Kungl. bibliotekets expertgrupp för digitalisering Onsdag den 19 maj, 2009

ANTAL SIDOR 1(9) Kungl. bibliotekets expertgrupp för digitalisering Onsdag den 19 maj, 2009 Närvarande: Harriet Aagaard, Per Cullhed, Mats Danielsson, Christina Friström (ordförande), Mats Lindquist, Agneta Olsson, Erik Siira, Ingrid Svensson (12). Ana Durán (sekreterare) Anmälda förhinder: Lars Ilshammar, Pelle Snickars; Lars Lundqvist 1 Mötet öppnas Ordförande Christina Friström hälsade alla välkomna. 2 Förslag till dagordning Dagordningen godkändes. 3 Föregående mötes anteckningar Några skrivfel fanns i minnesanteckningarna från förra mötet, 6 april 2009. Anteckningarna är efter att dessa ändringar klara att läggas ut på den externa webben. Beslut att förslag till minnesanteckningar ska skickas still gruppen senast en vecka efter varje möte. 4 Ny ledamot i gruppen Lars Lundqvist är ny medlem i gruppen, han kan dock inte närvara idag. Han hälsas hjärtligt välkommen av övriga. Lars är chef för Enheten för

ANTAL SIDOR 2(9) Informationsutveckling vid Riksantikvarieämbetet. Han är också programledare för Kulturmiljöportalen och K-samsök. 5 Ytterligare utvidgning av gruppen Beslut om att avvakta med att välja in fler ledamöter i gruppen tills vi arbetat vidare med frågan om särskilda arbetsgrupper och remissgrupper. 6 Fortsatt diskussion av gruppens mandat och uppdragsbeskrivning Gruppen enades om att den senast föreslagna formuleringen av uppdraget efter en del justeringar och preciseringar kunde gå vidare till KB:s ledning som gruppens förslag till förändring. Gruppens sekreterare fick uppdraget att omedelbart ombesörja saken. 7 Insatsområden för projektutlysningar Gruppen prioriterade och gjorde preciseringar i de gamla projektförslagen. Varje förslag fick minst två ansvariga för att arbeta vidare med formuleringar. Arbetet ska ske via e-post och telefon. Sekreteraren gör en ny lista över projekten, sänds som arbetsmaterial till gruppen. 8 Strategi för digitalisering vid KB Sekreteraren, tillika enmansutredare, informerade om hur det går med digitaliseringsplanen och den utredning som planen är en del av. Expertgruppen för digitalisering är referensgrupp i arbetet. Det finns nu ett påskrivet beslutsunderlag. Detta skickas till gruppens medlemmar, med e-post. En sommarremiss till KB:s samverkansbibliotek är en av milstolparna i utredningen. Gruppen diskuterade om det verkligen var lämpligt med en sommarremiss med den ursprungligt tänkta omfattningen och innehållet. Förslag om en konferens i början av hösten diskuterades också. Gruppen menar att man om man ska göra en remiss i sommar i så fall borde begränsa sig till att skicka ut en rapport med en sammanställning av vad intervjuerna och de personliga besöken som utredaren gjort runt om i landet ger för bild av läget nationellt. Och att KB inbjuder till att ge kommentarer och tillägg på den rapporten. Detta utskick behöver inte komma i början av juni som ursprungligen planerats utan man kan vänta till dess att alla de planerade intervjuerna och besöken verkligen är avklarade i månadsskiftet juni/juli.

ANTAL SIDOR 3(9) Gruppen poängterade ånyo att målet måste vara att försäkra sig om att det är forskarna som är huvudmålgrupp för digitaliseringen och att det är hos dem som man ska förankra den strategiska inriktningen. Önskvärt är att utredningen ska kunna identifiera lämpliga områden för samarbeten. Det är viktigt att det inte är tjänstemännen vid Kungl. biblioteket eller vid de andra institutionerna som lägger ribban när det gäller digitaliseringen, det gäller både urval och kvalitet. Ett arbetsmaterial i form av en första skiss till disposition av utredningens rapport som ska vara klar den 15 april 2010 hade i förväg via e-post sänts ut till gruppens medlemmar. Arbetsmaterialet diskuterades och gruppen gav råd och synpunkter. Gruppen betonade att det är viktigt att det finns tydliga avgränsningar i vad som gäller för Kungl. biblioteket och vad som gäller nationellt. 9 Studieresa till Finland Förslag om en studieresa till Finland i höst diskuterades. Sekreteraren fick i uppdrag att omedelbart kontakta de personer och organisationer som man önskar besöka samt börja organisera för besöket. Besöket ska helst samordnas med första höstmötet. 10 Information om och till expertgrupperna på KB:s hemsida Kungl. bibliotekets kommunikationsstab har efterlyst synpunkter på informationen om och till expertgrupperna på hemsidan samt även efterlyst synpunkter på gruppernas övriga kommunikationskanaler. Gruppen vill gärna att det blir tydligare och mer lättförståeligt på KB.s hemsida. Hemsidans avdelningar avspeglar alltför mycket myndighetens egen syn på sig själv. Det är viktigt att tänka på att Kungl. bibliotekets hemsida fungerar som en viktig källa för information för hela biblioteksområdet. Den var lättare att hitta på förut. Man måste veta väldigt mycket för att kunna hitta så som hemsidan är konstruerad idag. De personer som står som innehållsansvariga på varje sida ska man också kunna vända sig till för att få veta mer om innehållet. LIBRIS webbsidor fungerar exemplariskt bra. När det gäller gruppens egna sidor vill man helst slippa ha olika webbsidor att hålla reda på, för sitt material. Det räcker med ett ställe

ANTAL SIDOR 4(9) och där ska finnas allt som är publikt. Arbetsmaterial hanteras enklast via e-post, menar gruppen. 11 E-pliktlagen vad händer? Sekreteraren hade försökt få regeringens utredare, Sören Öman, att komma till gruppens möte idag, men han tyckte att det var för tidigt och har lovat att diskutera med oss lite längre fram om han kan komma och informera gruppen vid något tillfälle i höst i stället, efter det att han är klar med utredningen. Uppdragshandlingen återfinns som bilaga. Mats Lindqvist har läst och informerat sig om uppdraget och gav gruppen en kort information om hur han har uppfattat läget. Man har kommit fram till att man inte kan få fram en fullständig e-pliktlag, utan man måste avgränsa sig till ett visst urval av material som lagen kan omfatta. Troligtvis kommer man att hamna på ett urval som i mångt och mycket överensstämmer med det som gäller för den nuvarande pliktleveranslagen. Det kommer kanske också att vara möjligt att få göra undantag. KB kan inte som Riksarkivet bestämma över vilka leveransformat som ska gälla. Det kommer inte heller att utgå några extra pengar för att ta emot e-pliktleveranserna. Kanske borde man se över den nuvarande pliktlagen och den hanteringen. Kan man rationalisera och spara? Erik Siira informerade om att man på KB nu har utsett en särskild grupp som tittar på konsekvenserna av ett utökat uppdrag samt det faktum att man just förväntas spara pengar samtidigt. Gruppen består av folk från avdelningarna för IT och Samlingarna på KB. Det är verkligen ingen enkel fråga. Man ska också betänka att det handlar om att få in materialet inte att tillgängliggöra det. 12 Handskriftsdatabasen Ediffah vad händer? Ingrid Svensson, chef för Enheten för handskrifter, kartor och bilder vid Kungl. biblioteket berättade om läget med Ediffah. Ingrid tackade för möjligheten att få berätta om hur man jobbar med Ediffah nu och särskilt roligt att få komma med goda besked. Namnet Ediffah uttyds: En digital infrastruktur för forskningsbibliotekens arkiv- och handskriftssamlingar. Projektet startade 2004 och var då ett samarbete mellan KB, UB Lund, Uppsala

ANTAL SIDOR 5(9) UB och Göteborgs UB. Projektledaren Sigfrid Lundberg var placerad i Lund, vid Biblioteksdirektionen. Inledningsvis bidrog Riksarkivet med utvecklingskompetens och starkt tekniskt stöd via PG Ottosson. Syftet med projektet är att förbättra tillgängligheten för handskrifter och personarkiv genom en gemensam tjänst för sökning och katalogisering av i första hand personarkiv. I projektet ingår därför att katalogen ska kopplas ihop med NAD, Nationella arkivdatabasen. Finansieringen skedde via BIBSAM. I samband med att projektledaren lämnade sitt arbete för en tjänst i Köpenhamn beslutades att KB skulle ta över ansvaret, basen flyttades också över till KB. Projektledare var under tiden 2006-2007 Stefan Andersson, Uppsala UB. Örebro UB har också anslutit sig till projektet. Databasen är i sin nuvarande form fortfarande en prototyp, som dock används! Vad har då hänt sedan flytten till KB? KB har tack vare Accessmedel haft möjlighet att prioritera Ediffah och att fortlöpande lägga in material i databasen. Tillgängligheten har ökat väsentligt. Man får lätt fram träffar i Ediffah. Söker man i Google kommer Ediffahs träffar högt upp i träfflistorna. Posterna i Ediffah kan även sökas fram i CERL:s handskriftsportal. Arkivförteckningarna i Ediffah är skapade i rå xml. Grunden i databasen är NAD-poster som är konverterade till EAD, Encoding Archival Description. Den nuvarande versionen av EAD är kompatibel med den internationella arkivstandarden ISAD(G). NAD-posterna är från början väldigt magra ur informationssynpunkt. I Ediffah-projektet tillförs posterna mer information. Målet är att få fram ett rikt dokumentformat som kan ge en sökbar databas som helt kan ersätta den pappersbaserade arkivförteckningen med den skillnaden att den blir både rikare och dessutom tillgänglig för både informationssökning och informationsspridning. Men man behöver nu gå vidare och utveckla tjänsten. Målet är att skapa ett slags LIBRIS för handskrifter. För att skapa det behöver man ett centralt webbaserat system dit man kan exportera de nuvarande posterna

ANTAL SIDOR 6(9) och som också ska kunna användas både för registrering och för publicering. Det nya systemet ska klara auktoritetskontroll, format för katalogisering av korrespondens, arkivbildarens ska kunna sökas fram i varje korrespondens och det ska finnas en koppling till digitala bilder. Dessutom ska sökfunktioner och användargränssnitten vara avsevärt bättre än idag, systemadministration och säkerhetskontroller måste fungera bättre. Man vill också att man ska kunna ha kommunikation med andra system och att de ska gå att exportera till andra system som NAD, som gärna vill ha en berikning av sina poster. Att webbplatsen i sin helhet får ett nytt utseende, med texter på svenska och engelska, står också på önskelistan. Det som är riktigt angeläget är att ge fler möjlighet att lägga in sina handskrifter i katalogen och inte bara Lund, Uppsala, KB och Örebro som det är nu. Stiftsbiblioteken är intresserade, mindre arkiv likaså. Kanske kan man tänka sig ett nordiskt projekt? Kopplingen internationellt finns redan via CERL. Man har testat några olika verktyg. Beslut är taget på KB om att utvecklingen av Ediffah ska vara igång senast under 2009. Det är Enheten för systemutveckling på KB som arbetar med utvecklingen och webbformulären beräknas snart vara klara. När det gäller standardiseringen av terminologi för Ediffah används svenska ämnesord och NAD:s terminologi. Men det finns en del kvar att göra. Och det finns en hel del till att fundera över, menar Ingrid. Hur ska man samordna auktoritetsarbetet med Libris till exempel, och hur ska samarbetet med Riksarkivet se ut? Och hur blir det med Sondera och K- samsök? Ediffah borde ingå i Sondera, tycker Ingrid. Det vore inte dumt om man kunde samarbeta alltmer. Vi vill att handskriftsamlingarna ska bli hela biblioteksveriges gemensamma angelägenhet. Vi vill gärna kunna katalogisera den enskilda handskriften också och ta upp ett samarbete med Laurentius. Det borde inte vara så svårt, de ligger ju så nära varandra. Det finns en överenskommelse mellan KB och Lund när det gäller Laurentius. Frågan om kopplingen till digitala bilder är inte heller helt enkel. När det gäller personarkiv finns det på KB inte några planer på att digitalisera hela arkiv, men delar. Hur gör man det på bästa sätt?

ANTAL SIDOR 7(9) SVARS brevdatabas, som innehåller bl.a. Riksarkivets brev och KB:s katalogiserade brev fram till 2000, kommer man inte att arbeta vidare med. Framöver kommer man att få söka på två ställen. Dels i SVAR och dels i Ediffah. Orföranden tackade Ingrid för den intressanta och utförliga informationen, och framkastade idén om ett eventuellt namnbyten både på Ediffah och Laurentius samt tryckte på vikten av våga gå vidare med utvecklingen, att man kan gå stegvis fram och prova och inte förvänta sig att allt ska fungera perfekt på en gång. 13 Rapporteringsrunda Agneta Olsson berättar om att Göteborgs UB i sin VP för 2009-2010, skrivit in att man ska göra en digitaliseringsplan. Beslut tas den 1 juni. Policy för digitalisering ska vara klar i december 2009. Per Cullhed berättar att man på Uppsala UB också håller på att göra en digitaliseringsplan och att man tagit fram en skiss över hur den på digitala kedjan ser ut hos dem. De kommer att utveckla det digitala arkivet först för att ha någonstans att lägga alla de digitala filer som ska produceras i höst. De kommer också att köpa en skanner. Tillsammans med UB Lund är Uppsala UB med i PROBOK-projektet som gått vidare till andra ansökningsomgången. EU-projektet PERL ska också skicka en ansökan. Uppsala UB kommer att anpassa sin metadata för att smidigt kunna komma in med sitt material till Europeana. Det ska UB Lund också göra. Per Cullhed tipsar om en efterkonferensen till IFLA, Preservation of conservation, som äger rum 31/8-1/9. Per Cullhed är med och arrangerar. Man har bjudit in tre tillverkare att informera om sina digitala robotar. Harriet Aagaard gör ett litet klarläggande om på vilket sätt som Stockholmskällan skulle vara med i K-samsök vilket nämndes vid förra mötet. Stockholmskällan jobbar mycket aktivt med sin marknadsföring och försöker finnas med på många ställen. Man har också lagt foton i wikipedia och de förekommer mycket även i sådan fora lokalpressen inom Stockholm.

ANTAL SIDOR 8(9) Mats Danielsson rapporterar att man på Umeå UB jobbar som tidigare med kontinuerlig digitalisering och har i nuläget digitaliserat ca 150 böcker ur bibliotekets specialsamlingar. Böckerna finns fritt tillgängliga i form av "bläddringsbara" böcker via programvaran Bookview men också tillgängliga för nerladdning i pdf-format. Alla böcker registreras i DigX och Libris och indexeras automatiskt i Google. Efter uppgradering av hårdvara och ny version av programvaran fungerar publiceringssystemet väldigt bra. Christina Friström rapporterar om läget på UB Lund. Man jobbar vidare enligt plan med Dig X och Biblioteca Döbeliana. Papyrusprojektet löper som det ska. Man håller tidplanen och det blir ordentligt vetenskapligt underbyggt, med översättningar och allt. Baggebilderna läggs ut i september. Det kommer att finnas ett interaktivt system kopplat till dem som gör det möjligt för besökarna på sidorna att kommentera och komplettera informationen. När det gäller Europeana Travel kommer man att använda Mårten Sjöbergs bilder. Man kommer att försöka gå vidare till Länsstyrelsen med en ansökan för att få mer pengar. Länsstyrelsen vill man nämligen gärna kunna använda bilderna till exempel vid rastställen för att visa hur det såg ut på just den platsen förr i tiden. Euopeana Travel har alltså kommit igång. Erik Siira, KB, berättar om att man med pengar från Riksbankens jubileumsfond ska digitalisera svensk historisk bibliografi. Tanken är att föra över alla skrivna poster och låta dem komplettera LIBRIS. En hel del finns nämligen redan i LIBRIS. Det är inte ett helt enkelt projekt, inte minst med tanke på OCR-tolkningen. Sedan har man skapat en liten massdigitaliseringslinje för Post- och Inrikes Tidningar. Man skulle behöva veta lite mer om omfattningen av Post- och Inrikes Tidningar. Det är flera olika tidningar som ingår och de har olika utseende för olika år. Det pågår en daglig produktion av detta material. Det OCR-tolkas vilket är knepigt, eftersom det är mycket fraktur. Ännu har vi inget visningsgränssnitt för det. Det finns det inte heller för TelPlus-projektet. Men man jobbar hårt på att få fram ett visningsgränssnitt som kommer att kunna användas för båda projekten. När det gäller massdigitaliseringen av dagstidningar finns det nu ett förslag, framtaget av Team Tidningar på KB, till urval på olika nivåer. En avstämning med

ANTAL SIDOR 9(9) andra inom KB skedde den 24/4. Det handlar om materialet fram till 1930. Det gäller nu också att hitta former för att kunna hantera copyrighten för de övriga tidningarna. Övriga i gruppen tycker att Team Tidningar borde skicka sitt förslag till alla biblioteken för att få in synpunkter. Per Cullhed påpekar att det finns ytterligare en materialgrupp som också är mycket skört och det gäller tidskrifter. Erik Siira nämner KB:s projekt Veckopress i nytt format. Agneta Olsson nämner att Göteborgs UB har gjort en del när det gäller tidskrifterna i de kvinnohistoriska samlingarna. 14 Övrigt Ordföranden vill ha tips och råd om vad som ska tas upp på Nationella referensgruppen. Gruppen diskuterar att det vore bra om man vid dessa möten inte alltid bara tar upp sådant som fungerar bra utan även sådant där man stöter på olika problem. E-plikten är en sådan sak och de ökade kostnaderna för digitaliseringsverksamheten. Hur ska man hantera att ständigt få fler uppgifter men inga resurser? 15 Datum för nästa sammanträde Höstens möten är redan bokade, 9 september och 8 december. 16 Mötet avslutades Ordföranden tackade expertgruppen och avslutade mötet. Bilaga 1: E-pliktutredningen, regeringens uppdrag