722G88 FÖRETAGS- OCH PERSONALEKONOMI VT2009 Institutionen för Ekonomisk och Industriell Utveckling IEI Företagsekonomi FEK Mehran Noghabai Tel 013 28 14 86 mehran.noghabai@liu.se rum 3A:857 Intern- och externredovisning Grundläggande företagsekonomiska föreställningar och frågeställningar inom externen och internen Resultat och lönsamhetsbegrepp Ekonomi, produktivitet och effektivitet Centrala kostnadsbegrepp och begreppspar i internredovisning Kapitalkostnader avskrivningar och räntekostnader Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Externredovisning eller affärsredovisning Balans- och resultaträkning: uppställningsformer Bokföring grundläggande logik 1
Företaget och det ekonomiska systemet Resurser Företagsorganisation Produkter/ tjänster Kostnader Intäkter Resultat = Intäkter Kostnader Lönsamhet = Resultat / Resursinsats Företagsorganisation och beslutsnivåer Vad? För vem? Hur? Med vem? Information (kalkyler som beslutsunderlag) Inflöde Strategisk ledning Taktisk styrning Administration Operativt genomförande Beslut/order Styrimpulser Utflöde 2
Företags- och ekonomibegreppet Företagande handlar om VÄRDESKAPANDE! Företag ska vara Effektiva (inre och yttre effektivitet) Innovativa (utveckla nya konkurrenskraftiga varor och tjänster) Legitima (ledning som inger förtroende och stöd åt verksamheten) Ekonomi Värdeskapande och styrning av resurser dit de gör störst nytta Hushållning och effektivt utnyttjande av knappa resurser Planering, kontroll och styrning av resurstransformationer Utveckling av befintliga och skapande av nya resurser Ekonomi - produktivitet - effektivitet Hushållning (ekonomi) kan mätas som den prestation företaget utför i relation till den resursförbrukning verksamheten orsakar. Ett företag måste ha ett positivt förädlingsvärde för att kunna överleva och utvecklas av egen kraft Produktivitet: förmågan att göra saker på rätt sätt Effektivitet: förmågan att göra rätt saker Effektivitet innebär grad av måluppfyllelse, dvs nyttan av den utförda prestationen (ej enbart produktivitet). Kreativitet: att göra nya saker/på nytt sätt, helst med mindre resurser 3
Produktivitet och effektivitet Produktionsresurser Produktionsresurs produktionssystem Delproduktivitet Inre effektivitet Yttre effektivitet Delprestationer Huvudprestation Måluppfyllelse nöjda kunder säkra leveranser botade patienter godkända elever uppklarade mål Intressentmodellen Kommun Aktieägare Leverantörer rer Företaget Kunder Stat Långivare 4
Extern- & Internredovisning Kommun Aktieägare Leverantörer rer Företaget Kunder Stat Långivare Intern- redovisning Extern- redovisning Extern- redovisning Externredovisning Företaget i förhf rhållande till omvärlden Obligatorisk Utformas bl a m hänsyn h till Bokföringslagens krav Syftar till att visa ftgets resultat o ekonomiska ställning KOSTNADSSLAG Internredovisning Företagets interna förhållanden Frivillig Utformas enbart m hänsyn h till interna behov Syftar till att ge underlag för r lönsamhetsbedl nsamhetsbedömning mning o kostnadskontroll KOSTNADSSTÄLLE/ KOSTNADSBÄRARE 5
Externredovisning -Några begrepp Affärshändelse ekonomiska händelser mellan företag och dess omvärld Verifikation fysiskt dokument av affärshändelse Faktura Redovisningsprocessen Verifikationer Löpande bokföring Års- bokslut Års- redo- visning Räken- skaps- analys 6
Resultaträkning Årsredovisning Företagets vinst eller förlust under perioden Kopplat till frågor om Tjänar företaget några pengar? Balansräkning Företagets ekonomiska ställning Kopplat till frågor om Har företaget några pengar? & Är företaget skyldigt några pengar? Internredovisning Internredovisning eller ekonomisk styrning innebär bl a precisering av de val man står inför och framtagning av den information som behövs för att fatta ekonomiska beslut Ekonomisystemets beståndsdelar och den interna redovisningen Budgetering Budgetuppställning Kalkyler Förkalkyler Budgetuppföljning Efterkalkyler Bokföring och redovisning Analyser Extern redovisning rapportering 7
Styrprocessen och ekonomisk styrning Ekonomisk styrning Förkalkyler Planering Redovisning (genomförande) Insamling och redovisning av ekonomisk info (transaktioner) Bokföring av transaktioner Kontroll av lönsamhet Efterkalkylering Uppföljning Utarbeta mål och strategier kartläggning av intäkter och kostnader Budget för avdelningar Förkalkyler för produkter Återkoppling Revidering av planer justering av parametrar eller kalkylmodell! Jämförelse mellan redovisning (är-värden) med budget (förväntningar eller bör-värden) t ex i en avvikelseanalys Centrala begreppspar Utgift och inkomst Utgift avser varans inköpspris och är knuten till anskaffningstillfället (t ex när en kund betalar för en vara). Inkomst är knuten till försäljningstillfället. Utbetalning och inbetalning Begreppen är knutna till betalningstillfället (t ex när företaget betalar en underleverantör för en vara/tjänst). Summan av företagets in- och utbetalningar visar in- och utflöde av likvida medel. Likviditet avser företagets betalningsförmåga på kort sikt, vilket ställer krav på planering och överblick över företagets in- och utbetalningar. 8
Centrala begreppspar, fortsättning Kostnader och intäkter Kostnad avser förbrukning och användning av företagets resurser över en (kortare eller längre) tidsperiod. Kostnader är periodiserade utgifter. Intäkt speglar företagets prestationer spridd över den tidsperiod produktionen sker. Intäkter är periodiserade inkomster. Resultat eller periodiserad vinst är skillnaden mellan totala intäkter och totala kostnader. Tidsordning mellan olika grundbegrepp Anskaffning av en resurs innebär att Utgift Utbetalning Kostnad Motsvarande ekonomiska begrepp 60 000 kr 04/02/28 60 000 kr 04/03/28 04/05/01 15 tkr/mån 04/09/01 Försäljning av en produkt innebär att Motsvarande ekonomiska begrepp Produkten beställs Produkten levereras med faktura Produkten betalas Intäkt Inkomst Inbetalning 04/01/01 20 tkr/mån 04/09/01 04/09/30 180 000 kr 180 000 kr 9
Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Den externa redovisningen visar bokföringsmässiga kostnader medan internredovisningen arbetar med kalkylmässiga kostnader Bokföringsmässiga kostnader används vid årsbokslut och regleras v lagstiftningen (Bokföringslagen). Företag är bokföringsskyldiga enligt lag! Kalkylmässiga kostnaders syfte är att söka/bestämma de verkliga kostnaderna som är förknippade med verksamheten. Jämför t ex avskrivningar baserade på återanskaffningsvärdet (kalkylmässig avskrivning) med avskrivning enligt plan (bokföringsmässig avskrivning). Skillnaden orsakar ett glapp! Bokföringsmässiga och kalkylmässiga merkostnader Bokföringsmässiga kostnader Kalkylmässiga kostnader Bokföringsmässiga merkostnader: Skatter Bokföringsmässiga avskrivningar Förbrukning av material (värderad enligt civilrättsliga regler) Kalkylmässiga merkostnader: Ränta på eget kapital Kalkylmässiga avskrivningar Förbrukning av material (värderad efter nupriset) 10
Kostnadsbegreppspar Fasta och rörliga kostnader Fasta och rörliga kostnader Kostnadsindelning efter volymberoende! Fasta kostnader är kostnader som är volymoberoende. Rörliga kostnader är kostnader som förändras vid variationer i produktionseller verksamhetsvolymen. Fasta kostnader Helt fasta kostnader (tomgångskostnader) Driftbetingade fasta kostnader Halvfasta kostnader Rörliga kostnader Proportionellt rörliga kostnader Progressivt rörliga kostnader Deggressivt rörliga kostnader Fasta och rörliga kostnader Fast kostnad per år Rörlig kostnad per år Totalkostnad Volym Volym Volym Fast styckkostnad Rörlig styckkostnad Total styckkostnad Volym Volym Volym 11
Kostnadsbegreppspar Direkta och indirekta kostnader Direkta kostnader är kostnader som är direkt hänförbara till ett kalkylobjekt (produkt) eller kostnadsbärare. Indirekta kostnader är kostnader som ska hänföras till avdelningar (kostnadsställen), vilka ska fördelas vidare till kostnadsbärare för att kalkylera en produkts självkostnad. Kostnadsslag är kostnader som är av likartad typ och som kan hänföras till samma kategori. Kostnadsbärare är det som produceras och som ska bära eller belastas med kostnaden. Kostnadsställen är avdelningar eller funktion i verksamheten vars prestationer kostar pengar men vars kostnader inte kan fördelas direkt på en produkt, t ex central administration och ledning. Modell för självkostnadskalkyl Kostnadsfördelning enligt självkostnadskalkyl Kostnadsslag Direkta kostnader Kostnadsbärare Indirekta kostnader Kostnadsställe Fördelade kostnader Självkostnad = Direkta kostnader + Fördelade kostnader 12
Kostnadsbegreppspar Sär- och samkostnader Kostnadsindelning efter orsakssamband, dvs besluts- eller alternativberoende Särkostnader är kostnader som orsakas av ett beslut. Särkosntaden tillkommer (eller försvinner) om ett alternativ genomförs (eller läggs ner). Samkostnader är kostnader som inte påverkas av ett visst beslut. Samkostnader är gemensamma för aktuella handlingsalternativ. Särintäkter är de kostnader som orsakas av ett visst alternativ genomförs. Täckningsbidrag = Särintäkter - Särkostnader Andra kostnadsbegrepp Alternativkostnad Det intäktsöverskott som man går miste om genom att välja ett visst alternativ. Operationell kostnad = särkostnad + alternativkostnader 13
Bokföring: hur har resultatet uppstått? Bokföring (redovisning): Ett system för att registrera, klassificera, värdera och rapportera affärshändelser i företag och andra organisationer. Bokföringsskyldighet Löpande bokföring av alla affärshändelser Verifikationer för alla bokföringsposter Arkivera all räkenskapsinformation Bokföring som en administrativ process Bokföringsunderlag (verifikationer) Bokföring Kvalitetssäkring Registrering Numrering Arkivering Grundbok o/e verifikationslista Huvudbok Arkiverade verifikationer Bokföringsskyldighet Fysiska personer (& dödsbon) som bedriver näringsverksamhet Alla juridiska personer (utom ideella föreningar, stiftelser etc som har begränsade tillgångar) 14
Bokföringsskyldighetens innebörd Löpande bokföra affärshändelser Verifikationer till alla bokföringsposter ska finnas Systeminformation Arkivera räkenskapsinformation 10 år Upprätta bokslut Från bokföring till årsbokslut Startbalans Löpande bokföring Upprätta bokslut Bokslutsrapportering Utgå från Balansräkningen vid periodens start För över IB till T-, S- och E-konton Bokför periodens affärshändelser. Periodisera utgifter och inkomster till periodens kostnader och intäkter Avsluta inkomst- och utgiftskonton mot resultaträkningen Resultaträkning (RR) Balansräkning (BR) Värdera balansräkningens tillgångar och skulder och fastställ utgående balans Avsluta balanskonton mot balansräkningen 15
Konton och kontoplaner Kontoplanen är en systematisk förteckning över de konton som ett företag använder. Man skiljer mellan fyra typer av konton: tillgångskonton, eget kapital-/skuldkonton, inkomstkonton och utgiftskonton. Tillgångar Eget kapital och skulder (Utgifter) kostnader (Inkomster) Intäkter Balansräkning (BR) Resultaträkning (RR) Följaktligen skiljer vi mellan balanskonton och resultatkonton Dubbel bokföring Var kommer resurserna ifrån? Och vart tar resurserna vägen? T-konto Debet Kredit Alla transaktioner bokförs 2 ggr: 1 gång g i debet, 1 gång g i kredit 16
Löpande bokföring Inkomster från försäljning av varor & tjänster Utgifter för anskaffning av varor & tjänster Inbetalningar Utbetalningar 2 huvudtyper av konton Balanskonton Resultatkonton Tillgångar Eget kapital/ skulder Utgifter/ kostnader Inkomster/ intäkter 17
Enligt BfL: Kronologiskt i datumordning (Grundboken) Systematiskt efter typ av post (Huvudboken) Huvudbok & Dagbok Verifikat Kronologiskt Dagbok Verifikat 1 Verifikat 2 Verifikat 3 Systematiskt Huvudbok 1910 Kassa 2440 Lev.skuld 18
Bokslut 2 rapporter Resultaträkning Balansräkning Balansräkningen Tillgångar Eget kapital & Skulder Kapital- användning ndning (Aktivsida) Kapital- anskaffning (Passivsida) T = E + S 19
Resultaträkning Kostnader Intäkter Intäkter Kostnader = Vinst Samband mellan BR och RR Balansräkning Resultaträkning Årets vinst Eget kapital Obeskatt ade reserver Kostnader Intäkter Anläggntillgångar Omsättntillgångar Långfr skulder Kortf. skulder 20
Arbetsgång vid bokslut Genomgång av betydelsefulla konton/avstämningar Bokslutstransaktioner bokas, exv Avskrivningar Avskrivningar = förbrukad del av utgift för resurs av högre värde som har en ekonomisk livslängd > 3 år Avslut av konton för Intäkter & Kostnader Resultaträkningen avslutas mot eget kapital Tillgångar, Eget kapital & Skulder förs till balansräkningen Balansräkningen räknas ner; T=E+S Från redovisning till bokslut Rätt period - Periodisering av utgifter & inkomster => kostnader & intäkter för året Rätt värde - Värdering av tillgångar & skulder (Avsättningar till obeskattade reserver utnyttjande av värderingsutrymme) 21