förutsättningen gäller även för eventuella underleverantörer. Om anbudsgivaren är medveten om eller misstänker att aktuell information saknas, är felaktig eller på annat sätt kan tolkas som att kravet inte är uppfyllt skall anbudsansökande kunna redovisa varför så är fallet. Anbudsgivaren kan ändå anses ha uppfyllt det ställda kravet om denne lämnar en klargörande förklaring/intyg. Beträffande verifiering av att krav på registrering, skatter och avgifter är uppfyllda kommer Sveriges Radio att inhämta uppgifter motsvarande SKV4820 från Skatteverket. Inget intyg behöver således insändas Utländsk anbudsansökande skall insända motsvarande Intyg/dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Inlämnade intyg/dokument skall inte vara äldre än 60 dagar räknat från sista dag för inlämnande av anbudet. Krav 1.4 TILLGÅNG TILL ANDRA FÖRETAGS KAPACITET En anbudsgivare får åberopa andra företags ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet för att uppfylla ställda krav. Anbudsgivaren måste dock kunna visa i anbudet att denne förfogar över nödvändiga resurser under kontraktsperioden. Om anbudsgivaren avser att åberopa andra företags kapacitet skall företagens namn, reg. nr samt deras kapacitet som åberopas anges under krav 1.5 UNDERLEVERANTÖR. Om detta inte är aktuellt skriv "gäller inte" i nedanstående textruta. Krav 1.5 UNDERLEVERANTÖR Intresserade anbudsansgivare kan lämna anbud i egen regi eller tillsammans med en eller flera underleverantörer. Definition av underleverantör: Med underleverantör menas samtliga företag/bolag/organisationer som anlitas av Anbudsgivaren i sin produktion och distribution av varor och tjänster. Om annat bolag i Anbudsgivarens koncern/moderbolag (t ex dotterbolag) anlitas i produktionen ska även de räknas som underleverantörer. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget skall dessa anges i anbudet tillsammans med en specificering av vilken tjänst de kommer att utföra. De underleverantörer som anbudsgivaren avser att nyttja under avtalsperioden måste vara tillfrågade. 2014-12-16 10:58 2/12
Anbudsgivaren skall på begäran bifoga en kopia på samarbetsavtal eller liknande som styrker att anbudsgivaren och underleverantören samarbetar kring det eller de uppdrag som omfattas av upphandlingen. Underleverantörer skall uppfylla de krav som ställts i avsnitt ovan. Om underleverantör används anges det här med företagsnamn, organisationsnummer, kontaktperson och telefonnummer. Om kravet är accepterat kryssa ja. Används inte underleverantör anges detta i textfältet. Krav 1.6 EKONOMISK OCH FINANSIELL STÄLLNING Detta krav syftar till att säkerställa att anbudsgivaren har en tillräckligt stabil ekonomi för att kunna leverera kontraktsföremålet avseende denna upphandling. Som utgångspunkt för bedömning av ekonomisk stabilitet gäller att företagets riskklassificering enligt affärsoch kreditupplysningsföretaget UC AB (eller motsvarande hos likvärdigt affärs och kreditupplysningsföretag) inte får understiga 3 enligt UC (www.uc.se), eller motsvarande riskklass hos annat kreditvärderingsföretag. Krav på bilaga 1.7 Vid inlämning ska [ RATING ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivare rekommenderas att innan anbudslämnandet kontrollera sin riskklassificering (rating). Anbudsgivare som inte är kontrollerar detta hos UC, skall bifoga kreditvärderingsbetyg från annat kreditvärderingsföretag; betyget ska vara daterat så nära tidpunkten för anbuds/ansökningstidens utgång som möjligt, och inte äldre än en månad, räknat från anbuds/ansökningstidens utgång. I de fall anbudsgivaren kontrollerat hos UC och uppfyller kreditklassificeringen så måste ändå denna bilaga bifogas för att det elektroniska anbudet ska anses som fullständig i systemet. Skriv då endast i worddokumentet: "UPPFYLLER KRAVET" I de fall anbudsgivaren inte kontrollerat hos UC utan skall skicka med annat kreditklassificeringsbetyg, döp om den filen till att heta RATING och bifoga till anbudet. Krav 1.8 I det fall lägre riskklassificering, eller ingen klassificering alls redovisas (om anbudsgivaren exempelvis är ett nystartat företag) kan anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav under förutsättning att: a) anbudsgivarens moderbolag eller annan garant, som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, lämnar en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, i vilken anbudsgivarens fullgörande av sina åtaganden enligt ramavtalet garanteras. 2014-12-16 10:58 3/12
eller b) anbudsgivaren lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. En individuell prövning av varje anbudsgivare med sådan förklaring kommer att genomföras. Observera att garanti och/eller förklaring i förekommande fall ska bifogas i anbudet. Anbudsgivare ska i textfältet ange om sådan garanti eller förklaring lämnats. Sveriges Radio kommer att inhämta uppgifter om anbudsgivare hos UC AB, samt i förekommande fall beakta andra inlämnade kreditvärderingsbetyg, garantier och/eller förklaringar. Om detta inte är aktuellt skriv "gäller inte" i nedanstående textruta. Krav 1.9 YRKESMÄSSIG KAPACITET Anbudsgivaren skall ha yrkesmässig kapacitet att tillgodose SR:s behov under de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren skall bifoga en kortfattad beskrivning av sin yrkesmässiga kapacitet. Av beskrivningen skall framgå: a) Övergripande organisationsbeskrivning b) Hur serviceorganisation ser ut Krav 1.10 REFERENSUPPDRAG Syftet med detta krav är att verifiera att anbudsgivaren är verksam inom efterfrågat område, har efterfrågad teknisk förmåga, kompetens och kapacitet samt har erfarenhet för att kunna leverera efterfrågade varor och tjänster som omfattas av denna upphandling. För att styrka att anbudsgivaren uppfyller ovan krav skall anbudsgivaren redovisa minst två(2) referensuppdrag/avtal/kund. Anbudsgivaren skall fylla i bilaga Tidigare uppdrag. Sveriges Radio kan i samband med prövningen av anbudet komma att kontakta angiven referens för att kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. Krav på bilaga 1.11 Vid inlämning ska [ Tidigare uppdrag ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Referensuppdrag skall avse utformning av uppdrag och omfattning motsvarande som denna upphandling avser. 2014-12-16 10:58 4/12
Referensuppdragen skall uppfylla följande krav: Uppdrag/avtal utförda de senaste 3 åren Beskrivning av uppdragets omfattning och karaktär Ange beställare samt kontaktperson och kontaktuppgifter Redovisningen av referensuppdraget skall vara så utförlig att det framgår att ställda krav uppfylls. Krav 1.12 KVALITETSLEDNINGSSYSTEM Sveriges Radio ställer höga krav på kvalitet hos de leverantörer som de har avtal med. Sveriges Radio arbetar ständigt med att höja medarbetarnas medvetenhet avseende kvalitet och har beslutat att ställa kvalitetskrav på sina leverantörer enligt nedan a) Ett giltigt intyg om certifiering (om företaget är ISO-certifierade eller motsvarande). Intyget skall vara giltigt vid tidpunkten för anbudets undertecknande, vidimerad kopia går bra alt. skall anbudsgivaren ange varifrån SR själv kan hämta certifikatet. ELLER b) en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten där följande skall framgå: i. Dokumenterade kvalitetsrutiner. ii. Rutin för förebyggande och korrigerande åtgärder. iii. Rutin för hantering av avvikelser, reklamationer och eskaleringsprocesser. iv. Rutin för revision av kvalitetsledningssystemet. v. Ansvarig person för policyn. vi. Hur kontroll sker av att inköp av tillhörande varor och tjänster uppfyller av företaget ställda kvalitetskrav. Krav 1.13 MILJÖLEDNINGSSYSTEM Sveriges Radio arbetar, i enlighet med respektive bolags miljöpolicy, med att bidra till en hållbar miljöutveckling. I samma anda ställer Sveriges Radio likartat krav på sina leverantörer. Avsikten är att tillsammans med leverantörer höja ambitionsnivån för att nå en hållbar miljö. Anbudssökanden skall beskriva hur denne arbetar med miljöfrågor. För att verifiera att ovanstående krav är uppfyllt skall anbudssökanden i anbudet bifoga: a) Ett giltigt intyg om certifiering enligt SS EN-ISO 14001/EMAS eller motsvarande (Intyget skall vara giltigt vid tidpunkten för anbudets undertecknande. Vidimerad kopia går bra.) eller 2014-12-16 10:58 5/12
b)en policy manual som minst skall innehålla: En redogörelse för de grundprinciper och den inriktning som styr anbudssökandens handlande inom miljöområdet. Krav 1.14 MÅNGFALD Sveriges Radio har en mångfaldspolicy som ställer krav om att såväl programverksamheten som medarbetarskapet ska verka för ett mer jämlikt samhälle där mångfald är en tillgång. Med mångfald menas: Alla anställda har samma rättigheter, möjligheter och skyldigheter oavsett kön, etniskt ursprung, ålder, funktionshinder, sexuell läggning eller trosuppfattning. Programverksamheten ska präglas av demokratiska principer och alla människors lika värde. Oavsett kön, etniskt ursprung, ålder, funktionshinder, sexuell läggning eller trosuppfattning ska lyssnaren eller användare kunna känna igen sig i Sveriges Radios programutbud. Anbudsgivaren skall kortfattat beskriva hur denne använder mångfaldsbegreppet i sitt kontinuerliga arbete. Krav 1.15 EJ EFTERFRÅGADE HANDLINGAR Sveriges Radio kommer inte att ta någon hänsyn till insända bilagor eller texter som inte efterfrågats i denna upphandling. Anbudsgivaren skall vara medveten om och godkänna detta. Krav 1.16 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbudet skall vara giltigt i 90 dagar efter sista anbudsdagen. 2.0 Krav på vara I nedan sidor ställs krav på drivmedel och fordonsrelaterade varuslag Krav 2.1 Krav på drivmedel och fordonsrelaterade varuslag Anbudsgivaren skall kunna leverera nedan beskrivna drivmedel och fordonsrelaterade varuslag på bemannad tankningsstation på Bolagens verksamhetsorter. Drivmedel: bensin 95 oktan diesel, Miljöklass 1 etanol E85 Fordonsrelaterade varuslag: smörjmedel 2014-12-16 10:58 6/12
spolarvätska K-sprit motorolja glödlampor torkarblad Krav 2.2 Krav på bemannad tankningsstation Bolagens verksamhetsorter är uppdelade på tjugosex (26) skall-krav orter och tjugotre (23) bör-krav orter och beskrivs i Bilaga Bolagens verksamhetsorter. Anbudsgivaren skall ha minst en (1) bemannad tankningsstation på Bolagens verksamhetsorter som uppfyller kraven ovan samt följande skall krav: fri fordonshöjd 4.20 m automattvätt öppettid kl 07-20 Krav på bilaga 2.3 Vid inlämning ska [ Bolagens verksamhetsorter ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivaren skall i bilaga Bolagens verksamhetsorter ange uppfyllelse av ställda krav på respektive ort. Flik Skall krav orter utgör absoluta skallkrav. Flik Bör krav orter utgör utvärdering och antal uppfyllda orter anges i Utvärdering punkt 1.0.1 Krav 2.4 Anbudsgivaren skall på begäran av Bolagen tillhandahålla digitala kartor för information om var anbudsgivarens samtliga tankningsställen finns i Sverige. Krav 2.5 Anbudsgivaren skall tillhandahålla ett pålitligt betalkortssystem med företagsbetalkort knutet till anbudsgivaren som inte medför några administrativa kostnader eller påslag för Bolagen. Företagsbetalkortet skall vara rikstäckande och gälla för betalning på anbudsgivarens bemannade och eventuella obemannade tankningsstationer. Krav 2.6 Krav på hantering av företagsbetalkort Anbudsgivaren skall uppfylla och godkänna följande skall krav för hantering av företagsbetalkort: att beställning av kort endast kan ske av Bolagens behöriga beställare. att vagnparksadministrationsbolag får verka som beställare för Sveriges Radios kort att försändelse av kort och kod sker på ett säkert sätt till beställare 2014-12-16 10:58 7/12
att kort automatisk skickas till beställarna vid utbyte och förnyelse av kort att respektive Bolag är betalningsansvariga för sina beställda kort att kort kan präglas på olika sätt, ex bilreg.nr., internt bolagsnummer, namn att kort kan begränsas till specifikt användningsområde för inköp av endast: bensin 95 oktan Mk1, diesel Mk1, etanol E85, automattvätt, smörjmedel, spolarvätska, k-sprit, motorolja, glödlampor, torkarblad samt för betalning av parkering och vägavgifter (ex i Norge), dvs vad denna upphandling omfattar. att kort kan begränsas till andra produktområden om behov föreligger att legitimation registreras vid betalning av samtliga inköp som sker med kort, om personlig kod ej används att upplysning om personnummer ges som fakturainformation på begäran till Bolagens beställare, om personlig kod ej används vid inköp. att 3 000 kr är högsta kreditgräns för debitering vid ett och samma tillfälle att vid större debiteringar inhämta godkännande i varje enskilt fall av namngiven fordonsansvarig på Bolagen att kort spärras för vidare användning om den personliga koden slagits in felaktigt tre (3) gånger i följd och att meddelande skickas till beställaren att alla kortanvändare kan spärra förlorat kort 24 timmar per dygn på särskilt telefonnummer för omedelbar spärrning som därefter skriftligen bekräftas till beställaren att betalningsskyldighet för inköp på kort ej gäller från och med den tidpunkt som telefonanmälan om spärr av förlorat kort är gjord till avtals-parten att kort vid avslut upphör att gälla tidigast 14 dagar efter att beställaren eller avtalsparten sagt upp kortet. att inaktivt kort under tolv (12) på varandra följande månader endast får avslutas om meddelande skickas till beställaren senast 3-månader innan spärr datum träder i kraft. att fordonskort/förarkort lösning går att anpassa utefter olika tjänster Anbudsgivaren skall beskriva på vilket sätt beställning av företagsbetalkort sker samt rutinerna för hantering av företagsbetalkort med beaktande av ovanstående skall krav. Krav 2.7 Effektiva betalningssätt/lösningar och framtida möjligheter Eftersom ett stort antal olika fordonsnyttjare kommer att göra löpande inköp med anbudsgivarens företagsbetalkort skall anbudsgivaren bifoga en beskrivning av rutinerna för effektiva betalningssätt/lösningar när flera användare nyttjar samma fordon. Anbudsgivaren skall även beskriva vilka framtida möjligheter som finns med företags-betalkort. Bolagen skall ha möjlighet att välja den rutin som bäst motsvarar respektive Bolags behov. Exempel på alterativa lösningar kan vara: - Fordonskort/Förarkort lösning eller motsvarande. - Manuell hantering, med tex. pärm med godkända registreringsnummer. Krav 2.8 Krav på fakturering Anbudsgivaren skall godkänna att vagnparksadministrationsbolag får handlägga alla fakturor som gäller Sveriges Radios fordon. 2014-12-16 10:58 8/12
Övriga bolagen skall kunna välja det faktureringsalternativ som motsvarar respektive Bolags behov t ex: a) samlingsfaktura per kundnummer eller kostnadsställe uppdelat med specifikation per fordonskort b) separata fakturor där ett eller flera kort faktureras separat Krav 2.9 Fakturaspecifikation Anbudsgivarens fakturaspecifikation skall innehålla följande uppgifter per företagsbetalkort: Leverantörens namn och adress, organisationsnummer, bankgiro, plusgiro Fakturadatum Förfallodatum Fakturanummer Respektive Bolags namn och fakturaadress Er referens: xxxx (kostnadsställe) alt. xxxxxxxx (produktions- eller projektnummer) Fakturaspecifikation innehållande uppgifter om följande transaktioner: Kortnummer, kortets prägling (bilreg.nr, internt nummer, namn) Leverantör, inköpsställe och datum Drivmedel: typ, antal liter, á pris, rabatt, belopp Automattvätt: pris, rabatt, belopp Fordonsrelaterade varuslag: vilken typ, á pris, rabatt, belopp Parkeringsavgift: plats, tidpunkt, belopp Vägavgift: plats, tidpunkt, belopp Totalt belopp Totalt moms belopp Totalt belopp inkl moms Administrativ lösning för redovisning/fakturering kommer gemensamt att fastställas av respektive Bolag med anbudsgivaren efter avtalstecknandet. Krav 2.10 Statistik Anbudsgivaren skall på begäran av respektive Bolag tillställa sammanställd statistik med uppgift om: Totalt antal liter av respektive typ av per drivmedel Total mängd koldioxidutsläpp (CO2) per drivmedelstyp Totalt erlagt belopp per respektive typ av drivmedel (inkl moms) Totalt erlagt belopp per respektive fordonsrelaterad produkt (inkl moms) Krav 2.11 Internet baserad statistiktjänst Anbudsgivaren skall tillhandahålla en kostnadsfri Internet baserad tjänst för uppföljning av minst de uppgifter 2014-12-16 10:58 9/12
som anges ovan. Krav på bilaga 2.12 Vid inlämning ska [ Statistiktjänst ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivaren skall bifoga en beskrivning av tjänsten och de uppföljningsmöjligheter som erbjuds samt ge tillfälliga inloggningsuppgifter. Krav 2.13 Krav på namngiven kontaktperson Anbudsgivaren skall för Beställarna och fordonsansvariga tillhandhålla en namngiven kontaktperson vardagar kl 9-17 via telefon och e-post, som handlägger alla frågor som avtalet omfattar, dvs drivmedel, fordonsrelaterade varuslag och företagbetalkort. Krav 2.14 Leverantören skall tillhandahålla via internetbaserad tjänst, administratörsprofiler om: Kort- och kontoupplysningar Beställning av nytt kort/tilläggskort och ersättningskort Spärra kort Fakturor Statistik 3.0 Miljökrav Drivmedel Krav 3.1 Klimatkrav Offererade fossila drivmedel skall på massbalansnivå inte härstamma från oljesand, tjärsand, skiffergas, skifferolja eller syntetisk olja från kol. Minst 97 % av det offererade drivmedlet ska redovisas. Ange försäkran kompletterat med ursprungsland för ingående råolja eller naturgas. Krav 3.2 Spårbarhet Leverantören skall senast 1 år efter att avtalet slutits redogöra för ursprung och produktionsanläggningar för levererat drivmedel. Redovisningen ska göras i enlighet med nedanstående tabell. Även råvarubaserna (ex olja, kol, naturgas, vete, sockerrör, raps, substrat till biogas etc) som ingår ska till minst 97 % av drivmedlet anges. Uppgifterna ska omfatta hela produktionskedjan från råvaror till färdig produkt på en massbalansnivå (Massbalansen ska kunna visa att den mängd bränsle med särskilda hållbarhetsegenskaper som levererats ut motsvaras av en minst lika stor mängd som levererats in under ett kalenderår. Uppfyllande av massbalansen innebär att inte mer mängd bränsle med särskilda 2014-12-16 10:58 10/12
hållbarhetsegenskaper har tagits ut ur leverantörens system än vad som har tillförts. Massbalansen gäller på landsnivå). Krav 3.3 Kvalitet Offererat drivmedel skall uppfylla den senaste utgåvan av de standarder som finns inom respektive bransch, se nedan. Bensin Miljöklass 1-1): SS 15 54 22 Diesel Mk 1-2): SS-15 54 35 E85: SS 15 54 80 1) Bensin med max 10 % etanolinblandning enligt drivmedelslagen. 2) Med inblandning av max 7 % FAME enligt drivmedelslagen. Ange att kravet är uppfyllt samt kompletterat med analyscertifikat när så är möjligt. Krav 3.4 Utsläpp av växthusgaser Leverantören skall arbeta för att minska utsläppen av växthusgaser som är kopplade till de avropade produkterna. Arbetet redovisas genom årligt återkommande leverantörsförsäkran som beskriver hur arbetet med att minska klimatutsläppen bedrivs. Krav 3.5 Automattvätt Utsläpp av miljöfarliga ämnen Tensid som används ska klara kraven för lätt nedbrytbarhet enligt gällande OECD-riktlinjer 301 A-F. Undantag: Fluor- eller silikontensider i filmbildande golvvårdsmedel undantas från kravet under förutsättning att dessa ej är PFOS (perfluoroktansulfonat) eller PFOA (perfluoroktansyra) eller ämnen som bildar PFOS eller PFOA vid nedbrytning. Krav 3.6 Återvinning Det ska finnas tillgång till återvinningsmöjlighet på bemannade tankstationer. 4.0 AVTAL (kontraktsvillkor) Krav 4.1 Anbudsgivaren skall godkänna de kommersiella krav som finns i bilaga Ramavtal. 2014-12-16 10:58 11/12
2014-12-16 10:58 12/12