HANKEN Personalberättelse 2013
PERSONALBERÄTTELSE 2013 INNEHÅLL 1. INLEDNING... 2 2. PERSONALSTYRNING OCH STRATEGI... 2 3. PERSONALENS STORLEK... 3 Tidsbundna anställningar... 4 Personalomsättning... 5 4. KÖNSFÖRDELNING, ÅLDER OCH UTBILDNING... 6 5. LÖNESÄTTNING... 8 6. PREMIERING AV PERSONAL... 8 7. TOTALARBETSTID... 9 8. HÄLSOVÅRD OCH FRÅNVARON... 10 9. PERSONALUTBILDNING OCH VÄLMÅENDE... 10 Tabeller Tabell 1. Antal årsverken enligt kategori 2011-2013... 3 Tabell 2. Tidsbundna anställningar per orsak 31.12.2013... 5 Tabell 3. Personalomsättning 2013... 5 Tabell 4. Lönestrukturen i (per 31.12.2013)... 8 Figurer Figur 1. Förändringen i personalens storlek angiven som antal anställda (enligt läget 31.12) samt årsverken (hela året) för perioden 2009-2013.... 4 Figur 2. Andel internationell personal per institution.... 6 Figur 3. Kvinnors andel av utförda årsverken (%) enligt kategori 2012-2013... 7 Figur 4. Åldersstruktur per karriärnivå och för övrig personal... 7 Figur 5. Fördelningen av den totala arbetstiden för lärare och forskare höstterminen 2013.... 9 1
1. INLEDNING I personalberättelsen informeras om Hankens personalstruktur år 2013, samt utvecklingstrender för de senaste tre-fem åren. Delar av uppgifterna ingår även i Hankens verksamhetsberättelse. Berättelsen innehåller information om Hankens personalstruktur samt övrig väsentlig information relaterad till personalstyrning och personalens välmående. Antal personal och årsverken har stigit, men lönekostnadernas ökning har varit rimlig. Kostnaderna för företagshälsovården har istället stigit märkbart. Som ny information presenteras statistik över rekryteringar och hur lärarnas och forskarnas totalarbetstid fördelar sig på forskning, undervisning och administrativa uppgifter. 2. PERSONALSTYRNING OCH STRATEGI I Hankens strategi konstateras att Hanken skall vara en rättvis, välfungerande och stimulerande arbetsmiljö. Hanken ska också stöda personalens kompetensutveckling och erbjuda de bästa möjliga förutsättningarna för alla anställda att utföra sina uppgifter. Målet är att Hankens anställda ska uppleva att de kan påverka sitt arbete och sina arbetsförutsättningar. Hanken har aktivt fortsatt arbetet med att nå en AACSB-ackreditering. Ett viktigt element är att säkerställa en kontinuerligt kvalificerad forskande och undervisande personal. Därför utvärderas årligen personalens akademiska och professionella kvalifikationer. I samband med resultaten för utvärderingen erbjuds de anställda stöd för att antingen erhålla eller upprätthålla status som AQ (academically qualified) eller PQ (professionally qualified). Vid behov uppgörs personliga utvecklingsplaner. I enlighet med Hankens mission och vision ska nyanställda lärare och forskare inom karriärnivå 2 4 redan från anställningens början vara AQ-kvalificerade och ska därefter upprätthålla kvalifikationen. En liten andel av personalen kan klassificeras som professionellt kvalificerade (PQ) med i anställningsskedet relevant erfarenhet från näringslivet eller den offentliga sektorn. Högst 10 % av personalen kan bestå av personer som är varken AQ eller PQ. Målet är att minst 70 % av personalen inom läroämnena kontinuerligt ska vara AQ. Under 2013 har arbetet med HR Strategies for Researchers (HRS4R) påbörjats. HRS4R är ett europeiskt projekt, vars syfte är att stöda organisationer vid implementeringen av allmänna principer relaterade till forskares karriär och arbetsförhållanden inom det europeiska forskningsområdet. Hanken accepterades med i projektet och arbetet med en intern analys utgående från ovan nämnda stagda och riktlinjer påbörjades 2013. På basen av analysen har en verksamhetsplan utformats. Planen presenteras för ledningen i april/maj 2014, varpå den skickas till Kommissionen. Då planen godkänts erhåller Hanken logon HR Excellence in Research. Logon fungerar som en sorts kvalitetsstämpel och signalerar att arbetsgivaren i fråga erbjuder och stöder stimulerande och gynnsamma arbetsförhållande för forskare. 2
År 2013 har två nya positioner tagits i bruk på Hanken: Professor of Practice och Professor emeritus. Positionerna i fråga har för första gången blivit besatta under året på initiativ av rektor. 3. PERSONALENS STORLEK År 2013 var totala antalet årsverken 228 vilket innebär en ökning på 9 årsverken i jämförelse med år 2012. Av dessa utfördes totalt 43,1 årsverken vid Vasa Campus. Personalökningen har skett delvis bland den biträdande personalen inom forskning på institutionerna. Ökningen av övrig administrativ personal beror bland annat på att man inrättat en ny befattning som specialsakkunnig vid studiebyrån och projektanställningar vid MBA och Fortbildning Vasa. Dessutom har tillfällig omstrukturering av personal och vikariat vid flera enheter påverkat årsverkena. I Tabell 1 nedan presenteras årsverken enligt personalkategori 1 för år 2013 i jämförelse med åren 2011-2012. Årsverken ger information om den verkliga arbetsinsatsen under året eftersom årsverken beaktar om personen jobbat heltid eller deltid, hela året eller endast en del av året. Tabell 1. Antal årsverken enligt kategori 2011-2013 Personalkategori Årsverken 2011 Årsverken 2012 Årsverken 2013 Karriärnivå 1 (doktorand, projektforskare) 15,1 16,9 14,7 Karriärnivå 2 (forskardoktor, universitetslärare, 27,5 36,1 36,6 postdoktorala forskare) Karriärnivå 3 (universitetslektor,lektor) 41,6 38,9 37,3 Karriärnivå 4 (professor) 27,3 27,3 29,7 Timlärare 8,2 8,3 11,2 Undervisande- och forskande personal (mellansumma) 119,7 127,5 129,5 Bibliotekspersonal 12,4 12,5 12,6 IkT-personal 11,5 11,2 9,8 Administrativ personal inkl. Service 66,4 66,6 70,1 Biträdande personal inom undervisning och forskning 0,9 1,4 5,6 Övrig personal (mellansumma) 91,2 91,7 98,1 Totalt 210,9 219,2 227,6 Relationen mellan övrig personal/undervisande och forskande personal var 0,76 år 2013 (0,72 år 2012 och 0,76 år 2011). Motsvarande siffra för övriga finländska universitet var 0,75 år 2013 (0,77 år 2012 och 0,77 år 2011). I de 228 årsverken som utförts vid Hanken år 2013, ingår 11,2 årsverken utförda av timlärare (8,3 år 2012), vilket utgör 8,6 % av totala årsverken för 1 Indelningen av forskare och lärare i karriärnivå följer KOTA-klassificeringen, inte Hankens karriärstuktur. 3
lärare och forskare. Motsvarande andel för övriga universitet är 5,4 %. 2 Utöver dessa årsverken har Hankens egna lärare och forskare fått lön för en arbetsinsats som tillsammans motsvarar 4,1 årsverken (5,5 årsverken 2012) som har gjorts utöver lärarnas och forskarnas totalarbetstid (1600 h/läsår). Ett årsverke kostade högskolan 67 993 (66 852 år 2012). Ökningen på 1,7 % beror främst på allmänna kollektiva förhöjningar samt löneförhöjningar relaterade till utvärderingsprocessen. Antal anställda Av de 238 anställda 3 31.12.2013 var 45 personer anställda vid campus i Vasa. Av alla anställda 31.12.2013 arbetade 21 % deltid (2012: 19 %, 2011: 24 %). Orsaker till deltid var i första hand partiell vårdledighet, projektanställning eller befattningens natur. I Figur 1 presenteras antal årsverken för perioden 2008-2012 jämfört med antal anställda enligt läget 31.12 för respektive år. 260 250 240 230 220 210 200 190 Personalens storlek 2009-2013 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 Årsverken Antal anställda Figur 1. Förändringen i personalens storlek angiven som antal anställda (enligt läget 31.12) samt årsverken (hela året) för perioden 2009-2013. Tabellen visar att både antal anställda och årsverken på sikt varit relativt stabil. Personalens storlek planeras också i fortsättningen hållas på stort sett samma nivå som tidigare. Avvikelse mellan årsverken och antal anställda visar att andelen deltidsanställda varit större under de år då skillnaden mellan dessa tal är större. Tidsbundna anställningar Andelen visstidsanställda 31.12.2013 var 33 %, jämfört med 37 % ett år tidigare. Procentandelen har sjunkit under de senaste åren men på grund av forskningsprojekt förväntas antalet visstidsanställda också i fortsättningen vara på på ungefär samma nivå. Hanken hade 85 tidsbundna anställningar 31.12.2013. Orsakerna till visstidsanställning presenteras i Tabell 2 nedan. 2 Konstuniversitetet har exkluderats från jämförelsen då de använder timlärare i långt större utsträckning än övriga universitet. 3 Personer befriade från arbete ej med. Siffran är beräknad på antalet personer, så antal befattningar är något högre eftersom några har flera befattningar på deltid under samma period. 4
Tabell 2. Tidsbundna anställningar per orsak 31.12.2013 Orsak till visstidstjänstgöring Antal tidsbundna Tidsbunden uppgift eller tidsbundet enligt karriärstrukturen 4 32 Vikariat 17 Rekryteringsprocess på gång 6 Projektanställning 28 Doktorandstudier 2 Totalt 85 Doktorandstudier som orsak till visstid har minskat eftersom antal doktorander med arbetsavtal minskat och istället får stipendie via forskarskolan. Majoriteten av de doktorander som varit anställda under 2o13 har varit anställda inom projekt. Personalomsättning År 2013 avgick 12 personer från sin befattning, medan 8 personer pensionerades. Rektor uppvaktaktade de pensionerade med ett kort tal och blommor vid julkaffet. Tabell 3. Personalomsättning 2013 2009 2010 2011 2012 2013 pensionering 3 3 5 5 8 annan orsak 6 17 14 16 12 Summa 9 20 19 21 20 Av Hankens samtliga anställda 31.12.2013 hade 5 personer fyllt 65 år. Fram till år 2016 kommer ytterligare 10 personer att fylla 65. Av dessa hör 5 personer till lärare och forskare och 5 personer till övrig personal. Eftersom pensionsåldern är personlig och varierar används 65 som gräns vid prognos för kommande pensioneringar. En prognos över kommande års personalomsättning ger möjlighet till mera långsiktig planering av rekrytering och eventuella omstruktureringar relaterade till nya styrkeområden och andra förändringar inom verksamheten. Under år 2013 lediganslogs sammanlagt 11 befattningar bland lärare och forskare (exklusive professorer) och 13 bland övrig personal. Av de 11 befattningar bland undervisande och forskande personal som lediganslogs under 2013 har sju positioner besatts. Till dessa sju valdes tre kvinnor och fyra män. Av dessa är alla utom en person finska medborgare. De sökande för två av positionerna fyllde inte kompetenskraven och besattes därför tillfälligt för att lediganslås på nytt i ett senare skede. För två positioner var rekryteringsprocessen ännu på gång i slutet av mars 2014. 4 I den här gruppen ingår till exempel forskardoktorer och vissa befattningar bland forskande och undervisande personal som enligt överenskommelse är på visstid. 5
Antal sökande vid rekrytering av undervisande och forskande personal har varierat kraftigt fall till fall. En del av befattningarna kräver kunskap i svenska för att säkra grundundervisningen. Övriga befattningar har istället lockat också sökande med internationell bakgrund där andelen varierar från 20 % till 90 % beroende på position. Förutom dessa har 8 nya professorer utsetts under 2013. Av dessa var 4 kvinnor och 4 män. Andelen nya professorer med internationell bakgrund uppgick till 3. Totalt 6 av de nya professorerna kallades. Av de 13 lediganslagna befattningarna bland övrig personal besattes 11 positioner av kvinnor. Alla befattningar lockade många bra sökande (drygt 22 i medeltal) och rekryteringen av ny övrig personal var under 2013 framgångsrik. Internationalisering Hanken har fortsatt sin satsning på rekrytering av lärare och forskare med internationell bakgrund. Ur Figur 2 nedan framgår andel årsverk utförda av internationell personal per institution för peroden 2011-2013. Här ingår också årsverken utgjorda av timlärare. På Hanken-nivå var andelen årseverken utförda av personal med annat medborgarskap än finskt 21 % (18 % år 2012 och 13 % år 2011) 2013 Andel internationell personal per institution/enhet MBA, Fortbildning Vasa, och övriga enheter Centret för språk Nationalekonomi 2012 Marknadsföring Redovisning och handelsrätt 2011 0 % 10 % 20 % 30 % Företagsledning och organisation Finansiell ekonomi, statistik Figur 2. Andel internationell personal per institution. Som helhet har andelen lärare och forskare med annat medborgarskap än finskt stigit, men varierar kraftigt mellan institutionerna. Ett samarbete med konsultfirman Mundus har inletts, och anlitas vid internationella rekryteringar enligt behov. Mundus kontaktar den nyanställda och erbjuder hjälp med praktiska saker relaterade till flytten till Finland. 4. KÖNSFÖRDELNING, ÅLDER OCH UTBILDNING År 2013 var andelen årsverken utförda av kvinnor 57 %. Andelen kvinnor bland professorerna är 26 % jämfört med 21 % 2012. Professorer är den personalgrupp som har lägsta andel kvinnor. Bland undervisande och forskande personal utgör andelen kvinnor 43 %. Bland 6
övrig personal är andelen kvinnor 75 %. 5 I Figur 3 nedan presenteras kvinnors andel av utförda årsverken år 2012-2013 per karriärnivå samt övrig personal. Lärare och forskare Andel kvinnor per personalkategori 2012-2013 Totalt Övrig personal Timlärare Karriärnivå 4 Karriärnivå 3 2013 2012 Karriärnivå 2 Karriärnivå 1 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Figur 3. Kvinnors andel av utförda årsverken (%) enligt kategori 2012-2013 6 Medelåldern på Hankens personal år 2013 var 45,5 jämfört med 44,3 år 2012. De äldsta personalgrupperna är liksom året innan lektorer och professorer, medan den yngsta är doktorander och biträdande personal inom undervisning och forskning. Karriärnivå 1-3 10% 47% 20% 21% -35 Karriärnivå 4 17% 39% 25% 19% 36-45 46-55 Övrig personal 25% 25% 32% 14% 56-65 65-0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Figur 4. Åldersstruktur per karriärnivå och för övrig personal De lärare och forskare som finns på karriärnivå 1-3 är relativt unga då 57 % var 45 år eller yngre år 2013. Endast 2 % befann sig i åldersklassen 65- och förväntas gå i pension inom de kommande 3 åren. Professorerna (nivå 4) är som kan förväntas aningen äldre i genomsnitt, och 19 % har fyllt 65 och kommer gå i pension under de kommande 3 åren. Fördelningen mellan de olika åldersklasserna är rätt jämn bland övrig personal med 50 % av de anställda 45 år eller yngre. 4 % befann sig åldersklassen 65-. 5 Siffrorna baserade på årsverken för hela 2013. 6 Indelningen förljer KOTA-klassificeringen. 7
5. LÖNESÄTTNING Universiteten har ett löneystem som baserar sig på krav- och prestationsnivåer. För akademisk och övrig personal tillämpas olika scheman för nivåerna. I tabell 4 presenteras lönestrukturen som medianlön i euro för olika personalgrupper. 7 Tabell 4. Lönestrukturen i (per 31.12.2013) Medianlön per nivå i karriärstrukturen Män Kvinnor Totalt Nivå 1 2612,33 2612,33 2612,33 Nivå 2 4021,02 4021,02 4021,02 Nivå 3 4021,02 4221,91 4221,91 Nivå 4 6953,21 6797,775 6953,21 Medianlön för övrig personal 2 986,18 2 902,97 2 986,18 Lönenivåerna är relativt jämnt fördelade mellan kvinnor och män, och för nivå 1-2 samt för övrig personal är medianlönen lika för båda könen. På nivå 3 har kvinnor högre medianlön än män, medan männen istället har högre medianlön på nivå 4. 6. PREMIERING AV PERSONAL För att främja internationell forskning har Stiftelsen Svenska Handelshögskolan premierat Hanken-associerade forskare för högklassig publikationsverksamhet. För att erhålla premieringen måste publikationen ha en impaktfaktor på minst 1. För publikationer år 2013 premierades sammanlagt 38 forskare för 51 publikationer. Premieringssummorna varierade mellan 750-7 125. Rektor har dessutom premierat lärare i både Helsingfors och Vasa. I Vasa utsågs Mayvor Höglund, universitetslärare i handelsrätt, till Årets lärare. Suvi Nenonen, forskardoktor i marknadsföring, valdes till Årets föreläsare 2013 i Helsingfors. Rektors premiering baserar sig på studentföreningens (Vasa) och studentkårens (Helsingfors) utnämningar. Niko Solitander och Martin Fougere blev premierade för utveckling av undervisningen. Kamrer Henrik Damström premierades för långvarigt, noggrant och effektivt arbete inom Hankens ekonomiadministration. 7 I medianlönen har endast krav- och prestationsnivåer beaktats. Alla personliga tillägg, kravtillägg och garantilöner har exkluderats. Inte heller löner till arbetsgivarrepresentanter ingår. Medianlönerna är beräknade per 31.12,2013. 8
7. TOTALARBETSTID All undervisande och forskande personal har total arbetstid som omfattar 1 600 h/läsår i enlighet med universitetens kollektivavtal. Inför varje läsår skall varje lärare utarbeta en personlig arbetsplan som godkänns av prefekten. Informationen nedan baserar sig på inlämnade arbetsplaner för höstterminen 2013. 8 På Hanken-nivå används ungefär 51 % av den totala arbetstiden till undervisning och 37 % till forskning. Därutöver använder lärarna och forskarna 12 % till administrativa uppgifter och olika expertuppdrag. I Figur 2 nedan framgår hur den totala arbetstiden fördelar sig mellan olika delområden för varje insitution och Centret för språk och affärskommunikaton samt Hanken totalt. HANKEN totalt 51% 37% 12% Finansiell ekonomi och 52% 35% 13% Företagsledning och Marknadsföring Nationalekonomi 27% 33% 35% 64% 41% 46% 9% 26% 20% Utbildning Forskning Administrativa uppgifter Redovisning och 69% 19% 12% Språkcentret 91% 6% 0 % 50 % 100 % Figur 5. Fördelningen av den totala arbetstiden för lärare och forskare höstterminen 2013. Institutionernas olika andelar i forskning och undervisning förklaras delvis med extern finansiering. Företagsledning och organisation har överlägset mest extern finansiering med marknadsföring på andra plats. Dessa två institutioner har också största andelen forskning. I statistiken ingår personer som endast har forskning i arbetsplanen och representerar alltså inte arbetsplanernas utformining för hela institutionen i fråga. På institutionen för nationalekonomi är undervisning och forskning relativt jämnt fördelade mellan alla lärare och forskare. Vad gäller redovisning och handelsrätt är forskningen koncentrerad till ett fåtal personer, medan största delen av arbetstiden på framför allt redovisningen är allokerad till undervisning. Språkcentrets huvudsakliga uppgift är undervisning vilket kommer fram i fördelningen av den totala arbetstiden. Ändå har de också en liten del forskning på 6 %. 8 Doktorandernas arbetsplaner har exkluderats ur statistiken. 9
8. HÄLSOVÅRD OCH FRÅNVARON Hankens företagshälsovård sköttes 2013 av Mehiläinen Oy i både Helsingfors och i Vasa. Nettokostnaden för företagshälsovården under år 2013 var 78 390 9 (2012 var 43 692 10 Folkpensionsanstalten har utbetalat ersättningar för företagshälsovården till ett värde av 13 140, medan utgifterna (brutto) uppgick till 113 531 (2012: 85 492 ). Kostnaderna (netto) per årsverke uppgår till 346 år 2013 (199 /årsverke år 2012 och 253 år 2011). I kostnaderna för sjukvården ingår också hälsovård med förebyggande syfte och ergonomi. Kostnaderna för företagshälsovård har ökat med 74 % procent per årsverke.. Detta beror på att antalet sjukdagar och besök på företagshälsovården har ökat och ersättningen från FPA varit mindre. Sjukfrånvaron följs regelbundet tillsammans med företagshälsovårdens personal och vid problem ingriper chefen tillsammnas med HR i möjligast tidigt skede. Kostnaderna och fördelningen i olika kategorier (förebyggande vård och sjukvård) följs också regelbundet. Om kostnaderna fortsätter att öka, måste avtalet med företagshälsovård utvärderas och vid behov ändras. Under år 2013 anmälde sammanlagt 70 personer sig sjuka en eller flera gånger under året (74 personer under 2012). Antalet registrerade sjukdagar uppgick till 1102 (901 år 2012) vilket motsvarar 3,0 årsverken (2,5 årsverken år 2012). Olycksfall i arbetet var under år 2013 totalt tre stycken. Alla tre hände på vägen till jobbet. Inget av fallen ledde till långvarig arbetsoförmåga. 9. PERSONALUTBILDNING OCH VÄLMÅENDE År 2013 satsade högskolan drygt 180 000 på kompetensutveckling, d.v.s. 793 /årsverke (170 000 året innan). Största delen av kostnader utgick till konferenser (77 %), resten till personalutbildning. Bland annat deltog flera av Hankens lärare i kurser i universitetspedagogik vid Helsingfors universitet. Dessutom deltar varje år ett par lärare i internationella pedagogiska program. Centralt ordnades en nybörjar och en avancerad kurs i svenska för anställda med annat modersmål än svenska Under hösten utvärderades Hankens chefer genom en s.k. 360-graders utvärdering som utfördes av Arbetshälsoinsitutet. Alla chefer som deltog fick feedback under ett individuellt samtal. För nyanställda organiserades under 2013 två introduktionsdagar där Hankens olika verksamhetsformer och processer presenterades. Introduktionen av nyanställda har systematiserats. Under år 2013 har arbetet för välmående långt följt tidigare års modell. Bland annat har personalen erbjudits subventionerad massage och subventionerade motionsbiljetter. I Helsingfors har de anställda också möjlighet att delta i innebandy. 9 Avser kostnader för både förebyggande hälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster. 10 Avser kostnader för både förebyggande hälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster. 10
I Vasa har Må bra-gruppen ordnat olika aktiviteter så som fruktveckor och whiskyprovning. I Helsingfors ordnades en rekreationsdag på Seikkailulaakso under våren och vinprovning på höstterminen. Hanken har sedan år 2010 deltagit i en arbetsklimatundersökning finansierad av pensionsförsäkringsbolaget Varma. Bland de 10 universitet som deltog i undersökningen år 2013 nådde Hanken det bästa resultatet, liksom under tidigare år. Resultatet behandlades internt på de olika enheterna under december januari. Inför terminsstarten ordnades rektors kick-off, som inleddes med rektors tal i festsalen. På kvällen fortsatte programmet med trollkarlen. En stor del av personalen deltog, och tillställningen fick positiv feedback. En exit-intervju infördes som ett nytt verktyg för uppföljning och utveckling. Personalchefen intervjuar dem som av olika orsaker avgår från sin tjänst. En sammanställning av resultaten ges vidare till högsta ledningen och chefer. År 2013 användes ca 115 euro per årsverke för att förbättra arbetsklimatet och till subventionering av personalens motionsverksamhet. 11