2014:16. Utvärdering av samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande (Digisam)

Transkript

1 2014:16 Utvärdering av samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande (Digisam)

2

3 MISSIV DATUM DIAR ENR /252-5 ERT DATUM ER BETECKN NG Ku2013/2228/KA Regeringen Kulturdepartementet Stockholm Uppdrag till Statskontoret att genomföra en utvärdering av samordningssekretariatet Digisam vid Riksarkivet Regeringen har gett Statskontoret i uppdrag att genomföra en utvärdering av verksamheten vid samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande (Digisam). I utvärderingen ska Statskontoret särskilt beskriva och analysera Digisams verksamhet och rollfördelningen mellan Digisam och berörda institutioner, bedöma uppnådda verksamhetens resultat samt bedöma dess kostnadseffektivitet. Statskontoret överlämnar härmed rapporten Utvärdering av samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande (Digisam) (2014:16). Generaldirektör Yvonne Gustafsson har beslutat i detta ärende. Utredningschef Marie Uhrwing och utredare Nejra Milisic, föredragande, har varit närvarande vid den slutliga handläggningen. Yvonne Gustafsson Nejra Milisic POSTADRESS: Box 8110, Stockholm. BESÖKSADRESS: Fleminggatan 20. TELEFON VXL: registrator@statskontoret.se www statskontoret se

4

5 Innehåll Sammanfattning 7 1 Inledning Regeringens uppdrag till Statskontoret Hur vi har genomfört utvärderingen Projektgrupp och kvalitetssäkring Rapportens disposition 17 2 Bakgrund En nationell strategi för digitalisering av kulturarvet Ett samordningssekretariat Befintliga system Tidigare samordningsfunktion Arbeten internationellt och inom EU 26 3 Organisation och rollfördelning Om organisation och rollfördelning i Digisams uppdrag Styrgrupp, expertgrupp och sekretariat Organisationen av det operativa arbetet Berörda aktörers syn på organisationen och rollfördelningen Statskontorets sammanfattande iakttagelser 42 4 Verksamhet och resultat Statskontorets tolkning av Digisams uppdrag Digisams aktiviteter Berörda aktörers syn på Digisams resultat Statskontorets sammanfattande iakttagelser 67 5 Slutsatser och förslag Statskontorets huvudslutsatser Effektivisering genom samordning Digisams bidrag till uppfyllelsen av de kulturpolitiska målen Fortsatt behov av samordning 78 5

6 Referenser 81 Bilagor 1 Regeringsuppdraget 85 2 Intervjulista 89 3 Frågor i Statskontorets enkät 91 6

7 Sammanfattning Statskontoret har på uppdrag av regeringen utvärderat verksamheten vid Digisam, det vill säga Riksarkivets särskilda enhet för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Utvärderingen har omfattat två huvudfrågor: dels att analysera och bedöma verksamhetens inriktning och resultatuppfyllelse, dels att analysera och bedöma ändamålsenligheten i verksamhetens organisation, inklusive rollfördelningen mellan Digisam och de kulturarvsinstitutioner som är berörda av verksamheten. En nationell strategi för digitalisering av kulturarvet Ansvaret för att bevara det svenska kulturarvet är fördelat mellan ett stort antal myndigheter och andra institutioner. Det handlar främst om arkiv, bibliotek och museer. Hur långt digitaliseringsarbetet har kommit inom kulturarvssektorn varierar. Flera institutioner har kommit långt och har mycket kompetens, medan andra knappt har påbörjat sitt digitaliseringsarbete. Variationerna kan delvis förklaras av att institutionerna i huvudsak själva väljer hur de ska ta sig an detta arbete. I februari 2011 gav regeringen i uppdrag till Riksarkivet att inrätta ett samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande (Digisam). Digisams uppdrag löper till 2015 års slut. I december 2011 presenterade regeringen en nationell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Syftet med den nationella strategin är att få till stånd större samordning av det arbete som de berörda institutionerna bedriver för att digitalisera kulturarvsmaterialet. 7

8 Organisation och rollfördelning Digisam är en fristående enhet inom Riksarkivet direkt underställd myndighetens generaldirektör (riksarkivarien). Digisam leds av en styrgrupp som består av myndighetscheferna för Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet, Kungliga biblioteket och en representant för Centralmuseernas samarbetsråd. Riksarkivarien är ordförande i styrgruppen. Till styrgruppen finns även en expertgrupp knuten, bestående av experter från de organisationer som är representerade i styrgruppen. Mycket av Digisams löpande arbete hanteras dock av ett särskilt sekretariat och i ett antal arbetsgrupper. Styrningen av Digisam sker genom flera kanaler Statskontoret kan konstatera att det finns vissa oklarheter i styrningen av Digisams sekretariat. Riksarkivarien styr verksamheten både i egenskap av generaldirektör för Riksarkivet och som ordförande i Digisams styrgrupp. Dessutom har sekretariatet löpande avstämningsmöten med Regeringskansliet. Detta får till följd att det är oklart på vilken nivå olika strategiska beslut ska tas. Enligt uppdraget från regeringen ska styrgruppen fastställa Digisams verksamhet. Statskontoret bedömer dock att styrgruppen i dagsläget inte till fullo utför denna uppgift på det sätt som avsetts. I stället definieras verksamhetens inriktning till stor del av Digisams sekretariat tillsammans med riksarkivarien. Statskontoret anser att styrgruppen bör involveras mer i Digisams verksamhetsplanering för att uppnå en så bred förankring av verksamheten som möjligt. Detta skulle underlättas om sekretariatet tillsammans med styrgruppen upprättar en arbetsordning som klargör och formaliserar uppgifts- och ansvarsfördelningen mellan de inblandade aktörerna, exempelvis styrgruppens ansvar i förhållande till sekretariatet. Bred förankring genom arbetsgrupper Regeringens uppdrag till Digisam signalerar en vilja att verksamheten ska ges en bred förankring bland de berörda institutionerna. Statskontorets utvärdering visar att denna förankring främst sker via sekretariatets arbetssätt, genom diskussioner i arbetsgrupper i vilka de berörda institutionerna deltar. Detta har skapat en känsla av delaktighet och 8

9 gemensamt ägandeskap av digitaliseringsfrågorna. Statskontoret bedömer att detta ger en god grund för att Digisams produkter kommer att vara förankrade hos de berörda intressenterna. Det finns dock vissa problem med att de ingående institutionerna främst har format Digisams verksamhet genom diskussioner i arbetsgrupper och inte genom styrgruppens mandat att fastställa verksamhetens inriktning. Ett problem är att det är oklart med vilket mandat de tjänstemän som ingår i arbetsgrupperna agerar. Ett annat problem är att styrningen av frågorna blir beroende av vilka av de berörda institutionerna som är representerade i arbetsgrupperna. Digisams sekretariat har en pådrivande roll i arbetet Regeringen har i huvudsak lämnat till de berörda aktörerna att själva avgöra hur rollfördelningen mellan Digisam och kulturarvsinstitutionerna ska se ut. Statskontorets bild är att det främst är Digisams sekretariat som har den pådrivande rollen i arbetet. Således är det till stor del sekretariatet som sammankallar arbetsgrupper, utreder olika frågor och presenterar olika dokument. Institutionernas roll är i mångt och mycket rådgivande. Sekretariatet har medvetet försökt undvika betungande administration och låtit verksamhetsstyrningen växa fram tillsammans med de institutioner som ingår. Detta har gjort att verksamheten varit svår att överblicka. Utan en tydlig målformulering för de arbetsgrupper som har initierats inom ramen för samarbetet har de berörda institutionerna därtill varit motvilliga att avsätta resurser för att delta i samarbetet. Verksamhet och resultat Regeringen har gett Digisam ett omfattande uppdrag, som innehåller flera deluppgifter. Statskontoret kan konstatera att Digisam har initierat en rad aktiviteter och processer som syftar till att fullfölja samtliga delar av uppdraget. Vår analys av verksamhetens resultat har strukturerats utifrån vad vi har identifierat som Digisams fyra huvuduppdrag. 9

10 Huvuduppdrag 1. Samordna arbeten som de deltagande kulturarvsinstitutionerna gemensamt bedriver Digisam är pådrivande för att inom kulturarvssektorn sprida en samsyn och en insikt om att man äger digitaliseringsfrågorna tillsammans. Statskontoret har funnit att Digisam även har bidragit till att digitaliseringsfrågorna prioriteras högre internt inom de berörda institutionerna. Det operativa digitaliseringsarbetet är fortfarande opåverkat av Digisam Statskontoret kan konstatera att samordningen inom Digisam hittills har haft begränsad påverkan på hur de enskilda institutionerna bedriver sitt interna digitaliseringsarbete. Digisam har inte heller haft som ambition att under den tid som uppdraget löper förändra digitaliseringsarbetet inom de berörda institutionerna. Samordningsarbetet går i stället ut på att få till stånd förändringar på en strategisk nivå. Digisam har på så sätt initierat ett antal olika aktiviteter som kan ses som steg på vägen mot ett samordnat digitaliseringsarbete inom de berörda institutionerna. Påverkan på de berörda institutionernas interna digitaliseringsarbete kan dock förväntas öka framöver, eftersom många av dem har framfört till Statskontoret att de för närvarande väntar på resultaten av pågående arbeten bland annat inom de arbetsgrupper som är knutna till Digisam. Huvuduppdrag 2. Stå för kompetensuppbyggnad och kontaktförmedling Samarbetet inom ramen för Digisam har skapat nya nätverk och kontaktytor genom vilka kunskap om digitaliseringsfrågor sprids mellan de inblandade aktörerna. Vår utvärdering visar att de berörda institutionerna i stor utsträckning är nöjda med sekretariatets arbete med att sprida kunskap och förmedla kontakter. Detta gäller även Digisams bidrag till att skapa en samsyn kring digitaliseringsfrågor inom kulturarvssektorn. Huvuduppdrag 3. Presentera råd och riktlinjer Digisam har identifierat infrastruktur som ett genomgående tema i en stor del av sitt arbete. Inom detta område bedriver Digisam ett antal olika aktiviteter med syfte att år 2015 leverera användbara råd och riktlinjer för bland annat standarder och ansvarsfördelning. 10

11 Eftersom Digisams arbete inte är avslutat när vi genomför denna utvärdering kan Statskontoret inte med säkerhet bedöma om Digisam kommer att kunna presentera de planerade råden och riktlinjerna. Vi har dock inte sett något som talar emot detta. Vår bedömning är också att Digisam i allt väsentligt har identifierat de områden inom vilka råd och riktlinjer kommer att behövas i framtiden. Huvuduppdrag 4. Delta i EU-arbeten Digisam har en samlande funktion för de berörda kulturarvsinstitutionernas arbete i olika EU-projekt. Detta ses som positivt av många av de berörda aktörerna, bland annat eftersom Sverige numera är representerat med en samlad röst i flera EU-projekt. Samtidigt har flera aktörer framfört till Statskontoret att det är oklart vilken nytta Digisams medverkan i EU-sammanhang tillför, eftersom det är svårt att få inblick i hur tid och resurser prioriteras mellan det internationella arbetet och Digisams nationella samordningsarbete. Digisam har medfört ett effektivare utnyttjande av statens resurser Enligt Statskontorets bedömning har arbetet inom Digisam lett till ökad samordning. Till exempel har Digisam bidragit till att öka samsynen kring digitaliseringsfrågor inom kulturarvssektorn och till att öka kunskapsutbytet mellan de berörda institutionerna. Genom de olika nätverk och kontaktytor som inrättats, har Digisam också skapat flera forum för samverkan. Det faktum att styrgruppen består av representanter för sektorn på generaldirektörsnivå och motsvarande innebär också att den strategiska styrningen av digitaliseringsfrågorna hos respektive myndighet kan ske på ett samordnat sätt. Samordningen inom sektorn ökar i sin tur sannolikheten för kompatibilitet mellan de olika institutionernas system och för ett mer tillgängligt kulturarv för allmänheten. Digisam har även genererat ett mervärde som pådrivare vad gäller digitaliseringsfrågor. Delvis på grund av dess tillkomst har de berörda institutionerna i större utsträckning än tidigare börjat prioritera digitaliseringsfrågor internt. Sammantaget bedömer Statskontoret att Digisam har bidragit till att skapa flera viktiga värden när det gäller digitaliseringsarbetet inom 11

12 kulturarvssektorn. Detta bidrag motiverar väl de relativt små resurser som finansierar Digisams verksamhet. Statskontorets anser därför att inrättandet av Digisam rimligen innebär ett mer effektivt utnyttjande av statens resurser än vad som var möjligt med de förhållanden som rådde innan Digisam etablerades. Den fulla vidden av effektiviteten i resursutnyttjandet kan dock endast stå klart först efter att Digisam har fullföljt sitt uppdrag. Fortsatt samordning behövs Statskontoret bedömer att det kommer att finnas ett fortsatt behov av samordning av digitaliseringsfrågorna i kulturarvssektorn efter att Digisams mandattid löper ut vid 2015 års slut. I Digisams uppdrag ingår att under 2015 redovisa förslag till hur en samordnad digital informationshantering och ett samordnat digitalt långtidsbevarande av samlingar och arkiv bör se ut i framtiden. Digisams förslag kommer således att utgöra en grund för regeringens ställningstagande om den framtida infrastrukturen vad gäller digitaliseringsfrågorna inom kulturarvssektorn. Utformningen av en framtida samordningsfunktion är därför beroende av de förslag som Digisams arbete mynnar ut i samt av regeringens bedömning av följande frågor: Hur långtgående samordning av digitaliseringsfrågorna i kulturarvssektorn är önskvärd? Vilket mandat bör en eventuell framtida samordningsfunktion agera med? Vilken organisationsform är önskvärd för den framtida samordningsfunktionen? Statskontoret föreslår att regeringen förlänger Digisams mandat under den tid regeringen tar ställning till Digisams förslag när det gäller den framtida infrastrukturen på digitaliseringsområdet inom kulturarvssektorn. Under beredningstiden bör Digisam få i uppgift att upprätthålla de nätverk och kontaktytor som i dag utgör uppskattade forum för kontaktskapande och kunskapsutbyte. 12

13 1 Inledning Den 10 februari 2011 gav regeringen Riksarkivet i uppdrag att inrätta ett samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande (Digisam). Digisams mandat gäller till och med år I december 2011 presenterade regeringen även en nationell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation (hädanefter nationella strategin för digitalisering av kulturarvet).1 Strategin gäller åren och styr arbetet för de statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Strategin innehåller riktlinjer för hur arbetet ska genomföras och följas upp. Målet med strategin är att kulturella verksamheter, samlingar och arkiv i ökad utsträckning ska bevaras och digitalt tillgängliggöras elektroniskt för allmänheten. I strategin anges också att verksamheten vid Digisam ska utvärderas under första halvåret Regeringens uppdrag till Statskontoret I enlighet med den nationella strategin för digitalisering av kulturarvet och uppdraget till Riksarkivet att inrätta Digisam beslutade regeringen i november 2013 att ge Statskontoret i uppdrag att genomföra den aviserade utvärderingen av Digisams verksamhet. I utvärderingen ska Statskontoret särskilt: 1 Digit@lt kulturarv Nationell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation (Ku11.015). 13

14 beskriva och analysera Digisams verksamhet och rollfördelningen mellan Digisam och berörda institutioner bedöma uppnådda resultat i förhållande till uppdraget bedöma verksamhetens kostnadseffektivitet i relation till de förhållanden som rådde innan Digisam etablerades. Utvärderingen syftar till att bedöma om Digisam bidrar till ett mer effektivt utnyttjande av statens medel och ökad måluppfyllelse inom verksamhetsområdet. Ett ytterligare syfte med utvärderingen är att bedöma hur verksamheten bidrar till att uppfylla de kulturpolitiska målen, främst när det gäller att främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas. Baserat på resultaten från utvärderingen ska Statskontoret vid behov lämna förslag till förändringar, såväl när det gäller uppdrag som organisation. Utgångspunkten ska vara att eventuella förslag till förändringar i verksamheten inte ska medföra några statsfinansiella konsekvenser. 1.2 Hur vi har genomfört utvärderingen Metoder Statskontorets utvärdering har skett med hjälp dokumentstudier, intervjuer och en enkät. De dokument som Statskontoret har granskat är bland annat Digisams verksamhetsplan, protokoll från Digisams styrgruppsmöten, interna planeringsdokument för Digisams verksamhet samt dokument som Digisam har publicerat inom ramen för sitt uppdrag att samordna de berörda institutionernas verksamhet. Intervjuer har genomförts med företrädare för Digisam och ett urval av de institutioner som deltar i Digisams verksamhet. De intervjuade institutionerna är Institutet för språk och folkminnen, Kungliga biblioteket, Myndigheten för tillgängliga medier, Naturhistoriska riksmuseet, Nordiska museet, Riksantikvarieämbetet, Riksarkivet, Statens musikverk samt Svenska filminstitutet. Urvalet har gjorts med ambitionen att 14

15 få en god spridning mellan olika typer av verksamheter och mellan olika typer av kulturarvsmaterial. Intervjuerna genomfördes under perioden februari mars Samtliga de 24 institutioner som medverkar i Digisams verksamhet har även ombetts att besvara en enkät. 2 Enkäten skickades till institutionerna i mars Totalt 20 av de 24 berörda institutionerna har besvarat Statskontorets enkät, vilket innebär en svarsfrekvens på 83 procent. Frågorna i Statskontorets enkät presenteras i bilaga 3 i denna rapport Definitioner och begreppsanvändning Som framgick i avsnitt 1.1 ska Statskontoret, enligt regeringens uppdrag, bedöma Digisams kostnadseffektivitet i relation till de förhållanden som rådde innan Digisam etablerades. Av uppdraget till Statskontoret framgår det även att vår utvärdering ska syfta till att bedöma om Digisam bidrar till ett mer effektivt utnyttjande av statens medel. I utvärderingen behandlar vi dessa frågor på ett samlat sätt genom att översiktligt försöka besvara frågan om inrättandet av Digisam innebär ett mer effektivt utnyttjande av statens resurser. I denna rapport används termen digitaliseringsarbete. Med begreppet avser vi samtliga aktiviteter vid de berörda institutionerna som krävs för att skapa digitala versioner av deras fysiska föremål, arkiv med mera. I digitaliseringsarbetet ingår därmed allt från att på strategisk nivå planera digitalisering, förbereda och faktiskt skapa digitala objekt till att slutligen tillgängliggöra och långtidsbevara dessa. När vi i rapporten refererar till Digisams sekretariat eller endast sekretariatet avser vi den verksamhet som bedrivs av de personer 2 De medverkande institutionerna är Arbetets museum, Arkitektur- och designcentrum, Forum för levande historia, Institutet för språk och folkminnen, Kungliga biblioteket, Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet, Moderna museet, Myndigheten för tillgängliga medier, Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, Naturhistoriska riksmuseet, Nordiska museet, Riksantikvarieämbetet, Riksarkivet, Riksutställningar, Skansen, Statens försvarshistoriska museer, Statens konstråd, Statens kulturråd, Statens historiska museer, Statens maritima museer, Statens museer för världskultur, Statens musikverk, Svenska filminstitutet och Tekniska museet. 15

16 som är anställda vid sekretariatet, medan Digisams styrgrupp och expertgrupp inte ingår. De aktörer som direkt berörs av Digisams arbete är 24 myndigheter och institutioner som på något sätt förvaltar material och information som avser det svenska kulturarvet. För enkelhetens skull används begreppet berörda institutioner i denna rapport när vi refererar till dessa Avgränsningar I vår utvärdering, studerar vi frågor om styrning, organisation och samordning. Tekniska aspekter av digitaliseringsarbetet inom kulturarvssektorn berörs dock inte i rapporten. I Statskontorets uppdrag ingår att vid behov lämna förslag till förändringar, såväl avseende uppdrag som organisation. Med hänsyn till att Digisams uppdrag sträcker sig fram till den 31 december 2015 kan vi dock inte göra en slutgiltig utvärdering av hur uppdraget utförts. Enligt vår mening är det därför också för tidigt att i dagsläget uttala sig om hur inriktningen och organisationen av digitaliseringsarbetet bör se ut efter att Digisams arbete har avslutats. Till detta bidrar också att det i Digisams uppdrag ingår att ta fram förslag till nationella riktlinjer för hur en samordning avseende digital informationshantering och digitalt långtidsbevarande kan ske i statliga institutioner, inklusive en roll- och ansvarsfördelning för institutionernas digitaliseringsarbete. Dessutom ska Riksarkivet, med utgångspunkt i Statskontorets utvärdering av Digisam, presentera en rapport med ett ställningstagande om sekretariatets fortsatta verksamhet efter Projektgrupp och kvalitetssäkring Utvärderingen har genomförts av Nejra Milisic (projektledare) och Johan Kristensson. Arbetet har följts av en intern referensgrupp vid Statskontoret bestående av Svante Eriksson, Åsa von Sydow, Johan Wockelberg Hedlund och Hannes Jacobsson. Representanter för de organisationer som Statskontoret har intervjuat inom ramen för utvärderingen, inklusive Digisam, har haft möjlighet att faktagranska och lämna synpunkter på ett utkast av denna rapport. 16

17 1.4 Rapportens disposition I kapitel 2 redogör vi för Digisams uppdrag. I kapitlet beskrivs kort ett antal befintliga system som används för digitalisering av det svenska kulturarvet i dag. Kapitlet innehåller även en redogörelse för internationella och EU-relaterade forum som berör digitalisering. Digisams organisation och rollfördelningen mellan Digisams sekretariat och de berörda institutionerna beskrivs i kapitel 3. I kapitel 4 redovisar och analyserar vi Digisams verksamhet samt sekretariatets uppnådda resultat. Kapitel 5 innehåller Statskontorets slutsatser och förslag. 17

18 18

19 2 Bakgrund Med kulturarv avses såväl materiella som immateriella uttryck. Kulturarvet omfattar traditioner, språk, konstnärliga verk, historiska lämningar, arkiv- och föremålssamlingar samt kulturmiljöer och kulturlandskap som överförs från generation till generation. Vad som betraktas som kulturarv förändras med tiden och är ett uttryck för samhällets skiftande värderingar. 3 Ansvaret för att bevara det svenska kulturarvet är fördelat mellan ett stort antal myndigheter och andra institutioner. Dessa kallas ibland för minnesinstitutioner. Till stor del handlar det om så kallade ABMinstitutioner: arkiv, bibliotek och museer. Flertalet av institutionerna är statliga myndigheter som sorterar under Kulturdepartementet. Kungliga biblioteket och universitetsbiblioteken sorterar under Utbildningsdepartementet. Andra institutioner, som Nordiska museet och Svenska Filminstitutet, är stiftelser. Det finns också helt privata kulturarvsinstitutioner, som till exempel hembygdsföreningar, samt offentliga kulturarvsinstitutioner på lokal och regional nivå, exempelvis länsmuseer och kommunala bibliotek. Dessa ingår inte formellt i Digisams samarbete men har på olika sätt kontakt med Digisam. Hur långt digitaliseringsarbetet har kommit inom kulturarvssektorn varierar. Flera institutioner har kommit långt och har mycket kompetens, medan andra knappt har påbörjat sitt digitaliseringsarbete. Variationerna torde bland annat kunna förklaras med att institutionerna i huvudsak själva väljer hur de ska ta sig an digitaliseringsarbetet. 3 Definitionen av begreppet kulturarv i detta stycke är hämtad från Riksantikvarieämbetets hemsida, citerad

20 2.1 En nationell strategi för digitalisering av kulturarvet Den nationella strategin för digitalisering av kulturarvet 4 är en del av regeringens satsning på att öka tillgängligheten till kulturen. Dessutom har strategin tillkommit för att uppfylla vissa åtaganden som Sverige har som EU-medlem, till följd av rådets slutsatser av den 20 november 2008 om det europeiska digitala biblioteket Europeana Tillgänglighet en kulturpolitisk ambition I kulturpropositionen från angav regeringen målen för den svenska kulturpolitiken: Kulturen ska vara en dynamisk, utmanande och obunden kraft med yttrandefriheten som grund. Alla ska ha möjlighet att delta i kulturlivet. Kreativitet, mångfald och konstnärlig kvalitet ska prägla samhällets utveckling. För att uppnå målen ska kulturpolitiken enligt samma proposition: 1. främja allas möjlighet till kulturupplevelser, bildning och till att utveckla sina skapande förmågor 2. främja kvalitet och konstnärlig förnyelse 3. främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas 4. främja internationellt och interkulturellt utbyte och samverkan 5. särskilt uppmärksamma barns och ungas rätt till kultur. Det är främst den tredje punkten ovan som har bäring på Digisams verksamhet. 4 Digit@lt kulturarv Nationell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation (Ku11.015). 5 Proposition 2009/10:3 Tid för kultur. 20

21 I oktober 2011 fattade regeringen därtill beslut om en digital agenda för Sverige. 6 I denna föreslogs ett nytt mål för it-politiken: Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. I agendan föreslogs också ett mål för digitalisering på kulturområdet: Senast 2015 ska kulturella verksamheter, samlingar och arkiv i ökad utsträckning bevaras digitalt och tillgängliggöras elektroniskt för allmänheten. Detta är också målet för den nationella strategin för digitalisering av kulturarvet. I den nationella strategi anges det därtill att alla statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation ska ha en plan för digitalisering och tillgänglighet. 2.2 Ett samordningssekretariat I februari 2011 gav regeringen i uppdrag åt Riksarkivet att inrätta Digisam. 7 Av uppdraget framgår det att Digisam ska stå för kompetensuppbyggnad och kunskapsinhämtning inom kulturarvssektorn i frågor om digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling. Enligt uppdraget ska Digisam även samordna arbeten som de deltagande myndigheterna gemensamt bedriver, till exempel när det gäller digitalisering, gemensamma standarder och system samt policyer och riktlinjer. Digisam kan överlåta samordningsrollen i enskilda frågor till någon myndighet eller institution. Digisams uppgifter beskrivs dels i den nationella strategin för digitalisering av kulturarvet, dels i regeringens uppdrag till Riksarkivet. I den nationella strategin för digitalisering anges att Digisam ska bidra till, samt i vissa avseenden samordna arbetet med, att nå målen för verksamhetsområdet, genom att senast 2015 göra följande: 6 It i människans tjänst en digital agenda för Sverige (N2011:12). 7 Regeringsbeslut Uppdrag till Riksarkivet att inrätta ett samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling av kulturarvet (Ku2011/242/KA). 21

22 Presentera allmänna råd för digitalisering och tillgängliggörande av samlingar och arkiv som ska främja prioriteringar inom digitaliseringsarbetet och ett framtida användande av gemensamma format samt öppna och gemensamma standarder för det statliga kulturarvsområdet. Råden ska även innehålla definitioner av de olika aspekterna inom begreppet digitalisering som kan användas av de statliga kulturarvsmyndigheterna och kulturarvsinstitutionerna samt innehålla råd kring användbarhet och tillgänglighet. Ta fram förslag om nationella riktlinjer för hur en samordnad digital informationshantering och ett samordnat och kostnadseffektivt digitalt långtidsbevarande av samlingar och arkiv, inkluderat audiovisuella arkiv, kan ske hos de statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Förslaget ska även avse en roll- och ansvarsfördelning för arbetet med aggregering, digitalt tillgängliggörande och digitalt bevarande inom den statliga kulturarvssektorn. Digisam ska även årligen redovisa hur mycket kulturarvsinformation Sverige levererar till Europeana. Dessutom ska Digisam enligt uppdraget till Riksarkivet ha resurser och kompetens inom följande områden: följa upp och utvärdera arbetet som sker utifrån den nationella strategin om digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling av kulturarvet arbeta med frågor om standarder och system för digitalt bevarande, samt för tillgängliggörande och användning i digitala miljöer bedriva omvärldsbevakning samt samla och sprida aktuell forskning inom området till Digisams medverkande myndigheter och institutioner. upprätta och förmedla kontakter med organisationer och privata aktörer inom området till Digisams medverkande myndigheter och institutioner arbeta med och informera de medverkande myndigheterna och institutionerna om de juridiska frågor om upphovsrätt som är kopplade till digitalt bevarande och digital förmedling 22

23 medverka i de arbetsgrupper inom EU som behandlar frågor om digitalisering av kulturarvet och återrapportera det svenska arbetet inom området till EU samt undersöka möjligheterna till finansering från EU av vissa projekt erbjuda stöd med kommunikation samt seminarie- och kursverksamhet till medverkande myndigheter och institutioner. 2.3 Befintliga system Som nämndes tidigare väljer kulturinstitutionerna i huvudsak själva hur de ska ta sig an digitaliseringsarbetet. Utifrån sina egna behov har aktörerna i kulturarvssektorn utvecklat separata system för lagring och tillgängliggörande av det material de förvaltar. Vi redovisar ett antal sådana i de följande avsnitten. Inom verksamheter med liknande inriktning har spontana samarbeten uppstått och vissa institutioner samarbetar kring olika system i kluster De stora intressenterna har egna system och tjänster för aggregering av data Riksarkivet har utvecklat Nationell ArkivDatabas (NAD). NAD är en databas som tillhandahåller ett nationellt arkivregister med bland annat arkivhänvisningar och register över arkivinstitutioner. K-samsök är ett verktyg som Riksantikvarieämbetet har utvecklat för och med en rad museer. Verktyget möjliggör samsökning och länkning samt en samordnad leverans av musei- och kulturmiljödata till Europeana. K-samsök gör det även möjligt för institutioner, företag, enskilda och föreningar att vidareutnyttja informationen i egna tillämpningar. Riksantikvarieämbetet förvaltar även söktjänsten Kringla. Denna hämtar till stor del sin information från K-samsök och Europeana (se avsnitt 2.5 nedan). Kungliga biblioteket ansvarar för drift och utveckling av nationella bibliotekssystem. Detta omfattar Libris, den nationella samkatalogen för forskningsbibliotek. Librissystemen innefattar även Svensk mediedatabas (SMDB), som införlivades i Kungliga biblioteket i och med 23

24 samgåendet med Statens ljud- och bildarkiv SMDB ger tillgång till Kungliga bibliotekets samlingar av tv, radio, film, musik och multimedier. Även fjärrlån (lån mellan bibliotek), publika söktjänster och andra kringliggande system och tjänster drivs av Kungliga biblioteket Museerna har många system Primus är ett databassystem utvecklat av det norska företaget Kultur IT för nordiska museers behov. Kultur IT ägs av några norska museer och verksamheten bedrivs på en icke kommersiell basis. Systemet låter museerna hantera och tillgängliggöra samlingar digitalt. Bland de svenska användarna är Nordiska museet störst men gruppen innehåller också ett tiotal andra institutioner med olika ämnesinriktningar och verksamhet. DigitaltMuseum.se är en gemensam portal för sökning i samlingarna hos de svenska primusinstitutionerna. Carlotta är ett informationssystem som har utvecklats för museer och deras samlingar. Systemet ägs i dag av Statens museer för världskultur där Etnografiska museet, Världskulturmuseet, Östasiatiska museet och Medelhavsmuseet ingår. Även andra svenska museer använder systemet. DINA (Digitalt informationssystem för naturhistoriska data) är ett samarbete mellan Naturhistoriska riksmuseet, Göteborgs naturhistoriska museum, Herbarium GB, Evolutionsmuseet i Uppsala och Zoologiska museet i Lund. DINA är ett webbaserat system för hantering av museers samlingar som bygger på öppen källkod och har utvecklas av Naturhistoriska riksmuseet i samarbete med internationella partners. MuseumPlus är ett kommersiellt databassystem som används av en rad statliga och kommunala museer, däribland Nationalmuseum samt Livrustkammaren och Skoklosters slott med stiftelsen Hallwylska museet. Några få centralmuseer har också egenutvecklade system. Utanför centralmuseerna finns det även flera andra system. Det största är Sofie som används av många länsmuseer och även av många hembygdsföreningar. Totalt sett finns det cirka 30 olika system inom museisektorn. 24

25 2.4 Tidigare samordningsfunktion Utöver Digisam finns det inget sammanhållande samarbetsorgan för de centrala kulturarvsinstitutionerna när det gäller digitalisering av kulturarvet även om det finns ett visst samarbete kring digitalisering inom Centralmuseernas samarbetsråd. Även Kungliga biblioteket har inrättat en expertgrupp för digitalisering som arbetar med att utifrån bibliotekens verksamhet strategiskt överblicka och kartlägga olika digitala projekt och initiativ. Under perioden fanns dock en samordningsfunktion för kulturarvssektorn. Denna tillkom genom att Kungliga biblioteket tog initiativ till ett samarbete mellan ett antal centrala kulturarvsinstitutioner. För samarbetet inrättades ett sekretariat vid Kungliga bibilioteket med benämningen ABM-centrum. Centrumet, som kan ses som en föregångare till Digisam, avvecklades år I ABM-centrums inledande fas var det övergripande målet att främja förståelse och samarbete mellan arkiv, bibliotek och museer, stimulera och utveckla digitaliseringssamarbetet mellan kulturarvsinstitutioner i Sverige, främja användningen av ny teknik för att göra samlingarna lättare tillgängliga samt bidra till gränsöverskridande kompetensutveckling. Centret finansierades genom att de ingående institutionerna bidrog med årliga medel samt genom Access-initiativet. 8 Centret organiserades med en projektägargrupp, en styrgrupp samt under åren med ett antal arbetsgrupper. Centrumägarna utgjordes av institutionscheferna från de deltagande institutionerna. Dessa träffades cirka en gång per halvår och fastställde bland annat budget och verksamhetsplan samt utsåg representanter till styrgruppen. Styrgruppen bestod av en representant från varje deltagande institution. Styrgruppsledamöterna träffades i genomsnitt en gång per månad och förväntades avsätta cirka 10 procent av sin arbetstid till frågor som rörde ABM-centrum. Rekrytering av arbetsgruppsledamöter till olika programområden skedde inom och via styrgruppen. 8 Access var en statlig satsning för sysselsättningsskapande åtgärder inom kulturområdet. Satsningen pågick åren

26 Kansliet bestod till en början av en deltidstjänst och kunde sedan utvecklas till en heltidstjänst. Genom Access-medel kunde ytterligare två heltidstjänster tillsättas åren 2006 och Verksamheten bestod i deltagande i internationella och svenska nätverk kring digitalisering, kunskapsuppbyggnad i sektorn inom ramen för FIA (Framtid i Access), informationsinsatser genom ABM:s webbplats samt utåtriktade aktiviteter som konferenser och seminarier Arbeten internationellt och inom EU Det pågår en mängd arbeten internationellt och inom EU när det gäller digitalisering av kulturarvsmaterial. Digisam ska enligt sitt uppdrag medverka i lämpliga delar av dessa. I uppdraget lyfts Europeana särskilt upp, genom att det framgår att Digisam årligen ska redovisa hur mycket kulturarvsinformation som Sverige levererar dit. Europeana är en internetportal för det europeiska kulturarvet och tusentals institutioner över hela Europa levererar data dit. De digitala objekt som användarna kan hitta i Europeana lagras inte centralt utan kvarstår och lagras på varje ansluten kulturinstitutions nätverk. Europeana samlar in bakgrundsinformation om objekten och låter användaren söka i denna information. Därefter dirigeras användaren vidare till den ursprungliga platsen. Även andra internationella projekt och nätverk har bäring på Digisams verksamhet. I nedanstående faktaruta beskriver vi några sådana arbeten och nätverk. 9 ABM-centrum Slutrapport från samarbetsprojektet ABM-centrum

27 Internationella och EU-ledda projekt Unescos Världsminnesprogram Unescos Världsminnesprogram Memory of the World startade år 1992 med fokus på bevarandet av dokument, samlingar, arkiv och bibliotek. Svenska Unescorådet har utsett en kommitté som arbetar med Sveriges deltagande i programmet. Kommittén leds av riksarkivarien. ENUMERATE ENUMERATE är ett EU-projekt som syftar till att få ett bättre statistiskt underlag när det gäller digitaliseringsarbetet vid medlemsländernas institutioner. Digisam är nationell koordinator i Sverige. Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation (DCH-RP) är en samordningsinsats som stöds av Europeiska Kommssionen och som syftar till att producera en så kallad Roadmap for Preservation. Denna beskriver på vilket sätt man bör gå tillväga för att bevara det digitala kulturarvet genom en samlad digital infrastruktur. Projektet kommer också att utforska hur man kan harmonisera policyer för bevarande av det digitala kulturarvet, på både europeisk och internationell nivå, för att hitta modeller för styrning och hållbarhet. Linked Heritage Linked Heritage (Coordination of Standards and Technologies for the enrichment of Europeana) var ett så kallat best practice network inom EU:s ramprogram Competitiveness and Innovation. Många frågor i Linked Heritage, till exempel samordnad digital informationshantering, aggregering och digitalt tillgängliggörande, är centrala inom Digisams arbete. Digisam deltog i vissa arbetsuppgifter av relevans för organisationens uppdrag, till exempel i frågor kring aggregering och terminologier. 27

28 28 ATHENA Plus ATHENA Plus, Access to cultural heritage networks for Europeana, har som mål att leverera stora mängder ny kulturarvsinformation till Europeana, förbättra sökningar, underlätta hämtning av material, terminologier, virtuella utställningarmed mera. Riksarkivet och Digisam deltar och kommer att aggregera data tillsammans med Nationalmuseum och Livrustkammaren och Skoklosters slott med stiftelsen Hallwylska museet.

29 3 Organisation och rollfördelning I detta kapitel redogör vi för Digisams organisation mer i detalj samt rollfördelningen mellan Digisams sekretariat och de berörda myndigheterna. 3.1 Om organisation och rollfördelning i Digisams uppdrag I regeringens uppdrag till Riksarkivet att bilda Digisam fastslås att sekretariatet ska organiseras som en särskild enhet vid Riksarkivet. I uppdraget fastslås även att Riksarkivet ska inrätta en styrgrupp för Digisam, bestående av de myndigheter och institutioner som medverkar till dess finansiering. I styrgruppen ska Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet, Kungliga biblioteket samt något av centralmuseerna vara representerade. Gruppens övriga storlek och organisation bör, enligt uppdraget, bestämmas av de medverkande myndigheterna och institutionerna. Styrgruppen ska fastställa inriktningen på sekretariatets verksamhet. I uppdraget fastslås även att Digisams sekretariat ska ledas av en verksamhetsledare. Utöver att driva sekretariatet ska verksamhetsledaren representera Digisam i frågor om digitalisering av kulturarvet gentemot andra statliga och privata aktörer. Av uppdraget framgår det även att Digisam ska samordna arbeten som de deltagande myndigheterna gemensamt bedriver, som till exempel gäller digitalisering, gemensamma standarder och system samt policyer och riktlinjer. Digisam kan överlåta samordningsrollen i enskilda frågor till någon myndighet eller institution. Digisam kan även tillsätta arbetsgrupper som fokuserar på en särskild sakfråga som bedöms prioriterad. 29

30 3.1.1 Digisams tolkning av sitt uppdrag Utformningen av regeringens uppdrag till Digisam tyder på att regeringen har önskat se en bred förankring av Digisams arbete. Detta innebär att verksamhetens inriktning ska fastställas av Digisam i samverkan med berörda institutioner, administrerat av ett sekretariat som har fått ett förhållandevis självständigt mandat när det gäller valet av arbetssätt. Självständigheten i förhållande till Riksarkivet betonas även genom att regeringen beslutar om vilken budget Digisam ska ha. Digisams verksamhet finansieras nämligen genom medel från de ingående institutionerna. I Digisams uppdrag slås dock inte fast på vilket sätt styrgruppen ska fastställa verksamhetens inriktning. Av uppdraget framgår det att Digisam kan tillsätta arbetsgrupper som fokuserar på särskilda sakfrågor. I övrigt anges det inte i uppdraget hur rollfördelningen mellan Digisams sekretariat och de ingående institutionerna bör se ut. Regeringen har därmed gett Digisam och de berörda institutionerna förhållandevis stor frihet att avgöra arbetsformerna för samarbetet. 3.2 Styrgrupp, expertgrupp och sekretariat En arbetsfördelning som har vuxit fram Som nämndes ovan angav regeringen i uppdraget till Riksarkivet att Digisam skulle inrättas som en enhet vid myndigheten (i formen av ett sekretariat) och att en styrgrupp skulle inrättas med uppgift att fastställa den närmare inriktningen av Digisams verksamhet. Vid bildandet knöts även en expertgrupp till styrgruppen. Det finns ingen formell arbetsordning som styr eller beskriver ansvarsoch arbetsfördelningen mellan styrgrupp, expertgrupp och sekretariat. Det finns inte heller något dokument som beskriver hur förslag bereds. Arbetsfördelningen mellan styrgruppen, expertgruppen och sekretariatet har i stället utvecklats genom praxis. Denna framgår av det följande Styrgrupp I enlighet med uppdraget upprättades en styrgrupp som styrorgan där Riksarkivets generaldirektör (riksarkivarien) är ordförande. Styrgrup 30

31 pen består av myndighetscheferna för Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet, Kungliga biblioteket och en representant för Centralmuseernas samarbetsråd. Vid bildandet av styrgruppen lämnades frågan om att knyta ytterligare personer till gruppen öppen. Enligt de personer som Statskontoret har intervjuat har de berörda institutionerna inte efterfrågat detta, och styrgruppens sammansättning har därför varit konstant sedan bildandet. Från början möttes styrgruppen fyra gånger per år. Vid gruppens möte i december 2013 framfördes önskemål om att öka mötesfrekvensen till sex tillfällen per år. I våra intervjuer har dock framkommit att ambitionen om att öka antalet mötestillfällen inte har kunnat infrias under våren 2014, på grund av tidsbrist. Sekretariatets verksamhetsledare är föredragande i styrgruppen och redovisar där statusrapporter av sekretariatets arbete. Utöver de föredragningar som sker vid styrgruppens möten föredrar verksamhetsledaren även regelbundet aktuella frågor för riksarkivarien. Detta sker cirka en gång i månaden Expertgrupp Till styrgruppen knöts vid bildandet även en expertgrupp, som består av experter från de organisationer som är representerade i styrgruppen. Det var efter önskemål från medlemmarna i styrgruppen som en expert från respektive organisation inlemmades i samarbetet. Digisams verksamhetsledare är sammankallande i expertgruppen och leder arbetet där med att, tillsammans med sekretariatet, ta fram ett underlag för beslut. Inför styrgruppsmötena (och vid behov däremellan) möts därför sekretariatet och expertgruppen för beredning av strategiskt viktigare verksamhetsfrågor. Expertgruppen fungerar därmed i dag som ett beredningsorgan till styrgruppen. Detta har dock inte alltid varit fallet. Tidigare gjordes ingen åtskillnad mellan styrgruppen och expertgruppen, vilket ledde till en flytande ansvarsfördelning. Detta innebar att det inte var självklart vilka frågor som skulle lyftas till styrgruppen för beslut. Digisams sekretariat lyfte därför fram vikten av att särskilja expertgruppen från 31

32 styrgruppen. Vid styrgruppens möte i december 2012 beslutade följaktligen styrgruppen om en tydligare rollfördelning mellan styr- och expertgruppen Sekretariat Enligt Riksarkivets arbetsordning är Digisam en fristående avdelning direkt underställd riksarkivarien. Budgeten för Digisams sekretariat uppgår i dag till cirka 3,7 miljoner kronor, varav cirka 3,4 miljoner kronor utgörs av ramanslaget. Summan av sekretariatets intäkter för åren kommer att uppgå till cirka 18 miljoner kronor, varav cirka 14 miljoner kronor kommer att utgöras av ramanslaget. Sekretariatets verksamhet finansieras genom medel från de ingående institutionerna. Dessa avsätter 0,16 procent av sina årliga anslag till sekretariatet. Överföringen av medel skedde år 2011 genom att Riksarkivet fakturerade institutionerna och har sedan 2012 skett genom omfördelning av anslag i den årliga budgetprocessen. Kungliga biblioteket, som till skillnad från övriga institutioner inte sorterar under Kulturdepartementet utan under Utbildningsdepartementet, faktureras dock fortfarande. Digisams sekretariat består i dag av sex personer: en verksamhetsledare, två utredare, en webmaster, en juridisk utredare och en projektsamordnare. Av dessa arbetar två personer deltid. För närvarande summerar arbetstiden till fem årsarbetskrafter. Samtliga av sekretariatets medarbetare har rekryterats av Digisams verksamhetsledare. Verksamhetsledaren rekryterades i sin tur av riksarkivarien. Utöver sekretariatets egna resurser avsätter de berörda institutionerna resurser till samarbetet genom att institutionernas anställda medverkar i de arbetsgrupper som har initierats av Digisam. I enkäten till de berörda institutionerna har Statskontoret efterfrågat uppgifter om hur många årsarbetskrafter de avsätter för sin medverkan i Digisam. Totalt 17 av de 20 institutioner som har besvarat vår enkät har svarat på denna fråga. Av svaren framgår att merparten av de berörda institutionerna avsätter en halv eller färre årsarbetskrafter för sin medverkan i samarbetet inom ramen för Digisam. Sammantaget handlar det därmed om cirka årsarbetskrafter som de berörda institutionerna lägger på arbetet. 32

33 3.2.5 Digisam har flera kontaktvägar med Regeringskansliet Regeringskansliet kommunicerar med Digisam både via riksarkivarien och genom direkta kontakter med sekretariatets verksamhetsledare. Ungefär var sjätte vecka håller verksamhetsledaren och Kulturdepartementet avstämningsmöten. Mötena är forum för informationsutbyte. 3.3 Organisationen av det operativa arbetet Verksamhetsidé Digisam har utifrån sitt uppdrag i sin verksamhetsplan för åren formulerat ett förslag till följande vision: Kulturarvet är digitaliserat, tillgängligt och användbart för alla. Det finns en samordnad kostnadseffektiv infrastruktur som stödjer digitalisering, användning och bevarande med hög kvalitet. Under Digisams första år låg fokus inom verksamheten på uttolkning av regeringens uppdrag och avstämningar med de berörda myndigheterna om hur de såg på det framtida samarbetet. Sekretariatet ägnade mycket tid åt att etablera verksamheten som en bred plattform för digitaliseringsfrågor. Detta skedde genom möten med samtliga ingående myndigheter och institutioner samt andra regionala och kommunala kulturarvsinstitutioner. Sekretariatet höll även möten med representanter för andra organisationer som Sveriges hembygdsförbund, Riksförbundet Sveriges museer med flera. I dag sker merparten av Digisams operativa arbete genom sekretariatets verksamhet och i arbetsgrupper ledda av sekretariatet. I Digisams verksamhetsplanering anges det att man försöker bedriva arbetet i samverkan med brett sammansatta arbetsgrupper med målet att samla, gemensamt problemformulera, diskutera och sammanfatta. Regelrätta projekt startas i så liten utsträckning som möjligt, bland annat för att minimera projektadministration och skapa utrymme för en större flexibilitet i arbetet. Webben i kombination med fysiska möten är basen för arbetet. 33

34 Digisams arbete beskrivs i verksamhetsplaneringen som en rad parallella insatser. Arbetet delas in i följande områden: samordning av digital informationshantering lagring och långsiktigt digitalt bevarande planer och uppföljning länkbar öppen data kvalitetssäkrade och kostnadseffektiva arbetsflöden för produktion av digital kulturarvsinformation kunskap och kompetens föreskrifter, rekommendationer och riktlinjer samverkan kommunikation och dialog avrapportering till regeringen Arbetsformer Arbetsgrupper Som vi nämnt tidigare är merparten av Digisams operativa arbete kopplat till olika arbetsgrupper. Även ett antal nätverk och workshopsforum har bildats inom ramen för Digisam. Följande grupper av dessa slag har initierats av Digisam, 10 de flesta grupperna är fortfarande aktiva, men ett antal projekt har avslutats: - arbetsgrupp och nätverksmöten för myndighetsvisa planer - arbetsgrupp, workshops och modelleringstillfällen för diskussioner om infrastrukturfrågor - möten samt workshop/hearing om vägledande principer för arbetet med digitalisering av kulturarvet - referensgrupp och avtalsgrupp kring juridiska frågor 10 I kapitel 4 finns en mer utförlig beskrivning av Digisams aktiviteter och vad de olika arbetsgruppernas arbete har gått ut på. 34

35 - arbetsgrupp, expertgrupp och en framtida nationell referensgrupp i frågor om digitalt bevarande - expertgrupp för DISKA-projektet (avslutat) - arbetsgrupper inom ramen för Spectrum - arbetsgrupp kring audiovisuella frågor - nätverksgrupp och mindre arbetsgrupper kring EU-projekt - nationell referensgrupp inom ramen för ATHENA Plus - arbetsgrupp inom ramen för projektet DCH-RP (Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation). I arbetsgrupperna diskuteras olika prioriterade frågor. Vid bildandet av en arbetsgrupp har Digisams sekretariat i allmänhet först samlat representanter för de ingående institutionerna och myndigheterna till en bred diskussion om en fråga. Diskussionerna har sedan fördjupats i en mindre grupp. Digisam har knutit representanter för de flesta av de ingående myndigheterna till de olika arbetsgrupperna. Bemanningen av grupperna har dock sett olika ut. Ibland har man pekat ut specifika personer och ibland har myndigheterna ombetts att själva utse personer som ska sitta med i arbetsgrupperna. Arbetsgrupperna har i regel arbetat enligt följande modell. Efter diskussioner vid ett sammanträde arbetar Digisams sekretariat fram dokument i enlighet med de viktigaste slutsatserna från diskussionen. Arbetsgruppens deltagare ges därefter möjlighet att kommentera innehållet i dokumenten. Digisams sekretariat har därmed den pådrivande rollen i arbetet. De ingående myndigheterna har främst en rådgivande roll. Digisams sekretariat ledde tidigare samtliga arbetsgrupper. Den relativt nybildade arbetsgruppen som arbetar med audiovisuella data leds dock av Kungliga biblioteket. Därtill kommer Riksantikvarieämbetet att leda framtida arbetsgrupper som ska arbeta med översättning av Spectrum (se beskrivningen av Digisams aktiviteter i kapitel 4). Kommunikation och dialog i övrigt De arbetsgrupper som har upprättats inom ramen för Digisams uppdrag utgör den främsta kontakten mellan Digisams sekretariat och de in 35

36 gående institutionerna. En ytterligare kommunikationskanal är Digisams webbplattform, där man redovisar resultatet av omvärldsbevakning och lämnar råd och rekommendationer. Digisam kommunicerar även med de berörda institutionerna via sociala medier såsom Facebook och Twitter. Genom att finnas representerade på olika webbaserade forum hoppas man kunna nå institutionerna på den plattform de själva föredrar. 3.4 Berörda aktörers syn på organisationen och rollfördelningen I intervjuerna har vi frågat representanterna för de ingående institutionerna hur de uppfattar Digisams organisatoriska lösning och rollfördelningen mellan de ingående parterna. Vår enkät till samtliga institutioner som medverkar i Digisams verksamhet har också behandlat frågor kring detta. De berörda aktörernas syn redovisas nedan Oklarheter i styrningen av Digisam I Statskontorets intervjuer har blandade synpunkter framförts på hur styrningen av Digisam är konstruerad rent formellt och hur den har hanterats i praktiken. Konstruktionen med en styrgrupp med representanter på hög nivå från de centrala institutionerna anses ha gett Digisam legitimitet i hela kulturarvssektorn. Digisam har därmed kunnat nå ut på ett sätt som annars hade varit svårt. Flera av de intervjuade har bedömt att det skulle ha varit svårt för en enhet vid Riksarkivet att samordna digitaliseringsarbetet utan en sådan styrgrupp med förankring på hög nivå. Samtidigt anser flertalet av intervjupersonerna att konstruktionen medför en otydlig styrkedja. Digisams sekretariat är enligt Riksarkivets arbetsordning en avdelning vid Riksarkivet direkt underställd riksarkivarien. Styrgruppen, som leds av riksarkivarien, ansvarar för att ta fram riktlinjer för verksamheten. Digisams verksamhetsledare har också regelbundna kontakter med Regeringskansliet. Det finns därmed ett antal olika led inom vilka styrsignaler kan förmedlas till Digisams sekretariat. Av Statskontorets intervjuer med Digisams sekretariat och 36

37 personer i styrgruppen har det framgått att det inte alltid har varit tydligt på vilken nivå strategiska beslut ska tas Den strategiska styrningen har i mångt och mycket överlämnats till sekretariatet I Statskontorets intervjuer med representanter för de berörda institutionerna har styrgruppens funktion som forum för tolkning av uppdraget berörts. Flera av de intervjuade menar att det har saknats en diskussion inom styrgruppen om hur Digisam ska ta sig an olika delar av sitt uppdrag och vilka aktiviteter som ska genomföras. De intervjuade anser att uppdragets omfattande karaktär gör att en tydlig beställning från styrgruppen till Digisams sekretariat är nödvändig. Mandatet att göra de nödvändiga tolkningarna har dock i mångt och mycket lämnats till Digisams sekretariat. Digisams sekretariat består av tjänstemän med expertkunskap i digitaliseringsfrågor på en detaljnivå som saknas i styrgruppen. Sekretariatet presenterar därmed ofta relativt färdiga förslag för styrgruppen. Enligt flera intervjuade är det därför svårt för styrgruppen att, vid behov, förändra inriktningen på Digisams arbete. Även det faktum att styrgruppen sammanträder relativt sällan leder till att styrgruppens medlemmar har svårt att upprätthålla en kontinuerlig styrning av arbetet. Styrgruppens agerande uppfattas därmed mer som en referensgrupp. Även styrgruppens ägarskap av de frågor som behandlas inom ramen för Digisam har diskuterats i Statskontorets intervjuer. Medlemmarna i styrgruppen har uttryckt en önskan om att se sig själva som en del av Digisam. Genom samordningsuppdraget har regeringen formulerat en vilja till förankring av Digisams verksamhet bland de berörda institutionerna. I och med att mandatet att göra tolkningar inom ramen för uppdraget i mångt och mycket tilldelas sekretariatet upplever dock styrgruppens medlemmar att mandatet att styra verksamheten till stor del tillfaller sekretariatet. Statskontoret har inom ramen för denna utvärdering kunnat konstatera att frågan om i vilken utsträckning Digisams styrgrupp och expertgrupp är inlemmade i benämningen Digisam är föremål för diskussion av berörda parter. Även frågan om i vilken utsträckning Digisams styrgrupp ska styra sekretariatet har diskuterats internt under utvärde 37

38 ringens gång. Innebörden av formuleringen i regeringens uppdrag till Digisam, där det anges att styrgruppen ska fastställa inriktningen på sekretariatets verksamhet, tolkas därmed olika av medlemmarna i styrgruppen. Frågan om hur Digisams sekretariat ska arbeta gentemot styrgruppen (inklusive expertgruppen) kommer att bli föremål för en särskild diskussion vid styrgruppsmötet den 17 juni 2014, det vill säga efter att Statskontoret har överlämnat denna rapport till regeringen Digisam har fokuserat på rätt utmaningar inom området Trots de oklara styrningsförhållandena anser representanter för de berörda institutionerna att Digisam i huvudsak har lyckats göra rätt prioriteringar inom ramen för sitt uppdrag. I Statskontorets enkät ansåg 75 procent av de svarande att påståendet Digisam har fokuserat på rätt utmaningar inom området stämmer helt eller delvis (se diagram 1). Diagram 1 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Enkätfråga: Har Digisam fokuserat på rätt utmaningar inom området? (n=20) Stämmer inte Stämmer delvis Stämmer väl Vet ej/ingen uppfattning Även i Statskontorets intervjuer med representanter för ett urval av de berörda institutionerna, angav de flesta att Digisam har förmått att identifiera de berörda institutionernas behov när det gäller digitaliseringsfrågor. Digisams förmåga att göra avgränsningar inom ramen för 38

39

40 3.4.5 Oklarheter vid bildande av arbetsgrupper I Statskontorets intervjuer med representanter för de ingående institutionerna har förfarandet vid bemanning av arbetsgrupperna i viss mån ifrågasatts. Eftersom Digisam ofta kallar personer på tjänstemannanivå till medverkan i arbetsgrupperna har det ibland varit oklart för dessa personer om de representerar sig själva eller sin institution i de frågor som diskuteras. Det har ibland även varit oklart hur arbetsgrupper upprättas och varför vissa institutioner bjuds in att delta i de fördjupade diskussionerna och inte andra. Som framgår av vår tidigare redovisning finns det flera olika arbetsformer inom ramen för Digisams verksamhet. Sekretariatet initierar arbetsgrupper, referensgrupper, nätverk och workshoppar. Förekomsten av sådana mer eller mindre formaliserade samtalsforum har gjort att representanter för de berörda institutionerna inte alltid har vetat om de har suttit med i en arbetsgrupp eller inte. Sättet som arbetsgrupperna bildas på gör också att gruppernas mål och syfte formuleras i deras interna diskussioner. Avsaknaden av i förväg formulerade och tydliga mål för arbetsgrupperna har medfört att de ingående institutionerna inte har vetat vad de kan bidra med eller vinna på att ingå i en arbetsgrupp. Detta har gjort att en del institutioner har varit mindre benägna att avsätta resurser till samarbetet (främst i form av arbetstid) än vad som annars hade varit fallet. Intrycket från våra samtal med Digisams sekretariat är dock att sekretariatet är medvetet om att förfarandet vid bemanningen inte har varit helt transparent. I vissa arbetsgrupper har sekretariatet eftersträvat en gruppsammansättning som speglar olika nyckelkompetenser och därför vänt sig till vissa i förhand utpekade personer. Förfarandet hade dock kunnat kommuniceras bättre, menar representanter för sekretariatet Arbetsgruppernas arbetssätt ifrågasätts Digisam har valt att i hög grad arbeta med diskussioner i arbetsgrupper. De flesta personer som Statskontoret har intervjuat menar att denna arbetsform är rimlig. Likaså visar vår enkät att en majoritet av de berörda institutionerna anser att de har haft tillräckliga möjligheter att påverka innehållet i arbetsgruppernas diskussioner. Totalt angav 80 procent av de svarande 40

41 i Statskontorets enkät att de anser att påståendet Min institution har haft tillräckliga möjligheter att påverka diskussioner i de arbetsgrupper vi medverkat stämmer delvis eller väl (se diagram 3). Diagram 3 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Enkätfråga: Har din/er institution haft tillräckliga möjligheter att påverka diskussionerna i de arbetsgrupper ni medverkat i? (n=19). Stämmer inte Stämmer delvis Stämmer väl Vet ej/ingen uppfattning Med det valda arbetssättet spelar Digisams sekretariat en central roll. Enligt flera av de intervjuade kan det leda till att kunskap koncentreras till sekretariatet och inte kommer de ingående myndigheterna till del i tillräcklig utsträckning. Dessa intervjupersoner menar att Digisams sekretariat i större utsträckning borde delegera ansvaret för att leda arbetsgrupperna till representanter för de ingående myndigheterna. Enligt dessa intervjupersoner borde Digisams sekretariat ha en rent administrativ uppgift. Digisams sekretariat håller med om att en delegering av ansvaret för grupperna är eftersträvansvärd, inte minst för att skapa en jämnare arbetsbelastning mellan de inblandade institutionerna. Arbetsgruppen som arbetar med audiovisuella frågor leds av Kungliga biblioteket. Både representanter för Digisams sekretariat och Kungliga biblioteket har uppgett att det är lämpligt att biblioteket leder denna grupp, med hänvisning till att denna institution har störst kompetens inom detta 41

42 område. Samtidigt har anställda vid sekretariatet framfört att det ibland har varit svårt att få representanter från de ingående institutionerna att engagera sig mer aktivt i arbetsgrupperna, vilket skulle försvåra möjligheterna att delegera ansvaret för arbetsgrupperna. 3.5 Statskontorets sammanfattande iakttagelser I det här kapitlet redovisar vi Statskontorets sammanfattande iakttagelser rörande Digisams organisation, arbetssätt och rollfördelning Flera olika styrsignaler Statskontoret kan konstatera att de finns vissa oklarheter i styrningen av Digisam. Riksarkivarien styr Digisam både i egenskap av generaldirektör för Riksarkivet och som ordförande i Digisams styrgrupp. Digisam har därtill en egen kommunikationskanal med Regeringskansliet, genom kontinuerliga avstämningsmöten. Detta får till följd att det är oklart på vilken nivå olika strategiska beslut ska tas. Avsaknaden av en formaliserad arbetsordning där styrgruppens, expertgruppens och sekretariatets roller i beslutsprocessen fastslås bidrar till att befästa oklarheterna i styrningen. Det är därtill bara ett fåtal av Digisams berörda institutioner som finns representerade i styrgruppen. En av medlemmarna utses av Centralmuseernas samarbetsråd. Museerna har på så sätt en viss förankring i styrgruppen. Som nämndes tidigare tyder Statskontorets intervjuer emellertid på att det inte har väckts några krav på ytterligare sektorsrepresentanter bland de berörda institutionerna Strategisk styrning på tjänstemannanivå Det råder oklarheter kring styrgruppens förhållande till sekretariatet. Statskontoret har funnit att styrgruppen i stor utsträckning har överlåtit ansvaret att uttolka Digisams uppdrag till sekretariatet. Den strategiska styrningen av arbetet inom ramen för Digisam uppstår under arbetets gång i samarbete med representanter för de berörda institutionerna. Digisams sekretariat har den centrala rollen i denna process, i och med att sekretariatet utformar verksamhetsdokument och i mångt och mycket avgör vilka aktiviteter som ska ske. 42

43 Statskontorets bild är således att styrgruppen endast i mindre grad har tagit på sig den strategiska ledningen av Digisams verksamhet. Styrgruppen agerar därmed mer som en referensgrupp. Statskontoret konstaterar även att frågan om i vilken utsträckning Digisams styrgrupp och expertgrupp är inlemmade i benämningen Digisam är föremål för en långdragen diskussion mellan berörda parter Förankring genom arbetsgrupper Som vi nämnde i inledningen av detta kapitel har regeringen i formuleringarna av Digisams uppdrag eftersträvat en bred förankring av arbetet bland de berörda institutionerna. Av kapitlet har det framgått att denna förankring främst sker via sekretariatets arbetssätt, det vill säga genom diskussioner i arbetsgrupper i vilka de berörda institutionerna deltar. Tack vare de arbetsgrupper som initierats av Digisam har de ingående myndigheterna fått en kanal att föra fram både kunskap och synpunkter om hur de uppfattar att digitaliseringsarbetet bör fortskrida. Detta har skapat en känsla av delaktighet och gemensamt ägandeskap av digitaliseringsfrågorna. Statskontoret bedömer att detta ger en god grund för att Digisams produkter kommer att vara förankrade hos Digisams intressenter. Det finns dock vissa problem med att de ingående institutionerna främst har format Digisams verksamhet genom diskussioner i arbetsgrupper och inte genom styrgruppens mandat att fastställa inriktningen på sekretariatets verksamhet. Bland annat eftersom det är oklart med vilket mandat de tjänstemän som ingår i arbetsgrupperna agerar. Därtill riskerar styrningen av frågorna att i viss mån bli slumpmässig beroende på vilken av de berörda institutionerna som blir representerade i arbetsgrupperna Sekretariatet har en pådrivande roll i arbetet Digisams sekretariat och de berörda aktörerna har getts stor frihet att själva avgöra hur rollfördelningen mellan sekretariatet och institutionerna ska se ut. Digisams sekretariat intar generellt sett en pådrivande roll genom att sammankalla till grupper, utreda olika frågor och pre 43

44 sentera olika dokument. Institutionernas roll är i mångt och mycket rådgivande. Arbetsfördelningen mellan Digisams sekretariat och institutionerna uppfattas av de flesta berörda aktörer som rimlig. Sekretariatet har medvetet försökt undvika betungande administration och låtit verksamhetsstyrningen växa fram tillsammans med ingående institutioner. Detta har dock gjort att verksamheten varit svår att överblicka. Utan en tydlig målformulering för de arbetsgrupper som har initierats inom ramen för samarbetet har de berörda institutionerna dessutom varit motvilliga att avsätta resurser till deltagande i samarbetet Relativt goda möjligheter att påverka arbetet Trots vissa oklarheter när det gäller processen kring bemanningen av arbetsgrupperna är de berörda institutionerna generellt sett nöjda med insynen i Digisams arbetsprocess. En majoritet av institutionerna upplever även att de har haft möjlighet att påverka de diskussioner som har förts inom ramen för Digisam. Många av institutionerna efterfrågar dock en tydligare prioritering av frågor som ligger inom ramen från Digisams uppdrag. Statskontorets utvärdering visar att Digisams sekretariat i mångt och mycket är de som gör denna typ av prioriteringar, eftersom sekretariatets styrgrupp i hög utsträckning har delegerat detta mandat till sekretariatets tjänstemän. De berörda institutionernas möjligheter att påverka inriktningen på Digisams verksamhet finns därför i deras medverkan i de arbetsgrupper som har upprättats. 44

45 4 Verksamhet och resultat I detta kapitel redogör vi för de aktiviteter som Digisam har genomfört inom ramen för sitt uppdrag samt resultaten av dessa aktiviteter. 4.1 Statskontorets tolkning av Digisams uppdrag Digisam har fått ett omfattande uppdrag, innehållande flera deluppgifter. Statskontoret har tolkat Digisams uppdrag som att det kan indelas i fyra huvuduppdrag. Huvuduppdrag 1. Samordna arbeten som de deltagande myndigheterna gemensamt bedriver Denna samordning gäller institutionernas digitaliseringsarbete vad avser bland annat gemensamma standarder och system samt policyer och riktlinjer. I regeringens uppdrag anges att Digisam ska samordna det digitaliseringsarbete som de berörda institutionerna bedriver gemensamt (Statskontorets kursivering). Detta skulle kunna tolkas som att avsikten i regeringens uppdrag är att Digisam endast praktiskt ska samordna eventuella digitaliseringsarbeten som myndigheterna bedriver tillsammans, till exempel i gemensamma digitaliseringsprojekt. Som kommer att framgå av detta kapitel har Digisam dock haft en vidare definition av uppdraget, genom att Digisams ambition är att stödja varje enskild institution i deras digitaliseringsarbete. Huvuduppdrag 2. Stå för kompetensuppbyggnad och kontaktförmedling Dessa uppgifter finns uttryckta både i den nationella strategin för digitalisering av kulturarvet och i Digisams uppdrag. Digisam ska bland annat bedriva omvärldsbevakning samt samla och sprida kunskap om aktuell forskning inom området till de medverkande institutionerna. Digisam ska upprätta och förmedla kontakter med organisationer och privata aktörer inom området till de berörda institutionerna. Digisam 45

46 ska också erbjuda stöd med kommunikation samt seminarie- och kursverksamhet till institutionerna. I Digisams uppdrag ingår även att arbeta med och informera de medverkande myndigheterna och institutionerna om de juridiska frågor om upphovsrätt som är kopplade till digitalt bevarande och digital förmedling. Huvuduppdrag 3. Presentera råd och riktlinjer Digisam ska presentera allmänna råd för digitalisering och tillgängliggörande av samlingar och arkiv. Dessa ska främja prioriteringar inom digitaliseringsarbetet och ett framtida användande av gemensamma format samt öppna och gemensamma standarder för det statliga kulturarvsområdet. Digisam ska även ta fram förslag om nationella riktlinjer för hur en samordnad digital informationshantering och ett samordnat och kostnadseffektivt digitalt långtidsbevarande av samlingar och arkiv, inkluderat audiovisuella arkiv, kan ske hos de statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. En stor del av Digisams sekretariats arbete går ut på att vara processledare för ett antal arbetsgrupper vars uppgift är att leverera underlag till de råd och riktlinjer som efterfrågas i Digisams uppdrag. Förslag till råd och riktlinjer beslutas sedan av Digisams styrgrupp. Dessa innefattar gemensamma principer för digitalisering, ansvarsfördelning inom sektorn, upphovsrättsliga avtal och förslag till lösningar för infrastruktur och långtidsförvarande. Huvuduppdrag 4. Delta i EU-arbete Enligt sitt uppdrag ska Digisam medverka i de arbetsgrupper inom EU som behandlar frågor om digitalisering av kulturarvet och återrapportera det svenska arbetet inom området till EU. Digisam ska även undersöka möjligheterna till finansiering från EU av vissa projekt. Av nationella strategin för digitalisering av kulturarvet framgår det även att Digisam årligen ska redovisa hur mycket kulturarvsinformation som Sverige varje år levererar till Europeana. 4.2 Digisams aktiviteter Infrastruktur och långtidsbevarande Frågan om infrastrukturen för det digitala kulturarvet löper som en röd tråd genom Digisams arbetsuppgifter. Inom ramen för Digisams arbete 46

47 med infrastrukturfrågorna har ett antal workshoppar hållits med myndigheter som anses ha nyckelroller när det gäller försörjningen av digital kulturarvsinformation. Ett antal modeller har tagits fram som beskriver dagsläget samt vad som kommer att behövas framöver i form av standarder och funktionalitet. Digisams sekretariat har också fört samtal med SUNET (Swedish University Computer Network) om gemensamma mål och förutsättningar för en långsiktig samverkan mellan SUNET och kulturarvsinstitutionerna. SUNET är universitetens och högskolornas gemensamma organisation och infrastruktur för nationell och internationell datakommunikation. Organisationen erbjuder sina anslutna organisationer en rad olika datatjänster och utgör på så sätt ett nät för forskning och utbildning. Under 2013 initierades en förstudie med sju av Digisams berörda institutioner i syfte att ta fram förslag till vägar för att nå ett samordnat och kostnadseffektivt långtidsbevarande. Inom ramen för förstudien intervjuade Digisams sekretariat och Riksarkivet representanter från sju kulturarvsinstitutioner för att få en bild av dagsläget vad gäller digitalt bevarande. En arbetsgrupp skapades inför förstudien, som höll diskussioner och workshoppar om de behov som arkiv, bibliotek och museer har när det gäller dessa frågor. En expertgrupp bestående av sju personer från Riksarkivet, LDB-centrum 11 och Kungliga biblioteket arbetade också med förstudien. Insatser som Digisam gör inom EU-projektet Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation har samordnats med förstudien. Förstudien om digitalt bevarande avslutades i mars 2014 och lade förslag till ett fortsatt projekt om lagring och bevarande Råd och riktlinjer I Digisams uppdrag ingår att presentera så kallade allmänna råd för digitalisering och tillgängliggörande av samlingar och arkiv. Allmänna råd skiljer sig från föreskrifter genom att de inte är bindande för vare 11 LDB-centrum (Centrum för långsiktigt digitalt bevarande) är ett kompetenscentrum vid Luleå tekniska universitet som arbetar med konkreta metoder för arkivering och återskapande av digitalt material. 47

48 sig myndigheter eller enskilda. I 1 författningssamlingsförordningen definieras allmänna råd som sådana generella rekommendationer om tillämpningen av en författning som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende. Det behövs inget särskilt bemyndigande för att en myndighet ska få besluta om allmänna råd på sitt område. När allmänna råd ingår i en myndighets författningssamling handlar det i allmänhet om råd som rör tillämpningen av en föreskrift eller en annan författning. Det finns dock inte ännu några föreskrifter beslutade för digitaliseringen av kulturarvet. Digisams sekretariat har efter diskussioner med Riksarkivets ansvariga för arbetet med författningar, kommit fram till att allmänna råd inte är rätt form att lämna förslag på framtida lösningar när det gäller till exempel infrastruktur och långtidsbevarande. Digisams sekretariat kommer i stället, tillsammans med Riksarkivet, att formulera eventuella förslag som ändringar i befintliga föreskrifter, eller som förslag till nya. I frågor som Digisams sekretariat anser behöver regleras, men där det inte är lämpligt att göra det i författningar, avser man lämna förslag till vägledningar och/eller rekommendationer Översättning av Spectrum Spectrum är en fritt tillgänglig standard med tillhörande manual inom förvaltning av samlingar. Denna kommer att översättas till svenska och anpassas till svenska förhållanden. Riksantikvarieämbetet planerar att ta på sig ansvaret som nationell partner för Spectrum, och kommer, tillsammans med Digisam, att leda arbetsgrupper som ska säkra att manualens 21 procedurer kan fungera även på svensk grund Audiovisuella frågor Kungliga biblioteket ansvarar för att leda en arbetsgrupp som arbetar med audiovisuella frågor. Digisams sekretariat fungerar som ett stöd i detta arbete. Bemanningen av arbetsgruppen sker av Kungliga biblioteket tillsammans med Digisams sekretariat Digitaliseringsplaner Enligt uppdraget ska Digisam samordna arbeten som de deltagande institutionernas gemensamt bedriver, till exempel när det gäller digita 48

49 lisering, gemensamma standarder och system samt policyer och riktlinjer. Inom ramen för uppdraget att samordna de berörda institutionernas digitaliseringsarbete erbjöd sig Digisams sekretariat tidigt att driva och samordna institutionernas arbete med att ta fram de planer för digitalisering som institutionerna ska presentera för regeringen senast år Ett nätverk bildades av de institutioner som har i uppdrag att ta fram egna digitaliseringsplaner. Under 2013 utarbetades ett underlag för koordinering av respektive institutions egna digitaliseringsplaner. Underlaget består av stöddokument till hjälp för institutionerna i deras arbete med att ta fram planerna med en uppdelning i underrubrikerna prioritering, mängdredovisning och frågeschema. I maj 2014 lämnade de berörda institutionerna in sina underlag, där de har svarat på sekretariatets frågeschema, till Digisam. Under sommaren kommer sekretariatet att sammanställa och analysera dessa. I en andra fas i denna process har Digisam bjudit in till en serie nätverksmöten. Samtliga av de berörda institutionerna, med undantag för Statens kulturråd, är delaktiga i nätverket. Sammanlagt sex nätverksmöten kommer att hållas under Digisams mandattid. Sekretariatets förhoppning är att träffarna kommer att vara ett forum för bland annat fortsatt nätverkande och kunskapsuppbyggnad Begreppsdefinitioner och mått Digisams arbete med begreppsdefinitioner och mått pågår i två etapper. I en första etapp levereras överenskomna definitioner av de begrepp som är centrala i Digisams uppdrag, tillsammans med de definitioner som kommer att ingå i de respektive institutionernas digitaliseringsplaner. I en andra etapp vidareutvecklas och fördjupas en begreppsmodell med processtöd från Kungliga tekniska högskolan Vägledande principer Tillsammans med en konsult har Digisam tagit fram vägledande principer för arbetet med digitalisering av kulturarvet. Principerna är tänkta att användas som stöd för inriktningen av beslut och bidra till att samordna digital informationshantering på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. 49

50 Grundarbetet med principerna gjordes av Digisams sekretariat i samarbete med konsulten. Förslaget till principer bereddes sedan av Digisams expertgrupp, genom en webbaserad remiss samt i form av en inbjudan till samtliga berörda institutioner att medverka i en workshop om de föreslagna principerna. Förslaget beslutades sedan av styrgruppen och publicerades på Digisams webbplats i april Upphovsrätt Under 2013 inleddes ett samrådsarbete kring upphovsrättsliga frågor. Två grupper, en partssammansatt grupp och en referensgrupp med experter på bildfrågor, arbetar för att utreda upphovsrättsliga frågor och ta fram ett förslag till ett avtalslicensbaserat ramavtal. 12 Tanken är att ramavtalet ska kunna reglera de rättigheter som institutionerna behöver för att göra sina bildsamlingar tillgängliga digitalt. Arbetsgrupperna har också i uppgift att ta fram riktlinjer kring upphovsrättsliga frågor i stort som kan fungera som en praktisk vägledning för kulturarvsinstitutionernas dagliga arbete. Arbetsgruppernas arbete har pågått under våren Kunskap och kompetens Ett led i uppdraget att sprida kunskap och förmedla kontakter är utvecklingen av Digisams webbplats. Denna är enligt Digisams sekretariat tänkt att fungera som en webbaserad kunskapshubb, där information och relevanta Internet-länkar ska samlas. Denna vision är dock ännu inte realiserad fullt ut. Webbplatsen ses av Digisams sekretariat som en del i en integrerad webbnärvaro, i vilken även Facebook, Twitter, Slideshare och LinkedIn är viktiga komponenter Samverkan med forskning Under år 2013 arbetade Digisam tillsammans med Kungliga tekniska högskolan med det VINNOVA-finansierade projektet, Digitala Semantiska Kulturarvsauktoriteter DISKA. Projektets mål var att tillgängliggöra data som förvaltas av de samverkande myndigheterna. 12 Arbetsmodellen utgår från erfarenheterna av arbetet med MU-avtalet (MU står för medverkans- och utställningsersättning) där Kulturrådet för statens räkning har förhandlat fram ett ramavtal för utställningsersättning med rättighetsorganisationerna. Parallellt med detta arbete så utarbetar Kungliga biblioteket ett liknande avtal med en kollektiv avtalslicens för tillgängliggörande av digitaliserade dagstidningar. 50

51 Inom ramen för projektet inventerades listor/förteckningar av referenskaraktär på de centrala kulturarvsinstitutionerna. Utöver DISKA-projektet har Digisam även inlett ett bredare samarbete med Kungliga tekniska högskolan. Förhoppningen är att samarbetet ska leda till att Digisam och de berörda institutionerna tar del av teknisk spetskompetens. Ett Letter of Intent kring samverkan har undertecknats av Kungliga tekniska högskolan, Riksarkivet, Kungliga biblioteket och Centralmuseernas samarbetsråd Konferens om nordiskt samarbete Inom ramen för det svenska ordförandeskapet i Nordiska ministerrådet 2013 bjöd Digisams sekretariat in till en konferens i Malmö på temat Öppna kulturarvsdata i Norden. Konferensen anordnades i samarbete med Media Evolution. 13 Konferensen avhandlade bland annat länkbar, öppen data och på programmet fanns talare från Australien, Belgien, Danmark, Finland, Island, Nederländerna, Norge och Sverige. Ett mål med konferensen var att skapa ett hållbart nordiskt nätverk för ett digitalt kulturarv EU-representation och internationellt arbete I Digisams uppdrag ingår att medverka i de arbetsgrupper inom EU som behandlar frågor om digitalisering av kulturarvet och att återrapportera det svenska arbetet inom området till EU. Digisam ska även undersöka möjligheterna till finansiering från EU av vissa projekt. För att öka de svenska kulturarvsinstitutionernas deltagande i EUprojekt är Digisam samlande aktör i de EU-projekt som bedöms som intressanta för de ingående institutionerna. Ett nätverk för de kulturarvsinstitutioner som deltar i EU-projekt har initierats av Digisams sekretariat för utbyte av erfarenheter och nya kunskaper. Digisams verksamhetsledare är svensk representant i EU-organet MSEG Member states expert group on digitalisation. Digisam är också medlem i the Europeana Network samt Europeana Aggregators Network och gick under 2013 med som så kallad associate partner i 13 Media Evolution är en medlemsorganisation som jobbar för att stärka innovation och tillväxt i södra Sveriges mediebranscher. 51

52 Europeana Inside. Detta nätverk identifierar befintliga standarder och verktyg för att kartlägga vilka funktioner som kan förenkla aggregering av data för institutionerna och utveckla ett verktyg som stödjer det arbetet. Inom ramen för det europeiska samarbetet är Digisam även medlem i projektet ATHENA Plus (Access to cultural heritage networks for Europeana). Tillsammans med Riksarkivet deltar Digisam också som partner i EUprojekten Linked Heritage och Digital Cultural Heritage Roadmap för Preservation. Inom ramen för det senare projektet har Digisam initierat ett nationellt arbete i samarbete med sex svenska kulturarvsinstitutioner. Projektet pågår mellan oktober 2012 och september 2014 och syftar till att producera en vägkarta som beskriver på vilket sätt man bör gå tillväga för att bevara det digitala kulturarvet genom en samlad digital infrastruktur. Digisam är även nationell koordinator för EU-projektet ENUMERATE som syftar till att skapa ett bättre statistiskt underlag när det gäller digitaliseringsarbetet i medlemsländerna. Dessutom har Digisam deltagit som talare i ett antal internationella konferenser, bland annat UNESCO:s konferens Memory in a digitized world i Vancouver 2012 och EUROMED Under 2013 deltog Digisam vid 25 större seminarier och konferenser, varav 16 som talare. Nätverksgrupp kring EU-projekt Inom ramen för Digisams samverkan med de berörda institutionerna har en nätverksgrupp kring EU-projekt startats för att få till stånd samverkan och kunskapsutbyte kring digitalisering samt tillgängliggörande och bevarande av digitalt kulturarvsmaterial. Syftet är att, med utgångspunkt i de berörda institutionernas erfarenheter i liknande sammanhang, hitta strategier för ett ökat deltagande i EU-projekt. Mindre arbetsgrupper är planerade att starta inom nätverksgruppen för att diskutera frågor om bland annat standarder och format, semantik och terminologi samt slutanvändarens perspektiv. 52

53 4.3 Berörda aktörers syn på Digisams resultat I detta avsnitt presenteras de berörda institutionernas syn på Digisams resultat. Vi gör detta utifrån de fyra huvuduppdrag som Statskontoret har identifierat att Digisam har fått av regeringen; att samordna de arbeten som de berörda institutionerna gemensamt bedriver, att stå för kompetensuppbyggnad och kontaktförmedling, att presentera råd och riktlinjer samt att medverka i EU-arbete. Först redovisar vi dock institutionernas övergripande åsikter Övergripande om Digisams resultat En utgångspunkt i Statskontorets utvärdering har varit frågan om de berörda institutionerna anser att Digisam utför sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. I vår enkät svarade en övervägande majoritet att de anser att så är fallet. Resultaten av enkätsvaren när det gäller denna fråga framgår av diagram 4. Diagram 4 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Enkätfråga: Anser du/ni att Digisam utför sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt? (n=20) Ja Nej Vet ej/ingen uppfattning Vad som uppfattas som ändamålsenligt kan givetvis variera mellan de olika institutionerna. Kommentarerna till vår enkät ger dock väg 53

54 ledning om hur institutionerna ser på detta. Av de institutioner som anser att Digisam utför sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt menar flera att Digisam har lyckats göra mycket trots begränsade resurser till exempel när det gäller att lyfta upp digitaliseringsfrågorna på agendan. Flera anser även att Digisam genom sina nätverk underlättar för institutionerna att lära av varandra i olika frågor. Av dem som anser att Digisam inte fullföljer sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt är det flera institutioner som efterfrågar en tydligare prioritering inom ramen för Digisams uppdrag. Det finns även de som menar att deras institution inte har de resurser som krävs för att tillgodogöra sig Digisams erbjudande samt att Digisam inte samordnar digitaliseringsfrågorna utifrån var de berörda institutionerna befinner sig i dag utan där Digisam anser att de borde befinna sig Resultat inom huvuduppdrag 1: samordna de arbeten som de berörda institutionerna gemensamt bedriver I våra intervjuer har framförts att Digisam är pådrivande för att sprida en samsyn inom kulturarvssektorn och en insikt om att man äger digitaliseringsfrågorna tillsammans. Genom att samla intressenter till breda diskussioner har man försökt precisera konkreta problem och sedan bildat arbetsgrupper för att ta sig an dessa. Detta förfarande har satt igång processer både i och mellan de ingående myndigheterna. I Statskontorets enkät anger 78 procent av de svarande att de helt eller delvis håller med om påståendet att de berörda institutionerna har en större samsyn kring digitaliseringsfrågor i dag än innan Digisam bildades. Enkätsvaren redovisas i diagrammet nedan. 54

55 Diagram 5 Enkätfråga: Anser du/ni att de ingående institutionerna har en större samsyn kring digitaliseringsfrågor? (n=18) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Stämmer inte Stämmer delvis Stämmer bra Vet ej/ingen uppfattning I kommentarerna till enkäten framförs det dock att Digisams mandattid, och därmed också tiden för att nå samsyn i digitaliseringsfrågorna, är kort. Flera institutioner anser därför att Digisams bidrag till denna process är att hjälpa de berörda institutionerna att bli varse olika frågeställningar och formulera behov, snarare än att se till att samsyn nås innan mandattidens slut. Digitaliseringsfrågorna prioriteras mer I vår enkät har vi även frågat de berörda institutionernas om samarbetet inom ramen för Digisam har lett till att digitaliseringsfrågor prioriteras mer internt inom deras organisationer. Institutionernas svar framgår av diagram 6. 55

56

57

58 Diagrammet visar att det arbete som Digisam bedriver ännu inte har haft tydlig påverkan i en majoritet av de berörda institutionernas operativa arbete med att digitalisera, tillgängliggöra och långtidsbevara kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation. Totalt 61 procent av respondenterna instämmer inte med påståendet Vi bedriver vårt digitaliseringsarbete på ett annat sätt efter Digisams bildande. Digisam har därtill endast i liten utsträckning påverkat takten i digitaliseringsarbetet vid de berörda institutionerna. Av de svarande angav 67 procent att de inte instämmer med påståendet att Vi bedriver vårt digitaliseringsarbete i en snabbare takt sedan Digisams bildande. Statskontoret kan även konstatera att samarbetet inom Digisam i relativt liten utsträckning har lett till en intern omprioritering av de resurser som avsätts för digitaliseringsarbetet. Av diagrammet ovan framgår att 39 procent av kulturarvsinstitutionerna i enkäten svarade att de inte instämmer med påståendet att Vi bedriver vårt digitaliseringsarbete till andra resurser sedan Digisams bildande. Totalt 33 procent av de svarande hade ingen uppfattning i frågan. Likaså framgår det av Statskontorets intervjuer med nio av de berörda institutionerna att samarbetet inom Digisam inte har lett till att institutionerna samutnyttjar resurser eller samarbetar i genomförandeprojekt i någon större utsträckning. Synen på Digisams stödjande verksamhet varierar Inom ramen för sitt uppdrag att samordna de berörda institutionernas arbete med digitalisering har Digisam en ambition att verka som en stödfunktion i ett antal frågor. Av Statskontorets enkät framgår att de berörda institutionerna anser att Digisam lyckas olika väl i sitt arbete med att verka som en sådan stödjande funktion. Enkätresultaten redovisas i diagram 8. 58

59

60 Diagram 9 Enkätfråga: Din/er institution bidrar till Digisams finansiering. Upplever ni att ni får valuta för era pengar? (n=20) 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Ja Nej Vet ej/ingen uppfattning De institutioner som anser att de får nytta av investeringen i Digisam, anger i kommentarerna till enkäten att det rör sig om förhållandevis små medel för att få den samordning som behövs inom kulturarvssektorn. En ytterligare anledning är att man anser att Digisam fyller en strategiskt viktig funktion som pådrivande för att institutionerna ska prioritera digitaliseringsfrågan i sin verksamhet. Flertalet av de institutionerna vi har intervjuat har dock uppgett att ett förbehåll är att detta också beror på om Digisam kommer att lyckas uppnå användbara resultat innan mandattiden löper ut. Av kommentarerna i Statskontorets enkät framgår det att flera museer anser att tydligare prioriteringar av angelägna museispecifika frågor hade gett mer valuta för pengarna. Flera institutioner har även angett i enkäten att det är för tidigt att bedöma nyttan av Digisams arbete. Fortsatt samordning efterfrågas av institutionerna Statskontorets enkät till de berörda institutionerna innehöll en fråga om deras syn på behovet av fortsatt samordning efter att Digisams mandattid har löpt ut. Diagram 10 visar att totalt 80 procent av de svarande 60

61 ansåg att en fortsatt samordning av digitaliseringsarbetet behövs även i framtiden. Diagram 10 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Enkätfråga: Digisam ska under 2015 presentera allmänna råd för digitalisering och tillgängliggörande av samlingar och arkiv. Digisam ska därtill ta fram förslag om nationella riktlinjer för bl.a. en samordnad digital informationshantering. Finns det behov av en samordning av digitaliseringsarbetet därefter? (n=20) Ja Nej Vet ej/ingen uppfattning Av kommentarerna i enkäten framgår att synen på vilken typ av samordning som behövs i framtiden varierar. Vissa institutioner menar att de råd och riktlinjer som Digisam presenterar kommer att behöva uttolkas av de berörda institutionerna och att det därför kommer att behövas en samordning inom ramen för denna process. Andra aktörer har mer långtgående förhoppningar på en fortsatt samordning inom sektorn. Dessa menar att en tydligare målstyrning med en samordningsfunktion som har mandat att kräva att institutionerna implementerar Digisams rekommendationer behövs för att uppnå de avsedda effekterna. 61

62 4.3.3 Resultat inom ramen för huvuduppdrag 2: stå för kompetensuppbyggnad och kontaktförmedling Inom ramen för Digisams arbete har flera nätverk och kontaktytor skapats mellan de berörda institutionerna. Det intryck Statskontoret har fått från intervjuerna med ett urval av de berörda institutionerna är att dessa nätverk inte fanns innan Digisams tillkomst. Nätverken har också vidgats till utomstående aktörer på regional och lokal nivå (som landsting, kommuner och hembygdsföreningar) samt på internationell nivå (via olika EU-nätverk). Dessa nätverk fungerar på mer eller mindre formaliserade sätt som forum för kunskapsspridning när det gäller digitaliseringsfrågor. I Statskontorets intervjuer har fördelarna med den kunskapsspridning som på detta sätt har kommit sektorn till del ofta betonats. Kunskapsspridningen är enligt de intervjuade viktig inte minst för de institutioner som inte kommit så långt i sitt digitaliseringsarbete. Samordningseffekterna är dock även viktiga för de institutioner som ligger långt fram i fältet, genom att dessa ser till att deras verksamhet ligger i linje med utvecklingen inom ramen för Digisam. Att kunskapsutbytet har ökat framgår även av den enkät som Statskontoret genomförde inom ramen för den här utvärderingen. I enkäten svarade 67 procent att de instämmer helt eller delvis med påståendet De ingående institutionerna har ett större kunskapsutbyte i digitaliseringsfrågor efter Digisams tillkomst. Svaren framgår av diagram

63 Diagram 11 Enkätfråga: Har de ingående institutionerna ett större kunskapsutbyte i dag? Jämför med situationen innan Digisams tillkomst. (n=18) 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Stämmer inte Stämmer delvis Stämmer bra Vet ej/ingen uppfattning I enkäten tillfrågades de berörda institutionerna även om hur väl de anser att Digisam fullföljer enskilda delar i sitt uppdrag när det gäller kunskapsspridning och kontaktskapande. Institutionernas svar redovisas i diagram

64