Strategier och riktlinjer kring Upphandling och Leverans Peter Lundin 1
Innehåll 1. Upphandlingsprocessen 2. Leveransprocessen 3. Sammanfattning
Upphandlingsprocessen, Exempel Förberedelse Genomförande Jan Feb Mars April Maj Juni Projektplan, kravspecifikation Förfrågningsunderlag inkl kravspecifikation Publiceringsperiod Utvärderings- Period Överprövnings- Period Projektplan Publicering Inkomna anbud 2 st tilldelningsbeslut (20 dgr) Tecknat avtal
Marknads- och behovsanalys Marknad Omvärldsbevakning Genomförda upphandlingar Tänkbara leverantörer Behov Förstudie, tydliggöra behoven hos verksamehterna, Grov kravspecifikation 4
Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter Kravspecifikationer Utvärderingsmodeller Avtal Svarsmallar Prismall Hantering av referenter Bilagor (Systemskisser m m)
Kravspecifikation Förankring Arbetsgrupper Referensgrupper Tips Specificera produkter, eller funktioner och inte hur man ska genomföra uppdragen! Vem godkänner kravspecifikationen, för resp. verksamhet?
Publicering, annonsering Beroende på vilken upphandlingsform som används gäller olika långa annonseringstider. Under annonseringen av förfrågningsunderlaget behöver man förbereda sig för att svara på frågor och förtydliga förfrågningsunderlaget vid eventuella frågor av anbudslämnare. Hur frågor och svar ska hanteras tydliggöras i förfrågningsunderlaget.
Utvärdering och beslut Prövning av inkomna anbud (anbudet är korrekt inlämnat, ekonomisk rating och redovisningar mm) Rättelse och nollställning (dvs kvalificering till utvärdering) Analys och kvalitetsbedömning av anbud (utvärderingsmodell) Frågor för förtydliganden till leverantör(er) Eventuell anbudsgenomgång med leverantör(er) Referenstagning Beslutsunderlag, beslut och tilldelning Registrering, diarieföring och arkivering
Överprövning Förutsättning för överprövning är att en leverantör anser sig ha lidit eller kan komma att lida skada till följd av ett fel som begås av den upphandlande myndigheten.
Avtal När avtal är tecknat mellan beställare och leverantör så avslutas upphandlingen. Leverantörsåtagandet påbörjas och leverans sker enligt framtagna specifikationer och avtal mellan parterna.
Leverans (Genomförande) Leverans, start Mål: Att leverans sker enligt kravspecifikationer och avtal Ansvar: Leverantör, beställarens projektledare j-f 2013 2014 m-a m-j j-a s-o n-d j-f m-a m-j j-a s-o n-d BP InternGIS Leveransuppföljning AjourGIS Ru nframtagning Mål: Att kontrollera kvalitet på att åtagande uppfyller kravspecifikationer och avtal MS2 MS3 Data- Modellering Implementa on/test Ansvar: Leverantör, beställarens projektledare modell BP3 BP4 BP4B BP5 BP6 BP7 BP8 MS1 Tecknat avtal Anskaffning Konfigura on Acceptanstest Införande Utbildning Testdatabas migrerad Migrering Avveckla Databas migrerad
Leverans (forts) Leveransbesked Mål: Att ge besked till leverantör om leverans är godkänd eller underkänd Ansvar: Beställarens projektledare Prioritera eventuella leveransavvikelser Mål: Att prioritera uppdraget i sin helhet och utefter vad som prioriteras i form av leverans och kvalitet fås en så komplett leverans som möjligt. Ansvar: Leverantör, beställarens projektledare
Sammanfattning Behoven ska vara relaterade till verksamheternas behov Kraven ska vara ekonomiskt förankrade Viktigt med likabehandling, transparens (öppenhet och förutsägbarhet) vid upphandling God kommunikation mellan beställaren och leverantören är en viktig framgångsfaktor Genomför egna kvalitetskontroller vid leverans (dvs kontrollera leverantörens utlovade kvalitet) Prioritera eventuella leveransavvikelser
Bakgrund Presentationen baseras på två projekt som jag ansvarat för: NY HMK projektet, särskilt kapitlet kring strategi och riktlinjer kring upphandling och leveranser Arbete med Stockholms läns ramavtalsupphandling kring flygburna tjänster 14
Frågor? 15