GOTLANDS KOMMUN Uppföljning av granskning av lönerutiner i Personalsystemet IFS Mats Renborn Viveca Karlsson 2005-08-25
1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID SAMMANFATTNING...2 1. INLEDNING...3 1.1 Resultat av 2003 års granskning...3 1.2 Kommunstyrelsens svar...4 1.3 Revisionsfråga och metod...4 2. UPPFÖLJNING AV GRANSKNING AV LÖNERUTINER...5 2.1 Anställningsrutin inom GVO...5 2.2 Anställningsrutin BUF förskolan...6 2.3 Avslut av anställning, GVO...7 2.4 Avvikelserapportering GVO...7 2.5 Avvikelserapportering BUF...9 2.6 Löneberäkning - löneutbetalning...9 2.7 Integration av bokföringsfil...10
2 SAMMANFATTNING På uppdrag av Gotlands kommuns revisorer har Komrev gjort en uppföljning av en granskning av lönehanteringen som gjordes år 2003. Av kommunstyrelsens svar på revisionsskrivelsen framgår att iakttagelserna i revisionsrapporten från år 2003 skulle åtgärdas och en tidplan hade satts. Uppföljningen visar dock att beslutade åtgärder i huvudsak har vidtagits eller kommer att vidtas. Uppföljningen av granskningen visar följande: Arbetet med att dokumentera riktlinjer för lönehantering har delvis påbörjats. Enligt tidsplanen skulle arbete vara färdigställt den 2004-05-31. Arbetet med att dokumentera rutinbeskrivningar pågår och de är i stort sett kompletta. Enligt tidsplanen skulle arbete vara färdigställt den 2004-05-31. Enligt uppgift från löneservice kommer rutinbeskrivningarna att vara färdiga under hösten 2005. Möjligheten att införa automatiska kontroller/bevakning har undersökts. Enligt leverantören till personalsystemet så finns inga funktioner för automatiska kontroller av orimliga belopp. Arbetsfördelningen i löneutbetalningsrutinen har setts över och tydliggjorts. Rutinen sköttes tidigare av i huvudsak en person, vilket innebar att den var sårbar. Den är idag inte lika sårbar som tidigare eftersom två personer arbetar med rutinen. I den nya löneorganisationen kommer en grupp med systemansvariga att bildas. Löneassistent kan fortfarande generera sin egen lön. Möjligheten att begränsa behörigheterna för löneassistenterna skulle vara färdigt 2004-05-31. Enligt uppgift från löneservice kommer detta att åtgärdas i och med att löneorganisationen förändras hösten 2005. Möjligheten att läsa utdata ur personalsystemet har förbättrats genom den s.k. Löneknappen. Med Löneknappen kan verksamhetsansvariga söka information motsvarande de rapporter som fanns i det tidigare lönesystemet. Några direktiv från kommunstyrelsen om vilka kontroller som ska göras av utdatan finns ännu inte. Uppföljningen visar att kommunstyrelsens åtgärdsplan delvis har verkställts enligt tidplan. Under hösten 2005 kommer återstående åtgärder att vidtas. Vi vill även påpeka behovet av brandsäkra skåp till förvaring av löneunderlag.
3 Vid uppföljningen har vi noterat att förvaringen av anställdas läkarintyg inte är helt tillförlitlig. 1. INLEDNING På uppdrag av Gotlands kommuns revisorer har Komrev gjort en uppföljning av en granskning av lönehanteringen som gjordes år 2003. Utifrån den genomförda granskningen konstaterades att det fanns flera problemområden i kommunens lönehanteringspocess. Kontrollen i lönehanteringen behövde förbättras vad avsåg de automatiska kontrollerna i personalsystemet samt utdatan för uppföljning och kontroll. I granskningen har fem viktiga rutiner gåtts igenom i detalj med syfte att analysera om tillräckliga kontroller finns. 1.1 Resultat av 2003 års granskning Iakttagelserna sammanfattas här nedan: Granskningen visar att dokumenterade riktlinjer för lönehantering saknas. Dokumenterade rutinbeskrivningar för lönehantering fanns delvis upprättade av leverantören. Rutinbeskrivningarna beskrev dock ej vilka kontroller som bör utföras och vem som är ansvarig för utförandet av kontrollerna. Fler automatiska funktioner saknades i personalsystemet bl.a. kontroll av orimligt belopp vid registrering av nyanställd personal. Automatiska kontroller av orimliga belopp torde förenkla Löneassistenternas arbete och minimera riskerna för fel. Enligt uppgift från löneassistenterna hade ett antal fel registrerats och utbetalningar verkställts. Det fanns ingen kontroll av att dubbel lön utbetalas till anställda, vilket inneburit att ett flertal dubbla löner utbetalats. Användarnas upplevelse av systemet var att signalsystemet hade försämrats jämfört med tidigare personalsystem. Vid handhavandet av personalsystemet ansåg användarna att det fanns många fallgropar. Granskningen visar att det fanns en tydlig ansvarsfördelning i de rutiner som följdes upp. Även arbetsfördelningen var tydlig och i samtliga granskade rutiner var det fler än en person delaktig. En viktig princip för att kunna skapa en bra arbetsfördelning var att löneassister/användare inte ska kunna generera lön på sig själv. Granskningen visar att det i personalsystemet IFS inte fanns några begränsningar som förhindrar det. Enligt Löneservice skulle erforderliga anpassningar att göras.
4 I personalsystemet skedde det inget automatiskt uttag av utdatan utan det var användarna själva som skulle ta ut rapporter. För att trygga en god kontroll och motverka felaktiga utbetalningar borde kommunledningen ge direktiv om hur utdata skulle tas ut och vilka kontroller som ska göras. 1.2 Kommunstyrelsens svar I svar från Kommunstyrelsen ( 96, 2004) redovisas vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av granskningen. Dessa sammanfattas nedan. Dokumenterade riktlinjer och rutinbeskrivningar skall tas fram och beräknas vara färdigt 2004-05-31. Konsult- och servicekontoret ges uppdraget att undersöka möjligheterna till att införa vissa automatiska kontroller, skall vara färdigt 2004-05-31. Konsult- och servicekontoret ges i uppdrag att se över arbetsfördelningen samt en lösning att en löneassistent inte själv skall kunna generera sin egen lön, skall vara färdigt 2004-05-31. En mall för utdata skall tas fram i syfte att säkra en god kontroll och motverka felaktiga utbetalningar, skall vara färdigt 2005-05-31. 1.3 Revisionsfråga och metod Granskningen syfte är att följa upp om kommunen åtgärdat de iakttagelser som redovisades i revisionsrapporten 2003. Fem viktiga lönerutiner granskades inom tre olika förvaltningar. för de olika rutinerna togs fram. Varje kontrollmål bedömdes utifrån nedanstående skala. Uppfylld Granskningen visar att kontrollmålet är uppnått. Delvis uppfylld Granskningen visar att inte fullt ut är uppnått p.g.a att det finns vissa brister i rutinen. Ej uppfylld Granskningen visar att kontrollmålet inte nås p.g.a. brister i rutinen. Revisionsrapporten har genom intervjuer gåtts igenom med lönechefen och löneassistenter.
5 2. UPPFÖLJNING AV GRANSKNING AV LÖNERUTINER 2.1 Anställningsrutin inom GVO Rutiner för anställning av ny personal inom förvaltningen Gotlands Vård och Omsorg har granskats. Inom förvaltningen anställs timanställda, vikarier, lönebidragsanställda och tillsvidareanställda. Att ansvar och arbetsfördelning i anställningsrutinen är ändamålsenlig. Att riktlinjer finns. Att gjorda kontroller dokumenteras. Resultat av granskningen 2003 Delvis uppfyllt Löneassistenterna har behörighet att registrera inom förvaltningen GVO. Löneassistenterna registrerar inte löneuppgifter på sig själv. Det finns däremot inga begränsningar i systemet som förhindrar det. Rutinerna är rationella och guiderna är ett bra hjälpmedel. Ytterligare automatiska kontroller och beräkningar är önskvärda. Informationsdelen om anställning borde ha kopplats ihop med guiden. Ej uppfyllt Riktlinjer finns ej framtagna. Direktiv och instruktioner skickas i separata mail. Ej uppfyllt Dokumenterade rutiner saknas. Delvis uppfyllt De intervjuade Löneassistenterna dokumenterade vissa av kontrollerna på olika sätt. Resultat av uppföljningen Delvis uppfyllt Löneassistenterna kan fortfarande registrera uppgifter på sig själva. I nya löneorganisationen kommer dock behörigheten att ändras så att detta inte längre blir möjligt. Vad beträffar automatiska kontroller i lönesystemet samt kopplingen mellan informationsdel och guide så har inget hänt. Det är ej klart om funktionerna kommer att ändras i den nya versionen. Ej uppfyllt Inget har hänt. Delvis uppfyllt Arbete med rutinbeskrivningar pågår. Uppfyllt Gjorda kontroller dokumenteras på underlagen.
6 Kommentarer Fortfarande saknas automatiska funktioner som kontrollerar orimliga belopp. Manuella kontroller av orimliga belopp handhas av löneservice (se rutin löneberäkning löneutbetalning). Löneservices rutiner omfattar hela kommunen. Automatisk kontroll av sysselsättningsgrad och timmar per vecka saknas fortfarande vilket innebär att manuella beräkningar måste göras. Kontrollerna innebär merarbete jämfört med tidigare system och risken för att fel skall uppstå ökar. För att få en rationell rutin är det viktigt att korrekt schema är lagt för de anställda, vilket leder till färre fel. Vid uppföljningen framkom att rutin för uppdatering av delegationsordning saknas, vilket fått konsekvenser på inrapporteringen avseende nya attester. 2.2 Anställningsrutin BUF förskolan Anställningsrutinen inom barn- och utbildningsförvaltningens (förskola) har granskats vid genomgång av rutiner på Terra Novaskolan. Att anställningsavtal förvaras säkert. Resultat av granskningen 2003 Ej uppfyllt Dokumenterade rutiner saknas. Delvis Uppfyllt Originalet förvaras i skolans lokaler. Förvaringen är inte brandsäker. Kopia skickas till löneservice och facket. Resultat av uppföljningen Delvis uppfyllt Arbete pågår med att dokumentera rutinerna. Delvis uppfyllt Inget har hänt. Förvaring av löneunderlag sker inte på ett säkert sätt. Löneunderlag bör förvaras på ett brandsäkert sätt vilket ställer krav på särskilda inventarier/skåp.
7 2.3 Avslut av anställning, GVO Avslut av anställning har granskats inom förvaltningen Gotlands vård- och omsorg. Avslut av anställning sker antingen på begäran av den anställde själv eller vid pensionsavgång. Vikariat ska avslutas efter uppgift från arbetsledare. Att gjorda kontroller dokumenteras. Resultat av granskningen 2003 Ej uppfyllt Det finns ingen dokumentation som beskriver rutinen och vem som ska ansvara för de olika kontrollmomenten. Delvis uppfyllt - Kontroller dokumenteras på olika sätt av Löneassistenterna. (genom bock, reg, ) Resultat av uppföljningen Delvis uppfyllt Arbete med rutinbeskrivningar pågår. Uppfyllt 2.4 Avvikelserapportering GVO Avvikelserapporteringen inom förvaltningen Gotlands vård- och omsorg har granskats. Avvikelserapportering i personalsystemet utgörs av t.ex. sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, övertid, OB, jour o beredskap. Resultat av granskningen 2003 Resultat av uppföljningen Att avvikelser finns dokumenterade på skriftligt underlag. Delvis uppfyllt Sjukförsäkran lämnas inte in av alla anställda. Övriga avvikelser finns skriftligt dokumenterade. Delvis uppfyllt Inget har hänt.
8 Att registrerade avvikelser kontrolleras och att utförda kontrollmoment dokumenteras. Att avvikelserapportering godkänns av behörig person. Att det finns en ändamålsenlig ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll. Att underlag för avvikelserapportering förvaras säkert. Att kända rutiner finns för hur personalen ska rapportera sjukfrånvaro och friskanmälan. Att sjukfrånvaro och friskanmälan dokumenteras på skriftligt underlag. Resultat av granskningen 2003 Resultat av uppföljningen Delvis uppfyllt Chefens kontroll ska vidimeras med en attest. Det förekommer dock att attestering inte utförs. Enligt uppgift från löneassistenterna upptäcks relativt ofta fel i avvikelserapporteringen vilket tyder på bristande kontroll från cheferna. Löneassistenterna utför således kontroll av avvikelserapporteringen utifrån underlag. Delvis uppfyllt Det finns vissa brister i attestförfarandet hos en del av cheferna. Delvis uppfyllt Strukturen för arbets- och ansvarsfördelningen skapar förutsättningar för en god intern kontroll, förutsatt att de ansvariga gör vad som bestämts. Så är dock inte alltid fallet. Ej uppfyllt Underlag förvaras i låsta rum. Lokalerna är inte larmade. Brandsäkra skåp saknas. Ej uppfyllt - Det finns ingen dokumentation som beskriver rutinen för avvikelserapportering eller vem som ska ansvara för de olika kontrollmomenten. Delvis uppfyllt - Varje arbetsplats har egna rutiner. Några centrala direktiv för sjukfrånvaro finns ej framtagna. Delvis uppfyllt Sjukförsäkran lämnas inte in av alla anställda trots att det är obligatoriskt. Delvis uppfyllt Felen har minskat, men fortfarande finns vissa brister avseende avvikelserapporteringen och chefernas attestering. Det finns fortfarande behov av att löneassistenterna utför relativt noggranna kontroller av attesterad avvikelserapportering gentemot underlag. Delvis uppfyllt Det finns fortfarande vissa brister i attestförfarandet hos en del av cheferna, men förbättring har skett jämfört granskningen 2003. Delvis uppfyllt Förbättring har skett, men det finns fortfarande ansvariga chefer som inte gör vad som bestämts. Ej uppfyllt Inget har hänt. Delvis uppfyllt Arbete med rutinbeskrivningar pågår. Delvis uppfyllt Inget har hittills hänt, men tillämpning av de kommande nya rutinbeskrivningarna innebär en enhetlig hantering. Delvis uppfyllt Inget har hänt.
9 Kommentarer Avvikelserapporteringen inom förvaltningen GVO är omfattande och skall godkännas av verksamhetscheferna varje vecka. Attest skall ske både på löneunderlag samt i personalsystemet. Ibland upptäcks fel i löneunderlag vilket indikerar att kontrollen vid attestering kan förbättras. Kopior på läkarintyg förvaras i pärm i löneassistenternas rum. Med hänsyn till den personliga integriteten bör läkarintygen förvaras säkrare. 2.5 Avvikelserapportering BUF Rutinerna för avvikelserapportering på Terra Novaskolan har granskats. Exempel på avvikelserapportering i personalsystemet är sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, övertid, OB, jour o beredskap. Resultat av granskningen 2003 Resultat av uppföljningen Ej uppfyllt Det finns ingen rutinbeskrivning som är dokumenterad. Delvis uppfyllt Arbete pågår med att dokumentera rutinerna. 2.6 Löneberäkning - löneutbetalning Rutinen för löneberäkning startar i början av månaden innebärande att avvikelser hämtas upp i systemet. Avvikelser som inte är attesterade fångas inte upp i löneberäkningen. Rutinen innehåller ett antal kontroller som ska trygga en god säkerhet i löneberäkningen och den slutliga löneutbetalningen. Resultat av granskningen 2003 Resultat av uppföljningen Att arbetsfördelningen i rutinen är tydlig. Delvis uppfyllt Det är lönechefen som sköter hela löneberäkningsrutinen vilket innebär att den är sårbar på det viset att kunskaper koncentreras till en person. Minst två personer bör vara delaktig i rutinen för att den interna kontrollen ska var tillräcklig. Uppfyllt I nuläget är det två personer som kan handha rutinen. I den nya organisationen kommer en särskild grupp att bildas med systemansvariga. Gruppen kommer att omfatta åtta personer.
10 Resultat av granskningen 2003 Resultat av uppföljningen Att kontroller finns i systemet för ologiska belopp och felkodningar. Kommentar Delvis uppfyllt Det finns kontroller av orimlig bruttolön och det är möjligt att ta ut rapporter på belopp över 40 tkr tex. Någon beloppsspärr som förhindrar utbetalning av orimliga belopp finns dock ej. Delvis uppfyllt Leverantören har upprättat en lathund som beskriver rutinen på ett detaljerat sätt. Delvis uppfyllt Automatiska kontroller som förhindrar utbetalning av höga belopp saknas i datasystemet för löner. Det sker däremot ett antal manuella kontroller efter lönegenerering, utifrån en checklista. Via utdata kontrolleras orimlig brutto- och nettolön. Vidare sker kontroller av olika transaktionstyper bl a i de fall signalflaggor visas. Frånvarotid kontrolleras särskilt. De manuella kontrollerna har jämfört med förra granskningen utökats. Delvis uppfyllt En processkartläggning har genomförts och har dokumenterats. Kartläggningen visar de olika aktiviteterna i rutinen, men utan att ange ansvarig. Mer detaljerad rutinbeskrivning inkl ansvarsfördelning kommer att finnas i det arbete som pågår med att dokumentera väsentliga PAoch lönerutiner i kommunen. I den nya löneorganisationen kommer kontrollmoment som idag genomförs av lönechefen i samband med lönegenerering att läggas ut på löneassistenterna. Slutlig övergripande kontroll kommer dessutom att göras av lönechefen. 2.7 Integration av bokföringsfil När bankfilen är skapad och utbetalningen verkställd startas ett konteringsjobb som innebär att en bokföringsfil skapas. Efter kontroll och rättning sker inläsning av bokföringsfilen till den ekonomiska redovisningen.
11 Resultat av granskningen 2003 Delvis uppfylld Leverantören har upprättat driftdokumentation som bl.a. innehåller vissa rutinbeskrivningar. Resultat av uppföljningen Delvis uppfylld Inget har hänt.