Styrelsen konstituerade sig själv. Set Lonnert valdes till mötessekreterare, Annika Sillander mötesordförande.

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte nr. 1 Reykjavik, 7-9 februari 2009 Närvarande Annika Sillander, ordförande Ingerid Straume, styrelsemedlem Claus Krogholm, styrelsemedlem Ágúst Þór Árnason, styrelsemedlem Gunnel Östlund, styrelsemedlem Set Lonnert, sekreterare 1. Godkännande av inkallelse och dagordning Styrelsen godkände dagordningen. Dagordningens punkter delas upp så att punkterna 1-3, 5-6 tas upp på lördagen den 7e februari, punkterna 9-10 tas upp den 8e februari, samt punkterna 4, 7-8, på måndagen den 9e februari. Arrkom för 2009 bjuds in till punkt 10 för orientering om sommarsession Protokollet tar upp punkterna i den ordning som dagordningen är satt. Styrelsen befanns beslutsmässig. 2. Godkännande av protokoll från senaste möte Protokoll från styrelsemöte nr. 4, 2008 har underskrivits efter föregående styrelse, och sänts till NSUs adress i Malmö för revisors granskning. Protokollet blev godkänt av styrelsen. Förslag om att mötesprotokoll skall läggas ut direkt på webben först efter cirkulering via epost och godkännande av styrelsen (i kontrast till endast efter undertecknande) accepterade styrelsen webb-publicering med benämning preliminärt protokoll. Efter undertecknande av styrelsen tas beteckningen "preliminärt" bort, och inskannat dokument kan läggas upp på webben. 3. Styrelsen, konstituering, arbetsfördelning och arbetsordning Styrelsen konstituerade sig själv. Set Lonnert valdes till mötessekreterare, Annika Sillander mötesordförande. Annika Sillander orienterade om arbetsuppgifter för styrelsen. Uppgifter som ingår är bland andra ekonomiansvarighet inom styrelsen, ansvarig för keynote speakers, ordförandeskap, ansvarig för NSU Press, vice ordförandeskap, ansvarighet och kontakt med sommersession för kontrakt osv, kontakt med arrangemangskommittén, webbansvarig, vara kontaktperson för respektive kretsar. Styrelsen diskuterade fördelning av arbetsuppgifter inom styrelsen. Styrelsen avser att vid förväntad eller aktuell ökad belastning kring en viss ansvarspost såsom kontakt till arrkom i Finland 2010, fördela/delegera arbetsuppgifter mellan styrelsemedlemmar. Med tanke på kommande arrkom föreslogs att försöka rekrytera eller kommunicera med lämpliga personer god tid innan sommarsessionen. Ett nytt tillkommande kontakt-/ansvarsområde var till Reykjavik Akademien på Island. Styrelsen beslöt följande ansvars- och arbetsfördelning: - Annika Sillander, representant för Finland, ordförande i NSU, delat ansvar med Claus Krogholm för kontakt med arrkom i Finland 2010 (nordisk arrkom), kontakt till Nordiska Ministerrådet, kontakt till Föreningen Nordens

2 Förbund, kontakt för keynote speakers, ansvarig i styrelsen för nya manchetförslag, kontaktperson till krets 7. - Ingerid Straume, representant för Norge, ekonomiskt ansvarig inom styrelsen, kontaktperson till arrkom i Norge 2009, kontaktperson till Helena Johansson ekonomisk administratör för NSU, kontaktperson för kretsarna 5 och 8. - Gunnel Östlund, representant för Sverige, vice ordförande, kontaktperson till sekreterare Set Lonnert, kontaktperson för kretsarna 1 och 2. - Claus Krogholm, representant för Danmark, arkiv-ansvarig inom styrelsen, delat ansvar med Annika Sillander för kontakt med arrkom i Finland 2010, ansvarig för NSU Press, kontaktperson till kretsarna 4 och 3. - Ágúst Þór Árnason, representant för Island, webbansvarig inom styrelsen, kontaktperson till Reykjavik Akademien, kontaktperson till krets 6. Styrelsen granskade den preliminära arbetsordning som presenterades vid föregående styrelsemöte. Vissa revisioner genomfördes, men styrelsen hänsköt godkännande till senare styrelsemöte, då vissa revideringar fortfarande ansågs nödvändiga. På grund av tidsbrist uppfordrades till att revideringar kan ske via webb och epost. Färdig arbetsordning kan framläggas vid kommande styrelsemöte för godkännande. 4. Nordiskt samarbete Avsaknad av tidigare kontrakt i fysisk eller elektronisk form har nu kunnat återfinnas. NMR har skickat NSUs sekretariat ett Word-dokument som använts vid senaste kontraktskrivning Kontraktet är upplagt på hemsidan. Annika Sillander orienterade om NSUs årsberättelse 2008 för insändande till NMR. Årsberättelsens text har utarbetats av tidigare ordförande Asger Sørensen NSU enligt anvisningar från NMR. Helena Johansson har stått för uppgifter kring resultatrapport och ekonomisk statistik enligt anvisningar från NMR. Styrelsen godkände årsberättelsen. Asger Sørensen har sänt sekretariatet undertecknat medtaget dokument, Annika Sillander undertecknar på plats, samt dokument sänds efter styrelsemöte till Helena Johansson för undertecknande innan det tillsänds NMR. Närmare diskussion om delar av årsberättelsen 2008, som balansräkning och resultatrapport tas upp under punkt 7 Ekonomi. Tillkommande ny redovisning för NMR genom Excelark, sänds senare efter rådgivning med NMR om vilka uppgifter som skall tas med och hur det utformas. Annika Sillander tar upp med NMR under veckan och sänder in uppgifterna. Kopia går till Set Lonnert för uppsättning på hemsidan. Annika Sillander hade förra året god erfarenhet av att närvara vid Nordiska Rådets session i Helsingfors. Genom att sätta faellesmöte nr till Stockholm samtidigt med Nordiska Rådets årliga session, hoppas styrelsen kunna påbörja lobby-arbete och informera om NSUs verksamhet. Exakt vilket PR-material kommer att beslutas så tidigt som möjligt under året, t.ex. en broschyr, flyer, publikationer, affisch. Inget avsatt budgeterat medel finns dock för detta. Annika Sillander informerade kort om projektet Forskning till folket som sker i samarbete med FNF. Tyvärr har antalet anslutna frivilliga ännu inte varit så högt. Styrelsen avser fortsatt försök med rekrytering genom koordinatorer och vintersymposier. Ágúst Þór Árnason tog upp möjligt nätverkande med Island och där bl.a. Reykjavik Akademien. Förhoppningen är att några representanter kommer till sommarsessionen 2009 och presenterar institutionen och möjliga samarbetsområden. 5. Sekretariat, arkiv och bokföring

3 Sekretariat Sekreterare Set Lonnert hade inte så mycket nytt att tillföra kring sekretariat. Det finns viss svårighet att bedöma arbetsbelastning då den faller ganska ojämt, men ett försök att anteckna uppgifter under året skall provas. Indexreglering som finns enligt kontakt kommer att justeras mot slutet av året (enligt konsumentprisindex 2008 på 2,2 procent) på faktura. Styrelsen avser att utvärdera årligen de köpta tjänsterna för sekretariatet (SLHT/Set Lonnert) och även ekonomi (FNF/Helena Johansson). Arkiv Styrelsens tidigare efterfrågade offert kring organisering/reorganisering av elektroniskt arkiv presenterades av SLHT. Styrelsen beslutade att anta offerten, men kunde se att det möjligtvis inte var tillräckligt med ersättning för att ordna upp hela arkivet. SLHT börjar arbeta med omorganisering och ser hur pass långt det går att utföra arbetet enligt offert. SLHT avser därefter att återkomma med rapport och ytterligare offerter för vidare arbete. Bokföring Helena Johansson har bokfört NSUs räkenskaper enligt EU-BAS plan och även NMRs direktiv. Men NSUs traditionella modell för konteringar och ekonomi/budget har inte motsvarat denna plan, vilket medfört problem vid bokföringen. I förlängningen har det medfört svårigheter med årsberättelsen och ekonomiska bilagor. Ingerid Straume och Set Lonnert avser att besöka Helena Johansson i Malmö och se vad som kan göras för att harmoniera NSUs modell med den existerande bokföringen. Annika Sillander skall förtydliga för Helena Johansson vilka ekonomiska uppgifter som är direkt kommunicerbara med kretsarna, och vilka som bör gå via styrelsens ekonomiansvarige eller sekreteraren. Då administratör Helena Johansson inte var närvarande, beslutades att vidare bokföringsfrågor att tas upp under punkt 7 Ekonomi i dagordningen. 6. NSU-webb Ett förslag om kompletterande hemsida togs upp av styrelsen och Ágúst Þór Árnason. Här är avsikten att finna lätt tillgänglig information och det som kan vara av mest publikt intresse (i motsats till mer interna informationer för NSU). Set Lonnert prövar att tekniskt sätta upp hemsida, så får styrelsen se vilka möjligheter det kan finnas att presentera lämplig information. Önskan från styrelsen var även att hemsidan bör finnas innan sommarsessionen tar sin början. Organisation och struktur av texter m.m. på webbsidorna är eftersatt, beroende på olika personers inblandning. Några små korrigeringar gjorde styrelsen av hemsidan "Året i NSU". Budget för vintersymposier kan lämnas in till sekretariat/bokföring senast 4 veckor innan symposiet avhålles (redigeras även på sidan om "Vintersymposium"). Punkten om distribution av paper till deltagare innan vintersymposium stryks och överlåtes ansvar till respektive koordinator. Vintersymposier avses att avhållas mellan januari och mars, första kvartalet på året. Set Lonnert genomför ändringarna. En offert har lämnats från JS Data AB för att integrera NSUs ansökningar till sommarsessionen med FNFs ekonomisystem VISMA. Framförallt sparas arbetstid att manuellt överföra fakturor med mera. Styrelsen accepterade offerten där kostnaden för programmeringen delas till hälften med FNF. SLHT genomför programmeringen på NSUs sida.

4 7. Ekonomi Ingerid Straume redogjorde i korthet för den korrespondens som förts kring balans- och resultatrapport i årsberättelsen 2008, framförallt mellan Helena Johansson och Asger Sørensen via epost. Resultatet av korrespondensen var att dokumenten tog tid att färdigställa, men blev undertecknade och inskickade i tid. Helena Johansson hade strax innan styrelsemöte kommunicerat med revisor och fått godkänt för den sista version som presenterades till styrelsens möte. Delvis stod problem i att ingående balans var felaktig (balansen innan övertagandet av ekonomien av FNF). Asger Sørensen hade större invändningar kring delar i resultatrapporten som avvek kraftigt från tidigare rapporter. Styrelsen beslutade att Ingerid Straume, Set Lonnert och Helena Johansson möts så snart som möjligt i Malmö för detaljerad diskussion och klargörande av problem med de ekonomiska redovisningarna. Syftet är att harmoniera styrelsens budgetmodell (även resultatrapport) och den EU BAS-plan som existerar i ekonomisystemet. Syftet är även att få ordning på de avsaknade kvartalsrapporterna till styrelsen. Ingerid Straume tar upp frågan närmare kring ekonomisk redovisning vid nästkommande styrelsemöte, som rapport efter mötet i Malmö. 8. Studieprogram Orientering från respektive kontaktperson i styrelsen kring status för studiekretsarna. Krets 1. Vintersymposium Norrköping januari. Inga anmärkningar. Krets 2. Vintersymposium Göteborg mars. Inga anmärkningar. Krets 3. Vintersymposium Köpenhamn mars. Osäkert om NSUs former (budget, koordinatorer). Krets 4. Vintersymposium Reykjavik mars. Inga anmärkningar. Krets 5. Vintersymposium Göteborg mars. Inga anmärkningar. Krets 6. Vintersymposium Nice mars. Inga anmärkningar. Krets 7. Vintersymposium Tampere 29 januari - 1 februari. Inga anmärkningar. Krets 8. Vintersymposium Aten mars. Inga anmärkningar. För planerade ad hoc-seminarier finns inga anmärkningar att ge: Ad hoc seminarium, Feminisme i Norden, Köpenhamn mars. Ad hoc seminarium, Touch, Åbo/Turku mars. Styrelsen diskuterade Krets X och hur idén kan formuleras om. Styrelsen ansåg att den kan ligga kvar tillsvidare, men Annika Sillander formulerar ny text och sänder runt texten till styrelsen innan anmälningar av sommarsessionen börjar. Keynote speakers för sommarsessionen 2009 blir Steven Shaviro samt Peter Wagner. För 2010 har Mladen Dolar svarat ja till invitation. Nästföljande förslag där Rasmus Ugilt är kontaktperson är Giorgio Agamben och Andrew Gibson. Dessa potentiella keynote speakers inväntas fortfarande svar från. Ansökan från studiekrets 1. Avsaknad av norska deltagare och i allmänhet fler personer till studiekretsen, har föranlett en idé om att delta på en konferens för socialhögskolor i Bodö och där föra ut NSU och speciellt kretsens möjligheter och verksamhet. Studiekretsen menar att det kan ses som alternativ till exempelvis publikation och föra ut kretsens resultat till bredare publik. Studiekretsen vill därmed ansöka om bidrag för resa/uppehälle på konferensen för två personer. Ytterligare en deltagare från studiekretsen kommer dock ändå att närvara, utan ansökan eller bidrag från NSU.

5 Styrelsen (med undantag för deltagande av Gunnel Östlund, som lämnat in ansökan) beslutade att avslå ansökan. Styrelsen tolkade dels ansökan som del av en PR-möjlighet, och ser mycket positivt på att låta enskilda personer medverka i konferenser för att föra ut upplysningar om NSU och vidga existerande nätverk. Men NSUs ekonomiska bidrag till enskilda konferensdeltagare skulle dock kunna ge upphov till en ny praxis, och kunna få prejudikat att låta enskilda kretsdeltagare ansöka om konferensdeltagande utan att direkt kunna avläsa PR-inverkan. Styrelsen såg det heller inte motiverat som formulerat i ansökan att låta tre deltagare från studiekretsen vara närvarande vid konferensen för att ge information omkring NSU. Däremot ansåg styrelsen att verksamhet där NSU har varit medarrangörer kan beviljas och har beviljats tidigare i bland annat PR-syfte. Styrelsen tolkade dels ansökan som en del av studiekretsens studieverksamhet. Styrelsen motiverade beslutet att NSU ej har möjlighet att ge bidag till extern verksamhet såsom konferens utanför NSUs deltagande och studieverksamhet så som den ser ut idag. Ansökan från studiekrets 4. Vintersymposiet skall avhållas i Reykjavik och kostnaden förmodas bli högre än den vanliga rambeviljningen tillåter. Beräkningen är dock inte på bas av det lägsta priset för resorna/reseersättningarna. Deltagaravgiften är satt till 300 SEK. Styrelsen (med undantag för deltagande av Claus Krogholm, som lämnat in ansökan) beslutade att avslå ansökan. Styrelsen saknade uppgifter i budget om vilken bas som används för beräkning av resor. Styrelsen menade dels att egenavgifter/deltagaravgifter bör höjas, och dels att den beräknade reseersättningen baseras kostnadsmässigt på lägsta priset för resor. Styrelsen kommer därefter att bevilja en ny budget med den återstående kostnadsberäkningen som ligger över SEK. Styrelsen beviljar ersättningen av ett underskott, så länge studiekretsen uppfyller villkoren. 9. NSU Press Claus Krogholm tog upp sin korrespondens med Tapani Ritamäki, Söderströms Förlag, som ett led i övertagandet av NSU Press från tidigare styrelseledamot Dag Petersson. Efter att en ombrytning av en bok aktualiserats med mycket höga oplanerade extra omkostnader för NSU tidigare år, och Claus Krogholm bett om riktlinjer för avtal/nytt avtal, redovisar Tapani Ritamäki delar av den diskussion som försigått mellan honom och Dag Petersson. Denna diskussion kompletterades med kommentarer om dagens (ekonomiska) förhållanden. Kostnader för publikationer skiljer sig mycket beroende på bland annat utgivningsperiod (dyrare under hösten, billigare under våren), tryckerier (transportkostnader varierar), omslagsdesign, omfattningen på eventuell ombrytning och vid vilket tidpunkt den infaller (senare medför dyrare). Här tillkommer kostnader som uppstår genom oerfarna redaktörer som inte är helt insatta i förläggar- och tryckeri-processen. Lämpliga ändringar för webb-text och eventuella andra textdokument med hänsyn till att undvika extra oplanerade omkostnader, sänds av Claus Krogholm till Set Lonnert för genomförande. Det finns en färdig publikation som nu är i distribution: The Hegelian Legacy. Red. Asger Sørensen, Morten Raffnsøe-Møller, Arne Grøn. Dag Petersson har varit i kontakt med Hartmut Rosa vars summertalk ("Alienation and Acceleration. Towards a Critical Theory of Late-Modern Temporality ) förhoppningsvis är på väg. Planerna för keynote speakers sommarsession 2008 Tong Shijun och Andrew Bowie är dock något osäkra i dagsläget. Bokansökningar tas upp till styrelsemöten 1:a maj/1:a oktober. Sekretariatet har mottagit ett notat från tidigare styrelseledamot/koordinator Anne Helness. Anne Helness oroar sig för situationen med norska Ph.D.-studenter och att NSU Press förmodligen inte formellt klarar den nivå som är satt av norska universitet för publikationer av doktorsavhandlingar. Det skulle innebära att NSU blir mindre attraktivt för

6 (norska) doktorander. Styrelsen förstår problemet och ser frågan som relevant. Men styrelsen kan inte se att NSU kan konkurrera med etablerade institutioner med betydligt större resurser, om sådant som publicering. Vad NSU har möjlighet att göra är attrahera bland annat Ph.D.-studerande som ett öppet forum att diskutera och få återkoppling i exempelvis form av kritik för sitt arbete. Däribland kan ingå artikelpublikation i någon antologi via en studiekrets. Denna artikel kan räknas till ett CV, vilket alltid är en positiv möjlighet för studerande/ph.d.-studerande. NSU bör informera speciellt nya deltagare om denna möjlighet. 10. Sommarsessioner Styrelsen har fått genom Helena Johansson/FNF en offert på försäkringar under sommarsessionen. En försäkring har erbjudits NSU av det svenska försäkringsbolaget IF (med utgångspunkt i standard för småföretagarförsäkring). Försäkringen innebär bland annat ansvarsförsäkring, att NSU försäkras i tvistemål kring vilka försäkringar som gäller vid vissa händelser åtar sig IF utredningen. Vanligtvis täcker hemförsäkringen exempelvis stöld eller olycka, vilket förutsätter att deltagarna har en hemförsäkring. Vad som deltagare i sommarsessionen måste göras uppmärksam på är förutom hemförsäkring, att speciellt barn måste täckas av en barnförsäkring under sommaren, och se till att försäkringsskyddet är tillräckligt för vistelse under en sommarsession. Uppmärksamhet om förhållandet kan ske redan vid ansökningen på webben. Styrelsen menar att hemförsäkringar/barnförsäkringar måste tas av familjen och NSU har ej något försäkringsansvar. Gunnel Östlund tog upp problem med oförsäkrade anställda av NSU. De enda som är anställda är barnpassare under sommarsessionen. Det föreföll oklart hur försäkringsskyddet ser ut för dessa anställda och den offert som givits. Ingerid Straume tar kontakt med Helena Johansson och IF innan kommande styrelsemöte för klargörande i fråga om försäkringar för anställda och ber om ny offert. Av tidigare erfarenhet har NSU svårt att ta emot barn med speciella behov under sommarsessionen. NSU har inte kompetens och/eller ekonomiska möjligheter att hantera dessa specialbehov. Efter deltagar-anmälningar och kännedom om deltagaren, kan enskild bedömning ske i samarbete med barnpassare och barnkretsansvarig. Arrkom inbjöds till att närvara vid styrelsemötet. Närvarande från arrkom: Jonas Sørensen, Ida Antônie Lerfald och Kathleen Alana Morley. Sommarsession 2009 Norge, Tyrifjord vecka 30, juli Arrangemangskommittén (arrkom) för sommarsessionen 2009 avhöll arbetsmöte parallellt med styrelsen, och inviterades att delta under denna punkt. Arrkom orienterade om situationen hittills. Arrkom har många av de viktigaste uppgifterna planerade eller i princip åtgärdade. Utflykter av diverse karaktär finns på förslag i dagsläget: stadstur, prommenad, båttur eller ju-jutsu. Hur anmälningar och betalningar sker för utflykter lämnades till senare beslut. Annat kulturellt och socialt programmet är långt kommet i planer, för dagen innehåller det: en berättare, flamenco-gitarrist, jazz-session, musik/danstillställning, etc. Traditionell fotboll planeras, där en match organiseras för barnen och en för de vuxna. Bland de något mer osäkra inslagen var ännu transporter och barnkretssituationen. Arrkom lämnade mötet. Styrelsen diskuterade vidare ett stort informationsproblem som funnits under föregående sessioner kring kretsprogram. Förslag är att första dagen på sommarsessionen under faellemöte sätts det preliminära programmet, och det är därför viktigt att koordinatorerna kommer till detta möte. Under måndagen kan de kretsansvariga inom styrelsen höra sig för med kretsarna/koordinatorerna om programmet har ändrats, och även påminna om att

7 meddela avisen ändringarna. Ett dokument/modell skall utarbetas för att sätta in kretsprogram både kretsvis och dagsvis. Set Lonnert presenterar en lösning som förhoppningsvis kan användas av avisen, där informationen går via inmatning på webben. Set Lonnert kommunicerar med Ingerid Straume och Lene Auestad om förslaget. Styrelsen beslutade att abstracts som tas in vid anmälningarna inte skall publiceras i avis nr. 0. De kan däremot tas emot och granskas av den koordinator som så önskar för att bedöma deltagare. Den krets/koordinator som så önskar kan ta emot papers/abstracts via epost, och sätta upp dokument under sin respektive krets hemsida för deltagarna att ladda ner. Styrelsen menade att ingen kontanthantering skall gå över sekreteraren. Arrkom har möjlighet om de så beslutar att använda kontantkassa där kontant förskott går ut till konto från Helena Johansson. Sommarsession 2010 Finland Annika Sillander presenterade några alternativ för sommarsession Två ställen är aktuella för tillfället, Kiljavaraanta och Karis Folkhögskola. Tyvärr verkar bokningar av Kiljavaraanta kollidera med NSUs traditionella veckoplanering. NSU kan dock förskjuta sin vecka någon dag. Västernylands Folkhögskola är också intressant då det finns möjighet till svensktalande (samnordisk arrkom). Styrelsen söker vidare efter arrkom-kontakter som både talar finska och någon skandinaviska. Annika Sillander beställer intressanta offerter från möjliga sommarsessions-platser efter NSUs specifikation. Kontrakt presenteras till sommarsessionens styrelsemöte. 11. Inkomna saker Inkomna saker har behandlats under respektive protokollförd punkt. 12. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte är satt till 5-7 juni, och förläggs till Malmö Mötet är tänkt att ske i samarbete med FNF. 13. Eventuellt Inför nästa möte: a) Styrelsen dryftade problem med olika deadline och på webben "Året i NSU" (men även konsekvenser för den årsplan som finns för olika funktioner: ordförande, sekreterare, bokföring etc). Styrelsen avser att behandla mer detaljerade frågor om detta under året och överväga olika synpunkter på förändringar. b) Alternativ placering av "Handbok för koordinatorer" på NSUs webbplats diskuteras av styrelsen vid nästkommande möte. (För närvarande under "Vintersymposium".) c) Datum för utskick av nyhetsbrev nr. 4 kommer att diskuteras av styrelsen vid kommande styrelsemöte (under punkten Studieprogram). Förslag är att placera utskicket kring början av januari. 14. Mötet avslutas Annika Sillander avslutade mötet.

8 Annika Sillander, ordförande Ingerid Straume, styrelsemedlem Gunnel Östlund, styrelsemedlem Claus Krogholm, styrelsemedlem Ágúst Þór Árnason, styrelsemedlem Set Lonnert, sekreterare