EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelsen 2016-03-19 Ånäset Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Rune Hedman, Bureå Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Frånvarande: Matts Hägglund, Flarken Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Emma Asplund, Salt via Skype 33 Jennifer Dannelöv, Salt via Skype 33 Olle Rosenius, Salt via Skype 33 Johannes Bergner, Salt via Skype 33 Jakob Nordström, Salt via Skype 33 Birgit Hedman, IR 34 Åke Hägglund, IR 34 Kersti Karlsson, IR 34 Inledning och öppnande Val av justerare Dagordning Föregående styrelseprotokoll Bibelsamtal 28 Dagens ordförande Karin Paulsson inleder sammanträdet med att läsa en text om Bebådelsedagen, vi ber tillsammans. Sammanträdet förklaras därefter för öppnat. 29 att välja Jon Nilsson och Rune Hedman att tillsammans med dagens ordförande justera protokollet. 30 Dagordningen fastställs med följande tillägg: - Missionsforum 12-14/8 - Sensus årsmöte 14/4 31 Genomgång av styrelseprotokoll 160213. Protokollet läggs till handlingarna. 32 Med utgångspunkt från 2 Kor 5:11-6:2 för styrelsen ett samtal.
Samtal med Salt Västerbottens styrelse (Salt) AU 48 Samtal med Internationella rådet (IR) Verksamhetsberättelse 2015 AU 36 33 Till dagens styrelsesammanträde har Salt Västerbottens styrelse inbjudits där representanterna finns med via Skype. Samtal förs om Verksamhetsplanen för Salt Västerbotten som till vissa delar inte sammanfaller med EFS Västerbottens uppdrag. Konstateras att Salt Västerbotten bör sätta egna delmål i en Verksamhetsplan som för övrigt är densamma som för EFS Västerbotten. Vid Salt Västerbottens årsmöte 2015 fanns en motion om en Israelresa. Saltstyrelsen har arbetat med motionen genom att anordna två träffar i Skellefteå respektive Umeå tillsammans med en inspiratör. Intresset för att åka till Israel är stort men i nuläget behövs en planeringsgrupp och en projektledare som driver arbetet. Ett samtal förs också om det sk Medvandrarprojektet. 34 Till dagens styrelsesammanträde har Internationella rådet inbjudits. Samtalet berör hur EFS-anställdas resa till Addis Abeba tas tillvara av föreningarna och där samtalen får vara strategiska med tydliga teman, i stället för reseberättelser. Andra frågor är hur vi i EFS Västerbotten arbetar med integration. Den 9 april genomförs en dag i Carlskyrkan där vi får dela erfarenheter i integrationsarbetet. IR önskar få en lista på vilka missionsombud som valts i föreningarna. Samtalet kommer också in på hållbarhetsfrågan där Kersti Karlsson återger en artikel om att de fyra benen (bibeln, brödragemenskapen, brödsbrytelsen och bönen) idag mer handlar om: bilen, biffen, bostaden och banken. Hur använder vi våra bönhus hållbart med avseende på uppvärmning och verksamhet? 35 Df redogör för arbetet med EFS Västerbottens verksamhetsberättelse 2015. Ansvariga personer har rapporterat från sina verksamhetsområden och utifrån de fem uppdragspunkterna. Styrelsen för ett samtal om innehållet och uppdrar till df att färdigställa dokumentet med föreslagna korrigeringar. Styrelsen föreslår årsmötet att anta verksamhetsberättelsen för EFS Västerbotten 2015 Bokslut 2015 AU 37 ER 5 36 Ek redovisar förslag till EFS Västerbottens balans- och resultaträkningar för 2015. Balansomslutningen redovisas till 19,9 miljoner kr. Anläggningstillgångarna har ett bokfört värde på ca 8,5 miljon där de nybyggda tvillingstugorna på Klippengården utgör 3,67 miljoner kr efter årets avskrivning. Omsättningstillgångarna är bokförda till 11,4 miljoner kr och av dessa utgör likvida medel 9,5 miljoner kr. Balanserade resultat inklusive årets resultat är bokfört till drygt 7 miljoner kr, långfristiga skulder till drygt 10 miljoner kr och kortfristiga skulder till drygt 2,6 miljoner kr.
Resultatet före bokslutsdispositionerna redovisas till 967 tkr, vilket är ca 660 tkr bättre än budgeterat. Det beror främst på att kretsbemanningen inte varit helt fylld pga större och mindre vakanser under kortare och längre perioder under året, fler riktade bidrag till lägerverksamhet från Stiftet via pastoraten samt ett tillskott från EFS riks för arbetet med årskonferensen. Styrelsen föreslår årsmötet att ett uttag ur Offensiva Fonden görs med 497 tkr att en återföring görs av reserverade medel på 500 tkr att årets resultat 29 tkr balanseras i ny räkning Insamlingsdokument 2016 AU 41 Verksamhetsplan 2016-2018 med förslag på delmål 2017 AU 39 Budget 2017 ST 157/2015 AU 40 ER 6 37 Ek föredrar en uppdaterad version av insamlingsdokumentet, där utfallet för 2015 redovisas, samt att dokumentet anpassats till den insamlingsbudget som antagits för år 2016. att anta dokumentet Insamlingsstrategi EFS Västerbotten för år 2016. 38 Styrelsen har förelagts ett förslag på delmål för år 2017. Delmålen har arbetats fram av df och AU. Styrelsen för ett samtal om dokumentet vilket utmynnar i ett antal korrigeringar. Styrelsen föreslår årsmötet att anta föreslagna delmål för 2017 i den antagna verksamhetsplan för åren 2016-2018. 39 Ek redovisar tre förslag på EFS Västerbottens budget för 2017. Förslagen innebär olika gåvomedelsmål och olika anslagstorlekar samt att avskrivningar tillkommit för tvillingstugorna på Klippengården. Styrelsen för ett samtal om de olika förslagen. Styrelsen enas om gåvomedelsmål, personalbemanning, offensiva satsningar samt uttag ur överlikviditeten. Styrelsens förslag innebär ett gåvomedelsmål på 7,8 miljoner kr ett uttag ur kassakistan med max 1 miljoner kr där 400 000 kr används till offensiva satsningar en balanserad budget för 2017 Styrelsen föreslår årsmötet att fastställa föreslagen budget.
Löner 2017 40 Df redogör för tankar kring kommande lönerevisioner. Nuvarande löneavtal går ut 160930 och förutsatt att kommande avtal kommer att se ut ungefär som nuvarande avtal kommer df att arbeta för att höja lönerna utöver avtal. Styrelsen stödjer df s tankar. Missionsforum 2016-08 41 Som en del av jubileumsåret EFS mission 150 år, planeras det för ett missionsforum, dvs en arbetskonferens med inriktning på EFS internationella mission. Missionssekreterare Erik Johansson inbjuder till detta forum i Uppsala 12-14/8 Så, skörda och så igen. Inbjudan gäller 3-5 personer från varje distrikt där distrikten står för kostnaden. Df s önskemål är att, förutom honom själv, representanter från Salt, styrelsen och Internationella rådet kan åka. Styrelsen tar emot informationen. Beslut om vilka som får åka på missionsforumet kommer att tas vid konstituerande sammanträdet. Styrelsen ger df i uppdrag att utse representanter. Kapitalplaceringspolicy 2017 AU 42 ER 10 Utveckling i EFS Västerbotten ST 24/2015 AU 45 42 Ekonomirådet har gått igenom dokumentet riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering och föreslår styrelsen att dokumentet antas enligt förslaget. att dokumentet riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering 2017 fastställs enligt förslaget 43 Df har sedan tidigare ett styrelseuppdrag att i styrelsens arbetsordning lägga in en årlig träff med distriktets utvecklingskonsulent. Då neddragningar gjorts i bemanningsplanen konstaterar AU att distriktet inte längre har någon utvecklingskonsulent. AU föreslår därför att en årlig rapport och samtal om EFS Västerbottens utveckling och framtid ska finnas med i styrelsens arbetsordning, förslagsvis i styrelsens sista sammanträde under kalenderåret. enligt förslaget. EFS riks valberedning 2017 suppleant ST 16 44 Inför EFS riks årsmöte 2016 skall EFS Västerbotten nominera en ledamot och en suppleant till EFS valberedning 2017. Styrelsen har tidigare nominerat Karin Paulsson som ordinarie ledamot. att till EFS riks valberedning 2017 nominera Johannes Bergner som suppleant. 45
Distriktskonferens 2017 ST 12 Den 25-27/8 2017 kommer Luleå Stift att arrangera en gemensam konferens för Svenska kyrkan och EFS Norrbotten och EFS Västerbotten med anledning av uppmärksammandet av att det är 500 år sedan Martin Luther spikade upp sina teser i Wittenberg. Kristoffer Hedman sitter med i planeringsgruppen för detta arrangemang. Df har nu fått information om att förutsättningarna ändrats, att konferensen kommer att genomföras i Luleå i stället för Piteå. Styrelsen ger df fortsatt stöd i arbetet med konferensen och uppmanar arbetsgruppen att planera för att ge så många som möjligt goda förutsättningar att mötas i Luleå. Reviderat PM för Offensiva fonden AU 38 Redovisning Offensiva fonden 2015 Mötesplats Mobacken ST 149/2015 46 Ek redogör för revideringen av PM för Offensiva fonden där texten förkortats, förenklats och ansökningarna kopplas till innevarande verksamhetsplan. att anta reviderat PM för Offensiva fonden. 47 Ek redogör för hur Offensiva fonden använts under 2015. Styrelsen mottar rapporten. 48 För projektet Mötesplats Mobacken har inkommit en rapport från projektgruppen och en rapport från projektledaren. Där återges det arbete som utförs just nu och hur planerna ser ut för framtiden. Projektets mål är att skapa ett levande område på Mobacken, Skellefteå för socialt arbete med kristen värdegrund. Verksamheten är tänkt att på sikt bedrivas i ett socialt företag med EFS-föreningen som huvudman. Projektets mål är att skapa möjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden att komma i arbete, i utbildning eller närmare arbetsmarknaden. För att finansiera projektet har en ansökan om bidrag från Europeiska Sociala Fonden skickats in och beviljats, vilket för Mobackens del innebär bidrag till en 25% tjänst from hösten 2016 och 2,5 år framåt. Ytterligare medel har sökts under våren och fler kommer att sökas under hösten från olika aktörer. Projektet påbörjades under 2015 med förstudier och ett sommarcafé och är fortfarande inne i förstudiefasen med många kontakter och planeringar. Från Offensiva fonden beviljade styrelsen 75 000 kr till denna satsning för 2015 och för vt 2016 motsvarande 25% tjänst samt materialinköp för 30 tkr. Styrelsen konstaterar utifrån rapporterna att det finns beviljade medel till 25% tjänst men inte ytterligare bidrag beviljade, att det finns oklarheter när det gäller huvudman/ juridisk person, att projektstrukturen är otydlig samt att projektet fortfarande befinner sig i
förstudiefasen. att avslå ansökan om fortsatt bidrag ur Offensiva fonden. Styrelsen konstaterar att möjlighet till förnyad ansökan finns när en tydlig struktur för höstens arbete kan presenteras. Rapport Kretsöversikt 49 Ek redogör för uppdaterad kretssammanställning med medlemsantal och föreningar per 151231 samt bemanning per dagens datum. Dokumentet ska ses som en ögonblicksbild när det gäller bemanningen. Medlemmar och föreningar vid årsslutet är hämtat från föreningarnas årsrapporter. Nedlagda föreningar under 2015 (andra årsmötesbeslutet): Långed, Nordmalingskretsen, 4 medlemmar (150115) Stöcke-Strömbäck, Teg, 19 medlemmar (150222) Håkmark, Umeå landsförsamling, 11 medlemmar (150222) Strand och Berg, Vännäs, 8 medlemmar (150315). Styrelsen mottar rapporten. Rapport områdesträffar AU 44 AU 96/2015 50 Verksamhetsrådet (VR) ser mötesplatser som Storsamlingar speciellt viktiga för små föreningar som inte är med i Växtkraft-projektet och undrar hur styrelsen resonerar om Storsamlingarna. Styrelsen har tidigare (ST 16/2014) konstaterat att Storsamlingarnas betydelse har varierat i de olika grupperna och beslutade därför att istället erbjuda föreningarna att vara med i Växtkraft. I Växtkraft ges små och stora föreningar undervisning och praktiska tips på hur man utvecklar det lokala arbetet för att nå ut. Styrelsen uppdrar till df att se över kretssammanställningen med syftet att se till de mindre föreningarnas behov av områdesträffar eller annan form av stöd (ur ST 120/2015). Df redogör för hur en plan med s.k. områdesträffar skulle kunna se ut, vilket syftet är och vilka resurser och behov som finns. Distriktskonsulent Anna-Maria Niemann-Björk har varit delaktig i planeringen. Df menar att initiativet till områdesträffar ska komma från föreningen. Föreningen presenterar vad de vill prata om så att mötet kan få ett tema och kunna samla fler föreningar i närområdet. Föreningen föreslår datum och vem som kallas till mötet och står för det praktiska runt mötet. En formulerad tanke eller tema lämnas till kansliet som sen ombesörjer en inbjudan till föreningarna i närområdet och ansvarar för vem som kommer till områdesträffen. Styrelsen stöder sättet att arbeta med områdesträffar. Meddelande om 51 Df rapporterar att Mattias Lindqvist sagt upp sin anställning i EFS
tjänster Västerbotten. Styrelsen mottar beskedet om att Mattias Lindqvist lämnar sin tjänst i EFS Västerbotten med sista anställningsdag 160331 och uttrycker sitt tack för den tid Mattias arbetat som musiker i EFS-kyrkan i Skellefteå. Rapport EFS 52 Df rapporterar om traineeprogram för blivande chefer inom EFS och folkhögskolorna, om mission bland muslimer och om missionsföreståndare Stefan Holmströms tankar om att ta med EFS ledningsgrupp till Indien 2017. Upplägget på EFS årskonferens har genom åren diskuterats flera gånger och är nu åter i fokus med avseende på resurser och framtida organisation. Slutligen rapporteras från den nyligen genomförda samarbetskyrkokonferensen i Uppsala där det var god uppslutning från Västerbottens samarbetskyrkor. Styrelsen mottar rapporterna. Rapport gåvor 1602 EFS Västterbotten 53 Ek meddelar att gåvomedelsresultatet för februari 2016 har utfallit med 434 000 kr varav 30 000 kr avser enskilda gåvor. Beräknad budget för perioden är 450 000 kr. På två månader har gåvor inkommit med totalt 773 000 kr (budget 800 000 kr). Df rapporterar om beviljat SST-bidrag för integration vid distriktets läger och om pågående arbete med s.k. hållbart konfirmandarbete. Df delar tankar om att kunna utöka gruppen biträdande medarbetare med studenter på Johannelunds teologiutbildning med anknytning till Västerbotten. Andra kanslifrågor är hur df och ph ska jobba med arbetsledarträffar, om de behövs och hur kansliet kan ge rätt stöd. För att uppmuntra anställda att åka på EFS jubileumskonferens i Södertälje har ledningsgruppen beslutat att bidra till resa och uppehälle. Styrelsen mottar rapporterna. Utsända/lämnade handlingar 54 Protokoll: Styrelsen ST 160213 Arbetsutskottet AU 160303 Ekonomirådet ER 160302 Kommunikationsrådet KR 160209 Personalprotokoll PP 160223-0304 Rapporter: Rapport projekt Mötesplats Mobacken- Maria W Persson Rapport projekt Mötesplats Mobacken- projektgruppen Rapport utfall Offensiva fonden 2015 Rapport gåvor 1602 Rapport Kretsöversikt Övriga handlingar: Förslag bokslut 2015 budget 2017
Förslag riktlinjer för kapitalplacering 2016 Förslag verksamhetsberättelse 2015 Förslag verksamhetsmål 2017 i verksamhetsplanen 2016-2018 Förslag Insamlingsstrategi 2016 Förslag reviderat PM Offensiva fonden Förhandsinformation Missionsforum Uppsala Anteckningar från samtal med utvecklingskonsulent Ingrid Lundström 55 Sensus årsmöte 14/4 Hans Jakobsson, Ersmark norra, är vald att företräda EFS Västerbotten vid Sensus årsmöte 2016. Då mötet är förlagt till Umeå beslutar styrelsen att välja Katrine Ruuth som representant i stället. Avtackning ledamöter Avslutning 56 Mötesordförande tackar avgående styrelseledamöterna Eva Lundeborg- Karlsson och Rune Hedman för allt det arbete som de lagt ned som ledamöter i styrelsen och andra uppdrag kopplade till detta. Dagens sammanträde är deras sista styrelsemöte för denna gång och de avgår formellt vid årsmötet 23/4. 57 Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Karin Paulsson ordförande Jon Nilsson justerare Rune Hedman justerare