Digisam Samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och tillgängliggörande av kulturarvet. Verksamhetsplan

Transkript

1 Digisam Samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och tillgängliggörande av kulturarvet Verksamhetsplan

2 Digisam är ett samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvet. Samordningssekretariatet är en av regeringen beslutad verksamhet vid Riksarkivet. Verksamhetsplanen är beslutad av Digisams styrgrupp den 17 juni Diarienummer: RA /

3 Uppdrag Regeringen beslutade i december 2011 om den nationella strategin Digit@lt kulturarv, för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Digisams övergripande uppdrag är att arbeta för att målen för strategin nås. Uppdraget är komplext och omfattar alla processer där digital information produceras, fångas, används, lagras och bevaras. Detta kräver en helhetssyn och ett balanserat angreppssätt. Det arbetsfält som digitaliseringen av kulturarvet är inbäddat i är under snabb utveckling och påverkas av många olika faktorer. Det är och har därför inte varit möjligt att i detalj planera Digisams verksamhet under den period, , som uppdraget omfattar. Däremot är en kontinuerlig planering av stor vikt och denna sker utifrån de mål som Riksarkivet fått regeringens uppdrag att arbeta mot, samt den inriktning av verksamheten som Digisams styrgrupp beslutar. För att nå målen så flexibelt och effektivt som möjligt har Digisam styrgruppens mandat att självständigt driva verksamheten inom ramen för beslutad inriktning. Viktigare strategiska frågor lyfts alltid upp till styrgruppen för behandling. Digitaliseringen samt användningen och bevarandet av digital kulturarvsinformation måste för att bli framgångsrik drivas utifrån ett helhetsperspektiv. Som en ram för arbetet med att identifiera behov och bygga upp en stödjande, koordinerande och i viss mån samordnande verksamhet har Digisam, i bred samverkan, etablerat begreppen styra, producera, använda och bevara. Användningen av dessa begrepp kan närmast jämföras med tillämpningen av ett balanserat styrkort där insatserna måste viktas mot varandra för att det samlade resultatet ska bli framgångsrikt. Under loppet av Digisams verksamhetsperiod kommer ett antal arbetsuppgifter initieras och startas för att målen för den nationella digitaliseringsstrategin, Digit@lt kulturarv, ska nås. Ibland kan arbetsuppgifterna sorteras under ett av de övergripande, ovan nämnda begreppen, men ofta skär de över flera av dessa. Förslag till hur en infrastruktur för en samordnad digital informationshantering kan utvecklas och förvaltas för att nå målen för den nationella digitaliseringsstrategin är en central utgångspunkt och den röda tråden för huvuddelen av de arbetsuppgifter som följer av Digisams uppdrag. Under första halvåret 2014 kommer Digisam att utvärderas av Statskontoret. Med utgångspunkt i utvärderingen ska Riksarkivet presentera en rapport till regeringen med ett ställningstagande om sekretariatets fortsatta verksamhet efter Digisam planerar att leverera en delrapport till regeringen i december I rapporten ska de viktigaste inriktningsfrågorna och strategiska vägvalen för det fortsatta arbetet med digitalt kulturarv presenteras. En slutrapportering av uppdraget lämnas till regeringen senast i december

4 Vision Digisam arbetar mot följande vision: Kulturarvet är digitaliserat, tillgängligt och användbart för alla. Det finns en samordnad kostnadseffektiv infrastruktur som stödjer digitalisering, användning och bevarande med hög kvalitet. Strategier Utifrån uppdraget och den av Digisam formulerade visionen har följande tio övergripande strategier formulerats: 1. Representera och bevaka Vi deltar, följer och är synliga i strategiskt viktiga sammanhang för att etablera en bas för långsiktigt positiva effekter för de frågor som omfattas av Digisams uppdrag. 2. Samverka, samordna och koordinera Vi strävar kontinuerligt efter att knyta samman aktörer och verksamheter för att digitalisering av kulturarvet och därtill knutna frågor drivs på ett kostnadseffektivt sätt. Vi initierar arbetsgrupper som bemannas från sekretariatet, medverkande myndigheter och institutioner samt vid behov av andra intressenter. 3. Samla, utveckla och sprida kunskap Vi har ett omvärldsbevakande och kunskapsbyggande arbetssätt. Vi delar med oss så att alla aktörer inom kulturarvsområdet ges möjlighet att öka sin kunskap och kompetens. 4. Mäta och följa upp Vi identifierar indikatorer och mätpunkter som underlag för rapportering och uppföljning av hur digitaliseringen av kulturarvet fortlöper. 5. Bygga och stärka nätverk Vi bygger och deltar i nätverk för att skapa långsiktigt hållbar samverkan. Vi bidrar till andras utveckling och drar nytta av det andra gör. 6. Öppna upp och inkludera Vi har ett öppet och inkluderande arbetssätt som leder till nya kontakter och perspektiv till nytta för alla samverkanspartners. 7. Prioritera balanserat och transparent Vi prioriterar utifrån ett helhetsperspektiv och är öppna för andras synpunkter. 8. Säkerställa resurser och kompetens 4

5 Vi presenterar underlag som grund för att styrgruppen och övriga samverkande myndigheter och institutioner ska kunna avsätta de resurser och den kompetens som behövs för att målen för de olika arbetsuppgifterna ska nås. 9. Vidga sammanhang och användningsområden Vi verkar för att digitalt kulturarv utvecklas och används som en del av samhällets totala informationsförsörjning. 10. Verka för forskning och utveckling Vi etablerar kontakter med forskningsinstitutioner och andra relevanta myndigheter och institutioner och verkar för nya och ökade forsknings- och utvecklingsinsatser inom Digisams verksamhetsområde. Organisation Samordningssekretariatet för digitalisering av kulturarvet, Digisam, är i enlighet med regeringsbeslut i februari 2011 inrättat som en tidsbegränsad verksamhet vid Riksarkivet. En styrgrupp är i enlighet med samma beslut inrättad med representanter för Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet, Kungliga biblioteket och Centralmuseerna. Varje styrgruppsledamot har utsett en sakkunnig/expert från den egna myndigheten/organisationen för att delta i styrgruppsarbetet. Sedan 2013 har styrgruppens experter tillsammans med sekretariatet utgjort en beredningsgrupp med uppdraget att gemensamt bereda frågor inför styrgruppsmötena. Styrgruppen utgörs av: Riksarkivarien, Riksantikvarien, Riksbibliotekarien, en centralmuseichef, som representant för Centralmuseernas samarbetsråd samt en expert från vardera Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet, Kungliga Biblioteket och centralmuseerna. Riksarkivarien är ordförande och leder styrgruppens arbete. Digisams personal utgörs av: En verksamhetsledare, 2 utredare, en webbmaster 50 %, en juridisk utredare 50 % samt en projektsamordnare Planeringsstruktur och arbetssätt Verksamhetsplanen för sammanfattar målen för Digisams arbetsområden. Det finns många relationer mellan de olika områdena. Hur arbetet bedrivs inom vart och ett av dessa områden och vilka resultat som framkommer, påverkar på många sätt arbetet inom övriga områden. Därför måste arbetet i hög utsträckning ske i form av parallella insatser. Verksamheten planeras och omplaneras vid behov och varje styrgruppsmöte innebär ett tillfälle till att göra förändringar i gällande verksamhetsplan. Tillsammans med styrgruppens 5

6 experter identifieras och bereds frågor av inriktningskaraktär inom ramen för nedan beskrivna arbetsområden. Övergripande beskrivs alla arbetsområden på Digisams webbplats. Där finns också mer detaljerade sidor för de pågående arbetsuppgifterna. En hög webbnärvaro, med integrerad användning av olika kanaler, är en prioriterad plattform för arbetet. Digisam har ett uttalat omvärldsbevakande arbetssätt och strävar efter att undvika att sekretariatet eller samverkande myndigheter och institutioner uppfinner hjulet på nytt. Ett flertal arbetsuppgifter utförs av särskilt tillsatta arbetsgrupper eller med stöd av bildade nätverk. Med expertgruppen bereds också uppdragsbeskrivning och resurser för de arbetsgrupper som bemannas med representanter för de medverkande myndigheterna och institutionerna. För att säkra kvaliteten i arbetet görs vid behov avstämningar med experter på såväl nationell som europeisk nivå. Arbetsområden Avrapportering till regeringen Digisams uppdrag är formulerade i regeringsbeslutet till Riksarkivet, i februari 2011, att inrätta och driva ett sekretariat för digitaliseringen av kulturarvet samt i den nationella strategin, Digit@lt kulturarv, beslutad av regeringen i december I den nationella strategin för digitaliseringen av kulturarvet, Digit@lt kulturarv, ges Digisam i uppdrag att senast 2015: Presentera allmänna råd för digitalisering och tillgängliggörande av samlingar och arkiv som ska främja prioriteringar inom digitaliseringsarbetet och ett framtida användande av gemensamma format samt öppna och gemensamma standarder för det statliga kulturarvsområdet. Råden ska även innehålla definitioner av de olika aspekterna inom begreppet digitalisering som kan användas av de statliga kulturarvsmyndigheterna och kulturarvsinstitutionerna samt innehålla råd kring användbarhet och tillgänglighet. Ta fram förslag om nationella riktlinjer för hur en samordnad digital informationshantering och ett samordnat och kostnadseffektivt digitalt långtidsbevarande av samlingar och arkiv, inkluderat audiovisuella arkiv, kan ske hos de statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Förslaget ska även avse en roll- och ansvarsfördelning för arbetet med aggregering, digitalt tillgängliggörande och digitalt bevarande inom den statliga kulturarvssektorn. 6

7 I regeringsuppdraget till Riksarkivet i februari 2011 är samordningssekretariatets uppdrag mer preciserat. Bl.a. ska sekretariatet enligt detta: Stå för kompetensuppbyggnad och kunskapsinhämtning inom sektorn i fråga om digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling. Samordna arbeten som de deltagande myndigheterna gemensamt bedriver, t.ex. gällande digitalisering, gemensamma standarder och system samt policies och riktlinjer. Verksamhetsplanen för sammanfattar arbetsområden och arbetsuppgifter som planeras för att nå målen för samordningssekretariatets uppdrag. Samordningssekretariatet för digitalisering av kulturarvet, Digisam, ska i enlighet med Digit@lt kulturarv senast under 2015 presentera de underlag och förslag som preciseras i regeringsuppdraget (se ovan). Mål Digisams presenterar kontinuerligt relevanta förslag och rapporter. Målet är också att i december 2014 presentera en eller flera delrapporter som översiktligt sammanfattar och analyserar uppnådda resultat. Kärnan i rapporten baseras på de underlag som de medverkande myndigheterna och institutionerna levererat i samband med arbetet med att utarbeta planer för sin digitaliseringsverksamhet En slutrapport av uppdraget kommer att presenteras senast i december Avrapporteringarna beslutas av Digisams styrgrupp efter en brett förankrad gemensam beredning. I slutrapporten presenteras gemensamt beredda förslag till hur roller och ansvar kan fördelas inom ramen för en koordinerad försörjning av digital kulturarvsinformation. Infrastruktur Förslag till en samordnad digital informationshantering och ett samordnat och kostnadseffektivt digitalt långtidsbevarande av kulturarvsinformation är den fråga som Digisam har bedömt vara den plattform och röda tråd som huvuddelen av alla insatser som görs under verksamhetsperioden kan relateras till. Arbetet med att nå målen för detta uppdrag är sorterade under rubriken infrastruktur. Med infrastruktur avses här den flerskiktade struktur och organisation av teknisk e- infrastruktur, informationslager, tjänster och verktyg och som omfattar samtliga processer knutna till digitalt kulturarv. 7

8 Mål Med utgångspunkt i genomförd kartläggning med analys och slutsatser har förslag till riktlinjer utarbetats för en samordnad digital informationshantering samt ett kostnadseffektivt digitalt långtidsbevarande av kulturarvsinformation. Inom ramen för utarbetandet av förslaget har bl.a. ett förslag till handlingsplan för en samordnad informationshantering utarbetats. en gemensamt beredd och brett förankrad begreppsmodellering genomförts. vägledningar formulerats för tillämpning av format, standarder och andra relevanta krav. underlag utarbetats för eventuellt förändrade och nya föreskrifter. förslag presenterats för hur skalbarhet kan uppnås samt för hur interoperabilitet kan uppnås mellan en nationell interstruktur och regionala infrastrukturer. tjänster, verktyg och stödsystem som krävs för bland annat interoperabilitet och harmonisering av data beskrivits och om möjligt testats. de krav specificerats som en gemensamt förvaltad interstruktur ställer på medverkande myndigheters och institutioners databaser och samlingssystem. en samverkan initierats mellan infrastrukturer för kulturarvsinformation och forskningsinformation. möjligheterna till integration med de lösningar som tas fram inom ramen för utveckling av den statliga e-förvaltningen undersökts. implementering av metoder för Länkad Öppen Data som en förutsättning för interoperabilitet och harmonisering av data beskrivits, särskilt när det gäller frågor om auktoritetsdata och sammanlänkning av data till meningsskapande sammanhang ett förslag till en handlingsplan för långsiktigt bevarande av digital kulturavsinformation presenterats. Övergripande samverkan och koordinering För att nå målet i Digit@lt kulturarv, att öka tillgången till, bevarandet av och användningen av digital kulturarvsinformation, är de frågor som beskrivs under infrastruktur centrala. Härutöver finns ett antal frågor som behöver utredas och harmoniseras. Mål Inom ramen för det övergripande arbete med samverkan och koordinering, utöver infrastruktur, har bl.a. inkomna svar på frågeschema och mängdmatris, inom ramen för koordinering av de medverkande myndigheternas och institutionernas arbete med digitaliseringsplaner, analyserats och fortsatt stöd i arbetet har lämnats vid behov. en baslinje satts upp för att fortsatt kunna mäta och följa upp digitaliseringsverksamheten inom kulturarvsområdet. en arbetsgrupp för digitaliseringsprocesser sett över befintliga best practises, metoder, tekniker m.m. Arbetsgruppen har också lämnat förslag på strategier för kvalitetssäkrade och kostnadseffektiva produktionsprocesser samt tagit fram ett underlag för en vägledning för digital produktion. ett förslag till ett avtalslicensbaserat ramavtal samt nationella rekommendationer för webbpublicering av digital kulturarvsinformation utarbetats. 8

9 Kungliga biblioteket, tillsammans med Digisam, lett en arbetsgrupp som levererat ett underlag för förslag när det gäller de komplexa digitaliseringsfrågorna inom det audiovisuella området. Riksantikvarieämbetet, tillsammans med Digisam, lett en arbetsgrupp som översatt och till svenska förhållanden anpassat den internationella processtandarden för samlingsförvaltning, SPECTRUM. Nätverk, samverkan och kommunikation Digitaliseringsområdet är komplext och påverkas av den snabba samhälleliga och tekniska utvecklingen. Digisam jobbar därför kontinuerligt med omvärldsbevakning och samverkar i olika nätverk och andra sammanhang. Mål Med syftet att etablera bred samverkan kring inkluderande, skalbara lösningar har Digisam följt och deltagit i relevanta sammanhang och samverkansprojekt. Fokus har legat på att genom omvärldsbevakning, samverkan och nätverksarbete på nationell, nordisk och europeisk grund verka för samordningsvinster, kunskapsuppbyggnad, ökat intresse och att motverka att vi uppfinner hjulet på nytt. Ett kommunikativt och transparent arbetssätt har effektivt bidragit till en hög måluppfyllelse. 9