Manual version 5.0
Om Exigus bild- och mediabank, version 5.0 Exigus är en internetbaserad multimediabank som hanterar alla typer av filer: bilder, texter, pdfer, film och musik. Systemet är mycket flexibelt och du skapar själv kategorier, menyer och användare med olika rättigheter. Det är enkelt att ladda upp, indexera eller ladda ner många bilder samtidigt. Exigus är stabilt, säkert och lätt att lära. 2 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
Register 1. Nyheter i Exigus 5 2. Gränssnittet 3. Om system och klienter 4. Inloggning 5. Nyhetssidan 6. Vänstermenyn 6.1 Frisök 6.2 Kategorier 6.3 Avancerad sökning 6.4 Mappar 6.5 Mina importer 6.6 Opublicerade 6.7 Beställningar 6.8 Utgångna 6.9 Varningar 6.10 Papperskorg 7. Avancerad sökning 8. Meddelanden 8.1 Skicka 8.2 Retur 9. Ladda upp 9.1 Standard 9.2 Flash 9.3 Manuell 10. Verktygsmeny 10.1 Användargrupper 10.2 Användare 10.3 Redigera kategorier 10.4 Redigera fält 10.5 Redigera nivåer 10.6 Redigera nedladdningsalternativ 10.7 Utseende 10.8 Systeminställningar 10.9 Nyckelord 10.10 Statistik 10.11 Nyhetsbrev 10.12 Aktivitetslogg 11. Användarmeny 11.1 Mina inställningar 11.2 Mina händelser 11.3 Mina nedladdningar 11.4 Mina filer 11.5 Logga ut 12. Träfflista 12.1 Välj alla 12.2 Ladda ner iklickade 12.3 Skicka iklickade 12.4 Redigera iklickade 12.5 Bildspel 12.6 Sökinställningar 12.6.1 Visningsläge 12.6.2 Filtyp 12.6.3 Sortera 12.6.4 Träffar per sida 12.6.5 Tillagd 12.6.6 Inforutan 12.6.7 Senaste sökningar 13. En fil 13.1 Visa 13.2 Ladda ner 13.3 Skicka 13.4 Redigera 13.5 Exif 13.6 Händelser 14. Ladda ner från länk 15. Specialanpassningar 15.1 Träfflistor 15.2 Indexeringsfält 15.3 Inloggningssida 15.4 Grafisk manual Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 3
4 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
1. Nyheter i Exigus 5 Nyheterna i version fem är många, men den största nyheten är möjligheten att dela upp filerna i underbanker. Dotterbolag eller avdelningar får en varsin bank, varsin klient, och de med rättigheter för fler än en klient kan söka genom alla dessa på systemnivå. Källkoden är helt omskriven och samtliga funktioner är förbättrade. Exempel på nyheter är: Högermenyn har flyttats upp och ger mer plats åt träfflistor och annat innehåll. Sortera träfflistor efter datum, namn mm. Större tumnaglar i träfflistor. Ladda ner bilder konverterade till jpeg i originalstorlek, inte bara 1024 pixlar. Skapa så många favoritmappar som man behöver. Delade konton, t ex presskonton, kan inte uppdatera sina uppgifter eller ändra några inställiningar som påverkar någon annan. Egna favoritlistor som lagras i cookie utan att påverka andras listor. Filer flyttas nu till en papperskorg så man inte av misstag raderar filer. Snabbare sökningar tack vare ny databasstruktur och bättre cachning. Enklare specialanpassningar tack vare ny filstruktur. Både utseende och funktion kan anpassas på systemeller klientnivå. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 5
6 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
2. Gränssnittet Till vänster hittar man alltid sökrutan, kategorier, mina listor och adminlistor. Till höger under toppbannern hittar man det som tidigare låg i vänstermenyn, ladda upp, redigera fält, kategoriträd, nivåer, användare, användargrupper etc, samt mina uppgifter, mina nedladdningar etc. Inne på en bild når man nedladdning, skicka, redigering, exif-data och historik i flikar, så man snabbt når det man behöver. Har man bara rättighet att ladda ner ser man bara två flikar, Visa och Ladda ner. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 7
Porträtt (261) Ledning (12) Medarbetare (31) Ungdomar (21) Historiska (197) Logotyper (24) Miljöbilder (19) Exteriör (91) Interiör (46) Utställning 2014 (28) Systemläge https://foretaget.exigus.com Visar alla filer i alla banker på en gång Porträtt (64) Ledning (8) Medarbetare (31) Ungdomar (21) Logotyper (24) Miljöbilder (19) Exteriör (11) Interiör (6) Utställning 2014 (28) Porträtt (201) Ledning (4) Historiska (197) Exteriör (80) Interiör (42) Klient 1, infoavdelningen https://info.foretaget.exigus.com Visar enbart infoavdelningens bilder Klient 2, ett projekt https://p14.foretaget.exigus.com Visar bilder till ett projekt Klient 3, arkiv https://arkiv.foretaget.exigus.com Visar äldre bilder som inte ska kastas Kategoriträdet för ett system med tre klienter. I systemläge visas alla bilder, besöker man dock en klient visas bara den använda delen av kategoriträdet. Det skulle kunna finnas en fjärde klient som användaren inte har access till, användaren skulle dock inte veta om att den ens finns, ett bra sätt för en fotograf att jobba med kommande bilder innan dom läggs in i rätt klient så alla kan nå dom. 8 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
3. Om system och klienter Den största nyheten i Exigus 5 är möjligheten att dela upp sina bilder i flera banker. Vi kallar det system och klienter. Är man ointresserad av detta så fungerar allt som tidigare, men rent tekniskt så tillhör alla bilder en klient som tillhör ett system. Har man bara en klient så är det som tidigare, men skapar man en till klient så kan man välja att visa bägge klienter, systemläge, eller enbart visa en av klienterna. Det styrs av domänen, https://foretaget.exigus.com leder till systemläget och https://avdelning1.foretaget. exigus.com leder till klienten Avdelning 1 i systemet Företaget. Man kan därmed ge någon tillträde enbart till en klient eller till hela systemet. Man kan ha olika rättigheter i de olika klienterna. En person anställd på en avdelning kan få full administrationsrättighet för denna avdelning, men enbart ladda ner i en annan. Man kan också helt dölja en klient för en grupp användare, tex ett historiskt arkiv, en klient för kommande bilder som inte börjat användas ännu eller en klient för ett projekt. Man kan flytta bilder mellan klienter på samma sätt som man kan flytta bilder mellan kategorier. Klienterna kan ha andra utseenden än systemet, men delar indexeringsfält och kategoriträd. Dock syns bara kategorier som innehåller något man får se, så bara en liten del av trädet kan visas på en klient. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 9
4. Inloggning En nyhet i Exigus 5 är att alla kunder har en egen inloggningssida. Detta innebär dels en ny plats att välkomna och informera till exempel vem man ska kontakta om man saknar lösenord eller liknande. Det innebär också att ett användarnamn inte längre är upptaget bara för att någon annan kund har ett konto med detta användarnamn. Tidigare var det användarnamnet som styrde vilket system man kom till, idag är det adressen. System med flera klienter har en egen inloggningssida som loggar in direkt i enbart denna klient. Vid fem misslyckade inloggningar låses användarnamnet från detta ip-nummer i fem minuter för att förhindra robot-attacker. Man kan också beställa sitt lösenord om man glömt bort det och har en e-postadress kopplad till kontot. 10 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
5. Nyhetssidan Det första besökare möts av efter inloggning i Exigus är nyhetssidan. Här kan man skapa artiklar med text och bild som kan välkomna och informera om regler för bildbanken. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 11
6. Vänstermenyn I vänstermenyn hittas alla sökverktyg och mappar. Menyn finns alltid tillgänlig så man snabbt kan göra en ny sökning. Det är rättigheter som styr vad en användare får se, en normalanvändare ser bara sökrutan, kategorierna och sina mappar. 6.1 Frisök Man kan söka på all inskriven information på en fil men också innehållet i textfiler. Frisökningsrutan föreslår när man skriver, men föreslår då enbart inskrivna nyckelord i nyckelordsfältet. 6.2 Kategorier Kategorisökningar är den vanligaste formen av sökning om man bygger en bra kategoristruktur. 6.3 Avancerad sökning Den avancerade sökningen gör det möjligt att söka i enskilda fält och filtrera ut exempelvis bilder som är för små för tryck, som har fel färgprofil eller där nivån är högre än 3. Läs mer i kapitel 7. 6.4 Mappar Mappar används som ljusbord, för att samla favoriter eller relaterade filer för att snabbt hitta dom senare. En nyhet i Exigus 5 är att man kan skapa flera mappar per användarkonto. Markera filer i en träfflista och för musen över listan och klicka på pilen för att lägga till. För att ta bort från listan klickar man på mappen med en röd symbol inne i mappen, eller så markerar man filen/filerna och klickar på motsvarande ikon i toppmenyn. Konton som är iklickade som delade får virituella mappar, som är bundna till den datorn via en cookie. 12 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
6.5 Mina importer Vid varje importtillfälle skapas en mapp under mina importer. Hit kan man gå och klicka Visa alla för en sökning på detta importtillfälle för att uppdatera flera samtidigt, om det till exempel är bilder tagna av samma fotograf. 6.6 Opublicerade Då en fil just importerats hamnar den i opublicerade. Detta gör att man kan sätta rättigheter på filen utan att någon hinner söka rätt på den innan man satt rätt nivå eller satt vattenstämpel. För att publicera en fil ändrar man status på en eller flera markerade filer. Läs mer om filstatusar i kapitel 13.7. 6.7 Beställningar Om systemet har användare som enbart får beställa så hamnar dessa beställningar här. Läs mer om beställningar i kapitel XXX. 6.8 Utgångna Filer som har ett slutdatum som passerats hamnar här. De kan inte längre sökas efter, men all indexering finns kvar, inklusive kategorier. Flytta till papperskorgen eller köp loss en ny period och ändra filens status. Se kapitel XXX. 6.9 Varningar Om Exigus inte lyckas skapa en tumnagel av en bild så hamnar den i mappen varningar. Den kan misslyckas av olika anledningar, om filen redan var trasig eller inkomplett, om den har fel filändelse eller då avancerade filter används. Exigus tekniker övervakar dessa bilder dagligen och försöker skapa en tumnagel manuellt. 6.10 Papperskorg Hit flyttar man filer som inte längre ska kunna sökas på. Klicka på ikonen i toppmenyn för att tömma papperskorgen. Filerna raderas aldrig från servern, så kontakta Exigus support om något raderats av misstag, så går dessa att hitta och publicera igen. Raderade filer tar dock inte upp utrymme och syns inte i statistiken. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 13
7. Avancerad sökning Den avancerade sökningen är helt ombyggd i Exigus 5. Numera bygger man upp frågor med rullgardinsmenyer och kan mycket effektivt filtrera en sökning. Utöver de fält som är unika för systemet, så kan man söka på information från filen, så som kameramodell, ISO-tal, färgprofil och brännvidd. Den avancerade sökningen är ett mycket effekt verktyg för att hitta bilder som inte stämmer överrens med uppställda krav, exempelvis för små bilder. Eftersom sökningen sparas i själva adressen så kan man bokmärka sökningar eller skicka till andra. En sökning kan se ut så här: /search/q:focal_length:=:2.5 mm som innebär att brännvidden ska vara lika med 2.5 mm. Man kan lägga till sökkreterier med knappen + Lägg till fält och hitta till exempel alla filer som är inlagda efter sommaren och som har fler nedladdningar än 0: /search/q:downloads:>:0;added_at:>:2013-08-01 14 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
Fälten man kan söka på, förrutom de checkboxar, textrader, radioknappar etc som skapats unikt för systemet är: Aktiv till Beskrivning Bländare Bredd Brännvidd Copyright DPI Exponeringstid Fotograf Friköpt Färgrymd Godkänd Höjd Inlagd ISO Kamera Klient Längd Namn Nedladdningar Nivå Nyckelord Sidor Skapad Status Uppdaterad Vattenstämpel Sista användningsdag. Från EXIF-datan i bilder. Från EXIF-datan i bilder. Bildens bredd. Från EXIF-datan i bilder. Från EXIF-datan i bilder. Pixlar per tum. Från EXIF-datan i bilder. Från EXIF-datan i bilder. En rullgardin med användare i Exigus som tagit bilden. Varnar vid nedladdning att bilden inte är friköpt. RGB, CMYK etc. Från EXIF-datan i bilder. Varnar vid nedladdning om bilden inte är godkänd. Bildens höjd. Då filen laddades upp i Exigus. Från EXIF-datan i bilder. Från EXIF-datan i bilder. Vilken klient filen tillhör om systemet har fler klienter. Gäller video och ljud-filer. Filens namn. Antalet nedladdningar från Exigus. Rättighetsnivå 1-5 i Exigus. Från EXIF-datan i bilder. Gäller PDF:er. Då bilden togs eller dokumentet skapades. Opublicerad, sökbar, varning, utgångna, kastad. Datum för senaste uppdateringen av filens indexering i Exigus. Om bilden ska visas med vattenstämpel eller ej. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 15
16 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
8. Meddelanden En nyhet i Exigus 5 är in- och utkorgen. Det bästa är att man numera kan läsa mottagarans svar och man får också ett meddelande om e-postmeddelandet aldrig kom fram. 8.1 Inkorg En lista på alla meddelanden som man fått i retur från skickade neladdningslänkar och interna meddelanden. 8.2 Skickade En lista på alla meddelanden och nedladdningslänkar man skickat. 8.3 Nytt meddelande Här kan man skicka ett internt meddelande till en eller flera användare i banken. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 17
18 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
9. Ladda upp Det finns tre sätt att ladda upp filer till Exigus. Alla tre ger samma resultat, men med en nyare webbläsare alternativt flash så kan man ladda upp flera filer på en gång och man får se vad som händer. För nya kunder eller uppladdning av väldigt stora mängder filer så kan vi hjälpa till med detta. Man kan till exempel skicka en hårddisk med bilder till oss i en mappstruktur, så återskapar vi mapparna som kategorier och importerar bilderna. Vi kan också passa på att se till att alla bilder har till exempel rätt upplösning och färgprofil innan uppladdningen. 9.1 Standard Detta alternativ kräver en nyare webbläsare för att kunna ladda upp fler än en i taget. De flesta datorer har idag detta och därför är detta vår standardmetod. 9.2 Flash Detta alternativ kräver att datorn att Flash installerad. Flash är gratis men installerat på allt färre datorer. 9.3 Manuell Detta alternativ fungerar på alla webbläsare, inklusive på många smarta mobiltelefoner. Men man måste ladda upp en fil i taget. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 19
20 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10. Verktygsmeny I denna meny hittas det som tidigare visades i högermenyn. Här kan administratörer skapa användarkonton, användargrupper, redigera kategorier, fält, nivåer etc. Saknar man rättighet för alla dessa sidor så visas inte menyn alls. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 21
22 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10.1 Användargrupper En användare kan tillhöra en användargrupp och ärver då rättigheter, vilket också möjliggör att exempelvis skicka meddelanden till alla administratörer. Användare kan ha extra rättigheter utöver sin användargrupp, men aldrig färre rättigheter. Exigus kommer med ett antal förslag på användargrupper som kan ändras, kompletteras eller raderas, det finns inga begränsningar i antalet användargrupper. Man kan inte radera grupper som används av användare. Vissa rättigheter är globala medan andra är klientberoende. De system som bara har en klient märker ingen skillnad på dessa. Läs mer om rättigheter i kapitel XXX. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 23
24 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10.2 Användare Det finns ingen begränsning i antalet användare av ett system. Vissa system har bara två användarkonton, men som används av flera personer, ett för administratörer och ett för de som ska hämta filer. Fördelen med att ha ett konto per fysisk person är att man då kan följa vem som gör vad, men flera personer kan vara inloggade på samma konto samtidigt. Skapandet av en användare görs i två flikar, en för kontaktinformation, lösenord, eventuellt ett datum då kontot slutar fungera och möjligheten att skicka informationen, inklusive lösenordet, till användaren. I den andra fliken hanteras rättigheterna. Väljer man en användargrupp i rullgardinen så behöver inget mer ändras här, men man kan också klicka i fler rättigheter utöver användargruppens. Administratör ger samtliga rättigheter, även för kommande funktioner i kommande uppdateringer. Klickas denna checkruta i så markeras allt förrutom Fotograf och Delat konto, klienterna döljs helt eftersom man inte kan göra några anpassningar här. Delat konto innebär att man inte kommer åt formuläret för att redigera sina uppgifter, inklusive lösenordet, samt att favoritmapparna lagras mot en cookie på användarens dator, så olika användares favoriter inte blandas ihop. Fotograf innebär bara att användaren listas som fotograf när man redigerar en bild. Fördelen med att ha fotografer som användarkonton, även om dom inte har någon access till Exigus, är att man automatiskt kan få med e-postadress och liknande. Därefter följer ett antal rättigheter som är globala, där Använda API-t ger tillåtelse att använda användarkontot för att anropa vårt externa API. Rättigheter som enbart styr en klient finns i rutan nedan. För att ge en användare möjlighet att söka i en bank klickar man i checkrutan Aktiv vilket fäller fram resten av formuläret. Om man vill begränsa vilka kategorier, och dess filer, användaren får se, väljer man först om iklickade kategorier ska vara de som visas eller om dessa ska döljas, alltså visa enbart kategorin Blommor eller alla utom Blommor. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 25
10.3 Redigera kategorier Det finns inga begränsningar i antalet kategorier eller i antalet nivåer av underkategorier. Vi rekomenderar att man maximalt har 100 filer i varje kategori för att underlätta sökandet. Om en kategori börjar överstiga detta så kan man dela upp kategorin i flera underkategorier. Det är att rekomendera att man då flyttar alla filer till underkategorier, för de som annars ligger kvar i kategorin kommer visas tillsammans med underkategoriers bilder. Kategorier som är tomma, eller som blir tomma om användaren har begränsade rättigheter, visas inte alls. Detta gör att man kan ha en kategori som arkiv med filer med exempelvis nivå 5, som enbart visas för administratörer med denna nivå, övriga kommer aldrig märka att den finns. Gränssnittet för att hantera kategorier har fått många förbättringar i Exigus 5, bland annat kan man flytta en kategori och alla dess underkategorier direkt. Man kan skapa en ny kategori direkt under en befintlig kategori, nya kategorier hamnar inte längst ner och kräver att man sedan flyttar dom på plats. 26 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10.4 Redigera fält Exigus levereras med ett antal standardfält konfigurerade. Dessa kan flyttas och raderas. Utöver dessa kan man skapa fritt antal textfält, checkboxar, radioknappar och rullgardiner. Vissa kan enbart lagra siffror, andra användare eller datum. Fältet Status är nytt för Exigus 5 och styr om en fil är opublicerad, sökbar, flaggad som defekt, utgången eller kastad. Fälten Copyright, Beskrivning och Nyckelord importeras från, och skrivs vid nedladdning till, bilders EXIFdata. Därför hanteras dessa fält lite annorlunda från vanliga textfält, man kan till exempel inte ha olika värden för copyright och beskriving på olika språk. Nyckelorden anges alltid på huvudspråket och kan sedan överstättas i ett eget formulär. Efter att ha valt fälttyp måste fält som inte är standardfält få en identifierare, normalt fältets namn på engelska, med små bokstäver och enbart med a-z och 0-9. Identifieraren används för hanteringen av inskriven data, internt och i API:t. Fält av typen rullgardin, checkboxar och radioknappar kan ha internationella alternativ. Detta innebär att när man alternativen bara anges en gång och är samma för alla språk. I API:t visas dessa som språket global. Internationella värden kan användas för alla fält som inte är standard, alltså de olika textfält, checkboxar, radioknappar och rullgardiner som inte kommer som förval. Detta gör att man anger värdet en gång och visas samma på alla språk. Detta är bra för exempelvis artikelnummer och dåligt för pris, då de är olika på olika språk. Internationella namn gäller samtliga fälttyper och gör att man bara anger fältets namn en gång och visas samma på alla språk. Fältet Utgångsdatum möjliggör att sätta ett sista användningsdatum för en fil. När detta passerats flyttas filen automatiskt till mappen Utgångna i vänstermenyn. Fältet Klient möjliggör flyttandet av filer från en klient till en annan. Detta fält är onödigt för system med enbart en klient. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 27
10.5 Redigera nivåer Exigus levereras med fem rättighetsnivåer. De används på filer och på användare. En användare med nivå tre kan se alla filer med nivå ett, två och tre. Nivåerna är döpta generellt till För alla, För många, För vissa, För några och För admin, men dessa namn kan ändras efter behov. Man kan inte själv skapa eller ta bort nivåer, kontakta Exigus support för detta. 28 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10.6 Redigera nedladdningsalternativ Vid nedladdning av en eller flera bilder så får man ett antal alternativ för anpassning av bilden. Då vissa system enbart tillåter nedladdning av originalformat så måste man här skapa alternativ för att tillåta anpassningar. Format har alternativen: Originalformat, JPEG, PNG, GIF, TIF och Låt användaren avgöra. Svartvitt konverterar alla bilder till svartvitt. Tillåt manuella ändringar tillåter användaren att ändra svartvitt och storlek om detta lämnas tomt här. Upplösningen i DPI (dots per inch) kan lämnas tom då det inte används på internet. Skala innebär att bilden skalas till angivet mått, men den förvrängs aldrig. Ange enbart bredd för en spalt med fast bredd men med frivillig höjd. En 1600x1200 pixlar stor bild skalas ner till 800x600 pixlar i exemplet. Beskär innebär att bilden skalas ner till angivet mått uifrån den mindre sidan och därefter skärs överflödet bort. En 2000x1600 pixlar stor bild skalas ner till 1000x800 pixlar och därefter beskärs den till 800x800 pixlar. Expandera innebär att den först skalas ner och därefter fylls den ut med vitt. En 1600x1200 pixlars bild skalas ner till 800x600 pixlar och därefter läggs det in 100 pixlar vitt i överkant och underkant, så bilden blir 800x800 pixlar. Filer som inte känns igen som bilder påverkas inte av dessa val. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 29
30 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10.7 Utseende Man kan själv ändra utseende på sitt system och sina klienter. Klienterna ärver från systemet men kan sedan få egna anpassningar, som en egen toppbanner. Det som kan ändras är att vänsterställa eller centrera i fönstret, bakgrundsfärgen, vänstermenyns bakgrundsfärg, skuggans storlek och styrka samt toppbannern. Kontakt Exigus support om ni vill ändra annat. Det finns tre texter som kan ändras. Texten under topbbannern, bredvid eventuella flaggor kan innehålla en kontaktpersons uppgifter eller kanske en välkomsttext. Sidfoten kan innehålla kontaktuppgifter till exempelvis infoavdelningen för frågor. Texten på inloggningssidan kan innehålla kontaktuppgifter för de som saknar inlogg samt välkomsttext och villkor för banken. Exigus vattenstämpel kan ersättas med en egen. Ladda upp en stor PNG24-fil med genomskinlighet och bestäm hur stor och var på bilden den ska visas. Bilden kan vara halvgenomskinlig och bör placeras så centralt att den inte bara kan skäras bort efter nedladdning. Se också till att den fungerar på både ljusa och mörka bilder. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 31
10.8 Systeminställningar En stor nyhet i Exigus 5 är möjligheten att dela upp sina filer i flera underbildbanker, kallade klienter i ett system. Alla filer är kopplade till en klient och alla system har minst en klient. Har man bara en klient så märks detta inte av så mycket. Men när man här skapar en andra klient så möjliggörs en rad nya funktioner. Indelningen är olika för alla system, vissa behöver för sina olika avdelningar, dotterbolag eller varumärken, andra behöver ett arkiv för att lagra gamla bilder som inte längre används men inte ska kastas. Eftersom det är webb-adressen som styr vilket system och bank man hamnar i, måste adressen vara unik. Namnet och adressen är samma för alla språk. 32 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
De flesta som använder Exigus har bara ett språk aktiverat, men för internationella företag så kan man styra språken mycket avancerat. Då man lägger till ett andra språk så kanske man inte vill översätta kategorierna utan nöjer sig med att visa dom på ett annat språk, vanligast engelska. Samma gäller för nivåer, fältens namn, indexeringen av filer och nyhetssidan. Eftersom språken inte kan ändras i efterhand så kan det vara bra att kontakta supporten om man är osäker. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 33
10.9 Nyckelord Nyckelorden anges alltid på huvudspråket och översätts sedan med detta verktyg. Här kan man också rätta stavfel och man kan söka på filer med ett visst nyckelord genom att klicka på länken 9 fil(er) till vänster om ordet. 34 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10.10 Statistik I den samlade statistiken kan man se utnyttjat utrymme, antal filer, nedloggningar och besök samt genomsnittliga värden per dag. Under fliken Per månad ser man besök, nedladdningar och uppladdade filer per månad. Alla siffror är klickbara till en lista med filerna och inloggningarna. Fliken filtyper visar filerna grupperat på filändelse med antal och total storlek. Mest nedladdade är en träfflista med de 40 mest nedladdade filerna i fallande ordning. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 35
10.11 Nyhetsbrev Tack vare användargrupperna kan man i Exigus 5 skicka nyhetsbrev till valda användargrupper. Nyhetsbreven skickas ut som e-postmeddelanden till valda användare som har en angiven e-postadress och som inte är flaggade som delade konton. 36 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
10.12 Aktivitetslogg Allt som händer i Exigus loggas, inklusive sökningar. Allt visas sedan i realtid i Aktivitetsloggen. Vill man enbart se exempelvis radering av filer så kan man filtrera ut enbart denna typ av event. Listan använder så kallade lazy load och växer när man scrollar ner. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 37
11. Användarmeny Användarmenyn är den enda menyn uppe till höger för en normalanvändare. Användare som har iklickat Delat konto ser enbart Logga ut då dessa varken ska få se alla som använder detta kontos aktivitet, ndeladdningar eller filer, eller kunna ändra användarnamn eller lösenord. 38 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
11.1 Mina inställningar Under Inställningar hittas automatinloggningslänken. Denna gör att man slipper logga in sig med sina användaruppgifter, bokmärk eller lägg som länk till ett delat konto på intranätet eller till ett press-konto på hemsidan. Lämna lösenordsfälten tomma för att enbart ändra uppgifterna. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 39
11.2 Händelser Här visas alla mina sökningar, inloggningar, utloggningar, nedladdningar, importer etc. 11.3 Mina nedladdningar Här visas mina nedladdningar med datum och filstorlek. 11.4 Mina filer Detta är en sökning på alla filer i banken som antingen laddats upp av mig eller som har mig som fotograf. 11.5 Logga ut Loggar ut användaren och tar bort cookien som sköter automatinloggningen. 40 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
12. Träfflista Alla typer av sökningar visas i samma typ av träfflista, inklusive avancerade sökningar, mappar och papperskorgen. 12.1 Välj alla En nyhet i Exigus 5 är att när man klickar på Välj alla så markeras också filer som inte fått plats på sidan tack vare den nya checkboxen längst ner och 17 filer till.... För att välja filer manuellt så klickar man på filnamnet under tumnageln. Man kan markera flera filer genom att hålla ner shift när man klickar på en fil. Markerade filer kan sedan laddas ner, skickas, redigeras och visas som bildspel med knapparna bredvid. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 41
12.2 Ladda ner iklickade Det går att ladda ner upp till 200 filer på en gång. Beroende på systemets nedladdningsformat så kan användaren välja format och storlek själv och med de första 16 filerna klicka upp bilderna en i taget och göra justeringar för beskärningar, svartvitt, rotering, storlek och upplösning. Filerna laddas ner i en mapp som är zip-komprimerad. 42 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
12.3 Skicka iklickade Man kan skicka nedladdningslänkar till externa användare, upp till 50 filer per meddelande. Ett slutdatum kan sättas då länken slutar fungera. Man kan klicka att bilderna ska laddas ner utan vattenstämpel. Om bilder är vattenstämplade i systemet och någon vill använda den utan vattenstämpel så är detta det enda sättet att ladda ner den utan vattenstämpeln. Man kan välja vilket språk mejlet ska skrivas på och därefter skriver man ett personligt meddelande som visas tillsammans med instruktioner och nedladdningslänken i mejlet. Om mottagaren svarar så hamnar detta som ett meddelande i inkorgen i Exigus. Om man föredrar att skicka från sitt eget e-postprogram kan man klicka på Generera länk och kopiera in denna i ett eget e-postmeddelande. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 43
12.4 Redigera iklickade Gränssnitet för att uppdatera flera är helt ombyggt till Exigus 5. Precis som när man gör en avancerad sökning så bygger man här upp argument som körs på valda filer på en gång. På exemplet ändras 33 bilder som får tre nya nyckelord, statusen ändras till sökbar, kategorin ändras till Stockholm, dom blir flaggade som friköpta och får nivån 3. Allt som man kan redigera inne på en bild kan redigeras härifrån. 44 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
12.5 Bildspel Bildspel kan användas för att titta igenom ett antal bilder över hela skärmen, eller ha i bakgrunden vid en presentation. Bilderna växlar automatisk men man kan också styra bläddrandet manuellt. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 45
46 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
12.6 Sökinställningar 12.6.1 Visningsläge Det finns fem olika visningslägen: stor och liten kontaktkarta, stor och liten bildlista samt textlista. Den stora kontaktkartan med 16 träffar per sida är standard. De värden som visas på de olika textlistorna kan ändras, kontakta Exigus support för detta. 12.6.2 Filtyp Man kan filtrera ut enbart vissa typer av filer. Typerna är bilder, ljud, video, dokument och övriga. 12.6.3 Sortera En välkomnad nyhet är att man nu kan sortera träfflistor. Standard är filnamn, datum då filen laddades upp, datum för senaste uppdatering, megapixel och storlek. Vi ni kunna sortera på ett specialfält så kontakta Exigus support. 12.6.4 Träffar per sida Antal träffar per sida varierar beroende på visningsläge, från 4 som är det minsta för stor bildlista, till att visa alla. När man visar alla så laddas bara så många som får plats på skärmen, sedan när man skrollar ner mot slutet så laddas fler. Nackdelen är att om man med webbläsaren söker på skärmen så ser den inte alla, fördelen är att man kan lista 10.000 bilder eller fler utan problem. 12.6.5 Tillagd Precis som att man kan filtrera på filtyp, så kan man filtrera på när en fil laddades upp, i år, denna månad, denna vecka eller idag. 12.6.6 Inforutan Aktiverar man inforutan så får man på mus över på en fil en stor ruta som visar bildens värden, så man slipper klicka sig in på en fil för att se exempelvis fotograf. 12.6.7 Senaste sökningar Alla sökningar lagras och de senaste visas här och är klickbara för att göra om sökningen. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 47
13. En fil När man klickat in sig på en fil så når man med flikar snabbt alla alternativ man har rättighet till. Uppe till höger visas länkar för att snabbt bläddra igenom en träfflista eller för att komma tillbaka till träfflistan. 13.1 Visa Här ser man all inskriven informtion. Fält som saknar inskriven information på valt språk visar huvudspråkets värde men då kursiverat. 48 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
13.2 Ladda ner När man ska ladda ner anger man först vad man planerat använda bilden till, detta lagras i statistiken. Sedan bestämmer man format utifrån de nedladdningsalternativ som finns skapade för systemet. Vissa nedladdningsalternativ ger möjligheten att klicka på bilden och där redigera storlek, beskära bilden, ändra till svartvitt, rotera och ändra upplösningen. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 49
13.3 Skicka Fyll i mottagarens e-postadress, eventuellt ett datum då länken slutar fungera, välj språk för instruktionerna i e-postmeddelandet och skriv ett meddelande så skickas en nedladdningslänk där mottagaren hämtar bilden. Man kan också generera en nedladdningslänk och skicka med eget e-postprogram. 50 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484
13.4 Redigera De fält som är redigerbara visas i detta formulär. På exemplet visas först statusfältet, därefter kategoriträdet där man kan välja flera filer. En nyhet i Exigus 5 är att nyckelorden hanteras separat och kan därför numera föreslå redan inlagda nyckelord medan man skriver, Exigus föreslår Östersjön på exemplet, klicka på enter för att acceptera eller fortsätt skriva för ett nytt nyckelord. Använd kommatecken för att separera ord eller fraser. På bildens högra hörn hittas knappar för att vrida bilden samt för att vattenstämpla. Längst ner hittas knappen för att skapa relationer mellan bilder som då visas som en klickbar lista. Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484 51
13.5 Exif Exif-data är information som man kan hitta inne i bilder. De flesta kameror lämnar information om när bilden togs, information om själva kameran och dess inställningar och vissa även var på jorden bilden togs. Men även vissa program skriver information om ändringar, urklippsbanor etc hit. Man kan även redigera en del av informtionen i till exempel Photoshop. När man i Photoshop sparar för webb så är en av sakerna den gör att ta bort denna information eftersom den på mycket små bilder kan ta mer plats än själva bilden. Exigus extraherar Exif-datan i realtid när man klickar på fliken Exif. Utvalda värden visas först och klickar man på Visa alla så kan ibland sidan bli mycket lång. 52 Telefon 08-722 01 50 Organisationsnummer 556763-6484