Granskning av inköpsrutiner

Transkript

1 KPMG Antal sidor: 7

2 Innehåll 1. Inledning Granskningens syfte Granskningsmetoder 1 2. Sammanfattning 1 3. Styrning och kontroll Inköpspolicy Inköpsgrupp Reglementen 3 4. Resultat av granskningen Samarbetspartner Inköpsgruppens verksamhet Intervjuer med inköpsansvariga för respektive förvaltning Barn- och ungdomsförvaltningen Socialförvaltningen Tekniska förvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Kommunförvaltningen 6 5. Förslag till förbättrande åtgärder 6 Granskning-av-inkopsrutiner-2000

3 1. Inledning 1.1 Granskningens syfte Granskningen har haft följande syfte: Kartläggning av kommunens styrmedel för att säkerställa att inköp sker enligt reglerna i Lagen om Offentlig upphandling, LOU. med avseende på att göra en bedömning av den interna kontrollen. Framtagande av förslag till förbättrande åtgärder. 1.2 Granskningsmetoder Granskningen har utförts genom intervjuer med kommunens administrative chef samt med samtliga nämnders representanter i inköpsgruppen. Skriftliga samt praktiska rutiner avseende hur inköp hanteras i organisationen har kartlagts samt genom stickprov verifierats. Därefter har bedömningar av rutinerna gjorts samt förslag till förbättrande åtgärder framtagits. 2. Sammanfattning Kommunens inköpsarbete har under år 2000 förbättrats bland annat genom ett intensifierat arbete av inköpsgruppen. Vi bedömer att denna verksamhet kommer att samordna och effektivisera kommunens inköpsrutiner. Policyn att samarbeta med externa parter, främst Westma, bedöms ge ekonomiska fördelar vad beträffar pris, leveranser, lagerhållningskostnader med mera. Vi anser det därför vara av stor vikt att nytt skriftligt avtal snarast kan tecknas med Westma. För att öka tillgängligheten av kommunens avtal föreslår vi att det införs ett centralt datoriserat avtalsregister med sökfunktioner. I registret bör även finnas uppgifter om avtalens giltighetstid för bevakning av uppsägningstider med mera. Vid granskningen har vi noterat att det på de flesta förvaltningar förekommer att samma person beställer varan/tjänsten, beslutsattesterar samt konterar fakturan. Detta är ej tillfredställande ur intern kontrollsynpunkt. Vi rekommenderar samtliga förvaltningar att göra en översyn av gällande attestregler. Reglerna bör utformas så att beställaren attesterar (sakattest) att fakturan 1 (7)

4 överensstämmer med det som beställts och levererats samt att pris och övriga villkor stämmer. Därefter skall beslutsattest ske det vill säga medgivande av att viss verksamhet kostnadsbelastas. Beslutsattest skall ske av överordnad eller annan därtill utsedd person. I kommunens attest- och utanordningsreglemente antagit 1993, står det även att en behörighetsattest skall finnas på fakturan innan utbetalning sker. Behörighetsattesten innebär att kontroll skett av att beslutsattest gjorts av behörig person och att kontering/kodning är korrekt. Denna dokumenterade kontroll finns ej på dagens fakturor. Vi rekommenderar att denna införs. Vid granskningen har identifierats att ett ytterligare informationsbehov synes finnas i organisationen avseende kommunens inköpspolicy, LOU:s regelverk samt aktuella kommunala avtal. Vi kan med tillfredsställelse konstatera att en sådan utbildning planeras. Skriftliga gemensamma rutinbeskrivningar bör finnas för fakturahantering. Dessa bör sedan anpassas på förvaltningsnivå. Rutinbeskrivningar är väsentliga för klarläggande av vilka riktlinjer som gäller och vilket ansvar som åvilar varje person. Rutinerna bör klart specificera vilka kontroller (till exempel pristest mot avtal, kontroll mot leverans) som skall ske och hur dessa skall dokumenteras. Rutinbeskrivningar är även viktiga vid ordinarie personals frånvaro. Vi finner det lämpligt att arbeta fram gemensamma upphandlingsmallar för förfrågningsunderlag, anbudsförteckning samt beslutsprotokoll. Samtliga upphandlingsdokument skall diarieföras efter slutförd upphandling. Kommunens avtal bör med viss regelbundenhet bli föremål för ny upphandling. Detta bör tydligt framgå i inköpspolicyn. 3. Styrning och kontroll 3.1 Inköpspolicy Kommunen har en gemensam inköpspolicy antagen Målet enligt policyn är att all upphandling skall göras med största möjliga effektivitet, kompetens och i samverkan (både externt och internt) för att uppnå lägsta möjliga totalkostnad. Målsättningen skall uppfyllas genom en samordnad intern inköpsorganisation samt samverkan med andra offentliga myndigheter. 3.2 Inköpsgrupp I policyn fastställs att Grästorps kommun skall ha en inköpsgrupp som skall bestå av en representant från varje förvaltning. Ordförande är den administrative chefen. 2 (7)

5 Administrativ chef har det övergripande ansvaret för inköpsadministrationen bland annat avseende: Samordning mellan förvaltningarna. Regler, rutiner, riktlinjer och standarder. Information och kompetensutveckling. Inköpsansvarig för en förvaltning har till uppgift att samordna behovet av upphandling av varor och tjänster inom sin förvaltning samt delta i arbetet med motsvarande samordning för hela kommunen. Denne ansvarar även för att informera sin förvaltning om kommunens leverantörsavtal samt gällande lagar och regler. 3.3 Reglementen Attest och utanordningsreglemente fastställdes Reglementet för intern kontroll är ett komplement till övriga riktlinjer främst Kommunal redovisningslag (KRL), attestreglemente, ekonomiska styrprinciper och handböcker för ekonomioch personaladministrativa rutiner och system. I reglementet fastslås hur ansvaret för den interna kontrollen fördelas i organisationen. 4. Resultat av granskningen 4.1 Samarbetspartner Kommunen har i flera år samarbetat med Westma, regionens inköpsbolag, tidigare benämnt Skaraborgsdepån tecknades ett avtal med Skaraborgsdepån avseende leverans av lagerförda varor från den så kallade Depån. Avtalet löpte ut Grästorps kommun har vid ett flertal tillfällen under år 2000 kontaktat Westma för att förhandla fram ett nytt avtal. Nytt avtal har enligt uppgift på grund av organisatoriska förändringar inom regionen, ännu ej undertecknats. Inköp via Westma sker idag bland annat av förbrukningsmaterial, livsmedel, vissa inventarier samt sjukvårdsmaterial. Dessa inköp bedöms vara en betydande del av kommunens totala inköp. Hur stor del detta utgör finns i dagsläget inga uppgifter på. 3 (7)

6 Samarbetet har fortsatt utan skriftligt avtal. Leveranser sker från lagret i Skövde en gång i veckan. Enligt uppgift fungerar samarbetet på ett tillfredställande sätt. Man har även fått köpa in genom vissa ramavtal som Westma har förhandlat fram. Då kommunen är förhållandevis liten bedöms det vara ekonomiskt motiverat att utnyttja regionala inköpsbolag typ Westma. Det är därför av stor vikt för kommunen att avtal snarast kan undertecknas. 4.2 Inköpsgruppens verksamhet Samtliga förvaltningar har utryckt sig positiva till inköpsgruppens arbete. Gruppen har träffats sex gånger under 2000 och mötena dokumenteras i form av minnesanteckningar. På mötena informeras om nya avtal. Pärmar har upprättats där alla aktuella avtal samlas. Alla nämnder skall ha en egen uppdaterad pärm. Idén med avtalspärmarna är bra ur informationssynpunkt. För att ytterligare öka tillgängligheten föreslår vi att det införs ett centralt datoriserat avtalsregister med sökfunktioner. I registret bör även finnas uppgifter om avtalens giltighetstid för bevakning av uppsägningstider med mera. Inköpsgruppen har kommit med ett förslag till anvisningar samt gräns för direktinköp (inköp utan avtal). Direktinköp är endast tillåtna i undantagsfall och med en beloppsgräns på max 5 tkr. Förslaget har fastställts under hösten. Vi finner anvisningarna samt beloppsgränsen rimlig. Vi tror att inköpsgruppens verksamhet kommer att leda till en effektivisering av kommunens inköpsarbete vilket i framtiden kan leda till minskade inköpskostnader. 4.3 Intervjuer med inköpsansvariga för respektive förvaltning Barn- och ungdomsförvaltningen Inom förvaltningen sker betydande inköp av livsmedel, förbrukningsmaterial samt läromedel huvudsakligen genom Westmas avtal. Inköpen görs av många personer inte minst avseende läromedel. Genom en intern enkät under 2000 framkom att inköpare hade en tillfredställande kunskap om inköpspolicyn samt LOU. Man önskade däremot mer information om gällande avtal inom kommunen. Vid granskningen framkom ett behov av skriftlig rutinbeskrivning för det praktiska arbetet med inköpsfakturorna. Egna avtal finns för bland annat skolskjutsar. Äldre avtal från 1993 finns med Sparlunds Buss samt Enströms Buss. Avtalen förlängs med ett år i taget om ingen uppsägning sker. Priset regleras genom årlig indexuppräkning. Vi rekommenderar att ny upphandling av skolskjutsar sker då avtalen regelbundet bör konkurrensutsättas. 4 (7)

7 4.3.2 Socialförvaltningen Information i form av inköpspolicy samt LOU i förkortad form har spridits till den sociala förvaltningens interna inköpsgrupp bestående av 10 personer som ansvarar för inköp inom sitt område. Enligt en intern enkät önskas mer information om LOU:s regler samt aktuella avtal. Huvudsakliga delen av alla inköp sker genom Westma. Förvaltningens inköpsansvarig handhar kommunens samtliga beställningar från depån. Arbetsbeskrivning finns för den praktiska fakturahanteringen. Översiktlig granskning har skett av förenklad upphandling av bemanningsföretag. Vi gör bedömningen att upphandlingen huvudsakligen skett enligt reglerna i LOU. Inkomna anbud borde dock ha förtecknats i en anbudsförteckning. Ett protokoll avseende skälen till val av leverantör borde också finnas. I detta fall återstod dock endast en leverantör på slutet då övriga drog sig ur på grund av personalbrist. Diarieföring av anbudsinfordran samt slutligt avtal har skett. Enligt vår mening borde även anbuden diarieförts efter det att upphandlingen slutförts Tekniska förvaltningen Upphandlingar förekommer relativt ofta. Personalen är enligt deras egen bedömning väl bevandrade i LOU:s regelverk. I likhet med de flesta övriga förvaltningar finns inga skriftliga rutiner för den praktiska fakturahanteringen. Översiktlig granskning av upphandlingen av ombyggnation av Grästorps Skola har skett. Vid granskningen har noterats att kontrakterande av byggsamordnare Kjessler & Mannerstråle har skett utan anbudsförfrågan. Upphandlingen av delentreprenader i övrigt bedöms ha skett enligt LOU:s regelverk. Förvaltningen har utfört en egen granskning av 100 st fakturor avseende om avtal finns som grund för inköp. Av dessa fakturor kunde 12 st ej härledas till avtal. Vår bedömning är att detta indikerar på att direktinköp förekommer i allt för hög omfattning. Vi rekommenderar därför förvaltningen att ytterligare utreda orsaken till direktinköpen. Avtal med de lokala byggvaruhusen Forshalls Bygglager samt Grästorps Trävaruaffär tecknades 1991 och gäller tills vidare. Då avtalen är gamla rekommenderar vi att ny upphandling sker så att avtalen konkurrensutsätts Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningens anställda bedöms ha god medvetenhet om LOU samt kommunens inköpspolicy. Inga skriftliga rutinbeskrivningar finns avseende den praktiska fakturahanteringen. Kafeterian på badet har under 2000 inköpt sina varor från lokala leverantörer, vilket vi ej bedömer förenligt med inköpspolicyn och LOU:s regler. Inför 2001 kommer inköpen enligt 5 (7)

8 uppgift att ske via Dagab och avtal via Westma. Detta ser vi som en klar förbättring av förvaltningens inköpsrutiner. Inköp av böcker till biblioteket sker enligt information främst via Bibliotekstjänst AB samt Bokia. Avtal finns med Bibliotekstjänst AB men ej med Bokia. Vid regelbundna inköp från Bokia rekommenderar vi att avtal tecknas Kommunförvaltningen Rutinbeskrivningar i mycket kortfattad form finns för den praktiska fakturahanteringen. Förvaltningen sköter även definitivregistrering för Kultur- och Fritidsförvaltningen samt betalningar av leverantörsfakturor för samtliga förvaltningar. Vid stickprovsvis granskning av fakturor har uppmärksammats att en mängd fakturor ej attesteras av aktuell beslutsattestant. Attest har istället skett av ersättaren eller av annan person. Det är vår mening att ersättare till beslutsattestant endast bör attestera då ordinarie ej är närvarande. Vi rekommenderar en översyn av de riktlinjer som reglerar beslutsattestantens ansvar. 5. Förslag till förbättrande åtgärder Vid granskningen har vi noterat att det på de flesta förvaltningar förekommer att samma person beställer varan/tjänsten, beslutsattesterar samt konterar fakturan. Detta är ej tillfredställande ur intern kontrollsynpunkt. Vi rekommenderar samtliga förvaltningar att göra en översyn av gällande attestregler. Reglerna bör utformas så att beställaren attesterar (sakattest) att fakturan överensstämmer med det som beställts och levererats samt att pris och övriga villkor stämmer. Därefter skall beslutsattest ske det vill säga medgivande av att viss verksamhet kostnadsbelastas. Beslutsattest skall ske av överordnad eller annan därtill utsedd person. I kommunens attest- och utanordningsreglemente antagit 1993, står det även att en behörighetsattest skall finnas på fakturan innan utbetalning sker. Behörighetsattesten innebär att kontroll skett av att beslutsattest gjorts av behörig person och att kontering/kodning är korrekt. Denna dokumenterade kontroll finns ej på dagens fakturor. Vi rekommenderar att denna införs. Skriftliga gemensamma rutinbeskrivningar bör finnas för fakturahantering. Dessa bör sedan anpassas på förvaltningsnivå. Rutinbeskrivningar är väsentliga för klarläggande av vilka riktlinjer som gäller och vilket ansvar som åvilar varje person. Rutinerna bör klart specificera vilka kontroller (till exempel pristest mot avtal, kontroll mot leverans) som skall ske och hur dessa skall dokumenteras. Rutinbeskrivningar är även viktiga vid ordinarie personals frånvaro. Vi finner det lämpligt att arbeta fram gemensamma upphandlingsmallar för förfrågningsunderlag, anbudsförteckning samt beslutsprotokoll. Samtliga upphandlingsdokument skall diarieföras efter slutförd upphandling. 6 (7)

9 Kommunens avtal bör regelbundet bli föremål för ny upphandling. Detta bör tydligt framgå i inköpspolicyn. Bland annat bör ett antal i rapporten exemplifierade avtal bli föremål för omförhandling - konkurrensutsättning. Ett centralt datoriserat avtalsregister med sökfunktioner som giltighetstid, bevakning av uppsägningstider med mera bör upprättas. Regler och rutiner bör löpande ses över och anpassas till gällande lagstiftning och rekommendationer. Vid granskningen har identifierats att ytterligare informationsbehov synes finnas i organisationen avseende kommunens inköpspolicy, LOU:s regelverk samt aktuella kommunala avtal. Vi kan med tillfredsställelse konstatera att en sådan utbildning planeras. Vid direktupphandling från leverantör med vilken man ej har avtal bör godkännande erhållas från överordnad. Det är vår förhoppning att våra förslag leder till förbättringar till gagn för Grästorps kommun. Vi står givetvis till förfogande för frågor och synpunkter kring våra iakttagelser och förslag. Trollhättan som ovan Tore Johansson Auktoriserad revisor Maria Lennéer Revisor 7 (7)