Visma Eget Aktiebolag

Bokföring, deklaration och årsredovisning 1 De viktigaste funktionerna i programmet 2 Startguide 2 Ingångsvärden från tidigare år 2 Löpande rutiner 3 Årsrutiner samt Deklaration och Årsredovisning 4 Utskrifter 4 Hjälp 4 Min sida 5 Meny-raden 5 Första gången du använder programmet 6 Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklaration och årsredovisning 6 Välj lösenord 6 Ange bolagets räkenskapsår 7 Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystart 7 Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmet 7 Uppgifter om bolagets bankkonto och girokonto 8 Uppgifter om aktuella momssatser i bolaget 8 Betalningsvillkor och övriga inställningar 8 Markera att bolaget innehar F-skattesedel 9 Företagslogotyp 9 Ingångsvärden för din bokföring 9 Arbeta med löpande rutiner 10 Faktura 10 Kontantkvitto 12 Inbetalning i kassabok 12 Utbetalning i kassabok 14 Överföring i kassabok 15 Redovisning av moms 15 Avskrivningar av inventarier 17 Automatiskt beräkning av avskrivningar 18 Redovisningskontroll 18 Arbeta med årsrutiner 19 Periodiseringar av inkomster och utgifter 19 Värde på lager, värdepapper med mera 19 Skattemässiga justeringar möjliga 19 Visning av årets avskrivningar 19 Automatiska ombokningar i bokföringen vid årets slut 20 Inventarier och immateriella rättigheter 20 Varulager 20 Byggnader m m 21 Innehåll - 1

Obetalda fakturor till kunder 21 Övriga ombokningar 21 Arbeta med deklaration 21 Inkomstplanering av företagets resultat 22 Arbeta med årsredovisning 22 Årsredovisningen följer K2-reglerna 23 Jämförelsetal kan behöva anges första gången du använder programmet 23 Sällan som jämförelsetal behöver anges första året med K2 24 Markera i kryssruta om jämförelsetalen lämnas i en bilaga 24 När ska årsredovisningen göras? 24 Övriga formaliteter för årsredovisningar 24 Skriv ut handlingar till Bolagsverket 25 Innehåll - 2

Visma Eget Aktiebolag Detta kom-igång-häfte ger en sammanfattning över programmets viktigaste delar och funktioner. Detaljerad beskrivning av alla programdelar finner du i hjälptexterna inne i programmet. Installationsanvisning når du via programmets cd-skiva eller via installationens startsida. Med Visma Eget Aktiebolag kan du själv enkelt sköta fakturering och bokföring samt bolagets deklaration och årsredovisning. Under året matar du in uppgifter om pengar bolaget får in och pengar som betalas ut. Det ger dig full kontroll över hur bolagets resultat och vilka tillgångar och skulder som finns. Samtidigt har du fullgjort bolagets löpande bokföring enligt kontantmetoden. Efter årets slut gör du de justeringar som krävs och låter sedan programmet hjälpa dig med att fylla i bolagets deklarationsblanketter och göra årsredovisningen till Bolagsverket. Bokföring, deklaration och årsredovisning I denna årgång av programmet kan du göra bolagets bokföring för år 2010 och 2011. I programmet kan du också att kunna göra deklaration och årsredovisning för år 2010. En ny årgång av programmet Visma Eget Aktiebolag ges ut före varje årsskifte för att alla regler kring både bokföring och deklaration ska vara helt uppdaterade i programmet. Alla programdelar är anpassade till Bokföringsnämndens nya så kallade K2-regler som fullt ut kan användas under räkenskapsår som påbörjas 1 januari 2010. 1

De viktigaste funktionerna i programmet De viktigaste funktionerna i programmet är följande: Startguide Första gången du använder programmet måste du aktivera programmet. Gör du inte det, kan du använda programmet under 45 dagar. Därefter får du välja att skapa ett nytt företag eller öppna ett övningsföretag. När du skapar ett nytt företag kommer du till en startguide. Den hjälper dig att fylla i de grundläggande uppgifter om bolaget som behövs för att du ska kunna skapa fakturor som uppfyller momslagens regler om fakturors innnehåll och att komma igång med kassaboken i programmet. Ingångsvärden från tidigare år När du börjar använda Visma Eget Aktiebolag är det också lämpligt att du skriver in uppgifter om olika ingångsvärden från föregående år. Ska du börja bokföra för ett nystartat aktiebolag finns det mycket få ingångsvärden att lämna i regel enbart uppgifter om tillgångar på ett konto samt uppgift om aktiekapitalets storlek. Om du har ett gammalt bolag kan du hämta många ingångsvärden från bolagets gamla bokföring, exempelvis ingående saldon på kassa, bank och giro. Vissa ingångsvärden kan däremot oftast inte skrivas in innan du gjort deklaration och årsredovisning för år 2009. De får därför kompletteras senare under året via menyvalet Arkiv - Ingångsvärden. Ingångsvärden behöver bara lämnas manuellt det första året du använder programmet. Kommande år ser programmet helt automatiskt till att flytta med alla nödvändiga uppgifter från gamla till nya inkomstår. 2

Löpande rutiner Fakturor och kontantkvitton Till programmets Löpande rutiner hör det avsnitt där du skapar och skriver ut fakturor och kontantkvitton och håller reda på vilka kunder som betalat sina fakturaskulder. Kassabok för inbetalningar/utbetalningar I Löpande rutiner ingår också Kassaboken där du regelbundet för in uppgifter om inbetalningar som bolaget får för försäljning etc och utbetalningar som bolaget gör för inköp m m. På så vis har du alltid full kontroll över hur bolagets verksamhet går ekonomiskt och vilka pengar som finns i kassan och på olika konton. Momsredovisning Om du väljer momsredovisning per kvartal eller månad finns en översikt som visar momsbeloppen som hör till årets olika skattedeklarationer. I översikten låser du också en momsperiod för inmatningar när skattedeklarationen för perioden är inlämnad till Skatteverket. Inventarielista Du är skyldig att föra en förteckning över de inventarier som bolaget äger. Det sköter programmet med funktionen Inventarielista. När du i kassaboken för in uppgifter om nya inköp av inventarier förs de automatiskt till Inventarielistan. Genom att du på så vis alltid har en uppdaterad inventarielista kommer programmet helt automatiskt att kunna beräkna årets maximala avdrag som får göras för värdeminskning på inventarierna (avskrivningar). Skattekonto Ställningen på bolagets egna skattekonto ska framgå av bokföringen. När bolaget betalar ut pengar till skattekontot ska det i kassaboken därför registreras med utbetalningstypen Betalning av F-skatt m m. Om bolaget får inbetalningar av t ex överskjutande moms från Skatteverket registreras det i kassaboken med inbetalningstypen Återbetalning av moms m m. Registreringen i bokföringen av andra händelser på skattekontot än de som är kontanta sköter du på sidan Skattekonto som finns i avsnittet Övrigt bland programmets löpande rutiner. Där kan du registrera intäktsränta och kostnadsränta för de månader då en sådan ränta har påförts skattekontot. 3

Där anges även uppgift om den F-skatt som bolaget debiterats varje månad liksom den årliga uppgiften om slutlig skatt. Om det fanns skatteskulder per 31 december 2009 ska dessa också anges. Läs mer i programmets hjälptexter om hur du lämnar uppgifter på sidan Skattekonto. Uppgifter om årsstämma under 2010 I programdelen Löpande rutiner och avsnittet Övrigt/Årsstämma 2010 anger du datum då bolagets årsstämma för 2010 hållits för inkomstår 2009. Om det på årsstämman bestämts att en aktieutdelning ska göras måste uppgift om beslutad aktieutdelning också lämnas här. Uppgifterna om datum för stämman och beslutad utdelning behövs för att programmet ska kunna göra ombokningar av redovisat resultat för år 2009. Årsrutiner samt Deklaration och Årsredovisning Under Årsrutiner lämnar du uppgifter som behövs för att programmet ska kunna beräkna det slutliga resultatet av verksamheten i bolaget före skatt för inkomståret 2010. I Deklaration kan du inkomstplanera och skapa deklarationsblanketterna INK2, INK2R och INK2S. I programmet får du även hjälp med att göra bolagets årsredovisning enligt de så kallade K2-reglerna. Utskrifter I programmet finns möjlighet att skriva ut fakturor med kopior och kontantkvitton som skapats liksom uppgifter om betalda och obetalda fakturor. Vidare finns en rad rapporter av olika slag som framför allt bygger på uppgifter som lämnats i kassaboken. Det gäller dels rapporter om bolagets ekonomiska ställning liksom rapporter som måste finnas enligt bokföringsreglerna. Hjälp Hjälp direkt på bildskärmen Visma Eget Aktiebolag innehåller ett stort antal hjälptexter där du kan läsa om olika funktioner i programmet och om bokföringsregler, skatteregler m m. Du kan när som helst få lägesrelaterad hjälp och information om alla funktioner i programmet direkt på skärmen. Denna hjälp består av olika typer av snabbreferenser 4

till menyer, funktioner och kommandon i programmet. Det finns flera sätt att på bildskärmen få hjälp med det du just nu arbetar med: Tryck på F1-tangenten för att få upp en hjälptext som rör den funktion eller det fält där du för tillfället befinner dig i programmet. Klicka på ikonen med frågetecknet som finns uppe i knappraden på sidan. Då kommer en hjälptext som behandlar hela den aktuella sidan. Klicka på Hjälp-knappen om du befinner dig i en dialogruta. Välj menyvalet Hjälp. Min sida På Min sida får du information som berör just dig och de produkter du arbetar med. Via Min sida kan du arbeta med våra internettjänster och ladda ner nya versioner av de produkter du har avtal på. Du får också tips om hur du använder dina program och tjänster. Dessutom får du tillgång till Visma Infoline, vår informationstjänst med nyheter om ekonomi, juridik, skatter och företagande samt årets skattekalender och aktuella ekonomifakta. Tjänsten, som är en del av Min sida i programmet, uppdateras med färska nyheter varje vardag i veckan. För att få tillgång till personligt anpassad information på Min sida behöver du vara inloggad. Endast avtalskunder har möjlighet att nå Min sida. Meny-raden Programmets menyrad är uppbyggd på följande vis: Arkiv Under Arkiv når du inmatningssidorna för Ingångsvärden, som du måste fylla i manuellt första året du använder programmet. Där finns även Företagsinställningar, där du anger olika uppgifter om företaget som behövs för att dina fakturor ska bli korrekta och för att du ska komma igång med din bokföring. Här finns även inställningar för lösenord, vissa personliga inställningar av programmet liksom funktioner som tillhör Windows-standard för menyvalet Arkiv, exempelvis Skriv ut, Utskriftsinställningar, Skrivarinställningar, Säkerhetskopia och Avsluta. 5

Arbeta med Under Arbeta med finns menyval för Kassabok, Fakturor/Kvitto, Årsrutiner, Deklaration/Årsredovisning och Utskrifter. Kommando Här finns menyval som ändras beroende på vilken del av programmet du arbetar med. Menyvalen beskrivs längre fram. Fönster Här kan du stänga av visningen av programmets navigeringsfönster. Under rubriken Fönster ser du även vilka olika fönster som är öppna samtidigt. Hjälp Innehåller de hjälpfunktioner som beskrivits tidigare. Första gången du använder programmet När du följt de installationsanvisningar som finns sist i denna dokumentation och för första gången ska arbeta i programmet möts du av en Startguide. De flesta uppgifterna du lämnar i Startguiden kan du senare ändra via menyvalet Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklaration och årsredovisning Det är viktigt att du är noggrann när du i Startguiden fyller i uppgifterna om ditt bolag. Uppgifterna används bl a för att skapa en mall i programmet för fakturor och kontantkvitton, där det ställs många lagliga krav på innehållet. Uppgifterna kommer också att användas vid färdigställandet av årsredovisningen av andra viktiga handlingar kring din bokföring och deklaration. Om du fyller i samtliga uppgifter i Startguiden kan du vara säker på att de dokument som du kan skriva ut från programmet innehåller de uppgifter som lagen kräver. Välj lösenord Du har möjlighet att ange lösenord, så att inga obehöriga kommer åt bokföringen för ditt bolag. Det kan vara särskilt lämpligt om du sköter din bokföring på en dator som även andra personer har tillgång till. Vill du inte använda lösenord kan du bara klicka dig förbi de fälten utan att skriva in något alls. 6

Ange bolagets räkenskapsår För att kunna använda programmet för ditt aktiebolag måste bolaget ha kalenderår som räkenskapsår. Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystart Det år du startar ett aktiebolag kan du använda programmet även vid ett förkortat eller förlängt räkenskapsår, bara det avslutas vid ett årsskifte som inte får vara tidigare än 31 december 2010. Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmet Var noggrann när du anger uppgifter om räkenskapsår i programmet. De uppgifter som anges i Startguiden kan inte ändras. Blir det fel måste du helt enkelt skapa ett nytt företag i programmet och ange de rätta uppgifterna. 7

Uppgifter om bolagets bankkonto och girokonto I Visma Eget Aktiebolag kan du registrera inbetalningar och utbetalningar i kassan samt på ett vanligt bankkonto och på ett konto som antingen är knutet till Bankgirot eller PlusGirot. Det vanliga bankkontot kan exempelvis vara ett konto med lite bättre ränta, där man kan sätta in pengar som inte behövs i bolagets verksamhet för stunden. Löpande inbetalningar från kunder hamnar i regel på girokontot och därifrån sker ofta de flesta utbetalningar vid inköp etc. Vill du hålla nere dina kostnader och tar emot relativt få inbetalningar kan du kanske klara dig utan ett girokonto. Ett sådant brukar nämligen inte gå att få tillgång till utan att man betalar årliga avgifter till banken. Istället låter man kunderna göra sina inbetalningar direkt till bolagets vanliga bankkonto. Uppgifter om aktuella momssatser i bolaget Programmet kan hantera försäljningar med olika momssatser. Men som regel brukar ett bolags verksamhet dock enbart omfatta försäljning till en och samma momssats. Därför ska du ange vilka momssatser som är aktuella i ditt fall. Programmet kommer då inte att visa inmatningsfält för några andra momssatser på fakturor eller på poster för inbetalningar efter försäljning till kunder. Betalningsvillkor och övriga inställningar Du anger vilka betalningsvillkor som ska anges på de fakturor du skapar i programmet. Du kan också göra en del andra inställningar, som du kan läsa mer om i hjälptexter i programmet. 8

Markera att bolaget innehar F-skattesedel Det är knappast möjligt att i praktiken driva ett aktiebolag utan att bolaget har en F-skattesedel. Du måste dock själv markera i startguiden att bolaget har F-skatt. Uppgiften skrivs då ut på fakturor och andra handlingar i programmet där det enligt lagregler ska framgå att bolaget har en F-skattsedel. Företagslogotyp Du har även möjlighet att hämta in en företagslogotyp som ska visas på fakturan. Klicka på Hämta och leta upp din bildfil. Ingångsvärden för din bokföring Sist i Startguiden finns en länk till programmets funktion för Ingångsvärden. Där kan du skriva in uppgifter om tillgångar och skulder vid räkenskapsårets ingång. Du når alltid inmatningssidorna för ingångsvärden via menyvalet Arkiv Ingångsvärden. 9

Arbeta med löpande rutiner När du arbetar med Visma Eget Aktiebolag är det funktionerna i Löpande rutiner som du kommer att använda mest. Det är här du skapar dina fakturor och kontantkvitton efter försäljningar och håller kontroll över dina fordringar på kunder. Det är också här du skriver in uppgifter om inbetalningar och utbetalningar så att du kan hålla reda på hur bolagets resultat utvecklas och hur stora tillgångar och skulder företaget har. Faktura Skapa ny faktura När du väljer Ny faktura visas en fakturamall med uppgifter som du skrivit in om företaget. Du kompletterar på varje ny faktura med uppgift om fakturamottagare och vad försäljningen avser. Tre statuslägen för faktura En faktura i programmet har normalt ett av följande statuslägen Inte utskriven, Utskriven och Betald. Även status som Delbetald respektive Makulerad kan förekomma. 10

Vilken status fakturan har visas uppe till vänster på skärmen när du har öppnat fakturan. Status anges också per faktura om du väljer Visa översikt, som innehåller en lista över alla fakturor och kvitton som du skapat i programmet. Visa översikt Med Visa översikt får du fram en lista över alla fakturor och kontantkvitton som skapats i programmet under en vald period. I Visa översikt kan du sortera så att listan enbart visar fakturor eller kvitton. Du kan välja att visa fakturor/kvitton med en viss status och du kan välja vilken tidsperiod som översikten ska omfatta. Inte utskriven Så länge du inte skrivit ut en skapad faktura har den status Inte utskriven. På så vis kommer du ihåg att du inte har skickat fakturan till kunden, vilket inte kan ha skett eftersom du inte skrivit ut fakturan. Utskriven När du skrivit ut en faktura i programmet ändras status automatiskt till Utskriven. Detta gäller även om du skapat en PDF-fil eller skickade fakturan via e-post. Vanligtvis innebär en sådan status att du även skickat fakturan till kund, d v s att fakturan är upprättad och klar. När en faktura har statusen Utskriven kommer den av programmet alltid att tas med som en försäljningsinkomst, när du gör utskrifter av bolagets resultat i en resultatrapport per helår. Samtidigt anges beloppet även som en kundfordran i programmets balansrapport per helår. Betald När du kopplat samman en faktura med en post för inbetalning i kassaboken ges utskrivna fakturor av programmet statusen Betald. En sådan koppling kan du göra genom att markera fakturan som betalats i listan över fakturor och sedan klicka på knappen Bokför som betald. Du kan även skapa en inbetalning direkt i kassaboken och klicka på knappen Hämta obetald faktura och därefter peka ut fakturan som betalats i listan över utskrivna, men obetalda fakturor. 11

Ångra eller makulera Det finns vissa möjligheter att ångra eller eller makulera fakturor. Läs mer om det i programmets hjälptexter. Kontantkvitto Funktionen för kontantkvitton fungerar på likartat sätt som fakturor, men har färre statuslägen. Även kontantkvittona i programmet uppfyller momslagens krav på att kallas faktura om de utformas på ett komplett sätt. Läs mer om detta i hjälptexterna. Vill du skapa ett kontantkvitto väljer du Nytt kontantkvitto. Post för inbetalning skapas automatiskt När du skrivit ut ett kontantkvitto, kommer programmet automatiskt att skapa en inbetalningspost till kassan med uppgifterna på kvittot som grund. Programmet utgår ifrån att ett kontantkvitto som är utskrivet, alltid motsvaras av en verklig betalning med kontanter. Kvittot får därför statusmarkeringen Betald, så fort du gjort en utskrift av kvittot. Programmet gör samtidigt en utskrift av en verifikation över händelsen som du kan sätta in i din pärm över verifikationer. Inbetalning i kassabok Varje gång du fått en inbetalning till bolaget registrerar du i programmet att pengarna kommit in. Ange rätt inbetalningsdatum Du ska ange det datum då bolaget tagit emot pengarna, d v s den dag pengarna sattes in på bankkontot/girokonto eller togs emot kontant. När du är noggrann med att ange rätt inbetalningsdatum i bokföringen, kommer behållningen på bankkonto respektive girokonto alltid att stämma med kontoutdragen från banken. Det förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen. Du får då också möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i bolaget, d v s att det finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utgifter bolaget har framför sig. Redovisar du moms per kvartal eller månad är betalningsdagen också avgörande för innehållet i din momsredovisning. Då är det särskilt viktigt att inte ange ett senare datum för en mottagen betalning än det datum då betalningen mottogs. 12

Markera inbetalning till konto eller kassa Du markerar om pengarna satts in på girokontot eller bankkontot eller om det är en kontant inbetalning till kassan. Välj typ av inbetalning Du måste också ange vilken typ av inbetalning det är fråga om och får då välja bland ett antal inbetalningstyper. Du kan inte spara en inbetalning i programmet utan att ha valt inbetalningstyp. När du börjar arbeta med programmet finns ett antal inbetalningstyper definierade. Du har möjlighet att anpassa den listan själv via funktionen Lägg till/ta bort inbetalningstyper som du når via knappen längst ned i listan över inbetalningstyper som visas när du arbetar med att registrera en inbetalning. Funktionen nås också via fliken Kassabok i menyvalet Arkiv - Företagsinställningar. Om inbetalningen hör till en faktura som är registrerad i programmet som obetald, kan du klicka på knappen Hämta obetald faktura. Då visas en lista över de obetalda fakturor som finns och du kan enkelt peka ut den faktura som du fått betalt för. Programmet skapar då hela inbetalningsposten genom att använda uppgifter som finns på fakturan. Det enda du behöver göra är att komplettera med korrekt datum för inbetalningen och ange om inbetalningen skett till girokonto, bankkonto eller kassa. Du kan även markera en faktura i listan över fakturor som visas då du valt Visa översikt och sedan klicka på knappen Markera som betald. Även då kopplas fakturan samman med en inbetalningspost i kassaboken och inbetalningen blir på så vis registrerad. 13

Ångra eller makulera Det finns vissa möjligheter att göra ångra eller makulera inbetalningar. Läs mer om det i programmets hjälptexter. Utbetalning i kassabok När du fått en faktura som bolaget ska betala, bör du registrera utbetalningen i kassaboken så fort du har tid. Då får du den mest rättvisande bilden av bolagets ställning när du skriver ut resultatrapporter för helår, eftersom en sådan resultatrapport tar hänsyn till alla utbetalningar som matats in under året, även i de fall då själva betalningen av utgifterna ännu inte skett när rapporten skrivs ut. De flesta använder idag en internetbank för att göra sina utbetalningar. Ta gärna för vana att skriva in uppgifter om utbetalningar i Visma Eget Aktiebolag vid samma tillfälle som du lägger in order om utbetalningar i internetbanken. När du registrerar utbetalningarna i programmet är det viktigt att du som utbetalningsdatum anger den dag då du bestämt att banken ska utföra betalningen. På så vis kommer kontoutdragen från banken alltid att stämma med huvudboken i din bokföring. Det förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen. 14 Det är dessutom viktigt att ange korrekta datum om du redovisar moms per kvartal eller månad, annars kan det bli sådana fel i momsredovisningen att du riskerar få betala s k skattetillägg. När du börjar arbeta med programmet finns ett antal utbetalningstyper definierade. Du har möjlighet att anpassa den listan själv via funktionen Lägg till/ta bort utbetalningstyper som du når via knappen längst ned i listan över utbetalningstyper som visas när du arbetar med att registrera en utbetalning. Funktionen nås också via fliken Kassabok i menyvalet Arkiv - Företagsinställningar.

Enkelt att ha koll på likviditeten Om du är snabb med att mata in uppgifter om dina utbetalningar i Visma Eget Aktiebolag kommer du att ha möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i bolaget. Då ser du direkt om det finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utbetalningar du tänker göra. Ångra eller makulera Det finns vissa möjligheter att ångra eller makulera utbetalningar. Läs mer om det i programmets hjälptexter. Överföring i kassabok Välj Ny överföring om du i kassaboken vill notera att du har flyttat bolagets pengar mellan Kassa och Bankkonto och Girokonto. Redovisning av moms Du kan använda Visma Eget Aktiebolag oavsett hur ofta du önskar redovisa moms till Skatteverket. I programmet har du tre alternativ att välja bland för momsredovisning. Du kan låta programmet hantera redovisningen per kvartal, per månad eller per år. Kvartalsmoms oftast bäst Den nya kvartalsmomsen är för många den mest fördelaktiga metoden att redovisa moms. Detta eftersom du då utan alltför mycket administrativt arbete kan försäkra dig om att bolaget under löpande år aldrig behöver betala in moms till staten innan bolaget först fått betalt från kunderna. Samtidigt får bolaget normalt den allra längsta kredittiden på momsbetalningarna. Bara i enstaka situationer kan årsvis moms eller månadsmoms i fortsättningen vara mer fördelaktig än kvartalsmoms. 15

Samma momsredovisningsperiod i programmet hela året I Visma Eget Aktiebolag gäller begränsningen att programmet enbart hanterar en och samma period för momsredovisning under hela året. Därför måste du låta ett byte av momsperiod exempelvis från månadsmoms till kvartalsmoms gälla från 1 januari och hela året ut för att bytet ska fungera perfekt i programmet. Läs mer om byte av momsperiod i programmets hjälptexter. Skattedeklarationer för moms När du i programmet valt att redovisa momsen per kvartal eller per månad skall du använda en s k skattedeklaration för din momsredovisning. Du hittar dina skattedeklarationer i avsnittet för Moms i programmets Löpande rutiner. Du kan löpande se vilka belopp som för respektive momsperiod finns registrerade som betalningar för utgående moms på försäljningar och för ingående avdragsgill moms på inköp. Du ser också om du för varje period kommer att få betala moms till staten eller om du har rätt att få moms återbetald. Bokför som betald/återbetald När du i programmet markerat en skattedeklaration som Inlämnad kan du med hjälp av knappen Bokför som betald/återbetald enkelt även skapa en post i kassaboken för själva betalningen som tillhör respektive skattedeklaration. 16

Allt ska med i sista perioden Vid redovisning av inkomstårets allra sista momsperiod föreskriver reglerna att man i momsredovisningen även tar med momsen på årets försäljning som bolaget inte fått betalt för vid årets slut. Finns sådana kundfakturor tas de automatiskt med av programmet. Bolaget får samtidigt göra avdrag för moms på leverantörsskulder som du fått faktura på, men ännu inte betalat. I programmet måste sådana skulder anges av dig i programdelen för Årsrutiner. Momsskuld eller momsfordran i årsredovisningen När du redovisar moms per kvartal/månad ska momsen behandlas på samma sätt i bolagets bokföring som alla andra skulder och fordringar. Har bolaget exempelvis en momsskuld för den sista av årets momsperioder och inte betalar den skulden förrän en bit in på nästkommande år, tas den momsskulden av programmet automatiskt upp bland skulderna i årsredovisningen. På motsvarande sätt tas även en momsfordran upp i årsredovisningen av programmet. Avskrivningar av inventarier Enligt bokföringens regler måste du se till så att det finns en förteckning över de inventarier som bolaget äger. En sådan förteckning skapas automatiskt i programmet via funktionen Inventarielista. När du första gången börjar använda programmet skriver du in uppgifter om bolagets inventarier som ingångsvärden. Inventarielistan uppdateras automatiskt Varje gång du gör ett inköp av ett inventarium får du lämna några extra uppgifter om inköpet i en särskild dialogruta. Programmet kan då avgöra om det nya inventariet får tas upp som ett avdrag på en gång eller om årliga avskrivningar istället ska beräknas på inköpet. Samtidigt sker en automatisk uppdatering av Inventarielista varje gång du använder utbetalningstypen Köp av inventarier vid ett inköp. 17

Automatiskt beräkning av avskrivningar Programmet beräknar automatiskt storleken på avskrivningar på inventarier, byggnader och markanläggningar, hyresrätt m m, goodwill samt förbättring på annans fastighet som registrerats i programmet. Avskrivningarna sker enligt standardiserade metoder för olika tillgångar och beskrivs i programmets hjälptexter. Redovisningskontroll I programmet finns en redovisningskontroll som ökar kvaliteten på den bokföring, deklaration och årsredovisning som du skapar med hjälp av programmet. När programmet gör en redovisningskontroll letar funktionen efter felaktiga inmatningar och efter viktiga uppgifter som saknas, men som behövs för att programmet ska kunna göra en korrekt bokföring och så småningom även göra klart deklaration och årsbokslut. Redovisningskontrollen varnar dessutom för ovanliga registreringar och ger tips om möjliga avdrag etc. Du kan när som helst köra Redovisningskontroll genom att klicka på ikonen märkt OK längst uppe till höger på skärmen. Den kan också köras med kommandot F11 eller via menyvalet Kommando - Redovisningskontroll. 18

Arbeta med årsrutiner Programmets funktion för Årsrutiner använder du framför allt när inkomståret är slut. Du går då igenom Årsrutiner sida för sida och lämnar du uppgifter som är aktuella för ditt bolag. När du gått igenom Årsrutiner kan du med programmets hjälp göra årets årsredovisning och deklaration för bolaget. Periodiseringar av inkomster och utgifter I Årsrutiner lämnar du uppgifter som behövs för att programmet ska kunna göra årsavslut i bokföringen för 2010. Det innebär att periodiseringar av inkomster och utgifter måste görs, så att intäkter och kostnader förs till åren 2010 respektive 2011 på ett korrekt sätt. Värde på lager, värdepapper med mera När du lämnar uppgifter om värdet vid årets slut på lager, värdepapper och avsättningar till direktpensioner ser programmet till att dessa hanteras på rätt sätt i bokföringen och i årsredovisningen för år 2010. Skattemässiga justeringar möjliga I Årsrutiner kan även uppgift om vissa skattemässiga justeringar lämnas, om sådana ska göras i deklarationen för år 2010. Visning av årets avskrivningar I Årsrutiner visas även hur programmet beräknat årets avskrivningar på olika tillgångar som bolaget äger. 19

Automatiska ombokningar i bokföringen vid årets slut Det finns en automatik i programmet som innebär att det sker en kontinuerlig beräkning alla belopp som ska ombokas vid årets slut. Beloppen visas hela tiden vid utskrift av bokföringens huvudbok och tas med i olika rapporter. Det behövs alltså ingen särskild åtgärd från användarens sida i programmet för att själva årsavslutet ska beräknas eller ombokning göras i bokföringen för inkomståret. Du ser exakt vad programmet gjort för ombokningar vid årets slut om du tittar på raderna för Årsavslut i utskriften av huvudboken för inkomståret. Sådana automatiska ombokningar vid årsavslut sker i programmet i följande fall: Inventarier och immateriella rättigheter Avskrivningar av inventarier beräknas kontinuerligt i programmet. Det definitiva beloppet för årets avskrivningar visas på sidan Avskrivningar av inventarier i programmets avdelning för Årsrutiner när du låst årets deklaration och kommer vid årsavslutet att minska bokförda belopp för Inventarier. Beloppet som programmet preliminärt beräknat för Avskrivningar av inventarier m m tas kontinuerligt med som kostnad i programmets resultatberäkning. Även avskrivningar på immateriella rättigheter som hyresrätt, patent och liknande hanteras på motsvarande sätt av programmet och visas på sidan Avskrivningar av inventarier m m. 20 Varulager När uppgift om årets utgående lager har lämnats i programmets Årsrutiner jämför programmet värdet på årets ingående och utgående lager. Finns det en differens kommer programmet automatiskt att vid årsavslutet omboka denna differens i bolagets balansräkning och resultaträkning. Detta gäller samtliga sex olika slag av lager som programmet hanterar, en uppdelning som sedan används när programmet gör bolagets årsredovisning. De sex typerna av lager är: Handelsvaror och färdiga egentillverkade varor Råvaror och förnödenheter Färdiga egentillverkade varor Varor under tillverkning Övriga lagertillgångar Lager av VMB-varor