Rutin Diarienr: Ej tillämpligt 1(11) Dokument ID: 09-132335 Fastställandedatum: 2015-02-20 Giltigt t.o.m.: 2017-02-20 Upprättare: Ann-Katrin I Troeng Fastställare: Ann-Katrin Nilsson Patientregistrering ELVIS Innehåll Syfte och omfattning... 1 Allmänt... 1 Sök patient... 1 Asylsökande... 3 LMA-kort... 3 Utländska patienter... 3 Utlandssvenska patienter... 4 Patient med reservnummer... 4 Skapa reservnummer... 5 Turist... 5 Asylsökande... 6 Nyfödd... 6 Adoptivbarn... 7 Gästarbetare... 7 Oidentifierad... 7 Nytt reservnummer... 8 Skyddade personuppgifter... 9 Oidentifierad patient... 9 Sekretess/Identitet styrkt... 10 Ekonomiska uppgifter... 11 Dokumentinformation... 11 Referenser... 11 Syfte och omfattning I detta dokument beskrivs hur en patient registreras i ELVIS. Dokumentet omfattar alla berörda verksamheter inom Region Gävleborg. Allmänt I ELVIS är fält med fet text obligatoriska att registrera medan fält med normal text är frivilliga. Vid registrering används tangentbordets kortkommandon eller musen. Den registrerade informationen används till produktionsplanering, uppföljning av vården såväl nationellt som inom regionen samt som underlag för patient- och huvudmannafakturering. Sök patient Sök patient genom att skriva in aktuellt personnummer och klicka på Sök.
Rutin 2(11) Patientuppgifterna visas. Om det är första gången patienten söker vård (finns inte registrerad i ELVIS sedan tidigare) ska patientuppgifterna sparas innan en registrering kan starta. Adressuppgifterna hämtas från regionens befolkningsregister och får kompletteras med tilltalsnamn och aktuella telefonnummer. När uppgifterna är ifyllda spara dessa genom Ctrl + s eller Spara-knappen. Kontrollera att adress, län och kommun stämmer för patienten. Det är speciellt viktigt att kontrollera län och kommun om patienten är registrerad med ett reservnummer, t ex 20110101-01K0. Då ska länskoden alltid vara 99, kommunkoden varierar beroende på patientens status - asylsökande, EUmedborgare, medborgare från konventionsland, ej EU-medborgare, utvandrad eller skyddade adressuppgifter.
Rutin 3(11) Asylsökande Dessa patienter ska registreras med län 99 och kommun 01 samt LMA-kort. LMA-kort Om patienten har ett LMA-kort så ska det registreras in under Ytterligare ID, nummer, giltigt tom. På LMA-kortet står det giltigt ÅÅÅÅMM, men då ska sista datumet i månaden skrivas. Exempel: LMA-kort 2015-02, det ska då stå 2015-02-28. För att kunna göra en registrering av LMA-kort öppna fliken Ytterligare ID, i menyn Ny ytterligare ID Utländska patienter På Plexus finns det en rutin för registrering av utländska patienter i ELVIS - http://plexus.lg.se/upload/plexus/lov/ekonomi/avgifter/schematisk_beskrivnin g_elvis_utlandska_patienter.pdf
Rutin 4(11) Utlandssvenska patienter På Plexus finns det en rutin för registrering av utlandssvenska patienter i ELVIS - http://plexus.lg.se/upload/plexus/lov/ekonomi/avgifter/utlandssvenskar_elvi S.pdf Patient med reservnummer För att se om patienten finns i reservnummersystemet görs alltid en sökning innan ett nytt reservnummer skapas. Patienter som stämmer med sökvillkoret visas med personnummer, namn, typ av id och ID. Om aktuell patient finns sedan tidigare, markera denna och tryck enter. Om aktuell patient inte finns med tryck på fliken Generera reservnummer.
Rutin 5(11) Skapa reservnummer Ange typ av reservnummer turist, asylsökande, nyfödd, adoption, gästarbetare eller oidentifierad. De fält som ska fyllas i med aktuella uppgifter ändras beroende av vilken typ av reservnummer som valts. När aktuella uppgifter är ifyllda klicka på knappen Generera. Turist Fyll i kön, namn, identifieringstyp (flerval) och identifiering.
Rutin 6(11) Asylsökande Fyll i kön, namn, identifieringstyp (flerval) och identifiering. Nyfödd Nyfödda barn får idag sina personnummer direkt via Skatteverket och finns då i ELVIS. I de fall det saknas personnummer registreras ett reservnummer genom att kön, barnnummer, namn, personnummer och namn vårdnadshavare samt relation (flerval) fylls i.
Rutin 7(11) Adoptivbarn Fyll i kön, namn, personnummer och namn vårdnadshavare samt relation (flerval). Gästarbetare Fyll i kön, namn, identifieringstyp (flerval) och identifiering. Oidentifierad Ange kön M (man), K (kvinna) och X (okänd).
Nytt reservnummer Rutin 8(11) När ett reservnummer har genererats dyker en ruta upp i ELVIS med det reservnummer patienten fått. Därefter registreras aktuella uppgifter i patientbilden adress, postadress, län, kommun, hälsocentral och telefon. Spara med Ctrl + S eller i menyn.
Rutin 9(11) Skyddade personuppgifter Om patienten är skyddade personuppgifter hämtas aktuella uppgifter från befolkningsregistret. Det går inte att editera dessa uppgifter. Oidentifierad patient Skapa ett reservnummer. Fyll i aktuella uppgifter. Om patienten identifieras kontakta IT-support it-support@regiongavleborg.se för hjälp med byte av personnummer.
Rutin 10(11) Sekretess/Identitet styrkt Vid registrering av sekretess är kod N alltid förifylld - Om annan sekretess gäller är det alltid patienten som initierar ändringen. Följande sekretessuppgifter finns också: o Kod F förbehåll kräver kommentar om vem uppgift får lämnas till - o Kod J - inga uppgifter får lämnas ut - Symbolerna och syns även i besökslistan. Det finns 5 val av identitet styrkt där kod 2-5 kräver kommentar till valet. o 1 - Fotolegitimation o 2 - Känd av... o 3 - Annat sätt o 4 - Patient vägrar o 5 - Identitet ej styrkt - visar meddelandeikon o 7 - Besöksskärm (självregistrering via besöksskärm)
Rutin 11(11) Ekonomiska uppgifter Om den gröna bocken saknas i knappen Ekonomiska ska aktuella fält fyllas i - Anledning och Betalarkod. Därefter OK. Anledning Inom- eller utomlänsvård (oplanerad eller planerad vård). Betalarkod Aktuellt landsting (länskod) eller 9901 9999. Du ser dem i rutan till höger i bilden. Dokumentinformation Objektförvaltare Ann-Katrin Nilsson och systemspecialist Britt-Inger Grahn Referenser Dokumentnamn Avgiftshandboken Plats