Bilaga 1 Förvaltning, service och reparation av fordonsparken inom Telge och Södertälje kommun Samhällsbyggnadskontoret Jörgen Skagerdahl 1
Nuläge antal personbilar i SBK:s Bilförvaltning 300 250 200 150 100 50 0 275 20 17 Kommun Telge Nät Telgebost Telge 4 2 1 1 1 Telge Å S-E Hamn Telge Kraft Leasing 12,4 mkr/år Övriga driftkostnader 3,2 mkr/år Bränsle 3,5 mkr/år > 20 mkr/år Telge Hovsjö Driftkostnader beräknade på en körsträcka om 1000 mil/år 2
Sammanlagringseffekt Södertälje kommun Potential för ständiga förbättringar 1. Eliminera dubbelarbete 2. Minimera risken för produktionsbortfall 3. Reducera kostnader 4. Förbättra kvalitet och leverans Telgebolagen Bilpools lösningar 1. Internt 2. Externt 3
Samlad bilförvaltning och drift av bilpool Använd befintlig infrastuktur Snabb och flexibel service 4
Omfattning SBK:s Bilförvaltning a) Administrativ förvaltning b) Utförande av 1000 mil/årlig service i SBK:s verkstad c) Utförande av reparationer i SBK:s verkstad d) Säsongsskifte och förvaring av hjul e) Agera beställarombud för reparationer i extern verkstad 5
a) Administrativ förvaltning 1. Upprätta offertförfrågan via Kommentus avtal 2. Beställa enligt inköpsorder 3. Förbereda avtal om inköp och leasingavtal 4. Registerhållning av fordon i inventarieregister 5. Administrera bilbesiktningar, debitering av skatt och försäkring 6. Administrera leasingdebiteringar från leasing givare 7. Fördela, fakturera och förkontera debiteringar på samlingsfaktura 8. Administrera försäkringsärenden 9. Avveckling av utrangerade fordon 6
b) Utförande av 1000 mil-/årlig service Byte av Motorolja och oljefilter Tändstift Växellådsolja Bromsolja Tillsyn av säkerhetsfunktioner Registrera i Servicebok och eget bilregister Miljöaspekter 7
c) Utförande av reparationer i egen verkstad Exempel Däckservice Bromsar Kopplingsbyte Avgassystem Säkerhetsfunktioner Trasiga lampor Torkarblad Med mera 8
d) Säsongsskifte och -förvaring av hjul 5 fordonsliftar för snabb och effektivt hjulbyte vår/höst Separat däckverkstad för däckbyte och balansering Lagringskapacitet för 1000 hjul på 150 m 2 9
e) Agera beställarombud för reparationer i extern verkstad Extern verkstad Dieselspecialist El-/dataspecialister Bilglas Plåtverkstad Lackverkstad Växellådor Beställarombud Know How Fastställande av felets omfattning Kravställning extern verkstad Boka verkstadstid Lånebils hantering Lämna/hämta fordon Uppföljning och kontroll av utförda arbeten Kontroll och uppföljning av debiterade kostnader Fakturering och förkontering av kostnader på användarens kst 10
Bilaga 2 Utveckling av bilpool Bilaga 2 Införande av system för bilpool Samhällsbyggnadskontoret Jörgen Skagerdahl 1
Bilaga 2 Utveckling av bilpool Mål med projektet 1. Utvärdera former för drift av bilpool 2. Minska nuvarande fordonsflotta 3. Säkra efterlevnad av miljömål Styrtal 35 Den totala drivmedelsförbrukningen för fordon inom kommunen och de kommunala bolagen ska minska med minst 2 procent per år. Kommunens bränsledepå i Moraberg klarar inte styrtalet utan avviker med ca 9%. Vi har inte styrmedlen för att klara styrtalet på 2% minskning. Vi kan samtidigt inte överblicka den totala bränsleförbrukningen för kommunen och bolagen för att den totala förbrukningen inte går via oss. En lösning kan vara någon form av telematiklösning i alla fordon som kan ge en samlad bild av drivmedelsförbrukningen. 2
Bilaga 2 Utveckling av bilpool Problem som ska lösas Kartläggning vilka bilar som är aktuella Utse Bilansvarig för poolbilarna i Stadshuset Upprätta/kontrollera taxiavtal med lokal taxitransportör Upprätta/kontrollera ev SL-rabatter för kommunanställda i tjänsteutövning 5. Upprätta kommunikationsplan 6. Utreda och fastställa bokningsrutiner, ut- och inlämning, former för okulärbesiktning, tvätt och tankning 7. Utreda och föreslå alternativa debiteringsrutiner och kostnadsnivåer 8. Idéupplägg och plan för att automatisera bokning och debiteringsrutinerna inklusive test av olika telematiksystem 9. I samband med test av telematik beakta funktioner för intressanta studier (transportmönster/-behov, Eco Driving, ISA, Vägassistans, hjälp vid ensamarbete mm) 3
Bilaga 2 Utveckling av bilpool Administrativa rutiner LocSys Bränsletransaktioner Servicebevakning Bilregister Leasing, skatt och försäkning Lägga till/ta bort bil economa Eurosys Boka ExyPlus Vägassistans Bilpools bokning Alternativa transportsätt Bevakning ledig bil Hyresdebitering Admin schatzie 4
Bilaga 2 Utveckling av bilpool Debiteringsnivå Personbil 53 kr/tim 2,9 kr/km Minibuss 9 pers 105 kr/tim 3,5 kr/km Finansierar alla idag kända kostnader för Sbk. 20-30% lägre kostnad jmf med lokala hyrbilsleverantörer 5
Bilaga 2 Utveckling av bilpool Tidplan Kvartal 3 Uppstart av bilpool i Stadshuset Utbildning i bokningssystem Förberedelse av bilpool i Telge Kvartal 3; utvärdering Tillgänglighet Debiteringsrutiner Kvartal 4 Anslutning av övriga verksamheter inom kommun 6