De finns flera utmaningar med dagens mätning och uppföljning och därmed en massa förbättringsmöjligheter Brister i dagens mätning och uppföljning Saknar systemstöd (manuellt arbete) För få mätetal Rapportering är tidskrävande Mätetal är inte balanserade Besparingsdefinitioner ej överenskomna Tidsdimensionsproblematik Annan Brist på ledningens stöd Saknar belönings/konsekvenssystem Ingen regelbunden uppföljning Vi mäter fel saker Topp tre utmaningar med mätning och uppföljning är: Saknar systemstöd (för mycket manuellt arbete) 85 % För få mätetal 54 % Rapportering är tidskrävande 38 % Detta är nästan exakt samma som vi sett i den senaste Inköpsbarometern för privat sektor: Saknar systemstöd 56 % Rapportering är tidskrävande 38 % Mätetal/besparingsmetodik ifrågasätts hela tiden 34 % 0% 10% 20%30% 40%50%60% 70%80% 90%
Det finns en förbättringspotential avseende besparingsberäkning och rapportering Lätt att räkna ut Lätt att rapportera Delvis 31% Ja 23% Delvis 15% Ja 39% Nej 46% Nej 46% Nästan 50 % av de tillfrågade tycker det är svårt att räkna ut och rapportera besparingar. Dock anser fler att det är lättare att rapportera besparingar (39 %) än att räkna ut dem (23 %). Även här ser vi en stor skillnad jämfört med privat industri där de upplever att det lättare att beräkna (40 %) och rapportera besparingar (53 %) än offentlig sektor.
Upphandlingschefer tycker det är viktigt att mäta nytta och ca 40 % har besparingsmål Hur viktigt är nyttan att mäta Besparingsmål 2014 Process för att fastställa besparingsmål Ganska viktigt 23% Delvis 8% Ja 38% VD, ledning, politiker Upphandlingschefen Annan Väldigt viktigt 77% Nej 54% En kombination 0% 10% 20% 30% 40% Majoriteten av upphandlingschefer (77 %) tycker det är väldigt viktigt att mäta nyttan av inköpsverksamheten. Nästan 40 % har besparingsmål och det är en markant ökning sedan 2012 (då det var 27%). De flesta tar fram sina besparingsmål via en top-down process via VD, ledning, politiker eller liknande. Vi ser att verksamheter med högre spend tycker viktigare att mäta nyttan än de med mindre spend.
Tillfrågade upphandlingschefer mäter många olika dimensioner i sin inköpsverksamhet Övriga mätetal vid inköpsfunktioner Avtalstrohet e-verktygsanvändning Antal överprövningar Intern kundnöjdhet Miljö KPI:er (t ex C2O) Faktura KPI:er (automatmatchning) Kvalitet Uppförandekods KPI:er (t ex CSR) Annat Processrelaterade KPI:er Leverantörs KPI:er (t ex levreduktion) Leverantörers finansiella status Service och support Leverans KPI:er (t ex leveransprecision) Personal KPI:er (t ex antal utbtim) ROI för inköpsfunktionen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Topp tre är: Avtalstrohet 54% e-verktygsanvändning 46 % Antal överprövningar Intern kundnöjdhet Även om många mätetal används så anges som en brist med mätningen att det är för få mätetal (54 %, se sid 11). Det är i stort samma som topp sex som 2012, med undantag av e-verktygsanvändning som nu är nummer två. Inom privat sektor var senaste topp tre: Kommersiella KPI:er 53 % Kvalitet 47 % Leveransrelaterade KPI:er 44 %
Mätning och uppföljning hjälper upphandlingschefer att uppnå ett bättre resultat, men en förbättringspotential existerar Intern kundnöjdhet Nöjdhet med mätning Mätning hjälper att uppå bra resultat Delvis 46% Ja 8% Delvis 30% Ja 46% Delvis 54% Ja 62% Nej 46% Vet inte 8% Majoriteten av upphandlingschefer (54 %) tycker att de mäter det som är viktigt för interna kunder, men nästan hälften (46 %) är långtifrån nöjda med hur inköp mäts och följs upp. Enbart 8 % är nöjda. Vi ser att verksamheter med mindre spend är mer missnöjda med hur inköp mäts och följs upp (nej = 67 %) jämfört med dem med högre spend (nej = 38 %). Tillfrågade upphandlingschefer tycker att mätning och uppföljning hjälper dem att uppnå ett bättre resultat 62 %.
Mätning och uppföljning sker mer frekvent än 2012 Hur mätning görs Frekvens på uppföljning Manuell bedömning, redovisning i excel En kombination Uttag av rapporter från ekonomi/e-handelssystem Annan 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Merparten (54 %) gör manuella mätningar som redovisas i excel eller liknande, medan en tredjedel (27 %) använder någon form av kombination av utdrag ur ekonomisystem och excel. En majoritet mäter och följer upp sin inköpsverksamhet månadsvis (46 %). Det är en skillnad från 2012, då resultatet var 38 % och fler följde upp kvartalsvis och årsvis (totalt 45 %). Vi ser att verksamheter med högre spend mäter månadsvis (63 %) och de med mindre spend årsvis (67 %).
Potential saving Planned saving Ongoing saving Contracted saving Realised saving