Om chefers förutsättningar att skapa en god arbetsmiljö och hur de upplever sin egen En rapport från SKTF Maj 3
Inledning SKTF har genomfört en medlemsundersökning med telefonintervjuer bland ett slumpmässigt urval om drygt 1 chefer. Syftet med undersökningen som omfattar mer än frågor är att kartlägga situationen för chefer på olika befattningsnivåer inom olika verksamheter. I undersökningen ingår 2 företagsledare/ förvaltningschefer och 84 chefer med annan befattning som är offentligt eller privat anställda med anknytning till kommuner och landsting. Exempel på chefsbefattningar är företagsledare, förvaltningschefer, äldreomsorgschefer, arbetsledare och avdelningschefer. Lika många män som kvinnor ingår i undersökningen. I december 2 presenterade SKTF en rapport grundad på delar av medlemsundersökningen av 1 chefer. Den rapporten heter 1 chefer kan inte ha fel och handlar om utvecklingssamtal, antal medarbetare, utvecklingsplaner och tillgång till administrativt stöd, nätverk och coachning. Den rapport du nu håller i handen redovisar, på basis av medlemsundersökningen av chefer, uppgifter om hur det ser ut vad gäller arbetsmiljökunskap, behov av arbetsmiljöutbildning, arbetsbelastning, sjukfrånvaro/sjuknärvaro, olust över att gå till arbetet, brott mot yrkesetiken, inflytande i beslutsprocessen och metod för personalförsörjning. Några av de fakta som lyftes fram i rapporten 1 chefer kan inte ha fel återfinns även i denna rapport eftersom de pekar på vissa grundläggande förhållanden i chefernas vardag. (Under våren 2 gjorde Sifo, på uppdrag av SKTF, en undersökning där ett slumpmässigt urval av Sveriges befolkning mellan 15-64 år fick besvara ett antal frågor relaterade till chefens roll på arbetsplatsen. Även i den undersökningen tillfrågades 1 personer. I denna rapport redovisas jämförande resultat från vår Sifo-undersökning.) Sammanfattning och reflektion 84 procent av cheferna anser att chefens roll är mycket viktig för arbetsmiljön på en arbetsplats, och resterande 16 procent att den är ganska viktig. Bland allmänheten tycker 75 procent att chefens roll är mycket viktig för arbetsmiljön och 22 procent att den är ganska viktig. Formulerat med andra ord: arbetsmiljön blir lidande om det saknas rimliga förutsättningar för cheferna att hålla utvecklingssamtal, hantera konflikter i personalgruppen, uppmuntra och inspirera de anställda, förbättra verksamheten, hålla kontakt med brukare och anhöriga. Väljer man att satsa på chefernas arbetssituation satsar man på hela personalens arbetsmiljö. Mer än var tredje chef, 39 procent, uppger att de saknar tillräcklig kompetens inom arbetsmiljöområdet. Bland företagsledare/förvaltningschefer är siffran 31 procent. Här finns det goda skäl att fråga sig hur väl arbetsgivarnas introduktion, vid rekrytering av chefer, ser ut när det gäller arbetsmiljökunskap och delegering av ansvar. Mer än var tredje chef, 39 procent, svarar att de ofta har en för hög arbetsbelastning och ytterligare procent att de har det ibland. Endast 22 procent svarar att 2
de inte har en för hög arbetsbelastning. Två förklaringar till den höga arbetsbelastningen är det bristfälliga administrativa stödet och att man har direkt ansvar för alldeles för många medarbetare ibland så många som 1 stycken (se SKTFs rapport 1 chefer kan inte ha fel från december 2). Det finns ett samband mellan arbetsbelastning och arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Ju högre arbetsbelastning, desto vanligare är det att man har en arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Av de som ofta har en hög arbetsbelastning uppger 18 procent att de har haft någon arbetsrelaterad sjukfrånvaro under det senaste året. Det finns även ett samband mellan arbetsbelastning och sjuknärvaro. Ju högre arbetsbelastning, desto vanligare är det att man är på arbetet trots att man inte borde vara det på grund av sjukdom. Av de som ofta har en hög arbetsbelastning uppger 56 procent att de under det senaste året någon gång varit på arbetet trots att de borde ha varit hemma på grund av sjukdom. Chefens beteende kan lätt bli normgivande för den övriga personalen. Det kan ge negativa effekter eftersom en hög sjuknärvaro i personalgruppen ofta föregår långtidssjukskrivningar. 11 procent av de som har en för hög arbetsbelastning uppger att de känt olust över att gå till arbetet inför hälften eller fler arbetsdagar. Det är dubbelt så vanligt att kvinnliga chefer uppger detta jämfört med manliga chefer, där de kvinnliga cheferna ofta återfinns inom sociala och vårdande verksamheter. Av de som inte upplever att de har en för hög arbetsbelastning är andelen inte ens mätbar. På fråga om man tillämpar någon metod för personalförsörjningen till exempel har en långsiktig bemanningsplan svarar 68 procent att de inte gör det. Det är djupt oroande. Chefer får lägga allt mer tid på att klara verksamhetens personalbehov dag för dag, i stället för att arbeta långsiktigt med personalplanering och verksamhet. En viktig orsak till det är frånvaron av rekryteringsstrategier i kommuner och landsting. Vi står inför ett ökat omvårdnadsbehov och stora pensionsavgångar. 8 personer ska nyanställas till 1. Det är fakta som borde mana till målmedvetet agerande inom kommuner och landsting för att säkra tillgången på motiverade anställda och chefer. Att arbetsgivarna inte tar itu med rekryteringsfrågorna tyder på bristande insikt om problemets omfattning. 85 procent av alla chefer uppger att de någon gång hamnar i situationer som innebär att de känner sig tvingade att fatta beslut som strider mot deras yrkesetik. Chefer inom sociala och vårdande verksamheter är ofta särskilt utsatta. Det gäller inte minst då klienternas eller brukarnas behov ställs mot politiska direktiv med ekonomin som överordnat mål. Vad som är kännetecknande för dessa chefer är att de är kvinnor med stort personalansvar och bristande stöd i sin roll som chef. En god arbetsmiljö för chefer innehåller en rimlig arbetsbelastning i en stödjande organisation. Det finns ledarstöd i form av ledarutvecklingsprogram, mentorskap, nätverk, coachning och liknande. Tillräckligt många chefsled som till skillnad från alltför platta organisationer skapar förutsättningar för en övergripande och långsiktig planering och utveckling. Ingen chef ska heller behöva ha direkt ansvar för fler än 3 medarbetare. 3
Grundläggande skillnader mellan manlig och kvinnlig chef Inledningsvis kan sägas att det framträder tydliga kännetecken för kvinnliga respektive manliga chefer när man tittar på bakgrundsfaktorerna kön, befattning, ålder, utbildning och verksamhetsområde. Den typiska kvinnliga chefen har en lägre befattning, är yngre, har högre utbildningsnivå och arbetar inom social/omsorg eller vård. Den typiske manliga chefen har en högre befattning, är äldre, har lägre utbildningsnivå och arbetar inom teknik eller annan verksamhet (till exempel områdeschef, kanslichef, stadsdelschef eller chef med ett bredare ansvar än ett avgränsat område). 58 procent av cheferna har en högskoleutbildning. Det är betydligt vanligare att kvinnliga chefer har högskoleutbildning jämfört med manliga chefer. 71 procent av de kvinnliga cheferna och 46 procent av de manliga har en högskoleutbildning. Andelen män respektive kvinnor som tillfrågats är lika stora men inom gruppen företagsledare/förvaltningschefer är 83 procent män och 17 procent kvinnor. Andelen kvinnliga och manliga chefer fördelat på befattning 1 8 6 Företagsledare/förvaltningschef Annan chef Kvinnor Män Bilden visar att kvinnor är mycket underrepresenterade inom de högre chefsbefattningarna. 4
Andelen kvinnliga och manliga chefer fördelat på utbildning 8 6 Grundskola Gymnasium Högskola Kvinnor Män Bilden visar att kvinnor i högre grad än männen har en högskoleutbildning. Andelen kvinnliga och manliga chefer fördelat på ålder 6 <3 3-39 -49 5-59 >59 Kvinnor Män Bilden visar att kvinnliga chefer är betydligt yngre än sina manliga kollegor. Chefens roll för arbetsmiljön Att chefens roll för arbetsmiljön på en arbetsplats är viktig framgår med önskvärd tydlighet. 84 procent anser att den är mycket viktig och resterande 16 procent anser den vara ganska viktig. I Sifo-undersökningen (allmänheten) uppgav 75 procent att 5
chefens roll för arbetsmiljön är mycket viktig och ytterligare 22 procent uppgav att den är ganska viktig. Kvinnliga chefer anser i något högre grad än manliga chefer att chefens roll för arbetsmiljön är mycket viktig. 9 procent av alla företagsledare/förvaltningschefer anser att chefens roll för arbetsmiljön är mycket viktig. Motsvarande andel för andra chefer är 82 procent. Vare sig man frågar allmänheten eller cheferna själva spelar således chefen en viktig roll när det gäller arbetsmiljön på arbetsplatsen. Chefens förutsättningar Antal medarbetare Förutsättningarna för att utöva ett bra ledarskap har ett tydligt samband med det antal medarbetare som chefen har ansvaret för. En arbetsgivare som organiserar arbetet på ett sådant sätt att chefen har ansvaret för fler än 3 medarbetare kan knappast förvänta sig en effektiv organisation. procent av alla kvinnliga chefer har ansvaret för över 3 medarbetare. 15 procent av männen har det. Kvinnliga chefer inom verksamhetsområdena social/omsorg och vård har här de sämsta förutsättningarna. Inom denna grupp som utgör en fjärdedel av alla chefer har mer än var fjärde kvinnlig chef ansvaret för fler än 5 medarbetare. (För en längre diskussion om antalet medarbetare se SKTFs rapport 1 chefer kan inte ha fel från december 2.) Andelen kvinnliga och manliga chefer, bland de som har fler än 3 medarbetare, fördelat på antalet medarbetare 8 6 31-41-5 över 5 Kvinnor Män Bilden visar könsfördelningen bland de chefer som har ansvaret för fler än 3 medarbetare. Kompetens inom arbetsmiljöområdet En viktig förutsättning för att chefen ska kunna medverka till och driva arbetsmiljöfrågor är att denne har den kompetens som krävs. Med tanke på hur viktig chefens 6
roll för arbetsmiljön anses vara bland chefer är det förvånande att 39 procent av cheferna uppger att de inte har tillräcklig kompetens inom arbetsmiljöområdet. Här finns det goda skäl att fråga sig hur väl arbetsgivarnas introduktion, vid rekrytering av chefer, ser ut när det gäller arbetsmiljökunskap och delegering av ansvar. Bland företagsledare/förvaltningschefer uppger 31 procent att de inte anser sig ha tillräcklig kompetens inom arbetsmiljöområdet och bland andra chefer är det hela 41 procent som uppger detta. Chefer anställda inom landsting uppger i högre grad än chefer i kommuner att de har tillräcklig kompetens inom arbetsmiljöområdet, 71 procent jämfört med 59 procent. Några större skillnader mellan könen kan inte utläsas. Intresse för arbetsmiljöutbildning De flesta, eller 72 procent, av alla chefer är intresserade av att delta i utbildning i olika arbetsmiljöfrågor. Bland företagsledare/förvaltningschefer uppger 6 procent att de är intresserade. 75 procent av de övriga cheferna uppger att de är intresserade. Det kan konstateras att det hos cheferna finns ett stort och uttalat behov av utbildning inom arbetsmiljöområdet. Studerar man intresset för kompetensutveckling inom de grupper som uppgett att de inte anser sig ha tillräcklig kompetens inom arbetsmiljöområdet visar det sig att 21 procent av dessa företagsledare/förvaltningschefer inte är intresserade av utbildning i arbetsmiljöfrågor. 12 procent inom gruppen annan chef som uppgett att de saknar tillräcklig kompetens inom området är heller inte intresserade av att utbilda sig inom detta. Chefens egen arbetsmiljö Några av de faktorer som avgör hur man själv upplever sin arbetsmiljö är hur hög arbetsbelastning man har, om man har arbetsrelaterad sjukfrånvaro, sjuknärvaro, om man känner olust över att gå till arbetet, brott mot yrkesetiken, inflytande i beslutsprocessen och metod för personalförsörjning. Arbetsbelastning På frågan om man anser sig ha en för hög arbetsbelastning svarar 39 procent att de ofta har det och ytterligare procent att de har det ibland. Endast 22 procent svarade att de inte har en för hög arbetsbelastning. Två förklaringar till den höga arbetsbelastningen är det bristfälliga administrativa stödet och att man har direkt ansvar för alldeles för många medarbetare ibland så många som 1 stycken (se SKTFs rapport 1 chefer kan inte ha fel från december 2). Arbetsbelastningen kan också kopplas till andra faktorer, som redovisas nedan. 7
Anser du att du har en för hög arbetsbelastning? 3 1 Ja, ofta Ja, ibland Nej Företagsledare/förvaltningschef Annan chef Bilden visar hur ofta respektive chefsgrupper upplever att de har en för hög arbetsbelastning Arbetsrelaterad sjukfrånvaro Ett antagande är att upplevelsen av en för hög arbetsbelastning leder till arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Denna undersökning ger ett visst stöd till detta antagande. Av de som anser att de ofta har en för hög arbetsbelastning uppger 18 procent att de har haft någon arbetsrelaterad sjukfrånvaro under det senaste året. Motsvarande andel för de som uppger att de ibland har en för hög arbetsbelastning är 11 procent och 7 procent för de som inte upplever att de har en för hög arbetsbelastning. I undersökningen har ingen fråga ställts om annan sjukfrånvaro än den arbetsrelaterade frånvaron. Sjuknärvaro Ett annat sätt att mäta ohälsan på arbetsplatsen är att titta på sjuknärvaron. Ofta är sjuknärvaron direkt relaterad till förhållandena på arbetsplatsen. Ett sådant samband finns mellan upplevelsen av arbetsbelastningen och sjuknärvaron. De som upplever att de ofta har en för hög arbetsbelastning har en högre sjuknärvaro än de som ibland upplever att de har en för hög arbetsbelastning. 56 procent av de som upplever att de ofta har en för hög arbetsbelastning har under det senaste året någon gång varit på arbetet trots att de borde ha varit hemma på grund av sjukdom. Av de som ibland upplever att de har en för hög arbetsbelastning är motsvarande andel 43 procent och av de som inte upplever att de har en för hög arbetsbelastning är andelen 34 procent. Chefens beteende kan lätt bli normgivande för den övriga personalen. Det kan ge negativa effekter eftersom en hög sjuknärvaro i personalgruppen ofta föregår långtidssjukskrivningar. Olust över att gå till arbetet Ytterligare ett sätt att mäta ohälsan på arbetsplatsen är att fråga om man någon gång under den senaste månaden känt olust över att gå till arbetet. 11 procent av de som har en för hög arbetsbelastning uppger att de känt olust över att gå till arbetet inför hälften eller fler arbetsdagar. Det är dubbelt så vanligt att kvinnliga chefer uppger 8
detta jämfört med manliga chefer. Av de som inte upplever att de har en för hög arbetsbelastning är andelen inte ens mätbar. Har du någon gång under den senaste månaden känt olust över att gå till ditt arbete? 3 1 Alla dagar Hälften av dagarna Enstaka dagar Kvinnor Män Bilden visar hur ofta kvinnor respektive män känner olust över att gå till sitt arbete. Metod för personalförsörjningen På fråga om man tillämpar någon metod för personalförsörjningen till exempel har en långsiktig bemanningsplan svarar 68 procent att de inte gör det. Det är djupt oroande. Chefer får lägga allt mer tid på att klara verksamhetens personalbehov dag för dag, i stället för att arbeta strategiskt med personalplanering och verksamhet. En viktig orsak till det är frånvaron av rekryteringsstrategier i kommuner och landsting. Vi står inför ett ökat omvårdnadsbehov och stora pensionsavgångar. 8 personer måste nyanställas till 1. Det är fakta som borde mana till målmedvetet agerande inom kommuner och landsting för att säkra tillgången på motiverade anställda och chefer. Att arbetsgivarna inte tar itu med rekryteringsfrågorna på ett mer systematiskt sätt tyder på bristande insikt om problemets omfattning. Dessutom har forskning nyligen visat att den oro som skapas hos anställda vid osäkerhet om personalomsättning och omorganisationer är direkt hälsofarlig och leder till stress och ökad ohälsa, såväl för chefer som för medarbetare. I strid med yrkesetiken 85 procent av alla chefer uppger att de någon gång hamnar i situationer som innebär att de känner sig tvingade att fatta beslut som strider mot deras yrkesetik. Av dessa uppger 5 procent att det sker ofta, 28 procent att det sker ibland och ytterligare 53 procent att det sker sällan. Chefer inom sociala och vårdande verksamheter är ofta särskilt utsatta. Det gäller inte minst då klienternas eller brukarnas behov ställs mot politiska direktiv med ekonomin som överordnat mål. Vad som är kännetecknande för dessa chefer är att de är kvinnor med stort personalansvar och bristande stöd i sin roll som chef. 9
Inflytande i beslutsprocessen Lite mer glädjande är att de flesta chefer anser att de har ett reellt inflytande i beslutsprocessen över de frågor som rör den egna verksamheten. Av företagsledarna/förvaltningscheferna anser 94 procent att de har ett reellt inflytande i beslutsprocessen, medan 71 procent av de andra cheferna anser det. Något färre kvinnliga chefer än manliga chefer uppger att de har ett sådant inflytande. 1