FoU Fyrbodal Effekter av införandet av verksamhetsledare inom omsorg om funktionshindrade i Vänersborg FoU Fyrbodal 2013: 6 Lena Sjöström Marie Sjöström Vänersborgs kommun
Innehåll 1. Sammanfattning 3 2. Bakgrund 4 2.1. Syfte 5 2.2. Avgränsning 5 3. Metod 5 4. Resultat 7 4.1. Sammanfattande resultat baspersonal 7 4.2. Sammanfattande resultat från enhetschefer 10 4.3. Sammanfattande resultat från fokusgruppen verksamhetsledare 11 5. Diskussion/ Analys 13 6. Reflektion 13 2
1. Sammanfattning Lena Sjöström och Marie Sjöström fick hösten 2012 i uppdrag av Omsorgschef Sten Nilsson att utvärdera de effekter införandet av verksamhetsledare i Vänersborgs kommun inneburit. För att kunna genomföra denna utvärdering har vi fått hjälp och stöd av Fyrbodals kommunalförbund. I Socialstyrelsens tillsynsrapport 2011 har uppmärksammats avsaknad av ledare som finns på plats. Hög arbetsbelastning hos chef, möjlighet till fortbildning och brister i stöd och ledning är faktorer som ökar risker för bristfällig kvalitet i verksamheter. Avdelning Omsorg om funktionshindrade har sedan 2010 arbetat med att se över organisationen med målet att skapa en verksamhetsanknuten organisation som utgår från ett brukarperspektiv och där personal ska ges de bästa förutsättningarna för att utveckla verksamheter utifrån uppställda mål och befintliga resurser. Verksamhetsledare har tillsatts från februari 2012 som ett led i att kvalitetssäkra stödet. Det övergripande syftet med rapporten var att utvärdera effekterna av införandet av verksamhetsledare i Vänersborgs kommun. Vi hoppas också att materialet ska vara till hjälp i det framtida utvecklingsarbetet att stärka ett verksamhetsnära ledarskap vilket är ett led i att kvalitetssäkra stödet för personerna vi jobbar mot. Syftet var också att få en indikation om hur baspersonal, verksamhetsledare och enhetschefer uppfattat införandet av verksamhetsledare när det gäller att kvalitetssäkra stödet. Vi valde att utvärdera de enheter som införde verksamhetsledare februari till maj 2012. Denna rapport bygger på baspersonal, verksamhetsledare och enhetschefers svar. Under hösten 2013 kommer likvärdig utvärdering ske på samtliga enheter som infört verksamhetsledare, alltså mellan februari 2012 till juni 2013 Utvärderingen har skett via enkäter till baspersonal och enhetschefer samt fokusgruppsintervjuer med verksamhetsledare. Omsorg om funktionshindrades ledningsgrupp har informerats och har haft möjligheter att ge synpunkter på materialet. Det framkommer också att vissa missar gjorts så som bristande information, kommunikation och delaktighet från organisationens sida. En annan sak som framkommit är avsaknad av delaktighet från baspersonal i processen av införandet av verksamhetsledare. Resultatet visade att de flesta av baspersonalen uppskattat ett nära ledarskap. Personal uppger att de får stöd i dokumentation och rutiner och att det skett en förbättring av dessa områden. Vissa svar pekar på att det är för kort tid att utvärdera. Verksamhetsledarna upplevde att införandet inte varit tydligt i hur rollen skulle utformas. Baspersonal fick inte tillräcklig information om syftet och till organisationsförändringen vilket gjorde att införandet för verksamhetsledarna försvårades utifrån verksamhetsledarnas perspektiv. 3
2. Bakgrund Avdelning Omsorg om funktionshindrade har sedan 2010 arbetat med att se över organisation med målet att skapa en verksamhetsanknuten organisation som utgår från ett brukarperspektiv och där personal ska ges de bästa förutsättningarna för att utveckla verksamheter utifrån uppställda mål och befintliga resurser. Verksamhetsledare har tillsatts från februari 2012 för att uppnå detta. Samtliga förändringar när det gäller tillsättning av verksamhetsledare och förändring i enhetschefsroll är informerade och diskuterade på Omsorg om funktionshindrades lokala samverkansgrupp (LSG) När vi benämner baspersonal avses habiliteringsassistenter och verksamhetspedagoger. När vi skriver personer avses personer med funktionsnedsättning I SOSFS 2011:9 finns föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Här står bl. a. att i varje aktivitet ska finnas rutiner utarbetade som säkrar verksamhetens kvalité. Det kan röra sig om rutiner, samverkan, riskanalyser, klagomål och synpunkter, rapporteringsskyldighet och dokumentation. Det står också att var och en som fullgör uppgifter enligt LSS och SoL är skyldiga att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete. I Socialstyrelsens tillsynsrapport 2011 har uppmärksammats avsaknad av ledare som finns på plats. Hög arbetsbelastning hos chef, möjlighet till fortbildning och brister i stöd och ledning är faktorer som ökar risker för bristfällig kvalitet i verksamheten. Med införandet av verksamhetsledare, vars syfte är att leda och fördela det vardagliga arbetet, beaktas föreskriften inom omsorg om funktionshindrade. Vi har fått hjälp via Fyrbodals kommunalförbund att genomföra detta. Omsorg om funktionshindrades ledningsgrupp har informerats och haft möjligheter att ge synpunkter på metod och syfte. 4
2.1. Syfte Rapporten har i huvudsak tre syften: 1. Utvärdera effekter av införandet av verksamhetsledare i Vänersborgs kommun. 2. Skapa ett underlag till det framtida utvecklingsarbetet att stärka ett verksamhetsnära ledarskap. 3. Få en indikation om hur baspersonal, verksamhetsledare och enhetschefer uppfattat införandet av verksamhetsledare när det gäller kvalitetssäkra stödet. 2.2 Avgränsning Vi valde att utvärdera de enheter som införde verksamhetsledare februari till maj 2012. Denna rapport bygger på baspersonal, verksamhetsledare och enhetschefers svar. I april/maj 2013 kommer likvärdig utvärdering ske på samtliga enheter som infört verksamhetsledare, alltså mellan februari- 2012 till december 2013 Ett huvudfokus var från början att se konsekvenser utifrån ett brukarperspektiv och vår ambition var att se ett resultat i ett utvärderingsverktyg vi använder som heter pict-o-stat. Efter övervägande kom vi fram till att det blir svårt att avläsa detta och att det skulle framförallt bli hypoteser som inte skulle ge något. En ytterligare tanke var att höra gode mäns uppfattning. Detta såg vi också som omöjligt att utläsa. 3. Metod Utvärderingen har skett via enkäter till baspersonal och enhetschefer samt fokusgrupp med verksamhetsledare. Svaren från baspersonal har varit anonyma. När det gäller enhetschef har anonymiteten varit svår att säkerställa. Utvärderingarna har skett på de verksamheter där verksamhetsledare började mellan 120201-120530 När det gäller baspersonal lämnades ca 90 enkäter ut och ut och 74 inkom (svarsfrekvens( 82%). Till enhetschefer lämnades tre och tre inkom (svarsfrekvens 100%) Verksamhetsledare som påbörjat sitt uppdrag inom samma tidsram (sex stycken) ingick i en fokusgrupp. Fyra deltog under fokusgrupptillfället och två inkom med skriftliga svar. En fokusgrupp är ett gruppsamtal kring teman som intervjuaren lyfter fram och där samtalet är 5
helt fritt. Syftet är att få fram synpunkter från var och en och fånga olika uppfattningar. I denna fokusgrupp ingick även utvärderaren Marie Sjöström. Lena Sjöström ledde fokusgruppen med hjälp av en bisittare som höll tiden och som även var sekreterare. All text har behandlats anonymt och går ej att sammanföras till person. Ny utvärdering kommer att göras i april/maj 2013 på samma sätt. Då blir det fler personer som kommer att ingå eftersom kontinuerliga rekryteringar sker inom omsorg om funktionshindrade. Vi har använt oss av boken Perspektiv på utvärdering (Bo Sandberg, Sven Faugert, Studentlitteratur Lund, 2007) som ingick i utvärderingsverkstaden. 6
4. Resultat 4.1 Resultat baspersonal Vi lämnade ut 90 frågeformulär till personal och fick in 74 svar. Resultaten är sammanfattade per enhet. Svaren är anonyma. Frågorna Svar från: gällde Snödroppsvägen förändringar 4, Snödroppsvägen sedan införandet 5, Nordkroksvägen, av verksamhetsledare. Tegelbruksvägen, Svar Tagelgatan, från: Snödroppsvägen Edsgatan, Forbondegatan, 4, Snödroppsvägen Flottningsgatan, 5, Nordkroksvägen, Enebacksgatan och Tegelbruksvägen, Odefinierard. Tagelgatan, Edsgatan, Forbondegatan, Flottningsgatan, Enebacksgatan och Odefinierad. Fråga: Närhet till beslut. 30 25 20 15 10 5 0 Försämring Ingen skillnad Liten skillnad Tydlig skillnad Stor skillnad Mycket stor skillnad Fråga: Uppföljning av rutiner. 30 25 20 15 10 5 0 Försämring Ingen skillnad Liten skillnad Tydlig skillnad Stor skillnad Mycket stor skillnad 7
Fråga: Stödja dig i metod arbete 30 25 20 15 10 5 0 Försämring Ingen skillnad Liten skillnad Tydlig skillnad Stor skillnad Mycket stor skillnad Fråga: Stöd i dokumentation och genomförande 30 25 20 15 10 5 0 Försämring Ingen skillnad Liten skillnad Tydlig skillnad Stor skillnad Mycket stor skillnad 8
Fråga: Kvalitén på insatser för personer vi jobbar för 30 25 20 15 10 5 0 Försämring Ingen skillnad Liten skillnad Tydlig skillnad Stor skillnad Mycket stor skillnad Fråga: Anser du att införandet av verksamhetsledare varit: 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 + -/+ - 9
4.2. Resultat enhetschefer Tre av tre chefer har svarat. Anonymiteten är begränsad då det är så få svar. Blir det närmare till beslut? -1 0 1 2 3 4 Enhetschefer 1 1 1-1 = försämring 0 = ingen skillnad Införande av rutiner,handlingsplaner mm.? 1 = liten skillnad 2 = tydlig skillnad 3 = stor skillnad -1 0 1 2 3 4 4 = mycket stor skillnad Enhetschefer 2 1 Kvalité för personer vi jobbar för? -1 0 1 2 3 4 Enhetschefer 2 1 Stödet för baspersonela gällande metodarbete, genomförandeplaner och dikumentation? -1 0 1 2 3 4 Enhetschefer 1 1 1 3 är positiva till införandet Vad har införandet av verksamhetsledare inneburit för dig? * Ingen avlastning ännu men tror det blir det på sikt *Stort stöd vid sommarplanering. *Behöver tid för att verksamhetsledare ska ta beslut utifrån roll. *På sikt blir det jättebra. *När jag får verksamhetsledare till alla enheter blir det tydligt Har du fler synpunkter? *För tidigt med utvärdering *Verksamhetsledare behöver jobba in sig i gruppen *Fler verksamhetsledare dagtid, frågorna kommer till mig annars. * verksamhetsledare är spindeln i nätet 10
Vad har införandet av verksamhetsledare inneburit för dig? Ingen avlastning ännu men tror det blir det på sikt Stort stöd vid sommarplanering. Behöver tid för att verksamhetsledare ska ta beslut utifrån roll. På sikt blir det jättebra. När jag får verksamhetsledare till alla enheter blir det tydligt Har du fler synpunkter? För tidigt med utvärdering Verksamhetsledare behöver jobba in sig i gruppen Fler verksamhetsledare dagtid, frågorna kommer till mig annars. verksamhetsledare är spindeln i nätet 4.3 Resultat fokusgrupp verksamhetsledare Till fokusgruppen den 10 december kom fyra av sex verksamhetsledare. De två som hade förhinder har skriftligt inkommit med svar. En sammanfattning är gjord utifrån diskussionerna i fokusgruppen. Känner du dig trygg i din roll med att ingå i arbetsgruppen? Några ansåg att det var lättare att börja som verksamhetsledare om man inte arbetet som verksamhetspedagog tidigare och andra ansåg att det var en fördel att ha arbetat som verksamhetspedagog. Införandet av verksamhetsledare berodde till stor del på var gruppen befann sig. Vissa arbetsgrupper uppfattade den nya rollen hotande andra gruppen ansåg att det inte var hotande utan positivt och snabbare till beslut. En känsla som fokusgruppen hade var att vissa arbetsgrupper testade ledaren. I och med att arbetstiden är oregelbunden förekommer det också ofta att verksamhetsledare får gå in på ledig dag vid t. ex möten. Det fanns synpunkter på bristande information. Känner du dig trygg i din roll som verksamhetsledare? Svaren varierade, fem svarade ja och en nej. I gruppen fanns någon som arbetade dagtid. Fördelarna som fanns med detta var överblick, att inte bli rundad och lättare kommunikation mellan chef och verksamhetsledare. Som verksamhetsledare finns krav uppifrån och nedifrån och det gäller att hantera situationer och få stöd i detta. Gruppen tog även upp att det fattas manualer för vissa rutiner t.ex vid rekrytering som förväntas att verksamhetsledaren sköter. 11
Är uppdraget tydligt vad du som verksamhetsledare respektive vad enhetschef gör? Vid införandet fanns brister i vad syftet med organisationsförändringen var, framförallt mot arbetsgruppen. Gruppen framför att det viktigaste är att inte arbetsgruppen inte rundar verksamhetsledaren och tar frågan med enhetschef istället. Det måste vara tydligt och kommunikation är a och o. Finns behov av att förtydliga vem gör vad. Vad är de viktigaste punkterna att tänka på vid införandet av verksamhetsledare? Att det finns tid för uppdraget och att det är nedskrivet. Viktigt att inte ledningsrollen tar över pedagogrollen. Stora fördelar att jobba dagtid. Vara med i processen. Att få en bra introduktion Att chefens ansvar fortsättningsvis även är arbetsmiljö och hälsa, konflikthantering. Långsiktigt arbete. 12
4. Diskussion/Analys Varken enkäterna eller fokusgruppen kan anses ge en säker bild men kan ändå utläsa viktig information. Svarsfrekvensen från baspersonal var 82 % och kan betecknas som hög och bland enhetschefer och verksamhetsledare var svarsfrekvensen 100 %. Svaren ger en ögonblicksbild över ett nuläge. Det är viktigt att ha med att hur kvalitén var innan undersökningen har vi inte kunskap om. Svaren ger indikationer och är värdefull för organisationen i det framtida arbetet med att införa verksamhetsledare. Innehållet visar på en arbetsförändring, där ledarskap i direkta arbetet införts. Resultatet ska användas för att utveckla och kvalitetssäkra det gemensamma arbetet kring personerna vi arbetar för. Vi kan se indikationer från baspersonal att de uppskattat ett nära ledarskap. Personal uppger att de får stöd i dokumentation och rutiner och att det skett en förbättring av dessa områden. Kan dock se att vissa svar pekar på att det är för kort tid att utvärdera Verksamhetsledarna i fokusgruppen visade på att införandet inte varit tydligt i hur rollen skulle utformas. Baspersonal fick inte tillräcklig information om syftet och till organisationsförändringen vilket gjorde att införandet för verksamhetsledarna försvårades. Vissa missar har gjorts såsom bristande information, kommunikation och delaktighet. En sak som framkommit är avsaknad av delaktighet från baspersonal i processen av införandet av verksamhetsledare. 5. Reflektion Att jobba oregelbunden arbetstid för verksamhetsledare gör att personal ibland rundar verksamhetsledarna. Vi är medvetna om att en förändring av arbetstiden medför ökade kostnader men anser ändå att frågan bör ses över. Att kommunikation mellan verksamhetsledare och enhetschef är viktig kan vi understryka. Att ha en samsyn i frågor ger trygga arbetsgrupper. Det skulle ha varit vettigt att diskutera med personal vad de kan se är viktigt när det gäller kvalitetsarbete och hur rollen hos en verksamhetsledare skulle ha utformats. Ett dilemma är dock hur mycket delaktighet går att ha utifrån tidsaspekten? Vi kan se att enhetscheferna får eller kommer få ett nytt arbete, Samtliga chefer har en tilltro att införandet av verksamhetsledare kommer bli bra när organisationen är utbyggd vilket visar på en organisation med framtidsvisioner och med en vilja till förbättringar. Huvudsakligen anser vi att det varit positivt med införandet av verksamhetsledare. Vi ser fram emot att utläsa resultatet som kommer att göras i april/maj 2013. Vill avsluta reflektionen med att tacka ledningsgruppen för förtroendet att göra denna utvärdering. Anders Hagqvist har varit till stor hjälp med kunskap, kloka tankar, inlägg och stöd att begränsa rapporten. 13
Fyrbodals kommunalförbund 14 kommuner samarbetar för tillväxt Museigatan 2 Box 305 451 18 Uddevalla Vxl 0522-44 08 20 Fax 0522-145 54 fou@fyrbodal.se www.fou.fyrbodal.se