2011-01-12 Rev 2011-12-21 Handbok för Hemdok inom förvaltningen för Therese Lindén, socialt ansvarig samordnare SAS
Innehållsförteckning 1. Hemdok 3 2. Bakgrund 3 3. Målgrupp för Hemdok 3 4. Syftet med Hemdok 3 5. Samtycke 4 6. Ansvarsfördelning 5 7. Dokumentationens utformning 6 8. Strukturen i Hemdok 7 9. Blanketter i Hemdok 9 10. Social dokumentation och HSL-dokumentation 9 11. Sekretess 12 12. Upphörande av brukares Hemdok 12 2
1. Hemdok Hemdok är ett dokumentationsverktyg som förvaltningen för använder inom hemtjänsten, Omsorgsteamet och inom verksamheten för personlig assistans. Syftet med Hemdok är att tydliggöra brukarnas behov och beakta eventuella önskemål om hur beviljade insatser ska utföras. Hemdok används också som informationsöverföring mellan olika yrkeskategorier inom handikappomsorgen för att stärka kontinuiteten i utförandet av insatserna. All berörd personal är ansvarig för att dokumentera i brukarens Hemdok. Dokumentationens innehåll ska vara tillräcklig, väsentlig och korrekt och utformas med respekt för brukarens integritet. 2. Bakgrund Dokumentation är en viktig del i socialt arbete och ska ske både vid handläggning och vid verkställighet, utförandet av bistånd/insats. Utgångspunkten för all dokumentation är de beslut som fattas av handläggare och/eller HSL-personalens instruktion/delegering. Dokumentation som utförs på ett professionellt sätt tillförsäkrar att brukarens individuella behov och önskemål tas tillvara i utförandet av insatserna. Dokumentationen ger också förutsättningar för rättsäkerhet, insyn till brukare, uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring både för den enskilde och för verksamheten. Att dokumentera är lagstadgat och reglerna som styr dokumentationen i s verksamheter återfinns främst i Förvaltningslag (FL), Socialtjänstlag (SoL) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). De bestämmelser som reglerar dokumentationen i SoL och LSS kompletteras även med föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen SOSFS 2006:5 om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser samt Socialstyrelsens allmänna råd SOSFS 1998:8 om kvalitetssystem inom omsorgerna om äldre- och funktionshindrade. Dokumentation avseende hälso- och sjukvård regleras i Patientdatalagen (SFS 2008:355) 3. Målgrupp för Hemdok Hemdok ska införas hos brukare med hemtjänstinsatser av omsorgskaraktär eller personlig assistans, där brukaren har valt kommunen som utförare. För brukare med hemtjänstinsatser krävs att insatserna ska vara varaktiga, minst 6 månader. Bedömning kring varaktighet ska göras av handläggare. För de brukare som endast har kortvariga insatser, serviceinsatser eller trygghetslarm ska inte Hemdok upprättas, om det inte finns särskilda skäl. 4. Syftet med Hemdok Avsikten med att införa Hemdok är att säkra informationshanteringen mellan brukare och den personalgrupp som har en omsorg och omvårdnadsrelation till brukaren. Hemdok ska vara ett arbetsredskap som är tillgänglig för brukare såväl som för personalen. Hemdok ska förvaras i brukarens bostad och vara tillgänglig för både brukare och personal. I de verksamheter där Magna Cura används ska detta 3
verksamhetsstöd i första hand användas. Hemdok kan i dessa verksamheter vara ett komplement till Magna Cura. Syftet med Hemdok för brukare Tydliggör den enskildes behov och beakta eventuella önskemål kring hur insatserna ska genomföras och bidrar till att stärka kontinuiteten i insatserna. Säkerställer den enskildes rättssäkerhet, att den enskilde får sina behov och önskemål tillgodosedda utifrån gällande beslut. Möjliggör den enskildes delaktighet i att planera och skapa struktur i sin vardag. Tydliggör den enskildes behov av vardagsrehabilitering och socialt innehåll i dagen. Synliggör ett helhetsperspektiv kring den enskildes situation. Möjliggör uppföljning och justering av beviljade insatser. Syftet med Hemdok för personal Ger information om beslut och målsättning med insatsen. Säkerställer arbetsmetoder och tydliggör förhållningssätt. Stärker rättssäkerheten för personalen. Underlättar samordning mellan personal. Syftet med Hemdok för verksamhet Tydliggör planering av verksamheten. Möjliggör att arbeta långsiktigt och med framförhållning. Tydliggör kommunens/enhetens kvalitetsarbete. Möjliggör uppföljning och tillsyn av verksamheten. Kvalitetssäkringsinstrument 5. Samtycke Ett samtycke ska vara individuellt, frivilligt, särskilt, otvetydigt och informerat. I personuppgiftslagen definieras samtycke som viljeyttring genom vilken den registrerade, efter att ha fått information, godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne. Innan ett Hemdok upprättas ska brukaren ge ett samtycke. Samtycket innefattar att en informationspärm, Hemdok får upprättas. Samtycket innefattar även att informationsöverföring via Hemdok får ske. Den personal som är direkt involverad i utförande av vård och omsorg ska ha tillgång till den information som behövs för en god och säker vård och omsorg. Samtycket innefattar även informationsöverföring till annan vårdgivare, det vill säga att Hemdok får lämnas ut till vårdgivare som har behov av information om brukarens fortsatta vård. Ansvarig hälso- och sjukvårdspersonal ( t.ex. läkare ) kan behöva ta del av brukarens hälso- och sjukvårdsjournal för att kunna ge en god och säker vård och behandling. I samtycket finns möjlighet till att ange undantag. Samtycket kan när som helst återkallas. Om en brukare inte samtycker till att upprätta en Hemdok ska personalen återkoppla till ansvarig enhetschef för vidare hantering. Det är av vikt för det fortsatta arbetet att brukaren förstår syftet med Hemdok och verksamhetens dokumentationsansvar. Om brukaren inte samtycke till användningen av Hemdok ska detta dokumenteras av ansvarig enhetschef. 4
Brukarens ställningstagande och dokumentation kring detta och vilken information som har lämnats till brukaren ska finnas i brukarens personakt. Samtycket ska förvaras i respektive brukares Hemdok samt en kopia hos ansvarig enhetschef. 6. Ansvarsfördelning Alla medarbetare De som är verksamma inom är skyldiga att känna till gällande lagstiftning och föreskrifter kring dokumentation. All berörd personal är ansvarig för att dokumentera i brukarens Hemdok. Enhetschef Enhetschefs ansvar är att ge berörd personal möjlighet till utbildning i användandet av Hemdok. Enhetschef ansvarar för att arbetsgrupper kontinuerligt diskutera och utvecklar kunskaper inom området dokumentation. Enhetschefen ansvarar även för att kontinuerlig uppföljning på social dokumentation sker och att personal följer riktlinjer och rutiner som finns för dokumentationen i verksamheten. Enhetschef ansvarar för att i varje arbetsgrupp utse dokumentationsansvarigt ombud samt en kontaktpersonal till respektive brukare som har Hemdok. Enhetschef tillsammans med dokumentationsansvarigt ombud ansvarar för att upprätta och tillhandahålla en Hemdok-originalpärm på arbetsplatsen och att förmedla information om nyheter inom området från t ex SAS, MAS eller MAR. Inom personlig assistans ansvarar enhetschef för att presentera och informera berörda brukare. Kontaktpersonal En kontaktpersonal ska vara utsedd till respektive brukare som har Hemdok. Kontaktpersonal ansvarar för att initiera och introducera arbetet med Hemdok hos brukaren. Kontaktpersonalen ansvarar för att upprätta en korrekt och aktuell Hemdok-pärm till brukaren. Kontaktpersonal (dock ej inom personlig assistans) ska presentera syftet med Hemdok och brukaren ska innan införandet av Hemdok ge sitt samtycke till informationsöverföring, samtycke till upprättandet av Hemdok. Om samtycke inte ges återkopplar kontaktpersonal till enhetschef för vidare hantering. Kontaktpersonal ansvarar även för att upprätta en omsorgsplan/ utvecklingsplan och en arbetsplan tillsammans med brukaren. Omsorgsplanen/utvecklingsplanen och arbetsplan revideras tillsammans med brukaren vid omprövning av beslut eller vid andra förändrade förhållanden. Kontaktpersonal ansvarar för att minst en gång var sjätte månad kontrollera att uppgifterna på brukarkortet stämmer. Kontaktpersonal ansvarar även för att gallra fullantecknade arbetsanteckningar och föra över viktiga anteckningar till blanketten Händelse av vikt. Kontaktpersonal ansvarar för att gallra och arkivera dokument enligt rutin på förvaltningen. Det är viktigt att det finns säkra rutiner för granskning och gallring av arbetsanteckningar innan de förstörs, så att uppgifter som ska tillföras journalen/personakten inte går förlorade. Dokumentationsansvarigt ombud Dokumentationsansvarigt ombud ansvarar för att aktuella riktlinjer kring social dokumentation finns på arbetsplatsen. Dokumentationsansvarigt ombud ska vara en länk mellan enhetschef och arbetsgruppen och tillsammans med enhetschef upprätta och tillhandahålla en Hemdok-originalpärm på arbetsplatsen. 5
Dokumentationsansvarigt ombud ska informera om nyheter inom området, som förmedlas av enhetschef eller annan person, t ex SAS, MAS eller MAR. Dokumentationsansvarigt ombud ska tillsammans med enhetschef kontinuerligt genomföra uppföljning på dokumentation i Hemdok Verksamhetschef Berörda verksamhetschefer ansvarar för att kontinuerligt hålla sig uppdaterade och säkerställa att verksamheterna följer dokumentationsansvar. Verksamhetschefen ansvarar för att driva det övergripande arbetet kring Hemdok samt redogöra för förbättringsområde och anpassningar som behöver göras. Socialt ansvarig samordnare, SAS SAS ansvarar för att vid behov bistå verksamhetschef/enhetschef med uppgifter kring social dokumentation. SAS ansvarar även för att informera berörda om ändring av lagar och föreskrifter som påverkar dokumentationen. Medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS MAS ansvarar för att vid behov bistå verksamhetschef/enhetschef med uppgifter kring HSL-dokumentation. MAS ansvarar även för att informera berörda om ändring av lagar och föreskrifter som påverkar HSL-dokumentationen. Medicinskt ansvarig för rehabilitering, MAR MAR ansvarar för att vid behov bistå verksamhetschef/enhetschef med uppgifter kring HSL-dokumentation rörande rehabilitering. MAR ansvarar även för att informera berörda om ändring av lagar och föreskrifter som påverkar HSLdokumentationen. 7. Dokumentationens utformning Dokumentationen i Hemdok ska vara tillräcklig, väsentlig och korrekt och utformas med respekt för brukarens integritet. Brukaren har rätt till full insyn i sin dokumentation. För de brukare där social dokumentation förs i Magna Cura kan verksamheten möjliggöra att brukaren får del av sin sociala dokumentation med viss regelbundenhet eller att brukaren efterfrågar dokumentationen. För anhöriga och andra närstående gäller sekretess. Uppgifter till anhöriga/närstående kan endast lämnas ut efter medgivande från brukaren. Om brukaren upplever att det finns anteckningar som är felaktiga ska detta dokumenteras. Ska kartläggning av specifik situation göras ska detta dokumenteras och skäl för kartläggningen ska vara tydliga. Tillräcklig så att den säkerställer den enskildes rättssäkerhet och möjlighet till insyn samt ger relevant information för att genomföra och följa upp insatser. Väsentlig endast innehålla uppgifter av betydelse för det fortsatta arbetet och som visar hur situationen för den enskilde utvecklar sig. 6
Korrekt uppgifterna ska bygga på ett korrekt underlag och det ska framgå vem som har lämnat uppgifterna. Det ska även framgå vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt vem som gjort en viss bedömning. Alla anteckningar ska vara sakliga, väl strukturerade, tydligt formulerade, föras löpande, vara daterade och signerade. Respektfull ta hänsyn till den enskildes integritet och inte innehålla ovidkommande omdömen, nedsättande eller kränkande uppgifter eller formuleringar. 8. Strukturen i Hemdok Strukturen i Hemdok följer verksamhetsstödet Magna Curas struktur i social dokumentation. I vissa verksamheter kommer dokumentation ske i båda Magna Cura och Hemdok. Viss dokumentation kommer endast att dokumenteras i Hemdok resp. Magna Cura för att undvika dubbeldokumentation. Omsorgsteamet använder Magna Cura för social dokumentation. Omsorgsteamet dokumenterar i Hemdok under blå flik, gul flik, grön flik och grå flik. Inom personlig assistans är grundprincipen att alla flikar ska användas. Om en brukare av någon anledning ej samtycker till användning av alla flikarna kan undantag göras, undantaget ska skrivas in på blanketten Samtycke till informationsöverföring via Hemdok samt anteckning i social dokumentation. Flikarna i Hemdok BLÅ FLIK ALLMÄNT Innehåller följande dokument: 1. Dokumentation i din Hemdok. Information till brukaren om syftet med Hemdok och dokumentationens innehåll. 2. Samtycke till informationsöverföring via Hemdok. Varje brukare ska tillfrågas om samtycke till informationsöverföring både gällande inom förvaltningen och till annan vårdgivare. 3. Signaturförtydligande Signaturförtydligande ska fyllas i av alla som gör anteckningar i pärmen. Gäller både omsorgspersonal/personliga assistenter, sjuksköterskor och rehabpersonal 4. Anvisningar till pärmens olika flikar. RÖD FLIK SOCIAL OMSORG ENLIGT SoL/LSS Under röd flik finns social dokumentation enligt SoL/LSS. Här beskrivs omsorgsplan/utvecklingsplan och arbetsplan. På brukarkortet finns information om närstående och kontaktpersoner kring brukaren, samt personaluppgifter. 1. Brukarkort 2. Arbetsanteckningar Arbetsanteckningarna ska ges som ett stöd för minnet i det dagliga arbetet. Arbetsanteckningar ska gallras, dvs. det som är av vikt överförs till blanketten händelse av vikt och resterande tas ur pärmen, lämnas till enhetschefen för att malas, förslagsvis sker detta en gång per månad. 7
3. Händelse av vikt SoL/LSS Händelse av vikt används för att dokumentera viktiga händelser kring omsorgen eller avvikelser från planerna. Personalen dokumenterar även då det sker en åtgärd eller då kontakt tagits med ex handläggare, enhetschef eller HSL personal. Varje anteckning ska dateras och signeras. 4. Omsorgsplan/utvecklingsplan inkl. anvisningar 5. Arbetsplan Arbetsplanen beskriver när och hur insatsen ska utföras. Varje plan ska dateras och signeras. 6. Utvärdering och uppföljning Omsorgsplan/utvecklingsplan och arbetsplan ska regelbundet följas upp. GUL FLIK SJUKVÅRD ENLIGT HSL Information och instruktioner gällande medicinsk behandling och omvårdnad. Detta gäller t ex mediciner, såromläggningar. Bakom den gula fliken finns följande dokument: 1. Anteckningar HSL- hemsjukvård Här skrivs anteckningar som gäller hemsjukvård och omvårdnad. Sjuksköterskan kan även hänvisa till en omvårdnadsplan. Anteckningarna omfattar händelser gällande hemsjukvård samt åtgärd/utvärdering. Varje anteckning ska dateras och signeras. 2. Dosrecept/ ordinationskort 3. Signering läkemedel Eventuella listor Kontrollista för narkotikaklassade läkemedel, kontrollista behovsmedicin, signeringslista för omvårdnadsåtgärder. GRÖN FLIK REHABILITERING ENLIGT HSL Information och instruktioner gällande rehabilitering och hjälpmedel. Bakom den gröna fliken finns följande dokument: 1. Anteckningar HSL-rehabilitering Här görs anteckningar som gäller rehabilitering, åtgärder och utvärdering. Sjukgymnast/arbetsterapeut kan även hänvisa till rehabplan. Varje anteckning ska dateras och signeras. 2. Hjälpmedelslista Skriv upp vilka hjälpmedel brukaren har samt när han/hon får dem. Notera även när ett hjälpmedel lämnas tillbaka. Listan ska signeras. Eventuella listor Rehabplan inklusive signeringslista, träningsprogram, bruksanvisningar till hjälpmedel, utprovningsprotokoll samt information gällande lyft och lyftsele, checklista för boendemiljön. 8
GRÅ FLIK ÖVRIGT 1. Information till slutenvården Fylls i av sjuksköterska inför eventuella sjukhusbesök. 2. Tandvård 3. Egenvård Instruktioner och ev. signeringslista för egen medicinering 9. Blanketter i Hemdok Dokumentationen i Hemdok ska följa den struktur som beskrivs i Hemdokoriginalpärm. Aktuella blanketter finns på Ho-gem, sökväg-, Övergripande, Förvaltning, Hemdok, ATT HA MED I PÄRMEN Innehållet är uppdelat i mappar: Grå, Grön, Gul, Röd, Blå. Under mappen övergripande dokument finns beskrivning av ansvarsfördelning, blankett för påskrift gällande dokumentationsansvarigs ombud samt innehållsförteckning för Hemdok. Vid förändring av struktur meddelas detta berörda arbetsgrupper i förväg. Brukarkortet i respektive Hemdok ska uppdateras vid förändringar. Det är enhetschef inom personalig assistans och kontaktpersonal inom Omsorgsteamet som ansvarar att skriva ut brukarkort. Brukarkortet ska kontrolleras minst en gång var sjätte månad för att kontrollera att uppgifterna stämmer. Detta är kontaktpersonalens ansvarsområde. 10. Social dokumentation och HSL-dokumentation Enligt lagstiftningen ska dokumentation inom hälso- och sjukvården och dokumentation av sociala tjänster föras och förvaras åtskilda. Lagstiftningarna skiljer sig åt gällande regler för arkivering samt vem som har skyldighet och rättighet att dokumentera. Händelser är ofta av den karaktär att de kan medföra både medicinska åtgärder, som ska dokumenteras för hälso- och sjukvården, samt har en inverkan på brukarens situation och vardagsaktiviteter som ska föras i social dokumentation. En och samma händelse kan således kräva dokumentation i både HSL-dokumentation och i social dokumentation, dock kan innehållet i dokumentationen i respektive journal/akt skilja sig åt. De dokument som lämnas för arkivering ska förvaras åtskilda. Pågående dokument kan förvaras i samma pärm men ska sorteras under olika flikar, I Hemdok är röd flik social dokumentation och gul flik och grön flik är HSLdokumentation. Social dokumentation Omsorgsplan/utvecklingsplan Genom att upprätta en omsorgs-/utvecklingsplan möjliggörs delaktighet i omsorgen gentemot respektive brukare. Syftet är också att tydliggöra brukarens behov och önskemål om hur insatsen ska genomföras. Brukaren har rätt att säga nej till upprättandet av de olika planerna, kontaktpersonalen ska då dokumentera detta i Händelse av vikt samt informera enhetschef. 9
Utvecklingsplan ska också ge en bild av hur: brukaren klarar sin vardag hur brukaren är delaktig vilka målsättningar brukaren har hur målsättningarna ska uppnås. Målsättningarna ska vara individuella och konkreta. Målsättningarna kan vara av olika karaktär till exempel utvecklande, bibehållande/bevarande eller rehabiliterande. Arbetsplan Arbetsplaner beskriver vardagliga rutiner för att skapa ett enhetligt stöd till brukaren. Oavsett vilken personal som stödjer brukaren så utformas omsorgen, stödet på samma sätt. Arbetsplaner kan upprättas på tex hur morgonhjälpen ser ut, städning, promenad, dusch osv. Arbetsplaner ska svara på: vem gör vad, vad klarar burkaren själv och vad behöver hon/han stöd med. hur ges stödet när ges stödet Arbetsanteckningar Arbetsanteckningarna ska ges som ett stöd för minnet i det dagliga arbetet, minne för dagen, minne för veckan och behöver inte sparas om det inte leder till något eller har betydelse för insatserna. Händelse av vikt Händelse av vikt används för att dokumentera viktiga händelser kring omsorgen och avvikelser från planerna. Händelse av vikt är även då det sker en åtgärd eller då kontakt tagits med ex handläggare, enhetschef eller hälso- och sjukvårdspersonal. Positiva eller negativa avvikelser, till exempel om en brukare som aldrig brukar ta egna initiativ men plötsligt gör det i en viss situation, när en brukare använder våld mot sig själv eller använder våld mot sin omgivning eller när en brukares behov eller stöd förändras. Kartläggning Ska kartläggning av specifik situation göras ska detta dokumenteras och skäl för kartläggningen ska vara tydliga. Kartläggning kan göras för att se om det finns mönster i utförande, för att få en enhetligbild över situationen. Syftet till kartläggningen skrivs i Händelse av vikt. Kartläggningen kan sedan ske separat. Glöm inte att informera all berörd personal om kartläggningen och tillvägagångssättet. Kartläggning kan också ske till exempel om metodutvecklarna är inkopplade och kartläggning ska göras kring specifik situation eller ett specifikt förhållningssätt. Resultatet av kartläggningen ska efter genomförd kartläggning skrivas in under Händelse av vikt och vald metod ska beskrivas i en arbetsplan. För att få en tydlig hantering kring dokumentationen av kartläggningen rekommenderas att kontaktpersonalen för respektive brukare har ansvarar för 10
dokumentationen vad gäller att skriva in syfte och resultat. Den löpande dokumentationen som görs under kartläggningen ansvarar all berörd personal för. Uppföljning och utvärdering Uppföljning av omsorgs-/utvecklingsplanen ska göras minst en gång om året, uppföljning kan göras oftare vid behov. Det är kontaktpersonalen som ansvarar för att erbjuda brukaren ett uppföljningsmöte. Uppföljningen ska svara på: Om insatserna har blivit utförda? Utvärderingen ska svara på: Om insatsen har lett till önskat resultat enligt överenskomna mål? Hälso- och sjukvårdsdokumentation HSL-anteckning HSL-anteckningar görs för informationsöverföring mellan assistenter och legitimerad personal. Anteckningarna ska utgå från de delegerade eller instruerade insatserna som respektive brukare har. Vid förändringar i hälsotillståndet hos de brukare där kommunen har hälso- och sjukvårdansvaret ska kontakt alltid tas med legitimerad personal. Omvårdnadsplan Omvårdnadsplan tas fram av kommunsjuksköterska och är individuellt framtagen utifrån brukarens behov av specifika omvårdnadsinsatser. Vissa av hälso- och sjukvårdsinsatserna behöver beskrivas, tydliggöras i en omvårdnadsplan. Omvårdnadsplan ska innehålla beskrivning av utförandet, syfte och uppföljning. Till varje omvårdnadsplan kopplas en signaturlista för personalen att signera efter utförd insats. Läkemedelslistor Läkemedelslistor är en form av hälso- och sjukvårdsdokumentation. Genom att personalen signerar läkemedelsöverlämning utförs en hälso- och sjukvårdsanteckning. Läkemedelslistorna är en journalhandlig och när en blankett är fulltecknad ska den lämnas till kommunsjuksköterska. Rehabiliteringsplan Rehabiliteringsplan tas fram av arbetsterapeut och/eller sjukgymnast och är individuellt framtagen utifrån brukarens behov av specifika rehabiliteringsinsatser. Arbetsterapeut har ansvar för specifika rehabiliteringsinsatser och bedömning av behov av arbetsterapi. Sjukgymnast har ansvar för specifika rehabiliteringsinsatser och bedömning av behov av sjukgymnastik. Samtliga ställningstaganden och insatser ska dokumenteras av legitimerad personal och delegerade/instruerade arbetsuppgifter ansvarar personalen för att dokumentera. Arbetsterapeut och sjukgymnast har ett uppföljningsansvar på alla delegerade och instruerade insatser. Rehabiliteringsplanen återlämnas till arbetsterapeut eller sjukgymnast när insatsen är avslutad. Till varje rehabiliteringsplan kopplas en signaturlista för personalen att signera efter utförd insats. 11
Egenvård Med egenvård menas en hälso- och sjukvårdsåtgärd som legitimerad yrkesutövare inom hälso- och sjukvården bedömt att en person själv kan utföra. Detta beslut ska tydligt framgå i anteckningar, journalutdrag eller liknande. Kommunsjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast har dock alltid hälso- och sjukvårdsansvaret för alla brukare som har beslut om personlig omvårdnad, vilket innebär de personer som har beslut om personlig assistans. Det innebär att legitimerad personal ska ha kunskap och kännedom även om de brukare som har egenvård. Om det krävs en medicinsk bedömning ska vår legitimerade personal kontaktas, även för brukare med egenvård. Om personalen uppmärksammar att en brukare inte fullt ut klarar av att sköta sina mediciner eller andra hälso- och sjukvårdsinsatser ska personalen kontakta kommunsjuksköterska. 11. Sekretess Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innehåller bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om hur myndigheter skulle handha sekretessbelagda uppgifter. Offentlighets- och sekretesslagen innehåller också viktiga bestämmelser om registrering och hantering av allmänna handlingar. Sekretess innebär att inte muntligen eller skriftligen lämna ut uppgifter eller handlingar om brukare till utomstående personer eller till annan verksamhet. Sekretess gäller som huvudregel för alla uppgifter som kommer till handikappomsorgens kännedom skriftligt eller muntligt om enskildas personliga förhållanden. Hit hör bland annat uppgifter om personens funktionsnedsättning, familjesituation, yrke, ekonomi, sociala situation, adress och telefonnummer. De uppgifter som finns i Hemdok ingår i de uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att personal inom inte får lämna ut dessa uppgifter frånsett till dem som brukaren har gett sitt samtycke till. Sekretess gäller även i förhållande till anhöriga och närstående till brukaren. Brukaren kan ge sitt samtycke till att en anhörig och närstående får läsa dokumentationen. Detta samtycke ska då dokumenteras i brukarens sociala dokumentation. 12. Upphörande av brukares Hemdok Om samtycke till Hemdok återtas av brukaren eller på annat sätt upphör ansvarar kontaktpersonal tillsammans med enhetschef att dokumentationens gallras och arkiveras. Social dokumentation ska arkiveras 5 år med undantag för brukare födda dag 5, 15 eller 25. För brukare födda dag 5, 15 eller 25 ska handlingar arkiveras permanent. Omsorgsplan/utvecklingsplan, arbetsplan och anteckningar händelse av vikt arkiveras i brukarens akt hos enhetschef/handläggare. HSL-anteckningar är journalhandlingar och ska bevaras minst 10 år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. HSL-anteckningar gällande hemsjukvård arkiveras hos ansvarig kommunsjuksköterska och HSL-anteckningar gällande rehabiliteringen arkiveras hos ansvarig arbetsterapeut eller sjukgymnast. För de brukare som har egenvård ska eventuella listor och instruktioner lämnas till brukare och vid dödsfall till god man eller annan företrädare. För rutin kring gallring och bevaring av dokument hänvisas till RUTINER OCH ANVISNINGAR FÖR ARKIVET för förvaltningen för. 12