Kontanthantering vid EFS- kyrkan Skellefteå Kollekt och andra kontanter. Elektroniskt givande hanteras separat. Version 2016-09- 22 Sammanfattning Var del beskrivs och motiveras mer utförligt på kommande sidor Allt materiel finns i en papplåda i köksskåpet intill sakristian. A. Minst två personer ska närvara vid kollekthantering och båda ska intyga riktighet. B. Pengar ska inte lämnas obevakat för någon stund utan att vara inlåst. C. Mynt växlas till sedlar, swish eller kollektomat så långt möjligt av närvarande. D. Växelkassa hålls oförändrad i serveringsboxar (150 kr i vardera) och behöver inte påverka räkning/redovisning. E. Kollekt, servering och ev övrigt hålls isär och redovisas i reversal. Använd lathund för uträkning. Efter det läggs alla sedlar tillsammans för insättning till bank. F. Alla sedlar läggs i buntar åt samma håll i fallande valör som räknas var för sig. Öron och veck slätas till. G. Om utlägg finns ska det ske mot kvitto eller kvittens och redovisas. För arvoden och reseersättning (18,50/mil) se på kommande sida under punkt G. De rätta beloppen redovisas till kassör respektive bank, beloppen blir nu olika. H. Original redovisning för reversal lathund, kopia av Loomis insättningsblankett samt den bortrivna remsan från påsen ska läggas i kuvert märkt ekonomi och stoppas i brevlådan i entrén. I. Plastpåse till bankfack försluts enligt dess instruktion och ska absolut innehålla exakt summa och delsumma för varje valör. Blankett och dess streckkod ska synas utifrån. Påsens nummer skrivs på blanketten. Påsen försluts. J. Påsen lämnas i bankfack på gågatan vid Handelsbanken mittemot Nordea, till höger om bankomaten. Slå koden 7769#, då öppnas luckan och du lägger in påsen. Därefter stängs luckan med #. Upprepa med # för att se att påsen är borta, stäng igen med #. (Alternativt sker allt detta i en automatisk sekvens) K. Fyll även i statistikbladet med antal besökare enligt dess instruktion. L. Om något håller på att ta slut, t ex insättningspåsar meddela Anders Brunnegård via postlådan så beställs fler. Ev kvitton från kollektomat kastas förutom om det manuellt är specificerat särskilt ändamål, läggs då i kuvertet med redovisningen. Det finns inte längre någon vaktmästare som tar hand om mynt eller annat som läggs i kassaskåpet. Kassaskåpet kan möjligen användas tillfälligt där de (min två) som låser in pengar även senare ser till att ta hand om dem. Om det t ex är både lördag och söndag är det valfritt att banka var dag för sig eller tillsammans.
All materiel finns i en papplåda i köksskåpet intill sakristian. A. Främst är det för att hjälpa varandra genom de olika momenten och för att minska felrisken i att räkna och redovisa pengar. Felaktig redovisning till banken kostar onödiga straffavgifter. Dels är det för att det aldrig ska kunna ifrågasättas om svinn av pengar.
B. Lås in pengarna i kassaskåpet i sakristian direkt efter gudstjänsten om det väntas med hanteringen. Givare av missionsmedel ska vara säkra på att vår hantering av pengar är säker. C. Alla pengar ska tas emot tacksamt. Andelen mynt är ofta liten. Men att samla dem i en burk för senare hantering ska undvikas för det växer då till ett problem. Att banka mynt är dyrt. Vid serveringen kan konsekvent mynt lämnas tillbaka som växel så minskar den mängd som värdgruppen behöver växla in. Ersättning av mynt görs med sedlar, med swish eller i kollektomaten. Om växlingen görs till sedlar efter sammanräkning måste antal av valörer uppdateras på insättningskvittot. D. När växelkassans innehåll hålls oförändrad behöver ingen redovisning ske. Här kan gärna en stor del mynt lämnas.
E. Lathund möjliggör att anteckna antal sedlar i varje valör för servering och kollekt. Reversal ser ut som nedan. Flytta kartonginlägg så även en kopia blir ifylld. F. Det kostar extra om det blir stopp i maskinella räkningen på banken. Det är kinkigt med att sedlarna är släta.
G. Ibland finns det de som passar på att få ersättning för sina utlägg eller resor. Det går bra så länge det finns kvitto (utlägg) eller kvittens i kvittensblocket och det anges till vilket ändamål som bedöms verka rimligt. Bilersättning kan betalas med upp till 18,50 kr/mil. Överenskommet arvode över 900 kr utbetalas endast mot faktura, faktura sänds/bifogas till kassör (ange personnummer, bankkonto, namn, adress datum, typ av tjänst). Kvittensblock:
H. Det som ska läggas i kuvertet som märks ekonomi och läggs i brevlåda i entren. Anders Brunnegård vidarebefordrar till Göran Forslund. Lathund Original reversal Kopia insättningskvitto Plastremsa från påsen
I. Färdig påse. Påsens nummer skrivs på blanketten. Nummerremsan ska vara losstagen och lämnas i kuvertet. Plastpåsen försluts genom att ta bort röda plastremsan. OBS! Samma nummer på påse och blankett Läsbar text och streckkod genom påsen J. Det går inte att komma nära med bil. Om oro finns för rån gå gärna två tillsammans. Gäller särskilt på kvällstid. Under promenaden kan påsen gärna döljas. Påsen läggs med påsens streckkod enligt anvisning när automaten öppnar sig.