Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved.

Kostnader Beskrivning av inköpsrutin Huvudbok Processing Accounts Payable Utbetalning Kassa bank

Kostnader Översikt över rutinfunktioner Vid inköp av varor skall de olika förvaltningarna i första hand vända sig till MA Skåne. Saknas varan där skall beställaren beakta om Region Skåne har något avtal med en eller flera leverantörer. Vid avsaknad av befintliga avtal med leverantör måste Lagen om offentlig upphandling beaktas. sorder förekommer sällan inom Region Skåne. Det sker inte heller någon attest av inköpet vid beställningstidpunkten. sfakturor skickas direkt från leverantören till WM-Data för inscanning. Fakturorna läses över från WM-data till ebill ca gånger per dag. Förkontroll är det första steget i arbetsflödet, där fastnar fakturor som saknar vissa uppgifter som exempelvis RS-idnummer eller om leverantören inte finns upplagd. I förkontrollen kan respektive förvaltning också lägga in specifika kontroller, t ex om man vill kontrollera en viss leverantör eller inköp i utländsk valuta. Fakturan kontrolleras och kompletteras i förkontrollen. När fakturan sedan lämnar förkontrollen ankomstregistreras den i ekonomisystemet och bokförs i kontoklass, definitiv bokning sker först när fakturan beslutsattesterats. När fakturan lämnar förkontrollen skickas den till sakattestanten som finns angiven på fakturan via sitt RS-idnummer. Sakattest sker i huvudsak av den som beställt varorna, attesten avser att varan levererats enligt beställningsavtalet och att fakturan är fullständig och korrekt. Fakturan skall därefter beslutsattesteras. Beslutsattestanten skall då säkerställa att utgiften får belasta verksamheten, att beställningen tecknats av behörig, att varan levererats enligt beställningsavtalet, att fakturan är fullständig och korrekt och att konteringen är korrekt gjord. Beslutsattest sker elektroniskt med hjälp av elektroniskt ID-kort samt PIN-kod. Efterkontroll kan utföras utifrån ett antal kriterier som förvaltningarna själv bestämmer. Fakturorna stoppas mellan beslutsattest och utbetalning. Personal på ekonomiavdelningen utför då ytterligare granskning av fakturorna innan de går vidare för betalning. Det kan röra sig om kontroll att investeringar har godkänts av behörig person, att representation har bokförts korrekt och att deltagarförteckning och program finns bifogat.

Kostnader Översikt över rutinfunktioner Utbetalningsfilerna genereras automatiskt i Raindance efter initiering av personal på ekonomiavdelningen. Filerna plockas ut dagligen och läggs på servern. Vidare hantering av utbetalningen sker av central ekonomipersonal i Kristianstad. Återredovisning sker dagligen avseende utförda betalningar. Avstämning görs mot utbetalningsfilen ur Raindance. Nya leverantörer läggs in i systemet av ekonomipersonal. Detta sker oftast först efter att beställningen är utförd och fakturan ankommen, fakturan fastnar då i förkontrollen och ny leverantör läggs in.

4 Kostnader Beställning utförs av Region Skåne MA Skånes avtalsregister Faktura Inscanning på WM-data 4 7 8 0 Förkontroll 4 Leveransdokument Sak- /Beslutsattest 7 8 Efterkontroll 0 Utbetalningsfil genereras Leverans Förvaltning Betalning utförs i Kristianstad Återredovi sning Utförda kontroller Identifierade brister Centralt avtalsregister över upphandlingar och avtal finns hos MA Skåne. Vid inköp av varor skall beställaren kontrollera om varan finns tillgänglig hos MA Skåne. Endast personer med ett RS-id nummer kan göra beställning från MA Skåne. Avtalsregistret upplevs i vissa fall som svårhanterat, risk föreligger att beställning görs utanför gällande avtal. Det förekommer sällan inköpsorder vid beställning. Det krävs inte heller någon attest av inköpen vilket kan leda till att beställning och leverans sker innan det framkommer att inköpet ej gjorts i enlighet med Region Skånes riktlinjer. 4 Mottagna fakturor i ebill fastnar i förkontrollen om uppgifter saknas eller om angiven sakattestant ej finns upplagd. Fakturan måste då kompletteras eller rättelse ske innan den kan gå vidare för attest. Uppdatering av huvudbok och reskontra görs först då fakturan lämnar förkontrollen. Flertalet granskade förvaltningar har ingen beloppsbegränsning av inköp och attest avseende löpande driftskostnader.

4 Kostnader Beställning utförs av Region Skåne MA Skånes avtalsregister Faktura Inscanning på WM-data 4 7 8 0 Förkontroll 4 Leveransdokument Sak- /Beslutsattest 7 8 Efterkontroll 0 Utbetalningsfil genereras Leverans Förvaltning Återredovi sning Utförda kontroller Identifierade brister 7 Sakattestanten matchar fakturan mot levererat gods, kontroll görs avseende rätt pris och kvantitet. Sak- och beslutsattest i ebill kan ej utföras av en och samma person vid attest av en faktura. 4 Nya leverantörer kan läggas in i systemet utan attest. När fakturan anländer fastnar den i förkontrollen och ekonomipersonal lägger då in ny leverantör. Risk föreligger att inköp görs utan att kontrollera avtal med befintliga leverantörer. 8 Beslutsattestanten måste inneha ett elektroniskt ID-kort samt signera med en PIN-kod för att kunna attestera en faktura. Det saknas formell rutinbeskrivning av hur matchning av mottaget gods och fakturan skall/bör gå till. I efterkontrollen fastnar fakturor efter förvalda kriterier, granskning sker då av personal på ekonomi. Om fakturan i ebill i detta läge ändras avseende ansvar, belopp eller om man lägger till ny rad måste den gå ny attestrunda. Vid utförda stickprov framkom att vid en förvaltning attesteras större centrala inköp på ekonomiavdelningen och i dessa fall matchas inte fakturan mot levererat gods av sakattestant. 7 Vid vår stickprovsgranskning förekom ett par fall där beställare och beslutsattestant var samma person. Detta skulle kunna innebära en risk.

4 Kostnader Beställning utförs av Region Skåne MA Skånes avtalsregister Faktura Inscanning på WM-data 4 7 8 0 Förkontroll 4 Leveransdokument Sak- /Beslutsattest 7 8 Efterkontroll 0 Utbetalningsfil genereras Leverans Förvaltning Återredovi sning Utförda kontroller Identifierade brister 0 Sak- och beslutsattester finns i ett centralt register. Det är endast användaradministratörerna som kan uppdatera registret. Samtliga transaktioner i ebill dokumenteras i en logg så att man kan spåra vem som gjort vad. 8 Registret över sak- och beslutsattestanter bör uppdateras regelbundet. Det saknas central riktlinje för hur ofta kontroll skall ske med avseende på förändringar till följd av ändrade befattningar etc. Fakturor i utländsk valuta konteras i respektive valuta. Ingen spärr förekommer här avseende det svenska beloppet. Detta innebär exempelvis att om en faktura uppgående till 0 000 EUR bokas skulle det innebära att den inte behöver attesteras av ekonomichef/sjukhuschef, trots att belopp överstigande basbelopp skall attesteras av ekonomichef (enligt UMAS attestinstruktioner).

4 Kostnader Beställning utförs av Region Skåne MA Skånes avtalsregister Faktura Inscanning på WM-data 4 7 8 0 Förkontroll 4 Leveransdokument Sak- /Beslutsattest 7 8 Efterkontroll 0 Utbetalningsfil genereras Leverans Förvaltning Återredovi sning Utförda kontroller Identifierade brister Utbetalningsfil genereras automatiskt i systemet, men initieras av ekonomipersonal. 0 Ingen attest sker av utbetalningsfilerna, endast den som initierat filen granskar den. 4 Vid återredovisning av betalningsfilen till Raindance kontrolleras filen av annan person än de som har möjlighet att generera utbetalningsfilen. Kostnadsuppföljning genomförs kontinuerligt ute i verksamheten för att identifiera eventuella avvikelser avseende kontoanvändning och belopp.