Tillsyn på enheterna Ekgården och Nygården på Stortorps äldreboende

SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN 2016-02-02 AN-2016/60.732 1 (8) HANDLÄGGARE Nyh, Carin Carin.Nyh@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Tillsyn på enheterna Ekgården och Nygården på Stortorps äldreboende Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tillsyn och åtgärdsförslag. Sammanfattning Under hösten 2015 har det kommit signaler till äldreomsorgsnämnden och till förvaltningen om kvalitetsbrister på Stortorps enheter Ekgården och Nygården. Därför har förvaltningens kvalitetsenhet fått uppdraget av förvaltningsdirektören att göra en tillsyn. Tillsynen har genomförts av medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och utvecklingsledare på kvalitetsenheten. De som genomförde tillsynen kommer att benämnas som utredarna. Tillsynen genomfördes med intervjuer, verksamhetsbesök och dokument- och dokumentationsgranskning. En uppföljande tillsyn föreslås genomföras under april 2016 i samråd med ledningen för äldreomsorgen. Tillsynen visar att det finns kvalitetsbrister både på Ekgården och på Nygården. I stor utsträckning beror de på bristande förutsättningar för ett gott ledarskap, en dåligt fungerande organisation av den legitimerade personalen samt bristande stöd i det systematiska kvalitetsarbetet. I det följande redovisas metoderna, analysen och slutsatserna från tillsynen och ges förslag till åtgärder för att förbättra kvaliteten på enheterna. Samtliga medarbetare på Ekgården och Nygården har genomgått stora förändringar i sitt arbete under de senaste ett och ett halvt åren. De har inte fått det chefstöd de behöver för att genomföra dessa förändringar i lokaler, arbetsgrupp, inriktning och arbetssätt. Det är dock värt att notera att samtliga boende som utredarna har intervjuat uppger att de trivs och att de tycker mycket om medarbetarna. Utredarna anser att medarbetarna på Ekgården och Nygården har upprätthållit sin professionalitet och skapat kvalitet och trygghet för de boende trots de problem som de onekligen haft och har. Med stödinsatser och ytterligare utredning av organisering av den legitimerade personalen är det utredarnas POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

2016-02-02 AN-2016/60.732 2 (8) bedömning att det finns det en stor möjlighet för både Ekgården och Nygården att bli väl fungerande verksamheter. Beskrivning av ärendet Bakgrund Stortorps enheter Nygården och Ekgården har i ca ett och ett halvt års tid genomgått stora förändringar. Ekgården har flyttat till nya lokaler och Nygården har startat som helt ny verksamhet i etapper sedan våren 2015. Förvaltningens kvalitetsenhet fick i december 2015 uppdraget av förvaltningsdirektören att göra en tillsyn. Tillsynen har genomförts av medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och utvecklingsledare på kvalitetsenheten. Tillsynen genomfördes med intervjuer, verksamhetsbesök och dokument- och dokumentationsgranskning. Äldreomsorgens verksamhetsledning har satt in vissa stödinsatser under hösten då behovet har bedömts som akut. Det har exempelvis varit extra resurser till sjuksköterskeorganisationen och chefsstöd. Även personalhälsan har satt in olika insatser under hösten, bland annat har en enkät för att mäta den psykosociala arbetsmiljön genomförts på Ekgården. Organiseringen av sjuksköterskor på hela Stortorp har också börjat utredas under hösten. Under tillsynens gång har ett flertal nya åtgärder påbörjats, bland annat har HSLrutiner tagits fram på Nygården. Nygården har haft två lex Sarah-utredningar och en inspektion från Arbetsmiljöverket som genomfördes den 14:e januari 2016. Resultatet från Arbetsmiljöverkets inspektion har ännu inte delgetts äldreomsorgsnämnden eller förvaltningen och dess resultat kan därför inte tas med i denna rapport. Nygården har i januari haft en kvalitetsgranskning från Apoteket, inte heller detta resultat har delgetts äldreomsorgsnämnden eller förvaltingen ännu. Ekgården har 18 platser demensboende, en korttidsavdelning med 11 platser med inriktning demens och en vanlig korttidsavdelning med somatisk inriktning med 11 platser, totalt 40 platser. Korttidsboendet med demensinritning är ny verksamhetsinriktning. På Ekgården arbetar 39 personer som omsorgspersonal, 37 är undersköterskor och två är vårdbiträden. Enhetschefen har en administrativ assistent. Nygården har fem avdelningar; tre demensavdelningar med 11, 9 och 9 platser och två somatiska avdelningar med 9 och 9 platser. Enhetschefen har därför ansvar för fem arbetsgrupper med totalt 44 omvårdnadspersonal samt en administrativ assistent.

2016-02-02 AN-2016/60.732 3 (8) Syfte Syftet med tillsynen är att undersöka vilka kvalitetsbrister som kan förekomma och analysera dem tvärprofessionellt. Uppdraget innebär också att föreslå åtgärder för att hantera och förebygga dem. Metoder Utvecklingsledare och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) på kvalitetsenheten har satt ihop ett program för tillsynen, samlat material genom intervjuer och dokumentationsgranskning, analyserat tillsammans och tagit fram förslag till åtgärder. Ett besök i december 2015 genomfördes av två utvecklingsledare. Då intervjuades enhetschefer och medarbetare och utredarna gjorde en rundvandring på enheterna. Utredarna tog stickprov på genomförandeplaner och sociala journaler och protokoll från APT och kvalitetsråd och granskade rutinpärmar. MAS har träffat sjuksköterskegruppen och enhetcheferna. Två utvecklingsledare har i januari 2016 genomfört intervjuer med boende på båda enheterna. MAS och utvecklingsledare har tvärgranskat social och medicinsk dokumentation. Samtliga intervjuer med medarbetare och boende har skett under sekretess. MAS och utvecklingsledare har analyserat resultat från brukarundersökningen och utdrag ur kvalitetsregister för att ytterligare nyansera bilden av enheternas kvalitetsarbete. I samråd med verksamhetschef och sektionschef på verksamhetsområde äldreomsorg bör ett återbesök planeras in senare i vår för att följa upp åtgärderna. Slutsatser Här presenteras analys och slutsatser från tillsynen. Utredarnas åtgärdsförslag presenteras under rubriken Utredarnas synpunkter. Slutsatserna från tillsynen har delats upp under två rubriker som visar de två främsta problemområden tillsynen har funnit; organisation och systematiskt kvalitetsarbete. Organisation Ekgården flyttade till nya lokaler under senhösten 2014. Enhetschefen hanterade hela flytten själv. Enhetschefen uppger att det innebar att hon inte haft möjlighet att vara en bra ledare och att det har haft en stor negativ påverkan på hennes chefskap. Hon ser att konsekvenserna av att denna process blev så negativ fortfarande är tydligt i den större av hennes personalgrupper med omvårdnadspersonal. Förändringarna i organisationen innebar också helt eller delvis nya arbetsgrupper och för vissa medarbetare en ny inriktning på verksamheten. Ekgården har inrättat en tjänst som

2016-02-02 AN-2016/60.732 4 (8) omsorgsledare för att stärka arbetsledningen i en arbetsgrupp men medarbetarna uppfattar rollens omfattning och mandat som mycket otydlig. Utredarna ser att förvaltningen inte har satt in mer praktisk avlastning och stöd i tid så att enhetschefen fått utrymme att hantera förändringsprocessen hos medarbetarna bättre. Nygården är en nystartad verksamhet som har startat i etapper under 2015. Enhetschefen uppger att hon upplever att hon saknat det praktiska operativa stödet som hade behövts för att skapa strukturer och innehåll för en fungerande verksamhet. Från början planerades en av de nya avdelningarna till att vara en somatisk enhet men inriktningen ändrades till en demensavdelning med kort varsel. Det skedde när personal till en somatisk enhet redan rekryterats. Det är ett ovanligt stort antal medarbetare på Nygården som befinner sig i olika stadier av rehabiliteringsprocessen. En del av dem har fått en omplacering och inte tidigare arbetat i äldreomsorgen. Det har bland annat inneburit att ett flertal av dem inte har kunnat leva upp till de krav som ställs på omsorgspersonal i äldreomsorg. Utredarna bedömer att personalsituationen på Nygården och den ändrade inriktningen på verksamheten med kort varsel har inneburit att enhetschefen saknat bra förutsättningar för att starta en väl fungerande verksamhet. Utredarna bedömer att det finns erfarenheter att lära sig av till kommande förändringar av det här mer omfattande slaget. En enhetschef som ska genomföra stora förändringar i personalgrupper, starta nya avdelningar och bygga nya strukturer behöver omfattande stöd för att kunna ägna tid åt medarbetarnas förändringsprocess. På enheterna Ekgården och Nygården finns det totalt tio sjuksköterskor, sju av dem har enhetschefen på Ekgården som arbetsledande chef och tre av dem är underställda enhetschefen på Nygården. Gruppen har haft flera sjukskrivningar och glapp mellan rekryteringar. Enhetschefen på Ekgården har fått uppdraget att ha HSL-ansvaret enligt lagstiftning (Hälso- och sjukvårdslagen) på både Ekgården och Nygården. Enhetschefen har en legitimation i sin bakgrund. Det innebär att enhetschefen ansvarar för rutiner, processer och uppföljning av hälso- och sjukvårdsarbetet i verksamheten. På Nygården saknades vid tillsynstillfället fungerande rutiner och processer för hälso- och sjukvårdsarbetet. Utredarna bedömer att det finns en mycket låg grad av teamarbete mellan omvårdnadspersonal och legitimerad personal.

2016-02-02 AN-2016/60.732 5 (8) På Ekgården finns det mer etablerade rutiner både för legitimerad personal och omvårdnadspersonal och graden av teamarbete bedöms som något högre men dock med stor potential att utvecklas mer. Utredarna bedömer att frågan om HSL-ansvaret på Ekgården och Nygården behöver utredas ytterligare. Det pågår en utredning över hela organisationen av sjuksköterskor på Stortorp som bör inkluderas i det. Tillsynen visar att den nuvarande lösningen inte har varit optimal för att få ett fungerande och patientsäkert hälso- och sjukvårdsarbetet eller ett fungerande teamarbete på enheterna. Utredarna bedömer att samtliga personer med arbetsledaransvar; enhetchefer, legitimerad personal och arbetsledare behöver stöd för att vara bra arbetsledare, stöd för att bygga strukturer för rutiner och processer och stöd för att öka teamarbetet runt de enskilda boende. Systematiskt kvalitetsarbete Systematsikt kvalitetsarbete innebär att arbeta med strukturer för processer och rutiner för hur arbetet ska genomföras. Det innebär också att arbeta med avvikelser, synpunkter- och klagomål och rutinförbättringar systematiskt och regelbundet. En förutsättning för förbättringar är att det genomförs analyser både på enstaka händelser och på ett övergripande strukturellt plan och att de analyserna ligger till grund för förbättringsarbetet. Allt detta uttrycks som krav i socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 om ledningssystem som verksamheten är skyldig att följa. Ekgården har i sin flyttprocess delvis tagit med sig och delvis skapat nya processer och rutiner för hur arbetet ska genomföras. Den helt nya kortidsavdelningen för personer med demenssjukdom har haft en mycket positiv startprocess och skapat goda rutiner och ett gott samarbete. Det systematiska kvalitetsarbetet och teamarbetet runt de boende har inte fungerat lika bra på Ekgårdens större enhet. Dokumentationsgranskningen visar stora brister i planering och dokumentation, det saknas analyser och en helhetssyn kring de boende. Granskning av protokoll från APT och kvalitetsråd visar att det finns en låg grad av systematik i kvalitetsarbetet, att det inte dokumenteras och att det framför allt saknas analyser. Nygården har startat från början med att skapa strukturer för arbetet. Tillsynen visar bland annat i granskningen av rutinpärmar och kvalitetsrådsprotokoll att strukturen för arbetet saknas, troligen på grund av bristande stöd till enhetschef och andra som bör ha varit involverade i att ta

2016-02-02 AN-2016/60.732 6 (8) fram lokala rutiner för arbetet. På Nygården är den granskade dokumentationen av de boende (genomförandeplan, vårdplaner, social journal och medicinsk journal) mycket undermålig och det är tydligt att det finns en mycket låg grad av teamarbete. Intervjuer med enhetschefer och medarbetare på Ekgården och Nygården visar att de alla på olika sätt har saknat stöd för att hantera sina stora förändringsprocesser de senaste ett och ett halvt åren. Samtliga har fått en ny arbetsplats, en helt eller delvis ny arbetsgrupp och nya arbetssätt och en del har en helt ny inriktning på verksamheten där de arbetar. I intervjuer med boende framkommer ofta att de är nöjda och upplever att det är tryggt på deras boende men att de vanligtvis inte frågar efter den individuella stimulans som de har rätt till. Det är tydligt att tungt belastade enheter skulle behöva se över personalsituationen. Många av de boende uppger att de är ensamma och att de uppfattar att personalen har mycket att göra. Ekgården har en etablerad regelbunden reflektionstid för omsorgsperonalen som anses vara till stor hjälp medan Nygården saknar det. Nygården har flera medarbetare som av olika anledningen inte kan uppfylla kraven som ställs i arbetet och det innebär att de erfarna och kunniga medarbetarna får ta ett ibland orimligt stort ansvar för att få verksamheten att fungera. Båda enheterna har stora risker i sin fysiska och psykosociala arbetsmiljö som tydligt kan kopplas till de kvalitetsbrister tillsynen har funnits. Exempelvis leder en otydligheter mellan arbetsledande funktioner till osäkerhet om fördelning av arbetet vilket skapar konflikter i arbetsgruppen och kan leda till att arbetsuppgifter inte blir gjorda. En enhetschef som måste fokusera på medarbetare som av olika anledningar inte kan uppfylla kraven på social dokumentation har därmed inte utrymme för att stötta de som kan dokumentera och behöver arbeta mer teamorienterat. Arbetet blir oplanerat och det ger risk för kvalitetsbrister. Utredarnas bedömning är att det både på Ekgården och Nygården behövs genomgripande stöd för handledning, konflikthantering och reflektionsstöd. Utredarnas synpunkter och åtgärdsförslag Tillsynen visar att det finns kvalitetsbrister på enheterna Ekgården och Nygården på Stortorps äldreboende. I stor utsträckning beror de på bristande förutsättningar för ett gott ledarskap, en dåligt fungerande organisation av den legitimerade personalen samt bristande stöd i det systematiska kvalitetsarbetet.

2016-02-02 AN-2016/60.732 7 (8) Samtliga medarbetare på Ekgården och Nygården har genomgått stora förändringar i sitt arbete under de senaste ett och ett halvt åren. De har inte fått det chefstöd de behöver för att genomföra dessa förändringar i lokaler, arbetsgrupp, inriktning och arbetssätt. Det är dock värt att notera att samtliga boende som utredarna har intervjuat uppger att de trivs och att de tycker mycket om medarbetarna. Utredarna anser att medarbetarna på Ekgården och Nygården har upprätthållit sin professionalitet och skapat kvalitet och trygghet för de boende trots de problem som de onekligen haft och har. Med stödinsatser och ytterligare utredning av organisering av den legitimerade personalen är det vår bedömning att det finns det en stor möjlighet för både Ekgården och Nygården att bli väl fungerande verksamheter. För att förbättra kvaliteten på Ekgården och Nygården föreslår förvaltningen följande åtgärder: Organisation Att enhetschefens roll och ansvar förtydligas och att HSL-ansvaret på enheterna Ekgården och Nygården utreds. Att omsorgsledarens uppdrag och arbetsuppgifter på Ekgården förtydligas ytterligare och förankars i personalgruppen samt att omsorgsledaren erbjuds handledning. Att enhetchefen på Nygården får fortsatt stöd från personalenheten vid medarbetarprocesser och kompetensutveckling. Systematiskt kvalitetsarbete Att enheterna Nygården och Ekgården snarast med stöd tar fram fungerande rutiner, skapar ramar för kvalitetsråd och utvecklar den sociala dokumentationen. Att lokala HSL-rutiner börjar förankras i arbetsgrupperna på Nygården. Att insatser för att skapa teamarbete kring de boende prioriteras.

2016-02-02 AN-2016/60.732 8 (8) Att personalsituationen på båda enheterna ses över för att skapa större trygghet både för boende och för medarbetare. Att handledning, konflikthantering och reflektionstid för samtliga medarbetare på Ekgården och på Nygården utvärderas. Vid tillsynen framkom flera synpunkter på lokalerna på Stortorp både från enhetscheferna och från medarbetare. En inspektion från Arbetsmiljöverket som genomfördes den 14:e januari 2016 där även den fysiska arbetsmiljön utvärderas. Resultatet från Arbetsmiljöverkets inspektion har ännu inte delgetts äldreomsorgsnämnden eller förvaltningen och dess resultat kan därför inte tas med i denna rapport. Utredarna föreslår att de ovanstående åtgärderna hanteras i en åtgärdsplan för varje enhet. Där bör även det arbete som påbörjats under tillsynen tas med, exempelvis HSL-rutiner. Planerna föreslås följas upp senast i april 2016. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Biträdande Social- och äldreomsorgsdirektör Carin Nyh Utvecklingsledare Sofia Nilsson Medicinskt ansvarig sjuksköterska Natalie Vaneker Utvecklingsledare Maria Löfvenmark Utvecklingsledare