Kungl. bibliotekets expertgrupp för samordning av digitalisering Tisdag den 8 december, 2009

Transkript

1 ANTAL SIDOR 1(8) Kungl. bibliotekets expertgrupp för samordning av digitalisering Tisdag den 8 december, 2009 Närvarande: Harriet Aagaard, Per Cullhed, Christina Friström (ordförande), Lars Ilshammar, Mats Lindquist, Agneta Olsson, Erik Siira, Ana Durán (sekreterare) Anmälda förhinder: Mats Danielsson, Pelle Snickars; Lars Lundqvist 1 Mötet öppnas Ordförande Christina Friström hälsade alla välkomna. 2 Förslag till dagordning Dagordningen godkändes. 3 Föregående mötes anteckningar Minnesanteckningarna från sammanträden som hölls i Finland i samband med studiebesöket och daterat 9-10 september 2009 lades till handlingarna efter vissa kompletteringar och ändringar. Anteckningarna är efter dessa ändringar klara att läggas ut på den externa webben. 4 Gruppens mandat och uppdragsbeskrivning - KB nationalbiblioteksuppgifter v. gruppens nationella samordningsuppgifter, inkl rapport från Biblioteksstämman Ordförande Christina Friström rapporterade dels från ett dialogmöte hos avdelningen för Nationell samverkan på KB där alla expertgruppernas ordförande och sekreterare träffades den 19 november och dels från

2 ANTAL SIDOR 2(8) biblioteksstämman den 20 november där KB:s alla expertgruppers ordförande och sekreterare också deltog. Dialogmötet hade kommit till stånd efter önskemål från expertgrupperna om att kunna ha kommunikation med varandra för utbyte av reflektioner och synpunkter om KB:s inflytandestruktur. Det beslutades vid dialogmötet att ansvariga vid Nationell samverkan ska verka för att dialogmöten kommer att hållas regelbundet samt att man ska undersöka hur en lämplig kommunikationsstruktur mellan grupperna skulle kunna se ut. På biblioteksstämman höll varje expertgruppsordförande ett inlägg om hur man såg dels på uppdraget som sådant samt på arbetet i sin grupp. Det fanns i år också en utställningsyta där varje expertgrupp kunde presentera sig. Vår expertgrupp visade upp projektet DigX och vi delade också ut en för ändamålet framtagen liten folder om gruppen, den samt en liten folder om DigX bifogas dessa minnesanteckningar. Christina Friström framförde i sitt inlägg nödvändigheten av att hålla isär KB:s nationella uppdrag att samla in, tillhandahålla och bevara elektroniskt fött material och Expertgruppens uppdrag som f.n. är att nationellt samordna digitalisering av traditionellt publicerat material och därefter tillgängliggöra den elektroniska versionen. Denna åsikt har tidigare framförts direkt till chefen för Nationell samverkan, Gunilla Herdenberg som samtyckt till tolkningen. Riksbibliotekarien kom heller inte med några invändningar vid stämman. Eftersom KB:s och expertgruppens arbete inte ligger i fas, de vetenskapliga institutionerna har större brådska att tillgängliggöra efterfrågat material till forskare, studenter och allmänhet medan KB:s mångfacetterade uppdrag kräver andra typer av strategiska, tekniska och juridiska ställningstaganden liksom framtagning av metoder. Det fortsatta arbetet måste därför ske i två parallella spår och kontinuerliga avstämningar mellan KB och forskningsinstitutionerna måste ske för att förhindra divergens. De adjungerade från KB får ta ett större ansvar när det gäller att till expertgruppen avrapportera vad som händer på KB och vice versa. Dessutom anser expertgruppen det viktigt att nationella seminarier eller workshops anordnas för erfarenhetsutbyten och önskemålsavstämningar rörande digitaliseringsbehov.

3 ANTAL SIDOR 3(8) Expertgruppen önskar emellertid, för att förhindra missförstånd, erhålla en mer detaljerad redovisning från KB:s ledning om hur man där ser på expertgruppens nationella uppdrag, KB:s nationella uppdrag samt regeringen nya nationella uppdrag inom digitaliseringsområdet, innehållsligt, strukturellt och organisatoriskt. - Diskussion om ytterligare av utvidgning av gruppen Ana Durán föreslog att en representant från Statens musiksamlingar ska erbjudas vara med i expertgruppen. Myndigheten får ett utökat uppdrag efter nyår vilket innebär en rejäl breddning av samlingarna som då förutom musik även kommer att inkludera dans och teater. Expertgruppen uttryckte sitt gillande till förslaget och menade att det kommer att bli ett viktigt tillskott till expertgruppens kompetens och därtill i linje med gruppens uppdrag att verka gränsöverskridande. Gruppen diskuterade åter frågan som flera gånger varit uppe om att försöka rekrytera fler ledamöter från forskarsamhället. Gruppens medlemmar fick i uppdrag att fundera över personer som brett kan representera humaniora och/eller samhällsvetenskap. - Förslag om undergrupper till expertgruppen Erik Siira presenterade ett förslag om att bilda en teknikergrupp som en informell undergrupp till expertgruppen. Per Cullhed tog upp behovet av en motsvarande undergrupp när det gäller identifiering av objekt och samlingar för digitalisering. Per Cullhed och Erik Siira fick i uppdrag att inför expertgruppens nästa möte ha formulerat vad respektive undergrupp ska göra och vilka mandat den ska ha. Dessutom är det viktigt att det framgår kommunikationsvägarna och relationen till expertgruppen ska se ut. Övriga expertgruppers undergrupper arbetar enl. uppgift informellt, framlägger förslag men beslutar inte. 5 Presentations- och rapporteringsrunda - Tidningsdigitaliseringen vid Kungl. biblioteket

4 ANTAL SIDOR 4(8) Erik Siira informerade om att EU satsar drygt 16 miljoner på ett utvecklingsprojekt för tidningsdigitalisering. Riksarkivet, KB och Mittuniversitetet har startat ett projekt som de kallar Digidaily. Målet är att utveckla system och metoder som gör det möjligt att inleda en massproduktion för digitalisering av tidningar. Arbetet kommer att ske vid Riksarkivets anläggning i Fränsta, Ånge som har en unik kompetens när det gäller digitalisering av stora mängder material. Mittuniversitetet kommer att medverka i utvecklingen av avancerade system för texttolkning, bildteknik med mera. KB bidrar med sin stora samling tidningar. Tidningar är ett prioriterat material för digitalisering hos KB. EU-bidraget handlar inte om digitaliseringen i sig själv, utan om att utveckla metoder och göra det möjligt att inom tre år få igång en verklig massdigitalisering. Medfinansiärer är även Länsstyrelsen i Västernorrland och Schibsted Sverige AB. Vidare informerade Erik Siira om att KB påbörjat en digitalisering av svensk dagspress för att bevara och förbättra tillgängliggörandet. Det material som nu blir tillgängligt är producerat inom två projekt: Digitalisering av svensk dagspress samt ett EU-finansierat projekt TELplus som ingår i projektet The European Library och i projektet Europeana. Till detta har KB skapat en ny webbtjänst som ger tillgång till drygt sidor tidningstext. Men tjänsten ingår också i KB:s fortlöpande digitaliseringsarbete. Urvalet av material består av flera titlar, dels större tidningar dels landsortstidningar för att visa en helhetsbild av svensk dagspress. Detta speglar spridningen i tid och geografi av svensk tidningsutgivning från 1700-tal till 1900-tal. Man kan söka på namn och tid, eller bara bläddra i de 24 tidningar som hittills ingår. Direktskannat material återges i färg medan skannad mikrofilm återges i svartvitt. Trunkeringen stöds för närvarande inte vid sökning. Däremot kan trunkering användas i fälten för avgränsningar. För varje enskild tidningssida kan man vid sidan om i ett eget fönster se den OCRlästa texten. Materialet som finns i databasen har blivit OCR-tolkat för att möjliggöra indexering och fritextsökning. Den tolkade texten används som den är efter OCR-tolkningen. Förlagans kvalitet avgör resultatet. En lägre kvalitet ger ofta sämre resultat vid OCR-tolkning. Bildfilerna är sparade i formatet jpeg (jpg). Storleken på filerna varierar beroende på förlagans storlek. Om en tidningssida i original har ett mycket stort fysiskt format ger detta återverkningar på bildfilens storlek.

5 ANTAL SIDOR 5(8) Möjlighet finns att spara ned varje enskilt nummer som en PDF-fil, men då utan den OCR-ade texten - än så länge. Tjänsten är en betaversion som kommer att utvecklas ytterligare. - Samarbetet kring upphandling av digitaliseringsrobot Erik Siira och Christina Friström informerade om samarbetet kring avropsavtal för digitaliseringsrobot. I samarbetsgruppen ingår KB, UB Lund, SUB, Uppsala UB och Umeå UB. Göteborgs UB framförde önskemål om att ingå i gruppen. Eftersom detta endast skulle innebära en mindre fördröjning men ge större tyngd åt avtalet stödde KB och UB Lund detta önskemål. Se bilagan med upphandlingsdokumentet. - ProBok-projektet Per Cullhed informerade om samarbetsprojektet mellan UB Lund och Uppsala UB. Upprinnelsen var ett önskemål om att kunna skapa en gemensam proveniensdatabas för bilder i böcker. Projektet har fått 6 miljoner för från Riksbankens jubileumsfond. Det är ett pilotprojekt som kommer att generera en hel del bildmaterial som ska samsas med auktoritetsregister. - DigX-registret Christina Friström informerade om att projektet kommer att bli klart i tid och att man skickat en beräkning till KB av vad det kommer att kosta att drifta tjänsten fortsättningsvis. Vem som fortsättningsvis kommer att ansvara för driften av tjänsten är ännu oklart men expertgruppen bedömer tjänsten som oumbärlig i det nationella digitaliseringssamarbetet. Marknadsföringen av tjänsten bör ske via seminarier och workshops. Målet är att det ska bli lika naturligt att registrera projekt i DigX som tryckt och elektroniskt material i LIBRIS. Diskussioner om vidareutveckling av DigX-registret t.ex. när det gäller en AM-anpassning och statistikfunktioner får sättas igång så snart driftsansvarig institution är känd.

6 ANTAL SIDOR 6(8) - Reserapport Finland Christina Friström och Ana Durán gav en kort muntlig reserapport. En skriftlig reserapport håller på att utarbetas och kommer att läggas ut på hemsidan tillsammans med alla PowerPoint-bilderna från Finland. 6 Projektansökningarna Ana Durán och Christina Friström föredrog resultatet av överläggningarna i den särskilda arbetsgrupp som fått uppdraget att färdigbehandla projektansökningarna. Utformningen av expertgruppens förslag till bifall och avslag diskuterades, preciseringar gjordes. Det slutliga förslaget ska överlämnas till RB för beslut. När RB har fattat sitt beslut kommer informationen om vilka projekt som fått bidrag att anslås på KB:s hemsida. 7 Information - Om arbetet med digitaliseringsplanen Ana Durán informerade om att det sedan länge råder en oklar situation när det gäller detta arbete. På KB pågår och planeras flera projekt som på olika sätt och i olika hög grad griper in i det som Digitaliseringsplanen skulle ha omfattat. Dessa projekt är inte koordinerade med Digitaliseringsplanen vare sig tidsmässigt, innehållsligt, organisatoriskt eller strategiskt. Dessutom har man beslutat att ABM-centrum ska få en ny inriktning på digitaliseringsfrågor i ett nationellt perspektiv. Till det kommer uppdraget från regeringen som presenterades i september och beslutades i november och som innebär att man uppdrar åt KB och flera andra myndigheter och institutioner att inkomma med underlag för en nationell strategi för digitalisering, elektronisk tillgång och digitalt bevarande. En redovisning ska senast den 9 april 2010 lämnas till Regeringskansliet (Kulturdepartementet). Det är önskvärt att få till stånd en bättre koordinering och samordning av dessa olika projekt och aktiviteter. Det är viktigt också i förhållande till Expertgruppen och dess roll som referensgrupp. Se även 4. Ana Durán har gjort en sammanfattning över sin syn på läget och lämnat för diskussion i KB:s ledning.

7 ANTAL SIDOR 7(8) - E-pliktlagen, information om utredningen och lagförslaget Ana Durán gick snabbt igenom den skriftliga sammanfattning som hon gjort och som delades ut på mötet, sammanfattningen återfinns som bilaga till dessa minnesanteckningar. Länk till utredningen Leveransplikt för elektroniska dokument, Ds 2009:61: - Digitaliseringsplan som utarbetats för arkivområdet För kännedom hade Mats D skickat ett material från 2005 från arkivområdet. Ett nytt material håller på att tas fram hos Riksarkivet. 8 Övrigt - Projekt för att skapa en digital plattform på KB Mats Lindquist informerade om ett nytt internt projekt som ska starta på KB i januari. Mats Lindquist är styrgrupppordförande i projektet. Syftet med projektet är att utveckla en plattform på KB för digitala arkiv och digitala magasin med tillhörande tjänster och gränssnitt. Målsättningen är att kunna erbjuda interna och externa tjänster för mottagning av digitalt material, webbaserat eller via maskin till maskin. I praktiken innebär detta att man inom KB vill ha ett samlat grepp om de tekniska system som behövs för att stödja hanteringen av allt digitalt material. Materialet omfattar objekt från KB:s samlingar, digitaliserade antingen på KB eller av externa leverantörer, och övriga digitala leveranser från externa producenter (inom ramen för pliktleveranserna). Det kan bestå av digitaliserade böcker, bilder, tidningar, kartor, dokument, e-böcker etc. Kravarbetet kommer att ske hos KB:s IT-avdelning i nära samverkan med KB:s andra avdelningar. Man håller just nu på att definiera hur projektet ska organiseras, vad som ska ingå i projektet och vad som är målet för projektet. Man har tillsatt en externt rekryterad projektledare. Projektet beräknas pågå i 2-3 år.

8 ANTAL SIDOR 8(8) Christina Friström uttryckte missnöje med den korta framförhållningen av inbjudan till Kulturdepartementets intressanta konferens VÄGAR FRAMÅT om en nationell strategi för digitalisering, elektronisk tillgång och digitalt bevarande som äger rum den 17 december. 9 Datum för nästa sammanträde En doodle-enkät om datum för vårens sammanträden, ska skickas ut. Preliminärt beslutades att det kommer att bli ett möte januari/februari och ett i april samt ett telefonmöte i mars. 10 Mötet avslutades Ordföranden tackade expertgruppen och avslutade mötet. Bilaga 1: Liten folder om Expertgruppen Bilaga 2: Liten folder om projekt DigX Bilaga 3: Upphandlingsdokument, digitaliseringsrobotar Bilaga 4: E-pliktlagen, en sammanfattning av förslaget