Verksamhetsanalys enligt BABOK Konsten att göra rätt sak! I den alltmer komplexa organisations- och projektmiljö vi lever i så är det kritiskt att ha kunniga verksamhetsanalytiker som fokuserar på intressenter och krav. Här beskriver vi hur en väl genomförd och strukturerad verksamhetsanalys ser till att företag fokuserar och utför rätt saker när de driver sina projekt enligt BABOK. Vi visar också hur verksamhetsanalysen bör matchas in i en organisation. Introduktion Verksamhetsanalys är de uppgifter och tekniker som används för att fungera som en länk mellan intressenter i syfte att förstå den struktur, politik och verksamhet som en organisation har. Detta gör att man kan skapa en förståelse för de underliggande kraven och behoven. Detta leder till att man kan rekommendera den bästa lösningen som gör det möjligt för en organisation att uppnå sina mål. Med andra ord konsten att se till att en organisation gör rätt sak! En verksamhetsanalytiker är en person som utför verksamhetsanalysaktiviteter, oberoende av jobbtitel eller organisationsroll. verksamhetsanalysverktyg sett dagens ljus. Exempel på mer berömda personer runt förra sekelskiftet som satt sina avtryck i historien är Frederick W. Taylor (Scientific Management), Vilfredo Pareto (80/20-rule, Pareto chart), Henry Gantt (Gantt chart) och Henry Ford (Just in time). Utvecklingen av nya verktyg har sedan dess fortsatt av bara farten och vid 2000-talets början kunde man, på gott och ont, finna en uppsjö av metoder, ramverk och verktygslådor för en verksamhetsanalytiker att använda sig av. Redan i antika Grekland så sysslade man med att tänka ut teorier och lösningar för organisationsstrukturer. Så tidigt som år 1776 publicerade den kända ekonomen Adam Smith det första kända exemplet på en verksamhetsprocess när han redogjorde för hur en knappnål kan massproduceras. Därefter så har en flora av kända Det fanns dock inget verksamhetsanalysramverk att luta sig emot. Än idag finns det ingen riktig världsomspännande koncensus om vad verksamhetsanalys är och hur det bör passa in i en organisation. Det är där som IIBA gått in och tagit sitt ansvar Sammanfattning Med en väl strukturerad verksamhetsanalys kan man få förståelse för de underliggande kraven i förändringsinitiativet. Detta leder till att man kan rekommendera den bästa lösningen som gör det möjligt för en organisation att uppnå sina mål. Man fokuserar på att göra rätt sak. Med en tydlig uppdelning mellan projektledning, verksamhetsanalys och enterprisarkitektur så ser organisationen även till att man gör rätt sak, på rätt sätt!
BABOK The Business Analysis Body of Knowledge IIBA International Institute of Business Analysis IIBA, International Institute of Business Analysis, startades 2003 för att stödja verksamhetsanalyssamfundet genom att: skapa och utveckla en medvetenhet och erkännande av värdet som verksamhetsanalytiker bidrar med. tillhandahålla ett forum för professionella verksamhetsanalytiker. skapa en process för att certifiera kvalificerade verksamhetsanalytiker genom ett internationellt erkänt certifieringsprogram. definiera BABOK The Business Analysis Body of Knowledge. Det IIBA såg var ett behov av att sammanställa de bästa godbitarna ur organisations-teorihistoriens lyckosamma och snabba utveckling till en gemensam best practice. Man samlade ihop ett stort antal seniora verksamhetsanalytiker och bad dem komma överens om vilka områden som är viktiga att kunna hantera, vilka verktyg som kunde skapa förutsättningar för att ta fram krav och de bästa förslagen på lösningar. 2005 utkom man med den första utgåvan av BABOK. Arbetet med att förbättra, förenkla och vidareutveckla ramverket har sedan dess fortsatt med hjälp av ett än större samfund och 2009 utkom BABOK Version 2.0. Medan BABOK definierar de aktiviteter, arbetsmoment och kunskaper som en professionell verksamhetsanalytiker behöver ha kännedom om, så gör den inte det från ett perspektiv av att ordinera en ordning eller sekvens VP of Professional Development at IIBA, Kevin Brennan Verksamhetsanalysens grundpelare Verksamhetsanalys beskrivs i BABOK inom sju olika kunskapsområden vars inbördes beroende bäst beskrivs med BABOK -modellen. Sex av kunskapsområdena utgörs av processer vilka bör gås igenom under ett förändringsinitiativ medan den sjunde, Underliggande kompetenser, består av kunskaper och kompetenser som är bra att ha för förståelsen för Planering och uppföljning av verksamhetsanalys hur en bra verksamhetsanalys bör utföras. De olika kunskapsområdena har ingen direkt inbördes ordning, utan kan ske efter varandra, parallellt och/eller iterativt tills dess att man har uppnått sitt mål att leverera den bästa lösningen för organisationen. Elicitering Enterpriseanalys Utvärdering och validering av lösning Kravhantering och kommunikation Kravanalys Underliggande kompetenser
3 Planering och uppföljning av verksamhetsanalys I detta kunskapsområde beskrivs hur man bestämmer vilka aktiviteter som är nödvändiga för att utföra sitt verksamhetsanalysarbete. Det omfattar: identifiering av intressenter. urval av affärsanalystekniker. den process som kommer att användas för att hantera krav. hur man bedömer hur arbetet fortskrider. Enterpriseanalys Här beskrivs hur en verksamhetsanalytiker identifierar verksamhetsbehov, förfinar och utreder definitionen av behovet och definierar ett lösningsomfång som skulle kunna implementeras av organisationen. Elicitering Här beskrivs hur verksamhetsanalytikern arbetar tillsammans med intressenter för att identifiera och förstå deras behov och problemområden samt förstå den miljö som de agerar i för att kunna omsätta till krav. Hela detta kunskapsområde går ut på att förstå intressenternas verkliga underliggande behov. Kravanalys Beskriver hur en verksamhetsanalytiker prioriterar och successivt utvecklar intressent- och lösningskrav för att göra det möjligt för projektgruppen att implementera en lösning som kommer att möta behoven hos den sponsrande organisationen och intressenterna. Kravhantering och kommunikation Detta kunskapsområde beskriver: hur verksamhetsanalytiker hanterar konflikter, problem och förändringar i syfte att säkra att intressenterna och projektgruppen är överens om lösningens omfattning. hur kraven kommuniceras till intressenterna. hur kunskapen som tillskansats genom verksamhetsanalysen bibehålls för framtida bruk. Utvärdering och validering av lösning Beskriver hur verksamhetsanalytiker utvärderar föreslagna lösningar för att avgöra vilken lösning som bäst passar företagets behov, identifierar luckor och brister i lösningarna, och bestämmer nödvändiga förändringar av lösningarna. Underliggande kompetenser Beskriver de beteenden, kunskaper och andra egenskaper som stöder en effektivt presterande affärsanalysförmåga. Genom att ha förståelse för dessa 7 grundpelare, hur de passar ihop med varandra och vad de beskriver i form av att ta ett förändringsarbete framåt så har man en stabilare plattform att stå på vad gäller förmågan att leverera hög kvalitet. Genom att definiera verksamhetsanalytikernas ansvarsområden så blir det även lättare för ett företag att driva sina projekt då det är tydligare vem som ska driva vad och att alla gör rätt sak i rätt ordning. Biner Tel: +46 (0)8 22 90 10 www.biner.se Epost: info@biner.se
Kopplingen mellan Kunskapsområden Tekniker Leverabler I vart och ett av de tidigare angivna kunskapsområdena så har BABOK kopplat ett antal tekniker som kan vara av värde att använda sig av för att producera utgående leverabler. Tillgången till dessa leverabler möjliggör för ett lyckosamt projekt. För att strukturera upp detta ytterligare så är varje kunskapsområde uppdelade i ett flertal arbetsmoment. Till varje arbetsmoment används en eller flera inkommande leverabler tillsammans med den eller de utvalda teknikerna, som man valt i arbetsmomentet Planering och uppföljning av verksamhetsanalys, för att producera utgående leverabler. Ett exempel på detta är arbetsmomentet Planera verksamhetsanalysens tillvägagångssätt som använder sig av den ingående leverabeln Verksamhetsbehov för att skapa Verksamhetsanalys i verkligheten x.y Inkommande leverabel Intressent Syfte Beståndsdelar Teknik den utgående leverabeln Tillvägagångssätt för verksamhetsanalys. De tekniker som föreslås för detta arbete är beslutsanalys, processmodellering alternativt strukturerad genomgång. x.y Utgående leverabel Analysera verksamhetens olika domäner Verksamhetsanalys innefattar utredning av hela det satta omfånget för förändringsinitiativet. Som beskrivet tidigare så går hela arbetet ut på att Motivation leverera något som uppfyller intressenters och organisationens mål. Detta innebär Verksamhet att man måste analysera Applikation alla nivåer i organisationen, från motivation och mål Infrastruktur genom verksamhet, applikation och infrastrukturlager för att förstå hur den nya lösningen bäst passar in och hur intressenternas krav påverkar lösningen. Här ser man att verksamhetsanalysen hjälper till att vara en brygga över den klassiska avgrunden mellan verksamhet och applikationslandskapet (i vardagligt tal IT) och även in i infrastrukturen. I dagens samhälle levereras många lösningar i form av applikationer, antingen helt nya alternativt uppdateringar av befintliga system. Med en korrekt utförd analys så ska de levererade lösningarna, som tagit hänsyn till intressenternas alla åsikter och krav, leda till att antalet misslyckade initiativ minskar drastiskt. Hur passar verksamhetsanalys ihop med resten av verksamheten Se till att göra rätt sak, på rätt sätt! I den meningen finner man treenigheten för ett bra förändringsinitiativ. Som vi redan har nämnt så ser verksamhetsanalytikern till att man fokuserar på rätt saker. ledaren ser till att något görs och enterprisearkitekten ser till att det blir på rätt sätt. Med andra ord så fokuserar alla tre områden på förändringen och inom den så har man olika ansvar för att organisationen ska nå målet för initiativet.
5 För att driva framgångsrika förändringsprojekt så är det viktigt att organisationen tittar på sin förmåga inom alla dessa tre områden. Om någon av förmågorna halkat efter, eller i värsta fall saknas helt, så är det en stor risk att organisationen inte når ända fram och skapar maximal utdelning av förändringarna. Ett sätt att definiera dessa tre ansvarsområden är: ledaren har ett internt projektfokus vilka interna faktorer påverkar vår möjlighet att leverera en lösning på begäran om förändring på specificerad tid, kostnad osv. Analysera BA Verksamhetsanalytikern har ett internt affärsfokus inom området som omfattas vilka krav har vi på förändringar nu, idag och framöver. Enterprisearkitekten Enterprisearkitektur har ett externt enterprise- ( helhets ) fokus vilka externa faktorer idag och framöver kan påverka våra behov av förändringar och hur passar dessa förändringar ihop med andra delar av organisationen. Internt perspektiv Externt perspektiv Internt perspektiv Leverera PM Designa EA ledning Verksamhetsanalys Nästa steg Underliggande kompetenser Grundläggande Avancerad Nybörjare inom verksamhetsanalys Detaljfokus Senior verksamhetsanalytiker Verksamhetsanalytiker Junior verksamhetsanalytiker Övergripande perspektiv Arbetets sammanhang Avancerad generalist inom verksamhetsanalys IIBA erbjuder Storleken medlemmar indikerar att influens genomgå på organisationen en kompetensanalys där man kan se vilken nivå man ligger på. Som ett komplement erbjuder de även en kompetensmodell som ett verktyg för att utvärdera hur man kan gå vidare i sin karriär. Detta verktyg kan även användas för att utvärdera kompetensen bland medarbetare och för kompetensutveckling. IIBA erbjuder även certifiering i två nivåer för verksamhetsanalytiker. Den lägre nivån är för analytiker med ca 3-5 års erfarenhet och den högre är för professionella med längre erfarenhet. Detta för att säkerställa att certifiering faktiskt är ett bevis på att man är kunnig och erfaren i rollen som verksamhetsanalytiker. Biner erbjuder en kurs där man får lära sig verksamhetsanalysens olika delar samt praktiskt använda de verktyg som BABOK innehåller. Denna kurs är både för de som vill ha en introduktion till verksamhetsanalysområdet och för mer erfarna som vill förbereda sig för en eventuell certifiering alternativt få en än bättre struktur på sitt analysarbete. Se till att du tar nästa steg för att säkra att du gör rätt sak, på rätt sätt! Biner Tel: +46 (0)8 22 90 10 www.biner.se Epost: info@biner.se
Biner Biner är ett konsult- och utbildningsföretag specialiserat på förändringsledning, enterprisearkitektur och verksamhetsanalys. Våra konsulter och kursledare håller en mycket hög kompetensnivå och har förmågan att tänka out of the box för att möta våra kunders och kursdeltagares behov och förväntningar. Vi är oberoende konsulter som vägleder utan kopplingar till systemleverantörer. Vårt arbete sker alltid med ditt bästa i fokus för att nå optimala resultat. Vårt namn Biner kommer från det engelska ordet carabiner, vilket betyder karbinhake. Karbinhaken symboliserar vår förmåga att sammankoppla verksamheten och IT. Vi har ett övergripande synsätt på samspelet mellan verksamhetsutveckling och utvecklingen av en effektiv och stödjande IT-arkitektur. Biner fokuserar på helheten och leder våra kunder i rätt riktning. Biner håller ett flertal öppna- och företagsanpassade kurser per år. Mest kända är vi som ledande utbildare av TOGAF i Norden. Sedan 2010 är vi även The Open Groups representant på den svenska marknaden och kan erbjuda ackrediterade TOGAF-utbildningar med certifiering i samband med kurstillfället. Vill du läsa mer om oss besök oss på www.biner.se Securing progress Biner Tel: +46 (0)8 22 90 10 www.biner.se Epost: info@biner.se