Styrkortsuppföljning, verksamhet och resultat 8

Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Presentation av enheten 5 Uppdrag och vision 6 Omvärldsanalys och framtidsbedömning 7 Styrkortsuppföljning, verksamhet och resultat 8 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 8 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 10 PROCESSPERSPEKTIVET... 12 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 15 EKONOMIPERSPEKTIVET... 16 Bilagor RESULTATRÄKNING FINANSIERINGSANALYS BALANSRÄKNING UPPFÖLJNING FÖRNYELSEPERSPEKTIVET 2

Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Framgångsrikt mediaarbete och satsning på intern kommunikation! Under 2008 har Informationscentrum tappat fem medarbetare, däribland Informationschefen, och nyrekryterat en. Det har inneburit många omflyttningar bland arbetsuppgifter och en ansträngd situation periodvis, då efterfrågan på Informationscentrums tjänster hela tiden ökar. Informationscentrums utvecklingsarbete har handlat om fortsatt utveckling av rutinerna för att ta hand om de dagliga kommunikationsfrågorna på ett snabbt och effektivt sätt med nyhetsartiklar, service till media och stöd till chefer i kommunikationsfrågor Det schema för beredskaps- och pressjour inom ramen för arbetstidslagen som finns har fungerat mycket bra och blivit en väl inarbetad rutin på Informationscentrum. Det har också skett utvecklingsarbete inom film med infomercials som också blivit tillgängliga i kortversioner för butiks-tv i ett antal stormarknader i länet. En särskild filmstudio har inretts för att backa upp utvecklingen av snabbare kommunikationsvägar, bland annat webb-tv. Informationscentrum hade ett rejält ekonomiskt överskott redan 2007 och även 2008 gav ett stort överskott. År 2007 var ett mellanår kommunikationsmässigt då en del frågor avstannade på grund av förändringar i ledningen. Detta påverkade även första halvåret 2008. I april 2008 tillstötte vårdförbundets strejk, som upptog stort utrymme kommunikationsmässigt. Den ekonomiska situationen och lågkonjunkturen är ett annat ämne som tagit stor plats. Hösten 2008 tog kommunikationsverksamheten mer fart och satsningar som varit inplanerade under lång tid kom igång. På ledardagen den 16 oktober fick kommunikation stå i centrum och det blev startskottet för en interkommunikationssatsning på chefers kommunikativa ledarskap med genomgångar, ledarutbildningar (2009) och särskilda kommunikationsverktyg för chefer. I slutet av 2007 påbörjades ett nytt arbetssätt för controller och stöduppgifterna för webbplatserna. Samtliga arbetsmoment ska vara transparanta och kunna utföras av flera personer. Arbetssättet har inte utvärderats ännu men detta ska ske under 2009. Att webben är hjärtat i informations- och kommunikationsflödet har fastslagits i en internutredning kring landstingets kommunikation. En fortsatt satsning på landstingets cirka 360 aktiva webbredaktörer genomfördes under 2008 med webblabb för individuell undervisning, helpdesk och två Lisa-dagar under hösten. Hälsotecken har kommit med två nummer under året. Hälsotecken Nyhetsbrev har inte utgetts under då behovet inte har funnits men tre nummer är inplanerade för 2009. Chatt eller debatt på webbplatsen har inte skett i större omfattning. Kommentarsfunktionen på Lisa har blivit flitigt använd och en utvärdering sker nu för att kunna utveckla och förbättra funktionen inom ramen för ett helt internkommunikationskoncept. 3

Andra kommunikationsinsatser under året är exempelvis upphandlingen i Motala, där Informationscentrum deltog i planering och kommunikation, kapacitetsplanering, den nya patientdatalagen, patientsäkerhetsfrågorna och US framtid och vision. 4

PRESENTATION AV ENHETEN Informationscentrum är en enhet inom Landstinget i Östergötland. Uppdragsgivare: Finansieras via: Antal anställda: Kompetens: Intern indelning: landstingsdirektören landstingsstyrelsen 12. Samtliga heltidtjänster. informatörer, webbutveckling, webbproduktion, sjuksköterskor, grafisk design, projektledar- samt tvproduktionskompetens medarbetarna är direkt underställd produktionsenhetschefen Lokalisering: Landstingshuset S:t Larsgatan 49 B, Linköping (under första halvåret evakueringslokaler i Birgittaskolan då ordinarie lokaler byggdes om) Extern hjälp: frilans inom områdena; it-teknik, layout, skribenter och fotografer. Personal- samt ekonomistöd köps in från Resurscentrum i Östergötland. Kortfakta Antal anställda omräknat till heltider 12 Omsättning, mkr 20,4 Resultat, mkr 3,5 Eget kapital, mkr 8,3 Lönekostnadsutveckling 2007-2008, % -10,1 Total sjukfrånvaro, % 1,5 5

UPPDRAG OCH VISION Informationscentrum är en enhet inom Landstinget i Östergötland. Landstinget i Östergötland har följande vision: BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård finns tillgänglig när den behövs. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85 % av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation omfattar ca 11 400 helårsarbetare. Bruttoomslutningen år 2008 var ca 10,5 miljarder kronor." Informationscentrums uppdrag övergripande: vårda landstingets varumärke skapa och upprätthålla effektiva informations- och dialogkanaler mellan landstinget och allmänhet, anställda, patienter och anhöriga integrera budskap i flera olika informationskanaler specifikt 2008: Påbörja och genomföra det internt kommunikationsarbetet med att stärka chefernas kommunikativa ledarskap, i samarbete med HR. aktivt kommunicera frågor som stödjer tillgänglighet och förbättringsarbete i vården. kommunicera de ekonomiska frågorna på ett tydligt och begripligt sätt både internt och externt stödja med kommunikationskompetens till chefer och i projekt. Informationscentrums vision Kommunikation är en självklar och integrerad del i landstingets utvecklings- och förnyelseprocesser. Informationscentrum har specialistkompetens inom området och medarbetarnas kunskap är eftertraktad i organisationen. Informationscentrum bedriver och uppfattas som en professionell verksamhet med ett modernt arbetssätt. 6

OMVÄRLDSANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Chefen - den viktigaste kommunikatören Landstinget som organisation måste hela tiden nå ut med olika typer av budskap till olika målgrupper. Det kan handla om politiska beslut, förändringar i verksamheten, tillgänglighet eller kanske om hur landstinget presterar i jämförelse med andra landsting. Vi har en verklighet som gör att en del budskap är svåra att förmedla, att förklara och skapa förståelse för. Vi ska också ge fakta om vilket utbud vi har, öppettider, rättigheter samt säkerställa att invånarna känner sig trygga med den vård som bedrivs. De här frågorna arbetar Informationscentrums medarbetare med dagligen. I landstinget har över 10 000 människor sin arbetsplats den gemensamma interna informationen är oerhört viktig, men allra viktigast för kommunikationen är chefen. Hans eller hennes kommunikativa förmåga är många gånger avgörande för om målen ska uppnås eller inte. Många organisationer arbetar aktivt med att stärka chefens kommunikativa förmåga. Under 2008 planerades och inleddes ett arbete i landstinget för att göra just detta. Det ställer nya krav på kompetens och förmåga hos alla dem som ska delta i det arbetet. Landstingets webbplats och intranätet Lisa fortsätter utvecklas och möjligheterna blir fler. Intranätet är en arena för information, kommunikation, debatt och tjänster men även ett verktyg i arbetet. Allt fler medarbetare ser nyttan med webben och att patienterna kommer den vägen och efterfrågar information och tjänster. Landstinget i Östergötlands informations- och kommunikationsverksamhet står sig bra i relation till andra landsting och regioner, speciellt när det gäller snabb information/kommunikation. Vad som behöver utvecklas är den planerade kommunikationen. Vi behöver hålla i frågorna, vara uthålliga och arbeta mer aktivt med färre ämnen i taget och en tydligare målgruppsanpassning. Det är också viktigt att arbetet med att stärka chefernas kommunikativa ledarskap fortsätter och det framgångsrika arbetet med mediefrågorna. Samarbete i olika kommunikationsfrågor mellan landstingen i landet och i regioner är en annan viktig framtidsfråga, till exempel kring vårdgarantin och patientsäkerhet. Vården på webben, landstingens gemensamma webbplats som lanseras mot slutet av 2009, är ett annat exempel på samverkan nationellt. 7

STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Informationscentrum följer landstingsledningens styrkort, därmed finns inte egna nyckeltal för alla perspektiv. I kundperspektivet för Informationscentrum beskrivs de målgrupper som kommunikationen riktar sig till. Här finns också de ämnen som har uppmärksammats under året med olika aktiviteter. Målgrupper internt - chefer/ämnesansvariga - medarbetare inom Landstinget i Östergötland Bärande budskap: Kommunikationen ska stödja utveckling och förändring externt - patienter/anhöriga - invånare Bärande budskap: Kommunikationen ska stödja tillgänglighet och förbättringsarbete. Kommunikationsplaner för viktiga ämnen Under året har en rad planer för kommunikation tagits fram för sådant som är planerat: tillgänglighet ur olika perspektiv förbättringsarbete hälsoområdet Andra ämnen är telefonnummerbytet, patientdatalagen, vårdval, patientsäkerhet, Universitetssjukhusets vision och utveckling, upphandling i Motala och det ansträngda ekonomiska läget. Andra frågor som varit aktuella under året är vårdstrejken och riktlinjer för privata vårdgivare. Kontinuerligt och akut Efter beslut och händelser sker både kontinuerligt och mer tillfällig och snabb kommunikation till invånare och medarbetare. Det sker även vid akuta händelser som exempelvis stora olyckor. Till största del sker information/kommunikationsinsatserna i de etablerade kanalerna (webbplatserna text eller film). Nationellt/regionalt I allt fler ämnen som har nationell karaktär; exempelvis arbetstidslagen, donationsfrågor, 1177, nationella riktlinjer osv sker samarbete mellan landets informationsavdelningar och Sveriges kommuner och landsting. I vissa fall sker också ett regionalt samarbete, exempelvis inom vårdgarantin. 8

Detta är ett effektivt sätt att kommunicera då vi kan synkronisera information och dessutom arbeta med ungefär samma kommunikationsplattform. Aktiviteter för större målgrupper 2008: Chefer/ämnesansvariga Webblabb och utbildning för webbredaktörer Information till telefoniansvariga om telefonnummerbyte Webbfilm/oh-material för ledardag Presshjälp dygnet runt Stöd vid mediakontakter och i kommunikationsfrågor Daglig support för webbanvändare Mediautbildning Stöd och hjälp för väntrumsansvariga. Lisadag för webbredaktörer Anställda inom Landstinget i Östergötland Kontinuerligt nyhetsflöde på Lisa. Drygt 300 artiklar publicerades på nyhetsplats på Lisa Möjlighet att kommentera nyheterna på webbplatsen 14-dagars Lisa ut varannan vecka till arbetsplatserna. Webb-tv I genomsnitt per månad 2008 hade Lisa 1 397 800 sidvisningar (antalet gånger som en sida är genererad och visad). Antalet sidor på webbplatsen var den 31 december 2008 cirka 22 000 stycken. Samlingssidor/portaler på Lisa Patienter Landstingskatalog 2008 En rad olika informationsfoldrar har tagits fram. 020-telefonnummerlinje och frågelåda Nya tjänster på webbplatsen, till exempel TeleQ på webben, klamydiatest via Internet. Invånare Kontinuerligt nyhetsflöde på den externa webbplatsen. Nästan 300 artiklar publicerades. Fullmäktigesändningar via Kanal Lokal television samt webb-tv. I genomsnitt per månad 2007 hade lio.se 484 758 sidvisningar (antalet gånger som en sida är genererad och visad). I genomsnitt var det 53 000 unika webbläsare-besökare/månad Statisik över användning av e-tjänster på www.lio.se 2008: 9

Receptförnyelse Avbokning av tid Meddelande P-piller Patientbricka 2006 2007 2008 2006 2007 2008 2006 2007 2008 2007 2008 2006 2007 2008 jan 1450 1917 2724 767 1111 1411 1014 1480 2118 115 2449 2570 2743 feb 1159 1657 2310 810 993 1314 961 1460 1976 81 2405 2578 2641 mar 1344 1881 2646 936 1198 1201 1029 1790 1787 93 2598 2653 2104 apr 1452 1885 2726 696 967 1227 896 1518 1875 6 98 1997 2404 2485 maj 1687 2196 2856 841 1179 1296 1080 1663 1619 11 76 2202 2474 1877 jun 1541 1989 2960 627 872 1034 1042 1298 1413 41 89 1861 2106 2039 jul 1145 1776 2563 262 499 570 537 925 943 32 82 1475 2030 1878 aug 1523 1923 2700 791 938 1109 1019 1463 1422 48 118 2385 2321 2324 sep 1486 1954 2822 970 1126 1462 1214 1682 1797 53 107 2696 2474 2418 okt 1716 2211 2882 1211 1313 1375 1276 1934 1875 48 85 2718 2628 2516 nov 1650 1941 2978 940 1240 1416 1238 1813 1610 50 87 2386 2728 2199 dec 1445 1984 3043 690 928 1078 1016 1416 1317 69 116 1946 1893 1794 Totalt 17598 23314 33210 9541 12364 14493 12322 18442 19752 358 1147 27118 28859 27018 Medel 1466,5 1942,8 2767,5 795,1 1030,3 1207,8 1026,8 1536,8 1646,0 39,8 95,6 2259,8 2404,9 2251,5 Diff. 32% 42% 30% 17% 50% 7% 6% -6% Summa 2006 2007 2008 66579 85724 95620 Informationsfilmer i Kanal Lokal. 12 olika filmer - (som vardera sändes 140 gånger under 1-2-veckors perioder) Två nummer av Hälsotecken Årsredovisning Annonsering Butikstv Östgötaglimten Analys och reflektion Kommunikationsplaner har gjorts för de flesta viktiga områden. Den snabba dagliga informationen inklusive mediearbetet har fungerat väl. Stödet till webbredaktörerna har utvecklats och förtydligats. Bedömning av måluppfyllelse Strävan att arbeta med färre budskap och mer uthålligt har inte nått den planerade nivån. Den snabba informationen har däremot gett gott resultat. Arbetet med att utveckla stödet till webbredaktörerna har gett gott resultat. Deltagande och arbete med kommunikationsplanering i projekt har gett gott resultat. En utvärdering har genomförts av informationen i samband med vårdförbundets strejk. Den visar att informationen fungerat bra, men att uppdateringar kunde ha skett mer frekvent på webben. Det var också svårt att nå ut till alla berörda via annonsering då det ibland förekom tveksamheter kring strejkvarsel, delar av varsel drogs tillbaka etc. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Vårda landstingets varumärke Den grafiska profilen ses över kontinuerligt. 10

I takt med att det möjliggörs att driva landstingsverksamhet via andra driftsformer än landstingsägda, förnyas varumärkesarbetet och riktlinjer för information har tagits fram, även för landstingets privata utförare. Skapa och upprätthålla effektiva informations- och dialogkanaler mellan landstinget och allmänhet, anställda, patienter och anhöriga Webben är hjärtat för kommunikation/information. Webben utvecklas för att möta nya krav och behov från alla målgrupper. Mycket arbete sker i det nationella projektet vården på webben. Projektet är en del i den nationella IT-strategin. Syftet med vården på webben är att tillsammans med övriga landsting och regioner kraftsamla kring gemensam övergripande hälso- och sjukvårdsinformation. (utveckling av Sjukvårdsrådgivningen till 1177). En regional projektledare för Östergötland är tillsatt på Vårdprocesscentrum. Parallellt fortsätter också utvecklingen av webbplatserna lokalt. Hösten 2007 sjösattes en ny förstasida på www.lio.se samt ett antal undersidor i syfte att patientanpassa och tydliggöra informationen. Ett antal nya tjänster för invånarna publicerades 2008, bland annat möjligheten att via Internet beställa hem ett klamydiatest. På intranätet Lisa har det gjorts omstruktureringar och nya funktioner har tillkommit. Det sker ett kontinuerligt med att förbättra navigeringen, till exempel har alla kliniksidor bytts ut mot nya, förbättrade sidor. En ny dynamisk förstasida till Lisa planeras under 2009. En extern utvärdering gjordes under 2008 som visade på både styrkor och svagheter. Utvärderingen fungerar som en vägvisare i utvecklingen av sökbarhet, layout, texter etc. En kommentarfunktion kopplat till nyhetsplatsen på intranätet tillkom under 2007 och har under 2008 fått allt fler aktiva. En utvärdering skedde 2008 som ett led i att utveckla dialog på webben. Nya vägar för kommunikation tar tid att få uppmärksamhet kring och det finns en viss skepsis att använda verktyg som chatt, diskussionsforum och tyck till. Dessa är dock ett naturligt inslag på webben och nya försök att utveckla dialogen kommer att ske under 2009. Ett nytt introduktionsprogram för nyanställda, som tagits fram i samarbete med HR, genomfördes under våren och togs väl emot. Till detta har bland annat en film gjorts som ska visa mångfalden i verksamheter inom organisationen. Ledardagen hösten 2008 hade fokus på chefen och dennes kommunikationsansvar. Detta är ett viktigt utvecklingsområde i den interna kommunikationen. Här planeras också för ett mer direkt, individanpassat stöd till chefer i kommunikationsfrågor. Samtliga ledningsgrupper ska besökas för att kartlägga vilket behov det finns och hur internkommunikationssystemet ser ut. Kommunikationsämnet ska komma in som en naturlig del i landstingets ledarutvecklingsprogram. Modul kring chefen som kommunikatör utvecklas. Alla undersökningar pekar på att chefen är den viktigaste informationsbäraren och att möten är de viktigaste arenorna. De tekniska kanalerna tidningar, affischer etc är bra för information men för förståelse och för effekt av budskap måste det satsas mycket mer på mötesarenorna samt att stärka chefer i deras kommunikativa roll. Informationscentrums arbetssätt och inriktning förnyas åt detta håll. 11

En satsning på förbättringsarbete startade under hösten 2008 och kräver kontinuerliga insatser från Informationscentrum. Under 2008 breddinfördes synpunkter och klagomål på den externa webbplatsen. Funktionen ger patienterna möjligheter att lämna synpunkter och klagomål direkt in i Synergi. Det ger en systematisk behandling av klagomålen och återkoppling om patienten vill det. Socialstyrelsen rekommenderar alla som har fått blod 1965-1991 att testa sig för hepatit C. En nationell informationskampanj för att nå invånarna startade vecka 14. För att få bra effekt samordnades kampanjstarten med landstinget i Jönköping samt Sörmland. Ett arbete kring att förtydliga landstinget hälsoarbete har inletts. Det ska ske framför allt genom en portal på landstingets webbplats/intranätet Lisa. Analys och reflektion Webbsatsningarna pågår som planerat, men det har under 2008 varit för få personer som har arbetat med webbutveckling,, därför har inget stort webbutvecklingsarbete skett. Det nationella arbetet med vården på webben har pågått som planerat under hela året. Satsningen på internkommunikationen har gått långsammare än vad som var planerat. Bedömning av måluppfyllelse Sådant som ryms inom förnyelseperspektivet har genomförts enligt plan. PROCESSPERSPEKTIVET Uppdrag: integrera budskap i flera olika informationskanaler Samma budskap ska finnas i flera kanaler samtidigt för bästa effekt. Den strävan har pågått aktivt under många år. En process som har blivit tydlig är vikten av att synkronisera nyheter lokalt med ämnen som kommer från nationellt håll. Ett ökat samarbete mellan olika myndigheter samt mellan informationsavdelningarna inom landstingen och regionerna gör att processen fungerar allt bättre. I de flesta fall får vi tidig information om sådant som ska publiceras (det kan vara riktlinjer från Socialstyrelsen eller debattartiklar från Sveriges kommuner och landsting osv). Mediabevakningen gör också att vi själva hittar nyheter som kan skapa frågor i länet och kan då förbereda verksamheterna på det. Egen process För den snabba och oplanerade dagliga informationen fungerar Informationscentrums arbetsprocess bra. Den akutgrupp som finns inom enheten fångar upp och arbetar med dessa frågor på ett sätt som motsvarar de uppdrag vi har. 12

Det handlar daglig bevakning av media, bevakning av beslut och händelser, informera på nyhetsplats på våra webbplatser samt ge service till chefer i organisationen. Under 2008 har arbetet fortskridit men har tappat något i fart på grund av att medarbetare i akutgruppen slutat/tillkommit. Behovet hos chefer och ledning av stöd i mediafrågor har förstärkts under 2008 och ett arbetssätt med budskapsplattformar enkla, situationsanpassade kommunikationsplaner har utvecklats. Det har fungerat bra och ger en mer entydig bild av den aktuella frågan i media då alla inblandade säger samma saker. Vår förändrade arbetssätt avseende internkommunikationen har testats under hela 2007. Chatt och kommentarfunktioner på webbplatsen har funnits under året. Under året har vi tyvärr inte kunna fokusera så som var tänkt på några få ämnen utan har istället arbetat mer situationsanpassat med många ämnen. En av framgångsfaktorerna för att arbeta uthålligt och fokuserat med internkommunikationen är att Informationscentrum har en medarbetare som är processledare för internkommunikationen. Den patientnära kommunikationen, vilket bland annat innebär den hjälp vi ger direkt till verksamheterna samt patientinformationsmaterial, har inte fått den översyn som var tänkt. Detta skulle ha skett under 2008 men kommer istället att ske under 2009. Samarbetet och processerna inom informationscentrum har förbättrats under 2008. Flera gemensamma, stora projekt, till exempel Lisadagen och nya arbetsformer och arbetssätt har bidragit till detta. Informations- kommunikationskanaler I Informationscentrums processperspektiv finns de kanaler som används för att sprida information skapa kommunikation. Internt: Lisa (gäller hela webben inte enbart nyhetsdelen), 14-dagarsLisa, film, nyhetsblad, ledardagar/forumdagar, affischer/foldrar/broschyrer. Externt: www.lio.se Hälsotecken, Hälsotecken nyhetsbrev, 020/frågelådor, Landstingskatalogen, blå sidorna i Eniros katalog + andra kataloger, Forskningstidningen, annonser/reklam, debatt/insändare, film, fullmäktigesändningar, väntrum. Varje kanal har sin logik och arbetssätt. Den mest omfattande av kanalerna är webben. Webben är inte endast en informationskanal utan i lika hög grad ett arbetsverktyg för medarbetarna. Under 2008 har Informationscentrum varit delaktig i olika arenor exempelvis ledardagar, forumdagar och introduktionsdagar. Stöd/beredskap Informationscentrum har stödfunktion dagtid avseende hjälp och stöd till de cirka 360 redaktörer som arbetar med de lokala webbsidorna. Stöd avseende teknik sköts av FC. 13

Informationscentrum har dygnet runt pressjour som också innebär beredskap för att gå in i regional sjukvårdsledning om sådan skulle upprättas. Informationscentrums processarbete styrs av dokumentet Riktlinjer för kommunikation Informationscentrum har ett antal strategier för användning av några av de kanaler som används. Målvärdena nedan skulle uppfyllas till september 2008. Målen 1), 3) har helt uppfyllts. Målet 4 har i delar uppfyllts. Mål 2 och 5 har inte kunnat uppfyllas. Strategier Nyckeltal Analys och reflektion 1) Våra artiklar ska ge genomslag i media 30 procent av medias inslag om landstinget ska ha initieras av oss 2) Ökad användning av e-tjänster 50 procent ökad användning på lio.se 3) Vägleda rätt på webben Minska de medicinska frågorna i frågelådan med 50 procent (genom bra struktur kommer frågeställarna istället till exempelvis 1177) 4) Ökat läsvärde för nyheterna på lisa Nyheterna ska i genomsnitt ha 1500 läsare (driftstörningsinformation undantaget) 5) Ökad användning av Lisa Lisa ska användas 50 procent mer (startsida exkluderas) Processen för den dagliga snabba informationen och mediaarbetet fungerar bra. Arbetet med webben fungerar bra men behöver förstärkas. För få personer arbetar med centralt med webbutveckling idag. När det gäller framtida arbete med vården på webben måste en genomlysning ske under det första halvåret 2009. Det är för få personer som arbetar med de områden som kräver kommunikationsplaner och strategier på längre sikt det innebär att dessa processer inte är helt optimala. Det gäller både utveckling av webben så som utveckling och stöd i olika ämnen/frågor. Medarbetarna vid informationscentrum behöver bredda och stärka sin kompetens inom områdena intern kommunikation och kommunikationsplanering. Bedömning av måluppfyllelse Arbetsprocesserna är följsamma de uppdrag vi har med undantag av utvecklings- och strategiska moment. 14

MEDARBETARPERSPEKTIVET Strax innan sommaren flyttade Informationscentrum tillbaka till landstingshuset efter att ha suttit i tillfälliga lokaler på Birgittaskolan då ordinarie lokaler byggts om. Fyra medarbetare satt hela tiden kvar i landstingshuset vilket delade gruppen. Flyttarna och delningen har inte varit optimala för arbetsflödet och för arbetsmiljön vid enheten. Under 2008 har fem personer slutat på Informationscentrum och en har rekryterats. Under hösten 2008 slutade informationschefen och från 9 september har det funnits en tillförordnad informationschef. På grund av dessa stora förändringar och underbemanning har hösten varit tuff. Med fem vakanta tjänster och en tf informationstjänst har det varit svårt att möta efterfrågan på kommunikationstjänster. Fyra medarbetare har arbetat med pressberedskap är dygnet runt. De har en vecka var och omfattas av arbetstidslagen. Tre medarbetare har arbetat med helpdeskfunktionen till webben, med en vecka var. Till årsskiftet 2007/2008 gjordes en förändring kring teknik och drift av webbplatsen. Denna funktion (webmaster) har nu istället Försörjningscentrum som hemvist. En medarbetare är utlånad 50 procent till ledningsstaben för att arbeta i patientnämnden. Kompetensutveckling har under 2008 skett individuellt. Aktiv medverkan sker i olika nätverk. Det är av största vikt att ha arenor för erfarenhetsutbyte samt samarbetsmöjligheter med andra landsting/regioner inom vårt område. Pressekreterarna har ett sådant nätverk, likaså dem som arbetar med att producera landstingskataloger. Samarbete finns även bland informatörer i regionen samt i landet för olika specifika frågor. Medverkan i nationella projekt (vårdgaranti, vården på webben mfl innebär också att Informationscentrum medarbetare kan dela med sig av sin erfarenhet till andra och också själva få input). Informationsdirektörerna/cheferna vid landets landsting och regioner träffas en gång i månaden och samarbetar inom ramen för en egen förening. Analys och reflektion Informationscentrum har under hösten 2008 tillsammans förbättrat arbetsmiljön och vi-andan. Det råder idag en bra stämning och ett gott samarbetsklimat. I förhållande till många andra informationsavdelningar i vår sektor är vi få till antalet. Det innebär att varje medarbetare har stora fält och områden i sina arbetsuppgifter. Det är ganska sårbart att det ofta är endast en person som kan vissa saker inom sitt fält, till exempel filmning, layout, vissa pressfrågor mm. Samtidigt är det svårt att helt komma bort från detta då medarbetarna är specialister inom olika områden. 15

Bedömning av måluppfyllelse Informationscentrums medarbetare har genomfört uppgifterna enligt de uppdrag vi har på ett utmärkt sätt. EKONOMIPERSPEKTIVET Informationscentrum har ett rejält ekonomiskt överskott 2008. Året blev ett mellanår kommunikationsmässigt på grund av det ekonomiska läget, strejken under våren, bortfallet av fem medarbetare inklusive informationschef. Trots detta och tack vare en härlig samarbetsvilja och kompetenta medarbetare har arbetet kunna flyta på utan större avbrott. Några områden som planerat skulle kommuniceras tidigare under året blev dock försenade. Vi utnyttjade inte möjligheten att producera Hälsotecken nyhetsbrev och använde inte chatt eller debatt på webbplatsen i större omfattning. Året har inte inneburit stora utvecklingsområden som kostat pengar för webben. Flera vakanta tjänster och partiell ledighet, den delvis uteblivna satsningen på internkommunikation och nyhetsbreven som inte gavs ut då behov inte fanns, har bidragit starkt till överskottet. En oförutsedda inte budgeterade kostnad på cirka en miljon kronor för strejken tillkom under året: Analys och reflektion Det har varit ett splittrat år med flytt, många medarbetare som slutat med kompetenstapp och ökad arbetsbelastning som följd, tf-skap på chefsposten och en stor strejk på våren som tog kraft. Det har påverkat arbetet på ett sätt som gjort att det blir ekonomiskt överskott Bedömning av måluppfyllelse Informationscentrum gjorde ett stort ekonomiskt överskott. Planeringen var att göra ett nollresultat. 16

Ekonomiuppgifter PE 059 Informationscentrum Resultaträkning Verksamhetens intäkter Bokslut 2008 Budget 2008 Bokslut 2007 Förändring utfall 2008/2007 i % Försäljning av övriga tjänster 4 3 33 Bidrag för personal 18 6 Övriga bidrag 20 332 1) 20 332 19 644 Sålt material varor övr intäkter 19 35-46 Summa verksamhetens intäkter 20 373 20 332 19 688 3 Verksamhetens kostnader Personalkostnader Lönekostnader -5 231-5 413-5 820-10 Arbetsgivaravgifter -2 350-2 432-2 652-11 Övriga personalkostnader -132-174 -265-50 Summa personalkostnader -7 713-8 019-8 737-12 Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet -1 Verksamhetsnära material och varor -85 Lämnade bidrag 1 000 Övriga verksamhetskostnader -9 386-12 556-9 942-6 Summa övriga kostnader -9 472-12 556-8 942 6 Summa verksamhetens kostnader -17 185-20 575-17 679-3 Avskrivningar -7-7 -69-90 Netto 3 181-250 1 940 64 Finansiella intäkter 280 252 141 99 Finansiella kostnader -1-2 -1 0 Resultat före extraord poster 3 460 0 2 080 66 Årets resultat 3 460 0 2 080 66 Förklaring till noter: 1) Ersättning från landstingstyrelsen 17

Finansieringsanalys Bokslut 2008 Bokslut 2007 Tillförda medel Resultat efter finansnetto 3460 2080 Justering för avskrivningar 7 69 Minskning av kortfristiga fordringar 205 1) 94 Övriga rörelsekapitalpåverkande poster Summa tillförda medel 3672 2243 Använda medel Nettoinvesteringar Ökning av kortfristiga fordringar Minskning av kortfristiga skulder 810 1) 69 Summa använda medel 810 69 Förändring av likvida medel 2 862 2174 Förklaring till noter: 1) Förändringen av kortfristiga fordringar och kortfristiga skulder beror på att dessa poster redovisas inom finansförvaltningen, pe 591, sedan övergången till ekonomisystemet Agresso. 18

Balansräkning Tillgångar Bokslut 2008 Bokslut 2007 Anläggningstillgångar Inventarier 7 14 Datorutrustning Summa anläggningstillgångar 7 1) 14 Omsättningstillgångar Kundfordringar 2) 8 Övriga kortfristiga fordringar 2) 197 Föreutbetalda kostnader o upplupna intäkter 0 Kassa och bank 8 586 5 724 Summa omsättningstillgångar 8 586 5 929 Summa tillgångar 8 593 5 943 Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital 4 868 2 788 Årets förändring 3 460 2 080 Summa eget kapital se not 8 328 3) 4 868 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 2) 773 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 198 294 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 67 4) 6 Övriga kortfristiga skulder 0 2 Summa kortfristiga skulder 265 1 075 Summa skulder 265 1 075 Summa skulder och eget kapital 8 593 5 943 Förklaring till noter: 1) Anläggninstillgångarna är i balansräkningen värderade till anskaffningsvärde med avdrag för ackumulerade avskrivningar enligt plan. 2) Kundfordringar, moms och leverantörsskulder redovisas inom PE 591, finansförvaltningen, sedan införandet av ekonomisystemet Agresso. 3) Det egna kapitalet fördelar sig enligt följande: Rörelsekapital 8 321 4 854 Anläggningskapital 7 14 4) Avser beställd tjänst från Larsson Offsettryck som ej fakturerats 2008. 19

Tjänsteställe Ledningsstaben Therese Persson Produktionsenhet: 059 Informationscentrum Uppgiftslämnare: Susanne Fridberg Annan rapportering Blankett 3A Förnyelseperspektivet Har produktionsenheten under den senaste 12-månadersperioden genomfört systematiska utvecklingsprojekt och verkställt resultatet? Nej Förklaring: * Rapporteras efter december. * Om fler än fem projekt använd blankett 4A. * Avser centruminterna projekt. 20