Leverans av pliktexemplar

Transkript

1 Gäller för: Region Kronoberg Utförs på: Region Kronoberg Riktlinje Process: RGK Hantera uppdrag Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Anna Widströmer, Regionjurist Fastställd av: Ulrika Gustafsson, Kanslidirektör Revisions nr: 2 Innehåll 1 Pliktexemplar Region Kronobergs leveransplikt Vem ansvarar för leveransplikten inom Region Kronoberg? Analogt material Digitalt material Analoga pliktleveranser Vilka trycksaker omfattas hos Region Kronoberg Hur ska leveransen gå till Pliktleverans av elektroniskt material, e-plikt Vilka digitala trycksaker omfattas hos Region Kronoberg? Hur ska materialet levereras? Generella regler analogt material Vilka trycksaker omfattas och varför? Upplaga Små upplagor Generella regler digitalt material Leveranspliktigt elektroniskt material Vilken typ av publikationer ska levereras till Kungliga biblioteket? Leveransmetoder och medföljande information Rekommenderade filformat Medföljande information (s.k. metadata) Leverans över nätverk Leverans genom webbuppladdning RSS-leverans FTP-leverans Leverans på fysisk databärare...8 Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 1 av 8

2 1 Pliktexemplar Myndigheter och andra som framställer tryck har en plikt att leverera exemplar för bevarande till Kungliga biblioteket och sex av landets universitetsbibliotek, en såkallad leveransplikt. Plikten gäller både analoga trycksaker och digitalt framställda handlingar. Läs mer om vad som gäller generellt vid pliktleveranser, vad pliktleveranser är och vad som omfattas av den och hur den ska genomföras längre ner i detta dokument. 2 Region Kronobergs leveransplikt När en myndighet omfattas av e-plikt ska myndigheten registrera sig som pliktleverantör av elektroniska leveranser. Det är Regionstyrelsen som ansvarar för pliktleveranserna och som därmed ska registrera sig som pliktleverantör, både vad gäller analoga och digitala leveranser. Enskilda nämnder ska inte själva registrera sig, utan företräds av styrelsen. Kommunala bolag och stiftelser, så kallade privaträttsliga subjekt, räknas inte som myndigheter men de kan bli leveranspliktiga som enskilda. 2.1 Vem ansvarar för leveransplikten inom Region Kronoberg? Genom detta dokument utses ansvariga för leveransplikten i Region Kronoberg. Ansvaret är möjligt att delegera vidare till lämplig tjänsteman Analogt material Region Kronobergs tryckeri verksamhetsansvar för pliktleveranser av analogt material som trycks inom Region Kronoberg. Det innebär att i samband med att leveranspliktigt material trycks upp ska tryckeriet se till att det skickas varsitt exemplar till Kungliga Biblioteket samt de olika universiteten. Yttersta ansvaret för att bevaka att leveranser sker ligger på chefen för tryckeriet. Denne kan i sin tur utse någon av de anställda på tryckeriet som ansvariga för att fullfölja plikten. Utses någon annan som ansvarig ska det dokumenteras och diarieföras. Anlitas externa svenska tryckerier ligger ansvaret på det anlitade tryckeriet Digitalt material När det gäller digitalt material finns ett delat ansvar mellan Kommunikationsavdelningen, FoU Kronoberg, Länstrafikens marknadsavdelning och Kansliavdelning. 3 Analoga pliktleveranser Enligt lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument har Kungliga biblioteket, och universitetsbiblioteken i Lund, Göteborg, Linköping, Stockholm, Umeå samt Uppsala rätt att utan kostnad erhålla ett exemplar vardera av varje tryckt skrift eller dokument som ges ut för spridning i Sverige. Plikten gäller när avsikten med publikationen är att sprida den till allmänheten, eller vid framförande inför en större sluten krets. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 2 av 8

3 3.1 Vilka trycksaker omfattas hos Region Kronoberg För att underlätta bedömningen av vad hos Region Kronoberg som kan utgöra pliktleveransskyldiga analoga trycksaker listas nedan sådant som omfattas av skyldigheten: Publikationer och rapporter Årsredovisningar Vägledningar Råd och anvisningar Nyhetsbrev Tidsskrifter, broschyrer och trycksaker Informationsmaterial Planer Program Sådant som inte omfattas av pliktleveransen är skrifter som endast är avsedda för spridning inom den egna förvaltningen eller inom kretsen av förtroendevalda, exempelvis: protokoll och handlingar 3.2 Hur ska leveransen gå till Varje tryckt skrift, som omfattas av pliktleverans, ska skickas som ett pliktexemplar vardera till Kungliga Biblioteket samt till universitetsbiblioteken i Lund, Göteborg, Linköping, Stockholm, Umeå samt Uppsala. Trycksaker som ska levereras till Kungliga Biblioteket ska skickas in tillsammans med en leveransförteckning eller trycklista i två exemplar. Denna förteckning är en allmän handling när de inkommit till Kungliga Biblioteket. Det innebär att vem som helst kan ta del av innehållet i listorna. Förteckningen fungerar också som ett kvitto eftersom det ena exemplaret skickas tillbaka till den som levererat materialet. Mall för leveransförteckningen finns på Kungliga Bibliotekets hemsida. Pliktleveranserna i sig, det vill säga de tryckta skrifterna som skickats in, är normalt sett inte allmän handling hos mottagaren. Portot för pliktleveranserna betalas av Kungliga Biblioteket och det går också att får förtryckta adressetiketter om man tar kontakt med Svenska ISBN-centralen på telefon: eller e-post: plikt@kb.se. 4 Pliktleverans av elektroniskt material, e-plikt Enligt lagen (2012:492) om pliktleverans av elektroniskt material omfattas elektroniskt material som tillgängliggjorts efter den 31 december 2014 av pliktleverans. Lagen är ett komplement till pliktexemplarslagstiftningen. Syftet är att samla in och bevara även denna del av det svenska kulturarvet till stöd för forskningen. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 3 av 8

4 Lagen omfattar inte privatpublicering utan vänder sig i första hand till dem som producerar och tillgängliggör publikationer i sin yrkesutövning. 4.1 Vilka digitala trycksaker omfattas hos Region Kronoberg? Elektroniska trycksaker som omfattas av leveransplikten är en elektronisk upptagning med text, ljud eller bild som har ett på förhand bestämt innehåll som är avsett att presenteras vid varje användning. Det elektroniska materialet ska vara av avslutad och permanent karaktär. En annan förutsättning för pliktleverans är att materialet ska röra svenska förhållanden, rikta sig till allmänheten i Sverige och/eller ha en svensk upphovsman. Exempel på handlingar hos oss som omfattas är: Publikationer och rapporter Årsredovisningar Vägledningar Råd och anvisningar Nyhetsbrev Tidsskrifter, broschyrer och trycksaker Informationsmaterial Planer Program 4.2 Hur ska materialet levereras? När man har pliktleveransskyldigt material så ska en kopia av varje fil skickas till Kungliga biblioteket, som sedan gör en säkerhetskopia av filen. Leveranserna sker via Kungliga bibliotekets hemsida där leverantören kan logga in och registrera sig som e-pliktsleverantör och därefter påbörja leveranserna. Materialet ska levereras till mottagaren inom tre månader från det att publikationen har tillgängliggjorts för allmänheten. 5 Generella regler analogt material Svenska tryckerier är ansvariga för pliktleveranserna, medan utgivaren är leveransansvarig när ett utländskt tryckeri används. Material som Region Kronoberg lämnar för tryckning utomlands måste hanteras av oss. Om Region Kronoberg använder sig av en underleverantör så avgörs vem som ska skicka in pliktexemplaren av vem som står som tryckare i skriften. Pliktexemplar ska skickas en gång i kvartalet. Har man en liten produktion kan man efter överenskommelse med Kungliga Biblioteket leverera mer sällan. 5.1 Vilka trycksaker omfattas och varför? För att en skrift ska anses vara utgiven och spridd ska den finnas i ett större antal exemplar. Med detta menas en upplaga på cirka 30 exemplar och mer. Även elektroniska dokument (exempelvis på cd-rom) som framställs i minst 50 exemplar omfattas av leveransplikten. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 4 av 8

5 För att en skrift eller ett verk ska vara leveranspliktig ska de i huvudsak vara skrivet på svenska, ha en svensk upphovsman, framföras av svensk konstnär eller i första hand vara avsedd för spridning någonstans inom Sveriges gränser. Innehållet i en skrift kan ge en ledtråd om publikationen är leveranspliktig eller inte eftersom man där ofta kan se vilka skriften riktar sig till. Om enstaka tryckta exemplar av online-publikationer 1 framställs för att bevara publikationen, betraktas de inte som allmänt spridda. Pliktleverans ska även ske vid nytryck av en bok utan textförändringar men då endast i ett exemplar som ska skickas till Universitetsbiblioteket vid Lunds universitet Upplaga Upplaga definieras som de exemplar som framställs av samma sättning eller inskrivning av texten. En ny upplaga kräver en ny inskrivning eller mer omfattande redigering av texten. Exemplar som utgår från samma sättning eller inskrivning räknas som nya tryckningar av samma upplaga. De tidsmässiga skillnaderna i trycket kan i princip vara hur stora som helst. Digitaltrycktekniken innebär definitionsmässigt inte något nytt. Däremot kan det vara svårt att tillämpa pliktexemplarslagen på små upplagor. Lagen föreskriver allmän spridning för att leveransplikt ska inträda, men det finns ingen undre gräns angiven för antal exemplar Små upplagor Pliktexemplarslagen gäller även dokument som endast framställts i små upplagor. Sådana upplagor har ofta framställts med digitaltryckteknik 2. För färre upplagor än 30 räcker det med två pliktexemplar (till Kungliga biblioteket och Lunds universitetsbibliotek) skickas in vid första produktionstillfället. Om den beställda upplagan överstiger 30 exemplar gäller dock ordinarie antal pliktexemplar (sju exemplar). 6 Generella regler digitalt material Från 1 januari 2015 omfattas alla statliga myndigheter under regeringen och kommunala myndigheter av leveransplikt. Plikten gäller för elektroniskt material som tillgängliggjorts efter den 31 december Leveranspliktigt elektroniskt material Med elektroniskt material menas en avgränsad enhet av en elektronisk upptagning med text, ljud eller bild som har ett på förhand bestämt innehåll som är avsett att presenteras vid varje användning. Det elektroniska materialet ska vara av avslutad och permanent karaktär. 1 Ett verk som publicerats på nätet 2 Informationen överförs i en helt digital process från början till slut, tryckplåtar används inte Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 5 av 8

6 I definitionen ovan sägs att materialet ska vara en avgränsad enhet vilket innebär en elektronisk fil, oavsett omfång. Vidare menar man med avslutad och permanent karaktär att filen ska vara färdig. Om det inte längre fortlöpande förs in eller ändras i informationen, eller om kommentarsfunktionen stängs (för till exempel artiklar med kommentarsfält), så kan det vara ett tecken på att materialet är att betrakta som avslutat. Filer som förs fortlöpande får inte blandas samman med filer som publiceras i olika upplagor eller versioner. De senare är leveranspliktiga, eftersom varje upplaga eller version har ett på förhand bestämt innehåll. För leveransplikt gäller vidare att det ska vara material som är tillgängligt för allmänheten. Elektroniskt material anses vara avsett för allmänheten om det: är åtkomligt för i princip vem som helst via internet eller något annat nätverk kan tillhandahållas gratis eller mot en avgift är skyddat av lösenord eller motsvarande och i princip vem som helst kan få tillgång till ett sådant lösenord Även om ett visst material bara är tillgängligt ett visst antal gånger hindrar det inte att det kan anses vara tillgängligt för allmänheten. En annan förutsättning för att pliktleverans ska ske är att materialet ska röra svenska förhållanden. Materialet anses röra svenska förhållanden om det: huvudsakligen riktar sig till allmänheten i Sverige och/eller innehåller svenska i en inte obetydlig omfattning och/eller har en svensk upphovsman eller är ett framförande av en svensk konstnär, t.ex. musiker eller sångare Vilken typ av publikationer ska levereras till Kungliga biblioteket? Leveransplikten gäller främst för så kallade egentliga myndighetspublikationer. Med en egentlig myndighetspublikation menas här: publikationer som motsvarar de publikationer som tidigare utgavs i tryckt form. Det är publikationens karaktär som avgör medan omfattningen kan variera en publikation som vanligtvis består av bara en fil eller några sekventiellt lagrade filer, till exempel en huvudskrift med bilaga. Det är material som till sin uppbyggnad är av enklare karaktär det vill säga som främst består av en fil, som blir leveranspliktigt. Fler exempel på vad som är leveranspliktigt material för myndigheter hittar du i foldern Pliktleverans av elektroniskt material för myndigheter på Kungliga Bibliotekets hemsida. Annat material som kan finnas på myndigheters webbplatser, såsom nyhetsnotiser och liknande är inte leveranspliktigt. Inte heller material som är en del av ett förvaltningsärende, till exempel remissvar, är leveranspliktigt. Dessa betraktas som arkivhandlingar. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 6 av 8

7 Den elektroniska utgåvan ska levereras även om en motsvarande analog publikation redan har levererats som pliktexemplar. Skälet till att Kungliga biblioteket ska samla både den analoga och den digitala versionen av en publikation är att alla myndighetspublikationer ska samlas och tillgängliggöras på ett ställe. Filer som myndigheten lägger ut för självkopiering är leveranspliktiga liksom om myndigheten bara låter trycka upp en mindre upplaga av en publikation. 6.2 Leveransmetoder och medföljande information Det finns flera sätt att leverera elektroniska pliktexemplar till Kungliga biblioteket och nya metoder utvecklas hela tiden. De metoder som finns för närvarande är att sätta upp automatiska nätleveranser eller ladda upp filer och information genom manuell webbuppladdning. Det finns även möjlighet att skicka in material på fysisk databärare Rekommenderade filformat Pliktexemplaren ska levereras i det format som de tillgängliggörs hos utgivaren, ingen konvertering ska behöva göras. Om samma fil publiceras i olika format ska filen levereras i det format som är mest arkivbeständigt. Kungliga biblioteket har tagit fram ett antal rekommenderade filformat för e-pliktleverans via nätverk, se mer på deras hemsida. Dessa rekommendationer syftar till att maximera livstiden på de filer som levereras samt garantera bästa möjlighet att hämta och förstå den information som finns lagrad Medföljande information (s.k. metadata) För att göra det möjligt att söka i materialet är det nödvändigt att viss obligatorisk information följer med levererade e-pliktexemplar. Detta gäller oavsett leveranssätt. Den lagstadgade informationen som ska bifogas i den ifyllda mallen är: var och när filerna först tillgängliggjordes i vilket format filerna först presenterades koder som öppnar lösenordskyddade filer det elektroniska materialets samband med annat material som ska lämnas som till exempel de olika filernas inbördes ordning i en artikel eller sambandet mellan de levererade filerna och analogt material som ska lämnas enligt lagen om pliktexemplar av dokument Leverans över nätverk Innan man bestämmer sig för att leverera över nätverk är det viktigt att ta del av de tekniska förutsättningar som krävs. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 7 av 8

8 Det finns flera sätt att leverera elektroniskt material till Kungliga biblioteket. Notera att det är möjligt för en leverantör att välja olika leveranssätt för olika typer av elektroniskt material Leverans genom webbuppladdning Den som inte har så omfattande leveranser och som levererar mer sällan kan ladda upp filer i ett webbformulär. Den medföljande information som behöver bifogas skrivs in direkt i formuläret RSS-leverans Att leverera e-pliktmaterial till Kungliga Biblioteket via RSS innebär att leverantören sätter upp en specialanpassad RSS-tjänst hos sig som följer ett visst format (schema), en kombination av Dublin Core och Yahoos media RSS, vilket tillhandahålls av Kungliga biblioteket. Finns redan en RSS-tjänst skapar leverantören en modifierad kopia av den för e-pliktmaterialet. Kungliga Biblioteket ansvarar sedan för att hämta dataflödet. Hämtningen utgår från publiceringsdatum och tid när Kungliga Biblioteket hämtar materialet utifrån RSSflödet FTP-leverans Att leverera e-pliktexemplar till Kungliga Biblioteket via FTP innebär att leverantören själv paketerar materialet. För att ett sådant paket ska kunna tas emot och behandlas av Kungliga Biblioteket krävs att vissa namngivningsregler följs samt att en SIP bifogas med information om innehållet i paketet enligt ett visst schema som tillhandahålls av Kungliga Biblioteket. SIP:en består av en XML-fil för varje enhet (till exempel en artikel) och hålls samman som mappar i en katalogstruktur. Leverantören skickar sedan paketen till KB med hjälp av filöverföringsprotokollet FTP Leverans på fysisk databärare För leverans på fysisk databärare rekommenderar Kungliga biblioteket USBminne av flashtyp som kan strömförsörjas via anslutningen till datorn. Den ska inte ha en extern strömkälla som exempelvis en batterieleminator. Leverantören ska skicka ett pliktadresserat kuvert som innehåller: USB-minne som innehåller filerna och en ifylld metadatamall som innehåller information om de levererade filerna en ifylld leveransförteckning i pappersform en skärmbild i pappersform av filkatalogen Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 8 av 8