Protokoll från styrelsemöte nr. 1, 2013 godkändes av styrelse samt underskrevs av ordförande och sekreterare. Protokollet lades till handlingarna.

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte nr. 2 Köpenhamn, 6-7 juni 2013 Närvarande Carsten Friberg, ordförande Disa Kamula, styrelsemedlem Johan Söderberg, styrelsemedlem Ingibjörg Elín Halldórsdóttir, styrelsemedlem Per Roar Thorsnes, styrelsemedlem Set Lonnert, sekreterare Kristín Ólafsdóttir, generalsekreterare FNF 1. Godkännande av inkallelse och dagordning Styrelsen godkände dagordningen. 2. Godkännande av protokoll från föregående möte Protokoll från styrelsemöte nr. 1, 2013 godkändes av styrelse samt underskrevs av ordförande och sekreterare. Protokollet lades till handlingarna. 3. Styrelsen Styrelsen diskuterade hur det ser ut med språkrollen för NSU, och naturligtvis de nordiska språken. Vad händer med de nordiska språken i ett sammanhang där händelserna ingår i nordiska samarbetet, men inte kan bruka sig av de nordiska språken. Styrelsen funderade vidare över det stora antalet timmar som är oavlönat frivillighetsarbete. Styrelsen såg möjligheten av att de räknas som omkostnader för vilket ingen ersättning sker,

2 vilket kan visualiseras i budget. Då NSUs ekonomiska grunder och andra villkor kommer att förändras radikalt diskuterade styrelsen strategier för NSUs framtid. Bland tänkta strategier ingår hur existensen kan se ut inom NordForsk. Alternativ kan även vara att stå utanför tidigare samnordisk sponsring, utan helt på egna villkor och deltagarnas egna bidrag. En annan möjlighet är med tillägg av enskilda sökta medel ur relevanta fonder. Ytterligare möjlighet är att lägga ned NSU. Styrelsen vill i första hand nå beslutsfattarna med relevanta argument för den riktning som ter sig lämpligast för NSUs framtid. Formuleringen av dessa argument bör ske under sommarsessionens möten. Brev till relevanta politiker och styrande formuleras efter styrelsemötet och sänds därefter till vederbörande. Styrelsen delade upp sig i en arbetsgrupp där frågan om stadgeändring togs upp efter uppdrag från tidigare sommarsessions representantskapet att beakta frågan närmare. Arbetsgruppen kunde dock inte se hur en förändring vore möjlig, och kunde därför inte lämna ett enat förslag till ändring. Man enades dock om att låta den etiska policy som redan finns på hemsidan stå kvar. Styrelsen såg inget hinder i stadgarna för att låta icke-nordiska representanter ingå i styrelsen. (Se paragraf 7 i stadgarna för NSU.) Som styrelsen är utformad i dagsläget med lägst 4 nordiska representanter, skulle det kunna innebära att fler icke-nordiska ledamöter kan inkluderas. Årets landskapsmöten öppnar därför möjligheten att välja representanter från de baltiska länderna, samt icke-nordiska/icke-baltiska länderna. 4. Nordiskt samarbete Generalsekreteraren Kristín Ólafsdóttir från FNF (Föreningarna Nordens Förbund) bjöds in till styrelsen för diskussion om NSUs framtid. Kristín Ólafsdóttir samtalade med seniorrådgivare Daniel Holmberg på NMR (Nordiska Ministerrådet) och rapporterade om delar av samtalet. Det föreligger ett budgetförslag där NSU föreslås gå samman med NordForsk. I dagsläget ser det

3 dock inte ut att finnas några extra medel för NSU. Man avser med förändringen att spara in på i första hand sekretariat (inklusive ekonomiadministration). Med flytten innebär det att det måste finnas ett gemensamt tema för NSU. Det kommer också finnas krav på rapportering till NordForsk. Styrelsen vill därför gärna ha till ett möte med NordForsk snarast för att se vad det kan innebära för organisationen, och där närmast Gunnel Gustafsson direktör vid NordForsk. Carsten Friberg rapporterade om sitt möte med Daniel Holmberg samt medverkan i ett institutionsseminarie. Där framgick att det kommer att ske en generell nedskärning av budgetmedel till nordiskt samarbete med 3,5 procent under 2014, och även senare nedskärningar. Carsten Friberg berättade även möjligheten med nära samarbete till EHU (European Humanities University). Några representanter från EHU förväntas delta i sommarsessionen Set Lonnert rapporterade från ett samtal med rådgivare Lotta Strandberg vid NordForsk. Lotta Strandberg menade att det kan bli avsevärda förändringar för NSU (hon har tidigare även varit ordförande för NSU). Det är snarast NordForsk modell för kretsförslag (peer review) som kommer att följas, även om en evaluering av hela NSU först äger rum (för närvarande avgörs studieprogram via representantskap). Allt skall baseras på frivillighet, dvs. medel kan endast gå till aktiviteter. En kraftig nedskärning av antalet kretsar förväntas. NordForsk kan även tänkas använda NSU som arena för forskarskolor. Kontrakt förväntas ingå med NSU som juridisk person, med den autonomi som kan uppnås i sammanhanget. 5. Sekretariat, arkiv och bokföring Sekretariat Set Lonnert hade inget nytt att tillföra kring sekretariat. Arkiv Inget nytt fanns att tillföra kring arkiv.

4 Bokföring Larisa har sänt en statusrapport över ekonomien. Inget övrigt fanns att tillägga under punkten bokföring (se även punkt 7). 6. NSU-webb Sommarsessionen har en egen hemsida, producerade av studenter vid Sunnmøre Folkehøgskule. Där kommer även avisen för sommarsessionen detta år produceras elektroniskt. 7. Ekonomi Den ekonomiska modellen för budget och räkenskaper är fortlöpande svår och måste ersättas. Förhoppningen är att kunna göra detta i samarbete med FNF. Styrelsen arbetade med utgångspunkt i ett nytt förslag från Larisa Fediv FNF i en arbetsgrupp. Styrelsen avsåg att följa upp modellen senare under sommarsessionen. En radikalt annan uppdelning av budgeten medför många olika omräkningar från tidigare planeringar, där många gånger medför det större detaljer blir synliga än förut. Så exempelvis är många poster uppdelade i omkostnader för resor och logi där de tidigare varit en klumpsumma. Att det både blir klart för styrelsen vilka förändringar som blir och för representantskapet är väsentligt, där noter till budgeten underlättar förståelsen. En förändring av budget och uppföljning i form av räkenskaper är fondering av medel för NSU Press. I dagsläget är det oklart vilka medel som tilldelats och använts, då produktionen av publikationerna inte sker under årsvisa perioder utan under längre tidsperioder. Set Lonnert ser närmare på detta tillsammans med Larisa Fediv. 8. Studieprogram

5 Ad hoc-projektet kring ekologi och hållbar utveckling, kommer inte att tas upp mer inom NSU utan söker andra framtida vägar. Styrelsen önskar bättre evaluering av vad som sker vid vintersymposierna för studiekretsarna. Kontrollpunkter kan vara den formella frågan hur bra de följer deadlines eller hur de utvecklas vidare. Några punkter kan vara: call for papers, preliminära program och rapporter för sommar och vinter. Hur många deltagare det var under vinter och sommar, antal länder som representerades. Vilka de två koordinatorerna är måste uppdateras. Introduktionen på hemsidan bör finns på två språk ett skandinaviskt och på engelska. Hur är det med deadline för budget och räkenskaper. Vidare finns sådant som: nya medlemmar, om det fanns andra bidrag från utomstående (universitet etc), eller vilken nivå deltagarna har befunnit sig (masterprogram). Parametrarna i en evaluering avser att inte bara granska men utgöra underlag för förbättringar och hjälp till andra kretsar. Styrelsen avser fortsätta arbetet under sommarens session. Styrelsen beslutade att keynote Erin Manning för 2014 tar med sin partner Brian Massumi utan kostnad för dubbelrum. 9. NSU Press Styrelsen diskuterade möjligheten av elektronisk publicering som bredare möjlighet för distribution och lägre finansiering. Förutom elektronisk distribution kommenterades fördelningen till bibliotek, samdistribuering med NMR, hur det kan ske i varje enskilt land, hurvida NSU bör ändra nuvarande distributör (Århus University Press). Även hur marknadsföring bör ske. Samtliga dessa frågor tas åter upp vid sommarsessionens styrelsemöte. Styrelsen beslutade tilldela medel till utgivning på NSU Press av: - Nytt förslag Arkitekturologi inlämnat av Dag Petterson. - Godkännande av ett omtryck av tidigare publicering från ett Summertalk av Alenka Zupancic. 10. Sommarsessioner

6