Utbildningsmodulen Förening 2014-05-05

Utbildningsmodulen Förening 2014-05-05

Inledning...2 Operativsystem och webbläsare...2 Föreningens utbildningsmodul.3 Inledning...3 Arrangemang...3 Öppna arrangemang...3 Sök arrangemang...5 Kopiera arrangemang...5 Anmäl arrangemang digitalt...6 Anmäl lärgrupp, barnkultur och kurs...6 Anmälan föreläsning...7 Anmälan kultur...7 Felsökning...8 Innehållsförteckning

Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Utbildningsmodulen utvecklas av SISU Idrottsutbildarna och är anpassad för hela idrotten. Varje organisation (SF, RF och SISU Idrottsutbildarna) gör inställningar om vad som ska visas inom respektive organisation. För att få tillgång till utbildningsmodulen måste personen som grund ha behörighet till hemsidan (sätt lägsta behörigheten, interna sidor, om inte personen har någon annan behörighet) samt rollen Superadministratör utbildning eller Admin utbildning i Administration Förbund. För att logga in gå in på er IdrottOnline Förbund sida. Klicka på låset uppe i högra hörnet och använd era inloggningsuppgifter (personnummer samt lösenord). Förslag och synpunkter finns med oss under utvecklingen. Under 2014 kommer utvecklingen att fortsätta och prioriteringslistan att betas av. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Förbund sker bäst i PC-miljö och med webbläsaren Firefox eller Internet Explorer (IE10 och senare versioner). För de som använder Utbildningsmodulen finns manualer som beskriver funktioner och användandet, denna manual beskriver Utbildningsmodulen utifrån de funktioner som finns idag från och med uppdateringen maj 2014.

Föreningens utbildningsmodul Inledning För att få upp fliken utbildningsmodulen krävs det att man har rollen Utbildningsansvarig förening. Under denna flik får man en samlad bild över all utbildning som föreningen genomfört. Det går att anmäla digitalt till SISU Idrottsutbildarna (det distriktet man tillhör). Texten på föreningssidan styrs centralt och texten till höger styrs från distriktet. Här finns bl a viktigt central systeminformation och/eller annan viktig information. Arrangemang Mitt på sidan listas de arrangemang som föreningen är arrangör på i vald organisation. De arrangemang som listas upp är innevarande års arrangemang och det som syns är Arrangemangsid, Namn, Startdatum, Verksamhetsår, Status, Verksamhetsform, Arrangemangsledare, Plats och Flaggor. För att öppna arrangemanget klicka på knappen Öppna. Man kan också Exportera till excel eller välja att Kopiera ett arrangemang. Flödet på utbildningarna är att när arrangemanget har status Anmäld kan man ändra vissa delar i arrangemanget, när konsulenten på SISU Idrottsutbildarna har ändrat statusen till Planerad eller Startad stängs rutorna under Information ner för korrigering. Detta går endast att ändras från ditt SISU-distrikt. Tillfälle, Anmälda och Närvaro går fortfarande att arbeta med. När arrangemanget har fått status Slutrapporterad stängs hela arrangemanget. För att göra korrigeringar gå till Informaton och klicka på knappen Ändra. Nu återfår arrangemanget status Startad och ni kan ändra det som behövs i arrangemanget. Öppna arrangemang När man öppnar ett arrangemang går viss grundinformationen att ändras av föreningen så länge arrangemanget har status Anmäld. Sidan visar det ifyllda, det kan vara följande: Följande går inte att ändra Datum - Visar datumen som har uppgets antingen som startdatum eller som tillfällen SISU Kontaktperson - Konsulenten som ansvarar för föreningen och arrangemanget Arrangören - Föreningens namn Arrangemangsledare - Den som satts som ledare på arrangemanget (går att ändra på Anmälda) Utbildningsinriktning - Inskriven utbildningsinriktning Studieplan - Vald Studieplan Målgrupp - Vald målgrupp utbildningen vänder sig i huvudsak till Beskrivning - Inskriven beskrivning visas Idrott - Vald idrott visas Planerade tillfällen och utbildningstimmar - Här visas det planerade som lagts in

När korrigeringar har gjorts klicka på Spara och gå sedan vidare. Längre ner på sidan lägger man till tillfällen, Klicka på Tillfällen, där kan man lägga till tillfälle, redigera befintliga eller om så behövs också ta bort. För att lägga till tillfällen klicka på Lägg till tillfällen lägg in ett Startdatum start- och sluttid på varje enskilt tillfälle. Utbildningstimmar räknas upp av sig själv, man kan ändra timmarna neråt men ej uppåt. 1 utbildningstimme = 45 minuter. I rutan för Plats ska man lägga in där man är när träffen genomförs. Vill man upprepa tillfället väljer man i rullisten hur man vill upprepa på Återkommande aktivitet. Upprepning här kan man välja att upprepa Dag, Vecka, Månad eller År. Efter det valet sätt ett datum när det slutar att upprepas. Klicka därefter på Spara. Tillfällena listas upp nedanför, vill man ta bort ett tillfälle klickar man på den röda knappen längst till höger vid respektive tillfällen, ska man ta bort flera markera de som ska tas bort och klicka på Ta bort tillfälle. Ska man redigera ett tillfälle klicka på pennan framför datumet vid tillfället som ska ändras, nu kan du ändra datum, klockslag och timmar. Under fliken Anmälda kan man lägga till fler deltagare på utbildningen genom att uppge deras fullständiga personnummer, klicka på knappen Skapa ny person. Fyll i uppgifterna på personen och klicka på Spara. Personen läggs upp ovanför i listan med deltagare. Man kan välja att lägga till en ny grupp, klicka i rutan och välj rätt grupp, dessa hämtas från föreningens medlemsregister, klicka sedan på Lägg till. Detsamma gäller om man vill lägga till en enskild person från föreningens medlemsregister och tidigare utbildningsdeltagare i föreningen. Vill man ta bort flera deltagare markera deltagarna och klicka på Ta bort. För att ta bort en deltagare klicka på Ta bort till höger om personen. Vill man kan man välja att Exportera till excel eller till PDF under Exportera. Man kan bestämma vilka kolumner man vill visa genom att klicka i menyn på pilen till höger och välj kolumner. Man kan också välja att skicka ett mail, välj att klicka på Skicka e-post och välj de du vill skicka till.

Under Närvaro läses alla tillfälle och anmälda upp. När hela utbildningen är klar och närvaron är gjord klickar man på Slutförd utbildning. Det öppnas en ruta där man ska Godkänna närvaron. Sök arrangemang Om föreningen har många arrangemang kan man lätt söka efter arrangemangen, det man kan välja på är Id, Utbildningsinriktning, Idrott, Status, Verksamhetsår och Ledare. Man väljer det man vill söka efter och klickar på Sök. Kopiera arrangemang För att kopiera ett arrangemang markerar man arrangemanget i listan och klickar sedan på Kopiera. Nu fyller man i eventuella ändringar. Vill man kopiera med Deltagare och Ledare klickar man för deltagare till höger och därefter Ledare. Vill man ha med tillfällen klickar man i Tillfällen. Därefter klickar man på Spara och stäng. Arrangemanget öppnas nu upp om man vill göra vidare redigeringar.

Anmäl arrangemang digitalt Denna funktion finns endast idag för föreningar och de kan endast anmäla digitalt till sitt SISU-distrikt. Beroende av vilken verksamhetsform man väljer är det olika många steg som skall gås igenom för att anmäla ett arrangemang. Här följer hur du anmäler olika typer av arrangemang. I vänstermenyn klickar man på Anmälan för att anmäla ett arrangemang. De verksamhetsformer som kommer att gälla under 2013 är följande, lärgrupp, kurs, föreläsning, kultur, barnkultur och processarbete (går ej att anmäla digitalt). Anmäl lärgrupp, barnkultur och kurs Klicka i menyn på Anmälan. Klicka på Lärgrupp, Barnkultur eller kurs. I första steget uppger man den allmänna informationen om utbildningen. Fyll i utbildningsinriktningen, välj därefter vilken SISU-kontakt din förening har. Valet av Studieplan är frivilligt, hittar man inte det man behöver skriv en utförlig beskrivning i rutan Beskrivning. Välj därefter Målgruppen som utbildningen riktar sig till. Välj sedan Idrott. Vill man beställa material kryssar man i rutan Jag vill beställa material - kontakta mig. Nya rutor öppnas upp nedanför och man fyller i Namn och adress och dessutom E-postadress och/eller Mobilnummer. Klicka därefter på Nästa Nästa steg är att fylla i tillfällen. Vet man inte exakta datum fyller man i ett förväntat startdatum och därefter ungefär hur många tillfälle och timmar man planerar att träffas. Vet man exakta datum kan man klicka på Jag vet ungefär när utbildningstillfällena ska vara och vill skapa tillfällen manuellt. Här lägger man till de tillfälle man kommer att träffas. Fyll i första datumet med tillhörande start- och sluttid. Fyll i vad det blir i antal Timmar, en utbildningstimme är 45 minuter (Fr o m september kommer utbildningstimmar att fyllas i med automatik). Vill man upprepa tillfället fyll i uppgifter för Upprepning, det går att upprepa dag, vecka, månad månad och år, glöm inte ett slutdatum. (Väljer man månad blir det samma datum varje månad). Klicka därefter på Lägg till. Har man två gånger i veckan väljer man vecka och markerar de veckodagar det gäller och ett slutdatum. Har man varannan vecka, välj Vecka och skriv därefter en tvåa i rutan Upprepa var, klicka sedan på Lägg till. Klicka därefter på Nästa.

I nästa steg är det dags för anmälan av deltagare, här kan man lägga till deltagare som finns med i föreningens personregister eller tidigare utbildningsdeltagare för föreningen. Man kan också lägga till någon av grupperna som finns skapade i medlemsregistret. För att lägga in deltagare börja skriv i fältet Lägg till person och klicka på Lägg till. Markera den person som ska vara ledare för arrangemanget. Klicka sedan på Nästa. Observera också att det finns åldersgränser på en del verksamhetsformer. Steget därefter är Granska och slutför på vad som är anmält, gå igenom uppgifterna och klicka på Skicka. På nästa steg får man en bekräftelse på att anmälan är inskickad och ett referensnummer (arrangemangsid). Anmälan föreläsning Välj Föreläsning, i första steget ska man uppge Utbildningsinriktning. Välj den SISU-kontakt som ansvarar för eran förening. Välj sedan en kategori som passar in på innehållet på föreläsningen. Välj målgrupp som föreläsningen i första hand vänder sig till. Uppge föreläsarens namn, kontaktperson i föreningen. Skriv in ett datum. Om man rapporterar in i efterhand skriv in antal i publiken uppdelat på kvinnor och män. Skriv in en kortare beskrivning om föreläsningen. Klicka på Nästa och granska att allt stämmer, klicka därefter på Skicka. I sista steget får man en bekräftelse på att anmälan är inskickad och fått ett referensnummer (arrangemangsid). Anmälan kultur I första steget uppger man all information för kulturarrangemanget, börja med att skriv in utbildningsinriktningen, välj därefter föreningens SISU-kontakt. Välj en passande Kategori och skriv därefter in Artist/Grupp. Uppge därefter föreningens Kontaktperson och sedan datum för arrangemanget. Välj därefter vilken typ av kulturarrangemang det är, det finns att välja på följande, Teater, Dansuppvisning, Utställning, Film/foto/bildvisning, Sång och musikunderhållning eller Annat. Om arrangemanget anmäls i efterhand fyll i publikantalet uppdelat upp på kvinnor och män. Klicka på Nästa och Granska uppgifterna så det ser rätt ut. Klicka därefter på Skicka. I sista steget får man en bekräftelse på att anmälan är inskickad och fått ett referensnummer (arrangemangsid).

Felsökning Får inte upp fliken Utbildningsmodulen Man måste har rollen Utbildningsansvarig förening i föreningens medlemsregister. Rutor och menyer inte synliga Logga ut och töm webbläsarens historik, stäng webbläsaren och öppna upp och logga in igen. Man ser inte föreningens arrangemang i listan nedan De arrangemang som finns på innevarande år är synliga i ett första läge, välj ett nytt åt. Går inte att klicka på Nästa Är alla obligatoriska fält ifyllda. Upprepning av tillfälle fungerar inte Tänk på att klicka i vilken/vilka veckodagar upprepningen sker. Finns inga personer i rullisten för att lägga till personer Finns de upplagda i föreningens personregister, om så är fallet börja skriv i rutan för att de ska bli synliga. Personer läses inte upp på närvarofliken Alla personer som går en utbildning måset vara antagna, gå till fliken anmälda, markera personen och klicka på Sätt till antagen. Det går inte att klicka i rutorna för närvaro Tillfället ligger framåt i tiden, endast tillfällen som har varit fungerar att markera med närvaro. Trots att man klickade i närvaron finns den inte sparad För varje gång ni fyller i närvaron måste ni klicka på Spara närvaro. SISU Idrottsutbildarna ber mig att slutrapportera hur gör man? Se att alla tillfällen är med och all närvaro ikryssad och att man har klicka på Spara närvaro, därefter klickar man på Stäm av närvaro.