Revisions-PM Rutiner för hantering och kontroll av anläggningstillgångar Mjölby Kommun Matti Leskelä Stefan Knutsson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfrågor 2 2.3 Avgränsning och metod 2 3 Granskningsresultat 3 02 januari 2012 Mjölby Kommun
1 Sammanfattning Efter genomförd granskning så ges följande svar på revisionsfrågorna Har kommunstyrelsen samt service- och entreprenadstyrelsen fungerande och redovisningsmässigt korrekta rutiner gällande ekonomisk redovisning och kontroll av anläggningstillgångar? Vår bedömning är att Kommunstyrelsen samt Service- och entreprenadstyrelsen har välfungerande rutiner i den ekonomiska redovisningen av anläggningstillgångar. Har berörda nämnder aktuella rutiner för hantering av stöldbegärliga tillgångar inklusive konst? Vi har konstaterat att det finns ett stöldskyddsregister för stöldbegärliga tillgångar. Vår stickprovskontroll av ett antal stöldbegärliga tillgångar i kommunhuset visar att samtliga dessa tillgångar är märkta och ingår i kommunens stöldskyddsregister. Kontrollen kan förbättras exempelvis genom att årlig nyregistrering och inventering sker av stöldbegärlig utrustning. Till följd av granskningen drar vi följande slutsatser: Kommunens tillgångar är i huvudsak korrekt klassificerade. Ett fåtal gamla objekt har ej utrangerats ur anläggningsregistret vid försäljning. Detta har inte medfört någon ekonomisk effekt. Tillgångarnas avskrivningstider förefaller i allt väsenligt vara rimliga. En inventering och registrering av stöldbegärlig utrustning har genomförts av kommunen. Det är oklart om förändringar i stöldbegärligt innehav har hanterats på ett enhetligt vis efter den initiala inventeringen. Det är viktigt att inventarieregistret med stöldbegärliga tillgångar inventeras med ett visst tidsintervall på ett enhetlig vis inom kommunens förvaltningar. Det måste finnas en fungerande rutin för hur noterade avvikelser vid inventering ska hanteras och åtgärdas. Mjölby Kommun 1 av 4
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommunen har en mängd maskiner och inventarier i sin verksamhet. Det är viktigt att ägda maskiner och inventarier redovisas ekonomiskt korrekt och registerförs på ett sådant vis att kommunen har en kontroll över ägda tillgångar. Redovisningsmässig hantering av anläggningstillgångar är fastställd i RKR:s rekommendation 11.2 som gäller från och med år 2011. 2.2 Revisionsfrågor Har kommunstyrelsen samt service- och entreprenadstyrelsen fungerande och redovisningsmässigt korrekta rutiner gällande ekonomisk redovisning och kontroll av anläggningstillgångar? Har berörda nämnder aktuella rutiner för hantering av stöldbegärliga tillgångar inklusive konst? Revisionsfrågorna ska besvaras utifrån följande granskningsmål: Är anläggningstillgångarna korrekt klassificerade? Är stöldbegärliga tillgångar förtecknade och/eller märkta så att dessa är spårbara? Sker löpande inventering av inventarier och maskiner? Sker avskrivningar i enlighet med god redovisningssed? Sker utrangering av objekt på ett välstrukturerat och redovisningsmässigt korrekt vis? Finns aktuella rutiner för hantering av stöldbegärliga tillgångar inklusive konst inom förskole- och skolnämnden, omsorgs- och socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden? 2.3 Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till bokförda maskiner och inventarier per den 30 november 2011. Granskningen har genomförts genom: Jämförelse av huvudbok mot anläggningsregister. Mjölby Kommun 2 av 4
Granskning av anläggningsregistret avseende klassificering, avskrivning och utrangering. Stickprov i form av fysisk inventering av i anläggningsregistret upptagna maskiner och inventarier. Intervjuer/kontakter med ekonomer centralt samt inom service- och entreprenadstyrelsen, förskole- och skolnämnden, omsorgs- och socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. 3 Granskningsresultat Den redovisningsmässiga hanteringen avseende de delar som granskningen ska besvara regleras till viss del i dokumentet Riktlinjer för redovisning av investeringar, avskrivningar mm. Dessa är antagna i slutet av år 2009. Riktlinjerna bedöms som väl genomarbetade. Är anläggningstillgångarna korrekt klassificerade? Med klassificering menar vi att en viss typ av tillgång redovisningsmässigt ska sorteras in under rätt tillgångsslag. Om en kontorsmaskin skulle sorteras in tillsammans med fastigheterna så skulle det göra att den ekonomiska livslängden blir felaktig i redovisningen. Vid vår granskning av anläggningsregistret har vi inte identifierat några felaktiga klassificeringar. Vi bedömer till följd av detta att anläggningstillgångarna är korrekt klassificerade. Är stöldbegärliga tillgångar förtecknade och/eller märkta så att dessa är spårbara? I dokumentet riktlinjer för redovisning av investeringar och avskrivningar framgår att stöldbegärliga inventarier ska märkas och föras in i ett register som varje förvaltning ansvarar för. Det finns ett register för konst och ett för IT-utrustning (exempelvis skrivare och datorer). Vid vår fysiska stickprovsinventering av anläggningstillgångar i kommunhuset samt biblioteket har vi sett att datorer, skrivare och konstföremål är märkta och överensstämmer med erhållen förteckning. Vi bedömer att stödbegärliga tillgångar överlag är förtecknade på ett vis som ger spårbarhet. Sker löpande inventering av inventarier och maskiner? Av riktlinjerna framgår att förvaltningarna ska fastställa intervall för inventering av stöldbegärliga inventarier. Mjölby Kommun 3 av 4
Löpande inventeringar sker inom delar av kommunens verksamheter. Rutinerna kan förbättras såtillvida att inventeringar behöver ske årligen inom de olika verksamheter som ansvarar för betydande tillgångsvärden. Om avvikelser noteras i samband med inventeringar ska också åtgärder vidtagas. Sker avskrivningar i enlighet med god redovisningssed? I riktlinjer har kommunen fastställt att de av Sveriges kommuner och landsting föreslagna avskrivningstider gäller som maximala avskrivningstider. Avskrivningstiden ska stämma överens med den ekonomiska livslängden. Vid gränsfall i tillämpningen ska redovisningschef besluta i samråd med berörd förvaltningschef. Vid vår verifiering av avskrivningstider i anläggningsregistret har vi inte identifierat några avskrivningstider som frångår riktlinjerna. Vi bedömer att avskrivningar sker i enlighet med god redovisningssed. Sker utrangering av objekt på ett välstrukturerat och redovisningsmässigt korrekt vis? Enligt riktlinjer ska förvaltningarna årligen, som ett led i underlag för kapitalkostnad, ta ställning till huruvida objekt finns kvar eller inte. Initiativ kan också tas från ekonomienheten. Den redovisningsmässiga rättelsen vid utrangering hanteras av ekonomienheten när uppgift om utrangering inkommer från förvaltningarna. Vid vår granskning av anläggningsregistret har vi identifierat ett fåtal objekt som inte är i kommunens ägo. Dessa objekt är gamla och ekonomiskt avskrivna. Vi bedömer att utrangeringar i huvudsak sker på ett välstrukturerat och redovisningsmässigt korrekt vis. Finns aktuella rutiner för hantering av stöldbegärliga tillgångar inklusive konst inom service- och entreprenad, förskole- och skolnämnden, omsorgs- och socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden? Aktuella rutiner finns fastställda i beslutade riktlinjer. Inom Service- och Entreprenadkontoret som har en mängd maskiner och inventarier inom verksamheterna bedöms inventeringsrutinerna fungera väl. Tillämpningen av rutinerna bedöms som varierande inom kommunen i övrigt. Generellt sett kan följsamheten förbättras till denna del. Rutinerna gällande inventering och hantering av avvikelser till följd av inventering behöver förbättras. Mjölby Kommun 4 av 4