RAMAVTAL Handledningskonsulter Leverantör AB XXXXXX-2012
2 (8) Mellan Försäkringskassan organisationsnummer 202100-5521, och XX, organisationsnummer 000000-0000, nedan kallad leverantören har träffats följande ramavtal (Avtalet) om köp av handledningstjänster. Avtalet har träffats efter genomförd upphandling med Dnr 010716-2012. 1 Avtalsinnehåll Parternas åtagande regleras av 1. Avtalet med bilagor 2. Förfrågningsunderlag med bilagor 3. Försäkringskassans allmänna villkor avseende tjänster version 2011:2. 4. Avgivet anbud Förekommer i ovan 1-4 nämnda kontraktshandlingar mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i ovan angiven ordning. Uppgifter i anbud som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget eller avviker från detta gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att dessa ska gälla. 2 Avtalstid Avtalet gäller från och med 2012-10-01 2014-09-30. Försäkringskassan har därefter rätt att förlänga Avtalet med ett (1) plus ett (1) år, dock längst t.o.m. (2016-09-30). Meddelande om förlängning ska vara leverantören tillhanda senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Avtalet träder i kraft när det undertecknats av båda parter, dock under förutsättning att Försäkringskassan på grund av bestämmelserna i 16 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling eller beslut av domstol inte är förhindrad att ingå avtal. Uppdrag kan fortgå även efter avtalstidens slut. För ej avslutade uppdrag och utestående förpliktelser ska Avtalet fortsätta att gälla i tillämpliga delar till dess att uppdrag slutförts och slutreglering skett. 3 Parternas kontaktperson avseende Avtalet Försäkringskassans kontaktperson avseende Avtalet är xxxx, (organisatorisk tillhörighet Försäkringskassan), telefonnummer xxxx. Försäkringskassans kontaktperson avseende uppdragen är xxxx, (organisatorisk tillhörighet Försäkringskassan), telefonnummer xxxx.
3 (8) Leverantörens kontaktperson avseende Avtalet är, telefonnummer xxxx. 4 Avropsberättigade parter Samtliga enheter vid Försäkringskassan som kan vara i behov av dessa tjänster, dock främst inom Försäkringskassans kundmötesorganisationer. Avrop ska ske hos leverantör för det aktuella området, se bilaga 4, avropsblankett. För det fall att omorganisation eller dylikt sker som medför att uppgifter/områden som för närvarande tillhör Försäkringskassans verksamhet övergår till annan myndighet eller att verksamhet från annan myndighet alt. ny verksamhet tillkommer på Försäkringskassan, ska även dessa verksamheter omfattas av Avtalet. 5 Avtalets omfattning Avtalet omfattar processinriktad grupphandledning där medarbetaren får tillfälle att reflektera över sitt arbete, sitt förhållningssätt och vad som händer i mötet med kunder, samarbetspartners och kollegor. Handledningen ska ge ett vidgat perspektiv, fokusera på lösningar och utveckla kommunikation och samarbete. Handledning är främst en förebyggande insats men ska även ge stöd och avlastning när något inträffat. Avtalet omfattar inte individuella stödsamtal, ledningsfrågor, ledarutveckling, coachning chefer/medarbetare, kris- och konflikthantering. Leverantören är medveten om att organisatoriska förändringar inom Försäkringskassan kan påverka omfattningen av avrop. Försäkringskassan har rätt att separat upphandla tjänster vilka Försäkringskassan bedömer ligga utanför Avtalets tillämpningsområde samt anlita annan leverantör för uppdrag där Försäkringskassan anser att särskild specialistkompetens behövs. Om Avtalet under avtalstiden på något sätt bedöms vara oförenligt med gällande lagstiftning eller praxis på området samt vid situationer då förutsättningarna vid avrop har förändrats eller är sådana att det inte är skäligt att avropa från Avtalet (exempelvis omfattningen av eller strukturen på efterfrågade uppdrag) förbehåller sig Försäkringskassan rätten att anskaffa eller upphandla motsvarande tjänster separat.
4 (8) 6 Avrop Leverantören ska tillämpa Avtalets villkor vid beställning/avrop även om Försäkringskassan inte uttryckligen åberopar Avtalet. Vid avrop ska leverantören tillhandahålla de tjänster som omfattas av Avtalet, i enlighet med de villkor och förutsättningar som anges i Avtalet. Vid ramavtal med en leverantör: Försäkringskassan får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Avtalet. Sådan återkommande underlåtenhet utgör hävningsgrund enligt 199. Vid ramavtal med flera leverantörer: Leverantören får inte underlåta att återkommande frånsäga sig uppdrag (vid rangordnade ramavtal). Sådan återkommande underlåtenhet/frånsägelse utgör hävningsgrund enligt 199. Avropets omfattning bestäms av den skriftliga avropshandlingen. Avrop görs av ansvarig chef med hjälp av Avropsblankett. Blanketten skickas via e-post till aktuell leverantör för området. Leverantören svarar i avropsblanketten och skickar in den via e-post till ansvarig chef, som i sin tur ger Inköpsenheten i uppdrag att skriva avropsavtal för handledningstjänsten. I avropet ska ersättningen för uppdraget anges enligt priser och övriga villkor i Avtalet. Avropsavtalet ska undertecknas av båda parter för att vara bindande. 7 Leveransbestämmelser Uppdrag ska kunna inledas inom en (1) månad efter det att Försäkringskassan avropat handledningstjänsten. 8 Elektroniska beställningar Försäkringskassan har ambitionen att under Avtalets löptid kontinuerligt arbeta med att förenkla beställningsrutinerna avseende avrop från Avtalet. Mot bakgrund av detta kan exempelvis ett elektroniskt stöd för beställningar komma att införas under avtalstiden. Den mer specifika utformningen av ett sådant stöd har vid tidpunkten för upphandlingen inte fastställts.
5 (8) Leverantören ska stödja Försäkringskassans ambition att, ur ett beställarperspektiv, löpande under avtalsperioden förbättra beställningsrutinerna. Detta kan exempelvis innebära att leverantören ska avlämna bekräftelser på beställningar enligt den rutin som Försäkringskassan anvisar vid Avtalets tecknande samt att under avtalstiden anpassa sig efter de förändringar som kan ske avseende beställningsrutinen. 9 Organisation Organisation för genomförande av uppdrag specificeras i avropet. En överenskommen organisation får ändras först efter samråd mellan parterna. 10 Plats för fullgörande Grupphandledningen ska genomföras i Försäkringskassan lokaler. 11 Tider Leverantören ska följa den tidplan som har upprättats i uppdragsspecifikationen/avropet. Leverantören har dock rätt till senare leverans om han försenas på grund av förhållanden som denne inte orsakat och vars effekt denne inte rimligen kunnat undanröja. Senareläggning får bara ske under tid när tvingande hinder föreligger. Leverantören ska aktivt arbeta för att undanröja hinder. Försäkringskassan ska lämna underlag, granska mottagna handlingar och lämna besked så att avtalad tidplan kan följas. Part ska utan dröjsmål skriftligen underrätta den andra parten sedan han fått kännedom om förhållanden som kan medföra en ändring av tidplanen eller på annat sätt kan påverka genomförande av uppdrag. Om part inte lämnar någon sådan underrättelse, får part inte åberopa förhållandet annat än om den andra parten insett eller bort insett detta och att det inverkar på tidplanen. Därutöver ska part, efter det att han kunnat bedöma vilken ändring av tidplanen som krävs, skriftligen underrätta den andra parten om ändringen. Underrättelsen ska ske utan dröjsmål. Om Försäkringskassan begär att tidsplanen ska ändras eller att arbetet ska avbrytas eller forceras, har leverantören rätt till skälig ersättning för den merkostnad som uppstår med anledning av detta. Uppdraget är, om inte annat avtalats, slutfört när uppdragsresultatet redovisats på det sätt parterna kommit överens om och godkänts av Försäkringskassan.
6 (8) Försäkringskassans rätt till skadestånd och/eller vite p.g.a. försening är förverkad om anspråk på ersättning inte framställs skriftligt till leverantören senast tre (3) månader efter det att uppdraget slutförts eller annars upphört. 12 Ersättning och priser Försäkringskassan ska till leverantören utge ersättning enligt Avtalet. Ersättningen för respektive uppdrag fastställs i avropshandling med uppdragsspecifikation. Ersättning utgår med arvode efter nedlagd tid enlig prismall, bilaga x, för det enskilda uppdraget. Pris ska innehålla samtliga för uppdraget förenade kostnader såsom administrativa, resekostnader, restidskostnad, traktamente och logi etc. 13 Prisjustering Priserna ska vara fasta fram till 30 september 2014. Vid eventuell avtalsförlängning får indexreglering ske om endera parten önskar, i enlighet med förändringar i konsumentprisindex, KPI, mellan juni 2012 basmånad) och juni 2014 (jämförelsemånad) respektive juni 2012 (basmånad) till juni 2015 (jämförelsemånad). Understiger förändringen enligt index 2 % enheter, sker ingen prisjustering. Indexförändringen räknas fram med två (2) decimaler. Beräkningsgrund för prisförändringens storlek ska vara högst 80 % av anbudspriset. Vid fastställande av nytt pris ska priset alltid avrundas neråt till närmaste hela SEK. Prisjustering av ovanstående anledning ska skriftligen påkallas av leverantören eller Försäkringskassan senast (4) veckor innan ändringstillfället för att bli aktuell. Eventuell prisjustering sker årsvis och ändringstillfället ska vara 1 oktober. Till dess att nytt pris överenskommits gäller vad som senast avtalats. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. 14 Fakturering Leverantören ska vara beredd att under avtalstiden övergå till elektronisk fakturering enligt SFTI standard för Svefaktura, specifikation SFTI Basic invoice version 1.0. Under en övergångsperiod kommer skanning av fakturorna att kunna ske. För ytterligare information se Ekonomistyrningsverkets webbsida. http://www.esv.se
7 (8) 15 Sekretess/Tystnadsplikt Avtalsbestämmelser om tystnadsplikt finns i Försäkringskassans allmänna villkor avseende tjänster. Leverantören erinras om bestämmelserna om sekretess och förbud att röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift i det allmännas verksamhet som finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Enligt 2 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen gäller lagen även för person som på uppdrag av myndigheten deltar eller har deltagit i myndighetens verksamhet. 16 Uppföljning och överlämnande Leverantören åtar sig att regelbundet samverka. Uppföljningsmöten bör ske en gång per år, med Försäkringskassan, under förutsättning att behov för detta finns. Denna uppföljning ska göras för att följa upp parternas avtalsförhållande med ambitionen att utveckla det till det bättre. Leverantören ska vid dessa möten redovisa genomförda och planerade uppdrag och parterna ska framföra inkomna synpunkter från beställarna. Möten ska hållas och protokoll föras och justeras i den omfattning som parterna kommit överens om. Parterna är skyldiga att delta i sådana möten. 17 Avbeställning Försäkringskassan har rätt att avbeställa sådana delar av uppdraget som inte har genomförts. Om avbeställning beror på myndighetsbeslut som Försäkringskassan inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Försäkringskassans rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har leverantören rätt till ersättning för utfört arbete och nedlagd styrkt kostnad. Vid avbeställning ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovisas och överlämnas till Försäkringskassan senast när Försäkringskassan fullgjort sin betalningsskyldighet. Efter överlämnandet får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. 18 Ansvar Leverantören ansvarar för skada som denne orsakat Försäkringskassan genom vårdslöshet eller försummelse.
8 (8) Leverantören ansvarar för skador som upptäckts inom sex (6) månader från den dag leverantörens uppdrag slutförts eller annars upphört. Krav på skadestånd ska för att kunna medföra rätt till ersättning framföras skriftligen snarast efter att skadan upptäckts, dock senast tre (3) månader efter utgången av tidsfristen enligt ovan, gällande när Leverantören ansvarar för skador. 19 Hävning av Avtalet Endera parten har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet om motparten brister i förpliktelse enligt Avtalet, under förutsättning att detta skriftligen meddelats motparten och att motparten underlåter att, inom trettio (30) dagar från erhållet meddelande, vidta rättelse. Försäkringskassan har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet i följande fall. Leverantören vid upprepade tillfällen har frånsagt sig uppdrag/inte offererat eller underlåtit att leverera tjänster som omfattas av Avtalet i enlighet med 6, eller Uppdraget har utförts av konsult som inte är godkänd av Försäkringskassan med avseende på de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. Stockholm den För Försäkringskassan XX den För leverantören X XXXXX Titel.. Firmatecknare Bilagor 1. Försäkringskassans allmänna villkor för tjänster, ver 2011:2 2. Prismall 3. Förfrågningsunderlag 4. Anbud 5. Förteckning över områden 6. Avropsblankett