Harmonisering av beräkning av overheadkostnader

1(17) Dnr SLU ua.2013.1.1..-2824 Universitetsdirektören PROMEMORIA 2013-06-10 Harmonisering av beräkning av overheadkostnader Sammanfattning av förslag Overheadkostnader I befintliga anvisningar tydliggörs; o vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika nivåerna o vilka institutionsgemensamma personal- och driftskostnader som ska ingå i overheaduttaget o hur indirekta kostnader ska fördelas på huvudfunktioner Institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag Återhållsam hållning till undantag från overheadkostnader och undantag från overheadkostnader beslutas av ekonomichefen Internhandel av tjänster I första hand används modellen medsökande i kontrakt När medsökande i kontrakt inte är aktuellt används fakturering med full kostnadstäckning, fakturering ska ske löpande Vid längre åtaganden som är beaktade i budgeten kan omkontering av lön användas i kombination med en benchfee EU-projekt använder omkontering av löner i kombination med benchfee Universitetsadministrationen ska fakturera tjänster utöver basuppdraget med full kostnadstäckning. Sådan verksamhet ska särredovisas och om möjligt budgeteras. Vid fakturering görs beräkning på faktisk lön inkl. LKP och OH Timpris beräknas på 1600 arbetstimmar per år SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se

Bakgrund SLU har overheadkostnader på tre nivåer; institutions-, fakultets- och universitetsnivå. Dessa kostnader beräknas sedan 2010 enligt SUHF-modellen (SUHF står för Sveriges universitetets- och högskoleförbund). SUHF-modellen är en gemensam redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor. Beslut om införande har fattats av rektorerna vid lärosätena. SLU:s rektor beslutade 2008-12-15 att införa redovisningsmodellen. Uppdraget för det här projektet är att med SUHF-modellen som utgångspunkt tydliggöra hur befintligt regelverk för overheadkostnader ska hanteras. Större likhet ska skapas genom att institutionerna tillämpar regelverket på ett enhetligt sätt. I samband med detta görs en kartläggning över hur andra lärosäten hanterar overhead och SUHF-modellen samt vilka nivåer på overheadkostnader de har. I uppdraget ingår även att ta fram rutiner för köp och sälj (internhandel av tjänster) mellan institutioner, fakulteter eller motsvarande. Kartläggning Vid införandet av SUHF-modellen togs en gemensam beräkningskalkyl för overheadkostnader (OH-kalkyl) i bruk, vilken alla fakulteter och institutioner använder sig av. Projektets arbetsgrupp har gjort en genomgång av samtliga OHkalkyler för budgetåret 2013. Utgångspunkten har varit att säkerställa att SUHFmodellen följs och att alla tolkar modellen på samma sätt. I det arbetet har olikheter och felaktigheter identifierats, se bilaga 1. Utifrån detta har ett antal punkter valts ut som behöver tydliggöras, för att en harmonisering ska uppnås. I kartläggningen av hur andra lärosäten hanterar overhead har material inhämtats från lärosätena själva, SUHF samt i statistik från universitetskanslersämbetet (tidigare högskoleverket). En jämförelse avseende storlek på stödverksamhet respektive storlek på lokalkostnader har tagits fram. Arbetsgruppen har även undersökt hur olika lärosäten följer SUHF-modellen samt vad de lägger i OHpåslagen. Kartläggingen finns med som bilaga 2 till detta dokument. Arbetsgruppen har undersökt fyra olika alternativ för internhandel av tjänster mellan fakulteter, institutioner eller motsvarande. Omkontering av lönen Fakturering av upparbetad tid Tjänstledighet för tjänstgöring vid annan institution Medsökande i kontrakt Utgångspunkten är att full kostnadstäckning ska uppnås för den säljande parten. En kartläggning av för- och nackdelar med alternativen har tagits fram, se bilaga 3. 2(17)

Ekonomerna vid institutionerna har fått möjlighet att lämna sina synpunkter. Utifrån detta har ett förslag utarbetats. Förslag Först redovisas förslagen gällande overheadkostnader och därefter förslagen gällande beräkningar vid internhandel av tjänster. Overheadkostnader För att alla ska göra lika är det viktigt att alla förstår modellen. Därför måste befintliga anvisningar göras tydligare. Följande dokument med anvisningar finns: Ekonomihandboken kapitel 4.5 Fördelning av gemensamma kostnader Handledning för SLU Uppdelning av direkta och indirekta kostnader Instruktioner för uppdelning på huvudfunktioner Lathund för uppföljning av kalkyldifferenser Instruktionsflik till OH-kalkylen I anvisningarna ska det tydliggöras vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika nivåerna samt hur olika overheadkostnader ska fördelas på huvudfunktioner. Det har funnits en möjlighet i OH-kalkylen att ta med institutionsgemensamma lokalkostnader. Några institutioner har valt att inte ha några institutionsgemensamma lokalkostnader med i påslaget medan andra har mycket institutionsgemensamma lokalkostnader med. Detta gör att det inte går att jämföra påslagen mellan olika institutioner. Det är inte heller tydligt i redovisningen hur stora lokalkostnaderna är. Arbetsgruppen föreslår därför att samtliga institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag och att endast stödverksamhetens lokalkostnader ska ligga med i OH-påslaget. Det finns önskemål från särskilda verksamheter om undantag från vissa overheadkostnader, alltså från enheter vars verksamheter kräver mindre administrativt stöd än övriga institutionen. Arbetsgruppen föreslår en mycket återhållsam hållning till undantag. Undantag får beviljas av ekonomichefen endast om institutionen kan visa på särskilda skäl och att det på grund av dessa skulle vara orimligt att ta ut full overhead av den verksamheten. Verksamheten måste vidare vara samlad på en enhet under institutionen. Det måste alltså vara en hel organisatorisk enhet för att undantag ska medges. 3(17)

Sammanfattning av förslag avseende overheadkostnader I befintliga anvisningar tydliggörs; o vad som ska ingå i overheaduttaget på de olika nivåerna o vilka institutionsgemensamma personal- och driftskostnader som ska ingå i overheaduttaget o hur indirekta kostnader ska fördelas på huvudfunktioner Institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i ett lokalkostnadspåslag Återhållsam hållning till undantag från overheadkostnader och undantag från overheadkostnader beslutas av ekonomichefen Internhandel av tjänster Arbetsgruppen föreslår i första hand modellen medsökande i kontrakt eller löpande fakturering med full kostnadstäckning för projekt med kontrakt. Med full kostnadstäckning menas här lön inkl. LKP, OH (universitets-, fakultets- och institutionspåslag) samt lokalkostnadspåslag. Institutionerna ska ta med hela OH-påslaget och lokalkostnadspåslaget när de fakturerar. Det är därför viktigt för en institution att ta reda på priset innan den handlar med en annan institution, det ska inte bli en överraskning då fakturan kommer. I de fall där kontraktet inte medger full kostnadstäckning faktureras den OH som får tas ut i projektet, om inte annat överenskommits. På så vis står alla inblandade institutioner för sin del av projektets OH-underskott. För projekt som har problem med att dubbla OH-kostnader uppkommer vid fakturering bör redovisningen utvecklas så att dubbel OH inte uppkommer. Förslaget är ett eget konto vid internfakturering som inte räknas med när OH lyfts från projekten. Vid internhandel av tjänster kan omkontering av lön användas om det avser längre åtaganden och dessa är beaktade i budgeten. Detta bör kombineras med en benchfee för att kompensera för lokalkostnad och bortfallen OH-intäkt, om inte annat är avtalat. För EU-projekt där löner måste vara konterade som löner används metoden att kontera om lönen i kombination med en benchfee (ersättning/avgift). Benchfee ska motsvara den OH och lokalkostnad som får tas ut i projektet och betalas direkt till stödverksamheten (projekt 9500 resp. 9507). Detta är en justering mellan institutionernas stödverksamheter. Om möjligt ska inblandade institutioner ta hänsyn till detta vid institutionernas budgetering. Enheter inom universitetsadministrationen ska fakturera tjänster som sträcker sig utöver basuppdraget med full kostnadstäckning. Verksamhet utanför basuppdraget ska särredovisas och om möjligt budgeteras. 4(17)

Arbetsgruppen har tagit fram ett förslag till underlag för kostnadsberäkning vid fakturering av tid samt för timkostnad, se bilaga 4. I förslaget används faktisk lön. Ett annat alternativ som övervägts är schabloner. Schabloner är dock svåra att ta fram för hela universitetet då roller/befattningar inte är konsekvent definierade i hela organisationen. Schabloner måste vidare uppdateras och räknas upp, medan det inte är aktuellt när faktisk lön används. Uppkommer problem med att priset på tjänster från en institution varierar för mycket beroende på vilken person som får uppdraget, rekommenderas institutionen att vid behov räkna ut en schablon beräknat som ett medelvärde av lönerna för den definierade grupp som utför tjänsten. Vidare föreslås att timkostnad beräknas på 1600 arbetstimmar per år, vilket överensstämmer bra med hur Jordbruksverket och EU beräknar timkostnader, se bilaga 5. Avdelningar/enheter under universitetsadministrationen som finansieras av interna uppdragsintäkter har egen prissättning och behandlas inte här (Infra, IT). Sammanfattning av förslag avseende internhandel av tjänster I första hand används modellen medsökande i kontrakt När medsökande i kontrakt inte är aktuellt används fakturering med full kostnadstäckning, fakturering ska ske löpande Vid längre åtaganden som är beaktade i budgeten kan omkontering av lön användas i kombination med en benchfee EU-projekt använder omkontering av löner i kombination med benchfee Universitetsadministrationen ska fakturera tjänster utöver basuppdraget med full kostnadstäckning. Sådan verksamhet ska särredovisas och om möjligt budgeteras. Vid fakturering görs beräkning på faktisk lön inkl. LKP och OH Timpris beräknas på 1600 arbetstimmar per år Genomförande För att de förändringar avseende beräkningar av overhead som föreslås här ska kunna tas i bruk från och med budgetåret 2014 måste anvisningar och OH-kalkyl uppdateras före budgetprocessen startar hösten 2013. Information/utbildning till prefekter och ekonomer om förändringarna bör ges vid budgetinformationen hösten 2013. Information går även ut till ekonomerna i form av ett ekonomimeddelande när ekonomihandbokens kapitel 4.5 Fördelning av gemensamma kostnader uppdateras. 5(17)

Information om hantering av internhandel mellan fakulteter, institutioner eller motsvarande samt beräkning av timpriser kommer att finnas i ekonomihandboken samt skickas ut i ekonomimeddelande till samtliga ekonomiadministratörer. För att undvika dubbla OH-kostnader vid fakturering för projekt med direkta kostnader som fördelningsbas för OH, måste ekonomiavdelningen utveckla redovisningen så att dubbel OH inte uppkommer. Ekonomiavdelningen bör utreda ifall prestationen (det vetenskapliga utfallet) ska kunna tillfalla forskaren vid internfakturering. Konsekvenser Förslaget avseende beräkning av overheadkostnader kommer att leda till ökad jämförbarhet mellan institutionerna. När fakulteter och institutioner tolkar redovisningsmodellen för indirekta kostnader på samma sätt och lägger in samma kostnader i sina OH-påslag går det att jämföra storleken på institutionernas stödverksamheter. Förslaget kommer även att leda till att lokalkostnaderna blir synliga ner på projektnivå då de i hela organisationen bokförs med lokalkostnadspåslag och inte går att gömma i OH-påslagen. Det blir ingen skillnad i kostnad för projekten då OH-påslagen och lokalkostnadspåslagen fördelas med samma fördelningsbas. Skillnaden blir att lokalkostnaderna redovisas som lokalkostnader och inte som overheadkostnader. Förslaget om att forskaren i första hand ska vara medsökande i kontraktet istället för att jobba i ett projekt på en annan institution leder till att åtagandet inte kräver ett köp och sälj mellan institutionerna. Istället överförs en del av intäkten till institutionen där forskaren är anställd och prestationen stannar på institutionen. Förslaget om fakturering med full kostnadstäckning underlättar för ekonomiadministratörerna då de har en färdig mall för hur de ska beräkna kostnaden, i de fall då medsökande inte står med i kontraktet. 2013-06-10 Anna Sjölander Ekonomiavdelningen 6(17)

BILAGOR 1. Exempel på identifierade olikheter och felaktigheter i OH-kalkylerna 2. Jämförelse med andra lärosäten 3. För- och nackdelar för olika alternativ vid internhandel 4. Förslag till beräkningsunderlag för kostnadsberäkning vid fakturering 5. Beräkning av antal timmar per år 7(17)

BILAGA 1 Exempel på identifierade olikheter och felaktigheter i OH-kalkylerna: Vid några institutioner styr prefekten över storleken på overheaden genom att finansiera en del av stödverksamheten med statsanslag. Anvisning: Då det är emot SUHF-modellen får det inte förekomma. Olikheter i hur mycket av en prefekt som finansieras av påslaget har registrerats. Anvisning: Huvudregeln är att det ska spegla hur mycket prefekten jobbar som prefekt, det ska inte vara en finansieringsfråga. Skillnader avseende hur avdelningschefer och administrativa chefer fördelas på huvudfunktionerna har noterats. Tydligare anvisningar krävs. Det varierar om och hur mycket institutionsgemensamma driftskostnader som läggs i overheaden. Arbetsgruppen har tagit fram en tydligare anvisning. Det varierar om och hur mycket institutionsgemensamma lokalkostnader som läggs i overheaden. Anvisning: Samtliga institutionsgemensamma lokalkostnader läggs i lokalkostnadspåslaget och endast stödverksamhetens lokalkostnader ska ligga i overheaden. Alla institutioner har inte ett lokalkostnadspåslag, utan några fördelar lokalkostnaderna på annat sätt. Arbetsgruppen undersöker anledningarna till detta närmare och tar utifrån det fram ett förslag till anvisning. Några institutioner har enheter med olika undantag från overheadkostnader, d.v.s. enheter med lägre overhead än övriga institutionen. Arbetsgruppens hållning är att vara mycket återhållsamma med undantag. Ekonomichefen beslutar om undantag. 8(17)

BILAGA 2 Jämförelse med andra lärosäten Arbetsgruppen har valt ut några lärosäten att jämföra SLU med; Chalmers tekniska högskola, Göteborgs universitet, Kungl tekniska högskolan, Linköpings universitet, Lunds universitet, Umeå universitet och Uppsala universitet. Tyvärr har vi inte fått tillgång till uppgifter från SUHF gällande Linköpings universitet och Uppsala universitet, då dessa universitet inte har svarat på vår förfrågan om att få ta del av dessa uppgifter. Overheadkostnader/Indirekta kostnader I en genomgång av valda universitets anvisningar gällande SUHF-modellen framkommer att samtliga försöker följa modellen så mycket som möjligt. Det som kan skilja något mellan universiteten är vilka institutionsgemensamma driftskostnader som räknas in i OH-påslagen. Alla universitet har inte samma fördelningsbas för fördelning av indirekta kostnader. Högskolornas verksamhet kan ofta beskrivas som löneintensiv och då är en fördelning baserad på löner tillämplig. SLU använder direkta löner som fördelningsbas. Inom vissa områden finns det dock ett stort inslag av andra kostnader t.ex. inom laborativ verksamhet. Om omfattningen av sådan verksamhet är ansenlig, kan istället direkta löne- och driftskostnader vara en mer rättvisande fördelningsbas för kostnadsbärarna. På grund av detta går det inte att göra en direkt jämförelse av storleken på OH-påslagen och därför jämförs istället indirekta kostnader i förhållande till totala verksamhetskostnader, se diagram 1 och 2 nedan. I diagrammen står IGEM för institutionsgemensamma kostnader, FGEM för Fakultetsgemensamma kostnader och UGEM för universitetsgemensamma kostnader. 9(17)

Diagram 1. Andel indirekta kostnader i förhållande till totala verksamhetskostnader per lärosäte (Totalt inkl. GU, FO och Foma) 30,0% Totalt 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% IGEM FGEM UGEM 5,0% 0,0% SLU UmU KTH GU LU Totalt sett är variationen på andelen indirekta kostnader inte så stor, endast KTH sticker ut med lite högre andel än övriga universitet. Bryter vi ut de indirekta kostnaderna för forskning (och Foma för SLU) sticker Umeå universitet ut med betydligt lägre indirekta kostnader. Att andelen indirekta kostnader varierar mellan universiteten kan bero på att de definierar direkta- och indirekta kostnader olika. Vad ett universitet har med i OH-påslagen som indirekt kostnad har ett annat universitet bokfört som en direkt kostnad. Det kan även bero på att forskare och lärare får olika mycket administrativ hjälp. Vid ett universitet där andelen indirekta kostnader är låg kan det vara så att forskare och lärare har mera administrativa uppgifter. En annan förklaring till variationerna kan vara att universiteten inte är lika effektiva i sin stödverksamhet. 10(17)

Diagram 2. Andel indirekta kostnader i förhållande till totala verksamhetskostnader per lärosäte (endast FO och Foma) 25,0% Forskning/Foma 20,0% 15,0% 10,0% IGEM FGEM UGEM 5,0% 0,0% SLU UmU KTH GU LU I enlighet med SUHF-modellen delar alla universitet och högskolor in sina indirekta kostnader i sex huvudfunktioner. Huvudfunktionerna visar vilken typ av stöd universiteten ger. I diagram 3 visas en jämförelse mellan universiteten. Diagram 3. Indirekta kostnader per huvudfunktion (GU, Fo och Foma) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% SLU UmU KTH GU LU Nivå- spec. Bibliotek Infrastruktur och service Ekonomi- och personaladmin Utbildnings- och forskningsadmin Ledning 11(17)

Lokalkostnader Innan SUHF-modellen infördes ingick ofta lokalkostnader i den overhead (OH) som belastade projekten (35 % på direkta kostnader). Enligt SUHF-modellen ska lokalkostnader ses som direkta kostnader och inte ingå i OH. Numera är det den verkliga lokalkostnaden som ska belasta projekten. I diagram 4 nedan redovisas en jämförelse av valda lärosätens lokalkostnader som en andel av lärosätets totala verksamhetskostnader 2010-2012, statistik från universitetskanslerämbetet. Diagram 4. Jämförelse av lokalkostnader med andra lärosäten 2010-2012. 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Andel lokalkostnader av totala kostnader (%) 2010 2011 2012 Här framkommer att SLU:s lokalkostnader ökar från 11,0 % till 12,5 % mellan 2010 och 2011, medan övriga universitets lokalkostnader minskar något. Anledningen till att SLU:s lokalkostnader ökar är främst de stora byggprojekten. En förklaring till att andelen lokalkostnader sjunker kan vara att hyreskostnaderna ökar med en mindre andel än vad personalkostnader (som är en stor kostnadspost för universiteten) gör. År 2012 sjunker andelen lokalkostnader för SLU igen till 12,1 %. SLU:s lokalkostnad minskade med 10 mnkr under 2012 till följd av ett avtal om rörlig ränta med Akademiska hus avseende byggnaderna BioC och MVM. Det positiva utfallet av detta avtal var 24 mnkr. De faktiska lokalkostnaderna, utan detta avtal, ökade med 14 mnkr (4 procent). Prognosen från februari 2013, se diagram 5, pekar mot en ökning av SLU:s lokalkostnader till 15,4 % 2015 då Ulls hus och VHC blir färdigställda. Den långsiktiga prognosen visar att andelen lokalkostnader sedan långsamt minskar och hamnar på 14,3 % av totala kostnader 2020 (riksgenomsnitt 2012 var 13,0 %). Minskningen beror dels på ett projekt att förtäta lokalutnyttjandet och därigenom kunna säga upp hyresavtal och lämna lokaler och dels på att hyreskostnaderna 12(17)

beräknas öka med en mindre andel per år än vad exempelvis personalkostnaderna gör. Diagram 5. Prognos för SLU:s lokalkostnader 2010-2020 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Prognos lokalkostnader i procent av totala kostnader 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 SLU 13(17)

BILAGA 3 För- och nackdelar för olika alternativ vid internhandel Omkontering av lönen Vid omkontering av lönen förlorar institutionen där personen är anställd overheadintäkt. Detta alternativ passar därför endast vid längre åtaganden som då ska vara beaktat i budgeten. Alternativet bör kombineras med en benchfee (avgift/ersättning) för att kompensera för bortfallen OH-intäkt för att uppnå full kostnadstäckning. Problem när det gäller projekt med begränsat OH-uttag. Vem ska betala mellanskillnaden? Reseräkningar granskas där personen är anställd även om utbetalning ska ske via projektet vid den andra institutionen. Lönekontering försvåras vid delad kontering där ingen av institutionerna kan göra var sin bit i konteringen utan detta måste då skickas till personalavdelningen eller annan med behörighet. Prestationen hamnar på den andra institutionen. Fakturering av upparbetad tid Vid fakturering av upparbetad tid är det viktigt att fakturera med full kostnadstäckning, det vill säga att alla påslag ska räknas med (OH+lokal). Fungerar även vid kortare åtaganden. Fungerar inte för EU-projekt, eftersom löner ska vara bokförda som lönekostnader och kunna verifieras med tidrapporter. Problem med dubbla OH-kostnader för projekt med direkta kostnader som fördelningsbas för OH. Inget sådant problem för projekt med lönebas (projekt som fördelar OH enligt SUHF-modellen). Problem/osämja kan uppstå när en institution med hög OH fakturerar en institution med låg OH. Fasta schabloner (genomsnitt) för påslag och enhetlig beräkning av timtaxa efterfrågas. Tjänstledighet för tjänstgöring vid annan institution Kan vara krångligt. Kräver att personen samtidigt har två tjänster. Förutsätter att personen byter arbetsplats och är därför endast möjlig vid längre åtaganden som beaktats i budgeten. Prestationen hamnar på den andra institutionen. 14(17)

Medsökande i kontraktet Intäkten överföras till institutionen där forskaren är anställd. Åtagandet kräver inte ett köp och sälj mellan institutionerna. Prestationen stannar på institutionen. 15(17)

BILAGA 4 Förslag till underlag för kostnadsberäkning vid fakturering Beräkning vid internhandel av tjänster Gröna rutor fylls i Kostnadsberäkning vid procent av tid Månadslön LKP % Summa Månadslön inkl LKP 35 000 51,5% 53 025 Univ.påslag 15,0% 7 954 Fak.påslag 3,1% 1 644 Inst.påslag 20,0% 10 605 Lokalpåslag 17,0% 9 014 Total kostnad per månad 82 242 Månatlig ersättning för arbetet 50% 41 121 Timkostnad vid kortare uppdrag Årskostnad för lön inkl samtliga påslag (Total kostnad per mån X 12) 986 901 Timkostnad (Årskostnad / 1600 tim per år) 617 16(17)

BILAGA 5 Beräkning av antal timmar per år Days in a year 365 Less weekends 104 Vacation 35 Public holidays 8 Illness 5 Training 6 Administration 7 Productive days 200 200X8 1600 timmar/år 17(17)