Verksamhetsberättelse Fårdala Samfällighetsförening År 2011 1
Förvaltningsberättelse för Fårdala Samfällighetsförening Verksamhetsåret 2011-01 01-2011-12-31 Förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2011 Styrelsen 3 Revisorerna 3 Valberedningen 3 Medlemsinformation och medlemsmöten 3 Nyinflyttade 3 Praktiskt styrelsearbete 4 Ekonomi 4 Samfällighetens rör 5 Energi och vatten 6 Vattenförbrukning 6 Energiförbrukning 7 Förbrukning och kostnader per fastighet (energi, vatten) 8 Mätning och underhåll 9 Fastigheten Akvarievägen 65 11 Vägar, snöröjning, grönområden, vägbelysning 11 Kabel-TV 11 Internet Hemsida 11 Tvättstugan 11 Städdagar i områdena Eken och Tallen 11 Årsbokslut Resultaträkning bilaga Balansräkning bilaga 2
Förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2011. Under verksamhetsåret hölls ordinarie stämma med delägarna den 5 april 2011. Styrelsen Vid föreningsstämman 2011 04 05 utsågs följande styrelse: Från fastigheterna i TALLEN Christian Schaub ordinarie Bo Christer Widell ordinarie EKEN Ulla Luin ordinarie Vakant VALEN Margareta Ternstedt ordinarie Michael Töpel ordinarie Herbert Kästner Svante Wedin Bengt Öqvist suppleant. suppleant suppleant Till ordförande valde stämman Christian Schaub. Styrelsen har inom sig utsett följande funktionärer: Vice ordförande Bo Christer Widell Kassaförvaltare Ulla Luin Sekreterare Margareta Ternstedt Under året har 12 protokollförda styrelsemöten genomförts och dessutom informella arbetsmöten och mailkonversationer. Revisorerna Revisorer för 2011 års räkenskaper har varit Fredrik Berg och Mats Jakobsson (köpt tjänst BDO AB). Suppleant har varit Jessica Sedelke (köpt tjänst BDO AB). Valberedningen Valberedning för 2011 har varit Gunnar Nilsson (Valen) och Peter Johansson (Eken). Gunnar Nilsson utsågs att vara sammankallande. Stämman uppdrog åt den ledamot i styrelsen som representerar Tallen att hitta en ledamot för Tallen i valberedningen. Mats Söderkvist (Tallen) åtog sig uppdraget Medlemsinformation och medlemsmöten Årsstämman hölls den 5 april 2011. Skriftlig medlemsinformation har delats ut i brevlådorna 11 gånger under 2011, inräknat protokoll från stämman. Dessutom ligger delar av informationen ute på hemsidan. Nyinflyttade Handläggare: Margareta Ternstedt Nyinflyttade har fått information om samfälligheten genom personligt besök och genom informationsblad. I bladet finns uppgift om ansvarsområden och ansvariga för dem samt information om juridiska och praktiska syften med en samfällighet. 3
Praktiskt styrelsearbete Styrelsen har under året tagit fram en pärm med riktlinjer och styrande dokument för styrelsearbetet Fördelen är dels att vi alltid vet hur vi skall hantera olika frågor, dels att nya styrelsemedlemmar lätt hittar information och kan jobba vidare enligt samma rutiner. Ekonomi Handläggare: Ulla Luin Överskottet beror till hälften på ändrade bokföringsprinciper. På grund av att några bokföringsprinciper ändrades i bokslutet för år 2010, redovisas för år 2011 ett överskott på 463 tkr. Av det bokföringsmässiga överskottet har 250 tkr gått åt till utbetalningar för amorteringar, medan resterande pengar finns kvar på banken. Överskottet i övrigt beror på att en del kostnader varit lägre än budget, däribland snöröjningen, eftersom hösten 2011 enbart kostade sandning. Ett antal poster för olika slag av arvoden har varit lägre än budgeterat. Kostnaden för försäkring är större än året före, beroende på olika brytning vid årsskiftena. Vid de tidigare årens bokslutsarbete har några belopp tagits upp preliminärt till ett annat belopp än vad som betalades efter att årets bokslut var gjort, och de har utretts, och mellanskillnaderna är bokförda som övriga förvaltningskostnader. Föreningen har kunnat placera en del av bankmedlen under en del av året med ränta. Den del av kostnaderna för fjärrvärme och vatten, som gäller fastigheternas rörliga förbrukning, avviker från budget med ungefär samma belopp som motsvarande intäkter för rörliga avgifter. Intäkterna för fasta avgifter stämmer med budget. Avskrivning är gjord med den princip som infördes vid bokslutet för år 2010, dvs med den nya utgångspunkten att rörinstallationen från 1990-talet kommer att ha en ekonomisk livslängd på ytterligare 15 år. Avskrivningstiden är alltså inte samma som amorteringstiden för lånen. Underhållskostnader Budgeten för "avsättning till underhållsfond" har uppvägts av att arbeten enligt underhållsplanen har gjorts till ungefär samma kostnad under året. Därför har konton lagts upp i bokföringen för dessa arbeten, så att de redovisas på liknande sätt som andra kostnader under året. Utgifter enligt underhållsplanen har varit - ultraljudsmätning av rören, - spolning av avloppsrör, - reparation av sprickor i asfalten, - borttagning av den gamla tanken under panncentralshuset - byte av ett antal mätare Pengar på banken 31 dec ska räcka till årets största utbetalningar Vid årsskiftet december 2011 hade föreningen 1,8 milj kr på banken. Tillsammans med väntade inbetalningar i början av februari för kvartalsavgifter på 1,3 milj kr ska de pengarna räcka tills nästa kvartalsinbetalningar kommer i början av maj. Följande slag av utgifter ska betalas under tiden - mer än hälften av hela årets utbetalningar: - Fjärrvärmeräkningar för december, januari, februari, mars; förra årets belopp 1.700 tkr - Upplupna skulder för kostnader år 2011, där faktura kommer efter årsskiftet, utöver fjärrvärmefakturan för december, 100 tkr - Regelbundna utbetalningar för snöröjning, amorteringar och räntor, arvoden för delår, vattenräkning, kabel-teve, 800 tkr 4
- Kostnader för underhållsarbeten, som kan variera mellan åren och månaderna, för närvarande påbörjade arbeten, uppskattas till 200 tkr Preliminära utbetalningar januari-början maj: 2.800 tkr Amorteringar, avskrivningar, bokföringsmässigt överskott I samband med att underlaget till underhållsplanen gjordes, beräknades den "ekonomiska livslängden" för rörinstallationen från 1990-talet till att hålla i ytterligare 15 år, och i årsbokslutet för år 2010 ändrades rutinen för avskrivning så att resterande värde på investeringen skrivs av med 21 tkr per år under den tiden. Pengaflödet i föreningen skiljer sig från den bokföringsmässiga resultatredovisningen för året, genom att amorteringar är pengar som betalas ut, medan avskrivningar är ett sätt att visa vilka kostnader som ska ställas mot intäkterna för ett visst år. Ett möjligt sätt att låta pengaflödet vara mer likt resultaträkningen skulle vara att förlänga amorteringstiden på lånen till att sammanfalla med avskrivningstiden, men det kostar många års ränta, och styrelsen föreslår inte en sådan lösning. Samfällighetens rör Handläggare: Bengt Öqvist och Christian Schaub. Styrelsen gick ut med en medlemsinformation nr 3 i mars 2011, Spola rör. I informationen beskrevs det påbörjade arbetet med stickprovsundersökning av stamledningarna genom ultraljud. Dessutom redogjordes för vikten av att spola ledningarna i syfte att förlänga livslängden genom att ta bort invändiga frätande beläggningar. Fastighetsägarna erbjöds även stamrensning av spillvattenledningar (påsticken) i kök, bad, tvättstuga samt extra wc för att hela systemet skulle bli genomgånget och bra. Fler än hundra av föreningens 178 fastigheter antog detta erbjudande. Det första stickprovet, ultraljudsmätningen, visade att rören är bra. Eftersom detta resultat grundade sig på endast ett prov så beställdes den 17 april mätning på ytterligare sju adresser inom föreningen. Då entreprenören Röranalys AB erbjöd mängdrabatt utökades antalet mätpunkter med ytterligare tre till totalt tio. Sammantaget med det tidigare stickprovet utfördes således mätning på 11 olika ställen inom föreningen. Rapporten av arbetet kom styrelsen tillhanda först i mitten av augusti. Eftersom denna rapport inte följde tidigare beställning uppmanades Röranalys att komplettera enligt tidigare beställning. I början av oktober var Röranalys helt klar med rapporten. Resultatet av mätningen fastställde att våra avlopp ser ut att vara i bra skick med en rekommendation att vi underhållsspolar ledningarna vart femte år. I och med ultraljudsmätningens resultat beställdes högtrycksspolning av de liggande uppsamlingsledningarna. Denna beställning gjordes den 10 oktober. Röranalys var slutligen klara med detta arbete i början av januari 2012. Underhållsplan Samfällighetens avloppsrör har undersökts och spolats under 2011 efter rekommendation om spolning vart femte år. (Se även under Samfällighetens rör ). De mest utsatta ställena av samfällighetens gångvägar/bilvägar har asfalterats (Se även avsnittet Vägar, snöröjning, grönområden, 5
vägbelysning ). En del av mätarna under fastigheterna har bytts ut (Se avsnittet Mätning och underhåll ). Den gamla oljetanken har rivits och transporterats till soporna/återvinning. Anledningen är miljöbalkens krav på underhåll av en tom tank alternativt sanera och riva den. Energi och vatten Vattenförbrukning Handläggare: Christian Schaub Samfälligheten får sitt kallvatten från kommunens nät via fyra anslutningspunkter, där mätning sker. Inköpspriset har varit 19,14 kr/m 3. Varmvatten framställs i panncentralen på Akvarievägen 65. Förbrukning av råvatten under året var totalt 20 200 m 3 100% Förbrukningen fördelas enligt följande: Uppmätt kallvatten hos delägarna 12 281 m 3 60,8% Uppmätt varmvatten hos delägarna 6 170 m 3 30,5% Tvättstuga 66 m 3 0,3% Läckage, påfyllning av värmesystemet, mm. 1 683 m 3 8,3% (OBS! För tvättstugan är det både varm- och kallvatten.) 6
Energiförbrukning Handläggare: Christian Schaub. I panncentralen, Akvarievägen 65, värmeväxlas inkommande fjärrvärme till värmevatten och tappvarmvatten. Värme- och tappvarmvattnet fördelas sedan ut via ett kulvertsystem till respektive delägare. Leverantör av fjärrvärmen är Vattenfall. Inköp av fjärrvärme sker enligt tidigare stämmobeslut enligt taxa rörligt pris. Under 2011 har Vattenfalls pris på energi varit 795 kronor per MWh och flödespris på 1,25 kr per m 3. Energiförbrukning Energipriset var, inkl flöde och moms: 0,840 kr/kwh Under året inköptes/förbrukades totalt 3 240 300 kwh 100,0% Årets förbrukning fördelas enligt följande Husuppvärmning: 2 080 559 kwh 64,2% Tappvarmvatten: 412 569 kwh 12,7% Förluster: Varmvattencirkulation (VVC) 373 652 kwh 11,5% Kulvertförluster, uppvärmning av tvättstuga och värmecentral 373 520 kwh 11,5% Nedan visas en graf över hur energin har fördelat sig. Energiförbrukning 11,5% Husuppvärmning: 11,5% 12,7% 64,2% Tappvarmvatten: Varmvattencirkulation (VVC) Kulvertförluster, uppvärmning av tvättstuga och värmecentral En jämförelse av förbrukningen de senaste 10 åren ger följande resultat: MWh 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 3 680 3 697 3 744 3 878 3 543 3 468 3 151 3 364 3 865 3 240 Medelförbrukningen för de senaste 10 åren är 3 653 MWh, förbrukningen 2011 var därmed lägre. 7
Förbrukning och kostnader per fastighet (energi, vatten) Handläggare: Christian Schaub Enligt tidigare stämmobeslut har styrelsen i uppdrag att utöka informationen till delägarna om förbrukning och kostnader för värme, varm- och kallvatten. Delägarna skall med dessa uppgifter få möjlighet att jämföra sin förbrukning såväl inom sitt eget område som med övriga områden inom samfälligheten. Tabell utvisande medelvärden av förbrukning och kostnader för värme, varm- och kallvatten år 2011. Förbrukning, Jämförelse mellan områden (alla värden är per hus) Område Värme Varmvatten Kallvatten kwh Kronor m3 Kronor m3 Kronor Valen 15 515 13 032 35,7 2 605 73,2 1 401 Eken 10 039 8 433 34,7 2 528 64,5 1 235 Tallen 10 706 8 993 34,1 2 483 69,8 1 335 Vägt medelvärde (hela Fårdala SFF) 11 689 9 818 34,7 2 527 69,0 1 321 Delägarna har under 2011 debiterats: för värme 0,84 kr/kwh för tappvarmvatten 72,90 kr/m 3. för tappkallvatten 19,14 kr/m 3. 8
Tabellen nedan visar hur energiförlusterna fördelar sig. Energiförlust (värme), Jämförelse mellan områden (%-siffrorna är relativt totalt inköpt energi) Område Energi (kwh) Energi (%) Området Per hus Området Per hus Valen 86 013 1 955 2,7% 0,060% Eken 85 568 1 556 2,6% 0,048% Tallen 124 685 1 578 3,8% 0,049% Från och med Panncentralen till Undercentralerna 77 254 434 2,4% 0,013% Mätning och underhåll Handläggare: Christian Schaub. På styrelsens uppdrag har HQV Energiservice samlat in och datorbearbetat mätvärdena samt tagit fram debiteringsunderlag för respektive delägare. Upptäckta fel på mätare och överföringsutrustning byts av Minol Mätteknik AB när fel upptäcks. Vi har även bytt ett större antal vattenmätare som ett förebyggande underhåll eftersom de flesta mätare är gamla och har nått sin beräknade livslängd. Under året har 52 mätare ersatts av nya. Dessa är 26 st varmvattenmätare, 26 st kallvattenmätare. En andra omgång av mätarbyten är genomförd. Hela Valen och delar av Eken har nu fått nya kall- och varmvattenmätare. Det arbetet kommer att fortsätta tills alla mätare är utbytta. 9
Budget 2011 Utfall 2011 Pris Värme 636 795 Pris Värme 795 Flöde 1 1,25 Flöde 1,25 Kallvatten 19,14 Kallvatten 19,14 Energi till VV 64,30 kwh/kbm Energi till VV 63,90 kwh/kbm Priser debitering Priser (Kostnad) Förlust KV (kr/m 3 ) 19,14 KV (kr/m 3 ) 19,14 VV (kr/m 3 ) 72,90 VV (kr/m 3 ) 72,83 Värme (kr/kwh) 0,84 Värme (kr/kwh) 0,840 Kallvatten 1370 m 3 26 222 Kallvatten 1 463 m 3 27 994 Varmvatten 130 m 3 9 477 Varmvatten 286 m 3 20 851 Värme 888 000 24,0% 745 920 781 619 kr Värme 747 172 kwh 627 802 676 647 kr Intäkt Kallvatten 13 000 m 3 248 820 Kallvatten 12 281 m 3 235 053 Varmvatten 6 500 m 3 473 850 Varmvatten 6 170 m 3 449 822 Värme 2 394 050 kwh 2 011 002 2 733 672 kr Värme 2 080 559 kwh 1 747 670 2 432 544 kr Kostnad Förlust Intäkt Kostnad Kallvatten 21 000 m 3 401 940 Kallvatten 20 200 m 3 386 628 Fjärrv energi 3 700 000 kwh 2 941 500 Fjärrv energi 3 240 300 kwh 2 576 039 Fjärrv flöde 120 000 m 3 150 000 3 493 440 kr Fjärrv flöde 117 265 m 3 146 582 3 109 248 kr Förlust Per hus och kvartal Förlust 10 Per hus och kvartal 759 768 1 067 kr 676 704 950 kr Vattenavgifter 2011 a) Fast avgift (vattenmätare 4 st) 829 kr/år b) Avgift, levererat vatten 19:14 kr/m3 c) Bostadsenhet/lägenhetsavgift 743 kr/år Not: Siffrorna i tabellen speglar endast förbrukningen. De fasta kostnaderna finns ej med i dessa beräkningar.
Fastigheten Akvarievägen 65 Handläggare: Bo-Christer Widell Fastigheten Akvarievägen 65 (A65) inrymmer värmecentral, tvättstuga samt två rum. Ett rum används av styrelsen. Det andra rummet är uthyrt till Fårdala träffpunkt som möteslokal. Tvättstugan utnyttjas av samfällighetens medlemmar. Återstående utrymmen disponerar samfälligheten som förråd. Styrelsen beslutade vid möte den7 december 2011 att riva återstoden av den gamla skorstenen, samt att fylla igen utrymmet där en oljetank tidigare stod. Tre offerter infordrades. Solna mur och puts anbud antogs. Arbetet påbörjades under 2011, men kan komma att behöva senareläggas på grund av kyla. Fastigheten A 65 har varit utsatt för klotter en gång under 2011. Samfälligheten har ett avtal med en saneringsfirma som avlägsnat klottret. Vägar, snöröjning, grönområden, vägbelysning Handläggare: Herbert Kästner, Michael Töpel Tyresö Gräv och Schaktentreprenad anlitades för att hantera snöröjning, sandning och sopsandning av vägytorna som tidigare år. I vägskötseln ingår även garagesamfälligheterna Hajen samt Valens ytor. Även 2011 var kostnaderna höga på grund av kyla och stora mängder snö. Gräsytorna har klippts och trimmats av en medlem i föreningen på uppdrag av styrelsen Efter genomgång av statusen på våra cykel- och bilvägar beslutade styrelsen att reparera de mest utsatta delarna. Solna Asfalt anlitades och asfalterade de delar som enligt beslut skulle åtgärdas. Kabel-TV Handläggare: Svante Wedin Kabel-TV: Förutom ett längre avbrott under några timmar 2011 har kabel-tv-nätet fungerat alldeles utmärkt. Comhem har genomfört vissa omflyttningar av kanalerna, vilket ska informeras bättre om på hemsidan. Internet Hemsida Handläggare: Svante Wedin Föreningen har en egen hemsida, www.fardalasff.se. Där finns information som berör samfälligheten, t.ex. vilka som valdes till styrelsen förra årsstämman. Styrelsen, med de nyvalda, har fått bilder och ansvarsområden, och årsstämmoprotokoll mm. har också uppdaterats. Tvättstugan Handläggare: Bengt Öqvist Under året har 168 tvättpass registrerats. 45 fastigheter (25% av samtliga fastigheter inom samfälligheten) har någon gång använt tvättstugan. Tvättstugepassen är fakturerade med 30 kr per pass. Rutinen för utdelning av fakturorna för tvättstugan är ändrad så att sista kvartalets fakturor debiteras i februari året efter för att underlätta bokslutsarbetet. Under år 2011 har därför 113 av tvättpassen debiterats totalt 3390 kr. Faktureringen av tvättstugeavgifterna sköts av styrelsen. 11
Flödesmätarna på respektive tvättmaskin visar en vattenförbrukning på 53 kbm (ca 316 liter per registrerat tvättpass). Detta motsvarar en snittförbrukning om ca 4,4 kbm/månad. Dock visar den totala förbrukningen (allt vatten som går in i tvättstugan) på 66 kbm eller 5,5 kbm/månad. Städdagar i områdena Eken och Tallen Handläggare: Herbert Kästner Städdagar i Tallen och Eken ägde rum på våren i vecka 18 och på hösten i vecka 41. Årsbokslut Resultaträkning: bifogas. Balansräkning: bifogas Fullmakt Fullmakt för ombud vid årsstämman bifogas 12