PROJEKTPLAN KURSDATABAS 1 nov 2003-30 jun 2005 PROJEKTANSVARIG: EINAR LAURITZEN PROJEKTLEDARE: ELISABETH LUNDBERG version 1 mars- 2004 Beslutat av styrgruppen 040318 Kontaktinformation: Ordförande i styrgruppen: Einar Lauritzen Tel. 018-471 17 92 Einar.Lauritzen@uadm.uu.se Tel: 018-471 63 02 Elisabeth.Lundberg@uadm.uu.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...2 BAKGRUND...3 SYFTE OCH PROJEKTMÅL...3 BUDGET...3 FASER...3 INFORMATION & FÖRANKRING...4 PROJEKTORGANISATION...4 PROJEKTETS FASER...5 FAS I: Inventering och Användarkrav 1 november 2003 1 mars 2004...5...5...5 Fas II: Detaljerad kravspecifikation 1 mars 1 augusti 2004...5...5...5 FAS III: Programutveckling 1 augusti 2004 28 februari 2005...6...6...6 FAS IV: Slutfas Tester (användartest, systemtest, driftstest) 1 mars 30 juni 2005...6...6...6 FAS V :Utvärdering 1 augusti 30 september 2005...6 & teknik...6 2
BAKGRUND Våren 2001 kom Universitetsbiblioteket in med en ansökan om medel för en databas för kurslitteratur. Efter en rad olika utredningar beslöt rektor, 2003-07-01, att uppdra åt chefen för Studerandebyrån att som beställare, med Enheten för informationstekniskt stöd som utförande utvecklingsorganisation, genomföra ett projekt att upprätta en universitetsgemensam databas för kursplaner, kurslitteratur och utbildningsinformation. SYFTE OCH PROJEKTMÅL Målet med projektet är att färdigställa en databas där: Kursplaner lagras (icke-fastställda, fastställda, reviderade samt arkiverade) Utbildningsplaner kan lagras (icke-fastställda, fastställda, reviderade samt arkiverade) Kurslitteratur finns med Poänggivande uppdragsutbildning ska finnas med Kursplaner kopplas samman med utbildningsplan Kurskod och anmälningskod ska distribueras via systemet från Uppdok All utbildningsinformation som idag finns i utbildningsdatabasen finns med bland annat kursbeskrivningar, intervjuer, information om undervisning etc Produktion av trycksaker såsom utbildningskatalogen, programblad, Programmes and Courses, studiehandböcker och kursplaner sker via systemet All information ska vara på både svenska och engelska BUDGET Projektet har en kostnadsram om 3 700 000 varav: 1 200 000 anvisas i september 2003 för icke avskrivningsbara kostnader samt sammanlagt 2 500 000 för avskrivningsbara kostnader fördelat enligt följande: Hösten 2005 250 000 kronor 2006 500 000 kronor 2007 500 000 kronor 2008 500 000 kronor 2009 500 000 kronor 2010 250 000 kronor FASER Projektet är uppdelat i fem faser. Under hela projektet kommer det finnas representanter från både verksamhets-och tekniksidan. representeras av Studerandebyrån och den tekniska sidan av ITstöd. Tidplanen för de olika insatserna ser ut enligt följande: FAS I : Inventering och Användarkrav 1 november 2003 1 mars 2004 FAS II: Detaljerad kravspecifikation 1 mars 2004-31 juli 2004 FAS III: Programutveckling & användarkontakter/utbildning 1 augusti 2004-28 februari 2005 FAS IV: Slutfas Tester (användartest, systemtest, sluttestdriftstest) samt utbildning för användare 1 mars 2005-30 juni maj 2005 FAS V: Utvärdering 1 augusti- 30 september 2005 3
INFORMATION & FÖRANKRING Detta är ett nytt projekt som kommer beröra många människor inom olika kategorier på universitetet, således är information och kommunikation kring projektet viktigt. En förankringsprocess rörande projektet och dess mål bör komma igång så snart som möjligt efter projektstart. Detta kan till exempel ske via användarkontakter, via e-brev, via webbplats, via personaltidning och direktkontakter med programråd etc. PROJEKTORGANISATION Projektet har en styrgrupp, en referensgrupp, projektledning finns för både verksamhetssidan och tekniksidan. Projektets styrgrupp består av Einar Lauritzen(Studerandebyrån, ordförande), Björn Gembert (TekNat), Anna Malmberg (Informationsavdelningen), Agneta Ljunggren (Biblioteket). Övriga som sitter med i styrgruppen är Per Wallentinson(IT-stöd, adjungerad), Elisabeth Lundberg(Studerandebyrån, projektledare). Projektledning och administration sköts kontinuerligt av verksamhets- respektive tekniksidan. Detta på 25 % under 2 år(hälften verksamhet, hälften teknik). S T Y R G R U P P P R O J E K T L E D N I N G R E F E R E N S G R U P P PROJEKTET 4
PROJEKTETS FASER FAS I: Inventering och Användarkrav 1 november 2003 1 mars 2004 I första skedet bör information inhämtas om vilka kursplanedatabaser och andra kursinformationssystem som finns inom universitetet idag. I andra skedet, genom ett antal intervjuer med intressenter fastställa användarkrav som finns på ett framtida system. Intressenter är: Uppdok, Antagningsenheten, Examensenheten, Fakulteter, Institutioner (lärare, studierektorer), Internationella kansliet, Studentportalen, Studenter, Allmänhet, Biblioteket. En funktion som ska undersökas och beskrivas är programadministration dvs att varje för varje program ska en lista med kurser visas. I FAS I ingår även att se över befintliga system vid universitetet och kontrollera om det finns något som går att använda som grund till en större kursdatabas. En övergripande undersökning om det finns system på andra universitet/högskolor ska också genomföras. Under tiden 1 november till 1 mars kommer IT-stöd att delvis medverka i inventerings och användarkraven, de ska också påbörja ett arbete för att ta fram en grundläggande systemuppbyggnad och välja programmeringsstandard. Fas II: Detaljerad kravspecifikation 1 mars 1 augusti 2004 Fas II innebär en tydligare definiering samt utformning av användarkrav som uppkommit i FAS I. I FAS II ska byggstenarna komma på plats för att programutvecklingen ska kunna påbörjas. Den detaljerade kravspecifikation ska ange för IT-stöd på vilket sätt databasen bör arbeta. Gränssnitt gentemot alla intressenter ska utarbetas(ex mot Uppdok), konverteringar ska ske av de databaser som idag finns. Användargränssnitt gentemot lärare, uppdok, studierektorer/motsvarande, fakultetsadministratör, antagningsenheten, systemadministratör, redaktör för utbildningskatalogen, studenter samt allmänhet ska specificeras. Vidare ska processen kring framställande av diverse trycksaker ses över och beskrivas t ex. Utbildningskatalogen och studiehandböcker. Beskrivningen av vad systemet ska göra ska beskrivas i en s.k. Verksamhetsprocess, där processerna i systemet beskrivs, samt i Användarfall, där enskilda användarrollers gränssnitt och möjligheter beskrivs. En hjälpfunktion av systemet ska även beskrivas. Utformning av detaljerad kravspecifikation för fortsätter till 1 november. Under Fas II ska programmeringsstandard och grundläggande systembyggnad vara klart. Databasdesign fortsätter. Val av plattform och databashanterare samt uppsättning av utvecklingsmiljö leder fram till programutvecklingen kan påbörjas under slutet av juni och (med semester emellan) augusti. Programutvecklingen tar fart ordentligt under hösten 2004, dvs i FAS III. 5
FAS III: Programutveckling 1 augusti 2004 28 februari 2005 Verksamhetssidan fortsätter med detaljerad kravspecifikation, detta fortsätter till 1 november(se under FAS II/). Under FAS III ska användarkontakter utvecklas och utbildning av användare påbörjas. Detta inkluderar framtagning av utbildningsmaterial, detta ska även teknik sidan vara med på. Under FAS III fortsätter programutvecklingen av kursdatabasen och ett konverteringsarbete påbörjas där de databaser som idag finns ska konverteras till kursdatabasens format och information som idag finns lagrade ska överföras till det nya systemet. FAS IV: Slutfas Tester (användartest, systemtest, driftstest) 1 mars 30 juni 2005 Under Slutfasen fortsätter användarkontakter och utbildning av användare så systemet kan användas. Behörigheter delas ut så systemet kan börja testas i skarpt läge. Konverteringsarbete fortsätter med upprättning och kvalitetssäkring av konverterat material. IT-stöd sätter upp driftsmiljö, enhetstestar och systemtestar. Systemet måste dokumenteras i slutfasen. FAS V :Utvärdering 1 augusti 30 september 2005 Den nya kursdatabasen är i bruk. & teknik Under augusti och september ska en utvärdering med rapportering ske. 6