GRANSKNINGS Anläggningsregister Projektledare: Per Nilsson Beslutad av revisorskollegiet 2015-12-16 Anläggningsregister Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 0709-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING/BAKGRUND... 4 3 SYFTE, REVISIONSFRÅGOR OCH AVGRÄNSNING... 5 3.1 Syfte... 5 3.2 Revisionsfrågor... 5 3.3 Avgränsning... 5 4 REVISIONSKRITERIER... 6 5 GRANSKNINGSANSVARIGA OCH STYRGRUPP... 6 6 METOD... 6 7 RESULTAT AV GRANSKNINGEN... 7 7.1 Kommungemensamma riktlinjer... 7 7.1.1 Bedömning... 8 7.2 Nämndspecifika riktlinjer och rutiner... 8 7.2.1 Bedömning... 10 7.3 Identifikation av anläggningstillgångar... 11 7.3.1 Bedömning... 12 7.4 Fysisk placering av anläggningstillgångar... 13 7.4.1 Bedömning... 15 7.5 Inventering och värdering av anläggningstillgångar... 16 7.5.1 Bedömning... 18 7.6 Intern kontroll... 20 7.6.1 Bedömning... 21 7.7 Komponentavskrivning... 21 7.7.1 Bedömning... 21 8 SLUTSATSER... 21 RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 2 (23)
1 Sammanfattning Den sammanfattande bedömningen är att de granskade nämnderna i stort sett har tillräckliga rutiner och riktlinjer för att upprätthålla kompletta, uppdaterade och korrekta anläggningsregister. De kommungemensamma riktlinjerna upplevs som ett bra och uppdaterat stöd i processen. Servicenämnden och tekniska nämnden-gatukontoret har arbetat med att åtgärda den kritik som lyftes i stadsrevisionens granskning av anläggningsregister från 2011. Gatukontoret uppmanas dock återigen att säkerställa att det finns tillräcklig dokumentation om och tillräckliga kopplingar mellan anläggningsregistret i ekonomisystemet och deras underliggande verksamhetssystem. Gatukontoret bör även särskilt bevaka att deras uppdaterade rutiner för värdering av anläggningstillgångar följs. En generell bedömning är att det gäller för den förvaltning som har ansvaret för anläggningsregistret att säkerställa att det finns tydliga och kvalitetssäkrade rutiner för att på ett tillförlitligt sätt kunna få fram tillräcklig identifierande information om anläggningarna i anläggningsregistret i Raindance, även om informationen istället ska finnas i ett underliggande system eller om det är en annan förvaltning som hanterar själva investeringen. Förvaltningarna bör även säkerställa att uppgifter om identifikation kan tas fram på ett smidigt och transparent sätt även för äldre anläggningar där rutinerna var mindre utvecklade. Kommunstyrelsens rutiner för anläggningsregister avseende hamnförvaltningen och finansförvaltningen samt rutiner kring IT-investeringarna inom kommunstyrelsens förvaltning kan formaliseras i högre grad. Det är vidare inte tillfredsställande att det inte går att få fram nödvändig underliggande information ur det tidigare IT-systemet som användes för anläggningsregister före Raindance. Granskningen har visat att det generellt finns ett behov för nämnderna att dokumentera och följa upp rutinerna kring inventering och värdering. För serviceförvaltningen väcktes frågan att det behövdes formella rutiner för hur kommunikationen sköts mellan stadsfastigheter och redovisningsenheten kring det underhållsbehov som avser investeringar och som påverkar anläggningsregistret, inte minst på grund av den ökade detaljnivån i och med införandet av komponentavskrivningar. Sådana formella avstämningsrutiner mellan verksamhet och ekonomiavdelning är något som säkerligen är av ökad vikt för samtliga granskade förvaltningar i syfte att fånga när komponenter behöver skrivas ned eller på annat sätt uppdateras i anläggningsregistret. Fastighetskontoret bör fortsätta sitt arbete med att reda ut och korrigera differensen mellan anläggningsreskontran och redovisningen som finns på bruttonivå. Det är även av vikt att fastighetskontoret utreder omfattningen av det markinnehav som ligger utanför anläggningsregistret. Kommunen skall på ett systematiskt sätt i förteckning ta upp och specificera de ägda tillgångarna. Det är inte acceptabelt att hänvisa till externa källor för att specificera av kommunen ägda tillgångar. Fastighetskontoret bör gå igenom och identifiera samtlig mark som kommunen är lagfaren ägare till. Därefter bör varje individuell fastighet läggas in i anläggningsregistret. RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 3 (23)
2 Inledning/bakgrund Av RKR 23 och Malmö stads ekonomihandbok framgår att samtliga anläggningstillgångar ska föras in i en anläggningsredovisning. Anläggningsredovisningen ska bland annat innehålla uppgifter om identifikation, anskaffningsvärde, anskaffningstidpunkt, avskrivningsmetod, nyttjandeperiod, ackumulerade avskrivningar och i förekommande fall ackumulerade nedskrivningar. Även tillgångar som är helt avskrivna men fortfarande innehas av förvaltningen ska återfinnas i anläggningsredovisningen. När en tillgång säljs, överlåts eller utrangeras ska denna avföras ur anläggningsredovisningen. Denna granskning inriktas på att besvara frågan om kommunstyrelsen och nämnderna har tillräckliga rutiner för att upprätthålla korrekta anläggningsregister. Avsikten med denna granskning är att genomföra en mer omfattande granskning av rutinerna än som medges inom ramen för den årliga bokslutsgranskningen. I Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 11.4 Materiella anläggningstillgångar, uttrycks ett explicit krav på tillämpning av komponentavskrivning. Detta kommer rimligen att ställa utökade krav på rutinerna att hålla anläggningsregistret uppdaterat och rättvisande, eftersom väsentliga komponenter nu kan avskrivas med annan periodicitet än övriga delar av en tillgång. 2011 genomförde revisionskontoret en liknande granskning med hjälp av Deloitte avseende servicenämnden och tekniska nämnden - gatukontoret. Det övergripande syftet var att ge revisorerna underlag för att bedöma om tekniska nämnden och servicenämnden följde god redovisningssed och Malmö stads anvisningar och riktlinjer för investeringar och materiella anläggningstillgångar. Vidare att nämnderna hade tydliga och enhetliga rutiner som följde gällande regelverk och att den interna kontrollen med avseende på rutiner och regelverk var tillfredsställande. Granskningen visade på en del förbättringsområden för nämnderna vad gäller anläggningsregister. Exempel på några sådana följer nedan: Granskningen visade att anläggningsregistren var i huvudsak uppdaterade. Dock kan för båda förvaltningarna utrangering av icke längre fysiskt existerande tillgångar ha fallerat. Beloppen bedömdes dock sannolikt inte som materiella. Granskaren bedömde att den underliggande informationen om fysisk placering fanns. För gatukontoret var bedömningen dock att det krävdes en bättre koppling mellan anläggningsregistret och verksamhetssystemen för att kunna följa tillgångarna från huvudbokföringen via anläggningsregistret till de underliggande systemen. Gatukontoret saknade formella rutiner för att uppdatera informationen i anläggningsregistret om det visade sig att tillgångar inte längre fysiskt existerade. Servicenämnden redogjorde i sitt yttrande till granskningen för varför man kostnadsfört gröna skolgårdar och energibesparande åtgärder istället för att redovisa dem som anläggningstillgångar. Tekniska nämnden skrev i sitt yttrande till granskningen att man inte hade några avvikande åsikter utan kommer att förbättra och utreda de rutiner som RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 4 (23)
granskaren haft synpunkter kring. Det finns ett behov av att, inom ramen för denna granskning, göra en uppföljning av de åtgärder som vidtagits för att undanröja de identifierade bristerna för dessa nämnder. 3 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 3.1 Syfte Syftet med granskningen har varit att ta ställning till om kommunstyrelsen och nämnderna har tillräckliga rutiner för att upprätthålla kompletta, uppdaterade och korrekta anläggningsregister enligt god redovisningssed och Malmö stads anvisningar och riktlinjer. 3.2 Revisionsfrågor Är de kommungemensamma och nämndspecifika riktlinjerna tillräckliga avseende anläggningsregister? Finns tillräckliga rutiner för att upprätthålla kompletta, uppdaterade och korrekta anläggningsregister enligt god redovisningssed och Malmö stads anvisningar och riktlinjer? Kan anläggningstillgångarna identifieras i anläggningsregistret på ett tillförlitligt sätt? Kan fysisk placering av en anläggningstillgång spåras i anläggningsregistret? Finns tillräckliga rutiner för inventering och värdering av anläggningstillgångar? Är den interna kontrollen tillräcklig avseende anläggningsregister? Finns tillräckliga rutiner för att hålla eventuella underkomponenter korrekt registrerade i anläggningsregistret? 3.3 Avgränsning Granskningen är en kortgranskning. Granskningen har avgränsats till kommunstyrelsen, servicenämnden och tekniska nämnden. Kommunstyrelsen ansvarar för att ta fram kommungemensamma riktlinjer för anläggningsredovisningen samt ansvarar för anläggningsregister för kommunstyrelsens förvaltning, finansförvaltningen och hamnförvaltningen. Servicenämnden och tekniska nämnden har betydande värden och en hög grad av komplexitet i sin anläggningsredovisning. Avgränsning har skett till materiella anläggningstillgångar. Denna kortgranskning har vidare avgränsats till rutinerna kring de befintliga anläggningsregistren och inte till RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 5 (23)
huruvida det finns tillräckliga rutiner när det gäller exempelvis gränsdragningen mellan drift och investering. 4 Revisionskriterier Kommunala redovisningslagen (KRL - SFS 1997:614) Rådet för kommunal redovisning, rekommendation 11.4, Materiella anläggningstillgångar Rådet för kommunal redovisning, rekommendation 23, Bestämmelser om löpande bokföring etc Malmö stads gemensamma rutiner för anläggningsredovisning, beskrivna i ekonomihandboken God redovisningssed Nämndspecifika rutiner och riktlinjer Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering. har beaktat kriterier för jämställdhetsintegrerad revision i upprättandet av denna rapport. 5 Granskningsansvariga och styrgrupp Styrgruppen ur revisorskollegiet: Sten Dahlvid, Per Lilja, Berit Söderholm, Åke Christiansson Projektledare från revisionskontoret: Per Nilsson, kommunal yrkesrevisor Sakkunnig revisor från revisionskontoret: Per Nilsson, kommunal yrkesrevisor Kvalitetsgranskare från revisionskontoret: George Smidlund, revisionsdirektör, certifierad kommunal yrkesrevisor Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 6 Metod Granskningen inleddes med en genomgång av relevant dokumentation enligt revisionskriterierna. Inledande frågor om relevanta rutiner och riktlinjer ställdes till förvaltningarna i urvalet via e-post. Ett mindre antal stickprov gjordes för att få exempel på hur rutinerna fungerade. Efter genomgång av dokumentationen och genomförda stickprov intervjuades tjänstemän på de utvalda förvaltningarna muntligt för att få bättre insyn i hur rutinerna följs och fungerar samt om det fanns olika uppfattningar om rutinerna. RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 6 (23)
7 Resultat av granskningen Granskningsresultatet presenteras med utgångspunkt från revisionsfrågorna. 7.1 Kommungemensamma riktlinjer De kommungemensamma riktlinjerna kring anläggningsregister finns beskrivna i ekonomihandbokens kapitel fem. Ansvaret för innehållet finns hos stadskontorets ekonomiavdelning. Utifrån ekonomihandboken betonas det att Malmö stads redovisning följer den kommunala redovisningslagen (SFS 1997:614), de rekommendationer som Rådet för kommunal redovisning lämnar, samt de rekommendationer som Sveriges Kommuner och Landsting ger när det gäller definitioner och avskrivningstider samt indelningen av anläggningstillgångarna. Dessutom ligger årsredovisningslagen, bokföringslagen, skattelagstiftningen och praxis till grund för hanteringen. Anläggningstillgångarna finns registrerade i kommunens gemensamma ekonomisystem Raindance. I Raindance finns även bokföringen och verifikationsunderlag som fakturabilder, anteckningar, bilagor etc. I Raindance sköts även beräkningar, såsom avskrivning och kapitalkostnadsberäkning, samt åtgärder som utrangeringar och nedskrivningar. Utöver Raindance förekommer andra IT-system där det kan finnas mer information och ytterligare detaljer kring anläggningstillgångarna. Utifrån de genomförda intervjuerna framkommer det att ekonomihandbokens vägledning om anläggningstillgångar uppfattas som uppdaterad och ett bra stöd för processen. Dialogen med stadskontoret om behov av förändringar och uppdateringar av ekonomihandboken fungerar enligt uppgift väl. Det noteras att ekonomihandboken i vissa delar refererar till den inaktuella rekommendationen RKR 11.3 istället för den aktuella versionen 11.4. Ekonomihandboken innehåller ett avsnitt med exempel på hur avskrivningstider ska tillämpas. Avsnittet är enligt uppgift baserat på en skrift från 80-talet av svenska kommunförbundet. Under en intervju med stadskontoret framkommer att det kan finnas ett behov av att se över förteckningen. Avseende anläggningstypen byggnadsinventarier, noteras att det saknas exempel på hur avskrivningstid ska bedömas. Under 2015 arbetar stadskontoret och berörda förvaltningar med att ta fram riktlinjer för tillämpningen av komponentavskrivning i Malmö stad. Inom ramen för denna granskning har inte något slutgiltigt beslutat styrdokument framkommit vad gäller komponentavskrivning. Resultatet finns således ännu inte implementerat i ekonomihandboken. Tillämpningen av komponentavskrivning är dock igång på nya investeringar avseende 2015. Tillämpningen har kunnat noteras i serviceförvaltningens, fastighetskontorets och gatukontorets anläggningsregister. Enligt uppgift från redovisningsansvarig för hamnförvaltningen, ska även denna förvaltning börja tillämpningen av komponentavskrivning under 2015. Enligt redovisningsansvarig på kommunstyrelsens förvaltning pågår RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 7 (23)
även diskussioner om att eventuellt börja dela upp det så kallade förvaltningsnätet i komponenter. Detta görs redan i viss utsträckning idag. 7.1.1 Bedömning Bedömningen är att de kommungemensamma riktlinjerna på det stora hela är tillräckliga och väl förankrade bland förvaltningarna. De upplevs som uppdaterade och relevanta. Vägledning kring avskrivningstider kan dock uppdateras och aktualiseras. 7.2 Nämndspecifika riktlinjer och rutiner Bland nämnderna i urvalet är det olika huruvida det finns några nämndspecifika riktlinjer. När det gäller hamnförvaltningen, finansförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning finns få eller inga specifika riktlinjer. För de övriga nämnderna i urvalet finns egna kompletterande riktlinjer av olika slag. Tekniska nämnden - fastighetskontoret Tekniska nämnden - fastighetskontoret har skriftliga egna rutiner för ett antal moment kopplat till upprätthållandet av anläggningsregistret: - Kapitalkostnadsberäkningar - Avstämningar - Byte av anläggningstyp (s.k. flyttningar) - Aktiveringar - Försäljning av anläggningstillgångar (såväl externt som internt) - Försäljning av omsättningstillgångar - Registrering av exploateringsvinst - Slutredovisning - Fastighetsförvärv (såväl externt som internt) - Inventering av maskiner och inventarier Stickprovsmässigt begärdes underlag för momenten avstämning och flyttningar enligt dessa rutiner, utan anmärkning. När det gäller avstämning mellan antal tomträtter i aviseringssystemet med antal tomträtter i anläggningsregistret, så har detta gjorts enligt förvaltningens rutiner men inte dokumenterats. Nu har man genomfört detta på nytt i september 2015 och upptäckt en del mindre avstämningsdifferenser. Avstämningen ska göras mer formaliserat framöver. Hamnförvaltningen När det gäller hamnförvaltningen finns en arbetsordning som reglerar vad hamnägaren ansvarar för (d.v.s. kommunen) och vad operatören Copenhagen Malmö Port ansvarar för avseende anläggningsregister. Arbetsordningen saknar närmare instruktioner kring hur löpande hantering av anläggningsregistret ska gå till. En anställd hos operatören RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 8 (23)
informerar enligt uppgift ägaren om sådant som ska uppdateras och aktiveras i anläggningsregistret. Samma anställd konterar fakturor medan ansvariga hos operatören granskningsattesterar dem. Ansvarig på fastighetskontoret attesterar sedan fakturorna. Stadskontorets ekonomiavdelning ansvarar sedan för att lägga in anläggningarna i anläggningsregistret och för att underhålla det löpande. Det noteras att det för hamnförvaltningen finns ett antal anläggningar i anläggningsregistret med avskrivningstider som inte är förenliga med de avskrivningstider som anges i ekonomihandboken. Detta har påtalats av stadsrevisionen inom ramen för årlig granskning av räkenskaperna och beskedet är att dessa ska korrigeras i samband med införandet av komponentavskrivning. Finansförvaltningen I finansförvaltningen finns ett fåtal materiella anläggningstillgångar. Dessa anläggningstillgångar är enligt uppgift restposter som andra förvaltningar inte varit intresserade av att ha i sin redovisning. Det handlar om markreserv och fastigheter. Det finns inga specifika rutiner på finansförvaltningen för att hantera materiella anläggningstillgångar och informationen i anläggningsregistret om dessa är knapphändig. Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram egna riktlinjer för inventarieförteckning och registrering av stöldbegärlig utrustning. I kommunstyrelsens förvaltnings anläggningsregister finns IT-investeringar avseende Malmös förvaltningsnät till stora värden. Dessa investeringar sköts helt och hållet av serviceförvaltningen. Kommunstyrelsens förvaltning får underlag från ITorganisationen och sköter registrering och vidare hantering av anläggningstillgången i Raindance. Rutinbeskrivningar för denna process ska utvecklas och göras skriftliga. Ansvarsförhållandet mellan serviceförvaltningen och kommunstyrelsen avseende dessa investeringar och hanteringen av dessa i kommunstyrelsens anläggningsregister uttrycks ännu inte i någon rutinbeskrivning. Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen uppger att de följer anvisningarna i ekonomihandboken och att de har få egna rutindokument. De rutindokument som finns har bifogats och utgörs av: - Rutin för inventering av anläggningar i anläggningsredovisningen - Aktivering och uppdatering av anläggningsregistret (huvudsakligen systemrutiner som inte direkt omfattas av denna granskning) - Anmälan nytt/ändrat/avslutat objekt Av serviceförvaltningens inventeringsrutiner framgår att fysisk plats ska antecknas av ansvarig chef om en anläggning finns kvar i verksamheten. Anteckningen om fysisk plats ska föras in i ekonomisystemet. Inom ramen för granskningen har det upptäckts att RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 9 (23)
denna rutin inte efterlevs, då utgångspunkten är att anläggningen finns på den plats som är knuten till kostnadsstället. Om så inte är fallet, så ska det specifikt antecknas. Redovisningsansvarig berättar att serviceförvaltningens rutiner för inventering ska uppdateras under 2015. De är inte helt kompletta i nuläget och enligt ovan så saknas korrekt information om vilka rapporter i ekonomisystemet som ska användas. Det ska också tydliggöras att inventeringen ska ingå i bokslutsdokumentationen. I stadsrevisionens granskning 2011 av stadsfastigheter inom serviceförvaltningen, lyftes att det saknades rutiner för att fånga anläggningar som inte fysiskt existerar. Rutinen avseende den årliga inventeringen kopplat till kostnadsställe och ansvarig chefs underskrift, är åtgärden kopplad till den synpunkten. En annan notering som gjordes i granskningen från 2011 var att ett arbete med att dokumentera rutinen för nytt/ändrat/avslutat objekt pågick och att det vore lämpligt att detta arbete slutfördes. Förvaltningen har följaktligen tagit fram en uppdaterad blankett för nytt/ändrat/avslutat objekt. Tekniska nämnden - gatukontoret Gatukontoret uppger att de har rutiner för att hålla registret komplett, uppdaterat och korrekt. Deras rutiner bygger på Malmö stads ekonomihandbok och har kompletterats med detaljerade tillvägagångssätt i form av rutinbeskrivningar inom exempelvis områdena avstämning, aktiveringar och beräkningar. En utpekad ansvarig på ekonomienheten har kontakt med förvaltningens projektledare. Hon samordnar och får en signal i gatukontorets IT-system VEGAS när hon ska aktivera i anläggningsregistret i ekonomisystemet Raindance. I VEGAS läses verifikationer och fakturabilder från Raindance in. I VEGAS finns också projektunderlag, kalkyler och avstämningar mellan projektledare och controller. 7.2.1 Bedömning I fallet hamnförvaltningen är bedömningen att den arbetsordning som finns mellan operatör och hamnägare kan kompletteras med tydligare riktlinjer för hur den löpande hanteringen av anläggningsregistret ska gå till. I arbetsordningen finns tydligt beskrivet hur nya projekt och investeringar ska hanteras, men det finns ett behov av att stärka rutinerna kring inventering och värdering av de befintliga anläggningstillgångarna. Eftersom det är operatören som har denna information i praktiken, är det av vikt att parterna formaliserar denna process i högre grad. Hamnförvaltningen bör även säkerställa att samtliga anläggningar har en avskrivningstid som är förenlig med gällande riktlinjer. I fallet finansförvaltningen är bedömningen att rutiner för att hantera de materiella anläggningstillgångar som finns bör utvärderas för att säkerställa att tillgångarna hanteras och hålls uppdaterade. En tydlig och dokumenterad arbetsordning mellan kommunstyrelsens förvaltning och serviceförvaltningen kan upprättas för att säkerställa att kommunstyrelsens förvaltning RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 10 (23)
får tillräcklig information om de IT-investeringar som görs för att kunna upprätthålla och ta ansvar för ett komplett, uppdaterat och korrekt anläggningsregister. Serviceförvaltningen har tagit fram kompletterande rutiner sedan stadsrevisionens granskning 2011, men det finns behov av att se till att rutinerna uppdateras och aktualiseras löpande. 7.3 Identifikation av anläggningstillgångar Tekniska nämnden - fastighetskontoret Fastighetskontoret uppger att anläggningstillgångarna kan identifieras genom: - koddelen objekt och fält för benämning (juridisk beteckning) samt underliggande verifikationer vad gäller mark, byggnader, kajer - projekt samt underliggande verifikationer vad gäller pågående investering och exploatering - koddelen objekt och fält för benämning samt underliggande verifikationer vad gäller maskiner, inventarier och konst Stickprov har genomförts på fastighetskontoret utan någon större anmärkning. Hamnförvaltningen För hamnförvaltningen ska anläggningstillgångarna kunna identifieras via benämning och information i de fria fälten och de fria textfälten i anläggningsregistret. Vid stickprov av två anläggningar var det inte uppenbart vad det var för typ av anläggningar utifrån den informationen. I ett senare skede av granskningen upptäcktes att stadskontorets ekonomiavdelning hade bifogat klargörande bilagor i IT-systemet. Finansförvaltningen Gällande finansförvaltningen, så är uppgift om identifikation avseende de materiella anläggningstillgångarna i anläggningsregistret knapphändig sett till beskrivningar av vad anläggningarna avser. Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens förvaltning uppger att anläggningsregistret innehåller uppgifter om identifikation i form av benämning och koddelen objekt, som är knutet till anläggningen. För de IT-investeringar som finns i kommunstyrelsens anläggningsregister saknas i vissa fall tydlig information om identifikation, eftersom kommunstyrelsen i regel inte får dessa uppgifter från serviceförvaltningen som sköter själva investeringen. Enligt uppgift är det bara serviceförvaltningen som har mer ingående uppgifter om identifikation. Redovisningsansvarig kan inte själv ta fram uppgifterna utan det är serviceförvaltningen som har den kunskapen och den möjligheten. RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 11 (23)
Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen uppger att alla anläggningar i deras register får ett unikt anläggnings-id. Till anläggningarna finns ett kostnadsställe knutet och en beskrivande benämning. Fakturan är också kopplad till anläggningen och fakturadetaljerna kan underlätta vid identifiering. När det gäller fastigheter finns objektnummer knutna. Stickprov har genomförts på serviceförvaltningen utan någon större anmärkning. Tekniska nämnden - gatukontoret Gatukontoret slår ihop anläggningar till unika anläggnings-id, vilka förses med ett projektnummer i ekonomisystemet. Projektnumret kan sökas fram i gatukontorets egna projektsystem VEGAS för ytterligare information om anläggningen. Anläggnings-ID i Raindance har samma benämning som projekten. En synpunkt som lyftes i stadsrevisionens granskning 2011 av anläggningsregister, var att det för gatukontoret krävs en bättre koppling mellan anläggningsregistret och förvaltningens verksamhetssystem, för att kunna följa tillgångarna från huvudbokföringen via anläggningsregistret till de underliggande systemen. Mycket information rörande identifikation och fysisk placering finns nämligen i dessa underliggande system. Stickprov av en anläggning visar på ett problem med kopplingen Raindance och VE- GAS. AnläggningsID i Raindance innehåller informationen Överföring från FK och att det rör sig om en anläggning på Sege park. Mer information hade behövts för att kunna identifiera anläggningen på ett bra sätt. När det gäller överföringar från fastighetskontoret, så överförs inte dessa till VEGAS av tekniska skäl. Vid ett stickprov av tre anläggningar där information i Raindance var knapphändig, efterfrågades kompletterande information från förvaltningen. Kompletterande information för två av projekten erhölls från VEGAS ihop med kartor från systemen VIS och web-gis. För dessa projekt fanns inte all den information som normalt sett ska finnas i VEGAS, t.ex. projektbeskrivning. Anledningen till detta är att det rör sig om äldre projekt och rutinerna är skärpta sedan dess. För den tredje anläggningen, benämnd gemensamt exploatering, fanns ingen information att tillgå i VEGAS. Som underliggande information erhölls en excelfil med utdrag ur ekonomisystemet som användes innan Raindance. Det visar sig att anläggningen är en sammanslagning av investeringar för ett hundratal objekt. Utifrån underlaget går det inte att få en närmare beskrivning av vad exakt det är för typ av investeringar som gjorts, utan då får man gå ett steg längre och vända sig till projektledare. Detta arbetssätt att slå ihop en större mängd åtgärder på detta sätt förekommer inte längre. Anläggningen har dock ännu ett restvärde på cirka 2mnkr. 7.3.1 Bedömning En generell bedömning är att det gäller för den förvaltning som har ansvaret för anläggningsregistret att säkerställa att det finns tydliga och kvalitetssäkrade rutiner för att på ett tillförlitligt sätt kunna få fram tillräcklig identifierande information om anläggning- RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 12 (23)
arna i anläggningsregistret i Raindance, även om informationen istället ska finnas i ett underliggande system eller om det är en annan förvaltning som hanterar själva investeringen. Förvaltningarna bör även säkerställa att uppgifter om identifikation kan tas fram på ett smidigt och transparent sätt även för äldre anläggningar där rutinerna var mindre utvecklade. Detta är en grundförutsättning för att kunna arbeta med värdering och fånga eventuella nedskrivningsbehov för äldre anläggningar. Anläggningsregistret i Raindance bör så långt som möjligt innehålla tillräcklig information för att tillförlitligt kunna identifiera en anläggningstillgång. Användningen av fria informationsfält och möjligheten att bifoga bilagor kan utnyttjas i högre grad av förvaltningarna. 7.4 Fysisk placering av anläggningstillgångar Tekniska nämnden - fastighetskontoret Fastighetskontoret uppger att anläggningstillgångarnas fysiska placering kan spåras. - Avseende mark, byggnader, kajer, spåranläggningar etc. där det finns juridisk beteckning i anläggningsregistret, går den att söka upp i den så kallade FKkartan. Det går även att söka på objekt i FK-kartan i de fall det finns ett avtal. Finns det inget avtal kan man enligt uppgift söka på objekt i IT-systemet FATAX och få fram juridisk beteckning som sedan kan sökas upp i FK-kartan. - Pågående investering: avseende dessa kan man få fram tillgångens placering med hjälp av koddelarna kostnadsställe, projekt och i förekommande fall objekt samt fält för benämning. - Pågående exploatering: Med hjälp av koddelen projekt går det att göra en sökning i FK-kartan på projektnummer. - Maskiner, inventarier, konst: Koddelen objekt, fält för benämning och underliggande verifikationer Under intervju med fastighetskontoret demonstreras FK-kartan och dess funktionalitet. Vid stickprov av projekt 7072 var det inte möjligt att söka upp projektet på kartan. Fastighetskontoret hänvisar till att det under 2015 förekommit viss eftersläpning av uppdateringar, p.g.a. sjukdom. Hamnförvaltningen För hamnförvaltningen har fysisk placering tidigare inte alltid framgått tydligt ur anläggningsregistret. Tanken var att tillgångarna skulle spåras genom benämning och information i de fria fälten och de fria textfälten i Raindance. Från och med 2015 har ansvarig på stadskontoret börjat bifoga så kallade investeringsansökningar till anläggningarna. Dessa ansökningar innehåller även kartor. Den här typen av underlag finns tillgängliga sedan 2013. För investeringar innan 2013 finns inte RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 13 (23)
lika tydlig information om fysisk placering. Rutinen att bifoga kartor gäller från och med nu, men är inte dokumenterad och har alltså inte gjorts löpande, enligt uppgift på grund av tidigare begränsningar i IT-systemet Raindance. Det finns även så kallade fria informationsfält på anläggningen i anläggningsregistret som ger viss information om placering. Informationen finns dock mest där för operatörens räkning och är inte tillräcklig för att helt kunna uttala sig om fysisk placering. Finansförvaltningen På de stickprov som gjorts av de materiella anläggningstillgångarna på finansförvaltningen, framgick som regel inte fysisk placering. På en av anläggningarna kompletterade stadskontorets ekonomiavdelning i ett senare skede med en karta genom att bifoga den i ekonomisystemet. Kommunstyrelsens förvaltning För de IT-investeringar som finns i kommunstyrelsens förvaltnings anläggningsregister, saknas i vissa fall tydlig information om fysisk placering, eftersom kommunstyrelsen i regel inte får dessa uppgifter från serviceförvaltningen. Enligt uppgift är det serviceförvaltningen som har kartor och underlag kring dessa. Redovisningsansvarig på kommunstyrelsens förvaltning kan inte själv ta fram uppgifterna utan det är serviceförvaltningen som har den kunskapen och den möjligheten. När det gäller inventarier anger förvaltningen numera var de är fysiskt placerade i själva anläggningsregistret i Raindance. Detta gjordes inte tidigare, men någon insats för att uppdatera gamla anläggningar och komplettera med fysisk placering är inte gjord ännu. Vid frågan om fysisk placering för en stickprovsmässigt utvald anläggning på kommunstyrelsens förvaltning skedde hänvisning till att det tidigare IT-systemet för anläggningar som användes innan Raindance, kallat Effect, var tvunget att öppnas upp för sökning. Det slutliga beskedet blev att det inte var möjligt att uttala sig om fysisk placering för den utvalda anläggningen i och med att det tidigare systemet inte var möjligt att få igång för att göra sökning i underliggande information. Anläggningen har ett anskaffningsvärde på 1,6 mnkr och avser Malmö förvaltningsnät. Serviceförvaltningen, som genomför dessa investeringar i praktiken, hade inte heller någon möjlighet att ge någon ytterligare information om anläggningen. Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen uppger att hur man spårar fysisk placering inte är helt enhetligt i anläggningsregistret. Främst är det kostnadsstället som visar placering. Ibland finns fysisk placering beskriven i anläggningens benämning. När det gäller fastigheter framgår placering genom objektsnumret, då det har en koppling till fastighetens juridiska beteckning. För att få mer ingående information kan man gå vidare till stadsfastigheters fastighetsförteckning. Huvudspåret för att spåra den fysiska placeringen för andra tillgångar än fastigheter, är som sagt via kostnadsstället. En anläggning som är knuten till ett visst kostnadsställe RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 14 (23)
antas befinna sig där kostnadsstället har sina lokaler. Ett undantag är avdelningen skolrestauranger, som har ett gemensamt kostnadsställe men en stor mängd olika kök. Då läggs en speciell kod på anläggningen i Raindance som identifierar vilket specifikt kök som gäller i det här fallet. Tekniska nämnden - gatukontoret För tekniska nämnden gatukontoret gäller att det inte går att spåra fysisk placering via anläggningsregistret i ekonomisystemet. Det går dock att ta fram uppgift om fysisk placering via gatukontorets kartsystem VIS. Det är uppgifter i gatukontorets IT-system VEGAS som enligt uppgift ligger till grund för det som finns i gatukontorets kartsystem. Det är dock inte obligatoriskt att lägga in kartuppgifter i VEGAS. Enligt uppgift går det att spåra investeringar som genomförts fr.o.m. 2002 i kartsystemet VIS. Stickprov av en anläggning för effektbelysning visar att den inte kan spåras i VIS. Däremot gick det att ta fram informationen ur ett annat system, benämnt GIS. Själva informationen om anläggningen finns i verksamhetssystemet Elyssé, medan den visas grafiskt i GIS. Enligt uppgift från gatukontoret finns ingen förteckning eller sammanställning över de verksamhetssystem som är relaterade till huvudanläggningsregistret i Raindance. I ovanstående fall med GIS, Elyssé och anläggningsregistret i Raindance, finns inga tydliga hänvisningar mellan systemen. 7.4.1 Bedömning Bedömningen är att kommunstyrelsen måste säkra rutiner för att kunna hämta uppgifter om anläggningar på ett effektivt sätt, även i IT-system för anläggningsregister som inte längre används. Alternativet kan vara att se till att informationen överförs till aktuellt system eller arkiveras på annat systemoberoende sätt. Gatukontoret bör säkerställa att det alltid läggs in kartuppgifter i underliggande system i och med att placering inte går att spåra i Raindance anläggningsregister. Gatukontoret bör arbeta för att skapa tydliga rutiner och beskrivningar av hur anläggningar i Raindance är kopplade till underliggande verksamhetssystem. Vad gäller kommunstyrelsens förvaltning och hamnförvaltningen, där fysisk placering tidigare varit svår att få fram utifrån anläggningsregistret men där det nu finns bättre rutiner, så är bedömningen att det bör säkerställas att fysisk placering enkelt går att få fram för äldre anläggningar som registrerats innan rutinerna uppdaterades. RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 15 (23)
7.5 Inventering och värdering av anläggningstillgångar Tekniska nämnden fastighetskontoret Fastighetskontoret uppger att en väsentlig del av deras markinnehav är förvärvat före 1980, vilket i dagens penningvärde medför låga tillgångsvärden och därmed omvärderas inte de anläggningarna. Nedskrivning har bara skett vid ett fåtal tillfällen. Pågående exploateringsprojekt värderas i samband med årsbokslut. När det gäller inventering av maskiner och inventarier konstaterar fastighetskontoret att deras rutin inte följts eftersom ingen avstämning gjorts mellan anläggningsreskontran och inventarielistorna. Enligt rutinerna ska varje enhet ha förteckningar över de här typerna av anläggningar. Eftersom rutinen inte följts finns det en risk att maskiner/inventarier som inte längre fysiskt existerar kan finnas kvar i anläggningsregistret. Enligt uppgift ska rutinerna börja följas på nytt under 2015. Det noteras att saldona i fastighetskontorets redovisning avseende ingående anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar överstiger de värden som finns i anläggningsreskontran. Nettovärdena överensstämmer dock. Fastighetskontoret har börjat utreda detta under hösten 2015 och kommit fram till att den största delen av differensen beror på anläggningar som finns kvar i redovisningen men som saknas i anläggningsreskontran. Utredning visar att det till största delen rör sig om anläggningar som är helt avskrivna och som inte längre fysiskt existerar. Redovisningen kan korrigeras genom att rensa bort dessa anläggningar. I några fall har dock anläggningar identifierats som finns kvar i redovisningen, men som saknas i anläggningsreskontran trots att de troligen fortfarande är i bruk. Det rör sig om anläggningar med ett totalt anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar om 1,6mnkr som i sådana fall borde tillföras anläggningsregistret. Nettoeffekten i anläggningsregistret hade blivit noll. Det återstår en differens mellan reskontran och redovisningen på 2mnkr som ännu inte är förklarad. Fastighetskontorets utredning på området ska enligt uppgift fortsätta under hösten. Det framkommer under en intervju med fastighetskontoret att det finns fastigheter utan bokförda värden som inte är förtecknade i anläggningsregistret. Mark utan bokförda värden kan finnas i det fall fastighetskontoret mottagit mark vederlagsfritt, enligt dåvarande redovisningsprinciper. En konsekvens av detta är att det har förekommit att sådan mark har saknats i anläggningsregistret i samband med att bokfört markvärde skulle tas in i nyuppstartade exploateringsprojekt. Dagens redovisningsprinciper anger att gåvor ska värderas till verkligt värde vid anskaffningstillfället. Fastighetskontoret saknar register över sådan mark och hänvisar till att det skulle vara ett omfattande arbete att hitta sådana markavtal. Fastighetskontoret hänvisar till att för att få komplett information om fastigheterna, så får man gå utanför anläggningsregistret i ekonomisystemet till källor som CFD, Centralnämnden för fastighetsdata och Fastighetsinformationsregistret. RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 16 (23)
Hamnförvaltningen För hamnförvaltningen är det operatören CMP AB som sköter inventering och bedömning av underhåll och utrangeringar. Operatören genomför bland annat inspektioner som ska finnas som underlag för kommande investeringar och underhåll. Dessa inspektioner är inte protokollförda, utan enligt uppgift görs en helhetsbedömning av verksamhetspersonalen ute på plats inför budgetarbetet. Det saknas övriga formella skriftliga rutiner för hur anläggningar som inte längre fysiskt existerar fångas. Finansförvaltningen Det finns inga specifika riktlinjer kring inventering och värdering av materiella anläggningstillgångar på finansförvaltningen. Kommunstyrelsens förvaltning Under år 2014 skapades formella rutiner för inventering av anläggningstillgångar på kommunstyrelsens förvaltning. En större inventering gjordes sedan under 2014 vilket medförde stora utrangeringar på grund av anläggningar som inte längre existerade. Avsikten nu är att genomföra dessa inventeringar årligen så att inte samma situation uppstår igen. Det som finns i form av skriftliga rutiner gäller dock främst inventarier och hur de ska hanteras och förtecknas, men det finns även värden i kommunstyrelsens anläggningsregister avseende maskiner och konst. Inventering har likväl i praktiken omfattat hela anläggningsregistret. Inventeringsansvarig utgår från lista från anläggningsregistret och sorterar på kostnadsställe och avdelning. Ansvarig tar kontakt med respektive avdelning för genomgång av listan och gör förteckning utifrån faktiska vetskapen om vad som finns kvar. Inventarieförteckningen uppdateras inte löpande, utan bara en gång per år. Detta är förenligt med ekonomihandboken, där det anges att inventering ska ske en gång per år, helst i samband med upprättandet av årsbokslutet. Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen har tagit fram skriftliga rutiner för inventering. Av dessa framgår att de syftar till att säkerställa att tillgångarna finns kvar fysiskt och att även anläggningar med restvärde noll ska inventeras. Av rutinerna framgår också att värdet ska bedömas mot bakgrund av eventuellt nedskrivningsbehov. Årligen träffar ekonom förvaltningens kostnadsställeansvariga och går igenom lista över anläggningar för att höra om något skrotats eller sålts. Om något skrotats/sålts utrangeras anläggningen. Ansvarig skriver under och detta fungerar som bokslutsbilaga. Inventering av fastigheter inom serviceförvaltningen sker enligt uppgift indirekt i samband med att man bedömer underhållsbehov, vilket är ett kontinuerligt arbete. Det är av vikt att tydliga signaler går från avdelningen stadsfastigheter, som utför underhållsarbetet, till redovisningsenheten, som sköter anläggningsregistret, kring det underhållsbehov som avser investeringar och som påverkar anläggningsregistret. Det saknas idag formella rutiner för hur kommunikationen ska ske mellan stadsfastigheter och redovisningsenheten. Under intervju lyfts det att det kan behöva bli mer formaliserat så att sig- RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 17 (23)
naler kommer fram på ett strukturerat sätt till redovisningsenheten. Området ligger enligt uppgift i fokus hos serviceförvaltningen bl.a. på grund av personalförändringar. Avseende nedskrivningar och rutiner för att hantera dessa på serviceförvaltningen, sker det enligt uppgift sällan nedskrivningar för t.ex. fastigheter. Om någon komponent har tappat servicepotential, så har det antagits att det redan varit avskrivet. Det har inte funnits system och rutiner för att hantera nedskrivningar i dessa fall. Om det har varit ett helt nytt objekt och olyckan varit framme, är det troligare att man har skrivit ned. I och med det pågående införandet av komponentavskrivning, blir det möjligt att i högre utsträckning arbeta med nedskrivningar. Det ställer dock ökade krav på rutinerna för att det ska fungera på ett bra sätt. Tekniska nämnden - gatukontoret Gatukontoret uppger att det utifrån verksamhetssystemen sker en inventering. Inventering sker i förstudiefaser, för att identifiera utrangeringsbehov. Det görs således i samband med objektsgodkännandet. Inventering och värdering görs också utifrån underhållsplan och via felanmälningar från allmänheten. När redovisningen får kännedom om att ett projekt behöver skrivas ner/utrangeras så tas underlag fram och förvaltningen stämmer av med stadskontoret. 2014, inför förvaltningens arbete med komponentavskrivning, gjordes en större insats för att bedöma om det fanns nedskrivningsbehov i projekten, vilket ledde till större utrangeringar. Detta var huvudsakligen en engångsinsats och har inte lett till någon uppenbar rutinförändring ännu. I tidigare granskning av gatukontoret 2011 framkom ett antal brister i gatukontorets anläggningsredovisning. Det saknades formella rutiner för att uppdatera information i anläggningsregistret om det visade sig att tillgångarna inte längre fysiskt existerade. 2015 sker det fortfarande ingen formaliserad inventering av anläggningar utan det är underhållsbehov som fångas i stor utsträckning löpande. Det finns dock nu formella rutiner för att fånga nedskrivningsbehov i samband med objektsgodkännande, men något fall där detta tillämpats har inte förekommit än. Förvaltningen har inte kommit igång med den rutinen bl.a. med hänvisning till att det inte funnits nya tillämpliga objektsgodkännande på grund av budgetbegränsningar. Huvudtanken är således att fånga upp utrangeringsbehov vid nystart av projekt. Så kallade uppföljningskontroller sker i samband med delårsbokslut och bokslut. Dokumentation av dessa finns i VEGAS. Under dessa möten diskuteras vanligen inte nedskrivningsbehov. 7.5.1 Bedömning Granskningen har visat att det generellt finns ett behov för nämnderna att dokumentera och följa upp rutinerna kring inventering och värdering. För de förvaltningar i urvalet RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 18 (23)
där rutinerna är relativt nyligen framtagna, bör det säkerställas att rutinerna efterlevs, är kompletta och att de utvärderas. För serviceförvaltningen väcktes frågan att det behövdes formella rutiner för hur kommunikationen sköts mellan stadsfastigheter och redovisningsenheten kring det underhållsbehov som avser investeringar och som påverkar anläggningsregistret, inte minst på grund av den ökade detaljnivån i och med införandet av komponentavskrivningar. Sådana väl fungerande avstämningsrutiner mellan verksamhet och ekonomiavdelning är något som är av vikt för samtliga granskade förvaltningar i syfte att fånga när komponenter behöver skrivas ned eller på annat sätt uppdateras i anläggningsregistret. Fastighetskontoret bör fortsätta sitt arbete med att reda ut och korrigera differensen mellan anläggningsreskontran och redovisningen. Även om nettovärdena stämmer, väcker eventuella kvarstående differenser frågan huruvida anläggningsregistret är komplett och uppdaterat. Fastighetskontoret bör vidare säkerställa att rutinerna för inventering av maskiner och inventarier följs i praktiken. Fastighetskontoret bör även utreda omfattningen av det markinnehav som ligger utanför anläggningsregistret. Kommunen skall på ett systematiskt sätt i förteckning ta upp och specificera de ägda tillgångarna. Det är inte acceptabelt att hänvisa till externa källor för att specificera av kommunen ägda tillgångar. Förteckningen skall vara tillräckligt specificerad för att man skall kunna identifiera enskilda tillgångar i syfte att kunna utöva kontroll över dessa, vidare i syfte att kunna värdera och på korrekt sätt redovisa det resultat som uppstår i samband med avyttring av sådana tillgångar. Då uppskrivningsförbud råder enligt god kommunal redovisningssed skulle det leda för långt att vid nu aktuell tidpunkt i efterhand försöka uppskatta det verkliga värdet vid de respektive tidpunkter då tillgångarna erhölls vederlagsfritt. Förslagsvis läggs varje individuell tillgång in med nu bokfört värde (0 kronor) alternativt en s.k. minneskrona per tillgång. Fastighetskontoret bör således med hjälp av bl.a. de ovan nämnda källorna CFD, Centralnämnden för fastighetsdata och Fastighetsinformationsregistret samt intern dokumentation i form av fångeshandlingar systematiskt gå igenom och identifiera samtlig mark som kommunen är lagfaren ägare till. Därefter bör varje individuell fastighet läggas in i anläggningsregistret. Avseende hamnförvaltningen är bedömningen att rutiner och kommunikation avseende underhållsbehov och i förlängningen nedskrivnings- alternativt utrangeringsbehov kan formaliseras i högre grad mellan operatör och hamnägare. Hamnägaren, som är ansvarig för den löpande redovisningen, bör säkerställa att de får tillgång till dokumenterade ställningstaganden från operatören vad gäller inventering och värdering av de betydande anläggningsvärdena. Kommunstyrelsens förvaltning kan förtydliga sin rutinbeskrivning kring inventering så att den omfattar samtliga anläggningstyper i anläggningsregistret. Inventering har dock i praktiken skett av samtliga anläggningar i anläggningsregistret. RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 19 (23)
7.6 Intern kontroll Tekniska nämnden - fastighetskontoret För fastighetskontoret har anläggningsregister inte förekommit i riskanalys/intern kontrollplan mer än på övergripande nivå. Fastighetskontoret uppger att intern kontrollmoment är inbyggda i deras skriftliga rutiner. Det sker också en jämförelse med antal tomträtter i aviseringssystemet med antal tomträtter i anläggningsregistret i samband med årsbokslutet. Hamnförvaltningen För hamnförvaltningen finns en kontrollaktivitet 2015 som syftar till att granska att underhållsbehovet sköts. Det har inverkan på anläggningsregistret om man skulle upptäcka förhållanden som gör att nedskrivningar/utrangeringar behöver göras. Resultatet av kontrollaktiviteten är inte känt vid rapporteringstillfället. Utöver intern kontrollplan görs ingen intern kontroll/riskbedömning. Finansförvaltningen Finansförvaltningen har inte genomfört någon intern kontroll vad gäller anläggningsregister. Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens förvaltning uppger att den interna kontrollen är inbyggd i rutinerna. Det har inte gjorts någon specifik riskbedömning eller genomförts någon kontrollaktivitet kopplat till anläggningsregister. Serviceförvaltningen För serviceförvaltningen har inte anläggningsregistret förekommit i riskanalys och intern kontrollplan på senare tid. Förvaltningen hänvisar till kontinuitetsrapporten som en form av intern kontroll samt månatliga avstämningar som görs av pågående projekt och samtliga konton. Förvaltningen hänvisar också till olika vanligt förekommande omständigheter som t.ex. omförhandling av avtal, där fastigheters värde bedöms. Komponentavskrivning kommer också leda till en form av intern kontroll då fastigheterna kommer att behöva bedömas på nytt. Tekniska nämnden gatukontoret Gatukontoret hänvisar till att det görs redovisningskontroller, uppföljningskontroller och IT-kontroller. En risk som finns med förvaltningens riskanalys handlar om kopplingen mellan inventarier och fysiska investeringar och det inte skulle vara möjligt att spåra aktiverade investeringar fysiskt. Gatukontorets föreslagna åtgärd till följd av detta är regelbunden utbildning och information samt styrning och kontroll från ekonomien- RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 20 (23)
heten. Vid fråga om detta kan inte gatukontoret visa på att sådan utbildning och sådana informationsinsatser ännu genomförts. Hänvisning görs till att förvaltningens investeringar inte tenderar att få en annan placering och därmed brukar de vara spårbara utifrån verksamhetssystemen. 7.6.1 Bedömning Samtliga granskade förvaltningar arbetar med någon form av intern kontroll för sina anläggningsregister. Vanligen ingår inte området uttryckligen i formella riskanalyser eller i intern kontrollplan. 7.7 Komponentavskrivning Inom ramen för genomförandet av denna granskning har det inte funnits några helt klara och beslutade riktlinjer för komponentavskrivning. Ett utkast finns men det är inte beslutat. Fastighetskontoret har tillämpat komponentavskrivning på några få anläggningar av mindre värde. För hamnförvaltningen ska komponentavskrivning tillämpas för första gången på en investering som skulle aktiveras inför delårsrapport januari-augusti. För kommunstyrelsens förvaltning pågår diskussioner huruvida någon del av Malmös förvaltningsnät ska delas upp i komponenter. Serviceförvaltningen har kommit igång med komponentavskrivningar för investeringar som startats 2015. Gatukontoret ska bl.a. delta i en workshop kring komponentavskrivningar. Gatukontoret ser inga problem med införandet i nuläget och deras projektledare har tagit till sig de nya riktlinjerna, som dock fortfarande inte är helt fastställda. Alla projekt som har aktiverats under 2015 har enligt uppgift från gatukontoret delats upp i komponenter där det har varit tillämpningsbart. 7.7.1 Bedömning Då rutinerna kring komponentavskrivning inte är helt fastställda och tillämpningen precis kommit igång, är det svårt att inom ramen för denna kortgranskning uttala sig om förvaltningarnas rutiner är tillräckliga för att svara upp till kraven på komponentavskrivning. 8 Slutsatser Den sammanfattande bedömningen är att de granskade nämnderna i stort sett har tillräckliga rutiner och riktlinjer för att upprätthålla kompletta, uppdaterade och korrekta anläggningsregister. De kommungemensamma riktlinjerna upplevs som ett bra och uppdaterat stöd i processen. Servicenämnden och tekniska nämnden-gatukontoret har arbetat med att åtgärda den kritik som lyftes i stadsrevisionens granskning av anläggningsregister från 2011. Gatu- RAPP KOLL 151216 ANLA GGNINGSREGISTER(512864).docx 21 (23)