UTBILDNING I E-PLIKT VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Transkript

1 UTBILDNING I E-PLIKT VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

2 DISPOSITION Historik och bakgrund Nätverk och kontaktpersoner Rekvisit för e-pliktigt material Hur gör man med e-plikt vid Göteborgs universitet Exempel på material och webbsidor Nätverk och kontaktpersoner Frågor

3 PLIKTLEVERANSER AV ELEKTRONISKT MATERIAL Kulturarvet i Sverige Tryckt material minskar Digitalt ökar Lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material E-plikt

4 E-PLIKTSVERKSAMHET REKTORS BESLUT att pliktleveranser ska införas och genomföras i enlighet med föreliggande promemoria. att Universitetsbiblioteket ska samordna e- pliktsverksamheten. att ansvaret för att identifiera, samla in, specificera och förmedla relevant elektroniskt material åvilar ansvarig chef vid organisatorisk del där det har gjorts tillgängligt för allmänheten.

5 REKVISIT FÖR E-PLIKTIGT MATERIAL Elektroniskt material avgränsad fil Gör materialet tillgängligt Avsett för allmänheten Via nätverk dvs. GU:s hemsidor Vilket elektroniskt material har ni på era sidor?

6 E-PLIKTIGT MATERIAL Full omfattning lagens skyldigheter: omfång, typer av material, hela universitetet omfattas Egentliga myndighetspublikationer Avhandlingar, abstracts, forskningsrapporter, vetenskapliga tidskrifter, working papers m.m. Kursplaner och litteraturlistor Ytterligare myndighetspublikationer: Årsberättelser, magasin, informationsmaterial m.m.

7 E-PLIKT VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Webbsida på medarbetarportalen: E-post:

8 HUR GÖR VI MED E-PLIKT VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Ledord enkelhet Automatisering i befintliga system GUBAS KURSPLANER GUPEA FORSKNINGSPUBLIKATIONER

9 EGENTLIGA MYNDIGHETSPUBLIKATIONER - KURSPLANER OCH LITTERATURLISTOR Avslutat dokument På webben För allmänheten

10 EGENTLIGA MYNDIGHETSPUBLIKATIONER KURSPLANER OCH LITTERATURLISTOR GUBAS

11 EGENTLIGA MYNDIGHETSPUBLIKATIONER- FORSKNINGS-PUBLIKATIONER avhandlingar abstracts forskningsrapporter vetenskapliga tidskrifter working papers

12 Forsknings- Egentliga myndighetspublikationerpublikationer GUPEA

13 GUPEA VAD ÄR DET gupea.ub.gu.se Göteborgs Universitets Publikationer - Elektroniskt Arkiv spa 1. Ett elektroniskt arkiv för uppladdning av fulltexter 2. Varje fil registreras med detaljerad metadata 3. Varje post tilldelas en permanent identifierare; en handle-länk 4. Sökmotoroptimerad för att lokaliseras av exempelvis Google = lokalt open access-arkiv 6. Har en sökfunktion för begrepp om/ i dokumenten 7. Med GUPEA-handle importeras informationen lättare till GUP 8. Numera leverantör av e-pliktiga dokument + tillhörande metadata!

14 GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK, DIGITALA TJÄNSTER Hitta till GUPEA 1. Googla gupea 2. UBs hemsida 3. Medarbetarportalen / Service & stöd / Kommunikation / E-plikt

15 ATT ADMINISTRERA I GUPEA Från GUPEA till KB e-plikt ingen extra åtgärd Kontakta GUP-support: gup@ub.gu.se eller

16 SUMMERING AUTOMATISK E-PLIKTLEVERANS GÄLLER: Utbildningsmaterial via GUBAS Forskningsmaterial via GUPEA Levereras AUTOMATISKT, inget merarbete för instutionen. MEN: Dokument utöver ovan kategorier måste hanteras MANUELLT.

17 Manuell bedömning hur ska man tänka? Tillgängliggjort för allmänheten = materialet är i första hand till för allmän spridning Internt arbetsmaterial som i första hand vänder sig till personalen såsom riktlinjer, policys, handböcker, styrdokument, minnesanteckningar och protokoll omfattas ej även om allmänheten kommer åt dem Texter som skrivs direkt på webben med en webbpubliceringsapplikation är inte en avgränsad enhet som e- pliktlagen talar om och omfattas ej Innehållet i en film ska informera på samma sätt som en broschyr.

18 ATT LEVERERA IN E-PLIKT VIA LEVERANSFORMULÄRET Logga in via medarbetarportalen Filmer kan inte levereras in via formuläret. Levereras in via FTP. e-plikt/leverans/

19 ATT LEVERERA IN FILM VIA FTP Första gången du använder dig av FTP, skall du maila Ingela Fryklund i samordningen för e-plikt Ladda ner en FTP-klient, som kan läsa TLS/SSL Explicit kryptering. Ett förslag är WinSCP. För att leverera måste du logga in med ditt x-konto och med informationen till höger

20 VAD HAR NI PÅ ER SIDOR SOM ÄR E-PLIKTIGT? Låt oss titta på några exempel

21 EXEMPEL PÅ ICKE LEVERANSPLIKTIGT MATERIAL Blanketter Nyhetsnotiser Platsannonser Kalendarier Pressmeddelanden Seminarieinbjudningar Powerpoint presentationer Statistik och publikationer från andra myndigheter Remissyttranden Interna utredningar Handlingar som rör förvaltningsärenden Databaser Handböcker Protokoll och minnesanteckningar Bloggar Radioprogram, inspelningar av konserter

22 FRÅGOR OCH SVAR Vad gäller om materialet både finns i tryckt och elektronisk form? Om en myndighet publicerar en skrift i både tryckt och digital form ska båda levereras. Nätverksadressen man skall uppge i inlämningsformuläret, är det till sidan som filen ligger på eller är det direktadressen till själva filen? - Det är direktadressen som man skall uppge. T.ex. ett magasin som finns i två versioner, en med svensk text och en med engelsk översättning. Måste båda levereras in eller räcker det med den svenska versionen? Trots att det är samma innehåll, så måste alla språkvarianter av ett material levereras. Hur ska man tänka med sociala medier och e-plikt? Webbunikt innehåll som uppfyller förutsättningarna för e-plikt på Facebook eller Youtube, är leveranspliktigt. Twitter och bloggar däremot betraktas inte som leveranspliktiga.

23 E-PLIKT FLÖDESSCHEMA

24 ANVÄND NÄTVERKET! Nyheter Frågor och svar Utbyt erfarenheter Informationsmaterial e-plikt/natverk-for-kontaktpersoner

25 HUR FUNGERAR ERT ARBETE MED E-PLIKT? Hur har ni lagt upp arbetet kring e-plikt? Vad har varit svårt/tar mycket tid? Har ni tips till andra hur man kan arbeta? Problem och frågor? Är stödet från samordningen bra? Skall vi fortsätta med nätverksträff en gång om året och vill ni ha kvar informationsmailen ca var tredje månad?